GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Documental

 Código del Programa de Formación: 521213 V.02

 Nombre del Proyecto: Implementación de Procesos de Gestión Documental en una

empresa de la región.

 Fase del Proyecto: Uno. Fundamentación de Procesos de Gestión Documental.

 Actividad de Proyecto: 4. Determinar procedimientos de gestión en el trámite de

documentos y servicio al cliente.

 Competencia: 250601001. Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la

normatividad vigente y con la política institucional.

 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

- Recibir los documentos internos y externos de la empresa, teniendo en cuenta el
manual de gestión documental, las normas técnicas y las de gestión de la calidad; la
legislación vigente y la tecnología disponible. 32 H. 4 sesiones
- Despachar los documentos de acuerdo con los requerimientos de las Unidades
Administrativas, las políticas de la organización, las normas técnicas, las de gestión de
la calidad, la legislación vigente, y la tecnología disponible. 24 H. 3 sesiones
- Controlar el préstamo y trazabilidad de los documentos, aplicando las normas vigentes,
las políticas institucionales y la tecnología disponible.16 H. 2 sesiones
- Verificar la aplicación de las normas técnicas colombianas, gramaticales, de sintaxis,
de política institucional, y la legislación vigente en los documentos producidos,
despachados y en los procedimientos de recibo de documentos.8 H. 1 sesión

 Duración de la Guía: Total de horas 80

2. PRESENTACIÓN Respetado Aprendiz:

Administrar bien el área documental de una empresa, es administrar bien la memoria de la

empresa.

El área documental, es el área donde se guarda toda la información ya sea financiera, logística, o
de servicio de esta, tener una buen acceso, eficiente, y organizado es un factor clave para el éxito
mismo de la empresa

La Archivística o Gestión y/o la administración archivística se refiere al conjunto de actividades

relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del
documento hasta su eliminación o conservación permanente. Con esto quiero invitarlos a
conocer y desarrollar la importancia de la guía para su formación profesional.

GFPI-F-019 V3
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3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Presentación de cada uno de los aprendices y las expectativas que tiene del programa
En el recibo y despacho de documentos son muchas las responsabilidades que nos atañen y en
ciertos momentos se debe tomar decisiones. Con la ayuda de sus compañeros, resuelva la
siguiente situación.

Pablo el auxiliar de archivo de la empresa en donde labora, manifiesta inconformidad por la manera
en que lo tratan los jefes, constantemente le recriminan el no manejar las competencias para su
labor diaria por lo distraído, desordenado e irresponsable, se le pierden documentos con cierta
frecuencia, no registra oportunamente la correspondencia la envía erróneamente sin radicarla y
como si fuera poco, le encanta estar generando mal ambiente en el entorno laboral.

Preguntas:

¿Cuál debiera ser la actitud del coordinador de Gestión Humana?

¿Cree usted que Pablo debió ser vinculado a esta organización?
¿Qué recomendación aportaría para solucionar este problema?
¿Será importante en las empresas tener un correcto manejo de los documentos?
Dé su explicación.
Socialice su opinión con el resto del grupo.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos

ACTIVIDAD DE COMPRENSIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Diligencie el formato SQA relacionado con los temas de recibo y despacho de documentos, el cual
encontrará en el anexo 1 de la guía.
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Lea comprensivamente los elementos informativos que contiene la cartilla Gestión Documental
(PGD)
Introducción, propósito, gestión documental, objetivos, alcance, sistema de información, archivo
total y conteste las siguientes preguntas y guárdelas en su carpeta de evidencias

1.- ¿para qué se debe crear un PGD en cualquier institución pública o privada?
2.- ¿Cuáles son los objetivos del PGD?

La gestión documental comprende procesos que integran el concepto de archivo total

1-¿por qué es conveniente contemplar en ellos el uso de nuevas tecnologías?

2- ¿Qué medidas se deben implementar para lograr el control efectivo de los documentos externos
recibidos?
3- ¿Qué procedimiento seguirá usted cuando la información del sobre o envió recibido es ambigua?
Si usted fuera la persona encargada de recibo de documentos en una empresa comercial
1-¿Qué pasos seguiría para el desempaque de la correspondencia que llega?
2-¿para qué leería la correspondencia recibida?
3-¿En qué consiste el proceso de radicación de los documentos?
4-¿Para qué se realiza el registro de documentos?
5-¿cuáles documentos se registran?
Aclare dudas con sus compañeros e instructor

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Área de Desarrollo Cognitiva:

Apropiar conceptos sobre: normas, equipos y procedimientos utilizados en el trámite de los

documentos empresariales de acuerdo con las políticas vigentes.

Realizar visita empresarial para identificar equipos, medios o formatos, procedimientos, ventajas y
desventajas en el manejo y trámite de los documentos empresariales teniendo en cuenta las
normas y protocolos establecidos.

Realizar visita a empresa líder en los servicios de mensajería y envíos para determinar el
cumplimiento con los reglamentos y protocolos establecidos en las normas vigentes.

Sub-actividad

• En grupos de máximo 5 integrantes, consulte en la página del Archivo General de la Nación,

www.archivogeneral.gov.co las normas que reglamentan el manejo de las comunicaciones
empresariales, Ley 594 de 2000, Acuerdo 060 de 2001, Ley 1369 de 2009. Realice una lectura y
responda el taller diseñado (anexo 2 de la guía). Mediante plenaria compare las respuestas de su
grupo con los demás.

2. Realizar visita empresarial para identificar equipos, medios o formatos, procedimientos, ventajas
y desventajas en el manejo de los documentos empresariales teniendo en cuenta las normas y
protocolos establecidos.
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• Con el equipo conformado en el numeral anterior, seleccione una empresa pública líder en
procesos archivísticos; realice una visita empresarial donde se identifiquen los equipos, medios o
formatos, los procedimientos que se utilizan en el recibo y despacho de documentos. Observe el
manejo del software especializado que utilizan y los datos registrados. Averigüe las ventajas o
desventajas que se tienen aplicando el control de los documentos, tal como lo establecen las
normas. Presente un informe de su visita para ser socializado con los demás grupos de trabajo.

3. Realizar visita a empresa líder en los servicios de mensajería y envíos para determinar si esta
cumple con los reglamentos y protocolos establecidos en las normas vigentes.

• Con el grupo que tiene conformado, haga una visita o consulta a una empresa líder en los
servicios de mensajería y envíos de su ciudad. Averigüe los servicios que presta, requisitos, tarifas
y procedimientos establecidos para los envíos; determine si la empresa cumple con los
reglamentos y protocolos establecidos en las normas vigentes. Presente una síntesis y confróntela
con los demás compañeros.

Área de Desarrollo Procedimental:

. Diseñar formatos establecidos para el manejo y trámite de documentos empresariales teniendo
en cuenta las normas y procedimientos vigentes.

Simular el procedimiento de recibo, despacho y control de las comunicaciones oficiales,

utilizando los formatos diseñados, de acuerdo con la normatividad vigente y políticas
institucionales.

Sub-actividades
 Con su grupo de trabajo visualice en el anexo 3 de la guía, una variedad de planillas y formatos
para radicación, registro de correspondencia recibida y enviada, relación de préstamo de
documentos, registro para entrega directa en las entidades, ficha de afuera para préstamo de
documentos. Con base en estos diseñe los modelos de acuerdo con lo establecido en las
normas consultadas y de los aspectos claves de las visitas realizadas a las empresas.
Presentar los formatos mejorados.

 Con los formatos diseñados y con la orientación del instructor realice un ejercicio de
simulación. Por grupos de trabajo de 5 personas. Conforme una empresa, asigne un nombre,
una misión, visión y designe los roles de cada integrante en la empresa, incluyendo la unidad
de correspondencia. Elabore e intercambie comunicaciones con las otras empresas creadas
por sus compañeros y diligencie los formatos diseñados en el numeral anterior, con mínimo
cinco registros. Entréguelos a su orientador para ser valorados.

Área de Desarrollo Valorativa - Actitudinal:

Analizar los efectos generados para la empresa y los clientes, el manejo documental inapropiado
por parte de los funcionarios que no cumplen su labor como lo establecen las normas y
procedimientos
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Sub-actividades
En sus grupos de trabajo, realice un comentario máximo de una hoja y socialice con sus
compañeros.

3.4 Ambiente Requerido:

(Aula de cómputo, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad industrial,

salud ocupacional y medio ambiente.

3.5 Materiales de Formación requeridos:

- Devolutivos

- Computadores, sillas para escritorio, mesas tipo escritorio

- De Consumo

- Resma papel tamaño carta, marcadores, papel bond tamaño pliego, colores.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Criterios de Evaluación Técnicas e

Aprendizaje Instrumentos
de Evaluación

• Utiliza la papelería, elementos, mobiliario y equipos

DE requeridos para la recepción y despacho de
CONOCIMIENTO documentos de acuerdo con el manual de gestión
Respuestas a
documental y las políticas de la organización.
preguntas acerca Evaluación de
de las normas, • Opera los equipos y programas (aplicativo) para el conocimiento
equipos y Cuestionario
recibo y despacho de documentos internos y externos de
procedimientos
utilizados en el acuerdo con el manual de usuario.
trámite de la
documentación • Direcciona los documentos radicados de acuerdo con
empresarial. las series establecidas en las Tablas de Retención
Documental y las políticas de la organización.

DE DESEMPEÑO • Aplica los procedimientos, manuales o automatizados, Evaluación de

Resultado de la la normativa vigente para la recepción de los procedimiento
observación documentos de acuerdo con el manual de gestión Observación
durante el documental y las normas organizacionales. directa
proceso de Lista de
diligenciamiento • Verifica que los documentos recibidos reúnan las Chequeo de
de las planillas condiciones para ser radicados de acuerdo con el desempeño
establecidas para
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el control de las manual de gestión documental y las normas

comunicaciones organizacionales.
empresariales.
• Clasifica la documentación recibida de acuerdo con el
manual de gestión documental y las normas
DE PRODUCTO organizacionales. Evaluación
Tres planillas de producto
diligenciadas (de • Radica los documentos para la Organización, internos y Lista de
recibo, despacho Chequeo de
externos, utilizando el software, las normas y la
y distribución de Producto
documentos) con legislación vigente.
mínimo cinco
registros. • Analiza e interpreta la información contenida en los
documentos recibidos, para el respectivo registro
aplicando las normas lingüísticas.

• Registra los documentos internos y externos por

despachar, aplicando el manual de gestión documental y
la tecnología disponible.

• Distribuye las copias de los documentos despachados

de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y
las normas internas.

• Aplica técnicas de plegado y embalaje para el

despacho de los documentos, de acuerdo con las
normas técnicas y las de correo y mensajería.

• Distribuye los documentos a las dependencias

encargadas del trámite, de acuerdo con las Tablas de
Retención Documental y las políticas de la empresa.

• Realiza el seguimiento de las comunicaciones

recibidas, teniendo en cuenta los registros de radicación
y el manual de gestión documental.

• Aplica el procedimiento, manual o automatizado, para

la radicación de los documentos por despachar,
utilizando la tecnología disponible.

• Conserva las copias (Consecutivo de Correspondencia

Despachada) de los documentos enviados de acuerdo
con las normas de la Organización y la legislación
vigente.
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• Realiza el descargue de los documentos trasladados a

las dependencias responsables de su trámite, de
acuerdo con el manual de gestión documental.

• Verifica que los documentos reúnan las condiciones

para ser radicados, registrados y despachados, de
acuerdo con el manual de gestión documental, las
normas técnicas colombianas para la elaboración y
presentación de documentos y las de gestión de la
calidad.

• Utiliza los elementos de protección, de acuerdo con las

normas de seguridad y salud ocupacional durante el
desempeño de sus funciones.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede
entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.

Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones

asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de
organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el
momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60
de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de

conocer la información que contienen.

Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a sus
destinatarios.

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan
un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la
fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca la ley.

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución

debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o
jurídica.
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Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en
sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas
o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria,
nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario
responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN

PÚBLICA. Circular Nº 004 de 2003.
- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo Nº 060 de 2002.
- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Santafé de Bogotá,
1997.
- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 de 2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo
No. 07 del G29 de junio de 1994”.
- JIMÉNEZ GONZÁLEZ, Gladys. Ordenación Documental. Archivo General de la Nación. Bogotá,
D.C., 2003.
- Biblioteca virtual Sena
- ICONTEC. Norma Técnica Colombiana NTC 5397 - Materiales para documentos de archivo con
soportes en papel. Características de calidad
www.archivogeneral.gov.co
www.google.com

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Jorge Hernando Instructor Gestión Administrativa Tunja, julio de 2014
Borda Largo y documental.
CEGAFE

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor Alcira Lucia García Instructora Sena - Cegafe Tunja, 01 Adecuación Guía
(es) Agosto Actualización de
de 2019 Formato.
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ANEXO 1

MATRIZ SQA

Apreciado aprendiz, teniendo en cuenta el trabajo planeado es importante que diligencie el

siguiente formato, el cual permite medir el conocimiento que tiene sobre el tema y lo que necesita
reforzar.

S= Lo que sabe al respecto del tema

Q= Lo que quisiera saber y profundizar.
A= Al finalizar el trabajo de este taller que espera haber aprendido

ASPECTO S Q A
TEMA

Normas que
regulan el recibo y
despachos de las
comunicaciones en
las empresas tanto
públicas como
privadas.
Procedimiento
utilizado en el
recibo de las
comunicaciones
oficiales.
Procedimiento
utilizado en el
despacho de
documentos
Tecnologías
utilizadas en el
control de recibo y
despacho de
documentos.
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ANEXO 2

TALLER

INFORMACIÓN GENERAL

Actividad Recibo y Despacho de Comunicaciones oficiales

FECHA DE APLICACIÓN:

PROGRAMA DE FORMACIÓN:

CENTRO: Centro de Gestión Administrativa y Fortalecimiento Empresarial, CEGAFE

CRITERIOS DE EVALUACIÓN:

EVIDENCIA: Desempeño Producto Conocimiento X

NOMBRE DEL APRENDIZ:

NOMBRE DEL INSTRUCTOR-: JORGE HERNANDO BORDA LARGO

Respetado aprendiz, con relación a la actividad del proyecto formativo y en especial la actividad
de aprendizaje para determinar la creación y la dinámica en el funcionamiento de las
comunicaciones en las entidades públicas y privadas con funciones públicas, proceda a dar
solución a las preguntas del taller. Para esto tome como referencia el Acuerdo 060 de 2001 y el
documento que se anexa sobre recibo de documentos.

1. ¿Cómo se define la gestión documental?

2. ¿Cuál es acto administrativo que reglamenta la creación y funcionamiento de la unidad de

correspondencia?

3. ¿Cuál es la diferencia entre comunicaciones oficiales y correspondencia?

4. De acuerdo a las definiciones contempladas en el Artículo Segundo del a Acuerdo 060,

selecciones tres conceptos y defina con sus palabras lo entendido.

5. ¿Qué es y cuál es la función de la unidad de correspondencia en una entidad?

6. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de las disposiciones.

Considera que un documento sin firma deba ser:

7. Realice un cuadro comparativo entre los procedimientos de: radicación de comunicaciones

oficiales, manejo de comunicaciones internas, control comunicaciones oficiales, comunicaciones
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oficiales recibidas, comunicaciones oficiales enviadas, comunicaciones vía fax, comunicaciones

por correo electrónico.

Radicación de comunicaciones
oficiales

Manejo de comunicaciones internas

Control comunicaciones oficiales

Comunicaciones oficiales recibidas

Comunicaciones oficiales enviadas

Comunicaciones vía fax

Comunicaciones por correo

electrónico

8. ¿Qué es un acto administrativo y cuáles son los utilizados en las entidades?

9. ¿Cuáles son las normas técnicas que se deben tener en cuenta en la conservación de
documentos? Dé una explicación de lo que cada una establece.

10. ¿Cuál es la norma Icontec vigente que se debe tener en cuenta para velar por la imagen
corporativa de las entidades?

11. ¿Cuál es el horario de atención al público que debe tener una unidad de correspondencia y
cómo se debe dar a conocer a los usuarios?

12. De acuerdo con la siguiente gráfica analice cada término presentado y dé una explicación o
definición para cada uno.
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13. De acuerdo con la siguiente gráfica analice cada término presentado y dé una explicación o
definición para cada uno.

14. De acuerdo con la siguiente tabla modelo, realice un paso a paso en el procedimiento de recibo
de documentos y otro para el despacho de documentos, según los parámetros establecidos en la
normatividad vigente. Explicando detalladamente lo que se hace en cada actividad, quién es el
responsable de la misma y qué registro o soporte queda del desarrollo de esta.

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO/SOPORTE

1. Recepción de documentos xxx planilla

15. Consulte la Ley 1369 de 2009 la cual reglamenta los servicios postales, haga un análisis en
forma crítica y constructiva, realice una síntesis mediante esquemas (cuadro sinópticos, diagramas
de árbol, mapas conceptuales, entre otros) en el cual se haga participativo este conocimiento en
cuanto a: servicios postales, envíos de correspondencia y otros objetos postales, red oficial,
servicios de correo, servicios especiales y financieros de correos, servicios de mensajería
especializada, garantías de los postales, auxilio y protección al servicio postal, competencia del
Ministerio de Comunicaciones, de las concesiones y licencias, cánones y
tarifas, responsabilidades, derechos de los usuarios del servicio postal, control y vigilancia,
sanciones, disposiciones varias, entre otros.

ANEXO 3

FORMATOS Y PLANILLAS GESTIÓN DE DOCUMENTOS

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