Procedimientos y Protocolos Gestion Del Talento Humano

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COLEGIO DE EDUCACIÓN Código: A-P-

TÉCNICA Y ACADÉMICA  CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS  GTHU-01


CELESTIN FREINET Versión: 7
Fecha:
 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO  16/May/2018
ALCANCE:
OBJETIVO: Desde la determinación del perfil de cargos
basado en Competencias, la selección,
Proveer a la institución de recurso humano,
inducción, seguimiento del personal,
mantener sus competencias y contribuir
evaluación de desempeño por competencias,
efectivamente al logro de los objetivos
formación y evaluación de clima hasta
organizacionales mejorando el clima
seguimiento al cumplimiento, eficacia y
Institucional
mejoramiento de la competencia del personal
y del proceso.
PARTICIPANTES:
RESPONSABLE:
Gerente, Subgerente Administrativo y
Financiero, Rector, Abogado (a), Director
Jefe Talento Humano
Administrativo, Director Financiero, Lider del
Proceso
FACTORES CLAVES DE EXITO:
Compromiso, conocimiento claro de funciones
y responsabilidades de los cargos, clima
organizacional propicio para un óptimo
desempeño, tiempo para las formaciones
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
P: Detectar necesidades de personal, Evaluar
o establecer el perfil, Planificar la Evaluación
de Competencias, Establecer y aplicar
encuesta para medir el Clima organizacional,
Identificar necesidades de formación. SEGUIMIENTO Y CONTROL:
H: PRE seleccionar hojas de vida, Verificar  Selección del personal que se ajuste al
las referencias, Realizar entrevistas, Contratar perfil
al personal, Realizar Inducción, Aplicar la  Cumplimiento de la eficacia de las
Evaluación de desempeño, Ejecutar el plan de formaciones.
Formación, Realizar seguimiento al Plan de  Nivel de satisfacción (Clima
capacitación. organizacional).
V: Establecer resultados de la Entrevistas,  Nivel de rotación y sus causas.
Retroalimentar resultados y definir planes de  Impacto de retardos e Inasistencias.
mejoramiento, Tabular y analizar los
resultados de la encuesta, Verificar eficacia
de formación, Informar la desvincular o
renovación de convenio, Hacer seguimiento al
líder Talento humano y tomar acciones.
RECURSOS:
REQUISITOS:
 Humano: Personas idóneas y competentes
•ISO 9001:2015 : 7.1.2 Personas
 Infraestructura: Aulas de clase, aulas
•ISO 9001:2015 : 7.2 Competencia
especializadas, salas de informática,
•ISO 9001:2015 : 7.3 Toma de conciencia
biblioteca, aula de audiovisuales, espacios de
•ISO 9001:2015 : 7.1.4 Ambiente para la
recreación y deporte, ambientes de
operación de los procesos
aprendizaje externos entre otros.
DOCUMENTOS: REGISTROS:
• SELECCIÓN, CONTRATACION E • SELECCIÓN DE CANDIDATO
INDUCCION PERSONAL • REQUISICIÒN DE PERSONAL
• CAPACITACION DE PERSONAL • ENTREVISTA POR COMPETENCIAS
• LIQUIDACIÓN DE NÓMINA • SOLICITUD DE DOCUMENTOS
• EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO • ACTA DE POSESION
• MANUAL DE FUNCIONES Y • DOTACIÓN
• INDUCCION DE PERSONAL
• AUTORIZACIÓN DESCUENTO DE
NÓMINA
• PLAN DE ACCION EN CAPACITACIÓN
• CONTROL ASISTENCIA
CAPACITACIONES
• ATENCIÓN CASOS GESTION HUMANA
• PREMIACIÓN CLAUSURA
ADMINISTRATIVOS
• EVALUACIÓN CLIMA ORGANIZACIONAL
• FICHA ACUMULATIVA ADMINISTRATIVA
• PREMIACIÓN POR LUSTROS
• PREMIACIÓN CLAUSURA DOCENTES
• REPORTE HORAS EXTRAS
• PAZ Y SALVO ADMINISTRATIVO
RESPONSABILIDADES • PAZ Y SALVO DOCENTE
• PAZ Y SALVO DIRECTIVOS Y
COORDINADORES
• DEBIDO PROCESO EMPLEADOS
• CONTROL MENSUAL DE RETARDOS Y
CONTRAJORNADA
• ACTA DE ENTREGA PRESTACION DE
SERVICIOS
• CONSOLIDADO EVALUACIÓN DE
DESEMPEÑO
• PLAN DE POTENCIACIÓN
• LISTA DE CHEQUEO COORDINADORES
DE SECCION
• CONTROL NOVEDADES DE NOMINA
• SOLICITUD DE PERMISO
• SEGUIMIENTO DE COMPETENCIAS
.......PROVEEDOR ENTRADAS... .SALIDAS CLIENTE....
 Personas con las
 Código sustantivo
respectivas
 Ministerio de de trabajo
afiliaciones
trabajo  Escalafones
 Solicitudes
 Ministerio de docentes
requerimientos
Educación  Cuota de
atendidos
 SENA aprendices
 Personal  Grupos de interés
 Procesos  Direccionamiento
seleccionado,  Procesos
Estratégicos institucional , políticas
contratado, con estratégicos
 Gestión institucionales
inducción,  Todos los procesos
Administrativa y  Recursos según
competente y en plan
Financiera necesidades de la
de formación.
 Todos los procesos gestión
 Informes de
 Entidades  Solicitudes y
gestión, resultados de
vacantes de empleo necesidades
indicadores y planes
 Hojas de vida
de mejoramiento.
REGISTRO TOMA
NOMBRE DEL
FÓRMULA FRECUENCIA META DE
INDICADOR
DATOS
 (Total de Horas
perdidas / (Total
 CONTROL
 AUSENTISMO Jornada laboral
 Mensual   5  NOVEDADES DE
LABORAL  mensual * Numero
NÓMINA 
total de empleados) ) x
100% 
 DEBIDO PROCESO  ((Total Empleados a  Mensual   35   SEGUIMIENTO
los que se les aplico
debido proceso laboral
LABORAL  DEBIDO PROCESO 
/ Numero total de
empleados) X 100%) 
 (((Total de ingresos
en el mes + Total de
retirados en el mes )/2)  CONTROL
 NIVEL DE
X 100%)/ ( Total de  Mensual   12  NOVEDADES DE
ROTACIÓN. 
empleados inicia + NÓMINA 
Total de empleados
Final )/2) 
 Promedio de cada
 RESULTADOS DE
uno de los items
 CLIMA ENCUESTA DE
evaluados. Promedio  Anual   85 
ORGANIZACIONAL  CLIMA
final del nivel de
ORGANIZACIONAL 
satisfacción. 
 Promedio de
 COMPETENCIA DEL Competencial de  SEGUIMIENTO DE
 Anual   77 
PERSONAL CCF  Personal de la COMPETENCIAS  
Institución 
 CONSOLIDADO DE
 Promedio de las LA EVALUACIÓN DE
 EVALUACION DE
Evaluaciones  Anual   82  DESEMPEÑO ( PLAN
DESEMPEÑO 
aplicadas al personal  DE POTENCIACIÓN Y
EVALUACIÓN 360) 
DEFINICIONES
SELECCIÓN Proceso mediante el cual se elige un proveedor específico para un bien o
servicio. 
VINCULACION Contratación formal de un empleado por períodos definidos o indefinidos
previamente acordados por ambas partes. 
INDUCCIÓN DE PERSONAL Es el proceso mediante el cual se busca la incorporación y
adaptación del nuevo empleado a la institución, a su puesto de trabajo y a los grupos sociales
existentes, así como al Sistema de Gestión de Calidad. 
COMPETENCIA Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
“Características fundamentales del hombre e indican formas de comportamiento o de pensar,
que generalizan diferentes situaciones y duran por un largo periodo de tiempo” Spencer &
Spencer 
EDUCACIÓN niveles de escolaridad a través de los cuales se adquieren conocimientos
específicos. Corresponde a todos los estudios formales (educación básica, media, profesional,
especialización, maestría, doctorado) 
FORMACIÓN Conocimientos requeridos para poder ejecutar correctamente las actividades.
Corresponde a la educación no formal. 
ENTRENAMIENTO Capacitación teórica y/o práctica en actividades específicas brindada a un
empleado para facilitar el desempeño de sus funciones. 
EXPERIENCIA Conocimiento práctico con hechos o eventos, considerados como fuente de
conocimiento. Tiempo que una persona ha desempeñado un cargo o labor específico. Puede
ser de dos tipos: tiempo de experiencia externa en el sector o tiempo de experiencia interna
en la empresa y/o en la actividad. 
HABILIDADES Actitudes y aptitudes necesarias para llevar a cabo una actividad. Algunas de
ellas se pueden desarrollar internamente durante el entrenamiento, y otras son condiciones de
las personas. 
AUTORIDAD Poder o derecho asignado a una persona para tomar decisiones que deben
ejecutarse. 
CAPACITACIÓN Actividad encaminada a fortalecer las competencias de los empleados para
optimizar el desempeño de sus funciones en el ser y en el hacer, puede ser realizada en el
puesto de trabajo o en auditorio. 
.
CONDICIONES GENERALES
Programa de Bienestar:Los programas que se realizan en bienestar, están definidos desde la
alta dirección en los planes operativos y de mejoramiento, estos incluyen actividades como:

ESTÍMULOS Y RECONOCIMIENTO

 Mensualmente los colaboradores de la institución; que se hayan destacado por su buen


desempeño laboral serán reconocidos por sus jefes directos en reuniones de área.

 El día del educador, los estudiantes programaran un acto público en honor y


agradecimiento por la labor desarrollada en el plantel a cada docente donde se resaltará
alguno de los valores que promueve a los estudiantes. Por parte de las directivas se ofrece un
paseo de integración.

BIENESTAR INSTITUCIONAL

a. Celebración mensual de cumpleaños de todo el personal donde se envía un detalle a los


festejados.
b. Jornadas de recreación, integración y sano esparcimiento a través de jornadas
pedagógicas, o actividades planeadas junto con Coordinación Administrativa.
c. Asistencia a cursos, congresos, seminarios y reuniones de carácter formativo en otras
instituciones.
d. Servicio de orientación y consejería por parte de los sicólogos del plantel.
e. Almuerzo a docentes.
f. Eventos especiales (nacimientos, matrimonios, grados entre otros)

Programas de formación: la institución ofrece formación permanente al personal en todos los


niveles, basándose en los resultados de las diferentes evaluaciones de desempeño y de
competencia, plan de potenciación, evaluación de estudiantes y padres de familia,
sugerencias, relaciones interpersonales, desempeño de su función, y los temas sugeridos por
el jefe directo. Estas formaciones se consolidan en un Plan carrera que busca que las
competencias del personal se fortalezcan y se acerquen al perfil deseado.

CONTENIDOS

REQUISITOS LEGALES:

DECRETO 1002 DE 21 DE MAYO DE 2013


LEY 1010 DE 2006
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
VERSIÓ VIGENTE
QUÉ CAMBIÓ ELABORÓ APROBÓ
N HASTA
Se cambia la plantilla, se
incluyen los campos de
alcance, factores clave
de éxito, proveedores,
Yudy Alegria
4 18/Dic/2012 entradas, salidas, Linda J. Hernandez
Gonzalez
clientes. Se da mayor
claridad al proceso y se
busca proteger la
información
Se incluyeron los
procedimientos de :
5 07/Jul/2013 selección, contratación, Faride Gonzalez Deisy Donato
inducción y actividades
de bienestar
6 09/Jun/2016 Cambios en la Paola Sanchez Soraya Gonzalez
codificación de los
documentos del sistema
de calidad. Actualización
de los indicadores de
gestión.
Se actualiza debido al
7 16/May/2018 Linda Hernandez Soraya Gonzalez
cambio de version
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
SORAYA SORAYA
Nombre: GONZALEZ Nombre: GONZALEZ
DIRECTORA DE
Nombre: CIFUENTES CIFUENTES
CALIDAD
Cargo: Gerente Cargo: Gerente
Cargo: Asesor de Calidad
Fecha: 16/May/2018 Fecha: 16/May/2018
Fecha: 16/May/2018
 

COLEGIO  Código: A-PRO-


DE GTHU-02
PROCEDIMIENTO
EDUCACIÓN  Versión: 5
TÉCNICA Y
ACADÉMICA
CELESTIN CAPACITACION DE PERSONAL  Fecha:06/Jun/2016
FREINET
 
1. OBJETIVO
Lograr la adaptación del personal para el ejercicio de determinada función o ejecución de
una tarea específica, para el fortalecimiento integral del personal y como consecuencia el
desarrollo de la razón de ser la institución. 
 
2. ALCANCE
Involucra todo el personal de la institución. Inicia con la elaboración del plan de capacitación
y el plan de formación y termina con el seguimiento a las competencias del personal. 
 
3. DEFINICIONES
3.1. CAPACITACIÓN: Actividad encaminada a fortalecer las competencias de los
empleados para optimizar el desempeño de sus funciones en el ser y en el hacer, puede
ser realizada en el puesto de trabajo o en auditorio.  
3.2. CAPACITACIÓN INTERNA: Es la que se realiza cuando una persona idónea de la
organización, efectúa la capacitación a uno a varios de los funcionarios.  
3.3. CAPACITACIÓN EXTERNA: Es cuando la organización envía a uno a varios de los
funcionarios a capacitarse en un centro educativo (universidad, institución, otros).  
3.4. CAPACITACIÓN MIXTA: Es cuando una persona idónea de la organización, efectúa la
capacitación parcialmente, pero además se contrata a un especialista en el tema a tratar y
se realiza en las instalaciones de la organización para un grupo específico de funcionarios.  
 
4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD


4.1 PLAN INICIAL DE Al iniciar el año líderes de la institución proponen unas temáticas que
CAPACITACION son básicas e hiladas a los requerimientos inherentes al cargo para
fortalecer fundamentos importantes para el desarrollo de habilidades
y actitudes en el cargo a desempeñar, de tal manera que se genere
un plan integral de capacitación A-F-GTHU-20 con el objetivo de
reforzar la funcionalidad y competencia de cada cargo.
Para el corte del segundo semestre académico se solicitará los
líderes de proceso la actualización y/o modificaciones del plan integral
de capacitación A-F-GTHU-20.

4.2. PLAN CARRERA El personal que ingresa durante el transcurso del año escolar, la
Institución ha generado una estrategia para garantice el proceso de
inducción y conocimiento de las políticas y parámetros institucionales
paralelo a su trabajo cotidiano, asegurando que su desempeño este
acorde a las necesidades requeridas por la mismo

4.3. El Gestor de Talento Humano realiza un plan de formación mediante


PLANNIFICACION DE el formato Plan de Acción en Capacitación, A-F-GTHU-20, luego
FORMACION realiza los contactos con las entidades, asesores, conferencistas
teniendo en cuenta la modalidad de la capacitación, ya sea dentro o
fuera de las instalaciones, temas a tratar, personal prioritario a
capacitar, tiempo que se dispone, entre otros, con el fin de tener la
información para la toma de decisiones, después de haber recopilado
la información lo presenta a la gerencia para su aprobación.

Según los requerimientos del conferencista y de la dinámica de la


actividad, el Gestor de Talento Humano y/o Líder de Proceso (según
aplique) solicita a la gestión encargada el alistamiento de los recursos
necesarios, teniendo en cuenta los parámetros establecidos por dicha
gestión.

4.4 PREPARACION Y El Gestor de Talento Humano y/o Líder de Proceso (según aplique)
EJECUCION DEL informa al personal que debe asistir a capacitación. Se lleva un
PLAN DE registro de asistencia en el formato Control de Asistencia
CAPACITACION Capacitaciones A-F-GTHU-22 de los participantes a cada una de las
capacitaciones.

Al finalizar la capacitación se toma una muestra o la totalidad de los


asistentes y se diligencia la evaluación A-F-GTHU-22, que se
encuentra al respaldo donde se podrá exponer la efectividad de la
capacitación mediante técnicas de observación, mesa redonda, foro
etc.
 
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

CÓDIGO DOCUMENTO
A-F-GTHU-20 PLAN DE ACCIÓN EN CAPACITACIÓN
A-F-GTHU-21 SEGUIMIENTO DE COMPETENCIAS
A-F-GTHU-22 CONTROL DE ASISTENCIA CAPACITACIONES
 
6. FLUJOGRAMA
 

 
 
VIGENTE
VERSION QUÉ CAMBIÓ ELABORÓ APROBÓ
HASTA
2 20101129 1. Cambio del cargo de Jefe de Nubia Yudy
Recursos Humanos a Jefe de Chingaté Gonzalez
Gestión Humana
2. Eliminación del formato Solicitud
de Capacitación y del formato
Jerarquizaciòn de necesidades de
Capacitación.
3. Adición de tomar una muestra de
los que asisten a la capacitación o de
todos los involucrados para detrminar
la eficacia de las misma dejando el
registro en el formato AF1800-13
Evaluación de la capacitación 
Cambio del cargo a Gestor de Carlos Yudy
3 20110409
Gestión Humana  Espinosa Gonzalez
Se actualiza el procedimiento, se
incluyen actividades de plan carrera
y seguimiento a competencias del
Faride
4 20130716 personal. La formación es una Deysi Donato
Gonzalez
actividad que brinda la institución
para mejorar las competencias del
personal 
Leidy
Cambio de codificación de los
5 20160606 Carolina Deysi Donato
documentos del SGC 
Romero
 
ELABORO REVISO APROBO
Nombre: NATALIA VASQUEZ Nombre: NATALIA VASQUEZ Nombre: NATALIA VASQUEZ
Cargo: Recepcionista Cargo: Recepcionista Cargo: Recepcionista
Fecha: 06/Jun/2016 Fecha: 06/Jun/2016 Fecha: 06/Jun/2016
 
COLEGIO  Código: A-PRO-
DE GTHU-04
PROCEDIMIENTO
EDUCACIÓN  Versión: 3
TÉCNICA Y
ACADÉMICA
CELESTIN EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO  Fecha:13/Jun/2018
FREINET
 
1. OBJETIVO
Realizar el proceso de evaluación del desempeño de las personas que integran la gestión
curricular del colegio Celestin Freinet 
 
2. ALCANCE
Involucra al personal que integra la gestión curricular del colegio Celestin Freinet 

 
3. DEFINICIONES
3.1. EVOLUCIÓN DEL DESEMPEÑO: Proceso mediante el cual se evalúa al personal
utilizando un instrumento, con el fin de resaltar sus cualidades y fortalezas; así como de
identificar sus debilidades, con el fin de mejorar.  
 
4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD


4.1 EVALUACIONES El Gestor Humano conjuntamente con las Psicólogas de la Institución
DE DESEMPEÑO elabora las evaluaciones (360°) que se requieren para valorar el
desempeño del personal que laboran en la institución, teniendo en
cuenta las competencias en el ser, el hacer y el conocer. Presentar
ante Gerencia y Rectoría las evaluaciones para su respectiva
aprobación y publicación.

Las evaluaciones diseñadas por el Departamento de Psicología son


diligenciadas por todo el personal de acuerdo al cargo que interactúe
con sus funciones en la Institución. En el caso de los estudiantes y
padres de familia evalúan al personal que les prestan servicio de
atención, personal docente y de bienestar.

El departamento de psicología recepcionará los formatos del personal


docente y organizara los tiempos y espacios para solicitar a
estudiantes diligenciar el formato, luego procederán a la calificación
según las especificaciones propias de la evaluación, por ultimo
realizara la tabulación. Esta evaluación se aplica anualmente en el
mes de julio.

Los Coordinadores de Sección serán evaluados mensualmente por el


Director de Formación Integral registrando las observaciones en el
formato A-F-GTHU-43 Lista de Chequeo Coordinadores de Sección.

Los Jefes inmediatos del personal evalúan el Plan de Potenciación A-


F-GTHU-41 el cual se diligencia trimestralmente, y los resultados son
entregados al Gestor Humano para realizar el seguimiento.

4.2 ANALISIS DE LA Las evaluaciones aplicadas a los funcionarios de la institución:


EVALUACIÓN E Evaluación 360 y Plan de Potencialización A-F-GTHU-41 será
INFORME consolidados por el Gestor Humano para presentar el informe anual
PREVENTIVO en el formato A-F-GTHU-40 Consolidado Evaluación de Desempeño
a los Jefes Inmediatos, Gerencia y Rectoría para establecer los
compromisos y acciones de mejora de cada uno.

Se enviara comunicado a cada uno de los funcionarios sobre los


resultados obtenidos al corte.

4.3 SEGUIMIENTO Posterior al plan de formación y en aras de revisar su efectividad los


DE LAS jefes inmediatos, en el formato Seguimiento de Competencias del
COMPETENCIAS Personal A-F-GTHU-21. Hará seguimiento del personal que tuvo bajo
rendimiento en la evaluación de desempeño para determinar el
mejoramiento de competencias. Si la formación no fue efectiva el jefe
inmediato debe solicitar nuevamente la capacitación o presentar el
caso a la alta dirección si es un aspecto recurrente.

4.4 ESTIMULOS Y El programa de estímulos y reconocimientos establecido por la


RECONOCIMIENTOS Institución está enfocado a destacar los funcionarios que tiene
compromisos institucionales en la ejecución de funciones y
responsabilidades anualmente.

Fechas especiales: Día del Género, Día del Personal CCF, Día de
Cumpleaños, Día de la Secretaria, Celebración Día del Niño (hijos de
funcionarios).

Celebraciones: Reunión de Fin de Año Escolar.

Reconocimientos Institucionales: Estrella Freinetista, Permanecía de


Cinco (5) Años, Permanecía de Diez (10) Años, Permanecía de
Quince (15) Años y Permanecía de Veinte (20) Años.

Para la entrega de los reconocimientos, se diligencia los formatos A-


F-GTHU-25 Premiación Clausura Administrativos, A-F-GTHU-
28 Premiación por Lustros y A-F-GTHU-29 Premiación Clausura
Docente.

PROMOCIÓN Y CRITERIOS PARA REALIZAR EL ASCENSO O PROMOCION AL


ASCENSO DE CARGO:
CARGOS
• Para postular a un empleador para ascenso o promoción de cargo,
se debe contar con la vacante abierta
• El empleado a postular deberá contar con una trayectoria de al
menos un año en la institución.
• El empleado que se postule, debe contar con la disponibilidad de
tiempo, ya que en su ascenso o promoción de cargo, tendrá tareas
con mayor prioridad, por lo que, debe asegurar su disponilidad y
compromiso con la institución.
• Deberá ser un empleado responsable en lo que hace, ágil, efectivo,
que ella cumplido con las tareas que le fueron asignadas,
evidenciando logros significativos en su cargo.
• Debe contar con una evaluación de desempeño positiva, con
resultados sobresalientes en su cargo actual.
• Se deberá contar con el consentimiento del empleado, quien
asumirá el ascenso o la promoción.
• Se garantizará la no discriminación de ninguna persona candidata
durante el proceso de selección de personal.
• La evaluación de los candidatos se realizará en base a los requisitos
del puesto, con objetividad, transparencia y respetando el principio de
igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres.
• La selección se basará en el mérito y las competencias para el
desempeño del puesto.

NOTA: De no llegar a cumplir con algunas de los criterios


anteriormente mencionados, se deberá contar con la autorización por
parte de la Gerente y Subgerente de la institución para omitir algún
criterio y proceder con el ascenso o promoción al cargo.

PROCEDIMIENTO:

Una vez se cuente con la vacante abierta y se haya postulado algún


empleado para ascender o ser promovido en la vacante que se tiene,
se procederá a:

• Selección del Personal:


La gestora de talento humano, realiza una pre-selección de los
candidatos para las vacantes con base en el perfil del puesto
requerido.
Se realiza una entrevista y aplicación de pruebas de conocimientos y
psicológicas.
En conjunto con el/la responsable de la gestión se analizaran los
resultados y finalmente se tomara la decisión para elegir a la persona
que se adecue mejor a los requerimientos del puesto.

• Reunión formalización del ascenso:


Se llevara a cabo una reunión donde se dará a conocer al finalista su
elección para la vacante. Se deberá llevar el acata de la reunión para
constatar el aval del ascenso o la promoción del cargo.

• Contratación:
El empleado seleccionado para la vacante, deberá acercarse a la
gestión de talento humano, para realizar proceso de contratación,
donde se establecerá horarios y salarios de acuerdo al cargo a
ocupar, así como también se le hará entrega del manual de funciones
y dotación de ser necesario.

 
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

CÓDIGO DOCUMENTO
A-F-GTHU-21 SEGUIMIENTO DE COMPETENCIAS DEL PERSONAL
A-F-GTHU-25 PREMIACIÓN CLAUSURA ADMINISTRATIVA
A-F-GTHU-28 PREAMICIÓN POR LUSTROS
A-F-GTHU-29 PREMIACIÓN CLAUSURA DOCENTE
A-F-GTHU-40 CONSOLIDADO EVALUACION DE DESEMPEÑO
A-F-GTHU-41 PLAN DE POTENCIACION
A-F-GTHU-43 LISTA DE CHEQUEO COORDINADORES DE SECCIÓN
 
6. FLUJOGRAMA
 

 
 
VIGENTE
VERSION QUÉ CAMBIÓ ELABORÓ APROBÓ
HASTA
Leidy
Cambio de codificación de los Deisy Donato
2 20160606 Carolina
documentos del sistema de calidad  Guerrero
Romero
 
ELABORO REVISO APROBO
DIRECTORA DE SORAYA GONZALEZ SORAYA GONZALEZ
Nombre: Nombre: Nombre:
CALIDAD CIFUENTES CIFUENTES
Cargo: Asesor de Calidad Cargo: Gerente Cargo: Gerente
Fecha: 13/Jun/2018 Fecha: 13/Jun/2018 Fecha: 13/Jun/2018
 
COLEGIO  Código: A-PRO-
DE GTHU-03
PROCEDIMIENTO
EDUCACIÓN  Versión: 4
TÉCNICA Y
ACADÉMICA
CELESTIN LIQUIDACIÓN DE NÓMINA  Fecha:06/Jun/2016
FREINET
 
1. OBJETIVO
Realizar el pago de nómina dando cumplimiento de las normas laborales, de conformidad
con la ley laboral. 
 
2. ALCANCE
El procedimiento aplica a todo el personal que labora en el colegio. 

 
3. DEFINICIONES
3.1. NO APLICA: .  

 
4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD


4.1. LIQUIDACION DE Para liquidar la nómina el Gestor de Talento Humano debe tener en
NOMINA cuenta las siguientes novedades:

1. Retardos y ausencias reportadas en el reloj: Todos los días el


Gestor de Talento Humano debe ingresar al sistema TEMPO del reloj
para detectar las ausencias, retardos, permisos e incapacidades del
día y con base en este diligencia el formato Control de novedades de
Nomina A-F-GTHU-34.

Los permisos son solicitados a través del formato solicitud de


permiso A-F-GTHU-30 con el total diligenciamiento de las firmas
correspondientes y se deben radicar en la oficina de Gestión
Humana.

Al realizar el corte de novedades de nómina cinco días hábiles antes


del fin de mes, se consolida toda la información registrada en
formatos Control mensual de retardos A-F-GTHU-36.

Las llegadas tarde y ausencias se liquidan y se ingresan para el


descuento al aplicativo SIIGO.

2. Pago de Horas Extras:

El Gestor de Talento Humano liquidará tiempo extra teniendo en


cuenta el marcaje del reloj y el Formato de Reporte Horas Extras A-F-
GTHU-31, este formato debe tener la aprobación de la Subgerencia
Administrativa además la autorización del jefe inmediato.

3. Pago de incapacidades:

El Gestor de Talento humano recibe del empleado la Incapacidad


superior a 3 días, la cual debe estar liquidada y realiza descuento de
la misma en el pago de Seguridad Social en el mes que corresponda.
Los anteriores pasos se registran en el Control de novedades de
Nomina A-F-GTHU-34.

4. Registro de Descuentos:

De acuerdo con las autorizaciones de los empleados quienes


diligencian el Formato Autorización descuento de nómina A-F-GTHU-
19 se procede a ingresar los mismos en el aplicativo SIIGO nómina.
Para el caso de acciones disciplinarias el memorando debe estar
firmado por el empleado para aplicar el respectivo descuento.

5. Cambios en los salarios Básicos:

La alta gerencia informa al Gestor de Talento Humano las variaciones


salariales y aumentos aprobados para que:

 Elabore carta con copia informando al empleado su nueva


asignación salarial y la fecha en que inicia el aumento salarial.
 Con el Registro de la carta ingresa los cambios al Aplicativo SIIGO
Nómina.

ACTIVIDADES PARA LA LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA.

1. La Gestora de Talento humano consolida las novedades de nómina


debidamente autorizadas A-F-GTHU-34

2. A partir del día 26 o día hábil subsiguiente y por un término de dos
días el Gestor de Talento Humano alimenta las novedades en el
sistema e imprime el borrador de la nómina.

3. El tercer día hábil a partir del día 27 o hábil subsiguiente, el director
administrativo y el Gestor de Talento Humano revisan la nómina,
efectúan las correcciones pertinentes y entregan a la contadora la
nómina corregida para la revisión.

4. El cuarto día hábil a partir del día 28 o día hábil subsiguiente, el
Gestor de Talento Humano imprime la versión definitiva de la nómina
y la pasa a revisión y aprobación de la subgerencia.

5. El quinto día hábil a partir del día 29 o día hábil subsiguiente, en la
mañana se recibe de la subgerencia la nómina aprobada y se
procede a la entrega de la misma a contabilidad para generar el
archivo plano.

6. El quinto día hábil a partir del día 30 o hábil subsiguiente en la


tarde, la tesorera recibe del Gestor de Talento Humano las cartas
nuevas de cuentas bancarias para alimentar el banco.

7. Pago de Nómina: En caso de rechazo en el pago ejecutado por la


Subgerencia Administrativa:

 Se procede a verificar los errores que ocasionan el rechazo para


reenviar el pago corrigiendo el archivo plano.
 En caso de nuevo rechazo se ordena el pago con cheque
solicitando el giro de los mismos a Tesorería.

8. La contadora luego del pago revisa las transferencias y cheques


contra el archivo plano de la nómina el quinto día hábil del mes.
9. Contabilidad provisiona la nómina un día después a la fecha del
giro de la misma.

10. Finalmente el Gestor de Talento Humano ingresa al aplicativo y


genera los comprobantes de pago.

NÓMINA PRESTACIÓN DE SERVICIOS

1. El día 25 de cada mes debe presentar la Cuenta de Cobro


anexando el Acta de Entrega Prestación de Servicios A-F-GTHU-38 y
pago de Seguridad Social (según resolución legal), los documentos
deben venir firmados por el jefe inmediato.
En los casos que se requieren debe presentar informe de la
prestación del servicio.

2. En el caso que aplique se realiza por parte del Gestor de Talento
Humano, la verificación de los tiempos laborados y avalar la cuenta
de cobro para realizar la entrega al Departamento de Contabilidad
quien continúa el proceso del pago.

3. El pago se realiza el quinto día hábil del mes siguiente de


radicación de la cuenta, día 25 del mes anterior. El prestador de
servicio debe reclamar el cheque en Tesorería.

ACTIVIDADES PARA EL DEBIDO PROCESO

1. De acuerdo al Cuadro de Novedades de Nómina A-F-GTHU-34 y


Control mensual de retardos A-F-GTHU-36 el Gestor de Talento
humano procede a realizar junto con su el jefe inmediato, las
observación al trabajador en la Ficha Acumulativa Docente ED-F-
GCNV-20 y Administrativa A-F-GTHU-27, en el caso de ser repetitiva
la novedad, se procederá a realizar un llamado de atención escrito.

2. En el caso de presentarse la novedad de manera reiterativa se


solicita al Comité Laboral estudiar el caso, obteniéndose acta de
compromiso, medida sancionatoria, y/o cancelación del contrato con
justa causa, teniendo en cuenta que se agotó las instancias ya
mencionadas y se dio cumplimiento al debido proceso.

3. Para los casos de comportamientos inapropiados que están


descritos en el Reglamento Interno de Trabajo, se inicia el debido
proceso con un Acta de Descargos que permita al funcionario
expresar su posición, y posterior a ello si es mérito se dará lugar a un
llamado de atención o si es el caso se recurre a la medida
sancionatoria y/o al numeral 2.

4.2 LIQUIDACIÓN LIQUIDACIÓN DEFINITIVA DE PRESTACIONES SOCIALES.


DEFINITIVA DE
PRESTACIONES El Gestor de Talento Humano recibe las cartas de retiro voluntario y
SOCIALES. emite las cartas de retiro por justa Causa o finalización de Contrato a
Término Fijo con base en estas:

Retiro Voluntario Contrato Término Fijo:

 Elabora una carta de Aceptación del Retiro.


 Entrega el Formato de Paz y Salvo Docente A-F-GTHU-32,
Formato de Paz y Salvo Administrativo A-F-GTHU-33 o Formato de
Paz y
 Salvo Directivo o Coordinador A-F-GTHU-37 según el caso.
 Elabora la Liquidación definitiva, para revisión de Dirección
Administrativa.

Nota: En caso de no presentarse en el tiempo estipulado, Tesorería


realiza el proceso de consignar al Banco Agrario y entrega el titulo
valor al Gestor de Talento Humano quien envía un comunicado con
los soportes requeridos incluyendo el titulo valor original al juzgado
laboral, el cual emite una boleta de reparto. Inmediatamente se
realiza un comunicado al ex funcionario informado la consignación y
el juzgado laboral en el cual quedó radicado, anexando a esta copia
de boleta de reparto y copia del título valor.

Todos los Depósitos se deben archivar en la Carpeta de Juzgados del


año respectivo.

Retiro Finalización de Contrato Término Fijo:

 Los trabajadores que tiene terminación del contrato por justa causa
y/o finalización de contrato por vencimiento de términos de parte del
empleador, el Gestor de Talento Humano debe realizar la liquidación
de prestaciones sociales. Aplica la expedición del paz y salvo
 Los trabajadores que tiene terminación del contrato por
terminación de periodo laboral y/o periodo de prueba, el Gestor de
Talento Humano debe comunicar al empleado su retiro de la
Institución y procede a realizar la liquidación de prestaciones sociales,
para revisión de la Dirección Administrativa.
 Contabilidad recibe del Gestor de Talento Humano las
liquidaciones para la causación respectiva.
 La tesorera recibe de contabilidad la causación de la liquidación y
procede a elaborar el pago y toma de la firma del trabajador; realiza la
entrega previa verificación de las firmas de la paz y salvo.
 Si transcurridos quince días a partir de la fecha de generación del
cheque, el ex funcionario no se acerca a reclamarlo, Tesorería
procede realizar el proceso de consignación de liquidaciones en el
Banco Agrario y notificación en el juzgado laboral ( ver Nota). Aplica
la expedición del paz y salvo

4.3 SEGURIDAD A partir de la revisión y aprobación de la nómina por la Sub-Gerente


SOCIAL Y Administrativa, el Gestor de Talento Humano carga las novedades en
PARAFISCALES la planilla única en el aplicativo para el pago a las EPS, AFP, ARP y
Parafiscales.

 Se entrega la planilla a la Dirección Administrativa para la revisión.


 Se entrega a Sub-Gerente Administrativa para el pago.
 Se imprime la planilla del mes y se archiva en la carpeta
correspondiente.
 
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

CÓDIGO DOCUMENTO
A-F-GTHU-38 ACTA DE ENTREGA PRESTACION DE SERVICIOS
A-F-GTHU-36 CONTROL MENSUAL DE RETARDOS Y CONTRAJORNADA
A-F-GTHU-34 CONTROL DE NOVEDADES DE NÓMINA
A-F-GTHU-30 SOLICITUD DE PERMISO
A-F-GTHU-31 REPORTE DE HORAS EXTRAS
A-F-GTHU-19 AUTORIZACIÓN DESCUENTO DE NÓMINA
A-F-GTHU-27 FICHA ACUMULATIVA ADMINSITRATIVA
A-F-GTHU-32 PAZ Y SALVO DOCENTES
A-F-GTHU-33 PAZ Y SALVO ADMINISTRATIVOS
A-F-GTHU-37 PAZ Y SALVO DIRECTIVOS O COORDINADORES
A-F-GTHU-38 ACTA DE ENTREGA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
ED-F-GCNV-20 FICHA ACUMULATIVA DOCENTE
 
6. FLUJOGRAMA
 

·NOMINA 
 
VIGENTE
La nómina y la planilla de seguridad
social actualmente se liquidan en
DIANA ROA
gestión humana y antes se YUDY
2 20110824 - DEISY
liquidaban en contabilidad, lo que GONZALEZ
DONATO
implica cambio en las actividades
que se desarrollan. 
Se ajustan las actividades de Faride Linda
3 20130721
liquidacion de nomina y   Gonzalez hernandez
Actualización del proceso y cambio
Leidy
4 20160606 de la codificación de los documentos Deisy Donato
Romero
del SGC. 
 
ELABORO REVISO APROBO
Nombre: NATALIA VASQUEZ Nombre: NATALIA VASQUEZ Nombre: NATALIA VASQUEZ
Cargo: Recepcionista Cargo: Recepcionista Cargo: Recepcionista
Fecha: 06/Jun/2016 Fecha: 06/Jun/2016 Fecha: 06/Jun/2016
 

COLEGIO  Código: A-PRO-


DE GTHU-01
PROCEDIMIENTO
EDUCACIÓN  Versión: 5
TÉCNICA Y
ACADÉMICA
CELESTIN SELECCIÓN, CONTRATACION E
 Fecha:09/Jun/2016
FREINET INDUCCION PERSONAL

 
1. OBJETIVO
Establecer una metodología con el fin de seleccionar a los aspirantes según las
necesidades de la Institución, para cubrir las vacantes de cargos requeridas, de acuerdo
con el perfil de cargo establecido dentro de la organización; para luego vincularlos e
incorporarlos de acuerdo con las políticas institucionales. 
 
2. ALCANCE
Involucra a los aspirantes que reúnan los requisitos de acuerdo al perfil de cargo requerido
por la Institución, y termina con el proceso de inducción.  
 
3. DEFINICIONES
3.1. INDUCCIÓN DE PERSONAL: Es el proceso mediante el cual se busca la incorporación
y adaptación del nuevo empleado a la institución, a su puesto de trabajo y a los grupos
sociales existentes, así como al Sistema de Gestión de Calidad.  
3.2. PERFIL DEL CARGO: Documento que permite identificar los requisitos mínimos de un
cargo en cuanto a educación, experiencia, formación y habilidades.  
3.3. PERSONAL NUEVO: Candidatos seleccionados que no han tenido un contrato laboral
con el colegio.  
3.4. REQUISICIÓN DE PERSONAL: Es el hecho de formalizar una necesidad de personal.

3.5. RECLUTAMIENTO: Es el proceso de atraer a la organización personal que posea los


requisitos para satisfacer las necesidades de la institución.  
3.6. MANUAL PERFIL DE CARGOS: Es el documento donde se encuentran los requisitos
mínimos que debe poseer el candidato para ingresar a la institución, de igual forma se
encuentran las funciones a realizar.  
3.7. PRUEBAS DE PERSONALIDAD Y DE CONOCIMIENTOS: Son herramientas
utilizadas por la organización para detectar: Rasgos de personalidad que pudieren facilitar o
impedir cumplir adecuadamente con las funciones establecidas para el cargo-
Conocimientos básicos del cargo o funciones a desarrollar y así predecir el futuro
desempeño del candidato.  
 
4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD


4.1. SELECCIÓN Y El jefe inmediato de la dependencia que requiere del personal entrega
RECLUTAMIENTO la solicitud de Requisición de Personal, con el formato:
“REQUISICIÒN DE PERSONAL: A-F-GTHU-02” al Gestor de Talento
Humano, quién lo recibe, y revisa.

El Gestor de Talento Humano divulga la necesidad de personal


mediante publicación vía Internet y/o prensa. Una vez descartados los
cándidos internos.

El Gestor de Talento Humano realiza la selección preliminar,


estudiando y analizando las hojas de vida de los candidatos teniendo
en cuenta los requisitos exigidos en el perfil del cargo.

4.2 APLICACIÓN DE El Gestor de Talento Humano cita al personal preseleccionado para la


PRUEBAS aplicación de las pruebas:

Prueba proyectiva de personalidad donde se evalúa: estabilidad


emocional, relaciones interpersonales, autoestima, manejo de
impulsos, orientación al logro 25%.

Prueba técnica la cual evalúa conocimientos básicos en modelos


pedagógicos, componentes y estándares del área, planeación y
evaluación. 25 %

Las pruebas son evaluadas registrando el concepto general en el


formato A-F-GTHU-03 entrevista grupal (incluye evaluación de
competencias laborales. 25 %).

No aplica para cargos de apoyo logístico, servicios generales y


mantenimiento.

4.3 ENTREVISTA El Gestor de Talento Humano realiza la entrevista a las personas


GRUPAL preseleccionadas (mejores puntuaciones en la pruebas técnica o de
conocimiento y /o de personalidad, evaluación de competencias
laborales, 25% respectivamente), la cual se realizará en forma grupal,
con el apoyo de las jefaturas de área, o los jefes inmediatos o
personal designado de acuerdo al cargo.

Durante la entrevista se evalúa:

Experiencia con 10 puntos y 5 puntos presentación personal,


liderazgo (dominio de grupo), relaciones interpersonales, trabajo en
equipo y comunicación correspondiente a un 5 puntos en cada uno.

4.4 VERIFICAR El Gestor de Talento humano o persona a quien designe, verifica


REFERENCIAS telefónicamente las referencias laborales que puntúan 25 puntos al
candidato pre-seleccionado, diligenciando el formato A-F-GTHU-01
en las casillas correspondientes para tal fin y así confirmar y conocer
los conceptos de dicha referenciarían.

Si el resultado de la referenciarían es positiva, y los resultados de las


pruebas entrevistas también, se le comunica a la persona que ha sido
seleccionada para ocupar el cargo requerido. De lo contrario, se
proseguirá con el candidato que le sigue en puntuación.

4.5 SOLICITUD Y El Gestor de Talento Humano, determina los candidatos a contratar


RADICACION de la siguiente manera:
DOCUMENTACION
1. Si es personal antiguo, es decir que ya con anterioridad con
contrato laboral con el colegio, se verificará la evaluación de
desempeño o en su defecto con visto bueno del jefe inmediato a la
Gerencia o Subgerencia.

2. Si es para personal nuevo, tendrá como base los formatos


diligenciados de candidato seleccionado A-F-GTHU-01

Para la contratación, se debe tener los documentos exigidos en el


formato A-F-GTHU-04

3. La información de Competencia Básicas de Educación, Formación


y Experiencia –Hoja de Vida_ serán digitalizadas en el programa de
contratación implementado por la Institución. Con relación al personal
de servicios generales, mantenimiento, vigilancia, aprendices y
prestación de servicios, la información de su Hoja de Vida estará en
físico, debidamente archivado en carpeta.

4.6 AFILILIACIONES, Cuando el candidato presente los documentos y los exámenes


E INCLUSION RELOJ médicos requeridos (aplica para personal de nómina); se procede a
Y EN APLICATIVO elaborar el contrato de trabajo. En el caso de presentarse
SIIGO NÓMINA modificaciones durante su periodo laboral se levantara un Otro Si.

Elaborado el contrato se coloca a disposición del trabajador para su


lectura y firma, conjuntamente con el Acta de Posesión (sólo los
docentes) Formato A-F-GTHU-05.

Se procede a realizar las afiliaciones a E.P.S., Caja de


Compensación, ARP, A.F.P. entregar carta para apertura cuenta de
nómina e ingresar al personal nuevo al reloj para su marcaje
respectivo de entrada y salida.

4.7 INDUCCION El Gestor de Talento Humano da a conocer las políticas y la


organización de la institución entregando al personal nuevo un C.D
con la información institucional.

De otorgar cualquier tipo de dotación, el Gestor de Talento Humano


debe diligenciar el formato A-F-GTHU-06 Dotación y entrega una
copia del perfil de cargo del Manual de Funciones y
Responsabilidades A-MN-GTHU-01

El personal sigue en el segundo proceso de inducción de cargo, que


es responsable cada jefe inmediato donde dará la inducción
respectiva de las obligaciones labores , como constancia a la
inducción se firma el formato A-F-GTHU-07
 
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

CÓDIGO DOCUMENTO
A-F-GTHU-01 SELECCIÓN DE CANDIDATO
A-F-GTHU-02 REQUISICION DE PERSONAL
A-F-GTHU-03 ENTREVISTA POR COMPETENCIAS
A-F-GTHU-04 SOLICITUD DE DOCUMENTOS
A-F-GTHU-05 ACTA DE POSESION
A-F-GTHU-06 DOTACION
A-F-GTHU-07 INDUCCION AL PERSONAL
A-MN-GTHU-01 MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
 
6. FLUJOGRAMA
 

 
 
VIGENTE
VERSION QUÉ CAMBIÓ ELABORÓ APROBÓ
HASTA
Cambio del nombre del crago de Jefe
de Recursos Humanos a Jefe de
Gestión Humana.
Incluir al responsable de Calidad
Nubia
para realizar mnesualmente Soraya
2 20101126 Magnolia
inducciones al personal que ingrese Gonzalez
Chingaté
nuevo.
Cambio de metodologia de ingreso
del personal al programa Helisa es
realizado ahora por Contabilidad 
Manejo del formato de Inducción
incluyendo la Inducción de Gestión
Humana, la inducción del Sistema de
Gestión de calidad y la Inducción del Diana Roa - Yudy
3 20110409
Jefe inmediato, actualización del Deisy Donato González
nombre del cargo quedando Gestor
de Gestión Humana y cambio del
programa HELISA por SIIGO. 
Se ajusta procedimiento, se incluyen
actividades de inducción donde un
Faride
4 20130716 líder en el cargo es la persona que Deysi donato
Gonzalez
acompaña y hace el empalme del
nuevo seleccionado 
Actualización de procesos y
organigrama con la unificación de los
procesos de selección y contratación
Leidy
en un solo documento. Creación del
5 20160609 Carolina Deysi Donato
Manual de Funciones y
Romero
Responsabilidades. Cambio de
codificación de los documentos del
SGC. 
 
ELABORO REVISO APROBO
Nombre: NATALIA VASQUEZ Nombre: NATALIA VASQUEZ Nombre: NATALIA VASQUEZ
Cargo: Recepcionista Cargo: Recepcionista Cargo: Recepcionista
Fecha: 09/Jun/2016 Fecha: 09/Jun/2016 Fecha: 09/Jun/2016
 

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