Manual de Politicas y Procedimientos de Prevención

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PREVENCIÓN DE
LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS

DELITOS
DE LA EMPRERA INMOBILIARIA VILUELSA S.A.
SOBRE EL PRESENTE MANUAL
El presente Manual forma parte del Sistema de Administración de Riesgos, implementado al

interior de la compañía Viluelsa, de acuerdo con los
parámetros establecidos por la Superintendencia de Compañías.
La información suministrada en este Manual, tiene por objeto brindar los conceptos básicos y
las herramientas necesarias para conocer, participar, controlar y corregir proactivamente en el
proceso de prevención para que se introduzcan en las compañías recursos provenientes de
actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiación del terrorismo,
contribuyendo así a controlar el riesgo legal, reputación, operativo y de contagio.
En razón de lo anterior, agradecemos el estricto cumplimiento de lo dispuesto en este manual
el cual forma parte de los elementos del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de
activos y financiación del terrorismo.
Viluelsa S.A. es una empresa familiar, creada para desarrollar exclusivamente Proyectos de
vivienda pequeños, uno de ellos ubicado en el bario las casas, provincia de Pichincha, nombre
del Proyecto “Basel” ; así también Astrum que se desarrolla en el conjunto Vista Hermosa en el
sector del Valle de Cumbayá, para tal efecto, contratan los servicios de construcción,
comercialización, gerencia de proyectos, etc., registrando en su nómina únicamente a su
representante legal, todos los procesos de captación de cliente y cierre de ventas los maneja la
empresa comercializadora que en este caso es la empresa CASA, por esta razón los controles y
política de Conozca a su cliente son aplicados directamente por la comercializadora quien es
un ente controlado y obligado a reportar ante la UAFE y la Superintendencia de Compañías, no
por esto la compañía ante mencionada se deslindan de sus obligaciones, pero su aplicación se
apoya en los controles existentes.
Frente a la creciente problemática de delincuencia organizada y financiación del terrorismo, y

ante la utilización por parte de estos grupos organizados de entidades licitas, tanto para
financiarse como para blanquear el dinero procedente de sus actividades ilícitas, las
autoridades nacionales e internacionales han emitido una serie de normas que intentan evitar
esta utilización, la Junta Directiva del Grupo Equinoccio., comparte la preocupación en esta
materia y desde el primer momento ha puesto los medios necesarios para colaborar con las
autoridades.
Para la compañía es de vital importancia prevenir que cualquiera de los productos y servicios
que ofrece sea utilizado como medio para el lavado de activos y/o la financiación del
terrorismo. En consecuencia, quienes prestan servicios en dichas compañías, desempeñan un
papel fundamental en el proceso de control y prevención del lavado de activos y
financiación del terrorismo.
1
Tabla de contenido
1. INTRODUCCION
4
2. OBJETIVOS
4
2.1. Objetivo General 4
2.2. Objetivos Específicos
4
3. MARCO JURIDICO
4
4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA EFECTOS DE LA PREVENCIÓN DE LAVADO DE
ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS DELITOS.
5
4.1. Junta Directiva
5
4.2. Representante Legal
5
4.3. Gerencia De Riesgo / Auditoria de Procesos – Mejora Continua
6
4.4. Auditoría Externa
7
4.5 Comité de Cumplimiento
7
4.6. Departamento Comercial y demás cargos vinculados a la labor comercial,
mercadeo y ventas
8
4.6.1 De los Gerentes Comerciales
8
4.6.2 De la Dirección Comercial
8
4.7. Departamento de Administración de la venta
9
4.7.1. De los retiros / desistimientos
10
4.8 Recursos Humanos
10
4.9. Áreas De Apoyo
11
4.9.1. Coordinación de Mandato
11
4.9.2. Departamento de Sistemas
11
4.9.3. Departamento de Contabilidad
11
4.9.4. Departamento de Crédito
12
5. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
2
12
5.1. Funciones
12
5.2 Prohibiciones del Oficial de Cumplimiento
12
5.3 Sanciones para el Oficial de Cumplimiento
13
5.4. Cancelación de la calificación
14
6. POLITICAS
14
6.1. Políticas Generales
14
6.2. Políticas Específicas
14
7. ENVIO DE INFORMACION A LA UNIDAD DE ANALISIS FINANCIERA (UAFE)
15
7.1. Reportes de Operaciones Inusuales e Injustificadas (ROII) 1
15
7.1.1. Definición
15
7.1.2. Procedimientos Internos
15
7.2. Reportes de Operaciones y Transacciones que Igualen o superen el Umbral
(RESU)
16
7.2.1. Política (RESU)
17
17
7.3. Sanciones por incumplimiento del manual
18
7.4. Difusión y capacitación
18
7.5. Reserva y confidencialidad de la información.
19
8. DE LA PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y EL FINANCIAMIENTO DEL
TERRORISMO
8.1. Definiciones
19
8.1.1. Lavado de Activos – LA
19
8.1.2. Financiación del Terrorismo – FT
19
8.2. Tipificación del delito
20
8.3. Etapas en el Proceso de Lavado de Activos
3
20
8.4. Etapas del Financiamiento del Terrorismo
21
9. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA PREVENIR EL LAVADO DE ACTIVOS, EL
FINANCIEMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS DELITOS.
21
9.1. Debida Diligencia
21
9.1.1. Medidas Normales de Debida Diligencia
22
9.1.2. Medidas Simplificadas De Debida Diligencian
22
9.1.3. Medidas Reforzadas De Debida Diligencia
22
9.2. Política de Debida Diligencia
23
9.2.1. Política Conozca a su Cliente
23
9.2.1.1. Formulario de Conocimiento del Cliente
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9.2.1.2. Verificación contra listas
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9.2.1.3. Política Personas Expuestas Políticamente PEP´S
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9.2.1.4. Captación de Proyectos y Consignación de Inmuebles
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9.2.1.5. Mandato - Mercado Secundario
28
9.2.2. Política Conozca A Su Mercado
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9.2.3. Política Conozca A Su Empleado/ Colaborador
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9.2.4. Política Conozca a su Proveedor
31
10. TIPOLOGIAS
32
11. SEÑALES DE ALERTA
35
12. EVALUACION DE RIESGOS Y APLICACIÓN DE UN ENFOQUE BASADO EN RIESGOS
GENERALIDADES DEL SISTEMA PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y
FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
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1. INTRODUCCIÓN
El presente Manual se ha elaborado para uso, orientación y estricta aplicación de

todos los funcionarios de las compañías, los procesos han sido diseñados para que las
políticas y procedimientos en ellos contenidos, sean aplicados en todos los procesos
que implican la administración de la compañía, en consecuencia, este es aprobado por
la Junta Directiva.
Las políticas, reglas y procedimientos que se establecen en este manual son de
imperativo cumplimiento, en tanto que los empleados como los directivos, regidos por
el espíritu de honestidad, lealtad, responsabilidad, profesionalismo y legalidad, deben
anteponer la observancia de principios legales y éticos al logro de las metas
comerciales.
El Manual será actualizado, de acuerdo con las necesidades de la compañía y de las
normativas, es de conocimiento general, ya que reposa en el intranet de la Compañía,
dejando evidencia escrita de su recepción y lectura por todos sus funcionarios o
empleados.
El presente Manual se encuentra a disposición de la Superintendencia de Compañías o

cualquier ente de control que lo requiera.
2. OBJETIVOS
2.1.Objetivo General
 Cumplir con lo dispuesto por la Superintendencia de Compañías en la Ley de
Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del
Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos.
2.2.Objetivo Específico
 Establecer las políticas, reglas y procedimientos que regularán la conducta que
deben observar la totalidad de los funcionarios y directivos de la compañía, en
sus relaciones con los clientes, usuarios, proveedores de la compañía y las
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autoridades, con el objeto de prevenir y evitar que ésta sea utilizada para
realizar transacciones originadas o destinadas a la ejecución de actividades
ilícitas.
3. MARCO JURIDICO:
Referencias:
Ley de Prevención, Detección y erradicación del delito de Lavado de Activos y del
Financiamiento de Delitos, RO. Nº 352 de 30-12-2010. Reglamento general a la Ley
para reprimir el Lavado de Activos, RO. Nº666 de 21-03-2012 Ley de Compañías.
Resolución emitida por la Superintendencia de Compañías.
Resoluciones emitidas por la Unidad de Análisis Financiero.
Instructivos emitidos por la Unidad de Análisis Financiero.
Cuarenta recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional.
4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA EFECTOS DE LA PREVENCIÓN DE LAVADO

DE
ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS DELITOS.
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad de todos los funcionarios, directores y representante legal, el
estricto
cumplimiento de las políticas, reglas, normas y procedimientos establecidos,
tendientes a controlar, detectar, evitar, prevenir e informar la utilización de los
servicios de la compañía para el lavado de activos y financiación del terrorismo.
Se resalta la obligación a todos los funcionarios de cumplir y reportar las operaciones

inusuales que lleguen a conocer en razón de su cargo. Así mismo, de abstenerse de
recibir dinero o cualquier otro tipo de beneficio, económico o no, a cambio de acciones
u omisiones relacionadas con el proceso de prevención y control del lavado de activos
y financiación del terrorismo.
4.1. JUNTA DIRECTIVA
Como principal órgano de administración de la compañía, la Junta Directiva tendrá las

siguientes responsabilidades en materia del sistema de administración de riesgos, así:
a) Emitir las políticas en materia de prevención del lavado de activos, financiamiento

del
terrorismo y otros delitos.
b) Aprobar el Código de Ética y el Manual para prevenir el lavado de activos,
financiamiento del terrorismo y otros delitos, así como sus actualizaciones.
c) Designar al Oficial de Cumplimiento y su respectivo suplente.
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d) Conocer y adoptar, de ser el caso las recomendaciones anuales respecto de corregir
fallas o actualizaciones al Manual de Prevención emitidas por el Oficial de
Cumplimiento o el auditor externo.
e) Conocer y aprobar el plan de trabajo anual que presente el Oficial de Cumplimiento.
f) Aprobar el procedimiento de control para la vinculación de los clientes que pueden
exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, así como definir las instancias
responsables, las mismas deben involucrar funcionarios de la alta gerencia.
g) Conocer y aprobar los informes presentados por la Auditoría externa relacionados
con el proceso de evaluación y cumplimiento de las normas de prevención del LA/FT y
otros delitos.
h) Aprobar la asignación de los recursos técnicos y humanos necesarios para
implementar y mantener los procedimientos de prevención del LA/FT y otros delitos.
i) Establecer sanciones por el incumplimiento de las medidas de prevención de lavado
de activos y del financiamiento del terrorismo y otros delitos, para todos los miembros
de la compañía.
4.2.REPRESENTANTE LEGAL
El Representante legal tendrá las siguientes obligaciones:
a) Cumplir y hacer cumplir las políticas, procedimientos y mecanismos que en materia

de prevención para el lavado de activos contra el financiamiento del terrorismo y otros
delitos resuelva la Junta Directiva.
b) Someter a aprobación de la Junta Directiva el nombre del candidato para que sea
designado como Oficial de Cumplimiento.
c) Someter a aprobación de la Junta Directiva, el manual de procedimientos de
prevención y sus actualizaciones.
d) Velar por el estricto cumplimiento, al interior de la Compañía, de todas las políticas,
reglas y procedimientos establecidos en el presente manual.
e) Suministrar al Oficial de Cumplimiento los recursos tecnológicos, humanos y
materiales aprobados por la Junta Directiva para el cumplimiento de sus funciones.
f) Analizar y pronunciarse sobre cada uno de los puntos que contengan los informes
presentados por el Oficial de Cumplimiento, dejando expresa constancia en la
respectiva acta.
g) Analizar y pronunciarse sobre los informes de operaciones o transacciones
económicas inusuales e injustificadas reportadas por el Oficial de Cumplimiento.
h) Conocer y aprobar, previo a su envío a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), las
operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas, que deberán ser
remitidas dentro del término de dos días, contados a partir de la fecha en que se tenga
conocimiento.
i) Atender los requerimientos y recomendaciones que realice el Oficial de
Cumplimiento
para el adecuado acatamiento de sus funciones.
j) La implementación del sistema para prevenir el lavado de activos, el financiamiento
del terrorismo y otros delitos.
k) Aprobar los criterios, metodologías y procedimientos para la selección, seguimiento
y cancelación de los contratos celebrados con terceros.
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4.3.GERENCIA DE RIESGO / AUDITORIA DE PROCESOS – MEJORA CONTINUA
Son funciones de la gerencia de riesgo:
a) Instrumentar los controles adecuados que le permitan detectar incumplimientos de

las disposiciones que para la prevención de lavado de activos se contemplan en la Ley
de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del
Financiamiento de Delitos, esta obligación incluye el examen de las funciones que
cumplen los administradores de la entidad y el Oficial de Cumplimiento.
b) Velar por el cumplimiento de los mecanismos de control diseñados e
implementados
en el sistema de administración de riesgo de la compañía, para lo cual debe incluir
dicha labor dentro de los programas específicos de control.
c) Verificar que la información básica de las ventas ingresadas en el sistema CRM estén
acorde a los requerimientos del registro de la información.
d) Verificar que las autorizaciones para realizar una relación comercial con un cliente
de
alto riesgo la efectúe el Presidente Ejecutivo.
e) Elaborar reporte trimestral, dirigido a la Junta Directiva y al Oficial de Cumplimiento,
en el que se informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación
del cumplimiento de las normas sobre prevención y control del lavado de activos y
financiación del terrorismo.
f) Informar los resultados de su gestión al Oficial de Cumplimiento, quien se encargará
de evaluarlos y efectuar el seguimiento respectivo, con el fin de procurar la adopción
de
los correctivos que corresponda.
g) Confirmar que el formulario de licitud de fondos sea debidamente gestionado y
conste en cada venta o reserva realizada.
h) Reportar mensualmente (hasta el 8 de cada mes) las transacciones realizadas:
 Reservas de inmuebles de proyectos y mandato realizadas dentro del mes
 Firma de documentación legal realizadas dentro del mes (proyectos y mandato)
 Cesiones de derechos de inmuebles realizadas dentro del mes (proyectos y
mandato)
i) Reportar oportunamente todas las operaciones inusuales que lleguen a conocer en
el
ejercicio de sus funciones.
Sanciones
Las expuestas en el Código de Ética
4.4.AUDITORIA EXTERNA
Funciones
El auditor externo deberá verificar el cumplimiento de lo previsto en la Ley de
Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del
Financiamiento de Delitos así como las políticas, procedimientos y mecanismos
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internos implementados por la compañía para la prevención del LA y FT, además
valorar su eficacia operativa y proponer, de ser el caso eventuales rectificaciones o
mejoras.
Sanciones
El incumplimiento e inobservancia de la normativa (art. 38) por parte d los auditores
externos, será sancionada de conformidad con las prohibiciones y sanciones,
establecidas en el Reglamento para la calificación y registro de las personas naturales y
jurídicas que ejerzan actividades de auditoría externa, expedida por la
Superintendencia de Compañías.
4.5.COMITÉ DE CUMPLIMIENTO
Conformación:
Al interior de la compañía se ha establecido un Comité de Cumplimiento, el cual es
liderado por el Presidente Ejecutivo, quien a su vez designa los integrantes del mismo;
no obstante, se consideran integrantes fundamentales los siguientes:
 Oficial de Cumplimiento
 Presidente Ejecutivo
 Director Comercial
 Gerente de Administración de la Venta
 Gerente de Riesgos
Sesiones:
El Comité de Cumplimiento se reunirá de forma ordinaria una vez cada trimestre,
reservándose la facultad de reunirse en forma extraordinaria en caso de que el Oficial
de Cumplimiento detecte alguna operación o transacción inusual injustificada.
Responsabilidades:
a) Apoyar al Oficial de Cumplimiento en el desarrollo oportuno y profesional de su
gestión, con la finalidad que todos los empleados, funcionarios y colaboradores del
sujeto obligado, den fiel cumplimiento a las políticas de prevención de LA/FT.
b) Aprobar y emitir recomendaciones al manual y las políticas de prevención del LA/FT.
c) Evaluar las operaciones inusuales reportadas al interior de la compañía y calificar
como sospechosas las que deban reportarse a la UAF.
d) Las demás que la Junta Directiva, la Presidencia de la compañía y/o el Oficial de
Cumplimiento señale.
4.6.DEPARTAMENTO COMERCIAL Y DEMAS CARGOS VINCULADOS A LA LABOR

COMERCIAL
Son responsabilidades del área comercial:
a) Anteponer el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos en el

presente manual, al cumplimiento de metas comerciales.
b) Evaluar a sus clientes y potenciales clientes y determinar si son moralmente aptos
para vincularse con la compañía y mantener relaciones comerciales con los mismos.
c) Previa a iniciar una negociación el asesor comercial deberá consultar en las listas de
clientes no elegibles, a todo cliente que sea atendido así como al cónyuge y
apoderado, de ser el caso, cerciorándose de analizarlo individualmente, si el cliente no
está registrado en las listas, puede continuar con la negociación; el asesor debe
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asegurarse de imprimir el reporte emitido por las listas al momento de la consulta,
firmarlo y adjuntarlo a la hoja de reserva. Si el cliente se encuentra registrado en las
listas (con registros de procesos por Lavado de Dinero o Terrorismo), el asesor de
manera prudente, desistirá de la negociación con el cliente y reportara
inmediatamente el hecho remitiendo al Oficial de Cumplimiento toda la información
del cliente obtenida hasta el momento y los documentos que logró receptar de éste.
d) Llenar en forma ordenada los formularios requeridos para la cotización y/o venta de
cada cliente asegurándose que el cliente firme debidamente los formularios en
materia de Prevención de LA/FT.
e) Abstenerse de entregar números de cuenta bancarias de la empresa, cuando no se
cuente con la información completa del cliente y en especial, con el formulario de
conocimiento del cliente debidamente diligenciado.
f) Cotejar la información básica del cliente, conforme lo señalado en la hoja de reserva.
g) Reportar inmediatamente al Oficial de Cumplimiento en caso de detectar en sus
clientes algún comportamiento extraño o sospechoso.
h) Cumplir estrictamente con las políticas y procedimientos relacionados con los
mecanismos de control descritos en el presente manual, especialmente, con el
mecanismo de conocimiento de los clientes.
i) Reportar oportunamente todas las operaciones inusuales que lleguen a conocer en
el ejercicio de sus funciones.
j) Mantener absoluta reserva en casos de comprobarse que el cliente se encuentra
involucrado en lavado de activos u otros delitos.
k) Apoyar al Oficial de Cumplimiento en el desarrollo oportuno y profesional de su
gestión.
4.6.1. De los Gerentes Comerciales

Los Gerentes comerciales serán los responsables de:
a) Comprobar que ninguna negociación sea realizada sin antes haber verificado al
cliente en las listas.
b) Enviar mensualmente un reporte al Oficial de Cumplimiento de:
 Clientes PEP`s atendidos (ver política PEP`s)
 Clientes de quienes se encontraron concordancia con las listas de clientes no
elegibles, reportando el procedimiento suministrado.
c) Reportar oportunamente todas las operaciones inusuales que lleguen a conocer en
d) Apoyar al Oficial de Cumplimiento en el desarrollo oportuno y profesional de su
gestión.
4.6.2. De la Dirección Comercial
a) El Director comercial es el llamado a cumplir y hacer cumplir de manera estricta

todas
las políticas y procedimientos establecidos en el presente manual, y suspender
cualquier negociación que no cumpla con lo requerido por la norma.
b) Insistir con el personal del área comercial en la importancia de anteponer el
cumplimiento de éstas políticas, al cumplimiento de metas comerciales.
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c) Reportar oportunamente todas las operaciones inusuales que lleguen a conocer en
gestión.
4.7.DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE LA VENTA

Son responsabilidades del departamento de Administración de la Venta las siguientes:
a) Como responsable del área de cobranzas, la Gerencia de Administración de la Venta

deberá reportar mensualmente al Oficial de Cumplimiento las transacciones que
igualen o superen el umbral de manera individual o en su acumulado mensual, además
de controlar que los formularios se hayan completado por cada transacción antes
mencionada.
b) Para los casos en que el cliente realice los pagos por medio de transferencia o
depósito directamente en el banco y el valor supere el umbral establecido, es
responsabilidad del departamento de cartera, contactarse con el cliente y gestionar el
formulario de Licitud de fondos. (únicamente para ventas de proyectos cuya Fiduciaria
sea Enlace Negocios Fiduciarios S.A., dichos formularios serán requeridos por pagos
que igualen o superen USD$8.000,00).
c) Es el departamento de cartera el responsable de actualizar anualmente la
información
de cada cliente registrando en el formulario de actualización de datos clientes
diseñado para este efecto donde conste:
i. Dirección domiciliaria y teléfono
ii. Actividad económica o profesional
iii. Dirección laboral y teléfono
d) En caso de detectar la existencia de una transacción inusual o sospechosa,
informará inmediatamente sea detectado vía correo electrónico al Oficial de
Cumplimiento, adicionalmente preparará un informe en detalle de dicha inusualidad.
e) Custodiar de manera ordenada la documentación original de cada cliente. Será de su
exclusiva responsabilidad el mantener el file del cliente completo y en buenas
condiciones.
f) Reportar mensualmente (hasta el 8 de cada mes) las transacciones realizadas:
 Desistimientos y retiros de inmuebles de proyectos y mandato realizadas
dentro del mes
 Todas las operaciones registradas en el mes que superan el umbral
confirmando que todas cuentan con el formulario debidamente gestionado
dando atención al art. 7.2.1 (política RESU)
g) Reportar oportunamente todas las operaciones inusuales que lleguen a conocer en
h) Apoyar al Oficial de Cumplimiento en el desarrollo oportuno y profesional de su
gestión.
4.7.1. De los Retiros / Desistimientos
a) Reportar oportunamente todas las operaciones inusuales que se presenten en el

trámite de los retiros o desistimientos.
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b) Abstenerse de ordenar la emisión de cheques para la devolución del dinero de
reserva a favor de un tercero que no tenga relación del primer beneficiario, salvo que
se trate de un caso especial, debidamente justificado.
4.8.DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
El departamento de recursos humanos debe cumplir con las siguientes

responsabilidades:
a) Fortalecer los mecanismos de selección y contratación de personal, para reducir

riesgos de vinculación a la compañía de personas relacionadas directa o
indirectamente con lavado de activos y financiación del terrorismo o que sean
susceptibles al incumplimiento de las disposiciones que en materia de prevención y
control se establezcan.
b) Proyectar con el Oficial de Cumplimiento, dentro del programa de inducción de
personal, la capacitación del presente manual para todos los nuevos funcionarios que
ingresen a la Compañía, en el momento de su ingreso y obtener de los mismos el
compromiso de leer el presente manual y aplicarlo estrictamente, así como dejar
conocer todas las inquietudes que les surjan sobre el mismo; dicho compromiso
deberá constar por escrito (con firma y fecha) y reposar en el file de cada funcionario.
c) Colaborar con el Oficial de Cumplimiento en la programación y organización de las
capacitaciones a todos los funcionarios, en materia de control y prevención del lavado
de activos y financiación del terrorismo.
d) Dar a conocer a todos los funcionarios de la compañía las reglas de conducta que
deben observar en el ejercicio de sus funciones; para el efecto, tiene la responsabilidad
de realizar las capacitaciones necesarias sobre el Código de Ética de la compañía,
resaltando la obligación que les asiste de colaborar en el proceso de prevención y
control del lavado de activos y financiación del terrorismo.
e) Reportar al Oficial de Cumplimiento toda violación que se presente del Código de
Ética, así como cualquier operación inusual que involucre a uno de los funcionarios de
la Compañía.
f) Reportar al Oficial de Cumplimiento las vinculaciones que se han realizado
confirmando que se han cumplido con lo que indica la Política “Conozca a su
Empleado”.
g) Reportar oportunamente todas las operaciones inusuales que lleguen a conocer en
el
h) Apoyar al Oficial de Cumplimiento en el desarrollo oportuno y profesional de su
gestión.
4.9.AREAS DE APOYO
4.9.1. Coordinación de Mandato
Son responsabilidades de la Coordinación de Mandato las siguientes:

a) En caso de detectar la existencia de una transacción inusual o sospechosa, informará
inmediatamente sea detectado vía correo electrónico al Oficial de Cumplimiento,
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adicionalmente, preparará un informe en detalle de dicha inusualidad.
b) Custodiar de manera ordenada la documentación original de cada cliente. Será de
su exclusiva responsabilidad el mantener el file del cliente completo y en buenas
condiciones.
c) Abstenerse de ordenar la emisión de cheques para la devolución del dinero de
reserva a favor de un tercero que no tenga relación del primer beneficiario, salvo que
se trate de un caso especial, debidamente justificado.
d) Reportar oportunamente todas las operaciones inusuales que lleguen a conocer en
e) Apoyar al Oficial de Cumplimiento en el desarrollo oportuno y profesional de su
gestión.
4.9.2. Departamento de Sistemas

Son responsabilidades del departamento de sistemas las siguientes:
a) Adoptar los instrumentos de control de carácter tecnológico, necesarios para

prevenir y controlar el lavado de activos y financiación del terrorismo.
b) Mantener actualizada y accesible al personal la Base de Datos de Personas
Expuestas Políticamente (PEP)
c) Atender oportunamente los requerimientos que en materia de prevención y control
del lavado de activos y financiación del terrorismo le presente el Oficial de
Cumplimiento o el Comité de cumplimiento.
d) Reportar oportunamente todas las operaciones inusuales que lleguen a conocer en
e) Apoyar al Oficial de Cumplimiento en el desarrollo oportuno y profesional de su
gestión.
4.9.3. Departamento de Contabilidad

Son responsabilidades del departamento de contabilidad:
a) Reportar a cartera, la existencia de dineros ingresados en la cuenta que no han sido

identificados (transferencias o depósitos) y que superen el umbral establecido para el
sector, para que cartera proceda con la gestión de recopilación del formulario, esto
debe realizarse dentro del mismo mes. De no haber sido justificado dichos depósitos
por parte de cartera, es obligación del departamento de contabilidad reportar los
depósitos que aún siendo remitidos al departamento de cartera, continúan como no
identificados.
b) Reportar oportunamente todas las operaciones inusuales que lleguen a conocer en
el
c) Apoyar al Oficial de Cumplimiento en el desarrollo oportuno y profesional de su
gestión.
4.9.4. Departamento de crédito

Son responsabilidades del departamento de crédito:
a) Reportar inmediatamente al Oficial de Cumplimiento en caso de detectar en sus
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clientes algún comportamiento extraño o sospechoso.
b) Cumplir estrictamente con las políticas y procedimientos relacionados con los
mecanismos de control descritos en el presente manual, especialmente, con el
mecanismo de conocimiento de los clientes. Reportar oportunamente todas las
operaciones inusuales que lleguen a conocer en el ejercicio de sus funciones.
c) Reportar mensualmente (hasta el 8 de cada mes):
 Las Escrituras de Compra venta que mensualmente se vayan firmando y/o
regularizando.
gestión.
5. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
5.1.Funciones
El Oficial de Cumplimiento deberá cumplir las siguientes funciones:
a) Elaborar el manual de Prevención, el Código de Ética y el Plan Operativo anual para

prevenir el lavado de activos, el financiamiento al terrorismo y otros delitos, mismo
que deberá incluir los programas de capacitación de todo el personal.
b) Promover el conocimiento y supervisar el cumplimiento de las disposiciones
contenidas en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de LA y FT.
c) Presentar, una vez al año, informes escritos a la Junta Directiva, en los cuales debe
referirse como mínimo a los siguientes aspectos:
i. Resumen de las operaciones inusuales e injustificadas comunicadas por el
área comercial, así como los reportados a la UAF.
ii. El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las
diferentes autoridades.
iii. Los incumplimientos por parte de los empleados de la compañía.
iv. Los resultados de los correctivos ordenados por la Junta Directiva.
v. Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y
de la Unidad de Análisis Financiero – UAF.
d) Vigilar y exigir que el Manual para prevenir el LA/FT y sus modificaciones, sea
conocido y divulgado entre el personal de la compañía.
e) Remitir a la Superintendencia de compañías hasta el 31 de marzo de cada año el
plan de trabajo para el ejercicio en curso y el informa de cumplimiento del plan
correspondiente al año inmediato anterior, debidamente aprobado por la Junta
General de Accionistas.
f) Monitorear permanentemente las negociaciones (ventas), a fin de detectar
transacciones económicas inusuales e injustificadas; analizar los informes de dichas
transacciones generadas por el área comercial y dejar constancia de lo actuado,
manteniendo los respaldos debidamente custodiados.
g) Realizar el análisis de las operaciones o transacciones económicas inusuales e
injustificadas comunicadas por los responsables de las diferentes áreas o detectadas
en el proceso para sobre la base de dicho análisis y con los documentos de sustentos
suficientes, de ser el caso, preparar el informe para el representante legal, y enviarlo a
la Unidad de Análisis Financiera.
h) Elaborar y remitir a la UAF los reportes establecidos en la Ley de Prevención,
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Detección y Erradicación del Delito de LA/FT y en los instructivos dictados por dicha
unidad.
i) Controlar el cumplimiento de las políticas “Conozca a su cliente” y “Conozca a su
empleado”.
j) Exigir al Representante Legal que adopte las medidas de sanción establecidas en el
Manual de Prevención y Código de Ética ante el incumplimiento de las disposiciones
legales y reglamentarias de los empleados.
k) Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación continuos dirigidos a
los empleados que les permita, considerando sus funciones especificas, detectar
operaciones inusuales.
l) Absolver consultas del personal relacionadas con la naturaleza de las transacciones
frente a la actividad del cliente y en el ámbito de la prevención de LA/FT.
m) Ser el interlocutor frente a las autoridades administrativas, en materia de
prevención de LA/FT.
5.2.Prohibiciones del Oficial de Cumplimiento
a) Delegar el ejercicio a su cargo, salvo en el caso de reemplazarlo en los términos

señalados en el artículo 47 de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito
de LA/FT.
b) Revelar datos contenidos en los informes, o entregar a personas no relacionadas
con las funciones de control, información alguna respecto a los negocios o clientes
obtenidos en el ejercicio de sus funciones.
5.3.Sanciones para el Oficial de Cumplimiento

El Oficial de Cumplimiento estará sujeto a las siguientes sanciones:
Suspensión temporal de la calificación, en los siguientes casos:

a) No realizar los monitoreos para verificar el cumplimiento del manual de prevención
o código de ética.
b) La no presentación del plan anual e informe de gestión a la Junta Directiva.
c) El incumplimiento del plan de trabajo.
d) Cuando no haya realizado los descargos de observaciones realizadas por la
Superintendencia de Compañías en los términos establecidos hasta por dos ocasiones
consecutivas.
e) Por reiterados atrasos o no envío de reportes mensuales a la UAF por 2 ocasiones.
5.4.Cancelación de la calificación
a) Cuando no haya presentado el Manual de Prevención ni el Código de Ética para

aprobación de la Junta Directiva.
b) Cuando se comprobaren irregularidades auspiciadas o toleradas por el Oficial de
Cumplimiento, independientemente de las demás sanciones y responsabilidades civiles
y penales a las que hubiere lugar.
c) Cuando el oficial de cumplimiento se encuentre o llegare a encontrarse dentro de las
prohibiciones establecidas en la norma.
d) Si el Oficial de Cumplimiento contraviniere los principios establecidos en el código
15
de ética, sea responsable de falsedad o violaciones a la ley o no guarde reserva de la
información que tuviera conocimiento en su gestión.
6. POLITICAS
Para el Grupo es una prioridad el cumplimiento de las normas legales y disposiciones

internas relacionadas con el control y prevención del lavado de activos y financiación
del terrorismo; en consecuencia, tanto el sistema de prevención que se adopta
mediante el presente manual, como el Código de Ética de la Compañía, son de estricto
y obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios, administradores y
representantes legales de las compañías y constituye una herramienta fundamental
para prevenir que la compañía sea utilizada en el ingreso, infiltración, ocultamiento,
manejo o inversión de dineros provenientes de actividades delictivas y su consecuente
riesgo legal y reputaciones.
6.1.Políticas Generales
 Impulsar la cultura organizacional de la compañía en materia de prevención
de lavado de activos y de financiamiento de delitos.
 Priorizar el cumplimiento de las normas para prevenir el lavado de activos y
el financiamiento de delitos, en la consecución de las metas comerciales de
la compañía.
 Asegurar el conocimiento, acatamiento y aplicación de la normativa legal y
reglamentaria, y demás disposiciones relacionadas con la prevención de
lavado de activos y el financiamiento de delitos; y, especialmente las del
presente manual, por parte de todos los colaboradores de la compañía
buscando minimizar el riesgo de que la compañía sea usada en negocios
ilícitos.
6.2.Políticas Específicas
 Todo nuevo producto o servicio que ofrezca la compañía deberá adecuarse a

las
políticas, reglas y procedimientos establecidos en el presente manual, antes de su
ofrecimiento al público.
 Cumplir los lineamientos para el inicio de las relaciones comerciales y los
procedimientos para la identificación y aceptación de clientes.
 Garantizar la reserva de la información reportada, conforme lo previsto en la
Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y
del Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos.
 Cumplir con los procedimientos para la selección y contratación de personal
que contemplen, al menos, la verificación de antecedentes personales,
laborales y patrimoniales.
 Establecer sanciones para los empleados por la falta de aplicación de las
políticas, o inobservancia de los procedimientos establecidos para prevenir el
lavado de activos y el financiamiento de delitos.
 Es obligación de todos los funcionarios, directores y representantes legales de
la compañía, realizar todas las gestiones necesarias para lograr un adecuado
16
conocimiento y evaluación permanente de los clientes de la compañía y
reportar de forma inmediata a las personas competentes, las operaciones
inusuales que detecten en relación con los mismos así como guardar reserva
sobre toda la información relacionada con el proceso de prevención y control
del lavado de activos de la Compañía, que conozcan o lleguen a conocer en
razón de sus funciones.
 El incumplimiento de lo regulado en el presente Manual y en el Código de Ética
de la compañía, será considerado como una violación grave de las obligaciones
del trabajador.
7. ENVIO DE INFORMACION A LA UNIDAD DE ANALISIS FINANCIERA (UAF)

7.1.Reportes de Operaciones Inusuales e Injustificadas (ROII)
7.1.1. Definición
Se consideran operaciones inusuales e injustificadas aquellas transacciones que por su

frecuencia, lugar, monto, comportamiento del cliente que dé sospechas o falta de
documentos soportes que sustenten, la operativa resultan transacciones financieras
cuya procedencia existen sospecha de ilicitud.
Los departamentos del área comercial, cobranzas y crédito, son quienes mantienen
relación directa con el cliente y por ello tienen mayor probabilidad de identificar el
origen de los fondos que ingresan a la compañía por tal razón deben revisar las
operaciones con el propósito de determinar si existe una operación inusual. Será su
responsabilidad, la identificación y reporte de operaciones inusuales e injustificadas
para lo cual deberá cumplir con lo siguiente:
 El empleado que detecta la operación inusual e injustificada deberá notificar de
inmediato al Oficial de Cumplimiento, adjuntando toda la documentación de
soporte que aplique.
 El empleado que detecta dicha operación debe guardar estricta reserva y en
ningún caso podrá alertar al cliente ni comentar sobre el tema con terceras
personas.
 El Oficial de Cumplimiento analizará la operación, comparándola con la
información que surge de la carpeta del cliente y en caso de estimarlo
necesario, solicitará información adicional, de esta forma reúne toda la
información relacionada a la operación.
 Una vez que el Oficial de Cumplimiento ha recibido toda la información de la
inusualidad por parte del área responsable y está de acuerdo en que la
transacción cumple con las características definidos en las normas legales y
reglamentarias vigentes, éste convocará a junta extraordinaria a los miembros
del Comité de Cumplimiento para que sea éste quien decida reportar a la UAF
mediante la conformación de un “reporte de operaciones inusuales e
injustificadas ROII”, el Oficial de Cumplimiento será el encargado de enviar el
reporte. Si fuera el caso de no reportar la inusualidad el Oficial de
Cumplimiento documentará las razones que motivaron al Comité de
Cumplimiento de no reportar esa transacción y, en próxima reunión de
17
Directorio se informará de lo resuelto.
 Si el Comité de Cumplimiento decide que la operación no es inusual e
injustificada deberá dejar constancia en acta explicando los motivos de dicha
decisión. En este caso el Oficial de Cumplimiento tendrá la posibilidad de
discrepar, debiendo dejar constancia en la misma acta.
 Realizado y enviado el ROII se deberá seguir estrictamente las instrucciones
que imparta la Unidad de Análisis Financiero.
 En caso de enviar un ROII a la UAF, la documentación soporte se archivara en la
unidad de cumplimiento, dejando evidencias y respaldos suficientes.
 La compañía, ni el Oficial de Cumplimiento podrá alegar falta de conocimiento
de tales operaciones cuando dicho desconocimiento sea imputable a la falta de
controles.
 Las inusualidades justificadas, quedarán registradas en un acta del Comité de
Cumplimiento por 10 años, y estarán a disposición de la Superintendencia de
Compañías.
La forma en que se debe reportar un ROII al Oficial de Cumplimiento es:

 Describir los hechos de manera organizada, clara y completa
 Explicar cómo se relacionan las personas que intervienen en la transacción u
operación.
 Indicar si la operación inusual e injustificada es un evento aislado o se relaciona
con otras transacciones reportadas.
 De no existir reportes por parte de las áreas responsables sobre operaciones
inusuales e injustificadas en el respectivo mes el Oficial de Cumplimiento
deberá preparar un informe, mismo que será dado a conocer en las reuniones
que se mantenga con el comité de cumplimiento notificando que las áreas
responsables no han detectado ninguna inusualidad.
7.2.Reportes de Operaciones y Transacciones que Igualen o superen el Umbral

(RESU)
Son aquellas transacciones efectuadas por el cliente que superan el umbral legalmente
establecido.
7.2.1. Política (RESU)

Todas las operaciones de los clientes cuya cuantía sea igual o superior a diez mil
dólares de los Estados Unidos de América (US $ 10.000,00) o su equivalente en otras
monedas, así como las operaciones y transacciones múltiples que, en conjunto, sean
iguales o superiores a dicho valor, cuando sean realizadas en beneficio de una misma
persona y dentro de un período de treinta (30) días serán reportadas a la Unidad de
Análisis Financiero. Adicionalmente se enviará a la Superintendencia de Compañías
mensualmente y para fines estadísticos la información sobre los reportes remitidos a la
UAFE, de acuerdo al siguiente detalle:
 Número de reportes sobre transacciones realizadas por cantidades superiores a
los umbrales establecidos en la ley.
 Número de reportes por transacciones inusuales.
 Localización geográfica por ciudades de la matriz, sucursales y agencias de la
entidad, en las que se verificaron las transacciones reportadas.
18
Por el giro de negocio, todas las transacciones de reserva / venta de inmuebles, al

superar el monto establecido por la ley como umbral deberán ser reportadas
mensualmente a la UAFE, siendo responsabilidad del área comercial adjuntar a la
reserva como habilitante el Formulario de Licitud de Fondos de cada transacción.
El departamento de cobranzas es el responsable de la recepción de los abonos por
parte del cliente y por ello debe sustentar mediante el formulario de Licitud de Fondos,
todas las operaciones (abonos) que superen el umbral establecido en la norma, con el
objetivo de identificar el origen de los fondos que ingresan a la compañía. Se excluye
únicamente las ventas de mandato pues para dichas transacciones el área comercial
gestiona al inicio de la relación comercial el formulario de Licitud de fondos de
Excepción mismo que tiene vigencia de un año. Las operaciones del cliente que
superen el umbral legalmente establecido y que por el perfil del cliente no sean
debidamente justificadas o no tengan relación a su nivel de ingresos se procederá a
elaborar por parte del área responsable que detecten estas inconsistencias
(comercial / cobranzas) un informe al Oficial de Cumplimiento, éste debe consolidar
toda la información recibida y solicitar justificativos adicionales si amerita, de no ser
justificados debidamente, citará a reunión extraordinaria del Comité de Cumplimiento
para decidir cómo se debe proceder ante estas transacciones.
Para el reporte anta la UAFE de las operaciones que superan el umbral, se usarán los
siguientes casilleros:
7.3.Sanciones por incumplimiento del manual
El incumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente Manual será causal

de sanción, tomando en cuenta la participación de las personas obligadas a cumplirlo.
Se considera falta, la violación de cualquiera de las normas contenidas en el presente
Manual, ya sea a título culposo o doloso. Se entiende que existe actuación culposa
cuando, por impericia, negligencia o desatención, se viola cualquiera de las previsiones
del presente Manual, sin que exista voluntad de violarlo. Se entiende que existe dolo
cuando:
 Existe voluntad cierta y directa de realizar una operación con conciencia de
19
que la misma infringe o viola alguna de las disposiciones del Código de Ética, o
 Existe voluntad cierta y directa de realizar una operación sin intención de
generar una violación de las reglas del Código de Ética, pero con conciencia de
que puede generarse un resultado que violente las reglas o principios
consagrados en el mismo.
 Toda falta, culpable o dolosa, determinará la aplicación de una sanción. La
misma se graduará atendiendo a la gravedad de la infracción y a la voluntad de
quien la infringió, siguiendo los criterios que se establecen a continuación:
- Las faltas cometidas con dolo serán consideradas en todos los casos faltas
graves, y serán sancionadas conforme al Reglamento Interno de Trabajo.
- En todos los casos de faltas cometidas a título doloso, cuando exista la
presunción de la comisión de un delito, en particular, lavado de dinero, se
cursará inmediata notificación a la Unidad de Análisis Financiero.
7.4.Difusión y Capacitación
El Grupo considera que la creación de una cultura de control y cumplimiento entre los
colaboradores es la mejor herramienta para prevenir el lavado de activos, por esto
asume el compromiso de desarrollar un programa de capacitación anual con el fin de
instruir a sus empleados sobre:
 Las normas legales y reglamentarias vigentes en materia de prevención de
lavado de activos y financiamiento de delitos y las modificaciones que pudieran
haberse incorporado.
 Las políticas, procedimiento sobre prevención de lavado de activos y
financiamiento de delitos se hayan adoptado.
 Las señales de alerta para detectar operaciones o transacciones económicas
inusuales e injustificadas.
 Las tipologías de lavado de activos y financiamiento de delitos existentes así
como de aquellas detectadas por el sujeto obligado.
Los programas de capacitación deberán cumplir con las siguientes condiciones:

 Serán impartidos durante el proceso de inducción de los nuevos empleados.
 Toda capacitación será evaluada y los resultados de la misma deben ser
archivados en el expediente personal del empleado.
 Los programas de capacitación estarán registrados en el formulario respectivo
del Departamento de RRHH así como los medios que se emplearán para
ejecutarlos.
7.5.Reserva y confidencialidad de la información.

El artículo 6 de las Normas de Prevención de Lavado de Activos, Financiación del
Terrorismo y otros Delitos señala:
“los representantes legales o administradores, oficiales de cumplimiento, socios o

accionistas y empleados, están obligados a guardar reserva y confidencialidad respecto
de las operaciones que llegan a su conocimiento en el ejercicio de sus funciones en la
compañía, y quedan expresamente prohibidos de informar a terceros y en especial a
las personas que hayan efectuado o intenten efectuar transacciones económicas
20
inusuales e injustificadas, que han comunicado a las autoridades competentes la
información sobre las mismas. Igualmente quedan prohibidos de informar o comunicar
sobre cualquier información solicitada por la autoridad competente.”
Las copias de los reportes de operaciones inusuales injustificadas (ROII) al ser

confidenciales, no podrán ser incluidas en las carpetas de los clientes, será
responsabilidad del Oficial de Cumplimiento la custodia de dichos documentos.
El conocimiento de la violación de esta prohibición, obliga al Oficial de Cumplimiento
y/o al representante legal de la compañía a que comunique del particular a la Unidad
de Análisis Financiero (UAF).
El incumplimiento a estas disposiciones se considera faltas graves y quedaran
expuestos a severas sanciones disciplinarias expuestas en el Reglamento interno, más
allá de las sanciones penales que les correspondiera.
8. DE LA PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS, EL FINANCIAMIENTO DEL

TERRORISMO Y OTROS DELITOS.
8.1.Definiciones
8.1.1. Lavado de Activos – LA
Es dar apariencia de legalidad a dineros o bienes adquiridos que tengan su origen
mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas,
extorción, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, tráfico de armas, de menores
de edad, financiamiento del terrorismo y la administración de recursos relacionados
con actividades terroristas, trafico de drogas, delitos contra el sistema financiero o
contra la administración pública. El objeto de la operación, que generalmente se
realiza en varios niveles, consiste en hacer que los dineros o bienes obtenidos a través
de actividades ilícitas aparezcan como el fruto de actividades licitas y circulen sin
problema en el sector financiero así como en el sector real.
8.1.2. Financiación del Terrorismo – FT

Actividad por la cual cualquier persona deliberadamente provea, financie o recolecte
fondos o recursos económicos, por el medio que fuere, directa o indirectamente, con
la intención ilícita de que se utilice, en todo o en parte para cometer un acto de
terrorismo o por un terrorista.
8.2.Tipificación del delito
La Ley de Prevención, Detección y Erradicación del delito de lavado de Activos y del

Financiamiento del Terrorismo publicada en el R.O 127 en el articulo 14 indica:
“comete delito de lavado de activos el que dolosamente en forma directa o indirecta:
a) Tenga, adquiera, transfiera, posea, administre, utilice, mantenga, resguarde,
entregue, transporte, convierta o se beneficie de cualquier manera de activos de
origen ilícito.
b) Oculte, disimule o impida, la determinación real de la naturaleza, origen,
procedencia,
o vinculación de activos de origen ilícito.
21
c) Preste su nombre y el de la sociedad o empresa de la que sea socio o accionista,
para
la comisión de los delitos tipificados en esta ley.
d) Organice, gestione, asesore, participe o financie la comisión de delitos tipificados en
esta ley.
e) Realice por sí mismo o por medio de terceros, operaciones y transacciones
financieras
o económicas, con el objeto de dar apariencia de licitud a actividades de lavado de
activos; y,
f) Ingreso y egreso de dinero de procedencia ilícita por los distritos aduaneros del país.
8.3.ETAPAS EN EL PROCESO DE LAVADO DE ACTIVOS
Las autoridades han identificado tres etapas en el proceso de lavado de activos:

a) La colocación física de la moneda en el sistema financiero (como las consignaciones
en cuentas bancarias);
b) La estratificación de los fondos a través de una serie de transacciones entre sí; y
c) La integración de los fondos a la cadena comercial formal. Frecuentemente ocurre
más de un paso simultáneamente.
a. La Colocación
La colocación física del dinero en el sistema financiero es el paso más difícil del lavado
de activos. Consiste en la receptación física de grandes cantidades de dinero en
efectivo, como producto de actividades ilícitas y en la búsqueda de formas novedosas
para lograr su introducción al sistema y dar apariencia de legalidad.
Los lavadores de activos tratan de fraccionar las operaciones en efectivo e intentan
sobornar para evitar ser reportados por su volumen de transacciones. Como no están
dispuestos a revelar la verdadera procedencia del efectivo, los delincuentes ya no
pueden simplemente llevar el dinero en efectivo al banco o hacer transferencias al
exterior.
b. La Estratificación (diversificación)
La separación o distanciamiento del producto del delito de su origen criminal a través
de la variedad de transacciones financieras se denomina diversificación. Mediante esta
se pretende eliminar la conexión del dinero con acciones delincuenciales. Los
lavadores de activos diversifican los recursos moviendo el dinero de una institución
financiera a otra, frecuentemente entre bancos en países que tienen leyes de
confidencialidad estrictas cuyas cuentas generalmente se mantienen a nombre de
empresas ficticias creadas para tal fin en dichos países.
c. La Integración
El último paso en el lavado de activos es la integración. Proceso mediante el cual se
traen los fondos y se introducen al mercado Nacional, disfrazándolos de legítimos;
obviamente el dinero no le sirve a nadie si este no se puede utilizar. Por lo tanto, los
lavadores de activos procuran encontrar la forma de utilizar el dinero sin revelar su
procedencia criminal.
Los fondos se pueden integrar de varias maneras.

a) la más común es “prestándole dinero a los delincuentes”. Los lavadores de activos,
22
establecen “Empresas Financieras” en jurisdicciones extraterritoriales las cuales le
hacen préstamos, emiten documentación completa sobre los mismos, cobran intereses
que los delincuentes pagan para mayor disfraz.
b) Otra de las formas de lavar dinero producto de actividades ilícitas es mediante la
adquisición de bienes muebles e inmuebles o en negocios de fachada, traspasando los
fondos a organizaciones o empresas sin vínculo aparente con el delito.
Que busca el lavador de activos

 Dar apariencia de legalidad o LEGALIZAR o LEGITIMAR recursos mal habidos.
 Justificar su riqueza para alcanzar un status, una respetabilidad social y para
poder utilizar su fortuna ilícita burlando la acción de las autoridades policivas y
judiciales.
 Formar rastros de papeles y transacciones complicadas que confundan el
origen ilícito, de dejar una estela de pistas falsas para complicar la labor de los
investigadores e impedir conectar el dinero blanqueado con la actividad ilícita
que la originó.
 Mezclar dineros ilegales con transacciones financieras legítimas
8.4.ETAPAS DEL FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO

Las etapas del financiamiento del terrorismo identificadas son:
a) Recaudación.- Búsqueda de fuentes de financiación, legitimas o ilegitimas

b) Disposición.- Realización de los movimientos necesarios de fondos para tenerlos a
disposición y ocultar su utilización final esperada.
c) Utilización.- Realización de los movimientos necesarios de fondos para tenerlos a
disposición y ocultar su utilización final esperada.
9. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA PREVENIR EL LAVADO DE ACTIVOS, EL

FINANCIEMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS DELITOS.
9.1.DEBIDA DILIGENCIA
“La debida diligencia se refiere al conjunto de acciones que el sujeto obligado debe
desarrollar, de la manera más eficiente y diligente posible para conocer
adecuadamente a los clientes, reforzando el conocimiento de aquellos que por su
actividad o condición sean sensibles al lavado de activos o al financiamiento del
terrorismo y otros delitos” articulo 13 Normas de Prevención del LA/FT y otros delitos.
Estos procedimientos deben permitir al sujeto obligado, anticipar con relativa certeza
los tipos de transacciones y operaciones que realizarán sus clientes y, determinar
aquellas que sean inusuales.
MEDIDAS DE DEBIDA DILIGENCIA
9.1.1. Medidas Normales de Debida Diligencia

Toda transacción al inicio de la relación comercial, deberá cumplir con el
diligenciamiento del formulario (carta de intención PR06-03 anexo 1) de acuerdo a la
Política “Conozca a su Cliente”.
Es responsabilidad del área comercial realizar la verificación correspondiente de cada
cliente desde el momento mismo en que se recepta la documentación, y adjuntar los
23
sustentos requeridos en dicha política.
9.1.2. Medidas Simplificadas De Debida Diligencia

Para los clientes y operaciones calificadas como de bajo riesgo, podrán aplicarse
procedimientos de debida diligencia simplificada, lo que en ningún caso implicara
omitir la aplicación de las medidas tendientes a la identificación y verificación del
cliente dispuesto en el proceso normal de Gestión de Compromiso de venta:
Se podrá aplicar procedimientos de debida diligencia simplificada a los siguientes
clientes:
 Instituciones estatales y municipales.
 Instituciones del sistema financiero y del sistema de seguros privados
controladas por la Superintendencia de Bancos y Seguros.
9.1.3. Medidas Reforzadas De Debida Diligencia

La debida diligencia reforzada es el conjunto de políticas, procedimientos y medidas de
control razonablemente más rigurosas que se debe aplicar a los clientes que por sus
características, actividad económica, ubicación geográfica, entre otros, puedan
considerarse mayormente expuestos al riesgo del LA/FT.
Las consideraciones a observar para realizar una debida diligencia reforzada son:
a) Lugar de residencia del cliente.
b) Si el cliente es persona políticamente expuesta PEP´S
c) Cuando la fuente de riqueza provenga de actividades reconocidas como susceptibles
al LA/FT (actividades relacionadas con juegos, apuestas y sorteos, otorgamiento de
créditos, subasta de obras de arte, servicios de blindaje de vehículos, venta de metales
preciosos. También se contempla la actividad de los notarios, corredores públicos,
asociaciones civiles, entre otras.)
d) Cuando existan dudas sobre si los clientes actúan por cuenta propia o la certeza que
lo hacen por cuenta ajena.
e) Cuando las personas naturales utilicen a las personas jurídicas como compañías
pantalla o de fachada para realizar sus transacciones.
f) Cuando se realicen transacciones con clientes que no han estado físicamente
presentes al inicio de la relación comercial, para su identificación.
g) Cuando se trate de clientes que realicen actividades de alto riesgo como industrias
químicas, bélicas, explosivos, etc.
h) Cuando se trate de clientes no residentes en el país.
i) Transacciones sospechosas que de alguna forma lleven a suponer que están
relacionadas con el LA/FT.
j) Si la utilización de nueva tecnología pudiera permitir o posibilitar el anonimato de los
clientes o las transacciones.
En los casos arriba detallados, se deberá aplicar controles internos más rigurosos tales
como:
a) El área comercial deberá realizar un informe que presentará al Oficial de
Cumplimiento en el que se explicarán todos los elementos que hayan sido
considerados para calificar al cliente como de alto riesgo; el informe debe estar
adecuadamente respaldado por documentación u otra información que permita
24
justificar la debida diligencia reforzada.
b) El Oficial de Cumplimiento deberá ampliar la investigación de la información
suministrada por el cliente y el área comercial, basada en las bases de datos
disponibles en el país.
c) Obtener, evaluar y archivar información relevante y completa sobre la actividad del
cliente.
d) Realizar, en caso de personas jurídicas visitas para verificar su existencia real,
prevenir actividades de fachada y corroborar que la naturaleza del negocio y/o
actividad declarada guarde relación con el nivel de ingresos y perfil transaccional.
e) Evidenciar y documentar el origen de fondos utilizados en la transacción solicitando
información adicional que justifiquen sus ingresos sean estos en relación de
dependencia o actividad independiente.
f) Obtener información de los accionistas o socios mayoritarios de la persona jurídica
que esté realizando la transacción.
La relación comercial para los clientes antes mencionados deberá ser aprobada por la
Presidencia Ejecutiva evidenciando el proceso de conformidad.
Una debida diligencia implica seguir las siguientes Políticas:
 Conozca a su Cliente.
 Conozca a su Empleado.
 Conozca a su Mercado.
9.2.Política de Debida Diligencia

9.2.1. Conozca a su Cliente
La política “Conozca a su Cliente” constituye una medida esencial pues permite
conocer el origen de los fondos manejados por los clientes, a fin de prevenir y evitar
que nuestros
servicios sean eventualmente utilizados para encubrir fondos provenientes de
actividades ilícitas.
El conocimiento del cliente no es simplemente una obligación puntual que se cumple
completando un formulario, tampoco es una actividad pasiva en la cual el asesor
solicita la información y el cliente suministra, se trata de una labor en la cual a mas de
solicitar la información, se asegura que esté completa, se respalda con documentación,
se verifican los datos y finalmente se determina si toda la información tiene sentido y
es coherente. El objetivo de identificar al Cliente es el de asegurarse, dentro de lo
razonable, acerca de la verdadera identidad del cliente, la identificación deberá ser
presencial y deberá ser efectuada directamente por personal de Viluelsa.
Esta etapa debe comenzar con la verificación de la identidad del cliente por medio de
la
consulta en las bases de clientes no elegibles conjuntamente con la entrega de los
documentos y formatos de conocimiento del cliente al asesor comercial o persona que
tramita la venta.
Los formatos deben ser diligenciados únicamente por la persona que solicita la compra
(cualquiera que sea la condición en que actúa, Ej. Cliente o apoderado) y de forma
completa, lo cual incluye la firma y adjuntando los documentos requeridos.
Si el proceso de verificación no puede realizarse por causa imputable e injustificada del
cliente o del mismo se obtiene que la información suministrada no corresponde a la
realidad, se constituye una señal de alerta y por lo tanto, se debe informar al Oficial de
25
Cumplimiento de la compañía para analizar la operación inusual.
El conocimiento de la información mínima señalada, permitirá a la Compañía, entre

otros aspectos:
 Consulta de la identificación del cliente en las bases de datos de clientes no
elegibles.
 Consultar en páginas web información del cliente.
 Identificar al cliente, lo que implica el conocimiento y verificación previos, de
los datos de la persona natural o jurídica a través de los formularios de solicitud
de información.
 Para las personas jurídicas, el conocimiento del cliente supone además que se
debe llegar hasta el nivel de personas naturales en la estructura de propiedad,
es decir, la identidad personal del Representante Legal de la empresa.
 Determinar el propósito y naturaleza de la relación comercial.
 Establecer el perfil operativo del cliente, incluyendo el origen de los fondos y
destino de las transacciones, de ser posible.
 Detectar operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas.
Todo lo anterior, permitirá obtener elementos de juicio y soportes documentales, que

permitan analizar las transacciones inusuales de los clientes y determinar la existencia
de operaciones sospechosas, antes de la relación contractual.
Los responsables de la aplicación de ésta política son los integrantes del área
comercial, quienes manejan la relación con el cliente desde el principio; además tienen
la responsabilidad de notificar las inusualidades que hayan detectado en el
comportamiento del cliente. Las funciones de la Unidad de Cumplimiento son
independientes del área comercial, por lo tanto no podrán mantener relación directa
ni trato alguno con el cliente, en ninguna etapa del negocio.
9.2.1.1. Formulario de Conocimiento del Cliente
Con el objeto de recopilar la información mínima necesaria, Viluelsa ha modificado su

formulario de conocimiento del cliente (carta de Intención anexo 1), completando la
información requerida por la Política Conozca a su Cliente en el Formulario de Licitud
de
Fondos (anexo 2), dichos formularios, se complementan y forman parte integral del
presente manual, mismos que deberán ser debidamente diligenciado (incluye firma)
por todos los clientes.
La información contenida en los formatos suministrados por el cliente debe ser
cotejado por el área comercial al momento del primer contacto con el cliente y debe
gestionarse por la persona que realizó la venta; de dicha verificación se deja evidencia
escrita, absteniéndose el derecho la compañía de entablar la relación comercial
cuando la información no pueda verificarse o no corresponda a la realidad.
Los documentos del cliente, que el área comercial debe entregar son:
Personas Naturales:
1. Formulario conozca su cliente, carta de intención debidamente lleno
2. Copias de cédula/pasaporte, papeleta de votación del cliente así como del cónyuge
26
o conviviente
3. Copia de servicio básico (domicilio)
4. Declaración de origen y destino lícito de bienes y/o recursos económicos
5. Respaldo de ingresos con los que se realizará la compra (roles de pago, declaración
de impuestos, precalificación de institución financiera, etc.)
Personas Jurídicas:
Representante legal:
1. Formulario conozca su cliente, información básica persona natural carta de reserva
PR06-03 (anexo 1) debidamente lleno.
2. Copias de cédula/pasaporte, papeleta de votación del RL así como del cónyuge o
conviviente.
3. Copia servicio básico (domicilio).
4. Declaración de origen y destino lícito de bienes y/o recursos económicos PR06-04
(anexo 2)
5. Copia del nombramiento del representante legal o apoderado.
De la persona jurídica:
6. Copia de Constitución de la Empresa
7. Copia del RUC
8. Declaraciones de Impuestos
9. Copia del pago se servicio básico de la empresa
Cuando alguna venta se realice por intermedio de un apoderado, debe exigirse la
acreditación del poder por escrito debidamente firmado y autenticado con
reconocimiento de firma y contenido.
La verificación de la autenticidad de la información entregada por el cliente es
responsabilidad del área comercial. Se debe realizar confirmaciones adicionales si
tienen indicios de que la documentación muestra señales de alerta, observaciones que
serán notificadas al Oficial de Cumplimiento para su reporte a la UAFE.
Los documentos físicos serán debidamente archivados por la Gerencia de
Administración de la Venta en su respectivo expediente y conservados los primeros 5
años en físico y luego podrán conservarse en medios informáticos seguros por 10 años.
9.2.1.2. Verificación contra listas
Al momento del primer contacto con el cliente, previa al inicio de la negociación, el

asesor comercial deberá consultar la información del cliente, cónyuge y/o apoderado
(si existiera), en las listas de clientes no elegibles (abajo detalladas) de no encontrarse
coincidencias, el asesor comercial podrá iniciar la negociación.
Las bases de datos de cliente no elegibles, contienen nombres de personas naturales y

jurídicas sospechosas por posibles vínculos con actividades riesgosas para la compañía.
En el caso de que existan coincidencias por ningún concepto podrán dar a conocer al
cliente del seguimiento efectuado. El asesor comercial, deberá comunicar a su Gerente
Comercial y éste a su vez al Oficial de Cumplimiento quien será el responsable de
reportar a la Unidad de Análisis Financiero (UAF).
27
Sitios web
Institución
Además pueden apoyarse en los siguientes sitios web para confirmar información de
clientes:
9.2.1.3. Personas Expuestas Políticamente PEP´S
La corrupción pública es considerada como una importante causal del lavado de

activos, es por ello que la relación con individuos que tienen o han tenido en el pasado,
importantes posiciones en el sector público pueden exponer a la compañía a riesgos
legales considerables.
Dichas personas del medio político son personalidades que cumplen o han cumplido
funciones públicas destacadas, incluyendo jefes de estado o de gobierno, líderes
políticos de larga trayectoria, altos cargos del gobierno, del poder judicial o de las
fuerzas armadas, importantes ejecutivos de empresas del Estado y miembros
influyentes de los partidos políticos; Por tal razón existe la posibilidad, sobre todo en
los países en que la corrupción es generalizada, de que dichas personas abusen de su
poder para su propio enriquecimiento ilícito a través del soborno, malversación de
fondos, etc.
Las operaciones realizadas por este tipo de personas no son consideradas sospechosas,
sino que debe efectuarse un especial seguimiento a fin de detectar operaciones
inusuales, no es realista esperar que se pueda conocer o investigar cada conexión
política o de negocios de un potencial cliente, además de no contar con las
herramientas necesarias para poder identificar a un PEP`S, el cumplimiento de esta
política se vuelve inmanejable, por esta razón, la compañía ha asignado un casillero en
el formulario de Licitud de Fondos en el que el cliente declara su información laboral, si
actualmente es o ha sido un funcionario público identificando su cargo, éste va de la
mano con la confirmación en el listado proporcionado por las UAF donde constan los
cargos públicos a ser considerados como personas expuestas políticamente (PEP´s).
De determinar que el cliente es un PEP´s, el asesor comercial deberá realizar una
diligencia reforzada dando atención a lo que indica el punto 9.1.3 del presente manual.
Mensualmente, cada gerente comercial debe presentar a partir de la fecha de
28
publicación del presente documento, un informe al Oficial de Cumplimiento de los
clientes expuestos políticamente (PEP´s) que hayan sido atendidos durante el período;
éste documento debe contener nombres y apellidos, profesión, cargo, entidad donde
labora, producto de interés y la transacción efectuada durante el mes.
FORMULARIOS
Toda reserva de inmueble debe contener a mas de los documentos de sustento
detallados en la Política “Conozca a su Cliente” los siguientes formularios:
1. Carta de intención PR06-03 (anexo 1)

2. Declaración sobre Licitud de Origen y Destino de Bienes y/o Recursos Económicos
PRO6-04 (anexo 2)
9.2.1.4. Captación de Proyectos y Consignación de Inmuebles
En el caso especifico del sector inmobiliario, se considera CLIENTE, al constructor que

contrata a una inmobiliaria para comercializar su producto, conocido como
PROMOTOR, por tal razón, detallamos a continuación el procedimiento a seguir en la
Política Conozca a su cliente. Esta política aplica para la calificación de todos los
promotores, y, va de la mano con el Proceso de Calificación de Proyectos.
Para la aplicación de este proceso, se considerarán los siguientes parámetros:

 Conocer el origen de fondos de los proyectos a comercializar, ya sean estos de
personas naturales o jurídicas, que desean iniciar una relación comercial con la
compañía.
 El responsable de este proceso es el área comercial, específicamente, el
Gerente Comercial de la zona donde se pretende captar el proyecto, quien
previo a entablar relaciones comerciales con los promotores, revisará en las
listas de clientes no elegibles tanto al promotor como a su cónyuge o
apoderado si existiera.
 El Gerente Comercial, es el responsable de confirmar la información presentada
por los Promotores.
 La Gerencia de Riesgos será el responsable de receptar la documentación
completa por parte del Gerente Comercial, verificará la viabilidad financiera del
proyecto para iniciar el proceso de aprobación con el Comité de Calificación.
 La Gerencia de Administración de la Venta es el responsable de mantener los
archivos de toda la documentación requerida en forma ordenada, todos los
documentos formarán parte del historial del promotor y serán debidamente
archivados en su file individual y estar disponibles para los análisis
correspondientes y su posterior actualización cuando el caso lo amerite.
Para el caso de los inmuebles consignados individualmente para el grupo de Mandato,

el procedimiento a seguir previa a la captación, es la misma como si se tratara de un
cliente comprador; es decir:
 Consulta de la identificación del cliente en las bases de datos de clientes no
elegibles previo a la firma del contrato.
 Identificar al cliente, lo que implica el conocimiento y verificación previos de
29
todos los datos de la persona natural o jurídica a través de los formularios de
consignación de inmuebles (anexo 3)
 Para las personas jurídicas, el conocimiento del cliente supone además que se
debe llegar hasta el nivel de personas naturales en la estructura de propiedad,
es decir, la identidad personal del Representante legal de la empresa.
 Determinar el propósito y naturaleza de la relación comercial.
 El cliente que consigna su inmueble, deberá firmar el contrato de corretaje
donde declara que el origen del inmueble que pretende vender proviene de
fondos lícitos.
9.2.1.5. Mandato – Mercado Secundario
Viluelsa, además de captar proyectos en desarrollo y construcción, también incursiona

en el mercado secundario consignando inmuebles usados o nuevos, listos para la
entrega, el proceso de consignación se encuentra registrado en el punto anterior
(9.2.1.4.); sin embargo la venta de este producto difiere mucho en cuanto al proceso
de los inmuebles de proyectos, proceso que se detalla a continuación:
 Publicación (promoción) de inmuebles
 Visita a inmuebles con clientes interesados
 Presentación de propuesta y forma de pago a cliente vendedor y cierre de la
venta
 Firma del documento legal (promesa de compra venta y/o compraventa
definitiva)
 Facturación y cobro de comisión por gestión de venta
Por su naturaleza, estas negociaciones tienen como particularidad que al momento de

la aceptación de las partes, el asesor comercial puede ser excluido de la negociación,
ocasionando el no cobro de la comisión, mientras que los clientes continúan con la
negociación por su cuenta.
Con este antecedente es claro entender que los clientes se comporten de manera
renuente a llenar la documentación requerida para una venta, y no por que tengan
algo que ocultar, simplemente, por la naturaleza del negocio no les interesa entrar en
papeleos si el acuerdo entre el cliente vendedor y cliente comprador ya es un hecho y
más cuando estas negociaciones son de contado. Por esta razón el dar cumplimiento a
la política Conozca a su cliente en este proceso especifico es de difícil probabilidad y en
muchos casos imposible obtener algo más que una copia de cedula del cliente
comprador.
En esta situación la compañía se ve obligada a obtener la mayor cantidad de

información del cliente por los medios a los que tiene acceso, como son, páginas
públicas para consultar direcciones y de alguna manera sustentar su fuente de ingreso
con los valores por impuestos causados obtenidos de la página del SRI.
Con el aumento desmedido de corredores independientes, quienes a mas de cobrar

una
comisión menor, no se encuentran comprometidos, ni calificados como sujetos
obligados al control y prevención de lavado de activos, genera que el cliente, prefiera
30
realizar sus negociaciones con éstos, considerando además que su requerimiento de
información se limita a datos básicos como son nombres y forma de pago de los
clientes; esta competencia desleal, obliga a las empresas (controladas por la
Superintendencia de Compañías) a una lucha continua por captar clientes y
mantenerlos al menos en el corto tiempo que dura la negociación.
Con lo expuesto en el párrafo anterior, al asesor comercial se le ha capacitado en las

diversas formas de sustentar las ventas en los casos en que el cliente no entregue la
información necesaria, considerando que muchas de estas ventas se negocian sin la
intervención de financiamiento bancario, el asesor está en la capacidad de consultar
en la pagina del Servicio de Rentas Internas el impuesto que ha causado el cliente en
los años anteriores inmediatos a la negociación, además disponen de la página de la
Superintendencia de Compañías donde se puede conocer si el cliente es accionista de
alguna compañía o la confirmación de la existencia de las empresas.
Al momento de la revisión de esta información por parte del Oficial de Cumplimiento y

del Gerente de Mandato, en el caso de detectar alguna señales de alerta que lleve a
pensar que dicha negociación es inusual, se convocara a reunión extraordinaria del
Comité de Cumplimiento para de ser el caso, su inmediato reporte (ROII) ante la
Unidad de Análisis Financiero.
La negativa por parte de la compañía en continuar con la negociación si el cliente no
entrega la información mínima necesaria como lo indica el art. 13 de la Reforma a la
Norma de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento de Terrorismo y otros
Delitos, solo
conseguirá que los clientes comprador y vendedor, continúen con la negociación por
su
cuenta, generando una perdida a la compañía, un trabajo no remunerado al asesor y
sobre todo propiciar que el mercado informal donde no existe ningún control se
incremente dejando abierta la probabilidad del lavado de dinero por este conducto.
9.2.2. Política Conozca a su Mercado
Con el propósito de determinar las características usuales de las transacciones que

desarrollan los clientes se considera importante aplicar un modelo de segmentación,
mismo que nos permitirá conocer adecuadamente los perfiles de riesgo dentro de los
cuales el cliente realiza sus operaciones usuales.
La aplicación de esta política nos muestra que no basta conocer al cliente, sino que
también se debe conocer el mercado en el que opera. Con esto a más de maximizar la
relación con el cliente ofreciéndoles productos y servicios innovadores que se adaptan
mejor a sus requerimientos, permite identificar de mejor manera las operaciones que
se apartan de la operación habitual del mercado.
La segmentación del mercado nos permite identificar los productos demandados y
ofertados y generar señales de alerta tempranos cuando se presenten productos, o
transacciones inusuales, además de identificar de una manera más acertada el perfil
del cliente comprador, es así que el equipo comercial esta divido por zonas
permitiendo:
31
 Establecer el perfil del cliente comprador de acuerdo al producto de interés y
zona.
 Diseñar estrategias de mercado específicas para cada grupo.
 Distribuir mejor los recursos.
Segmentación Geográfica Comercialmente hablando, al mercado se lo ha dividido por
zonas de acuerdo a su ubicación geográfica, se considera que el poder adquisitivo de
los segmentos es similar por las zonas establecidas:
Zona Extremo Norte: Desde la Av. El Inca – sector El Condado hacia el norte
Zona Norte: Desde la Av. Patria hasta la Av. El Inca – sector El Condado
Zona Cumbaya: Cumbaya, Tumbaco, Nayòn, Puembo hasta Lumbisí – 4
esquinas
Zona Valle de los Chillos: Desde el Peaje General Rumiñahui hasta Amaguaña
Zona Sur: Desde Av. Patria hasta Machachi
Segmentación basada en criterios de comportamiento del producto.

La empresa en su inventario de inmuebles cuenta con 2 clases de productos
manejados por equipos de trabajo diferentes de acuerdo a sus características, que son:
Proyectos Inmuebles en planos (relación con el cliente a mediano y largo plazo)
Mandato Inmuebles individuales listos para entrega Dentro del inventario de
proyectos, la compañía cuenta con diferentes tipos de subproductos, siendo estos:
Oficinas, Terrenos, Casas, Departamentos
Para el caso de Mandato, la consignación de inmuebles para la venta o para arriendos

varían entre:
Oficinas, Terrenos (cliente final o constructores), galpones, Casas, departamentos, loft,
etc. Esta división nos permite identificar cuáles son los clientes que por su perfil buscan
adquirir ciertos productos suministrándonos señales de alerta cuando el cliente
interesado no esté en línea con el perfil establecido para cada zona.
Para considerar un comportamiento usual del cliente, el área comercial considera la
situación financiera suministrada por el cliente identificando: ingresos brutos
(familiares) – gastos (personales, deudas) determinando el valor residual que sería
destinado para la compra del inmueble (cuotas mensuales).
Existen casos especiales donde el cliente presente un capital importante (ahorro) con
32
el que realiza el pago de la reserva del inmueble, en estos casos, al cliente se solicitará
los justificativos que sustente dichos pagos.
Para la aplicación de esta política “conozca a su mercado” la compañía podría contar

con información específica sobre:
 Los sectores sobre las cuales las entidades de control (UAF, etc) haya
identificado con mayor frecuencia tipologías de lavado de activos y
financiamiento de delitos, es decir, las que representan mayor riesgo.
 Los precios de mercado.
 Los ciclos o períodos en las que rigen las actividades económicas de sus
clientes.
Con esta información se podrá generar los respectivos controles:

 Identificación de los productos que se encuentren, por precio, fuera del
mercado
 Determinación de los comportamientos inusuales del cliente frente a los
estándares del mercado.
 Identificación de los productos vs clientes de acuerdo a su perfil.
La Dirección Comercial deberá hacer un seguimiento continuo de las políticas

macroeconómicas que influyan en el mercado y en las actividades económicas de los
promotores, buscando identificar los productos demandados y ofertados y deberá
generar señales de alerta temprana cuando se presenten productos y/o transacciones
inusuales.
9.2.3. Política Conozca a su Empleado/ Colaborador
Política General
Tenderá a que la compañía tenga un adecuado conocimiento de todos los miembros
del
directorio, representante legal, ejecutivos y empleados (permanentes y ocasionales).
Esta política es de aplicación continua y debe propender a que las compañías del grupo
tengan un adecuado y actualizado conocimiento de todos los colaboradores.
Políticas específicas
Selección de Personal: En la etapa de reclutamiento del personal nuevo, el
departamento de Recursos Humanos debe corroborar toda la información aportada
por los postulantes, así mismo debe verificar en el listado de sitios web suministrados
en el capítulo 9; no podrá incorporarse nuevo personal sin haber verificado la
información. En la intranet estará publicado el Código de Ética y el Manual de Políticas
y Procedimientos de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo
y otros delitos y deberá ser indicado la ruta al personal nuevo; en un plazo de 15 días
RRHH debe hacer firmar el formulario de aceptación y conocimiento de ambos
documentos. Todos los colaboradores (permanentes y ocasionales) deben entregar la
siguiente información y documentos:
 Formulario Conozca su Empleado (anexo 4)
 Copia del documento de identificación y certificado de votación.
33
 Hoja de vida
 Referencias laborales y personales escritas
 Copia de un recibo de cualquier servicio básico.
 De ser casado y tiene separación de bienes se debe adjuntar documento legal
respectivo.
Declaración patrimonial simple y origen de fondos lícitos (anexo 5)
Carta de Declaración de no haber sido enjuiciado y condenado por actividades ilícitas

(anexo 7) En éste proceso es el departamento de RRHH el responsable verificar al
postulante en las listas de clientes no elegibles, previo a su contratación, así como del
archivo físico de todos los documentos del empleado.
La información concerniente a empleados será actualizada anualmente mediante la
suscripción del formulario de actualización de datos (anexo 6) y archivado en el
expediente personal respectivo; aquí se registrará los cambios en su situación
patrimonial y, en caso de no existir compatibilidad, o si la inexistencia de ésta no es
justificada, el Oficial de Cumplimiento reportará en el plazo máximo de treinta (30)
días a la Unidad de Análisis Financiero observando el procedimiento para reporte de
transacciones inusuales e injustificadas.
Con la aplicación de esta política se busca además identificar las conductas inusuales o
fuera de lo normal de los colaboradores, tales como: resistencia a salir de vacaciones,
renuencia a ejercer otras funciones, colaboración inusual o no autorizada, encontrarse
habitualmente en lugares distintos al de su función y, en caso de no existir
justificativos razonables se los reportará ante la Unidad de Análisis Financiero.
9.2.4. Política Conozca a su Proveedor
Esta política aplica para la selección de proveedores de productos y servicios, y, va de

la mano con el proceso de Mantenimientos y Compras. Para la aplicación de la política
“Conozca a su Proveedor”, se considerarán los siguientes
parámetros:
 Conocer las actividades de los proveedores de bienes y servicios, ya sean éstas
personas naturales o jurídicas, que desean iniciar una relación comercial con la
compañía.
 El responsable de este proceso es la Dirección Administrativa quien previo a
entablar relaciones comerciales con los proveedores, verificará al futuro
proveedor en las listas de clientes no elegibles, desistiendo de iniciar relación
comercial en caso de coincidencias, y reportará dicho particular al Oficial de
Cumplimiento.
10. TIPOLOGIAS
Definición
Es la clasificación y descripción de las técnicas utilizadas por las organizaciones
criminales para dar apariencia de legalidad a los fondos de procedencia lícita o ilícita y
transferirlos de un lugar a otro o entre personas para financiar sus actividades
criminales.
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Tipologías Generales
 Lavado de fondos provenientes de defraudación de fondos públicos (BRA)
 Encubrimiento tras estructuras comerciales
 Lavado de activos a través de actividades agrícolas/ compra de terreno
 Lavar fondos provenientes de narcotráfico a través de contratos de
arrendamiento
 Para su mejor comprensión, presentamos en forma didáctica la forma de
identificarlos y clasificarlos.
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36
37
11. SEÑALES DE ALERTA
Definición
Son los elementos que evidencian los comportamientos particulares de los clientes y
las
situaciones atípicas que presentan las operaciones o transacciones. Beneficios de
conocer y detectar las señales de alerta:
 Permiten identificar con seguridad cuando una operación es inusual
 Facilitan el trabajo en el control de las operaciones
La responsabilidad de identificar y verificar las “Señales de Alerta” recae en primera
instancia sobre los asesores comerciales que intervienen directamente en la
negociación y en aquellos que tienen contacto permanente con el cliente, lo anterior
no libera de responsabilidad a los demás miembros de las compañías.
A continuación se enlista algunas de las señales que podrían presentarse en la
compañía y a las que todos debemos prestar atención:
Con relación al cliente

 Compra de bienes inmuebles realizados en forma sucesiva para transferir la
propiedad a diferentes personas, en poco tiempo, sin una causa aparente.
 Compras realizadas para terceros, que permitan el anonimato en la propiedad
de los bienes.
 Adquisiciones masivas de bienes inmuebles por personas determinadas y sin
justificación aparente.
 Compra de bienes inmuebles por personas no residentes en el país.
 Compra de bienes inmuebles a favor de menores de edad.
 Compra de bienes inmuebles por personas con domicilio desconocido (usar
como domicilio el de la oficina del abogado), con dirección exclusiva para
correspondencia o con datos aparentemente falsos.
 Compra de inmuebles de valor real alto a bajo precio o viceversa.
 Donación de inmuebles con características que no guarden relación con
actividades o perfil de beneficiarios.
 Solicitud de realizar operaciones en condiciones o valores claramente
diferentes a los del mercado.
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 Cliente que utiliza los servicios de un profesional para que actúe como su
intermediario frente a entidades financieras, sin que exista una justificación
para ello.
 Cuando la información suministrada sea insuficiente o falsa, o el cliente sea
renuente a suministrar la información mínima requerida para la celebración del
contrato (inexactos).
 Los documentos que acompaña a los formularios “conozca su cliente” es
ilegible.
 Clientes cuyo teléfono se encuentra desconectado, o el número telefónico que
al efectuar la llamada de verificación, no concuerda con la información
inicialmente suministrada.
 Personas que presionan a cualquier empleado para no diligenciar formularios
que impliquen el registro de la información o el reporte de la operación.
 Clientes que tratan de sobornar a un empleado para que omita las normas
establecidas para la aceptación de clientes, o diligenciamientos de formatos.
 Clientes a los que no fue posible confirmar la información aportada.
 Clientes que se muestran reacios o se rehúsan a actualizar los datos.
Negociaciones fáciles y rápidas

Personas que actúan en nombre de terceros y usan empresas aparentemente
fachadas.
 Relación con personas vinculadas o presuntamente vinculadas con actividades
delictivas.
 Personas que rehúsan a dar la información necesaria para el registro
obligatorio de transacciones en efectivo o para continuar con la transacción
después de informarles que el formato debe ser diligenciado o fraccionan la
operación para omitir el diligenciamiento del formato.
 Clientes que muestran elevadas transacciones, para actividades económicas
que normalmente no manejan grandes sumas de dinero.
 Depósitos de dinero en efectivo que por sus características, frecuencia y
volumen no sean compatibles con las actividades propias del negocio de dicho
cliente.
 Personas con patrimonio excesivamente alto, que no es coherente con la
actividad económica que desarrollan, cuando se presume que sus bienes son
de origen ilícito.
 Clientes cuyos estados financieros reflejan resultados muy diferentes frente a
otras empresas del mismo sector o actividad.
 Operaciones fraccionadas para eludir normas u obligaciones de reporte.
 Depósitos que indican movimientos por debajo del umbral límite, para evadir
ser reportado.
 Transferencias de importantes sumas de dinero desde el exterior.
 Cliente que intenta hacer un acercamiento con la empresa y desiste luego de
conocer los requerimientos de información obligatorios para efectuar la
compra.
 Personas que evitan el contacto directo y personal con el asesor comercial y
efectúan la entrevista autorizando a terceras personas.
 Cliente que exhibe una inusual preocupación acerca de la confidencialidad.
39
 Persona que exhibe una inusual falta de preocupación respecto a los costos que
se generarían en caso de desistimiento.
 Transacciones provenientes o efectuadas por personas naturales o jurídicas de
países denominados paraísos fiscales.
 Compañías con directivos cuyos perfiles no se ajustan a los cargos que
desempeñan.
 Pagos con billetes sucios o mohosos.
 Uso de elevadas cantidades de efectivo en billetes de baja denominación para
operaciones comerciales “normales”.
 Uso de elevadas cantidades de efectivo en billetes de alta denominación.
Con relación a los empleados o funcionarios

 Empleados con un estilo de vida que no corresponde con el monto de su salario
o ingresos alternativos.
 El empleado que presenten cambios notorios en los patrones de conducta
frente a un cliente determinado.
 El empleado que eviten solicitar o se nieguen a tomar vacaciones.
 Empleados renuentes a aceptar cambios o promociones que impliquen no
continuar ejecutando las mismas actividades.
 El colaborador que se encontrase habitualmente en lugares distintos al de su
función; y, en caso de no haber justificación razonable para tales conductas.
 Empleados que impidan que otros compañeros de trabajo atiendan a
determinados clientes.
 Empleados que utilizan su dirección personal para recibir la documentación de
sus clientes.
 Funcionarios tramitan frecuentemente operaciones con excepciones de un
determinado cliente o usuario.
 Funcionarios que evitan ciertos controles internos o de aprobación,
establecidos para determinadas transacciones, productos o servicios
financieros.
 Funcionarios que frecuentemente incurre en errores o inconsistencias y sus
explicaciones son insuficientes o inadecuadas.
 Funcionarios que omiten la verificación de la identidad de una persona o no
confronta los datos con los registros suministrados en los formatos o bases de
datos de la entidad.
 Funcionarios que frecuentemente reciben regalos, invitaciones, dádivas u otros
presentes de ciertos clientes o usuarios, sin una justificación clara y razonable.
Con relación a los productos

 Cuando se presenten proyectos o inmuebles de mandato a precios fuera de
mercado.
 Con relación a los promotores/cliente vendedor
 Promotor o cliente vendedor, se resista a proporcionar la información básica
solicitada.
 Promotor o cliente vendedor que otorgue especiales descuentos a ciertos
clientes compradores.
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 Pago a proveedores en efectivo.
 Constructoras que realicen proyectos inmobiliarios que dure más de dos años.
 Construcción de proyectos en lugares geográficos distantes al de la
constructora.
 Ventas de bienes inmuebles que no han sido registrados en el Registro de la
Propiedad.
 Cambios societarios de la persona jurídica-cliente, en los que el perfil de los
nuevos socios o accionistas no sea consistente con su objeto social; o, en los
que los nuevos socios o accionistas presenten resistencia a proporcionar
información personal o financiera.
 Recursos Económicos enviados a los denominados paraísos fiscales, países no
cooperantes o con baja presión fiscal registrados en listas de organismos
internacionales.
 Préstamos recibidos para iniciar o continuar con la construcción del proyecto
por personas naturales o jurídicas sin el perfil acorde para brindar dichos
recursos, especialmente cuando se los ofrezca en efectivo.
 Cancelación anticipada de proyectos que conlleven reembolsos de dinero,
especialmente en efectivo.
 Compañías que intervienen en la construcción de un proyecto inmobiliario, que
son financiadas por préstamos fuera del país.
12. EVALUACION DE RIESGOS Y APLICACIÓN DE UN ENFOQUE BASADO E RIESGOS
La Norma de Prevención en su art. 11 señala que: “Los sujetos obligados deben contar
con una Matriz de Riesgos, aprobada por la Junta General de Accionistas y/o socios, o
el directorio, según el caso, a efectos de identificar las actividades, el tipo y nivel de
riesgos de dichas actividades y los factores exógenos y endógenos relacionados con los
riesgos”
Para minimizar el grado de exposición inherente al lavado de activos, financiamiento
de
terrorismo y otros delitos, Viluelsa implementará matrices de riesgo cuyo objetivo será
el de identificar los riesgos inherentes a las distintas actividades de los clientes, la
unidad de cumplimiento se encargará de levantar, e implementar medidas de control
adecuadas para evitar que la entidad sea usada para el delito de lavado de activos,
financiamiento de terrorismo y otros delitos.
Dichos controles se ejecutaran en base al levantamiento de información de los

procesos, con el fin de detectar los posibles eventos de riego que podrían suscitarse,
enfocándonos en los siguientes aspectos:
41
Factores de Riesgo
Un factor de riesgo es un agente o fuente con capacidad para generar el riesgo de

lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
Los factores de riesgo identificados son:
42
Viluelsa ha identificado los riesgos en los que puede incurrir en base a sus procesos
internos y a sus productos; a continuación, los factores de riesgo considerados:
Metodología de evaluación del riesgo
Considerando que el riesgo de que la compañía sea usada para el acometimiento de

actos ilícitos en su mayoría se centra en el proceso de aceptación del cliente, la
compañía ha implementado en su proceso, antes de iniciar la relación comercial con el
cliente, un análisis previo:
Consulta en listas públicas: es un habilitante para el ingreso de la venta la consulta de

todos los involucrados en la negociación en las paginas públicas a las que la compañía
tiene acceso, siendo éstas la Lista OFAC y Función Judicial; la compañía ha adoptado
como política no iniciar la relación comercial en caso de detectar a un futuro cliente
involucrado en las actividades de Lavado de Dinero, Financiamiento del Terrorismo y
demás delitos relacionados.
Verificación de la identificación del cliente: se revisa en la pagina del Registro Civil que
los números de cedulas de los clientes así como sus datos (estado civil, edad) sean
correctos.
Dirección y teléfono de domicilio: esta información se valida con las planillas de
servicio básico que el cliente presenta y en caso de tener dudas, se compara la
información en la página de la guía telefónica del CNT.
Justificación de ingresos de acuerdo a la actividad económica/laboral del cliente: los
ingresos del cliente que trabaja bajo relación de dependencia deben ser justificados
con Roles de Pago, Certificado Laboral y/o la precalificación del BIESS; los clientes cuya
actividad económica es independientes deben presentar sus declaraciones de
impuestos (IVA-Renta). En estos casos el asesor comercial puede valerse de las
consultas públicas en la página del Servicio de Rentas Internas para validar la
información entregada por el cliente.
En función de éste proceso y con la compilación de los documentos de sustento se da
43
atención al artículo 5 de la Norma de Prevención de Lavado de Activos, Financiación
del Terrorismo y otros Delitos donde indica que como sujetos obligados la compañía
debe contar con procedimientos que le permitan “identificar al cliente, conocer y
verificar su información” una vez identificado se lo puede calificar en relación de su
nivel de riesgo:
Nivel de Riesgo:
En función de estos niveles se determinará los procedimientos a aplicar, sean estos de

debida diligencia normales, cuales considerará inaceptables y aquellos riesgos que
serán tratados caso por caso y que deberá cumplir con la debida diligencia reforzada,
para los caso mencionados en el capitulo 9.1.3. del presente manual.
Aquellos clientes calificados como alto riesgo, tendrán una Diligencia Reforzada y su
documentación deberá ser remitida al Oficial de Cumplimiento para el respectivo
análisis.
GENERALIDADES DEL SISTEMA PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y

FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
DEFINICIONES
Agentes económicos
Son todas las personas que realizan operaciones económicas dentro de un sistema.
Beneficiario final
Es toda persona natural o jurídica que, sin tener la condición de cliente, es la
propietaria o destinataria de los recursos o bienes objeto del contrato o se encuentra
autorizada o facultada para disponer de los mismos.
Categoría
Nivel de riesgo que el cliente representa para la compañía.
Cliente
Es toda persona natural o jurídica con la cual la entidad establece y mantiene una
relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto propio de su
actividad.
Código de Ética
Es el instrumento mediante el cual la Compañía, previa aprobación de su Junta
Directiva, señala de manera expresa, las reglas de conducta que orientan su actuación
y la de cada uno de sus funcionarios. Las normas y reglas en él establecidas son de
imperativo cumplimiento para todos los funcionarios de la Compañía, de manera que
sus preceptos se observen en todo momento.
Colaborador cercano
Es quien se beneficia del hecho de estar cercano a una Persona Expuesta Políticamente
44
(PEP), como su colaborador de trabajo, asesor, consultor, etc.
Criterios de segmentación
Son aquellos utilizados para identificar, clasificar y analizar adecuadamente los grupos
de clientes de un sujeto obligado, en relación con la gestión del riesgo asignado a cada
uno de ellos, para definir si las operaciones son o no inusuales.
Detección
Es cuando se determina la ocurrencia de hechos que son una señal de alerta de la
posible
realización de un delito. La detección del Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo implica realizar actividades que busca descubrir, localizar y comunicar la
presencia de operaciones sospechosas en los sectores de riesgo, proporcionando la
mayor cantidad de datos e información posibles.
Empleados o Funcionarios
Son todas las personas que prestan sus servicios a La Compañía, mediante una relación
laboral y/o de subordinación. Esta definición incluye a: los Representantes Legales,
Directivos y demás Empleados.
Factores de riesgo
Son los agentes generadores del riesgo de LA/FT. Para efectos del sistema de
prevención los sujetos obligados deben tener en cuenta como mínimo los siguientes:
a) Clientes/usuarios,
b) Productos,
c) Canales de distribución y
d) Jurisdicciones.
Matriz de Riesgo
Herramienta que permite analizar el riesgo de los clientes internos, externos,
producto, servicio, transacciones, países considerados como paraísos fiscales o no
cooperantes con LA/FT y por medio de cuantificación calificarlo como de alto, medio o
bajo riesgo.
Ocupación
Es la actividad económica, laboral o profesional que desempeña el cliente en el
transcurso de la relación comercial.
Oficial de Cumplimiento
Funcionario de alto nivel designado por la Junta Directiva de la empresa y
debidamente
posesionado ante la Superintendencia de Compañías, encargado de verificar el
adecuado cumplimiento de las políticas, reglas, procedimientos y normas adoptadas
en materia de Control y Prevención del Lavado de activos y financiación del terrorismo.
Operaciones Inusuales
Aquellas operaciones cuya cuantía o características no guardan relación con la
actividad
45
económica de los clientes, o que por su número, por las cantidades transadas o por sus
características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos
para
determinado rango de mercado.
Operaciones Sospechosas
Aquellas operaciones que luego de ser calificadas como inusuales y de conformidad
con la información acerca del cliente y del mercado, se aprecian de acuerdo con el
buen criterio de la compañía, como sospechosas.
Operación Individual
Aquella transacción en venta de inmuebles en efectivo que supera la cantidad
reglamentada, que actualmente es igual o superior a diez mil dólares de los Estados
Unidos de América ($10.000.oo) o su equivalente en otras monedas, así como para las
actividades de alquiler de inmuebles en efectivo que supera la cantidad reglamentada
igual o superior a tres mil dólares de los Estados Unidos de América ($3.000.oo) o su
equivalente en otras monedas. La persona que efectúa este tipo de transacciones
queda obligada, al momento de realizarla, a diligenciar el formato “Declaración sobre
Licitud de Origen y Destino de Bienes y/o Recursos Económicos”
Paraíso Fiscal
País o territorio de baja o nula tributación, frecuentemente utilizado para rebajar u
optimizar la carga tributaria de particulares o empresas.
Perfil del cliente

Es el conjunto de elementos que permite a la compañía controlada determinar, con
aproximación, el tipo, magnitud y periodicidad de las transacciones económicas o
comerciales que el cliente utilizará durante un tiempo determinado.
Personas Públicamente Expuestas (PEP)

Son personas nacionales o extranjeras que desempeña o ha desempeñado funciones
públicas destacadas en el país o en el exterior, hasta cuatro años después de haber
cesado en las funciones que desempeñaba, por ejemplo Jefe de Estado o de un
gobierno, político de alta jerarquía, funcionario gubernamental, judicial o militar de
alto rango, ejecutivo estatal de alto nivel, funcionario importante de partidos políticos,
así como su cónyuge y sus parientes dentro del grado de consanguinidad o segundo de
afinidad y sus colaboradores cercanos, personas que por razón de su cargo manejan
recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento
público.
Prevención
Término asociado a evitar la realización de cualquiera de los pasos previos del delito
mediante mecanismos penales o extra-penales La prevención implica que además de
evitar que ocurran los delitos, deben existir acciones de control que reduzcan la
posibilidad de realización y sus consecuencias.
Proveedores
46
Son todas las Personas Naturales o Jurídicas que prestan sus servicios a la compañía
mediante contratos civiles o comerciales o que suministran a la compañía productos
propios de su actividad.
Riesgo de Lavado de activos y Financiación del Terrorismo

Se entiende por riesgo de LA/FT la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la
compañía por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones
como instrumento para el lavado de activos y financiación del terrorismo y/o
canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se
pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
El riesgo de LA/FT se materializa a través de los riesgos asociados, estos son: el legal,
reputacional, operativo y de contagio, a los que se expone la entidad, con el
consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su
estabilidad financiera cuando es utilizada para tales actividades.
Riesgo reputacional
Es la posibilidad de pérdida en que incurre una empresa por desprestigio, mala
imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de
negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.
Riesgo legal
Es la posibilidad de pérdida en que incurre una empresa al ser sancionada, multada u
obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o
regulaciones y obligaciones contractuales. El riesgo legal surge también como
consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones
malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o
ejecución de contratos o transacciones.
Riesgo operativo
Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el
recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de
acontecimientos externos.
Riesgo de Contagio
Es la posibilidad de pérdida que una empresa puede sufrir, directa o indirectamente,
por una acción o experiencia de un relacionado o asociado. El relacionado o asociado
incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia
sobre la empresa.
Riesgo Inherente
Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los
controles.
Riesgo Residual o Neto

Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.
47
Señales de Alerta
Es el conjunto de indicadores cualitativos y cuantitativos que permiten identificar
oportuna y/o prospectivamente la posible existencia de un hecho o situación que
escapa a lo que se puede considerar como normal (comportamientos atípicos de las
variables relevantes, previamente determinadas por la empresa).
Siglas
A continuación se describen los significados de las siglas descritas en este manual:
ROII: Reporte de Actividades Inusuales e Injustificadas

RESU: Reporte de Operaciones Económicas que superan el umbral
UAF: Unidad Análisis Financiero
LA/FT: Lavado de activos y financiación del terrorismo.
UAF: La Unidad de Análisis Financiero-UAF, es el órgano operativo del Consejo
Nacional Contra el Lavado de Activos, cuyas funciones y atribuciones estarán
determinadas en el Estatuto Orgánico por Procesos de la Unidad de Análisis
Financiero-UAF es la entidad que solicitará y recibirá, bajo reserva, la información
sobre operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas para
procesarlas, analizarlas y de ser el caso remitir un reporte a la Fiscalía General del
Estado, con carácter reservado y con los debidos soportes.
VIGENCIA Y CONOCIMIENTO DEL MANUAL
Los directivos, funcionarios y empleados de Viluelsa S.A, y Casa deben conocer las
políticas y procedimientos del presenta manual y sus actualizaciones y serán
responsables de su correcta aplicación. Su desconocimiento no será justificativo frente
a incumplimientos.
APROBACIÓN
El presente Manual será aprobado por la Junta General de Accionistas y entra en

vigencia en la fecha de suscripción.
48

Manual de Politicas y Procedimientos de Prevención

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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PREVENCIÓN DE

LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS

DE LA EMPRERA INMOBILIARIA VILUELSA S.A.

SOBRE EL PRESENTE MANUAL

El presente Manual forma parte del Sistema de Administración de Riesgos, implementado al

Frente a la creciente problemática de delincuencia organizada y financiación del terrorismo, y

El presente Manual se ha elaborado para uso, orientación y estricta aplicación de

El presente Manual se encuentra a disposición de la Superintendencia de Compañías o

4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA EFECTOS DE LA PREVENCIÓN DE LAVADO

Se resalta la obligación a todos los funcionarios de cumplir y reportar las operaciones

4.1. JUNTA DIRECTIVA

Como principal órgano de administración de la compañía, la Junta Directiva tendrá las

a) Emitir las políticas en materia de prevención del lavado de activos, financiamiento

El Representante legal tendrá las siguientes obligaciones:

a) Cumplir y hacer cumplir las políticas, procedimientos y mecanismos que en materia

a) Instrumentar los controles adecuados que le permitan detectar incumplimientos de

Las expuestas en el Código de Ética

4.6.DEPARTAMENTO COMERCIAL Y DEMAS CARGOS VINCULADOS A LA LABOR

a) Anteponer el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos en el

4.6.1. De los Gerentes Comerciales

4.6.2. De la Dirección Comercial

a) El Director comercial es el llamado a cumplir y hacer cumplir de manera estricta

4.7.DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE LA VENTA

a) Como responsable del área de cobranzas, la Gerencia de Administración de la Venta

4.7.1. De los Retiros / Desistimientos

a) Reportar oportunamente todas las operaciones inusuales que se presenten en el

4.8.DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

El departamento de recursos humanos debe cumplir con las siguientes

a) Fortalecer los mecanismos de selección y contratación de personal, para reducir

4.9.1. Coordinación de Mandato

Son responsabilidades de la Coordinación de Mandato las siguientes:

4.9.2. Departamento de Sistemas

a) Adoptar los instrumentos de control de carácter tecnológico, necesarios para

4.9.3. Departamento de Contabilidad

a) Reportar a cartera, la existencia de dineros ingresados en la cuenta que no han sido

4.9.4. Departamento de crédito

a) Reportar inmediatamente al Oficial de Cumplimiento en caso de detectar en sus

a) Elaborar el manual de Prevención, el Código de Ética y el Plan Operativo anual para

5.2.Prohibiciones del Oficial de Cumplimiento

a) Delegar el ejercicio a su cargo, salvo en el caso de reemplazarlo en los términos

5.3.Sanciones para el Oficial de Cumplimiento

Suspensión temporal de la calificación, en los siguientes casos:

a) Cuando no haya presentado el Manual de Prevención ni el Código de Ética para

Para el Grupo es una prioridad el cumplimiento de las normas legales y disposiciones

 Todo nuevo producto o servicio que ofrezca la compañía deberá adecuarse a

7. ENVIO DE INFORMACION A LA UNIDAD DE ANALISIS FINANCIERA (UAF)

Se consideran operaciones inusuales e injustificadas aquellas transacciones que por su

7.1.2. Procedimientos Internos

La forma en que se debe reportar un ROII al Oficial de Cumplimiento es:

7.2.Reportes de Operaciones y Transacciones que Igualen o superen el Umbral

7.2.1. Política (RESU)

Por el giro de negocio, todas las transacciones de reserva / venta de inmuebles, al

7.3.Sanciones por incumplimiento del manual

El incumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente Manual será causal

 Existe voluntad cierta y directa de realizar una operación con conciencia de

Los programas de capacitación deberán cumplir con las siguientes condiciones:

7.5.Reserva y confidencialidad de la información.

“los representantes legales o administradores, oficiales de cumplimiento, socios o

Las copias de los reportes de operaciones inusuales injustificadas (ROII) al ser