Informe Final Módulo 1 PDF

Integrantes
Omar Iván Pou Santos 15-EISM-1-056

Jesús Alberto Martínez Soriano 13-EISN-1-221
José Miguel Vallejo Martínez 10-SISN-1-172
Anthony de los Santos Lorenzo 14-EISN-1-007

Reiyi Samuel Feliz Guzmán 15-EISM-1-087
Grupo
3
Sección
4
Extensión Universitaria:
SEDE
Tema Para Desarrollar
Informe final modulo 1
Profesor
José L. Meran Hernández
Fecha de entrega
07/10/2019
PROCESO DEPARTAMENTO DE CAJA
ANTHONY DE
JOSE LOS SANTOS JESUS
OMAR
VALLEJO REIYI MARTINEZ
POU
FELIZ
2
INSTITUTO CULTURAL DOMINICO AMERICANO
Contenido
1 Introducción. ................................................................................................................. 4
2 Acta de Constitución del proyecto. .......................................................................... 5
3 Declaración del alcance del proyecto. ..................................................................... 6
4 Registro de los interesados. ...................................................................................... 7
5 Cultura organizacional de la empresa...................................................................... 8
6 Información histórica de la empresa. ....................................................................... 9
7 Determinación de los entregables. ......................................................................... 10
8 Gestión del proyecto. ................................................................................................ 11
8.1 Alcance del Proyecto. ........................................................................................ 11
8.1.1 Estructura de Desglose de Trabajo (EDT). ............................................. 11
8.2 Tiempo del proyecto. ......................................................................................... 12
8.2.1 Cronograma del proyecto.......................................................................... 12
8.3 Costo del proyecto. ............................................................................................ 12
8.3.1 Presupuesto del proyecto. ........................................................................ 12
8.4 Riesgo del proyecto. .......................................................................................... 13
8.4.1 Identificación de los riesgos (análisis FODA). ...................................... 13
8.4.2 Identificación de los riesgos (lluvia de ideas). ...................................... 14
8.4.3 Plan de repuestas a los riesgos. .............................................................. 15
8.5 Recursos humanos del proyecto..................................................................... 18
8.5.1 Organigrama del equipo de trabajo. ........................................................ 18
9 Lista de chequeo. ....................................................................................................... 19
10 Cierre del proyecto. ................................................................................................ 20
10.1 Situación de los trabajos................................................................................... 20
10.2 Principales actuaciones del proyecto. ........................................................... 21
10.3 Lecciones aprendidas........................................................................................ 22
11 Conclusión. .............................................................................................................. 23
12 Recomendaciones. ................................................................................................. 24
13 Siglas comunes. ..................................................................................................... 26
14 Bibliografía. ............................................................................................................. 25
3
1 Introducción.
El presente informe tiene como finalidad evidenciar la investigación desarrollada en el
Instituto Cultural Dominico Americano para el proceso del departamento de caja. Esta
investigación ha consistido en el diseño e implementación de un sistema nuevo y con
procesos más eficientes para el flujo de servicios en el momento que los clientes deban
realizar un pago.
Para mayor comprensión del texto es pertinente aclarar su estructura interna. En ese
sentido, el lector encontrará:
Acta de constitución del proyecto, aquí estaremos definiendo el alcance, los objetivos y
los participantes del proyecto.
Declaración del alcance del proyecto, aquí estaremos definiendo los límites y los
resultados esperados del proyecto, así como identificar las restricciones, suposiciones
y factores claves de éxito.
Registro de los interesados, aquí estaremos mostrando la participación de los

interesados en la ejecución y toma de decisiones del proyecto.
Información de la empresa, detallando cada uno de los aspectos claves de la empresa,

antes y después de la implementación del proyecto.
Gestión del proyecto, aquí vamos a planificar y orientar los procesos del proyecto de
principio a fin.
4
2 Acta de Constitución del proyecto.

Fecha 7 de octubre del 2019
Proyecto Proceso del Departamento de caja de la empresa

Dominico Americano
Dirección Responsable Finanzas
Líder del Proyecto Omar Iván Pou Santos

Patrocinadores Jesús Alberto Martínez Soriano, José Miguel Vallejo
Martínez, Anthony de los Santos Lorenzo, Reiyi Samuel
Feliz Guzmán
OBJETIVO OPERATIVO/ESTRATÉGICO AL QUE ESTÁ ALINEADO

Este proyecto se enfoca en la mejora del proceso para el departamento de caja en el dominico
americano, de tal forma que se implementaran dichas mejoras en el software y hardware para
crear un proceso más eficaz y con una mejor respuesta
JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

☒Mejora de procesos internos ☐ Mejora de Servicios ☐Creación de nuevos productos
Este análisis se realiza con la finalidad de mejorar los procesos correspondientes a caja, los
que a lo largo del estudio podrían presentar ciertos errores o discrepancias en el flujo.
OBJETIVOS DEL PROYECTO

El objetivo principal es diseñar y desarrollar un sistema eficiente capaz de registrar los
procesos para facilitar al usuario el cobro en el área de caja.
Mejorar la experiencia del usuario con relación al sistema también buscamos que los procesos
tengan mayor fluidez y que se pueda implementar un nuevo sistema en el cual los usuarios
se sientan a gusto.
Satisfacer las demandas del servicio de caja y lograr y que los clientes obtengan la comodidad
a la hora de utilizar los servicios.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO

El sistema propuesto no mostrara un desafío en materia operacional para los usuarios que
interactúen con él, ya que el sistema a implementar contara con un interfaz sumamente
amigable con grandes ventajas. Necesitando así solo conocimientos muy básicos de:
 Sistema Windows;
 Conocimiento de aplicaciones de navegación web como Google Chrome.
Fuera de, la implementación incluirá un previo entrenamiento a cada uno de los empleados
que tengan que interactuar con el sistema propuesto.
5
3 Declaración del alcance del proyecto.

NOMBRE DEL PROYECTO: Proceso departamento de caja
PREPARADO POR: Omar Pou
FECHA: 7, OCT 2019
DESCRIPCIÓN DEL El proyecto se encarga de analizar el proceso en el

PROYECTO departamento de caja, verificar cuáles son sus debilidades, e
implementar mejoras tanto a nivel de procesos como de
sistemas.
JUSTIFICACIÓN Tomamos la decisión de elegir este proceso ya que,
DEL PROYECTO observamos que la empresa cuenta con un departamento de
caja deficiente al momento de proveer los servicios y nos
motivó a implementar nuevas ideas para mejorar la cara de
la institución.
OBJETIVOS DEL Mejorar los procesos
PROYECTO Implementar un nuevo sistema
Mejorar la experiencia del usuario
Crear un mejor ambiente laboral
COSTOS El proyecto debe realizarse dentro del presupuesto
establecido 535,612.00 $RD.
PROGRAMACIÓN Desde el inicio del proyecto, la duración del proyecto no
debe de ser mas de 56 días, es decir, iniciando el 1 de
octubre y finalizando el 25 de noviembre.
MEDIDAS DE Se debe garantizar que los diseños y los métodos y
CALIDAD procedimientos del proceso, sean probados y puestos en
operación y que cumplan con las medidas requeridas.
ENTREGABLES
DEL PROYECTO
ENTREGABLE A Implementación de equipos
ENTREGABLE B Implementación del sistema
ENTREGABLE C Prueba y evaluación del sistema
ENTREGABLE D Capacitación del sistema
EXCLUSIONES No será parte del proyecto:
CONOCIDAS  El negocio de la venta que se hacen en los
dispositivos electrónicos (VERIFONE)
 Bóveda donde se ingresa el efectivo de los cajeros
CRITERIOS DE  Validar que todos los diseños cumplan con las
ACEPTACIÓN normas y especificaciones
 Los equipos se instalaron de acuerdo con los
requerimientos
6
4 Registro de los interesados.
7
5 Cultura organizacional de la empresa.
El dominico americano es una institución que cuenta con largos años en el área de las
enseñanzas, la cual tiene como objetivo crear profesionales y emprendedores que
puedan llevar sus conocimientos a la realidad y ponerlos en marcha. El dominico
americano posee una cultura organizacional orientada a personas, este tipo de
cultura se basa en las organizaciones empresariales que abogan por el desarrollo de
las personas, partiendo desde el hecho de que la institución ofrece servicios en las áreas
de conocimientos a nivel general, se ha llegado a dicha conclusión, no obstante esta
institución también cuenta con un programa interno en el cual los empleados tienen la
oportunidad de ascender profesionalmente en caso de que existan alguna vacante
disponible, ofrece también oportunidades para obtener una base de estudios en el
extranjero. Por lo tanto, queda demostrado que su cultura organizacional es la
mencionada anteriormente.
8
6 Información histórica de la empresa.
El Instituto Cultural Domínico-Americano fue fundado el 26 de enero de 1947 por un

grupo de dominicanos y norteamericanos residentes en el país, con la finalidad de
estrechar los lazos de amistad y culturales entre los Estados Unidos de América y la
República Dominicana.
Su actividad inicial consistió en estimular la enseñanza en general y la cultura, así

como aumentar el conocimiento, entendimiento y las relaciones entre estos dos
países, formando su compenetración intelectual y espiritual por medio de un programa
amplio de relaciones
En el año 1981 es fundado el Colegio Domínico Americano, con el propósito de proveer

un programa educativo balanceado con instrucción en el idioma inglés mientras
preservaba el idioma español y la cultura e historia dominicana.
El 20 de marzo del 2001, mediante Decreto No. 389-01, el Poder Ejecutivo concede al
Instituto Cultural Domínico Americano el beneficio de la personalidad jurídica para
otorgar títulos académicos superiores, con lo cual la Institución alcanza categoría de
Universidad.
En la actualidad la institución cuenta con una amplia oferta académico-cultural

compuesta por:
La Universidad
La Escuela de Idiomas
El Colegio que ofrece primaria y secundaria.
El Preescolar para niños desde los 2 años.
La Dirección Cultural
9
7 Determinación de los entregables.
SEMANA ENTREGABLES DESCRIPCION

En esta semana se estará evaluando el
1 Propuesta del proceso proceso a tomar en cuenta y se ofrecen
las ideas para mejorarlo.
Se entregan los resultados obtenidos en
2 Resultado de análisis base al análisis del proceso.
Se realiza un cuestionario el cual lo
3 Cuestionario de investigación estará respondiendo el personal del área
correspondiente.
Se tienen las ideas claras de como
4 Propuesta de soluciones mejorar el proceso y se ofrecen las que
se van a implementar.
Ya con el presupuesto estimado este se
5 Presupuesto estimado entrega para la espera de su aprobación.
Luego de haber aprobado el presupuesto
7 Hardware y software se realizan las compras de los equipos
para posteriormente instalarlos.
8 Luego de tener los equipos y el sistema
Cierre del proyecto instalado se ofrece la capacitación a los
empleados del área. Se cuestiona
también si los resultados entregados a
la empresa fueron los esperados
10
8 Gestión del proyecto.
8.1 Alcance del Proyecto.
8.1.1 Estructura de Desglose de Trabajo (EDT).
1. Proceso de
caja
1.1 1.2 1.3 1.4

análisis del determinación de implementación de implementación de
proceso errores sistema procesos
1.1.1 1.2.1 1.3.1 requerimiento 1.4.1

investigación diagnóstico del de software y prueba y evaluación
preliminar sistema hardware del nuevo sistema
1.1.2 1.2.2 1.3.2 1.4.2

levantamiento de debilidades o diseño del sistema capacitación del
las informaciones errores personal
1.2.3
posibles
soluciones
11
8.2 Tiempo del proyecto.
8.2.1 Cronograma del proyecto.

ACTIVIDADES\SEMANAS 1 2 3 4 5 6 7 8
FORMACIÓN DEL EQUIPO
SELECCIONAR PROCESO
ANÁLISIS DEL PROCESO
IDENTIFICAR EL PROBLEMA
ENTREVISTA
PROPUESTA DE SOLUCIONES
CREAR PRESUPUESTO
DISEÑAR NUEVO SISTEMA
PRUEBA Y EVALUACIÓN DE
HARDWARE Y SOFTWARE
CAPACITACIÓN DE
PERSONAL
8.3 Costo del proyecto.
8.3.1 Presupuesto del proyecto.

DESCRIPCIÓN CANTIDAD COSTO
CLARO: 100 MBPS/10 MBPS 1 RD$3,000.00
HP PRODESK 600 G4 9 RD$140,400.00
SISTEMA OPERATIVO WINDOWS 10 PROFESSIONAL 9 RD$13,500.00
HP OFFICEJET 4650 ALL-IN-ONE COLOR INK-JET – 1 RD$5,500.00
MULTIFUNCTION
SYMANTEC ANTIVIRUS 1 RD$ 2,500.00
CISCO SG200-26 26-PORT GIGABIT SMART SWITCH 1 RD$10,700.00
TOTAL RD$175,612.00
Sistema de informático para la gestión de procesos 1 RD$350,000.00
enInstituto Cultural Dominico Americano 2019
Capacitación del sistema (Instituto Cultural Dominico 1 RD$10,000.00

Americano)
TOTAL RD$360,000.00
Los gastos totales que va a suponer este proyecto se han reflejado en 535,612 $RD
esto incluye tanto el hardware como software que se va a implementar durante todo el
proceso, dicha inversión le generara a la empresa un 0.86 % de ganancias por encima
de sus ingresos mensuales, lo que representa un beneficio a corto plazo para la
empresa.
12
8.4 Riesgo del proyecto.
8.4.1 Identificación de los riesgos (análisis FODA).
Fortalezas:
 Los años de trascendencia que ha creado la institución son bastante largos, esto
ayuda a la misma ofreciéndole un grado de altura y un reconocimiento único.
 El instituto cultural dominico americano cuenta con un sistema de turnos el cual
favorece a la distribución de las llamadas de los clientes a los cuales se le estará
ofreciendo el servicio.
 también cuenta con equipos electrónicos para procesar los cobros de los clientes
con tarjeta.
 Cuenta con una bóveda en la cual se deposita el efectivo, esto ofrece seguridad
para el conteo y la entrega del efectivo al momento de enviarlo al banco.
 Se utilizará el sistema de turnos también como una ventaja para enlazar las
matrículas de los estudiantes con dicho sistema, al momento que el estudiante
solicita su turno ingresa su matrícula y a través del sistema cuando el turno sea
llamado se obtendrán todos sus datos.
Oportunidades:
 El instituto cultural dominico americano cuenta con un amplio catálogo de ofertas

académicas, lo que favorece a la institución para el buen fomento educacional y
para el crecimiento de esta.
 La institución cuenta con una alianza con la embajada de los estados unidos, la
cual ofrece oportunidades de estudios en el extranjero, tanto para los estudiantes
del recinto como para los empleados.
Debilidades:
 Los costos de los niveles son muy elevados

 La institución cuenta con un sistema deficiente ya que los procesos para ofrecer
servicios son lentos y conlleva muchos pasos.
 El ambiente laboral también cuenta con ciertas debilidades, estas no le
favorecen a la empresa debido a que los empleados pueden brindar un servicio
deficiente por esta razón.
13
Amenazas:
 En la actualidad existen diferentes instituciones las cuales ofrecen las mismas

enseñanzas que ofrece la institución por un precio más bajo.
 Muchas competencias en el mercado.
8.4.2 Identificación de los riesgos (lluvia de ideas).
Se debe aprovechar los años de experiencia que tiene la institución como una
oportunidad para tener más estudiantes dentro de esta, podría lograrse reduciendo los
costos de los niveles y en muchas ocasiones se cobran cargos los cuales los estudiantes
se quejan por esto y a lo largo deciden abandonar los estudios, esto corresponde más
a un aspecto financiero de la institución, dentro de este aspecto la institución debería de
tener los objetivos más claros para así lograr empoderarse del mercado estudiantil.
La institución podría implementar mejoras en los sistemas de inscripciones a través de

la web, para que así los estudiantes de nuevo ingreso tengan acceso a realizar sus
registro de tal forma que cualquier tipo de documento que los estudiantes deban de
entregar lo suban en la página en un archivo de formato PDF y que así los estudiantes
de nuevo ingreso no deban obligatoriamente de pasar por la institución para hacer su
proceso de inscripción, de esta manera pueden agilizarse los procesos a nivel interno
tanto para las áreas de registro y caja general, de esta misma forma los estudiantes
tienen más facilidad.
A través de esta misma página se debe de implementar la opción de pagar las cuentas
pendientes de las diferentes áreas, en muchas ocasiones existe falta de cumplimiento
a nivel laboral por parte del departamento de cobros debido a que por este
incumplimiento no se reflejan las deudas de los clientes que debería de reflejarse o
quizás presente alguna deuda que no debería de presentar, para que el departamento
funcione de manera correcta la junta directiva debe de hacer hincapié en esta parte y
que así los estudiantes que se presenten en caja y vayan a realizar un pago no pierdan
tiempo esperando por estas irregularidades que se presentan, también como se
menciona anteriormente es bueno implementar esta opción de pago por internet.
14
8.4.3 Plan de repuestas a los riesgos.
8.4.3.1 Planificar la gestión de riesgos.
1. ¿Quiénes van a identificar los riesgos?
Los riesgos serán identificados por el equipo de trabajo que compone el proyecto, este
equipo este compuesto por, el jefe del proyecto, gerente, diseñador 1, diseñador 2 y
auxiliar.
2. ¿Cuándo se llevará a cabo la identificación de los riesgos?
La identificación de los riesgos se llevará a cabo entre la tercera y la cuarta semana

del cronograma de trabajo, luego de haber identificado los problemas que componen
el proceso de caja.
3. ¿Qué escala se utilizará para el análisis cualitativo de riesgos?
Se utilizará una escala cualitativa compuesta por 4 definiciones: baja, media, alta, muy
alta
4. ¿Cómo se priorizarán los riesgos?
Los riesgos se priorizarán según su escala cualitativa iniciando desde muy alta como
el mayor riesgo del proyecto y terminara con baja como el menor riesgo del proyecto.
5. ¿Qué herramientas se utilizarán para el análisis cuantitativo?
Se utilizará una matriz de control que nos ayudará a identificar, calificar y evaluar los
riesgos.
6. ¿Cuáles serán las estrategias para implementar para cada riesgo?
Se tomará en cuenta los riesgos de mayor impacto dándoles prioridades a estos,

mediante una respuesta inmediata para evitarlos a medida que avance el proyecto
7. ¿Con qué frecuencia se realizará el monitoreo de riesgos?
El monitoreo se realizará en un periodo semestral
15
8.4.3.2 Identificar los riesgos.

 Conflictos entre los encargados del proyecto o un desacuerdo sobre los
problemas del proyecto.
 la programación del proyecto y también los costes.
 El cambio puede ser origen del conflicto.
 El desacuerdo entre los interesados sobre los problemas del proyecto.
 Cuando los requisitos son mal interpretados por el equipo del proyecto.
 Problemas de rendimiento del equipo del proyecto.
 Rotación conduce a retrasos y aumento de los costos.
 Interrupciones del sistema de sistemas críticos, como sus entornos de prueba.
 Los componentes técnicos no tienen interfaces estándar.
 Los componentes técnicos no son escalables.
 El riesgo de incidente de seguridad durante el proyecto.
 Los retrasos en infraestructura, tales como hardware o software.
 La imposibilidad de integrar con los sistemas.
 Los entornos de prueba e integración no están disponibles.
 El proyecto interrumpe la venta.
 El proyecto detiene procesos de cumplimiento, tales como auditorías e
informes.
 Los requisitos tienen problemas de cumplimiento.
 Los requisitos no pueden alinearse con otros sistemas.
 Los vendedores tienen demoras.
 La falta de autoridad en el equipo para completar el trabajo y lograr los
objetivos.
16
8.4.3.3 Planificar la respuesta a los riesgos.

 Se debe llevar a cabo la correcta especificación de tareas a cada uno de
los miembros del equipo, siguiendo el cronograma de trabajo al pie de la
letra para que las tareas se cumplan a tiempo.
 Se deben de tener las ideas del proyecto claras y las actividades que se
van a llevar a cabo dentro del proyecto para que no se presenten cambios.
 Dentro del equipo de trabajo, se aceptan las opiniones de todos los

miembros llegando a un punto de complementar las ideas para estar de
acuerdos e implementarlas en el proyecto.
 Se establecerá una buena comunicación con el equipo de trabajo y el líder

debe de mantenerse al tanto de todas las actualizaciones que se presenten
dentro del proyecto.
 Se establecerá una prueba del sistema con anticipación para que al

momento de implementarlo en la institución el mismo no presente errores
en su manejo.
 Se implementarán equipos de calidad con una alta gama de desarrollo para

que tenga una capacidad de alto rendimiento.
17
8.5 Recursos humanos del proyecto.
8.5.1 Organigrama del equipo de trabajo.
JEFE DE PROYECTO
GERENTE
DISEÑADOR 1 DISEÑADOR 2
AUXILIAR
18
9 Lista de chequeo.
Fecha: 07/10/2019 Cliente: Instituto Cultural Dominico Americano
ENTREGABLES
1.Propuesta del proceso
¿La propuesta ofrecida fue buena idea para la mejora del proceso? SI NO
¿Se entrego la propuesta dentro del tiempo esperado? SI NO
2.Resultado de análisis
¿Los resultados coincidían con los problemas del proceso? SI NO
¿El análisis fue debidamente aplicado? SI NO
3.Cuestionario de investigación
¿El cuestionario abarco todas las preguntas necesarias? SI NO
¿El cuestionario fue de importancia para la mejora del proceso? SI NO
4.Propuesta de soluciones
¿Se lograron implementar todas las soluciones? SI NO
¿Estas soluciones han favorecido a la mejora del proceso? SI NO
5.Presupuesto estimado
¿Se logro la entrega acordada en base al presupuesto aprobado? SI NO
¿Significo una perdida para la institución dicha inversión? SI NO
6.Hardware y software
¿Los componentes usados son correctos? SI NO
¿existieron retrasos en la entrega de componentes? SI NO
7.cierre del proyecto

¿cumplió el cierre del proyecto con las solicitudes deseadas? SI NO
¿Sistema conforme a las especificaciones de la institución? SI NO
Observaciones
19
10 Cierre del proyecto.
10.1 Situación de los trabajos.
 Resumen de actividades
Dentro del ciclo de vida del proyecto se realizaron varias actividades de inicio a
fin, entre estas podemos mencionar que para involucrarnos directamente en la
institución nos vimos en la obligación de conocerla y conocer parte de su pasado,
en esta parte se destaca la historia de dicha institución, luego fue necesario
conocer el área que estábamos trabajando a profundidad, para esto se llevó a
cabo un cuestionario de preguntas claves para conocer sus puntos débiles y
fuertes, al tener estos datos en conocimiento fue para nosotros más fácil saber
de qué manera debíamos mejorar el proceso para que fuera funcional durante el
proceso, ya teniendo estos puntos claves se analizaron debidamente las
propuestas que posteriormente serian aplicadas, luego de tener dichas
propuestas en conocimiento fue necesario llevar a cabo el presupuesto del que
la institución necesitaba disponer para que las propuestas de mejoras fueran
implementadas, al momento de este presupuesto ser aprobado debimos de
comenzar a realizar las mejoras de lugar según el cronograma del proyecto,
entre estas mejoras podíamos observar la creación del sistema, la obtención de
los nuevos equipos que se debían implementar y las mejoras adyacentes al
departamento de caja, al momento de tener todo listo y haber realizado la prueba
de los sistemas, solo necesitábamos aplicarlos en el área de caja y ponerlos en
marcha, para finalizar el proyecto todo el personal fue orientado de cómo se
manejaba el sistema implementado.
 Desviaciones
Solo existieron desviaciones al inicio del proyecto, debido a que no teníamos
claro las ideas de cómo se implementaría las mejoras del proceso ya que en el
departamento de caja se utilizan varios sistemas y los datos implementados en
los sistemas no estaban conectados entre sí, luego de buscar la solución de esto
ya sabíamos de qué manera íbamos a trabajar.
20
 Resultado económico
Los gastos totales que va a suponer este proyecto se han reflejado en 535,612
$RD esto incluye tanto el hardware como software que se va a implementar
durante todo el proceso, dicha inversión le generara a la empresa un 0.86 % de
ganancias por encima de sus ingresos mensuales, lo que representa un
beneficio a corto plazo para la empresa.
10.2 Principales actuaciones del proyecto.
 Actividades realizadas
ACTIVIDADES SEMANAS PERSONAL NUMERO DE
INVOLUCRADO HORAS
INCURRIDAS
Formación del equipo 1 Jefe del proyecto, gerente, N/A
diseñador 1, diseñador 2,
auxiliar
Seleccionar proceso 1 Jefe del proyecto 1
Análisis del proceso 2 Jefe del proyecto, gerente 4
del proyecto
Identificar el problema 3 Jefe del proyecto, gerente 5
diseñador 1, diseñador 2
Entrevista 3 Jefe del proyecto, gerente, 2
auxiliar
Propuesta de soluciones 4 Jefe del proyecto, gerente, 6
auxiliar
Crear presupuesto 5 Jefe del proyecto, gerente 2
del proyecto
Diseñar nuevo sistema 6 diseñador 1, diseñador 2, 24 - 48
Prueba y evaluación de 7 Jefe del proyecto, gerente, 24
hardware y software diseñador 1, diseñador 2,
auxiliar
Capacitación de personal 8 Jefe del proyecto, gerente, 3
diseñador 1, diseñador 2
 Productos generados
documentos de análisis, software
21
 Reuniones mantenidas
Fechas Motivos Asistentes Principales

acuerdos
14/9/19 Realizar la
Jefe del proyecto, entrevista a los
Entrevista al gerente, empleados del
personal del área diseñador 1, área, luego
proponer las
diseñador 2,
soluciones a los
auxiliar problemas
generados
28/9/19 Jefe del proyecto, Plantear el diseño
gerente, del nuevo sistema,
Diseñar nuevo diseñador 1, especificar los
sistema diseñador 2, puntos clave para
su fácil manejo
auxiliar
7/10/19 Jefe del proyecto, Mostrar la
Entrega del gerente, documentación de
proyecto diseñador 1, los resultados
diseñador 2 finales del proyecto
realizado
10.3 Lecciones aprendidas.

Durante este proyecto obtuvimos diferentes enseñanzas las cuales serán tomadas en
cuenta para proyectos futuros, entre estas podemos destacar que cualquier trabajo que
se realice en equipo puede ser logrado dentro del tiempo mas breve posible, diferentes
opiniones e ideas de cada miembro son un aporte de gran importancia al momento de
poner en marcha un proyecto y mientras este se desarrolla. Por menos complicado que
parezca un proyecto este puede presentar complicaciones a lo largo de su ciclo de vida,
dependiendo el área en donde se vaya aplicar y tomando en cuenta que el lugar donde
se lleva a cabo es un lugar del cual los participantes del proyecto pueden desconocer
por eso es de gran importancia integrarse en la empresa en la que se este trabajando
conocer su pasado y como se sienten las personas que trabajan dentro de esta, ya que
los empleados de una empresa es el motor que lo impulsa día tras día.
22
11 Conclusión.
Al momento de comenzar con el desarrollo de nuestro proyecto, se condujo al estudio
del sistema para detectar todos los detalles de la situación actual de la empresa. La
información reunida con este estudio nos sirvió como base para crear varias estrategias
de Diseño. Nos involucramos en el proceso de estudiar su Situación con la finalidad de
observar cómo se manejaba el proceso y decidir si era necesario realizar una mejora,
los integrantes nos vimos en la obligación de llevar la tarea de analistas de sistemas.
En Conclusión, un proyecto como este comprende varios componentes o pasos llevados

a cabo durante la etapa del análisis, esto no ayudo a traducir las necesidades del cliente
en un modelo de proceso donde se implementa varias partes como: Software, hardware,
personas, base de datos y procedimientos.
23
12 Recomendaciones.
 Tener siempre presente cuales son los recursos con los que se cuentan para
realizar cierta actividad, es decir para mejorar un proceso en una empresa
grande es necesario tomar en cuenta el personal involucrado, el funcionamiento
de los sistemas y los equipos con los cuales se desempeñan, para poder analizar
el proceso de una manera eficiente y tener clara las ideas del proyecto.
 Tener siempre o la mayoría de las veces un control de costos, es decir, a medida

del ciclo de vida del proyecto manejar un formato en el que se especifique las
tareas pendientes y las que se deben realizar.
 El área de trabajo en la cual se manejan los procesos también es de gran

importancia para el conocimiento de porque se maneja así, teniendo esto en
cuenta se pueden aportar nuevas ideas para que el proceso sea más eficiente.
 Tener amplia comunicación con los integrantes de proyecto es de suma

importancia, ya que de esta forma se puede desarrollar el proyecto con claridad,
se evitan los malos entendidos y se ejecutan las tareas debidamente.
 Reunirse constantemente con el equipo de trabajo para ir verificando el avance

del proyecto, aclarar las inquietudes e intercambiar opiniones es de suma
importancia para el avance del proyecto.
24
13 Bibliografía.
GUÍA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
(Guía del PMBOK®) — Quinta edición
25
14 Siglas comunes.
ICDA Instituto Cultural Dominico Americano
FODA Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas
EDT Estructura De Desglose De Trabajo
26

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Integrantes

Omar Iván Pou Santos 15-EISM-1-056

Anthony de los Santos Lorenzo 14-EISN-1-007

Informe final modulo 1

Registro de los interesados, aquí estaremos mostrando la participación de los

Información de la empresa, detallando cada uno de los aspectos claves de la empresa,

2 Acta de Constitución del proyecto.

Proyecto Proceso del Departamento de caja de la empresa

Líder del Proyecto Omar Iván Pou Santos

OBJETIVO OPERATIVO/ESTRATÉGICO AL QUE ESTÁ ALINEADO

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

OBJETIVOS DEL PROYECTO

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO

3 Declaración del alcance del proyecto.

DESCRIPCIÓN DEL El proyecto se encarga de analizar el proceso en el

4 Registro de los interesados.

5 Cultura organizacional de la empresa.

6 Información histórica de la empresa.

El Instituto Cultural Domínico-Americano fue fundado el 26 de enero de 1947 por un

Su actividad inicial consistió en estimular la enseñanza en general y la cultura, así

En el año 1981 es fundado el Colegio Domínico Americano, con el propósito de proveer

En la actualidad la institución cuenta con una amplia oferta académico-cultural

El Colegio que ofrece primaria y secundaria.

El Preescolar para niños desde los 2 años.

7 Determinación de los entregables.

SEMANA ENTREGABLES DESCRIPCION

8 Gestión del proyecto.

8.1 Alcance del Proyecto.

8.1.1 Estructura de Desglose de Trabajo (EDT).

1.1 1.2 1.3 1.4

1.1.1 1.2.1 1.3.1 requerimiento 1.4.1

1.1.2 1.2.2 1.3.2 1.4.2

8.2 Tiempo del proyecto.

8.2.1 Cronograma del proyecto.

8.3 Costo del proyecto.

8.3.1 Presupuesto del proyecto.

Capacitación del sistema (Instituto Cultural Dominico 1 RD$10,000.00

8.4 Riesgo del proyecto.

8.4.1 Identificación de los riesgos (análisis FODA).

 El instituto cultural dominico americano cuenta con un amplio catálogo de ofertas

 Los costos de los niveles son muy elevados

 En la actualidad existen diferentes instituciones las cuales ofrecen las mismas

8.4.2 Identificación de los riesgos (lluvia de ideas).

La institución podría implementar mejoras en los sistemas de inscripciones a través de

8.4.3 Plan de repuestas a los riesgos.

8.4.3.1 Planificar la gestión de riesgos.

1. ¿Quiénes van a identificar los riesgos?

2. ¿Cuándo se llevará a cabo la identificación de los riesgos?

La identificación de los riesgos se llevará a cabo entre la tercera y la cuarta semana

3. ¿Qué escala se utilizará para el análisis cualitativo de riesgos?

4. ¿Cómo se priorizarán los riesgos?

5. ¿Qué herramientas se utilizarán para el análisis cuantitativo?

6. ¿Cuáles serán las estrategias para implementar para cada riesgo?

Se tomará en cuenta los riesgos de mayor impacto dándoles prioridades a estos,

7. ¿Con qué frecuencia se realizará el monitoreo de riesgos?

El monitoreo se realizará en un periodo semestral

8.4.3.2 Identificar los riesgos.

8.4.3.3 Planificar la respuesta a los riesgos.

 Dentro del equipo de trabajo, se aceptan las opiniones de todos los