NOMBRE: CONDORI TOMAS MILTON

BEBA S.A.
31.03.2017
CICLO DE TRANSACCIONES

PRINCIPALES TIPOS DE CICLOS DE TRANSACCIONES

1 Tesorería
2 Egresos
2.1 Compra (Adquisición)
2.2 Nomina (Pago)
3 Conversión
4 Ingresos
4.1 Ventas
4.2 Ingresos de Efectivo
1 Ciclo de Tesorería.
Este ciclo incluye aquellas funciones que tratan de los fondos de capital, es
decir, el manejo de efectivo y la emisión de obligaciones de deuda y de
acciones de capital.
Las funciones del ciclo de tesorería comienzan con el reconocimiento de las
necesidades de efectivo. Incluyen la distribución del efectivo disponible a las
operaciones corrientes y otros usos, y se terminan con la devolución de efectivo
a los inversionistas y a los acreedores.
El ciclo de tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre
la estructura y rendimiento del capital.
1.1 Cuentas de mayor utilizadas:
➢ Caja y Bancos
➢ Documentos por pagar
➢ Deudas a largo plazo
➢ Capital (utilidades retenidas)
➢ Intereses Gasto
➢ Intereses Productos
➢ Inversiones.

1.2 Las funciones típicas de un ciclo de Tesorería son:

 Relaciones con sociedades financieras y de crédito.
 Relaciones con accionistas.
 Administración del efectivo y las inversiones.
 Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos.
 Custodia física de efectivo y los valores.
 Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios.
 Administración y vigilancia de la deuda (principal e intereses).
 Operaciones de inversión y financiamiento.
 Administración financiera de planes de beneficio a empleados.
 Administración de seguros.
1.2.1 Función de Ejecución:
Inversiones:
Compra de valores
Recibir ingresos periódicos
Venta de valores.
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Financiamiento
Emisión de obligaciones y acciones del capital social
Pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y re adquisición de
acciones.
1.2.2 Función de Registro:
Inversiones
Contabilizar las transacciones y pase al mayor
Actualizar el mayor auxiliar de inversiones
Financiamiento
Contabilizar las transacciones en diarios y mayor
Actualización de los mayores auxiliares
1.2.3 Función de Custodia:
Inversiones
Protección de valores
Mantener correctos los saldos de las inversiones
Financiamiento
Asegurarse de la corrección de los saldo de los pasivos y del capital social
1.3 Asientos Comunes:
Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones, adquirir y vender
acciones de tesorería.
1.3.1 Dentro del ciclo de Tesorería podríamos distinguir los siguientes asientos
contables comunes:
 Obtención y pago de financiamiento.
 Emisión y retiro de acciones.
 Compra y venta de inversiones en valores.
 Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos.
 Amortización de descuentos. Gastos y primas diferidos en relación con
deudas e inversiones.
 Cambios en los valores según libros de inversiones y deuda.
 Compra y venta de moneda extranjera.
 Formas y documentos importantes.
1.4 Formas y documentos vitales del ciclo de tesorería:
Certificados provisionales de acciones.
Acciones emitidas.
Obligaciones, bonos, papel comercial.
Acciones, bonos y, otros instrumentos adquiridos como inversiones.
Títulos de crédito como cheques, pagarés, cartas de crédito, etc.
Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura.
Fideicomiso o Convenios para el plan de beneficiosa empleados.
Pólizas de seguro.
1.5 Objetivos del Control Interno:
a) Eficiencia Operativa: Autorización, segregación de funciones, procedimientos
de documentación.
b) Información Financiera confiable y Oportuna: Segregación de funciones,
registros contables y procedimientos.
c) Adecuada Custodia de los Activos.
2 Ciclo de Egresos
2.1 Compras:
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Llamado también de adquisición, clasifica la adquisición de recursos entre

cuentas de activo y gasto. También afecta cuentas por pagar y pasivos
acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de
recursos y el desembolso de efectivo. El ciclo de compras de una empresa
incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para:
 La adquisición de bienes, mercancías y servicios
 El pago de las adquisiciones anterior
 Clasificar, resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pago
 El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:
 Inventarios
 Activo fijo
 Servicios externos
 Suministros o abastecimientos
En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre
diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias
en tiempo entre la recepción del los recursos y el pago de los mismos, deben
considerarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los
pasivos acumulados derivados de la adquisición de dichos recursos.
2.1.1 Funciones típicas del Ciclo de Compras:
Las funciones típicas de compras son:
 Selección de proveedores
 Preparación de solicitudes de compra
 Función específica de compras
 Recepción de mercancías y suministros
 Control de calidad de mercancías y servicios adquiridos
 Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados
 Desembolso de efectivo
2.1.1.1 Funciones de Ejecución:
Solicitud de compra
Solicitud de Cotización
Selección del mejor cotizante
Preparación de la solicitud de compra
Autorización para adquisición de bienes y/o servicios
Función específica de compra
Recepción de mercancías y suministros
Control de calidad de la adquisición
Verificación y aprobación de los pagos.
2.1.1.2 Funciones de Registro:
Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados
Distribución de compras y cuentas apropiadas
Actualización de registros de inventario y costos
Actualizar submayores de caja, inventarios, etc.
2.1.1.3 Función de Custodia:
Protección del inventario
Mantener registros correctos de inventarios.
2.1.2 Asientos Comunes:
Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribución de cuentas y pagos
anticipados.
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2.1.3 Formas y Documentos Vitales:

Solicitud de compra, órdenes de compra, documentos de recepción, facturas de
proveedores, notas de débito y crédito, solicitudes de cheques, cheques y
autorizaciones para desembolsos.
2.1.4 Objetivos del Control Interno:
a) Eficiencia Operativa: Autorización, segregación de funciones, procedimientos
de documentación.
b) Información Financiera confiable y Oportuna: Segregación de funciones,
registros contables y procedimientos, verificación interna independiente.
c) Custodia de los Activos
2.1.5 Errores Potenciales:
a) Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, no autorizados.
b) Recibidas pero no contabilizadas
c) Factura contabilizada incorrectamente.
d) Pagos contabilizados, pero no efectuados o viceversa,
e) Contabilizados en período indebido
f) Pagos no autorizados.
2.1.6 Cuentas de Mayor Utilizadas en el Ciclo de Egresos – Compras:
 Caja.
 Cuentas por pagar.
 Inventarios.
 Activos Fijos.
 Gastos de fabricación.
 Gastos de Operación.
2.2 Nomina
Llamado también de pago, involucra eventos y transacciones de
remuneraciones a ejecutivos y empleados. Incluyen personal asalariado,
obreros por hora o incentivo, comisiones a vendedores, premios a ejecutivos,
planes de pensión, participación de utilidades, vacaciones pagadas,
prestaciones a empleados.
El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere
llevar a cabo para:
• La contratación y utilización de mano de obra
• El pago de mano de obra
• Clasificar, resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra
El ciclo de nominas contiene la contratación, utilización y pago de servicios
personales como por ejemplo nomina de mano de obra directa, mano de obra
indirecta, ejecutiva, administrativa, etc. En virtud de que existen diferencias en
tiempo entre la recepción de los servicios del personal y el pago de los mismos,
estén relacionados como parte de este ciclo de las cuentas por pagar y pasivos
acumulados derivados de la obtención de dichos recursos.
2.2.1 Funciones Típicas del Ciclo de Nominas:
Las funciones típicas de nominas son:
 Reclutamiento y selección de personal
 Contratación de personal
 Llevar las relaciones laborales
 Prepara informes de asistencia
 Registro, información y control de la nómina
 Desembolso de efectivo
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 Promoción y evaluación de personal

2.2.1.1 Funciones de Ejecución:
Reclutamiento
Contratación
Promoción y despido de personal
Capacitación y evaluación de personal
Preparación de informes de asistencia
Preparación, autorización, cálculos, control y pago de nóminas
Autorización, pago y recuperación de anticipos varios.
2.2.1.2 Funciones de registro:
Contabilización de transacciones de nómina a pase al mayor
Actualizar registro de empleados
Determinar costo de mano de obra.
2.2.1.3 Funciones de custodia:
Protección de fondos de nómina
Protección de registros de nómina
Mantener corrección de cuentas bancarias.
2.2.2 Asientos comunes:
Nóminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra,
ajustes de nómina, pagos anticipados.
2.2.3 Formas y documentos vitales:
Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, selección preliminar, exámenes
físicos, contratos de trabajo, aviso de promoción, aviso de aumento salarial,
despido de personal, liquidación al personal
2.2.4 Objetivos del Control Interno:
a) Eficiencia operativa: Autorización, segregación de funciones, controles físicos
y verificación interna independiente.
b) Información financiera razonable y oportuna: Segregación de funciones,
registros contables y procedimientos y verificación interna independiente.
2.2.5 Objetivos del Control Interno:
a) Eficiencia operativa: Autorización, segregación de funciones, controles físicos
y verificación interna independiente.
b) Información Financiera Razonable y Oportuna: Segregación de funciones,
registros contables y procedimientos y verificación interna independiente.
2.2.6 Errores Potenciales:
a) Planillas infladas con personal no existente
b) Pagos por trabajo no realizado c) Apropiación de salarios no reclamados
c) Indemnizaciones pagadas no contabilizadas
d) Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales
e) Errores en cálculos o sumas
2.2.7 Cuentas de Mayor Utilizadas en el Ciclo de egresos – Nóminas:
 Mano de Obra Directa.
 Sueldos y Salarios.
 Cuentas por Pagar.
 Caja y Bancos.
3 Ciclo de Conversión
Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos
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Depreciables, Recursos Naturales existentes, Seguros Pagados por Adelantado y

otros activos no monetarios.
En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo más importante es la
producción de un artículo terminado por el uso de recursos adquiridos. Incluye
proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario hasta
almacenar los productos terminados. Es más extenso en las industrias de
manufactura. En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este
Ciclo que sean perceptibles.
3.1 Funciones Típicas del Ciclo de Conversión:
3.1.1 Funciones de ejecución:
Expedición de órdenes de producción
Requisición de materias primas
Procesamiento de materias primas
Transferencia de productos terminados para almacenamiento
Depreciación y amortización de activos.
3.1.2 Funciones de Registro:
Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado)
Aplicación de costo de mano de obra
Aplicación de cuota de gastos de fabricación
Depreciación y amortización de activos fijos
Determinación de variaciones en precios y calidad.
3.1.3 Funciones de Custodia:
Proteger productos en proceso y terminados
Guardar adecuadamente registros de manufactura
3.2 Asientos Comunes:
Depreciación y amortización de costos deferidos, incluso de propiedades, retiro
de propiedades, transferencia de inventarios, gastos de fabricación
3.3 Formas y Documentos Vitales:
Orden de producción, requisición de materiales, boletas de ruta, informes de
producción, hojas de costos, hojas de trabajo de aplicación de gastos de
fabricación, tarjetas de tiempo (mano de obra)
3.4 Objetivos de Control Interno:
a) Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones, Procedimientos
de Documentación.
b) Información Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones, Segregación de
Funciones, Registros Contables y Procedimientos.
c) Custodia de Inventarios
3.5 Errores Potenciales:
a) Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO
contabilizada; cantidades anotadas incorrectamente.
b) Producción: Transferencias interdepartamentales incorrectas.
c) Producción en Proceso: Mano de obra o gasto indirecto incorrecto, Gastos
clasificados incorrectamente, Producción terminada, NO descargada.
3.6 Cuentas de Mayor Utilizadas:
 Inventarios.
 Propiedad, planta y equipo.
 Depreciaciones acumuladas.
4 Ciclo de Ingresos
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Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los
productos o servicios así mismo incluye tomar pedidos, embarcar productos,
conceder servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo.
La función contable de determinar el costo de ventas se hace aquí El ciclo de
ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren
llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o
servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el
embarque de los productos terminados, el uso por los clientes del os servicios
que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y
recibir de estos el efectivo. En virtud de que ciclo de ingresos es el ciclo en que
el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se vendes, la
determinación del costo de ventas es una función contable que puede
identificarse con el ciclo de ingresos.
4.1 Ventas
El objetivo global en la auditoria del ciclo de ventas y cobranza es evaluar si los
saldos afectados por el ciclo se presentan razonablemente de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
4.1.1 Ciclo de Ingresos Funciones Típicas:
4.1.1.1 Funciones de ejecución:
Toma de pedidos
Evaluación y aprobación de crédito
Despacho del pedido
Prestación del servicio
Facturación.
4.1.1.2 Funciones de Registro:
Contabilizar la factura
Contabilizar comisiones
Contabilizar garantías otorgadas por ventas
Emitir notas de crédito y ajustes de clientes
Determinar el costo de ventas.
4.1.1.3 Funciones de Custodia:
Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes
Mantener actualizados los saldos.
4.1.2 Asientos Comunes:
Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas,
provisiones para cuentas dudosas.
4.1.3 Formas y Documentos Vitales:
Pedidos, Órdenes y Conocimientos de Embarque, Facturas de Ventas, Recibos.
4.1.4 Objetivos de Control Interno:
a) Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones, Procedimientos
de Documentación.
b) Información Financiera Razonable y Oportuna: Asignación de
Responsabilidades para cada función.
c) Adecuada Custodia de Activos
4.1.5 Errores potenciales:
a) Facturada, No despachada
b) Despachada, No facturada.
c) Facturada, No contabilizada.
d) Importe contabilizado incorrectamente.
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4.1.6 Cuentas de Mayor Utilizadas.

 Ventas.
 Comisiones de Ventas.
 Cuentas por cobrar.
 Estimación para cuentas incobrables.
 Costo de Ventas.
 Devoluciones y Rebajas sobre ventas.
Las siguientes son cuentas comunes que se incluyen en el ciclo de ventas y
cobranza:
 Ventas.
 Rebajas y devoluciones sobre ventas.
 Gastos de deudas incobrables.
 Descuentos en efectivo tomados.
 Cuentas por cobrar con cargo a clientes.
 Estimación para cuentas incobrables.
 Efectivo en bancos (cargos de las entradas de efectivo)
4.2 Ingresos de Efectivo
4.2.1 Ciclo de Ingresos Funciones Típicas:
4.2.1.1 Funciones de ejecución:
Recibir remesas de efectivo por correo
Recibir dinero de ventas al mostrador
Sumar total de entradas de efectivo
Depositar en el Banco
Determinación de cuentas incobrables.
4.2.1.2 Funciones de Registro:
Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor
Contabilizar transacciones de ajustes a ventas
Actualización de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas).
4.2.1.3 Funciones de Custodia:
Llevar el control correcto de los saldos de efectivo
Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.
4.2.2 Formas y Documentos Vitales:
Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de máquinas registradoras,
depósitos bancarios.
4.2.3 Objetivos de Control Interno:
a) Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones, Procedimientos
de Documentación.
b) Información Financiera Razonable y Oportuna: Asignación de
Responsabilidades para cada función.
c) Adecuada Custodia de Activos
4.2.4 Errores potenciales:
a) Cobrado, No depositado.
b) Cobrado, No contabilizado.
c) Depositado, No contabilizado.
4.3 Naturaleza del ciclo de ventas y cobranza:
El ciclo de ventas y cobranza implica las decisiones y procesos necesarios para
la transferencia de la propiedad de bienes y servicios a los clientes después de
que se ponen a disposición para su venta. Se inicia con una petición por parte
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de un cliente y concluye con la conversión del material o servicio en una venta

por cobrar y por ultimo en efectivo.
La Funciones administrativas para un ciclo son las actividades importantes que
una empresa realiza para ejecutar y registrar las operaciones administrativas.
Es útil conocer estas funciones administrativas del ciclo de ventas y cobranzas
para entender la forma en que se realiza la auditoria del ciclo.
a) Procesamiento del pedido de los clientes:
La petición de bienes por parte de un cliente es el punto de partida de todo el
ciclo.
Legalmente, es una oferta para comprar bienes de acuerdo con términos
especificados.
La recepción de un pedido de un cliente con frecuencia da como resultado la
creación inmediata de una orden de venta.
Pedido del cliente
Orden de venta
Antes que se embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada debe
aprobar el crédito para el cliente por las ventas a cuenta. Las prácticas nulas de
la aprobación de crédito frecuentemente ocasionan un número excesivo de
ventas malas y cuentas por cobrar que quizás sean incobrables. Para la mayoría
de las empresas, una indicación de la aprobación del crédito en la orden de
venta es la aprobación para embarcar los bienes.
b) Embarque de bienes:
Esta función importante es el primer punto en el ciclo en donde los activos de la
compañía son otorgados. La mayor parte de las compañías reconoce las ventas
cuando los bienes han sido embarcados. Se prepara un documento de
embarque en el momento del mismo; esto puede hacerse de manera
automática en una computadora con base en la información de la orden de
venta.
c) Documento de embarque:
Es un documento preparado para indicar el embarque de los bienes,
especificando la descripción de la mercancía, la cantidad embarcada y otros
datos pertinentes. El original es enviado al cliente y una o más copias se
conservan en la compañía.
d) Facturación a los clientes y registros de las ventas:
Dado que la facturación a los clientes es el medio por el cual el cliente es
informado del monto que debe por los bienes, esto debe hacerse de manera
correcta y oportuna. Los aspectos más importantes de la facturación son
asegurarse que todos los embarques hayan sido facturados por el monto
adecuado.
e) Factura de ventas:
Es un documento en el que se indica la descripción y cantidad de los bienes
vendidos.
La factura de ventas es el método para indicar al cliente el monto de una venta
y la fecha de vencimiento del pago. El original se envía al cliente y se conserva
una o más copias.
f) Diario de ventas:
Es un diario para registrar las operaciones de ventas. Un diario de ventas
detallado incluye cada una de las operaciones de venta. Por lo general indica las
ventas brutas para diferentes clasificaciones tales como líneas de productos, la
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captura en cuentas por cobrar, cargos y abonos varios. El diario de ventas

también puede incluir las devoluciones y rebajas sobre ventas.
g) Resumen de informe de ventas:
Es un documento generado por la computadora en el cual se resumen las
ventas de un periodo.
h) Archivo maestro de cuentas por cobrar:
Es un archivo para registrar las ventas individuales, las entradas de efectivo y
las previsiones de ganancias sobre ventas para cada cliente y para conservar
los estados de cuenta de los clientes. El total de los saldos en cuenta
individuales del archivo maestro es igual al balance total de las cuentas por
cobrar del libro mayor.
i) Balanza de comprobación o relación de cuentas por cobrar:
Es una lista de los montos que debe cada cliente en determinado momento. Se
prepara directamente a partir del archivo maestro de cuentas por cobrar. Con
mucha frecuencia es una balanza de comprobación de saldos vencidos en la
que se muestra la antigüedad de los componentes de las cuentas por cobrar de
cada saldo del cliente a la fecha del informe.
j) Estado de cuenta mensual:
Es un documento enviado a cada cliente en el que se indica el saldo inicial de
cuentas por cobrar el monto y la fecha de cada venta, los pagos en efectivo
recibidos, los memorandos de créditos emitidos y el saldo final pendiente de
pago.
k) Procesamiento y registro de las entradas en efectivo:
Las cuatro funciones anteriores son necesarias para enviar los bienes a las
manos del cliente, facturarlos de forma adecuada y reflejar la información en los
registros contables. EI resultado de estas cuatro funciones es la operación de
ventas. Las cuatro funciones restantes implican la cobranza y el registro de
efectivo, las devoluciones y rebajas sobre ventas, los débitos de cuentas
incobrables y los gastos por deudas malas.
El procesamiento y registro de las entradas de efectivo incluyen el recibir,
depositar y registrar el efectivo. La preocupación más importante es la
posibilidad de robo. Un robo puede ocurrir antes que las entradas se capturen
en los registros o posteriormente. La consideración mas importante en el
manejo de las entradas de efectivo es que todo el efectivo debe ser depositado
en el banco en el monto adecuado en forma oportuna y registrado en el archivo
de operaciones de entradas de efectivo, que se utiliza para preparar el diario de
entradas de efectivo y actualizar los archivos maestros de cuentas por cobrar y
del libro mayor. Los avisos de remesas son importantes para este propósito.
l) Avisos de remesa:
Es un documento que acompaña a la factura de ventas enviada al cliente y que
puede ser devuelta al vendedor con el pago en efectivo. Se utiliza para indicar
el nombre del cliente, el número de factura de ventas y el monto de la factura.
Un aviso de remesa se utiliza para permitir el depósito inmediato del efectivo y
para mejorar el control sobre la custodia de los activos.
m) Listado de las entradas de efectivo:
Es una lista que prepara una persona independiente cuando se recibe el
efectivo. Se utiliza para verificar si el efectivo recibido fue registrado y
depositado en los montos correctos y en forma oportuna.
n) Diario de entradas de efectivo:
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Es un diario para registrar las entradas de efectivo por cobranzas, ventas en

efectivo y otras entradas de efectivo. Indica el total del mismo recibido, el
abono a las cuentas por cobrar en el monto bruto la venta original, descuentos
comerciales, en efectivo, otros abonos y cargos.
o) Procesamiento y registro de ganancias y provisiones de ventas:
Cuando un cliente no está satisfecho con los bienes, a menudo el vendedor
acepta la devolución de bienes u otorga una reducción en los cargos. Las
devoluciones y rebajas se registran en forma correcta y oportuna en el archivo
de operador de devoluciones y rebajas sobre ventas y del archivo maestro de
cuentas por cobrar. Regularmente se emiten notas de crédito por las
devoluciones y rebajas para conservar un control y facilitar la contabilidad.
p) Nota de crédito:
Es un documento que indica una reducción en el monto a favor de un cliente
debido a la devolución de bienes o a una provisión otorgada. Con frecuencia
toma la misma forma general de una factura de ventas pero apoya reducciones
en las cuentas por cobrar en lugar de aumentarlas.
q) Forma de autorización de cuentas incobrables:
Es un documento que se utiliza en forma interna para el debito (cargo a gastos)
de una cuenta por cobrar por considerarse incobrable. La estimación para
cuentas malas debe ser suficiente para compensar en el periodo de venta
actual porque la compañía no podrá cobrar en el futuro; para la mayoría de las
compañías las estimaciones representa un residuo que proviene del ajuste
administrativo del final del periodo de la estimación de cuentas incobrables.