Examen Final Documentologia y Archivistica

TECNOLOGIA EN GESTION JUDICIAL Y CRIMINALISTICA
ASIGNATURA: DOCUMENTOLOGIA Y ARCHIVISTICA

TUTORA: MARTHA ISABEL PEREZ ESTUPIÑAN
FECHA: DICIEMBRE 1º DE 2018
NOMBRE: KATHERINE DUARTE SANTODOMINGO 2187328
EXAMEN FINAL
ESTUDIO DE CASO
El siguiente estudio caso, hace alusión al derecho fundamental de ACCESO A

LA INFORMACIÒN, promovido por una ciudadana, quien accede a este
derecho haciendo uso del derecho de petición con el fin de solicitar una
información que requiere, partiendo del hecho que la entidad deberá
responderle dentro de los términos previstos por la ley. Aquí NO SE VA A
ANALIZAR EL DERECHO DE PETICION Y SUS COMPONENTES, PORQUE ESTO
ES TEMA DE DERECHO ADMINISTRATIVO, sino que con base en las
preguntas que hace la ciudadana, Ustedes deberán responder los
interrogantes del examen, los cuales están directamente relacionados con los
temas vistos en la ASIGNATURA DE DOCUMENTOLOGÌA Y ARCHIVÍSTICA.
Cada solicitud de la ciudadana amerita una respuesta ajustada a la
normatividad vista en la asignatura. Lo(a)s estudiantes deberán responder
técnicamente en términos de documentologìa y archivística.
CASO
La señora Fulanita Vda. de Sutanito eleva un derecho de petición a una
entidad pública, hoy 1º de diciembre de 2018, donde solicita la siguiente
información:
1. Sírvase informarme si su entidad ya implementó el Sistema de Gestión

Documental y cómo puedo acceder a este sistema. Si no se ha implementado
sírvase informarme las razones por la que su entidad no ha cumplido con este
programa.
RESPUESTAS EXAMEN:
 En términos de documentologìa y archivística conteste este punto a la

Señora Fulanita, recordando que tienen que responder de fondo, tal como la
señora lo está preguntando.
Si ha sido implementada, y puede acceder a este sistema por medio de la

web o acercándose a la entidad solicitando el archivo o información que
necesita, teniendo en cuenta que este tipo de informarmacion se le da solo a
la persona que este autorizada de recibirla, dando cumplimiento a la ley de
transparencia que tiene como objetivo que los ciudadanos tengan acceso a la
información, obligar a que todas las distintas administraciones a ser
transparentes, y fiscalizar la actividad publica.
 Que normatividad aplica para la implementación de un programa de

gestión documental
La implementación significa la asignación de responsabilidades dentro de la

organización, la definición de roles y el establecimiento de objetivos a corto,
mediano y largo plazo.
• Instalación del sistema informático, de comunicaciones y de seguridad para
el PGD. Es una fase posterior al diseño del Modelo de Gestión Documental
• Implementación de los programas y subprogramas, a partir de las
recomendaciones de la UNESCO y del Consejo Internacional de Archivos
• Refinación: puesta a punto. Ajustes necesarios para poner el PGD en
funcionamiento y revisión de las condiciones mínimas para llevarlos a cabo.
• Mantenimiento y evaluación. Mecanismos de control adoptados para
asegurar el funcionamiento del PGD; se apoya en los principios de la Gestión
de la Calida y en la ISO 15489.
• Mantenimiento y evaluación. Mecanismos de control adoptados para
asegurar el funcionamiento del PGD; se apoya en los principios de la Gestión
de la Calida y en la ISO 15489. • Documentación de los programas y
subprogramas. Tiene que ver con la descripción detallada de cómo se
implementó cada subprograma, así como las evidencias que permitan tomar
medidas durante y después de su implementación.
2. Sírvase informarme si la funcionaria Pepita Querendona de Guachòn,
funcionaria de su entidad Jefe de la sección de gestión documental estuvo
incapacitada por enfermedad de VIH, y donde puedo acceder a su historia
clínica.
RESPUESTA EXAMEN:
 En términos de documentologìa y archivística y aduciendo el fundamento
jurídico, conteste este punto a la Señora Fulanita, recordando que tienen que
responder en términos de ley.
La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a

reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del
paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el
equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente
puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los
casos previstos por la ley
3. Sírvase expedir una copia de la respuesta al primer derecho de petición que

elevé ante su entidad en fecha 4 de junio de 2010.
RESPUESTAS EXAMEN:
En términos de documentologìa y archivística, conteste a la Señora Fulanita:

 Cuando se hizo la transferencia primaria del primer derecho de petición
que está requiriendo la Señora y donde está ubicado este archivo
La transferencia de este derecho de petición se hizo el 4 de junio de 2010

Este archivo se encuentra ubicado en el archivo central.
 En términos de Documentologìa y Archivística, cómo se llama el proceso

que hace alusión a esta pregunta
Hace alusión al ciclo vital del documento

4. Soy Víctima de conflicto armado y me han informado que Ustedes
conservan archivos de fotografías desde el año 1984 que hacen alusión al
conflicto armado interno y masacres en las Fincas la Rosita y Doña Juana de
la Vereda de San Nicolás en el Municipio de Lebrija, Departamento de
Santander. La Finca la Rosita es de mi propiedad y de mi familia y varias de
esas fotografías hacen parte de la evidencia del desplazamiento forzado de
que fuimos víctimas. En este sentido solicito copia de las fotografías
mencionadas con el fin de allegarlas a la unidad de víctimas y restitución de
tierras para la reparación en la que estoy incluida por parte del Estado
Colombiano.
ANALISIS: Las fotografías que requiere la Señora Fulanita hacen parte de un

archivo de la entidad, que fue ubicado en cajas en el suelo, en un sótano,
donde, por la ruptura de un tubo ocurrió una inundación y las fotografías que
hacían parte del archivo sufrieron un daño. La fotografía que requiere la
señora se encuentra allí, pero se encuentra parcialmente deteriorada.
RESPUESTAS EXAMEN:
 ¿Según los lineamientos de acceso a la información, que derecho tiene la
Señora Fulanita para obtener esta fotografía o copia de ella?
Derecho al acceso a la información, a la verdad, a la justicia, a la reparación, y

a la garantía de la no repetición.
 ¿Cómo debe responder la administración ante el hecho de que la fotografía

se encuentra deteriorada? Justifique con el fundamento jurídico
Según el Articulo 4 punto D de la ley 594 de 200 Los servidores deben

hacerse responsables del uso, organización, conservación y manejo de los
documentos.
Y el articulo 16 nos dice que los funcionarios encargados de los archivos de
entidades publicas, tienen que velar por la integridad, autenticidad,
veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán
responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de
los servicios archivísticos.
 A que archivos pertenecen la colección de fotografías de conflicto armado y
cuál es la fuente que hace alusión a la salvaguarda de estos archivos.
Pertenece al CENTRO NACIONAL DE MEMORIA HISTORICA
5. En el primer derecho de petición que envió la señora Fulanita a la entidad

en fecha junio 4 de 2010, solicitó se le informara a que oficina se debía dirigir
para ser incluida en la unidad de víctimas, y en ese entonces adjuntó un
certificado que la acreditaba como víctima del conflicto armado, expedido
por la Alcaldía de Lebrija, Santander. La señora Fulanita en el derecho de
petición que eleva hoy 1º de diciembre de 2018, solicita una copia de ese
certificado que ella adjuntó en ese momento.
ANALISIS: este documento no se encuentra en la carpeta donde debe estar, y

según admiten los funcionarios encargados de su búsqueda, hay desorden en
los expedientes y no concuerdan las fechas de búsqueda, igualmente no
existe una serie denominada derechos de petición de victimas de conflicto
armado y por ende tampoco encuentran las subseries, pues aparecen
asuntos de empleados archivados en los expedientes de víctimas.
RESPUESTAS EXAMEN:
1. Que principios NO están siendo aplicados en la gestión documental en esta
entidad?
Principio de orden natural
2. Teniendo en cuenta los temas vistos, que instrumento archivístico está

fallando en esta entidad
Esta fallando:
-la protección del patrimonio documental de un personal calificado y
especializado en diferentes niveles como: archiveros, científicos y técnicos.
-Aumento de la productividad
-Mejoramiento de la calidad
-Rapidez en los procesos de producción y servicios archivísticos
-Mejores servicios
-Satisfacción de usuario
3. Que debe hacer la entidad para responderle a la señora que está pidiendo
este soporte que ella tiene prueba que adjuntó en el primer derecho de
petición
La entidad debe hacer una organización de los archivos respetando los

principios de procedencia y de orden natural, y es un deber de esta dar
respuesta a la señora o si no la señora estará en su derecho de pasar su
inconformidad por escrito y esta entidad podría ser sancionado ya que según
lo establecido en el artículo 35 de la ley 594 de 2000 el Gobierno Nacional a
través del Archivo General de la Nación es autorizado para sancionar y
prevenir el incumplimiento de lo señalado en ley general de archivos y sus
normas reglamentarias.

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1. Sírvase informarme si su entidad ya implementó el Sistema de Gestión

 En términos de documentologìa y archivística conteste este punto a la

Si ha sido implementada, y puede acceder a este sistema por medio de la

 Que normatividad aplica para la implementación de un programa de

La implementación significa la asignación de responsabilidades dentro de la

La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a

3. Sírvase expedir una copia de la respuesta al primer derecho de petición que

En términos de documentologìa y archivística, conteste a la Señora Fulanita:

La transferencia de este derecho de petición se hizo el 4 de junio de 2010

 En términos de Documentologìa y Archivística, cómo se llama el proceso

Hace alusión al ciclo vital del documento

ANALISIS: Las fotografías que requiere la Señora Fulanita hacen parte de un

Derecho al acceso a la información, a la verdad, a la justicia, a la reparación, y

 ¿Cómo debe responder la administración ante el hecho de que la fotografía

Según el Articulo 4 punto D de la ley 594 de 200 Los servidores deben

Pertenece al CENTRO NACIONAL DE MEMORIA HISTORICA

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ANALISIS: este documento no se encuentra en la carpeta donde debe estar, y

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