Asignatura: Organización y Gestión en Asistencia a la Dirección

Curso: 6to. De Contabilidad

Eventos

Los eventos son aquellos fenómenos que surgen de ocasiones no rutinarias y

que tienen objetivos de ocio, culturales, personales u organizativos establecidos
de forma separada a la actividad normal diaria, cuya finalidad es ilustrar,
celebrar, entretener o generar experiencias en un grupo de personas.

Este autor dice que hay que tener en cuenta que los eventos no incluyen solo
elementos tangibles, sino que también existen otros como son la expectación y
las emociones. Por tanto, los elementos principales que lo define son irrepetible,
único, intangibles, con un alto nivel de contacto personal e interacción, que
requiere una intensidad de trabajo y en un espacio de tiempo limitado.

Tipos de eventos: estos dependerán de muchas variables, como el propósito,

el espacio, el público o los invitados, entre otros. De esta manera, los eventos
pueden dividirse en: 

 Empresariales o corporativos
 De diversión y ocio.
 Formularios.
 Culturales.
 Religiosos.
 Políticos.
 Familiares.
 
Son muchas las dudas que se pueden presentar a la hora de planificar un evento.
Por ello, a parte de conocer los factores importantes para su realización, se hace
necesario conocer los tipos que existen y sus diferencias, ya que es
imprescindible aprender las implicaciones de cada uno de ellos para así poder
aprovechar sus ventajas particulares y lograr una buena planificación, junto con
una beneficiosa ejecución que, a su vez, conlleven a la obtención de resultados
exitosos.
En este sentido, lo primero que se debe saber es que existen dos tipos de eventos
principales: los públicos y los privados. Cada uno de ellos se encuentra
orientado a diferentes fines. Así, la naturaleza de un evento público, sin
importar quién o quiénes lo organicen, se encuentra enfocada en la audiencia
general, pues tiene el objetivo de brindarle algo a la sociedad. En otras palabras,
cualquier persona interesada puede asistir a este tipo de evento, según las
condiciones del mismo.
A su vez, los eventos públicos se dividen en:

 Cerrados: son aquellos que, aunque están organizados para un público

general, las personas sólo pueden asistir y participar adquiriendo una
entrada o presentando una invitación. Tal es el caso de los conciertos,
seminarios, stand up comedy, conferencias, ferias expositivas, eventos
deportivos, entre otros.
 Abiertos: son aquellos que también están organizados para un público
general, pero las personas pueden asistir sin restricciones, porque la
convocatoria es abierta (como su nombre lo indica), es decir, el
interesado puede participar en el sin tener que adquirir una entrada. No
obstante, puede ser que, en ocasiones, el único límite de participación sea
la cantidad de audiencia que pueda albergar el espacio físico del evento.
Tal es el caso de conciertos y espectáculos gratuitos, ferias y exhibiciones,
mitin, entre otros.
Por otro lado, el evento privado es aquel que se encuentra organizado
exclusivamente para una audiencia en específico o un “target”, el cual es
estudiado minuciosamente en busca de un objetivo particular o especial de la
empresa o persona. Estos se catalogan en:

 Corporativo: Son organizados por empresas o instituciones para sus

trabajadores o aliados, como fiestas corporativas, seminarios, simposios,
ruedas de prensa, cócteles, ruedas de negocio, lanzamientos de
productos, inauguraciones, celebraciones conmemorativas, entre otros.
 Amistades o familia: Son organizados por personas con el fin de
compartir momentos especiales de sus vidas con sus seres más allegados,
como, bodas, bautizos, cumpleaños, fiestas de graduación, baby showers,
entre otros.
Como puede observarse, cada tipo de evento tiene un fin bien definido, por esto,
es importante establecer desde el inicio los objetivos que se desean alcanzar con
el evento y, en base a ello, escoger el tipo correcto que se ajuste a esas metas. En
este sentido, si lo que se quiere es masificar algún mensaje para la sociedad,
podría funcionar un evento al público abierto, pero si lo que se desea es
aumentar las ganancias de un producto, buscando aliados comerciales, lo más
apropiado es realizar un evento privado corporativo.

Tipos de Reuniones

Definición de Evento. Término genérico que designa cualquier tipo de

reunión profesional de corte científico, técnico, cultural, deportivo, educativo,
político, social, económico, comercial, religioso, promocional o de otra índole
que facilite el intercambio de ideas, conocimientos, y/o experiencias entre los
participantes.
 Definición de Reunión. Conjunto de personas reunidas físicamente en un
local para tratar un tema que será coordinado por un conductor. Todas las
reuniones están sujetas a ciertos lineamientos básicos.

De acuerdo a sus objetivos las reuniones pueden ser:

v  Informativas
v  Para recolección de información
v  Formativas o de capacitación
v  Incentivas
v  Para intercambio de puntos de vista
v  De negociación o acuerdo
v  Generadoras de ideas
v  Para toma de decisiones

Preparación de una reunión

Para que una reunión sea útil tiene que estar bien preparada y siempre se deben
tener en cuenta los aspectos materiales y los funcionales. Ya sea un evento, una
reunión con el cliente o con proveedores o una charla con el equipo de
organización, los pasos a cumplir son siempre los mismos y conforman el “ABC”
de toda reunión.

Se puede dividir la preparación (previa a la reunión) en 5 pasos:

1. Definición de los objetivos: los que se han de lograr y los que serían
interesantes (objetivos secundarios). Si los prioritarios son muchos se hacen
varias reuniones.
2. La elección de los participantes: la eficacia de una reunión depende
mucho de los participantes ya que deben ser compatibles.
3. Planificar el desarrollo de la reunión: el orden del día, es decir, el
desarrollo de las cuestiones que se abordarán.
4. Organización del material de la reunión: documentos, preparación de la
sala y aspectos anexos (la botella de agua, papelería, lapiceras, etc.),
recordatorio de la convocatoria, confirmación de asistencia.
5. El desarrollo de la misma.

 Al comenzar la reunión se debe:

1.       Presentar a los participantes
2.       Darles confianza
3.       Presentar el tema de la reunión
4.       Fijar los objetivos de la reunión

A través de la presentación se crea un clima de confianza, ya que en un primer

momento los participantes se sentirán ansiosos porque se sienten observados
por los otros.
La presentación del tema de una reunión implica: establecer el tiempo de la
reunión, de que se hablará, por qué interesa hablar de ese tema y cuáles son las
problemáticas planteadas.
Finalmente explicar y comentar el orden del día. Establecer los objetivos
prioritarios y clarificarlos dentro del periodo de tiempo de la reunión y en caso
de quedar tiempo pasar a los objetivos secundarios y así sucesivamente.

Las reuniones y sus dinámicas de comunicación. Tipología.

 Asamblea. Reunión formal de índole general de una asociación, club,
organización o empresa en la que asisten los miembros para decidir la
orientación jurídica, asuntos de política, elecciones de autoridades o renovación
parcial de las mismas. Se elabora un acta, expresando el lugar y fecha, hora de
inicio y cierre. Se rubrica el acta con dos o tres personas de los presentes.

Grupos de Debate o Buzz Group. Reuniones de pequeños grupos que

intercambian conocimientos y experiencias sobre uno o varios temas decididos
con anterioridad, dando a conocer los resultados y la opinión del grupo a través
de un altavoz. Guía las reuniones un presidente o coordinador.

Coloquio. Reunión informativa con el fin de discutir un problema, sin la

necesidad de llegar a un acuerdo. El público tiene participación activa al
formular preguntas. Un moderador orientará la reunión y ordenará los turnos
de participación.

Conferencia. Reunión para que un grupo u organización, pública o privada,

una institución o un organismo, transmita un mensaje. No hay reglas fijas en
cuanto a su frecuencia, pero debe ser de corta duración y con fines
predeterminados.

Congreso. Reunión de varias personas en la que los miembros de un

organismo, asociaciones o ente, se reúnen en fechas y lugares pre-establecidos
para tratar asuntos de interés, para debatir cuestiones previamente fijadas,
anunciar avances y acordar conclusiones aplicadas a sus grupos. Se firman
convenios y se elabora un acta. Se estructura mediante una presentación de
ponencias, debate y conclusiones. La frecuencia es anual y los internacionales
pueden efectuarse cada dos años.

Convención. Reunión formal y genérica de cuerpos legislativos, políticos –

sociales o económicos que provee información respecto de una situación
particular, para luego deliberar. Coinciden en una fecha y lugar previsto antes.
Especialmente de carácter empresarial, se reúnen los profesionales de una
organización orientada al aspecto comercial.

Cumbre. Reunión del más alto nivel cuyos integrantes son los más altos
dignatarios representantes de diversos Estados u Organismos Internacionales.

Debate Dirigido. Intercambio informal de ideas e información sobre un tema

bajo la conducción de un profesor. El debate no debe ser una improvisación. Lo
ideal es que el grupo no pase los 12 integrantes.

Entrevista Interrogatorio realizado a un grupo, un experto, persona

capacitada o especialista en un tema. Es conveniente designar un solo
interrogador para evitar desorden, confusión y extensión.

Entrevista Colectiva. Cuando son varios los que interrogan al experto,

persona capacitada o especialista en un tema. Es conveniente designar un solo
interrogador para evitar desorden, confusión o extensión.
Foro. Participan todos los presentes en una reunión. Se trata de la
conversación o debate de un tema por profesionales que pueden diferir en sus
opiniones. Es dirigida por un coordinador.
Permite la libre expresión de ideas, con mínimas limitaciones, hay conclusiones.

Jornada o Jornadas. Su duración puede ser de un día o varios. Reunión de

trabajo de investigación y estudio para responder problemas que se plantean
ante un auditorio, cuyas conclusiones se publican posteriormente.

Mesa Redonda. Los expositores mantienen puntos de vista divergentes u

opuestos y hay lugar para un breve debate entre ellos. Lo componen un número
reducido de expertos, pueden ser 4 o 6 y exponen en forma individual o
formando pareja. Es coordinado por un director o moderador. La extensión no
debe ser mayor a los 50 minutos para permitir luego preguntas.

Panel. Reunión de varias personas para exponer una idea, los oradores no

exponen, sino que dialogan, conversan, debaten entre ellos sobre una temática
concreta, con la finalidad de lograr un intercambio de opiniones entre su y con
el auditorio. Un coordinador modera la sesión y permite intercalar preguntas.

Pequeño Grupo de Discusión. Intercambio de ideas sobre un tema, hecho

de manera informal, con un número reducido de personas, con un mínimo de 5
y máximo de 7. Intercambio cara a cara entre personas que tiene un interés
común.

Seminario. Reunión de carácter académico – docente con expertos que

aportan conocimientos y experiencias ante uno o varios grupos
interesados. Constituye un grupo de aprendizaje activo.

Simposio. Reunión de expertos o técnicos o de personas capacitadas en

determinado tema. Exponen individualmente durante no más de 15 a 20
minutos, lo importante es que cada uno de ellos ofrezca un aspecto particular
del tema y desarrolle mayor profundidad posible.

Torbellino de Ideas. La capacidad de establecer nuevas relaciones entre

hechos o integrarlos de una manera distinta. Los miembros exponen con la
mayor libertad sobre un tema, con el objeto de producir ideas originales o
soluciones nuevas.
 EVENTOS CORPORATIVOS

Cada día están más en auge los eventos corporativos, aquellos que ayudan a dar
visibilidad y a mejorar la reputación de una empresa o Marca, tanto de manera
online como offline, aportando valor a su comunidad.
Además, ésta es una excelente manera de potenciar todas nuestras estrategias
de corporativas. Ya que, gracias a estos eventos empresariales, podemos darnos
a conocer y relacionarnos de manera más cercana con nuestro público objetivo.
Como un ponente habitual de este tipo de congresos, doy fe que con ellos
logramos fortalecer nuestro Branding y mejorar las campañas de captación de
nuevos potenciales clientes de nuestro negocio.
Pero la organización de estos eventos corporativos lleva implícita una gran
planificación y una cantidad de tareas más allá de lo que se ve a simple vista, es
decir, del resultado final que los asistentes al mismo puedan apreciar.
Como bien sabes, me gusta comenzar los artículos de mi blog poniéndote en
situación y definiendo en detalle la temática del mismo, el cual va más allá de la
organización de las ferias a las que comúnmente estamos acostumbrados.

¿Qué es un evento corporativo?

Un evento corporativo es un acto donde se reúne a un cierto número de

personas con intereses afines a una organización. Éste es un excelente
instrumento para motivar a los empleados de una empresa y para captar y
fidelizar a potenciales clientes mediante la organización de eventos
promocionales, informativos o reuniones motivadoras.
Los contenidos e información que se exponen en él suelen estar relacionados
estrechamente con las actividades que habitualmente ejerce la empresa
organizadora, de modo que supone una acción que, en principio, estará incluida
dentro de sus estrategias o plan de marketing corporativo.

Organización de Eventos
La organización de eventos es el proceso
de diseño, planificación y producción de congresos , festivales, ceremonias, fiest
as, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener
diferentes finalidades.

Entre las diversas tareas que engloba la organización de un evento podemos

destacar la realización de presupuestos, la selección y reserva del espacio en el
que se desarrollará el acto, la tramitación de permisos y/o autorizaciones, la
supervisión de las tareas, la coordinación logística interna o los servicios
gastronómicos, entre otros.

El campo de estudio de la organización de eventos es relativamente nuevo.

Actualmente existen diferentes instituciones especializadas en la formación de
los futuros profesionales del sector, en algunos casos universitarias, que
imparten esta materia.2

Detrás de cada evento existe un gran equipo de proveedores que cada uno añade
su servicio profesional y juntos logran contribuir al cumplimiento de un evento
según el estilo emitido, Equipo de Decoración, Equipos de Montaje de sonido y
tarimas, Wedding y Event Planner, Repostero, salones de Fiestas y entre otros
que dan armonía a cada proceso creativo que muy poco se ve pero que logran
resultados extraordinarios.

Pasos para organizar un evento con éxito

- Los objetivos: ¿qué se quiere conseguir y qué se quiere comunicar con el

evento? ¿Qué mensajes, imágenes y valores se quieren transmitir? ¿Se pretende,
por ejemplo, un crecimiento de las ventas, potenciar la marca, hacer un cambio
de rumbo de la empresa?
- El público objetivo: ¿a quién se dirige la acción de comunicación? El público
objetivo serán los invitados que participarán en el evento. En función de las
características de este público (clientes, proveedores, accionistas…), se irán
determinando elementos como el lugar dónde se celebrará el evento, la fecha, el
tipo de acto, la duración, etc. Cada público objetivo precisa de un tipo de evento
concreto con unas características adaptadas a sus necesidades.
- El tipo de evento: existen eventos de carácter oficial (promovidos por las
instituciones públicas) o de carácter no oficial; actos de Estado,
institucionales, académicos, culturales, empresariales, comerciales, sociales,
familiares… I se pueden concretar en: inauguraciones, conferencias,
conmemoraciones, entregas de premios, efemérides, recepciones, homenajes,
conciertos, exposiciones, etc. En función del tipo de evento que se organizó y
de quien lo promueva, las normas de protocolo a seguir serán unas u
otras.

El protocolo a seguir en la organización de un evento

El protocolo es el conjunto de reglas consensuadas por norma o por

tradición que establecen la forma de actuar en distintas situaciones humanas.
Es una forma de comunicación y sistematización del orden de funcionamiento
de las relaciones y los actos. Su uso correcto da a conocer sin palabras la
posición, el prestigio o el respeto de una persona, empresa o institución.
Existen diferentes tipos de protocolo: empresarial, religioso, cultural, militar,
diplomático... El protocolo empresarial, que es el que nos ocupa a nosotros,
se ha convertido en un elemento básico en toda organización, ya que cuidar la
imagen y los valores que se quieren transmitir es esencial para maximizar el
potencial comercial de la empresa y para diferenciarse de la competencia.
A la hora de organizar un evento empresarial, el protocolo a seguir se
define en las siguientes fases:
1. Fase de tanteo: en la cual se valora la necesidad de organizar el evento
o no, de acuerdo con los fines y objetivos marcados.
2. Fase de información: una vez decidió que se tira adelante el evento, es
el momento de investigar experiencias similares y juntar toda la
información que puede ser necesaria para diseñar el acto.
3. Fase de recopilación: momento en el que literalmente se recopila toda
la información y material necesarios para la planificación del evento.
4. Fase de anteproyecto: redacción de un borrador de programa general,
sin muchos detalles, que incluye el cronograma, el croquis de los
espacios, un primer listado de posibles invitados, el contexto general del
acto... Es una fase muy creativa de diseño y innovación.
5. Fase de discusión o debate técnico: es el momento de discutir el
borrador de anteproyecto con la organización y sus colaboradores. Es
 aconsejable hacer uso de medios informáticos para ilustrar la exposición.
Es una fase de discusión, de preguntas, de sugerencias.
6. Fase de proyecto y programación: redacción del programa oficial
del acto que debe incluir el cronograma detallado del evento,
los croquis (que permitan interpretar el programa y ayuden a visualizar
cómo serán los espacios, los movimientos previstos, los recorridos, el
protocolo para los asistentes…), el libro de ruta (en el caso que haya
desplazamientos de uno o más invitados), los diseños o
grafismos (invitaciones, carteles, minutas, credenciales, diplomas, etc),
el listado de invitados, el presupuesto y los anexos necesarios.
7. Fase de organización: planificación general de todo el evento,
llevando a la práctica el programa oficial elaborado: elaboración del
listado de invitados, cartas de invitación, carteles indicadores; montaje y
adecuación de los espacios, preparación del material de sonido e
iluminación, pantallas y proyectores, elementos decorativos; montaje de
comedores, adecuación de los servicios higiénicos, servicio de
guardarropa; accesos a las instalaciones, control de invitaciones, zonas de
aparcamiento; regalos, diplomas, medallas; guion de las intervenciones,
elaboración de documentos necesarios; servicios de información y
atención al público, servicios de seguridad integral del acto, etc.
8. Fase de taquilla: es la fase de control del listado de invitaciones y
confirmación de asistencia. Comprende la elaboración de los listados de
invitados, el envío de las invitaciones, el seguimiento de las mismas, el
control de las confirmaciones, la atención a los invitados y la asignación
de los asientos.
9. Fase de comunicación externa e interna: la comunicación interna
es el guion técnico o escaleta que deben tener las personas que tienen que
velar para que todo salga bien. Es la versión del programa en la que se
incluyen las acciones que los diferentes organizadores tienen que realizar
en cada momento; se entrega a los técnicos, auxiliares y colaboradores.
La comunicación externa es el programa que se facilita a los invitados
con el guion general del evento.
10. Fase de ensayos: es una prueba muy realista, un ensayo general del
evento, que se realiza la víspera de la fecha programada. Tiene como
objetivo la comprobación de que el montaje es correcto, y también que
todas las personas que intervendrán en el acto ensayen las acciones que
les competen.
11. Fase de ejecución: es el evento en sí, el momento real en que se lleva a
cabo. Es una fase en la que se tiene que mantener un alto nivel de control
general de la situación, haciendo un seguimiento exhaustivo de que todo
 se desarrolla según lo programado y resolviendo todas las incidencias que
puedan surgir.
12. Fase de valoración: una vez pasado el evento, es el momento de
analizar lo que se ha programado y la forma como se ha ejecutado. Es
importante estudiar los errores y los aciertos, para tenerlos en cuenta en
futuros eventos. Se elaborará un informe de conclusiones con la
valoración técnica de cada procedimiento.

Protocolo de eventos

Hay que distinguir entre actos privados, que son aquellos que entran dentro
del protocolo empresarial y actos públicos, aquellos que cuentan con la
asistencia de autoridades importantes en la sociedad, como militares,
eclesiásticos, de la corona...

Explicaremos las cosas más importantes a tener en cuenta a la hora de planificar

u organizar un evento.

1- Elección del lugar de celebración

En interiores o al exterior. Debe estudiar el espacio allá en el que se va a

celebrar. Ver cómo es de grande, de ancho, si necesita decoración como
banderas, flores o alfombras.
Hacer una imagen mental de cómo queremos que sea y materializar esa idea
poco a poco.

2- Invitados

Habrá que hacer un cálculo, lo más aproximado posible del número de personas
que van a asistir: desde los asistentes más importantes, hasta los camareros del
coctél, pasando por los guardaespaldas, secretarios, azafatas, consejeros,
intérpretes, periodistas, público....
Todos merecerán nuestra atención.
Habrá que planificar por dónde entrarán al acto, dónde debe sentarse el público,
dónde deben ponerse las cámaras, cuáles son las áreas de seguridad, el
aparcamiento, etc.
Aquellos invitados que revistan de una mayor categoría deben ser recibidos a su
llegada, atendidos durante el acto y despedidos al final.
Si hay invitados que vienen de otras ciudades, habrá que tener preparado y
pagado hoteles y traslados. En caso de que fuera necesario, también intérpretes
y relaciones públicas.

3- El discurso

Megafonías, tarimas, momento del discurso, agua, orden de intervención.

4- La comida

Este apartado puede darse o no. Puede ser que el acto termine una vez
finalizados los discursos o bien puede ir acompañado de una comida o un coctel
o una cena.
En ese caso, tendrá que contratar los servicios pertinentes como camareros,
cocineros, guardarropas, mesas, sillas, manteles.