1.

Qué es Control

Control puede ser el dominio sobre algo o alguien, una forma de fiscalización, un
mecanismo para regular algo manual o sistémicamente o un examen para
probar los conocimientos de los alumnos sobre alguna materia.

La palabra control deriva del francés antiguo controle que se refería a un registro
que lleva un duplicado.

En administración, control es un proceso creado para verificar que los objetivos

de una El control tiene como objetivo evitar irregularidades

En economía, el control cambiario son fijadas por el Estado para regular el

movimiento de divisas en un país.

El control puede ser una característica humana positiva que nos ayuda a
organizar mejor nuestras vidas.

2. Definición de control

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa

cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una
dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la
organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos
van de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto

organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se
revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:

 Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación

con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las
medidas correctivas necesarias.
 George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a
cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de
manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
 Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los
hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
 Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los
subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa
como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.
 Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de
las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos
objetivos.
  Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación
con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la
obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
 Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso
administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva
cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente
regulador.

3. Elementos

 Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los

objetivos que se establecen en la planeación.
 Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los
resultados.
 Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es
descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación.
 Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los
errores.

4. Requisitos de un buen control

 Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de

planeación, organización o dirección.
 Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores
actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación,
organización o dirección.

5. Importancia del control

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el
mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

 Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se

corrige para eliminar errores.
 Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier
organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo
ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público.
Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan
reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes
para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les
ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los
servicios de sus organizaciones.
 Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los
consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y
otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la
 entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de
la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios
a su medida.
 Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de
obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada es agregar valor. Tratar
de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy
costoso y contraproducente
 Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea
hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de
delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en
equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el
contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de
control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin
entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

6. Bases del control

Podríamos decir que el control se basa en la consecución de las siguientes

actividades:

 Planear y organizar.
 Hacer.
 Evaluar.
 Mejorar.
 Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que
facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y
organización para fijar qué debe hacerse y cómo.
 El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la
consecución de los objetivos. De éste hacer se desprende una información
que proporciona detalles sobre lo que se está realizando, o sea, ella va a
esclarecer cuáles son los hechos reales. Esta información debe ser clara,
práctica y actualizada al evaluar.
 El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la
información obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar
decisiones acerca de que medidas deben ser necesarias tomar.
 La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las
desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

7. Elementos del control

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos

que se suceden:

 Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que

establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un
 estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o
comparación de alguna cosa.
 Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene
como fin evaluar lo que se está haciendo.
 Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera
etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido
como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error
o falla con relación al desempeño esperado.
 Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir
el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es
siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o
variación con relación al estándar esperado.

8. Áreas del control

El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la empresa.

Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de
control o monitoreo.

9. Principios de control

 Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el

grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se
delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario
establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están
cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada
está siendo debidamente ejercida. Ningún control será válido si no se
fundamenta en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer
medidas especificas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para
la evaluación de lo establecido mismas que se determinan con base en los
objetivos. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de
ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, perdidas de tiempo y
de dinero.

 De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe

aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible
tomar medidas correctivas, con anticipación.
 De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los
objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los
objetivos preestablecidos. Ningún control será valido si no se fundamenta
en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos. 
 De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se
presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente,
de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de
tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es inútil detectar
 desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen
medidas preventivas y correctivas.
 De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe
justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con
las ventajas reales que este reporte. Un control sólo deberá implantarse si
su costo se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servirá
establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúa
resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantación.
 De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo,
delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren el
control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o
aleatorios.
 De la función controladora: La función controladora por ningún motivo debe
comprender a la función controladora, ya que pierde efectividad de control.
Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que
realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

10. Reglas del proceso de control

Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control:

1. Establecimiento de los medios de control.

2. Operaciones de recolección de datos.
3. Interpretación y valoración de los resultados.
4. Utilización de los mismos resultados.

La primera, y la última de estas etapas son esencialmente propias del

administrador.
La segunda, ciertamente es del técnico en el control de que se trate. La tercera,
suele ser del administrador, con la ayuda del técnico.
Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada grupo, hay
que escoger los que puedan considerarse como estratégicos.

1. ¿Qué mostrará mejor lo que se ha perdido o no se ha obtenido?

2. ¿Qué puede indicarnos lo que podría mejorarse?
3. ¿Cómo medir más rápidamente cualquier desviación anormal?
4. Qué informará mejor "quien" es responsable de las fallas?
5. ¿Qué controles son los más baratos y amplios a la vez?
6. ¿Cuáles son los más fáciles y automáticos?

Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la

organización:

1. La organización es la expresión de los planes, y a la vez un medio de

control. Por so, cuando el control "rompe" los canales de la organización
 sistemáticamente, distorsiona y trastorna ésta. Vgr: los reportes que se
obliga a los obreros, entre otros, que entreguen a contabilidad u otro
departamento de control "directamente", tienden a distorsionar la
organización.
2. Además, los mismos controles pierden eficacia. Vgr: muchas veces el dato
escueto no sirve, pues necesita de la interpretación o adiciones que debe
hacerles el jefe de cada departamento, que es quien tiene la visión general
del mismo.

Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la

función controladora, para aplicar el que sea más útil.

1. Para determinar la naturaleza de los controles, servirá la siguiente

clasificación de los medios de control:

2. Puramente personales, vgr: supervisión, revisión de operaciones, entre

otros.
3. Para lo que se refiere a la "naturaleza de la función controladora", ubique lo
que se refiere a "los medios de control".

Los controles deben ser flexibles. Cuando un control no es flexible, un problema

que exija rebasar lo calculado en la previsión, hace que, o bien no pueda
adecuadamente la función, o bien se tienda a abandonar el control como
inservible. Muchos están en contra del empleo de controles, precisamente por su
inflexibilidad.

Los controles deben reportar rápidamente las desviaciones. El control de tipo

"histórico", mira hacia el pasado. De ahí que, muchas veces, cuando reporta una
desviación o corrección, ésta es ya imposible de realizarse. Los controles, por el
contrario, deben actualizarse lo más que se pueda.

Los controles debe ser claros para todos cuantos d algunas manera han de
usarlos. De ahí la necesidad de limitar "tecnicismos". Su empleo exagerado suele
ser la tendencia natural que se da en los "especialistas", como un medio de "hacer
valer su puesto". Pero la verdadera manera de lograrlo, es obteniendo el máximo
efecto del control, y éste no se dará, si todos los que han de emplearlo, no lo
entienden perfectamente.
Por la misma razón, debe cuidarse de estar instruyendo permanentemente sobre
la necesidad de los controles y sobre su táctica y terminología, a quienes han de
intervenir en su operación.
Los controles deben llagar lo más concentrados que sea posible a los altos niveles
administrativos, que los han de utilizar.
Por esta razón debe encarecerse siempre la utilización de gráficas para el control,
ya sean simples líneas, gráficas de Gantt, de punto de equilibrio, etc. Nótese
además el beneficio de poder aplicar las técnicas de la estadística.
Los controles deben conducir por sí mismos de alguna manera a la acción
correctiva. No sólo deben decir "que algo está mal", sino "donde, por qué, quien es
el responsable, etcétera".
En la utilización de los datos deben seguirse un sistema.
Sus pasos principales serán:

1. Análisis de los "hechos".

2. Interpretación de los mismos.
3. Adopción de medidas aconsejables.
4. Su iniciación, y revisión estrecha.
5. Registro de los resultados obtenidos.