UNIVERSIDAD DEL PACÍFICO

Informática para los Negocios I Ciclo 2020-1

Ejercicio 1 Power Query

En este ejercicio vamos a demostrar el uso de diversos comandos disponibles en PowerQuery.

DATOS DE ENTRADA
Empecemos describiendo los datos que se tienen disponibles al inicio.

Archivo: UPInfoNegoIU2A002 - Ejercicio 1 - Archivo 1

Hoja: REPORTE
Tabla: Datos sin estructura de tabla. Encabezados no corresponden a la primera fila de la hoja.
Contenido: Datos transaccionales de ventas en los diferentes locales, especificando: Factura, Fecha, Cliente,
Sede, Vendedor, Garantía Extendida y Montos por cada marca.
Los datos tienen columnas combinadas, celdas en blanco y distribución de datos no plana.

Archivo: UPInfoNegoIU2A002 - Ejercicio 1 - Archivo 2

Hoja: VENDEDORES
Tabla: Datos con estructura de tabla.
Contenido: Datos de los vendedores: Local, ID, Nombre, Comisión

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DATOS DE SALIDA

Se busca generar 2 reportes:

Ventas por cada Sede, Marca y Mes.

Datos sobre vendedores: Sede, ID vendedor, Montos totales, Cantidad de Operaciones, Monto mayor, Comisiones.

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DESARROLLO

Usaremos el Archivo 2 para crear nuestras tablas resultado, estamos suponiendo que el Archivo 1, por la estructura
y formato que tiene, parece ser descargado de un sistema externo y por lo tanto no podemos modificarlo.
Descargue Archivo 1 y Archivo 2 y cópielos en la carpeta “D:\Ejercicio 1 - PQ”

Primera etapa
Crear una consulta a partir de la Tabla Vendedores.
Paso 1: Obteniendo los datos de Archivo 2.
Abra el Archivo 2.
Coloque el cursor sobre la tabla vendedores y clic en la cinta Datos/ Desde una tabla o rango.

En la interfaz de Power Query aparecerá la tabla.

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Paso 2: Cambiando los tipos de datos.
Power Query hace un reconocimiento automático de los tipos de datos.
Puede verificar los tipos de datos haciendo clic sobre cualquier campo o celda de la tabla y visualizando la cinta
Inicio/Tipo datos. También puede verificarlo viendo directamente el nombre del campo donde hay símbolos
descriptivos ABC, 123, 1.2, etc.

Paso 3: Terminando la consulta.

Ya que la tabla origen se llama Vendedores, la consulta ha sugerido el mismo nombre. Lo dejaremos así.
Ahora debe cerrar la consulta, pero no exportar los resultados nuevamente a Excel (no tendría sentido exportar a
una hoja de Excel una tabla idéntica a la que ya existe)
Clic en la cinta Inicio/Cerrar y cargar en…
Elegir “Crear solo conexión” y Aceptar.
(en el caso eligiera “Cerrar y cargar” y se desplegara una tabla con la información podría eliminar la tabla para que
solo permanezca la consulta como resultado.)

GRABE SU ARCHIVO, no lo cierre todavía.

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Segunda etapa
Crear una consulta que transforme los datos de la hoja REPORTE en una tabla, arreglando los problemas que
presenta la información.
Aunque la consulta puede llamarse de cualquier manera la llamaremos DATA.

Paso 4: Obteniendo los datos de Archivo 1.

Vamos a obtener acceso al Archivo 1, desde nuestro Archivo 2.
Clic en la cinta Datos/Obtener datos/Desde un archivo/Desde un libro

Busque el Archivo 1 y haga clic en el botón Importar.

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Cuando se haya abierto la ventana “Navegador” seleccione la hoja “Reporte” y presione el botón “Transformar datos” (en
otras versiones de Excel podría decir Editar o algún sinónimo, lo importante es que no cargue los datos directamente
a Excel)

Paso 5: Quitando filas superiores.

Vemos que los encabezados de la tabla obtenida no son los encabezados de la tabla original.
Clic en la cinta Inicio/Quitar Filas/Quitar filas superiores

Escribimos 2 y Aceptar.

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Paso 6: Promoviendo encabezados.
Promover la primera fila para que está represente los encabezados.
Clic en la cinta Inicio/Usar la primera fila como encabezado

Paso 7: Cambiando los tipos de datos.

Dependiendo de la versión de Excel, este paso se puede generar de manera automática.
Si no se genera entonces debemos cambiarlo manualmente.
Verifique que la columna “Fecha” es del tipo “Fecha” y que se aprecian fechas y “null” como valores.
Si el tipo de datos no ha cambiado debe cambiarlo a Fecha en la cinta Inicio/Tipos de datos/Fecha

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Paso 8: Rellenando hacia abajo.
Buscamos rellenar los espacios del campo Fecha.
Para ejecutar este paso los valores vacíos deben figurar como “null”.
Seleccione la columna Fecha y clic en la cinta Transformar/Rellenar/Abajo

Paso 9: Dividiendo por delimitador.

Dividiremos el campo Sede/Vendedor en sus dos componentes
Seleccione el campo Sede/Vendedor y clic a la cinta Transformar/Dividir columna/Por delimitador

En la ventana “Seleccione o escriba el delimitador” seleccione --Personalizado-- y en el cuadro escriba la raya

vertical | y clic en Aceptar.

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Paso 10: Cambiando el nombre de las columnas.
Haga doble clic a los encabezados y cámbiele el nombre:
Sede/Vendedor.1 por Sede
Sede/Vendedor.2 por Vendedor
Así queda:

Paso 11: Reemplazando valores.

Debemos reemplazar en la columna “Garantía Extendida” los casilleros vacíos por “No”.
Seleccione la columna “Garantía Extendida” y clic en la cinta Transformar/Reemplazar valores

El cuadro “Valor que buscar” se deja vacío y en el cuadro “Reemplazar con” se escribe No. Clic en Aceptar.

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Paso 12: Planeando la tabla.

Ahora vamos “planear” nuestra tabla pues tenemos cada monto referido a una marca en una columna diferente.
Usando la tecla Shift seleccionar las columnas desde “Factura” hasta “Garantía Extendida”.
Seleccione la cinta Transformar/Anular dinamización de columnas/Anular dinamización de otras columnas

La tabla queda así:

Cambiar “Atributo” por “Marca” y “Valor” por “Monto”.

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Paso 13: Redondeando números.
Redondear los montos.
Los montos contienen muchos decimales y es necesario redondearlos.

Seleccionar el campo “Monto” y clic en la cinta Transformar/Redondeo/Redondear…

Escribimos 2 en “Posiciones decimales” y clic en Aceptar.

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Paso 14: Filtrando filas.
Debemos filtrar valores no relevantes. Filtrar la columna “Monto” para que no contenga (nulo) ni 0.

Paso 15: Dividiendo columna por delimitador.

Ahora vamos a mejorar un poco el formato de la columna “Cliente”. Primero dividimos el apellido paterno.
Seleccionar la columna Cliente. Clic en la cinta Transformar/Dividir columna/Por delimitador

Seleccione “Espacio” y active la casilla

“Delimitador situado más a la izquierda”
Clic en Aceptar.

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Paso 16: Dividiendo columna por delimitador.
Ahora separamos el apellido materno con el mismo procedimiento del paso anterior. La tabla queda así:

Paso 17: Combinando columnas.

Ahora unimos los apellidos.
Seleccionar ambas columnas (Cliente.1 y Cliente.2.1).
Clic en la cinta Transformar/Combinar columnas
Luego en el cuadro “Separador” selecciona “Espacio” y en el cuadro “Nuevo nombre de columna (opcional)”la
puede dejar en “Combinada”. Clic en Aceptar.

Paso 18: Cambiando texto a mayúsculas.

Convertimos los apellidos a mayúsculas.
Seleccionar la columna “Combinada” y clic en la cinta Transformar/Formato/MAYÚSCULAS

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Paso 19: Cambiando el texto a nombre propio.
Mejoramos formato de los nombres.
Seleccionar la columna “Cliente 2.2” y clic a la cinta Transformar/Formato/Poner En Mayúsculas Cada Palabra
La tabla queda así:

Paso 20: Combinando columnas.

Volvemos a juntar apellidos y nombres
Seleccionar las columnas “Combinada” y “Cliente 2.2”.
Seleccione la cinta Transformar/Combinar columnas
En el cuadro “Separador” seleccione --Personalizado--
En el cuadro de abajo escribir una coma y un espacio.
En el cuadro “Nuevo nombre de columna (opcional)” escriba Cliente.
Clic en Aceptar.

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Paso 21: Terminando la consulta.
En el panel de la derecha “Configuración de la consulta”, modifique el Nombre de la consulta a DATA.
Nota: Si no ve este panel seleccione la cinta Vista/Configuración de la consulta

Seleccione la cinta Inicio/Cerrar y cargar en…

Elegir “Crear solo conexión” y Aceptar.

GRABE SU ARCHIVO, no lo cierre todavía.

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Tercera etapa
A partir de la consulta DATA generar un reporte con las ventas según Marca, Mes y Sede.

Paso 22: Crear una consulta nueva a partir de una consulta existente.

Nuestro punto de partida será la consulta apenas generada DATA.

En panel “Consultas y conexiones”, sobre DATA, botón de derecho del mouse y elegir Referencia.

Paso 23: Insertando el mes.

Agregamos el número de mes.
Seleccione la columna Fecha y clic en la cinta Agregar columna/Fecha/Mes/Mes

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Paso 24: Agrupando filas.
Generamos una agrupación de filas en base a Mes, Sede y Marca.
Los valores que se acumularán serán el Monto y se calcularán tanto la suma total como el monto máximo.
Clic a la cinta Transformar/Agrupar por
En la ventana que aparece active la opción “Uso avanzado” para que pueda agregar más columnas.

Agrupar por: Mes, Sede, Marca (clic al botón “Agregar agrupación” para agregar más columnas)

Nuevo nombre de columna: “Total”, Operación: “Suma”, Columna: “Monto”

Nuevo nombre de columna: “MontoMax”, Operación: “Máx”, Columna: “Monto”
Clic en Aceptar.

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Por ejemplo, el resultado de la primera fila viene de:

La suma de la columna Monto es 2723 y el Monto máximo es 349.9.

Paso 25: Quitando columnas.

La columna MontoMax la hemos generado solo de manera demostrativa.
No es lo que necesitamos y la borramos.
Clic al encabezado de la columna MontoMax y presionar la tecla Suprimir.

Paso 26: Moviendo columnas.

Simplemente arrastre los encabezados de las columnas.
Coloque las columnas en este orden Sede, Marca, Mes y Total.

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Paso 27: Generando tablas de doble entrada.
Ahora generamos la tabla de doble entrada que constituirá nuestro reporte.
Seleccionar la columna Mes, clic a la cinta Transformar/Columna dinámica
En “Columna de valores” seleccionar Total
En “Opciones avanzadas” asegúrese que la función de valor agregado sea la Suma

Obteniéndose:

Por ejemplo, el resultado en la primera fila de Ate, LG y mes 1 viene de:

La suma del monto es 1196.5.

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Paso 28: Terminando la consulta.
Modificar el nombre de la consulta en el panel Configuración de la consulta. Nombre: VentasxMarcasxMesxSede

En la cinta Inicio/Cerrar y cargar en…

Elegir “Tabla” y Aceptar.

Resulta:

GRABE SU ARCHIVO, no lo cierre todavía.

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Cuarta etapa
A partir de la consulta DATA y la tabla Vendedores, generar un reporte que calcule las comisiones de los
vendedores.

Paso 29: Crear una consulta nueva a partir de una consulta existente.

Nuestro punto de partida será nuevamente la consulta generada DATA.

En el panel Consultas y conexiones, sobre DATA, botón de derecho del mouse y elegir Referencia.

Paso 30: Combinando consultas.

Con la información de DATA obtendremos información de la tabla Vendedores.
Esto se puede asemejar un poco a la función BUSCARV o INDICE/COINCIDIR, pero la diferencia y potencialidad
radica en que:
1. Podemos usar varios criterios conjuntos para hacer una búsqueda entre las tablas.
En este ejercicio vamos a buscar, utilizando los campos Sede y Vendedor en DATA, aquellos que coincidan
con Local e ID en Vendedores.
2. El resultado no es un valor sino tablas con los registros que coincidan, con lo cual en una sola operación se
obtiene mucha información.

Clic en la cinta Inicio/Combinar consultas

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En DATA (2) utilizando la tecla Ctrl seleccionar las columnas “Sede” y “Vendedor” (en ese orden), con lo que
aparecerán unos pequeños números 1 y 2 en los encabezados.
Luego en el cuadro combinado seleccionar “Vendedores” con lo que aparecerá la consulta Vendedores
En esta consulta, mientras presione la tecla Ctrl seleccionar “Local” e “ID” (en ese orden), aparecerán los números
1 y 2. Estos serán los que indican que campos de la primera consulta se relacionan con los de la segunda.
Presionar Aceptar.

Note que aparece una nueva columna “Vendedores”. La tabla queda así:

Paso 31: Expandiendo la nueva columna.

Extraemos la información relevante de la columna agregada.
En nuestro caso nos interesa solo el “Nombre” y el “Porcentaje de Comisión”.
Presione el pequeño icono con dos flechas a la derecha de “Vendedores”.

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En el cuadro que aparece deje seleccionado solo “Nombre” y “Comisión”.
Quite también el check en “Usar el nombre de la columna original como prefijo”.
Presione Aceptar.

Así queda la tabla:

Cambie el encabezado “Comisión” por “PorcComisión”

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Paso 32: Agregando una columna personalizada.
Calculamos la comisión a pagar a cada vendedor:
Comisión = Monto * PorcComisión
Seleccione la cinta Agregar columna/Columna personalizada
En el cuadro “Nuevo nombre de columna” cambie “Personalizada” por “Comisión”.
En el cuadro “Fórmula de columna personalizada” escribimos la fórmula.

Paso 33: Agrupando filas.

Generamos una agrupación de filas en base a Sede, Vendedor y Nombre.
Los valores que se acumularán serán la suma total de montos, cantidad de operaciones, máximo monto y la suma
total de comisiones. Seleccione la cinta Transformar/Agrupar por

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Resulta la tabla:

Paso 33: Redondeando al alza.

Redondeamos los montos a pagar a los vendedores hacia el entero superior.
Seleccionar la columna “Comisiones” y clic en la cinta Transformar/Redondeo/Redondear al alza

Queda así:

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Paso 34: Ordenando las columnas.
Ordenamos la tabla para mejor lectura.
Nuestros criterios son Sede (1er criterio) y Vendedor (2do criterio)
Seleccione la columna “Sede” y luego clic en “AZ”.
Luego seleccione la columna “Vendedor” y nuevamente “AZ”

Paso 35: Terminando la consulta.

Nombraremos a esta consulta ComisionesVendedores

Selecciones cinta Inicio/Cerrar y cargar en…

Elegir “Tabla” y Aceptar.

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Finalmente, este es el resultado.

GRABE SU ARCHIVO y cierre su archivo.

FIN

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