Manual procesos de selección

Realizado por:

Gestión del talento humano por competencias

SENA

BOGOTÁ

2019
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................3
OBJETIVOS DEL MANUAL DE SELECCIÓN POR COMPETENCIAS..........................................3
ALCANCE............................................................................................................................................4
NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ORGANIZACIÓN A LA HORA DE
TOMAR DECISIONES SOBRE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN, PROMOCIÓN Y
VINCULACIÓN...................................................................................................................................4
RESPONSABLES.................................................................................................................................4
CÓMO SE ESTRUCTURA..................................................................................................................5
POLÍTICAS PARA LA BÚSQUEDA DEL TALENTO HUMANO....................................................5
ETAPAS DEL PROCESO....................................................................................................................5
Notificación /creación de la vacante..................................................................................................5
Revisión / creación del perfil del cargo..............................................................................................6
1. Analizar el puesto en concreto:..............................................................................................6
2. Descripción del puesto...........................................................................................................6
3. Funciones del cargo...............................................................................................................6
4. Formación exigida.................................................................................................................6
5. Datos de identificación del puesto.........................................................................................6
PERFIL DE LAS COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES...........................................................6
REVISIÓN FUENTES DE RECLUTAMIENTO: INTERNAS (PROMOCIÓN O ASCENSO) O
EXTERNAS (VINCULACIÓN)...........................................................................................................7
MECANISMOS DE PUBLICACIÓN DE VACANTES.......................................................................7
MODELO HOJA DE VIDA PROPIA...................................................................................................8
DISEÑO AVISO DE PUBLICACIÓN..................................................................................................8
REVISIÓN DE HOJAS DE VIDA / POSTULACIONES INTERNAS...............................................10
CREACIÓN BASES DE DATOS DE CANDIDATOS......................................................................10
ELECCIÓN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN, SEGÚN: ¿QUÉ SE QUIERE MEDIR? ¿A
QUIÉNES SE QUIERE EVALUAR? ¿CUÁNTOS SERÁN EVALUADOS? ¿CÓMO SERÁN
ENTREVISTADOS? ¿QUIÉNES PARTICIPARÁN DEL PROCESO?.............................................11
REFERENCIACIÓN: LABORAL, ACADÉMICA, PERSONAL ENFOCADA EN SUS
COMPETENCIAS..............................................................................................................................12
FORMATO DE REFERENCIACIÓN................................................................................................12
DECISIÓN DE CONTRATAR / PROMOVER A UN CARGO.........................................................13
NOTIFICACIÓN EN CASO POSITIVO: LISTA DE DOCUMENTOS DE VINCULACIÓN..........13
NOTIFICACIÓN EN CASO NEGATIVO: MODELO CARTA DE AGRADECIMIENTO POR
PARTICIPAR EN EL PROCESO.......................................................................................................14
GLOSARIO.........................................................................................................................................15
INTRODUCCIÓN

El Manual de Selección de Personal es un instrumento en el cual se plasma de forma

clara el proceso de selección del área de talento humano ya que este es de gran

responsabilidad e importancia para cualquier organización. Este se realiza de acuerdo a las

necesidades de cada una de las áreas de una organización, con los requisitos de los perfiles y

el requerimiento del personal que corresponde a cada área.

En este Manual se podrá evidenciar como se debe realizar un adecuado proceso de

selección de personal, identificando y eligiendo a los candidatos que cumplan con los

requisitos, teniendo en cuenta competencias, conocimientos y habilidades que se requiera

para la ejecución del cargo y que contribuyan de manera positiva al logro de los objetivos y

metas de-----.

OBJETIVOS DEL MANUAL DE SELECCIÓN POR COMPETENCIAS.

 Realizar el proceso de selección del talento humano teniendo en cuenta

funciones, actividades y competencia requeridas con el cargo y área de trabajo.

 Determinar parámetros normativos que permitan llevar a cabo el

proceso de reclutamiento y selección de personal.     

 Definir una herramienta que involucre el procedimiento de selección de

personal.
ALCANCE.

El manual es aplicable desde cargos gerenciales y directivos hasta los cargos

operativos, en todas las áreas que requieran personal para el desempeño de determinadas

actividades y funciones, brindando también la oportunidad de facilitar la adaptación del

personal que ingresa por primera vez a ocupar cualquier vacante dentro de la compañía.

NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ORGANIZACIÓN A LA HORA

DE TOMAR DECISIONES SOBRE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN, PROMOCIÓN Y
VINCULACIÓN.

El departamento de Gestión de Talento Humano tiene la responsabilidad de vigilar

y ejecutar las directrices del manual supervisando que todo el personal que ingrese a la

compañía cumpla con los perfiles requeridos para los cargos de las diferentes áreas

RESPONSABLES.

El área de Talento humano en especial selección son responsables de reclutar

candidatos que se presenten a través de bolsas de empleo, publicaciones de periódico y la

agencia pública de empleo del SENA. También de aclarar cualquier tipo de duda que se

presente en el momento de interpretar las actividades que se encuentran descritas dentro del

Manual. Durante el proceso de Reclutamiento y Selección la documentación que se genere

será protegida por el área de Talento humano en especial contratación garantizando su

confidencialidad.
CÓMO SE ESTRUCTURA.

El proceso de selección se estructura de acuerdo a la cantidad de candidatos que se

postulen a un cargo y que sean preseleccionados; el tiempo del proceso hasta que sea

seleccionado.

POLÍTICAS PARA LA BÚSQUEDA DEL TALENTO HUMANO

En los procesos de gestión del talento la captación es una de las partes más

importantes. Pero elegir al candidato más idóneo y que cumpla todos los requisitos es difícil.

Dada esta situación es conveniente establecer los criterios de selección de personal

previamente. Criterios como patrones de calidad, aptitudes tanto físicas como intelectuales,

experiencias previas y capacidad de desarrollo y adaptación. Todo ello, teniendo en cuenta

las necesidades de la organización,

ETAPAS DEL PROCESO.

   Notificación /creación de la vacante.

Se da inicio con el requerimiento de la vacante por parte del área encargada, donde se

debe estipular cargo, experiencia, condiciones salariales, horarios, conocimientos y

competencias. Una vez teniendo la información se publica la oferta en los diferentes portales

de empleo, bolsas y redes sociales.

Revisión / creación del perfil del cargo.

En el perfil de un puesto de trabajo se describe un conjunto de tareas y

responsabilidades que se asignan a una persona dentro de una organización, para esto es

importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Analizar el puesto en concreto: debe ser específico, detallado el tipo de

cargo y las funciones y tareas claves.

2. Descripción del puesto. En este punto se define la finalidad básica del

puesto de trabajo en función de su contribución a los resultados de la organización.

3. Funciones del cargo. Se especifican las funciones, tareas y actividades

incluidas en el puesto.

4. Formación exigida. Debes incluir los conocimientos mínimos

requeridos para el correcto desempeño del puesto.

5. Datos de identificación del puesto. Incluir las informaciones necesarias

para la localización correcta dentro de la compañía.

  PERFIL DE LAS COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES.

El perfil de competencias organizacionales es un conjunto de obligaciones y

competencias que debe tener una persona para desempeñarse de una manera eficiente en un

cargo específico de -------. Un perfil por competencias cumple con ser un modelo breve,

describe comportamientos que se pueden observar y se vincula a la estrategia, estructura y la

cultura de la organización.
REVISIÓN FUENTES DE RECLUTAMIENTO: INTERNAS (PROMOCIÓN O
ASCENSO) O EXTERNAS (VINCULACIÓN)

Fuentes de Reclutamiento Externo

 El empleo

 Computrabajo

 Linkedin

 Redes sociales

 Bolsas de empleo de cajas de compensación

 Bolsa de empleos de planteles educativos como el SENA

 Voz a voz

De acuerdo a los perfiles estipulados el área de selección tendrá la responsabilidad de

realizar el reclutamiento de hojas de vida de las fuentes anteriormente mencionadas.

Fuentes de reclutamiento interno

 Carteleras de noticias

 Invitación a postulación

Se promociona internamente la vacante, los candidatos deberán realizar una serie de

pruebas para validar conocimientos y competencias para el ascenso o promoción del cargo.

MECANISMOS DE PUBLICACIÓN DE VACANTES.

Diseñar una oferta atractiva para las publicaciones en los diferentes portales de

empleo en donde se informe el nombre del cargo, requisitos de experiencia, de estudios,

personales, correo electrónico del área de talento humano que recibirá las hojas de vida para

seleccionarlas.
MODELO HOJA DE VIDA PROPIA.

Debe contener toda la información profesional, educativa y personal sintetizada,

adicionalmente es indispensable colocar la experiencia, logros y perfil profesional.

DISEÑO AVISO DE PUBLICACIÓN

En Recursos Humanos una vacante es aquella que se genera cuando una plaza que se

encuentra dentro de la estructura organizacional es desocupada por la persona que la ocupaba

por diferentes motivos como renuncia, despido, promoción, etc., o bien, cuando se crea por

necesidades de la empresa para dar respuesta a la operación. Cada una de las plazas existentes

dentro de la organización cuenta con requerimientos específicos en cuanto a escolaridad,

experiencia, conocimientos, habilidades, idiomas, perfil de la persona, funciones, entre otras

y son todos estos requerimientos los que se difunden para atraer candidatos potenciales.

FORMATO DE REQUERIMIENTO DE PERSONAL

DATOS DE LA COMPAÑÍA
FECHA DE REQUISICIÓN:
Razón Social
NIT
Contacto
 Cargo
Teléfono de Contacto
Dirección de la Compañía
E-mail
PERFIL SOLICITADO
Nombre del Cargo
Número de Vacantes
Área de Trabajo
Fecha tentativa de
contratación
REQUISITOS PERSONALES
Edad
Género
REQUISITOS ACADÉMICOS
Nivel Académico;
Técnico ( ) Tecnológico ( )
Profesional ( ) Ingles ( )
Otros Requisitos
FUNCIONES Y EXPERIENCIA DEL PUESTO

Descripción de Funciones

Experiencia

Remuneración Mensual

Horario de Trabajo

REVISIÓN DE HOJAS DE VIDA / POSTULACIONES INTERNAS.

En esta etapa inicial se deben aplicar Los filtros más exigentes, desde años de

experiencia, la foto de tu hoja de vida, la extensión de la hoja de vida, redacción, errores

ortográficos, perfil profesional, empresas donde se ha trabajado, etc. Si la hoja de vida

actualizada cumple con los requisitos, o la entrevista telefónica fue buena, se procede a

programar la entrevista personal.

En cuanto a las postulaciones internas los candidatos deben postularse llevando a el

área de selección sus hojas de vida y formalizando su postulación mediante in formato de

inscripción, dentro del plazo de la convocatoria, luego de ello el área encargada dispone de

una semana para revisar la hoja de vida y luego solicitará el examen o en su defecto se

dispondrá de un ascenso automático.

En general los candidatos serán citados y se procederá a realizar una entrevista  a los

candidatos teniendo en cuenta la información suministrada en su hoja de vida y resultados de

pruebas psicotécnicas aplicadas al puede ser en día de la citación a entrevista.

CREACIÓN BASES DE DATOS DE CANDIDATOS.

· Crear una base de datos de candidatos ahorra tiempo de selección y permite

encontrar candidatos más cualificados. 

· Para esta estrategia se puede tener en cuenta las siguientes condiciones:

· Establecer prioridades con vacantes difíciles de cubrir, lo que ayudara a

reducir el coste de contratación y duración del proceso.

· Filtra buscando los mejores. Ahorra tiempo, hay que averiguar a través de
contactos si encaja el tipo de perfil que se está buscando.

· Conseguir el apoyo de los responsables de contratación.

· Organización: Control de candidatos contactados, sus respuestas y nivel de
interés.
 · Trata a los candidatos con respeto.

· Personalización del mensaje.

· Mantén tu visibilidad y accesibilidad.

· Empápate de la cultura del networking.

· Establece objetivos claros para tu equipo.

· Medir los avances.

· Reconocer los éxitos.

ELECCIÓN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN, SEGÚN: ¿QUÉ SE QUIERE MEDIR?

¿A QUIÉNES SE QUIERE EVALUAR? ¿CUÁNTOS SERÁN EVALUADOS? ¿CÓMO
SERÁN ENTREVISTADOS? ¿QUIÉNES PARTICIPARÁN DEL PROCESO?

La elección de estos instrumentos debe ser alineada con los objetivos estratégicos de

la organización dependiendo las características psicométricas y las no psicométricas como

por ejemplo, su apariencia o su formato grupal o individual, el tiempo requerido para

aplicarlas o costo de utilización.

REFERENCIACIÓN: LABORAL, ACADÉMICA, PERSONAL ENFOCADA EN SUS

COMPETENCIAS.

Se verifica los datos dejados en la hoja de vida con todos los soportes.

FORMATO DE REFERENCIACIÓN
 TEMPORALES INTEGRALES

FORMATO VERIFICACION REFERENCIAS LABORALES

AREA DE GESTION HUMANA

FECHA SOLICITUD DIA: MES: AÑO:

NOMBRE CANDIDATO:

CARGO A OCUPAR:

DEPENDENCIA:

INFORMACIÓN ENTIDAD
ENTIDAD: ____________________________________________ CIUDAD: ______________________________

REFERENCIAS OTORGADAS POR:

NOMBRE: CARGO:

FECHA DE INGRESO: ______________________ FECHA DE RETIRO: ________________________

CARGOS OCUPADOS:
1. 4.
2. 5.
3. 6.

CALIFIQUE AL ASPIRANTE DE 1 A 5, DE ACUERDO A LOS SIGUIENTES FACTORES:

EXCELENTE 5
BUENO 4
ACEPTABLE 3
DEFICIENTE 2
PESIMO 1
(competencias del nivel)
RELACIONES ACTITUD DE SERVICIO:
TRANSPARENCIA: ADAPTACION AL CAMBIO:
ORIENTACIÓN A RESULTADOS: COLABORACION:
COMPROMISO: DISCIPLINA:
CONOCIMIENTOS: MANEJO DE LA INFORMACIÓN:

MOTIVO DEL RETIRO:

VOLVERIA A CONTRATARLO: SI_______ NO________

Por que?

FIRMA PROFESIONAL ESPECIALIZADO AREA GESTION HUMANA

DECISIÓN DE CONTRATAR / PROMOVER A UN CARGO.

Luego de haberse terminado el proceso de reclutamiento y selección

complementándolo con los resultados obtenidos en los exámenes de habilidades y

conocimientos se puede evaluar a los distintos candidatos para elegir cual es el más

adecuado.
 Todos los candidatos tienen ventajas y desventajas en su persona, pero la idea

principal es tratar de escoger la persona que pueda desempeñarse mejor en el puesto de

trabajo y en la distribuidora.

NOTIFICACIÓN EN CASO POSITIVO: LISTA DE DOCUMENTOS DE

VINCULACIÓN. 

•         Solicitud de empleo

•         Hoja de vida

•         5 fotocopias de la cedula de ciudadanía

•         Fotocopia de la libreta militar

•         Certificados de aportes y permanencia de EPS y AFP

•         Fotocopia de certificado de estudios

•         Certificado antecedentes disciplinarios

•         Certificado judicial

•         2 referencias laborales

•         2 referencias personales (no familiares)

•         Exámenes de ingreso

NOTIFICACIÓN EN CASO NEGATIVO: MODELO CARTA DE AGRADECIMIENTO

POR PARTICIPAR EN EL PROCESO.

Señor(a)

La Ciudad
 En nombre de ____________________queremos agradecerle su interés y

participación en el proceso de selección adelantado en la compañía. Si bien por las

necesidades actuales de la Organización y para este proceso específico no fue seleccionado,

estamos seguros que por sus cualidades personales y laborales podemos contar con su hoja de

vida en nuestra base de datos para futuros procesos que representen una nueva oportunidad

en la Compañía.

Cordialmente,  

Área de Gestión de Talento Humano

GLOSARIO.

Aspirante:   Persona   que   se   postula   para   ser   incluido(a)   en   el   proceso   de

reclutamiento o promoción.

Candidato(a): Aspirante que cubre el perfil del puesto y está propuesto(a) para la ocupación

del puesto.

Capacidad:  Son las habilidades y destrezas teóricas y/o prácticas que posee el trabajador

para poder desempeñar satisfactoriamente su puesto.

Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. Contrato

Individual de Trabajo: Formato único que se elabora para contratar a los

trabajadores por periodos prologados o en plazas definitivas

Educación: Grado de preparación académica que requiere tener una persona para desarrollar

eficientemente las tareas de un puesto.

Experiencia:  Es   la   adquisición   de   conocimientos   mediante   la   práctica

correspondiente necesaria para ejecutar eficientemente el trabajo. La experiencia se

obtiene dentro y fuera de la institución mediante práctica certificada en el puesto o

puestos similares.

Examen técnico o de conocimientos: Se refiere a una diversidad de posibles pruebas

mediante las cuales se busca evaluar el grado con que una personal. Por ejemplo, 

recuerda   o  reconoce,   comprende,  aplica,   analiza,   sintetiza   y/o   evalúa la

información de una o varias disciplinas o áreas de conocimiento.

Fuentes de reclutamiento: Medios por los que se buscan aspirantes para cubrir una  

vacante.  Estas   pueden   ser   convocatorias   internas,  externas,   consultas   en

bolsas de trabajo, juntas de intercambio, etc.