Ciudad Sede Principal: Bogotá

Fecha de Creación: 15 de julio de 2019

Número de empleados: 36 empleados, relacionados a continuación:

 1 gerente.
 1 secretaria
 1 contador
 1 jefe de producción
 14 operarios de producción
 1 jefe de talento humano
 1 secretarias de talento humano
 1 jefe de ventas
 1 secretaria de ventas
 10 encargados de ventas
 1 jefe de marketing
 1 secretaria de marketing
 2 empleados de marketing

Características de la empresa La empresa Sportiva tiene como actividad económica la

producción y comercialización de ropa deportiva. Su estructura organizacional jerárquica está
compuesta por planta administrativa (gerente, secretaria, contador), los jefes de departamento
(producción, talento humano, ventas y marketing) y personal operativo de cada uno de los
departamentos mencionados. Se tiene atención presencial, atención telefónica y página web.

Dirección: Calle 13 N. 15-21

Celular: 3115701000

Página web: www.sportiva.com

Características de la comunicación interna

Un esfuerzo que hace la empresa, de acuerdo a sus orígenes que la hacen diferente a las demás

A que se dedican, en que son expertas, su misión también sus valores sus objetivos y su actitud

Es un ejercicio proyectivo, de que quiere llegar a ser en el largo plazo

Es sensible a cambios y la realidad en donde esta trabajando

La tercera característica es el mensaje que debe ser atractivo, útil para el trabajador
La cuarta carácter+istica debe ser estratégico

La quinta debe ser absolutamente creativo

Una persona estretegica fiable y segura de las desiciones que toma

El ámbito organizacional en el departamento de comunicación

Presentar la identificación de la empresa.

La empresa Sportiva tiene como actividad económica la producción y comercialización de ropa

deportiva. Su estructura organizacional jerárquica está compuesta por planta administrativa
(gerente, secretaria, contador), los jefes de departamento (producción, talento humano, ventas y
marketing) y personal operativo de cada uno de los departamentos mencionados. Se tiene
atención presencial, atención telefónica y página web.

Definir el tipo de comunicación. Comunicación horizontal: En esta categoría gran parte de la

comunicación suele ser informal, a través relaciones de amistad y compañerismo. Cuando se
fomenta desde la empresa, se promueve como pauta de trabajo la colaboración y el trabajo en
equipo. Los instrumentos más adecuados son:

 Reuniones por departamentos o grupos de trabajo

 Sesiones informativas
 Correo electrónico
 Redes sociales
 Reuniones con otras divisiones (comunicación horizontal)
 En la actualidad, muchas de las herramientas mencionadas pueden ser electrónicas,
ahorrando costos y generando barreras más difusas entre los tres tipos de comunicación.

Plan de comunicación interna para una empresa.

La comunicación dentro de una empresa, ya sea grande o pequeña, es fundamental para crear
sinergias y un ambiente adecuado entre todos los miembros de la misma. Lograrlo puede dar
como resultado una empresa con mayor productividad gracias a que todos los trabajadores se
encontrarán envueltos por un entorno positivo y agradable. Por otro lado, una comunicación
interna adecuada es capaz de crear fuertes vínculos entre el empleado y la empresa y también
motivarle y permitir su desarrollo personal. El valor de la comunicación interna.

 La comunicación horizontal y la participación de los directivos en la vida diaria de la

empresa son ejemplos de éxito de un buen plan de comunicación interna. Al establecerlo
se confía más en los empleados y se despiertan en ellos sentimientos que les hacen
sentirse más valorados y necesarios. Estos trabajadores se esforzarán más al notar que se
les escucha y lo harán implicándose más en el negocio. Tener una vía de comunicación
 interna adecuada del trabajador con los directivos y los demás compañeros siempre ayuda
mucho más que tener empleados que hacen su trabajo sin mediar palabra ni implicarse.
 Un blog puede servir para que los directivos informen novedades sobre el negocio, pero
también recibir comentarios o reclamos de los empleados.
 Una red social puede servir para crear conocimientos en forma colectiva entre jefes y
subordinados, o bien para compartir información entre pares.
 Es importante entender que los empleados de una empresa son una de las partes más
imprescindibles de la misma. Todos los trabajadores que forman una empresa son vitales y
tienen su propio nivel de importancia ya sean directivos, expertos en marketing u
operadores.
 No hay nadie que no importe o que no influya en el desarrollo de la empresa razón por la
cual es importante que la comunicación interna se ocupe de que las distintas partes que
forman la empresa se encuentren en conexión de una manera conveniente, uniendo lazos
entre ellos y permitiendo que tengan una buena relación personal y profesional. Tal y
como un cliente contento tiene posibilidades de volver a confiar en nosotros, un empleado
satisfecho será más propenso a esforzarse y vincularse de forma más personal con el
negocio. Y todo ello se puede conseguir gracias a fomentar este tipo de comunicación, que
se trata de una de las principales ventajas competitivas de los tiempos actuales.
 En ocasiones se piensa que introducir una de estas estrategias proporcionará beneficios
inmediatos, cuando en realidad no se aprecian hasta pasadas unas semanas o incluso unos
meses.
 Crear sentido de pertenencia, fidelización del empleado para su estancia a largo plazo y
similares sensaciones son acciones que no se realizan lo suficiente. Por ello es importante
ser conscientes de la importancia de ponerle remedio reforzando la comunicación interna
con un plan bien elaborado que acompañe a los empleados en su trabajo diario y que les
haga partícipes de la misión corporativa y el objetivo del negocio.
 De forma paralela a esto hay que implementar tecnología puntera que permita realizar
una mejor gestión de este tipo de comunicación.
 Se debe crear mayor compromiso por el negocio entre los empleados y para ello hay que
aprovecharse del dinamismo que proporcionan las herramientas online y las disponibles
en dispositivos móviles. Cuanto más en vivo sea la comunicación y mejor sea el sistema
para compartir recursos, más posibilidades habrá de disfrutar de un buen rendimiento.
 Es necesario aplicar a la mejora de la comunicación interna los últimos recursos y todas las
utilidades que puedan marcar la diferencia a la hora de llegar a todo el equipo. De tener
una empresa que realiza una gestión adecuada de este aspecto depende en gran medida
que sus empleados no solo sientan ganas de esforzarse al máximo, sino también que se
cree un sentimiento de fidelidad que ayude a la retención de personal. Por eso, hay que
fomentar el aprovechamiento de los últimos sistemas y la elaboración de una estrategia
que esté actualizada y sea consciente de las necesidades de los empleados.
 Dentro de la empresa se está preparado con herramientas más tradicionales o más
innovadoras, la importancia de la comunicación interna es la misma para manejar diversos
tipos de comunicación.
  No sólo transmitir mensajes de arriba hacia abajo, a la manera típica de jefe a
subordinado, pues se tienen resultados en organizaciones dinámicas y cambiantes como
las que exigen los mercados actuales.
 Una buena comunicación nunca debe ser sólo unidireccional, pues pierde uno de los
beneficios más importantes del proceso: la respuesta y la interacción

-Construir un protocolo de comunicaciones internas y externas para el caso de la empresa

Sportiva.

1. OBJETIVO

Establecer los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta comunicación interna, así
como regular y asegurar la comunicación externa entre EMPRESA, y demás partes interesadas
(Comunidad, Clientes, Proveedores, Contratistas, Entes gubernamentales, Visitantes, Trabajadores
y familias entre otros).

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las áreas y centros de trabajo de EMPRESA, y demás partes
interesadas.

3. RESPONSABLES

La Gerencia (Gerente General y Subgerente General), son los responsables del suministro de los
recursos humanos, tecnológicos y financieros para ejecutar los parámetros establecidos en este
procedimiento. La alta dirección es los encargados de divulgarlo y verificar su cumplimiento. Será
obligación de todos los trabajadores o cualquier persona que tenga vinculo o que desarrolle
actividades en nombre de la Empresa, el aplicar las pautas determinadas en el presente
documento.

4. DEFINICIONES

 Actas: Herramienta de comunicación en las que se plasma la participación, discusión,

conclusión y compromiso de todo tipo de reuniones o convocatorias que se realicen en la
Empresa.
 Buzón PQRS: Receptáculo instalado en la Entidad en donde se depositan todas las
preguntas, quejas, reclamos y sugerencias de los empleados, proveedores y clientes.
 Carteleras Informativas: Escrito o dibujo hecho sobre una lámina grande, generalmente
de papel resistente, que se coloca en lugares de la Entidad para comunicar una noticia, dar
un aviso o hacer publicidad de alguna cosa.
 Certificados: Comunicación solicitada por empleados o contratistas para demostrar
ingreso promedio o tiempo de relaciones comerciales.
  Circulares: Herramienta para la comunicación de directrices al interior de la Entidad.
 Comunicación: La comunicación se define como un proceso en el que intervienen un
emisor y un receptor, en un ambiente determinado (físico o virtual) a través del cual se
logra la transmisión e intercambio de ideas e información, comprensible entre las partes.
 Comunicación Externa: Se define como el conjunto de mensajes emitidos por cualquier
organización hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o mejorar
sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o promover sus productos y
servicios.
 Comunicación Interna: Requisito de la norma en que la dirección debe asegurarse de que
se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y de que
la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión integrado.
 Comunicación Directa: La comunicación directa es el modo de comunicación humana, que
se da mediante una lengua natural (ya sea este oral o signada). En la comunicación directa
la producción del mensaje por parte del emisor y la compresión del mismo por parte del
receptor son simultáneas y se produce mediante la relación interpersonal.
 Correo Electrónico: Sistema que permite el intercambio de mensajes entre distintos
ordenadores interconectados a través de una red, especialmente Internet.
 Encuestas: Es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra
representativa de la población o instituciones, con el fin de conocer estados de opinión o
hechos específicos.
 Folletos: Es un impreso de varias hojas que sirve como instrumento divulgativo o
publicitario.
 Informe Escrito: El informe es un documento escrito (científica, técnica o comercial) con el
propósito de comunicar información a un nivel más alto en una organización.
 Llamados de Atención: Es una instancia de aprendizaje o atención con proyección de
mejorar.
 Memorandos: Herramientas de comunicación que la gerencia utiliza para llamados de
atención o disposiciones sobre el recurso humano.
 Red Telefónica: Conjunto de elementos constituido por todos los medios de transmisión y
conmutación necesarios que permite enlazar a voluntad dos equipos terminales mediante
un circuito físico que se establece específicamente para la comunicación.

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Los canales de comunicación interna constituyen la base vital para establecer relaciones entre
todas las áreas, departamentos y centros de trabajo de empresa, a nivel nacional; es de suma
importancia convertir este método comunicativo en la fuerza ineludible para el desarrollo laboral
sostenible de la estructura empresarial. Es conveniente instaurar y controlar cada uno de los
medios empleados para que la comunicación interna fluya de una manera veraz y eficaz
constituyéndose en la forma verídica de captar información necesaria para el crecimiento de la
Empresa.

5.1 FLUJO DE COMUNICACIÓN INTERNA EMPRESA

Esquema general:

DESCENDENTE
INTERNA

ASCENDENTE
COMUNICACIÓN

EXTERNA COMUNICACIÓN EXTERNA

Proceso de comunicación: La comunicación puede ser Interna o Externa a través de los distintos
niveles de la empresa. Dentro de la interna tenemos 2 tipos, descendente y ascendente.

La comunicación interna multidireccional garantiza que el personal propio y contratado por

EMPRESA, a nivel nacional; conozcan el SGI, los riesgos a los que se encuentran expuestos, así
como los objetivos del Sistema de Gestión Integral y puedan además contribuir al cumplimiento de
la Política del SIG y a la mejora continua. También sirve como medio de recepción de sugerencias e
información para la revisión de los procedimientos y programas.

5.2 FLUJO DE COMUNICACIÓN EXTERNA (PARTES INTERESADAS: CLIENTES, COMUNIDAD,

PROVEEDORES, VISITANTES, CONTRATISTAS, ENTES GUBERNAMENTALES, FAMILIA DE LOS
TRABAJADORES).

5.3 MEDIOS DE COMUNICACIÓN

EMPRESA, establece las formas o medios de comunicación satisfactoria con todas las áreas y
centros de trabajo de la empresa, la cual hace posible divulgar nuestra gestión interna (Políticas,
Lineamientos, estrategias, procedimientos, formatos, sanciones, circulares, llamados de atención y
comunicados) a todos los empleados y recibir llamados de mejora continua para la empresa.

 Correo Electrónico (Email) Pagina Web

 Red telefónica
 Fax
  Memorandos
 Carteleras informativas
 Llamados de atención verbal y escrita
 Página de internet
 Folletos y cartas
 Buzón PQRS (preguntas, quejas, reclamos y sugerencias)
 Encuestas
 Comunicación Directa
 Informe escrito
 Reuniones
 Circulares
 Certificaciones

6. DOCUMENTOS SOPORTE

Matriz de comunicaciones internas y externas

CONTROL DEL DOCUMENTO

FECHA DE
VERSION DESCRIPCION ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
APROBACION

-Presentar un plan de motivación que dinamicen las relaciones laborales y el trabajo en equipo.