PROGRAMA DE TRABAJO

AUDITORIA CAJA MENOR A NIVEL N

Objetivos: Verificar el cumplimiento de las politicas y normas establecidas en la Directriz de

Alcance: Arqueos de Caja a Nivel Nacional

Auditor: Frazier Josep Corredor Marroquin (FJCM)

Auditores de Puntos de Servicio a nivel nacional, para arqueos de caja

APERTURA DE LA CAJA MENOR

Con base en el reporte contable de todos los fondos de caja menor SERVIENTREGA asignados a
una muestra y verificar:

* El funcionario responsable, tenga una antigüedad minima de dos (2) años y este amparado baj
4.1.12)

* El comunicado de solicitud de creacion, en donde relacione el centro de costo, monto asignado

Facilitador del MERF)
ARQUEO CAJA MENOR A NIVEL NACIONAL
1. Realizar arqueo de caja verificando que los vales en caja mas el efectivo en caja y los reembo
legalizacion sea igual al monto de la caja menor del punto, establecer si existen faltantes o sobr
al funcioario responsable.

2. Sobre los soportes presentados, verificar que:

a. La fecha de expedicion de los recibos provisionales no tengo una antigüedad mayor a tres (03
y 4.2.10)
b. No existan facturas propias de Servientrega como soportes de los Gastos. (numeral 4.2.3)
c. Los soportes correspondan al periodo vigente.(numeral 4.2.16.2)
d. Las facturas y recibos definitivos tengan el sello de cancelado y la fecha de cancelacion, adem
tachones y enmendaduras. (numerales 4.2.16.9 y 4.2.11)
e. las facturas cumplan con los siguientes requisitos relacionados en el articulo 617 del Estatuto T
* Estar denominada expresamente como factura de venta.
* Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la di
* Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de ven
* Fecha de su expedición.
* Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
* Valor total de la operación.
*.El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
* Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
f. Los pagos realizados no superen el valor de 0.5 SMMLV (numeral 4.2.16.5)
g. Los pagos realizados al Regimen Simplificado tengan adjunto el Documento Equivalente (nume
h. Los pagos esten detallados por beneficiario y concepto. No pueden relacionarse en un solo ren
gastos, asi correspondan al mismo beneficiario (numeral 4.2.16.4)
i. No hayan realizado pagos por conceptos prohibidos, ver anexo PROHIBICIONES. (numeral 6.1
j. En los gastos de mantenimiento de vehiculos se especifique la placa (numeral 4.2.16.3)
k. verificar que hayan efectuado las retenciones pertinentes
3. Verifique que el lugar donde guardan el dinero de caja menor y la cantidad de funcionarios qu
(numeral 4.2.16.10)
4. Verifique los arqueos realizados en el 2012 y relacione cada uno identificando el valor del falt
(numeral 4.1.9)

Yessenia Mancera Garcia

Auditor Senior MERF
PROGRAMA DE TRABAJO
A CAJA MENOR A NIVEL NACIONAL

tablecidas en la Directriz de Caja Menor

a arqueos de caja

AJA MENOR PT

SERVIENTREGA asignados a nivel nacional, seleccionar

2) años y este amparado bajo una poliza. (numerales

CHECK LIST

ro de costo, monto asignado y resposable. (solicitar al

NIVEL NACIONAL PT
efectivo en caja y los reembolsos pendientes de
er si existen faltantes o sobrantes y solicitar justificacion ARQUEO

antigüedad mayor a tres (03) dias habiles (numeral 4.2.9

RECIBOS PROVISIONALES

Gastos. (numeral 4.2.3)

a fecha de cancelacion, ademas que no presenten

el articulo 617 del Estatuto Tributario:

el servicio.
es o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
onsecutiva de facturas de venta.

VERIFICACION DE SOPORTES
ios prestados.
 VERIFICACION DE SOPORTES

4.2.16.5)
ocumento Equivalente (numeral 4.2.16.8)
n relacionarse en un solo renglon varios conceptos de

ROHIBICIONES. (numeral 6.1.1)

ca (numeral 4.2.16.3)

cantidad de funcionarios que tienen acceso a esta.

CHECK LIST
dentificando el valor del faltante o sobrante presentado.
ARQUEOS PERIODICOS
Item
1
2
3
4
 ASPECTOS A VERIFICAR
La persona responsable tiene antigüedad minima de 2 años en la organización?
La persona responsable del fondo se encuentra amparada bajo una poliza?
El dinero de la caja menor se mantiene en una caja de seguridad?
El superior inmediato realiza arqueos mensualmente?

es importante señalar que al momento de la creacion del fondo de cajar menor, se debe establecer u
 PROGRAMA

SI NO OBSERVACIONES
X 6 AÑOS
X NO
x
X CADA FIN DE MES

e establecer una de reglas y procedimeientos para el manejo del fondo, que contienen como minimo, fecha de
enen como minimo, fecha de creacion del fondo, monto del fondo, conceptos de gastos aplicables al fondo, mo
aplicables al fondo, monto asignado por concepto, porcentaje maximo por cada gasto respecto fondo total o po
especto fondo total o por concepto, las prohibiciones, y la periodicidad para realizar el arqueo de caja ,
arqueo de caja ,
 REF: P.T. B1-1 .
HOJA (1/2)
AUD:
FORMATO PARA ARQUEO DE CAJA MENOR FECHA :

FECHA 2/20/2019 OFICINA (PUNTO)

CIUDAD RESPONSABLE

1.- EFECTIVO EN CAJA:

BILLETES MONEDAS
DENOMINAC CANT TOTAL DENOMINAC CANT TOTAL
$ 100,000 0 0 $ 1,000 0
$ 50,000 40 2,000,000.00 $ 500 0
$ 20,000 100 2,000,000.00 $ 200 0
$ 10,000 200 2,000,000.00 $ 100 0
$ 5,000 12 60,000.00 $ 50 0
$ 2,000 0 $0 0
$ 1,000 0 $0 0
TOTAL BILLETES 6,060,000 TOTAL MONEDAS 0
TOTAL EFECTIVO EN CAJA (1)……………………………………………………….. $ 6,060,000
2.- REEMBOLSOS PENDIENTES DE REINTEGRO

IT FECHA No. REEMB VALOR APROBADO POR

1 2/15/2019 RCM001 1,000,000 Frazier
2
3
4

TOTAL REEMBOLSOS PENDIENTES POR REINTEGRO (6)……………………. $ 1,000,000

3.- CHEQUES EN CAJA MENOR

IT FECHA # Cheque VALOR TITULAR

1 12/20/2019 Cheque 345 Bancolom $ 100,000 Mundo Hogar Ltda
2
3
TOTAL CHEQUES EN CAJA MENOR (3)…………………………….………………………. $ 100,000

4.- TOTAL VALES EN CAJA (VER ANEXO No. 1) (4) ……………………………………. $ 1,390,000

5.- TOTAL PROVISIONALES (VER ANEXO No. 1) (5)……………………………………. $ 50,000

TOTAL ARQUEO (1)+(2)+(3)+(4)+(5)+(6)………………………………………………… $ 8,600,000

VALOR DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR 8,500,000
DIFERENCIA EN ARQUEO: SOBRANTE ( ) FALTANTE ( )…………………….. $100,000

EXPLICACIÓN DEL AUDITADO SOBRE EL FALTANTE o SOBRANTE

FECHA DEL ÚLTIMO ARQUEO: POR:

El fondo anterior (dinero y soportes) fue contado en mi presencia y se me devolvio intacto en su totalidad. No existen otros fondos, soportes o dinero en mi
poder.
Los reembolsos reportados como pendientes de reintegro, estaran sujetos a verificacion
La justificacion del auditado sobre e faltante o sobrante, sera verificada posteriormente por el Auditor.

CUSTODIO DEL FONDO AUDITOR

_____________________________ _____________________________

(HOJA 2/2)
ANEXO No. 1 (ARQUEO DE CAJA MENOR):

A.- VALES LEGALIZADOS 25-Apr-20

IT FECHA BENEFICIARIO CONCEPTO VALOR DÍAS

1 -16
2/4/2019 Diego Reina Compra Elementos Electricos 1,350,000
2 -7
2/13/2019 Luis Parra Aseo y cafeteria 40,000
3

7
8
TOTAL VALES LEGALIZADOS $ 1,390,000

B.- PROVISIONALES
IT FECHA BENEFICIARIO CONCEPTO VALOR DÍAS
1 2/20/2019 Frazier Corredor Mensajeria 50,000 0
2 -
TOTAL PROVISIONALES $ 50,000

El fondo anterior (dinero y soportes) fue contado en mi presencia y se me devolvio intacto en su totalidad. No existen otros fondos, soportes o dinero en mi
poder.
Los reembolsos reportados como pendientes de reintegro, estaran sujetos a verificacion
La justificacion del auditado sobre e faltante o sobrante, sera verificada posteriormente por el Auditor.

CUSTODIO DEL FONDO AUDITOR

AUDINOR 2007-03
CAUSACION

CODIGO CUENTA DEBITO

529595 Compra Elementos Electricos $ 1,350,000
233595 Compra Elementos Electricos

PAGO

CODIGO CUENTA DEBITO

233595 Compra Elementos Electricos $ 1,350,000
110505 Caja general

CAUSACION

CODIGO CUENTA DEBITO

519525 elementos de aseo y cafeteria $ 1,350,000
233595 Aseo y cafeteria

PAGO

CODIGO CUENTA DEBITO

233595 aseo y cafeteria $ 1,350,000
110505 Caja general

CAUSACION

CODIGO CUENTA DEBITO

110505 Caja general $ 100,000
2380 acreedores varios

PAGO

CODIGO CUENTA DEBITO

2390 acreedores varios $ 100,000
429553 sobrants de caja menor
CREDITO

$ 1,350,000

CREDITO

$ 1,350,000

CREDITO

$ 1,350,000

CREDITO

$ 1,350,000

CREDITO

$ 100,000

CREDITO

$ 100,000
OBJETIVO: Verificar el cumplimiento del numeral 4.2.9 de la Directriz,

IT FECHA
1 0
2 0
3 0
4 0
5 0
6 0
7 0
8 0
9 0
10 0
11 0
12 0
13 0
14 0
15 0
16 0
17 0
18 0
19 0
20 0
21 0
22 0
23 0
24 0
25 0
26 0
27 0
28 0
29 0
30 0
ar el cumplimiento del numeral 4.2.9 de la Directriz, en cuanto al plazo de legalizacion de los recibos provision

BENEFICIARIO CONCEPTO
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
 RECIBOS PROVISIONALES

e legalizacion de los recibos provisionales

VALOR DÍAS HABILES

0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
0 31390
 PROGRAMA

RECIBOS PROVISIONALES

VALIDACION DEL TIEMPO DE LEGALIZACION

JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION DEL RESPONSABLE
 ARQUEOS PERIODICOS REALIZADOS PO

Verificar el cumplimiento de la Directriz de Caja Menor-Código MERF950

Objetivo
debe efectuar arqueos quincenales y mínimo una vez al mes.

RELACION DE ARQUEOS REALIZADOS EN EL AÑO 20XX

Fecha arqueo Realizado por

TOTAL
UEOS PERIODICOS REALIZADOS POR EL LIDER INMEDIATO PROGRAMA

ectriz de Caja Menor-Código MERF9505D002 Versión 02, la cual indica que el líder inmediato de quien manej
s y mínimo una vez al mes.

EALIZADOS EN EL AÑO 20XX

Responsable Sobrante Faltante

OTAL 0 0
 PROGRAMA

nmediato de quien maneja la caja menor

 VERIFICACION R

Establecer que los fondos se utilicen para atender gastos autorizados de me

Objetivos:
marcha del negocio

CONSOLIDA

Validación Es del periodo vigente

SI 0
NO 0
NA 0
TOTAL 0

Tipo de Gastos

Transporte
Aseo y Cafeteria
Peajes
Servicios Publicos
Aforos
 Combustible
Taxis y buses
Parqueadero
Papeleria
Servicio de restaruante
Fotocopias
Otros

DETALLE

Ítem Fecha expedición Nombre Beneficiario

1
2
3
4
5
6
7
8
 PROGRAMA

VERIFICACION REQUISITOS PAGOS REALIZADOS

r gastos autorizados de menor cuantía que tienen el caracter de urgente, imprevisto e impresindibles para la b

CONSOLIDADO CRITERIOS EVALUADOS

la factura se
Presenta el sello de Tiene
la factura es de cuentra a
cancelado y la fecha documento
Servientrega nombre de
de cancelacion equivalete?
servientrega?
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
 DETALLE PAGOS REALIZADOS

El soporte es
un
Tipo de gasto Concepto Valor
documento
original?
MA

mpresindibles para la buena

Factura cumple
El valor cancelado> Es un gasto
los requisitos
$294.750 autorizado
del art 617 ET
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
 Presenta el
la factura se
sello de
Es del periodo la factura es de cuentra a
cancelado y la
vigente Servientrega nombre de
fecha de
servientrega?
cancelacion
 Tiene Factura cumple
El valor cancelado> Es un gasto
documento los requisitos
$294.750 autorizado
equivalete? del art 617 ET
Observación