GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE No 10

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Empresarial

Código del Programa de Formación: 621201 V 102
Nombre del Proyecto: Fortalecer con estrategias administrativas, financieras y
comerciales a pequeñas empresas de la región
 Fase del Proyecto: Planeación, Ejecución y Evaluación.
 Actividad de Proyecto: Diseñar programas de mejoramiento continuo en la unidad
administrativa, teniendo en cuenta el ciclo PHVA en la organización
Crear un texto que contenga información permitiendo realizar preguntas con sus
respectivas respuestas
 Competencia:
Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el
objeto social de la empresa.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
 Organizar eventos de manera responsable, teniendo en cuenta la conformación de
comités, la coordinación de las responsabilidades de los diferentes comités, de acuerdo
con el tipo de evento y las políticas institucionales.
 Divulgar El Evento Teniendo En Cuenta El Medio, El Protocolo Y Las Normas De La
Organización
 Identificar las no conformidades en organización del evento de acuerdo con el propósito,
objetivo y plan, para proponer soluciones
 Duración de la Guía: 60 Horas Directas. Y 12 Horas Trabajo Independiente.

2. PRESENTACION

Respetado Aprendiz:

Con el adelanto de la presente guía, usted podrá desarrollar la competencia laboral para
determinar los objetivos y criterios de la realización de eventos, dentro de una organización; los
materiales, insumos y logística necesarias para una excelente ejecución; la planeación,
organización, ejecución y evaluación de las actividades, junto al protocolo necesario, con la
finalidad de adquirir un conocimiento especializado en dichos aspectos.

En la actualidad el uso de las buenas formas, los eventos, el ceremonial y el protocolo son
herramientas de altísima utilidad para aquellos que viven en el mundo empresarial. No solamente
para la organización y desarrollo de negociaciones, sino, para el trato cotidiano.

Para apropiarse de este conocimiento, adquirir la habilidad y destreza necesaria, es importante

acudir a toda la información posible ya sea escrita en el manual de Carreño, libros de
Organización de Eventos, investigación en Internet y todo lo que sea pertinente, recuerde el
gran reto que tenemos con nuestra Institución. Así es que a aprender haciendo.

GFPI-F-019 V3
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Recuerde que usted es el único responsable del aprendizaje de los contenidos que se
desarrollarán con ésta guía; es necesario aplicar el aprendizaje autónomo, significativo y
colaborativo. El trabajo autónomo lo realizará con el estudio de los documentos, actividad
requisito para el éxito del taller.

Con entusiasmo y dedicación logrará obtener los objetivos propuestos en esta guía, todo proceso
de enseñanza-aprendizaje requiere de técnicas y métodos de estudio, además de dedicación,
disciplina y responsabilidad. Aplíquelos

“Les Auguro El Mejor De Los

Éxitos Desde Este Momento

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Las actividades aquí planteadas nos permitirán construir las

habilidades y destrezas necesarias para planear y ejecutar
los eventos propios de cada actividad empresarial, con el fin
de satisfacer y atraer a sus clientes. Aspectos que le permitan
un mayor campo de acción laboral. .

La Investigación en Textos, Internet, biblioteca virtual,

documentos, entre otros, le permitirá establecer los tipos de eventos existente y la normatividad
que aplica a cada tipo de actividad, empresarial, comercial, mercantil y hasta social, respetando
los deberes y derechos tanto de los empresarios, clientes, participantes y organizadores,
ejerciendo control y vigilancia de cada etapa del evento, incluyendo los resultados que de él
deriven.Es recomendable que como preámbulo de estas actividades, usted consulte como
mínimo, el manual de Carreño, en la sección que corresponda a “Protocolo y Etiqueta”, en pro
de establecer conocimientos aplicables a todo tipo de evento indiferente de su objetivo.

 ¿Quiénes asisten?
 ¿Dónde se desarrollan o celebran?
 ¿Cuáles son más populares o conocidos / difundidos?
 Que es una Rueda de Negocios?

 Realice una investigación, sobre los siguientes términos: Relaciones Públicas, Marketing
directo y Organización de eventos, etiqueta, protocolo, ceremonial, glamour,
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 Los invito a profundizar los conocimientos en los siguientes temas:

 ¿Qué se entiende por “Evento”?

 Determine las posibles aplicaciones del término “organización” y realice la interrelación
entre “Organización y Evento” elaboremos la definición de éste nuevo término.
 Cómo se clasifican los eventos
 ¿Cuáles son los agentes que intervienen en un evento?
 Determine las etapas de los eventos.
 ¿Cuál es la estructura general de un evento?, dicha indagación debe reflejarla mediante el
diseño de un organigrama general de un evento.
 Determine y especifique, los objetivos (General y mínimo 5 específicos) de la organización
de un evento.
 ¿A qué se le llama población objetivo en un evento? ¿Cómo se determina?
 Indague acerca del manual de funciones y procedimientos para la organización y
realización de eventos.
 Establezca la aplicación del Proceso Administrativo a la organización del evento. Para
esto, concluya su indagación con un gráfico, realice el bosquejo de planeación para
nuestro evento.
 Cuál es el perfil del organizador de eventos? El perfil de los asistentes a un evento?
 Como escoger la fecha y la duración del evento?
 Qué es un evento?
 ¿Cuántos tipos de eventos conoce?
 ¿Para qué sirven los eventos?
 ¿Quién los organiza?

Estos importantes temas serán socializados mediante la estrategia pedagógica alcance la

estrella.

 Prepara un presupuesto: Si no realizas un presupuesto, terminarás con una gran cantidad

de facturas sin pagar, una billetera vacía y sin tener idea de lo que sucedió. ¡Sé realista
desde el principio para evitar sorpresas inesperadas el día del evento!
Para esta actividad deberán apoyarse en los temas ya vistos en la competencia de contabilidad.

Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Sabe usted que es un Comité?, como se conforma?, cuáles son necesarios conformar para la
realización de un evento? Qué aspectos se deben tener en cuenta para conformarlo?, cuáles
son sus funciones? Después de conocer la respuesta a estos interrogantes, usted deberá
organizarse en grupos y preparar una exposición didáctica.
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 Grupo 1: Comité Organizador y Comité Ejecutivo, Comité Administrativo

 Grupo 2: Comité Financiero y Comité de Personal, Comité de Comunicaciones
 Grupo 3: Comité Científico y Comité técnico, Comité de servicios
 Grupo 4: Comité de Desarrollo y Comité de Relaciones Públicas, Comité de Protocolo
 Grupo 5: Comité Consultivo y Comité de Reglamentación, Comité de Logística
 Grupo 6: Comité de Nominación y comité de gestión, comité de acogida.

Conoce alguna literatura sobre Eventos Científicos, académico, Feria, Simposio, Ponencia,
Cumbre, Coloquio. Cuáles son, en qué consiste cada uno de ellos? Cuándo se organizan, qué
beneficios trae a la empresa organizar un evento de esta categoría?, Normas de etiqueta y
protocolo, tanto nacional como internacional, que aplican a este tipo de eventos, para esta
consulta puede apoyarse en la NTC OPC 001 relacionada con operación de congresos, ferias y
convenciones realice un resumen para entregar.

Para estos importantes temas usted deberá organizarse en grupos y preparar una exposición
didáctica.

Actividades de transferencia del conocimiento.

El Tecnólogo organizara un equipo de trabajo donde realizaremos un evento, el cual contenga

todos los requerimientos y preparación para este evento, este se realizara en una comunidad
escogida (C.T.A) por los mismos aprendices, deben participar de manera activa en la
organización y celebración del evento, Para esta actividad, además de considerar todos los
puntos analizados y contextualizados en esta guía, los aprendices, dentro de su equipo de
trabajo deberán repartir sus tareas de manera tal que uno, haga parte de la realización de este
evento, asumiendo el rol dentro del comité que le corresponda.
Una vez ejecutado el evento deberán entregar un informe con las memorias recopiladas.
(videos, registro fotográfico, registro de asistencia, tarjetas de invitación). Y el presupuesto del
evento.

Y los siguientes pasos que a continuación se anuncian:

 Determina el objetivo del evento. Tener en mente una o dos frases te ayudará a llevar
el evento en la dirección correcta. ¿Planeas realizarlo para educar a tu comunidad?,
¿para persuadir a potenciales contribuyentes con el fin de obtener fondos?, ¿para
homenajear a una persona o grupo en específico? Limita tu objetivo lo más que puedas.
Lo que sea que vayas a hacer (ya sea para educar, persuadir, homenajear, etc.), ¿por
qué lo haces?
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• Piensa en ello como tu principal misión. Tu esquema para el éxito. Cuando sepas
exactamente lo que quieres hacer, ¡ será más fácil llevarlo a cabo!

 Establece metas. ¿Qué es exactamente lo que quieres lograr? No se trata de la cantidad

de personas que quieres que asistan, tampoco del hecho de que en verdad se llevará a
cabo el evento; ¿qué quieres obtener de todo esto? ¿5 personas para que formen parte
de tu organización?, ¿una recaudación de $ 1000?, ¿un cambio de mentalidad?, ¿que la
gente se entusiasme?
 Piensa en las tres cosas más importantes que te gustaría que ocurran como resultado
de este evento y piensa en ellas haciéndose realidad. Quizás tu objetivo sea
financiero, social y personal.

 Reúne voluntarios. Es necesario contar con un buen equipo que posea distintas
habilidades. Ellos pueden ayudarte con diversas tareas tales como la preparación de
programas y presupuestos, la creación de invitaciones y carteles, recepción de los
invitados y con la limpieza al término del evento. En otras palabras, ellos pueden ayudarte
a terminar el trabajo. Asimismo, si es posible, ¡consigue voluntarios de confianza!
 Asegúrate de que los miembros de tu equipo y supervisores “estén al tanto” de tus
planes. La colaboración puede facilitarte mucho el trabajo. Así que cuando les pidas
ayuda, infórmales desde el principio todas tus expectativas con respecto a ellos y a su
nivel de participación.

 Prepara un presupuesto. Debes incluir todos los posibles gastos, los ingresos, los
patrocinadores e incluso los gastos supeditados. Encuentra maneras de reducir los
costos. ¿Puedes conseguir personal que trabaje gratis?
 ¿Consideraste conseguir un lugar más económico para tu evento (como la casa de un
amigo)? Recuerda: una fiesta pequeña y sencilla que salga bien siempre será más
impresionante que una ostentosa que termine siendo un fiasco.

 Decide el lugar y la hora para tu evento. Esto es lo más importante al momento de

organizar un evento. ¿Qué hora y qué lugar hará que la gente diga “Sí, ¡claro que
asistiré!”? Deberá ser una hora en la que todos estén disponibles y un lugar al que todos
puedan llegar. ¡Además tiene que ser algo que puedas reservar!
 Revisa el calendario de tu comunidad y considera el tipo de público que invitarás.
 Desde luego, algunos lugares requieren una reservación. Ponte en contacto lo más pronto
posible con los responsables del lugar que piensas utilizar como locación para el evento.
¡Es posible que estén más ocupados que tú!
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 Piensa en la logística. La logística es necesaria para todo. ¿Cuál será tu sistema de

estacionamiento?, ¿cuáles son las vías de acceso para los discapacitados?, ¿qué puedes
hacer con las dimensiones del lugar?, ¿qué equipos necesitarás?, ¿qué elementos
adicionales (agua potable para los oradores, distintivos, folletos) demandarán un gasto
extra?, ¿cuántas personas se necesitan para hacer que el evento se lleve a cabo sin
problemas?
 Es importante sentarte por un minuto contigo mismo (y con tu equipo) y pensar en todos
los aspectos del asunto. ¿Hay algún obstáculo que puedas anticipar y evitar?, ¿algún
invitado especial que tengas que hospedar?, ¿algunas excepciones que debas hacer?

 Piensa en el marketing y en la publicidad de tu evento. Mientras te encuentras en todo

el proceso de organización, diseña un afiche. Este debe incluir una fecha tentativa, hora,
lugar, invitado de honor, nombre y el tema o eslogan del evento. Dado que aún estás a
tiempo para el evento, puedes tomarte tu tiempo para crear los afiches, ¡pero lo mejor es
preparar una versión preliminar al principio para visualizar todo el conjunto de tu proyecto!
 Piensa en otras maneras de dar a conocer tu evento. ¿Correos electrónicos?, ¿correo
convencional?, quizás Facebook, Twitter u otras decenas de sitios web para eventos que
existen (más sobre esto en los pasos posteriores). ¿Qué necesitas
hacer previamente para atraer gente a tu evento y qué para mantener su
atención durante el mismo?

 Organízate. Es posible que justo ahora te sientas muy confundido, pero tranquilízate y
abre Excel. Elabora una lista de las actividades que habrá en el evento. Crea algunas
hojas de cálculo para organizar tus pensamientos. Podría parecer innecesario por ahora,
pero en dos meses estarás sumamente agradecido contigo mismo por haberlo hecho con
antelación.
 Prepara un cronograma (con fechas límite) para cada actividad. Anota los nombres de
todos y el lugar y momento en el que son requeridos. De esa manera, puedes organizarte
y contestar cualquier duda futura.


Asegúrate de que todo vaya de acuerdo al plan. Fija la fecha, el lugar, el invitado de
honor, el personal, el nombre del evento y el eslogan. ¿Hay algo que pueda salir mal?,
¿algún contratiempo de último minuto que pueda presentarse? En este punto, todo debe
estar decidido.

 Reúnete con tu equipo. Consigue la aprobación para tu presupuesto, programa, etc. de

parte de los miembros del equipo, al igual que de los supervisores. Este es un buen
momento para responder a todas las preguntas. ¿Todos saben lo que tienen que hacer?,
¿se sienten a gusto con todo lo acordado?
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 Una vez más, reúnete con tu equipo y voluntarios para resolver cualquier problema que
pueda surgir. Este también es un buen momento para crear un plan de acción.
 Asegúrate de que no haya ningún problema dentro del equipo. Mantente en contacto con
todos los jefes de equipo al igual que con los miembros y voluntarios.

 Delega responsabilidades a diferentes miembros y permite que una persona con

experiencia coordine todas las actividades. Si se trata de un mega-evento, deja que
diferentes personas coordinen diferentes actividades bajo la supervisión de un encargado.
El jefe de equipo debe ser alguien en quien los miembros del mismo puedan confiar.
 Una buena idea sería tener a una o dos personas que se dediquen a conocer, saludar y
promover el evento a medida que los asistentes entran y todo comienza. Básicamente,
conforman el comité de recepción, animando y permitiendo que la gente sepa que están
en buenas manos.

 .Consigue patrocinadores y otras fuentes de dinero de delegados. ¡Tendrás que

hacer muchos gastos dentro de las próximas semanas y no querrás que todos ellos
salgan de tu bolsillo! Reúne al menos parte del dinero para cubrir los gastos iniciales
(como el lugar, el equipo y la comida). Algunas de estas personas, lugares o cosas
podrían requerir un pago por adelantado, incluso antes de que comience la planificación
del evento.
 Asegúrate de tener un sistema para administrar los recibos, confirmaciones, facturas y
documentación en general. Necesitarás guardar todo para poder sacar las cuentas luego,
así que mientras más organizado seas desde el principio, mejor. Esto es especialmente
útil si la empresa con la que trabajas hace alguna tontería.

 Promociona el evento. Prepara folletos, publica anuncios, informa a los medios de

comunicación, realiza llamadas telefónicas, envía mensajes a grupos en línea y visita a
los participantes o patrocinadores potenciales. ¿De qué otra manera la gente se enterará
de tu evento? Asegúrate de que la información que publicas sea completa, dejando al
público con sólo unas cuantas preguntas. Después de todo, ¡es mejor si se quedan con la
intriga!
 Piensa en el público objetivo. Si intentas llegar a personas de la tercera edad, no perderás
tu tiempo enviándoles tu publicidad por Internet. Ve a lugares y emplea las herramientas
usadas por ese determinado público. Haz que tu publicidad sea lo más accesible y normal
posible.

 Reúne los elementos necesarios para el evento. Estos pueden incluir medallas,

juegos, recuerdos, premios o certificados. Hay una gran cantidad de pequeños accesorios
que pueden pasar desapercibidos para el ojo inexperto, pero tú ya sabes cómo llenar
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cada rincón o grieta sobrante. Asimismo, no olvides las mesas, las sillas, el equipo de
sonido, las señales, los manteles ¡y todas las cosas importantes!
 Este es otro punto que debes tener en cuenta. No dejes de pensar hasta que hayas
recordado cinco cosas que habías olvidado (incluyendo bolígrafos, un botiquín de
primeros auxilios, baterías, hielo y extensiones de corriente). Querrás saber que, sin
importar lo que ocurra, podrás solucionarlo.

 Haz arreglos para todo. Adopta las disposiciones necesarias para las fotos y videos;
para el transporte de los invitados; para la comida del personal de limpieza, etc. La lista
podría seguir indefinidamente, ¡pero así nunca llegarás a terminar de organizar tu evento!
 Realiza arreglos para la comida y la bebida. Este también es un buen momento para
preparar las ubicaciones especiales, tales como las destinadas a personas
discapacitadas. Verifica si los invitados son vegetarianos o tienen algún otro tipo especial
de dieta.
 Haz arreglos para las sillas, las mesas, el telón de fondo, los micrófonos, los altavoces,
las computadores, los proyectores LCD, los podios, etc., todo lo que necesite instalarse
en el lugar del evento.

 Prepara una lista de contactos. Necesitarás los números de teléfono, direcciones y

correos electrónicos de los miembros del equipo. Asimismo, realiza una lista similar para
los invitados VIP y proveedores de cualquier bien o servicio. Si alguien no asiste o llega
tarde, esta lista te permitirá saberlo.
 Supongamos que los proveedores de comida no llegan a tiempo. ¿Qué haces? Sacas
rápidamente tu lista y los llamas. ¿Pensaron que ibas a recoger 100 kg (200 lb) de carne
de cerdo deshilachada? Bueno, no importa. Envías a alguien en un camión a que la
recoja a la dirección señalada en dicha lista. Crisis evitada. ¡Y ahora ya sabes que nunca
más debes volver a hacer una reservación con esos proveedores o que serás más
explícito con tus indicaciones!

 Visita el lugar del evento con tu equipo. Mira a tu alrededor y evalúa la zona de

estacionamiento, los baños, las áreas verdes, la disposición del lugar y las diferentes
entradas y salidas. Busca lugares cercanos donde se puedan sacar fotocopias, realizar
llamadas telefónicas y comprar cualquier cosa en caso de emergencia. Básicamente,
familiarízate con el terreno como si se tratase de la palma de tu mano.
 Habla con el propietario del lugar. Esa persona debe conocer el terreno mejor que nadie.
¿Hay algún problema del que deberías estar enterado?, ¿alguna restricción de tiempo?,
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¿las puertas se cierran a determinadas horas? Dios no lo quiera pero, ¿hay alguna
inspección programada de las alarmas contra incendios?

 Mantén la calma. Sigue adelante. Es sumamente importante mantener la cabeza fría y

no dejarse dominar por el estrés. ¡Te has preparado por meses! Todo saldrá bien.
Mientras más calmado estés, más lo estará tu equipo y mejor saldrá el evento. Además,
¡todo terminará muy pronto!
 En serio, sigue adelante. Has tomado todas las precauciones necesarias, has pensado en
todos los problemas posibles y, si algo sale mal, sabrás cómo manejarlo. Además,
recuerda: nadie te culpará. Un invitado escandaloso, la mala comida; la gente sabe que
no puedes controlar todo. Así que relájate, todo estará bien.

 Realiza una última revisión con tu equipo. Asegúrate de haberles comunicado a todos

el lugar y la hora de llegada. Lo último que querrías es que todo tu equipo te llame el
mismo día del evento preguntándote donde se encuentra la puerta trasera.
 Aun cuando nadie te haga preguntas, haz lo posible por evaluar el desempeño de tu
equipo. ¿Todos parecen estar de acuerdo con su puesto de trabajo?, ¿se llevan bien? Si
no es así, conversa con ellos y ve si puedes solucionar sus diferencias. Quizás alguno de
ellos se encuentre más cómodo en un puesto distinto o trabajando con otras personas.

 Revisa todas las invitaciones y respuestas. Crea una lista de los invitados en una hoja
de cálculo y haz un recuento de las personas que asistirán. Para la mayoría de eventos,
la cantidad de personas que hace una reservación no representa la cantidad que
realmente asistirá. Podrías tener 50 personas que confirmasen su presencia, pero al final
asisten 5 o 500. Así que, si bien debes conocer la cantidad de reservaciones, ¡de igual
manera debes estar preparado para cualquiera de los dos casos!
 Recuérdales la fecha del evento a los invitados VIP. Te sorprenderías al saber cuánta
gente dice “Oh, es verdad. Es mañana, ¿no?”. Podrás evitar eso con una simple llamada
telefónica o un mensaje de texto.

 Ve al lugar del evento y comprueba que todo esté listo. ¿El salón está limpio y
disponible?, ¿todos los equipos electrónicos están instalados y operativos? ¿Puedes
instalar algún equipo con anticipación, si es necesario?, ¿el personal parece preparado?
 Revisa si hay suficiente personal presente para encargarse del evento. Siempre es mejor
tener más de lo necesario. Quizás necesites a alguien que esté listo para atender un
recado de emergencia o que se encargue de cuidar a un invitado o de solucionar un
problema que no previste. O que incluso se haga cargo de buscar el café.
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 Haz una hoja de actividades. Esta es una lista de toda la información necesaria

clasificada en hora y/o salón. Prepara una agenda en la que detalles minuto a minuto las
actividades importantes. El formato dependerá de ti. Sólo trata de mantener al mínimo la
cantidad de información para que te sea fácil de leer.
 Si en verdad eres una persona organizada y diligente, podría serte útil el hacer
diferentes tipos de hojas de actividades. Los oradores podrían necesitar una lista de las
otras personas que hablarán, además del lugar y el momento en que lo harán. Tu equipo
también podría necesitar una lista de los equipos técnicos, de los horarios y del protocolo
de limpieza. Si tienes el tiempo para hacerlas, podrían ser de gran utilidad.

 Haz una lista de verificación para las cosas que se llevarán al lugar del evento.
¿Qué tan terrible sería si llegas al evento y todo está ahí, todo el mundo está ahí y te das
cuenta de que lo único que falta son las 1200 copas que olvidaste en casa? Qué
decepción. Acabas de arruinarlo todo. Es por ello que debes hacer una lista, revisarla dos
veces ¡y llevar todo lo que sea necesario!
 Si las cosas se encuentran en distintos lugares, asigna una persona a cada labor
específica. De esa manera, el día del evento no pasarás 8 horas corriendo de un lado a
otro para recolectar todo lo necesario y perdiendo los papeles. Compartir la carga,
aliviana el peso… o así es como dice el refrán.

 Llega temprano al lugar del evento junto con los miembros de tu equipo y
voluntarios. Verifica que todos estén presentes y que todo el equipo electrónico funcione
correctamente. ¿Alguna pregunta de último minuto? Si hay tiempo, reparte unas bebidas,
dales una charla para motivarlos ¡y tomen un descanso! Se lo merecen, están bien
preparados.
 Asegúrate de que los organizadores utilicen un emblema distintivo o algún otro elemento
notorio para que los participantes puedan solicitar su ayuda si es necesario. A veces los
uniformes no son suficiente.

 Instala todo. Tanto dentro como fuera del lugar del evento. ¿Necesitas globos para
colocar en el buzón?, ¿un cartel en la esquina?, ¿qué pondrás en las puertas y pasillos?
Si tus invitados deben pasar por un verdadero laberinto para llegar, entonces mientras
más señales coloques, mejor.
 Los carteles de bienvenida y otra información al frente del lugar del evento serán de
mucha utilidad. Querrás que los asistentes puedan ver desde la calle el lugar del evento.
¡No hay dudas al respecto!
 Coloca un punto de recepción y de registro. Cuando los invitados se dirijan a la puerta,
deberían ver exactamente lo que necesitan hacer. De lo contrario, comenzarán a circular
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por los alrededores inseguros e incómodos. ¿Recuerdas el comité de recepción

mencionado anteriormente? Ten a una persona en la entrada para que los reciba y
resuelva sus dudas.
 ¡Pon algo de música! Puede eliminar toda situación embarazosa que, de otra manera,
podría quedarse en el ambiente.

 Asegúrate de que las personas importantes sepan lo que sucede. Si un orador se

retrasa, es necesario informárselo. Si la comida está tomando más tiempo de lo previsto,
es necesario hacerles saber los cambios en el programa. En muy raras ocasiones los
eventos salen tal y como se planean, en ese caso deja tus labores actuales y asegúrate
de que los asistentes estén al tanto de los cambios.

 Toma fotos! Es posible que quieras tener algún recuerdo del evento. Además, ver a
alguien caminando por el lugar con una cámara en mano puede entusiasmar a los
invitados. No olvides los banners de los patrocinadores, los tuyos, la entrada, la
recepción, etc. ¡Quizás puedas utilizarlos en el próximo evento!
 De ser posible, haz que un amigo o un fotógrafo profesional se encargue de esto. ¡Ya
tienes suficientes cosas que hacer! Tendrás que socializar y beber algunos tragos con tus
invitados, así que permite que alguien más se encargue de tomar las fotos.

 Dales a tus invitados algo para llevarse. Probablemente sembraste una idea en sus
mentes y quieres que cuando se vayan, lo hagan pensando en algo, preguntándose algo
o queriendo tomar alguna medida. Así que distribuye un folleto o algo que puedan llevarse
a casa y que les brinde ideas que puedan llevar a cabo después del evento.
 Parte de esto podría ser el crear un foro para recibir comentarios. Ofréceles una manera
de analizar y dar sus opiniones acerca de las mejoras que harían y lo que les gustaría ver
la próxima vez. Y, por supuesto, ¡cómo les gustaría participar!

 ¡Limpia todo el lugar! Revisa el medidor de electricidad, quita los carteles, las mesas,
etc. querrás dejar el lugar tan limpio como lo encontraste, especialmente si pagaste por él
y quieres volver a usarlo en otra ocasión; es posible que los dueños quieran cobrarte
montos que hubieras podido evitar dejando limpio el lugar. Reparte el trabajo entre los
miembros de tu equipo para que terminen lo más pronto y fácil posible.
 Asegúrate de que los invitados no hayan olvidado nada valioso. Si ese es el caso, coloca
un punto de objetos perdidos.
 Si has roto algo, cuéntaselo al propietario del inmueble. Es mejor ser honesto y directo.
 Encárgate de la basura lo mejor que puedas.
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 Encárgate de todas las tareas posteriores al evento. Dependiendo de tu evento, puede

que no tengas que hacer absolutamente nada o que debas cumplir con una extensa lista
de agradecimientos y facturas. Aquí te damos algunas ideas para que puedas comenzar:
 Agradece a todos los miembros del equipo, especialmente a los patrocinadores y
voluntarios. ¡No lo hubieras podido lograr sin ellos!
 Finaliza y cancela las deudas. Debes hacerlo lo más pronto posible. Mientras menos
cabos sueltos dejes, mejor.
 Realiza una fiesta de agradecimiento para aquellos que te ayudaron. Querrás que tu
equipo se sienta apreciado y que los contribuyentes piensen que han hecho la diferencia
en pro de una buena causa.
 Distribuye recuerdos u otras publicaciones a las personas relevantes.
 Envía los recibos a los patrocinadores y a otros contribuyentes.
 Publica las fotos en el sitio web de tu evento.

 Ten una reunión para evaluar la manera de hacer un mejor evento la próxima
vez. Después de todo lo que se dijo e hizo, ¿qué habrías hecho de otra manera?, ¿qué
funcionó y qué no?, ¿organizarías un evento como este de nuevo?, ¿qué has aprendido
de la experiencia?
 Si has recibido críticas, evalúalas. Y si tus invitados no han comentado nada, ¡pregúntale
a tu equipo! ¿Qué pensaron?, ¿al menos se divirtieron?, es porque se ganaron la barra de
granola y bolígrafo gratis, ¿no?

ADVERTENCIAS!!

 Prepárate para cualquier situación. Algunas veces, las cosas se salen fuera de control. Si
eres parte de un equipo, no te enfades si alguien te grita (esa persona puede estar bajo
mucho estrés). Si eres un coordinador, no te pongas tenso ni entres en pánico.
 Haz las cosas con calma.
 Trata de averiguar lo que sucederá y lo que puedes hacer para solucionarlo.
 No entres en pánico ni te estreses.
 Una mente fría producirá mejores resultados en el momento adecuado.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

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Evaluación

EVIDENCIA DE DESEMPEÑO: Organiza de manera crítica Técnica: Observación

los eventos y sus etapas; el
Exposiciones didácticas sobre objetivo, la magnitud y la Instrumentos de Evaluación:
conceptos básicos de Lista de chequeo
naturaleza.
organización de eventos
Identifica los medios de
comunicación apropiados
para divulgar su evento
EVIDENCIA DE PRODUCTO:
Organiza, divulga y realiza, Técnica: Valoración de
Invitaciones al evento y
el evento de acuerdo con lo Producto.
evidencias de cartas y difusión
planeado
en redes sociales del mismo
Instrumentos de Evaluación:
Coordina de manera Lista de Verificación
Video y registro fotográfico de la
comprometida la
realización del evento.
conformación del comité
EVIDENCIA DE PRODUCTO: organizador y los demás
comités, según el tipo de
Informe sobre la ejecución del evento, asignando Técnica: Valoración de
evento responsabilidades de Producto.
acuerdo con los
requerimientos de cada uno Instrumentos de Evaluación:
Lista de Verificación
y el manual de procesos y
procedimientos

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Evento: es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciar un determinado

producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un
acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización
frente a la competencia del mercado actual. Organización de

Eventos: Una organización de eventos consiste en una serie de servicios globales que se le
ofrecen a una persona o empresa que necesita realizar una reunión de carácter social o
corporativo.

Actas: Documento memoria de las reuniones en el que consta lo sucedido, tratado y acordado
en una reunión, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos.
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6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

-
Artículo “El Organizador de Eventos”
-
CARREÑO, Normas de urbanidad
-
COMPENDIO, Normas Técnicas Colombianas sobre documentación
-
Documento “Relaciones Públicas y Marketing Directo en la Organización de Eventos”
-
FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una Organización Exitosa. Editorial
McGraw-Hill. México 1997.
- GÓMEZ, Carlos y Oswaldo Vista: La Gerencia de Eventos Especiales en las
Relaciones Públicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995.
- Internet: GOOGLE, YAHOO, MONOGRAFÍAS.com, entre otros
7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor ROSALBA GARZON INSTRUCTORA F.P.I MAYO- 2019

(es) SOLANO

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor
(es)