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CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Página

1. OBJETIVO.........................................................................................................2
2. ALCANCE............................................................................................................2
3. NORMAS Y REFERENCIAS............................................................................2
4. RESPONSABLE(S) DEL PROCESO.............................................................2
5. LÍNEAS GUÍA......................................................................................................2
6. INDICADORES DE EFICACIA Y/O SATISFACCIÓN...................................7
7. CONTROL DE CAMBIOS..................................................................................7
8. REGISTROS/ INSTRUCTIVOS........................................................................7
9. OBSERVACIONES.............................................................................................7
10. ANEXOS...............................................................................................................8

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Jefe de Procesos Director de Calidad y Acreditación Director de Calidad y Acreditación
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1. OBJETIVO.
Establecer el procedimiento para la revisión, actualización, distribución, control,
mantenimiento y protección de los documentos del SGC (Manual de Calidad,
Procedimientos, Formularios, Documentos externos, etc.).

2. ALCANCE.
Todos los procesos Académicos y Administrativos del Sistema de Gestión de Calidad.

3. NORMAS Y REFERENCIAS.
Requisitos de la norma ISO 9001:2015. Req. 7.5

3.1 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las

cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Documento: Medio en el que está contenida información del SGC. El medio de

soporte puede ser papel, disco magnético, electrónico u óptico,
fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.

Procedimiento: Documento que describe detalladamente las prácticas establecidas

por un organismo de evaluación de la conformidad para la prestación de sus
servicios, incluyendo la ejecución de actividades de soporte o apoyo, y precisando
los responsables de cada actividad y los documentos o formatos empleados en
cada caso.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades desempeñadas.

SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.

Instructivo: Serie de explicaciones e instrucciones que son agrupadas, organizadas

y expuestas de diferente manera para darle a un individuo la posibilidad de actuar
de acuerdo a cómo sea requerido para cada situación específica.

4. RESPONSABLE(S) DEL PROCESO

Dirección de Calidad y Acreditación

5. LÍNEAS GUÍA
1.
5.1 ELABORACIÓN Y REVISIÓN DE DOCUMENTOS DEL SGC:

 Para elaborar un documento se deberá confirmar su necesidad a solicitud del

Usuario, así como verificar que no exista uno similar.
 Asignar un responsable para la elaboración del documento el cual recabará
sugerencias y opiniones de áreas involucradas.

a) MAPA DE PROCESOS: La Dirección de Calidad y Acreditación, es responsable

de la elaboración, actualización y difusión del Mapa de Procesos.

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b) PROCEDIMIENTOS:

Procedimientos Generales del SGC: Son elaborados, revisados y actualizados

por la Dirección de Calidad y Acreditación, aprobado y autorizado por la Dirección
de Calidad y Acreditación.

Procedimientos Específicos para cada área y/o proceso: Son elaborados,

revisados y actualizados por los encargados de cada proceso o área, y aprobados
por la Dirección o Jefatura de la unidad académica o administrativa, antes de ser
autorizados por su inmediato superior.

Documentos de Origen Externo:

Se consideran documentos externos controlados:
 Normativa Legal aplicable
 Normas de Calidad aplicables
 Información documentada externa, que la UPNW determine como
necesaria para la eficacia del SGC en coordinación y asesoría de la
Dirección de Calidad y Acreditación, esto puede ser libros, guías, entre
otras.

 Lista Maestra

La Dirección de Calidad y Acreditación mantiene actualizada la Lista Maestra de

Documentos de origen interno (F01-CAL-04) y verifica la constante actualización
de la Lista Maestra de Documentos de origen externo (F02-CAL-04) que soportan
al Sistema de Gestión de la Calidad.

5.2 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

Los procedimientos tienen la siguiente estructura:

N° Contenido
1 Objetivo
2 Alcance
3 Normas y referencias
4 Responsable(s) del proceso
5 Líneas guía
6 Indicadores de eficacia y/o satisfacción
7 Control de cambios
8 Registros e Instructivos
9 Observaciones
10 Anexos

Los Instructivos tienen la siguiente estructura:

N° Contenido
1 Objetivo
2 Alcance
3 Normas y referencias
4 Instrucción
5 Anexos
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5.3 CODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

5.3.1 Para Procedimientos

Los códigos asignados a los Procedimientos, siguen el siguiente patrón:

PWW-XXX-X
Dónde:
P  Procedimiento
WW  Numeración correlativa
XXX  Abreviatura del proceso específico del Macroproceso
X-> En caso aplique, de acuerdo a nivel del procedimiento

Pueden ser de tres tipos Macroprocesos:

TABLA Nº1: Nomenclatura para los procesos específicos

Macro
Procedimiento Nomenclatura
Proceso(W)
Procesos Alta Dirección DIR
Estratégicos Calidad y Procesos CAL
(PE) Asesoría Legal LEG
Diseño del Programa Académico DPA
Planificación Académica PLA
Procesos Ventas VTS
Admisión ORAC
Operativos Matrícula ORAC
(PO) Formación Académica ACAD
Graduación y Titulación SG
Seguimiento al Egresado SEG
Centro de Idiomas IDM
Gestión de Trámites TRM
Gestión Docente GSD
Recursos Humanos RRHH
Gestión de Bienestar Universitario DBU
Biblioteca BIB
Abastecimiento de materiales para laboratorios LAB
Procesos de
Gestión Logística LOG
Soporte Tecnología de Información SIS
(PS) Comunicaciones COM
Finanzas FIN
Seguridad Patrimonial SEP
Marketing MKT
Gestión de Servicios Administrativos ORAC
Servicios Generales SSGG

Ejemplo: P01-ACAD Procedimiento N° 1 del proceso específico de Formación Académica y

Profesional (Coordinación académica)

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5.3.2 Para Instructivos

Los códigos asignados a los Instructivos, siguen el siguiente patrón:

IWW-XXX-YYY
Dónde:
I  Identifica que es un Instructivo.
WW  Indica el número correlativo del instructivo.
XXX  Abreviatura del proceso específico del Macroproceso, ver como
Referencia TABLA N° 1
YYY  Abreviatura de la escuela, carrera o procedimiento relacionado.

TABLA Nº2: Nomenclatura para todas las Escuelas

ESCUELA/CARRERA Nomenclatura
Enfermería ENF
Tecnología Médica en laboratorio clínico TLAB
Tecnología Médica en terapia física TTER
Obstetricia OBS
Odontología ODO
Psicología PSC
Medicina Humana MED
Nutrición Humana NUT
Ingeniería de Sistemas e Informática SIS
Ingeniería Industrial y de Gestión IND
Empresarial
Contabilidad y Auditoría CONT
Administración y Marketing ADM1
Adm. y Negocios Internacionales ADM2
Adm. y Dirección de Empresas ADM3
Adm. y Gestión de la Seguridad Ciudadana ADM4
Turismo y Hotelería TUR
Derecho y Cs Políticas DER
Farmacia y Bioquímica FARM

Ejemplo: I01-ACAD-ENF Instructivo N°1 del actividad específica de Formación Académica de

la Escuela Profesional de Enfermería.

Ejemplo: I01- CAL- 02 Instructivo N°1 del actividad específica de Calidad N°2 - Producto No
Conforme

Nota: Para manuales se tomara la codificación de la tabla de nomenclatura relacionada

reemplazando el código “P” ó “I” por “MN”, siguiendo el patrón del procedimiento

Ejemplo: MN01-SIS

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5.3.3 CODIFICACIÓN DE FORMATOS

Todo formulario se codificará de la siguiente manera:

FWW-Z-XXX-YYY

F Identifica que es un Formato o formulario

WW  Numeración Correlativa del Formato o formulario
Z -> En caso aplique, numeración del nivel al que pertenece
XXX  Nombre específico del proceso específico al cual pertenece ver TABLA N° 1,
N° 2.
YYY  Numeración correlativa del proceso específico

Ejemplo:

F01-CAL-01 Formato N° 1 del Proceso Especifico Auditoria Interna

5.4 AUTORIZACION, DISTRIBUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

DEL SGC

La autorización de los documentos se da en el pie de página del documento

correspondiente, mediante cajetín que indique, elaborado por, aprobado por y
Autorizado por, así mismo de manera simbólica al ser registrarlos en el Wienernet
por la Dirección de Calidad y Acreditación y publicados en la carpeta
correspondiente.
Autorizados los documentos, la Dirección de Calidad y Acreditación comunicará a
los responsables sobre su actualización y disponibilidad para su uso.

Todo documento autorizado y registrado en el Wienernet se considera VERSION

OFICIAL, sin embargo, un documento impreso, se convierte en “COPIA NO
CONTROLADA”, siendo responsabilidad del Usuario, la verificación de la copia con
la difundida en el Wienernet. En caso de ser distintas esta pierde su validez.

Con cada actualización, los procedimientos transversales (Estratégicos y de

Soporte) serán comunicados a todo el personal por correo electrónico, indicando la
ruta donde se ubican. En el caso de los procedimientos específicos (Operativos), se
enviará un correo electrónico al personal involucrado.

5.5 REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

La revisión de la documentación se realizará de forma periódica una (1) vez al año

por parte de cada dueño de proceso, para lo cual establecerán un acta, en donde se
indique la revisión de la documentación correspondiente a su área y se podrán
visualizar las propuestas de cambios de la documentación propia de su área.

En caso, se requiera actualizar la documentación, esto generará un cambio de

versión.

Toda persona o área que desee realizar un cambio en algún documento debe seguir
las siguientes etapas:

a) Incluir los cambios en el documento, solicitar la aprobación de su jefe

directo y presentar una propuesta aprobada a la Dirección de Calidad y
Acreditación.

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b) La Dirección de Calidad y Acreditación revisará el documento, verificará

consistencia de los cambios propuestos y su registro en el ítem 7 del
procedimiento (Control de Cambios).

Sección Cambio Responsable del

Versión Nº Fecha
modificada Realizado Cambio

c) Posteriormente, la Dirección Calidad y Acreditación, autorizará el

documento registrándolo en el Wienernet y comunicando a los interesados
directos a través de un correo electrónico.

5.6 ELIMINACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y SUS FORMULARIOS

Ante la necesidad de eliminación de un procedimiento, éste se elimina con todos

sus formularios, no debiendo recodificarse el resto de la documentación. Esta
codificación queda en condición de vacante ante la posibilidad de creación de un
nuevo procedimiento.

6. INDICADORES DE EFICACIA Y/O SATISFACCIÓN

FRECUENCIA DE NIVEL
Nº NOMBRE Y FÓRMULA DEL INDICADOR FUENTE
MEDICIÓN ESPERADO
N.A.

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Sección Cambio Responsable del

Fecha
Nº modificada realizado Cambio
Dirección de
31/07/201 Todo el
01 Estructura Calidad y
8 documento
Acreditación

8. REGISTROS/ INSTRUCTIVOS

F01-CAL-04 Lista Maestra de documentos internos

F02-CAL-04 Lista Maestra de documentos externos
F03-CAL-04 Lista Maestra de Registros

9. OBSERVACIONES

 Los instructivos son utilizados para ciertas actividades específicas propias del área y
que se mencionan dentro de un procedimiento.

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 Todo documento que no forme parte del sistema de Gestión de Calidad no será
considerado como oficial.

10. ANEXOS

Anexo 1 Cuadro de codificación

Anexo 2 Flujograma de control de documentos

ANEXO 1

Codificación

Todos los procedimientos e Instructivos llevarán como encabezado lo siguiente:

Procedimiento Código Versión Página

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS PWW-XXX-YY V7-Agosto 2017 8 / 11

Todos los procedimientos e Instructivos llevarán como pie de página lo siguiente:

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Anexo 2

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Director de calidad y Gerencia / Vicerrector/
Usuario del Proceso Superior Inmediato Analista de calidad
acreditación Director
Inicio

Da validación al
Verifica que los cambios no documento
Verificar documento a Revisa propuesta de Deriva propuesta al nuevo /
afecten requisitos de la
actualizar ó modificar documento analista de calidad actualizado
norma ISO 9001-2015
responsable

Asignar un responsable Envía al director de Envía documento revisado

para la elaboración del calidad propuesta con y/o actualizado a la
documento copia a sus analistas dirección de calidad

Elabora borrador del

Verifica propuesta y da
nuevo documento o su
conformidad
actualización y envía a su
superior inmediato

Envía documento a la
Solicita apoyo de analistas Gerencia / Director /
de calidad para el cambio Vicerrector para validación
(de ser nesesario) final

Actualiza lista maestra:

INTERNA
Proceso / siglas nombre del
documento
Código
Tipo de documento
Nombre del documento
N° de versión
Fecha de aprobación
Clasificación (vigente/
obsoleto)
Responsable de archivar
Acceso
Ubicación física o digital

EXTERNA:
Nombre del documento
Código
N° de versión / edición
Responsable de archivar
Acceso
Ubicación física

REGISTROS:
Código del formato
Nombre del registro
Versión
Se procede a la Clasificación
Responsable de archivar
distribución oficial del
Acceso
documento subiéndolo al
Archivo vigente
intranet
Archivo pasivo

Fin Envía cambios al responsable

del proceso en caso aplique

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