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    Foro Unidad 3 TRD Participacion Andres

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    La valoración documental, que determina los plazos de retención y disposición final de los documentos, debe ser realizada por un equipo interdisciplinario de profesionales de áreas como archivística, derecho y administración. Este equipo identificará el valor legal y contextual de los documentos, así como su relevancia actual y futura para la sociedad. La valoración determina si los documentos poseen un valor primario para la operación de la institución o un valor secundario para fines históricos, científicos o culturales una vez finalice su uso administrativo

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    La valoración documental, que determina los plazos de retención y disposición final de los documentos, debe ser realizada por un equipo interdisciplinario de profesionales de áreas como archivística, derecho y administración. Este equipo identificará el valor legal y contextual de los documentos, así como su relevancia actual y futura para la sociedad. La valoración determina si los documentos poseen un valor primario para la operación de la institución o un valor secundario para fines históricos, científicos o culturales una vez finalice su uso administrativo

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    La valoración documental, que determina los plazos de retención y disposición final de los documentos, debe ser realizada por un equipo interdisciplinario de profesionales de áreas como archivística, derecho y administración. Este equipo identificará el valor legal y contextual de los documentos, así como su relevancia actual y futura para la sociedad. La valoración determina si los documentos poseen un valor primario para la operación de la institución o un valor secundario para fines históricos, científicos o culturales una vez finalice su uso administrativo

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    La valoración documental, que determina los plazos de retención y disposición final de los documentos, debe ser realizada por un equipo interdisciplinario de profesionales de áreas como archivística, derecho y administración. Este equipo identificará el valor legal y contextual de los documentos, así como su relevancia actual y futura para la sociedad. La valoración determina si los documentos poseen un valor primario para la operación de la institución o un valor secundario para fines históricos, científicos o culturales una vez finalice su uso administrativo

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    ¿Por quién y cómo debería realizarse la valoración?

    El proceso de valoración que determina los plazos de retención y el destino final


    de los documentos debe contar con la participación de un equipo interdisciplinario
    conformado por profesionales de diferentes áreas, tales como archivística,
    derecho, contabilidad, administración, historia, entre otras. La conformación de un
    equipo con tales características permitirá conocer “las normas legales que le
    aplican a los documentos en cada sector (contexto legal) y el contexto institucional
    e histórico, que permita establecer su relevancia para la sociedad, tanto en el
    momento actual como en el futuro” (Acuerdo 004 de 2013artículo 6º, literales a y
    b).
    La definición de los tiempos de retención, así como la disposición final de los
    documentos de archivo se obtiene a través de la valoración documental, un
    proceso técnico intelectual que consiste en analizar la producción documental de
    una institución a fin de determinar, de una parte, su valor inmediato o primario, es
    decir, cuáles documentos son necesarios para que la administración pueda
    cumplir con su misión y las funciones que tiene asignadas y, así mismo, sirven a
    sus destinatarios o beneficiarios. De otra parte, identificar los documentos que
    poseen valor mediato o secundario, es decir, que serán útiles a futuro para la
    reconstrucción de la vida institucional del productor, como fuente para la historia o
    para fines científicos.
    Entre los valores primarios, cualidades que adquieren los documentos desde su
    creación y se conservan mientras sirven a la institución productora, al iniciador,
    destinatario o beneficiario de un trámite, se cuentan:
     Valor administrativo: cualidad que tienen los documentos para la entidad
    productora dado que son testimonio de sus procedimientos y actividades.
     Valor jurídico o legal: valor del que se derivan derechos y obligaciones
    legales, regulados por el derecho común y que sirven ante la ley como
    testimonio.
     Valor fiscal: utilidad de los documentos de archivo para el Tesoro o
    Hacienda Pública.
     Valor contable: cualidad de los documentos que soportan el conjunto de
    cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos
    económicos de una entidad pública o privada.
     Valor técnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una
    institución en virtud de sus funciones misionales.

    Por su parte, los valores secundarios, cualidades que adquieren los documentos
    una vez se agotan sus valores primarios, se tienen:
     Valor histórico: cualidad atribuida a los documentos que por ser útiles para
    la reconstrucción de la historia o memoria de una comunidad deben
    conservarse.
     Valor científico: cualidad de los documentos que registran información
    relativa a la creación de conocimiento en cualquier área del saber.
     Valor cultural: cualidad de los documentos que por su contenido son
    testimonio de los hechos, vivencia, tradiciones, costumbres, hábitos,
    valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos,
    religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el
    conocimiento de su identidad.

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