TALLER 1 DECRETO 060 DE 2001

APRENDICES

SANDRA MILENA AYALA LEON

OLGA LUCIA PEREZ

LUZ DARY ALCAZAR

TALENTO HUMANO DEL SECTOR FLORICULTOR

MADRID

CUNDINAMARCA

2018

LILIANA ZORRO

INSTRUCTOR (SENA)

Fecha: julio
REGIONAL CUNDINAMARCA de 2016
CENTRO DE BIOTECNOLOGÍA AGROPECUARIA
TECNICO DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Sistema de “ORGANIZAR LA DOCUMENTACION TENIENDO EN
 Gestión de la CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA Página 1 de 3
Calidad ORGANIZACIÓN”.

TALLER 1

1. Que entiendes por unidad de correspondencia?

Es una oficina donde se reciben clasifican radican y registran los documentos y

comunicaciones internas y externas tanto para los jefes. Como para los funcionarios de
dicha dependencia, es la encargada de gestionar de forma centralizada los servicios de
recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones

2. Misión de la unidad de correspondencia

Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la

conservación adecuada de toda la documentación escrita finalizando y gestionando de
manera eficaz su uso oportuno.

3. Funciones de la unidad de correspondencia

Control de ingreso de la documentación

Organización del fondo documental (clasificar, ordenar y distribuir)

Conservación
Servicio y control de préstamo de los documentos
Selección y traslado de la documentación al archivo central

4.Servicios de la unidad de correspondencia

Atención a consultas sobre informes estudiantiles

Atención al usuario
Atención de consultas
Servicio de letra
Préstamo de documentos

5. Mobiliario y equipos que se requieren en la unidad de correspondencia (dibújelos)

6. Elementos del escritorio (dibújelos)
7. Manual de archivo y correspondencia

El manual de archivo y correspondencia está compuesto por las siguientes partes

INTRODUCCIÓN: en la cual se indica al lector en forma general la razón de ser del
documento que tiene ante sí.
OBJETIVOS: se resumen los fines que persigue el manual (generales y o específicos
estructura orgánica de la entidad: en lo posible debe ofrecer una información global sobre
la entidad, su organigrama y funciones.
Conceptos y ejemplos de los documentos que elabora la entidad, comunicaciones
externas: cartas, télex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de
tramitación, etc.
Definición del concepto correspondencia y sus clasificaciones: institucional, personal,
confidencial.- definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran
en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.

FUNCIONES DEL MANUAL

justificación del manual de archivo y correspondencia
el manual de archivo y correspondencia, contiene los principios básicos establecidos en la
ley 594 de 2000, por lo que se hace necesario velar por el estricto cumplimiento de las
normas y procedimientos contemplados en él y por su actualización permanente, respecto
a los cambios y nuevas decisiones en materia de archivo y correspondencia, con el fin de
que el manual no pierda vigencia.

8. Diferencia entre archivo y correspondencia

La diferencia entre archivo y correspondencia consiste en que el archivo se encarga de

clasificar y custodiar documentos de suma importante y la correspondencia es recibir y
enviar documentos de suma importante tanto a persona natural como al archivo cuando
estos archivos no son de esta dependencia.

9. Que equipos se utilizan de acuerdo a las funciones: producción documental y los

recursos técnicos y financieros? (Dibújelos)
10. Sellos cuales son

11. Carpetas
12. Casilleros

Mueble que consta de diversas filas de divisiones o partes huecas, sin cajones ni cierres,
para tener clasificados documentos u objetos.

13. Aplicativo

Se ha puesto de moda usar el adjetivo aplicativo como sinónimo de aplicación, cuando se

trata de un programa de computador. No existe diferencia alguna entre un aplicativo y
una aplicación, ni siquiera cuando se trata de programas que se ejecutan en un sitio web
(«aplicación web» es lo mismo que aplicativo.

14. Archivo electrónico

El archivo electrónico es el sistema que ofrece almacenamiento seguro para los

documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de
cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo.

15. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de las

disposiciones. Consideras que un documento sin firma deba ser: ELIMINADO

Un archivo cuando se recibe sin forma debe ser despachado para exigir la firma, y un
documento que se despacha se debe archivar por si más adelante se necesita de este.
16. Que entiendes por comunicaciones oficiales?

Comunicaciones oficiales: son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado.

17. De acuerdo a las definiciones contempladas en el Artículo Segundo, realizar lo

siguiente:

a. Escoge tres conceptos y defina con sus palabras lo entendido.

 Documento electrónico de archivo: el registro de información generada, recibida,

almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos
medios durante su vida.
 Archivo electrónico: es el grupo de los documentos electrónicos, producidos y
tratados por una forma de archivo virtual, siguiendo la estructura orgánico-
funcional de la persona que lo hace.
 Radicación de comunicaciones oficiales: es el procedimiento por el cual las
empresas asignan un número consecutivo a la correspondencia enviada o recibida
también a un archivo general.

b. Busque un compañero y comparta sus definiciones con los otros tres conceptos de él,
escriba los que él escribió.

PARÁGRAFO: es cuando mandamos un documento sin firmar es algo anónimo y debe ser
remitida sin radicar.

ELECTRÓNICO: es como hacer el trabajo un poco más fácil ya que solo se necesitaría la
ayuda de internet.

COMUNICACIONES INTERNAS: Es como la manera de comunicarse entre las empresas

información que no debe salir de dicha entidad.

C. ambos compartirán los conceptos y los relacionará en el trabajo de cada uno Indicando
de qué compañero corresponde.
Lo compartí con mi compañera luz Dary alcázar

18. Realiza un cuadro comparativo entre: radicación de comunicaciones oficiales,

comunicaciones internas, control comunicaciones oficiales, comunicaciones oficiales
recibidas, comunicaciones oficiales enviadas, comunicaciones vía fax, comunicaciones por
correo electrónico.

Los procedimientos para la radicación de

Radicación de comunicaciones oficiales, velaran por la
Comunicaciones transparencia de la actuación administrativa,
oficiales razón por la cual, no se podrán reservar nueros
de radicación ni habrá números repetidos,
enmendados, corregidos o tachados, la
numeración será asignada en estricto orden de
recepción de los documentos; cuando el
usuario o peticionario presente personalmente
la correspondencia, se le entregara de
inmediato su copia debidamente radicada.
Comunicaciones Para las comunicaciones internas de carácter
internas oficial, las entidades deberán establecer
controles y procedimientos que permitan
realizar un adecuado seguimiento a las
mismas, utilizando los códigos de las
dependencias, la numeración consecutiva
sistemas que permitan la consulta y
oportunamente, ya sean estos manuales o
CUADRO automatizados.
COMPARATIVO Control Las unidades de correspondencia, elaborarán
Comunicaciones planillas, formatos y controles manuales o
oficiales automatizados que permitan certificar la
recepción de los documentos, por parte de los
funcionarios competentes y dispondrán de
servicios de alerta para el seguimiento a los
tiempos de respuesta de las comunicaciones
recibidas.
Comunicaciones Las comunicaciones oficiales que ingresen a las
oficiales instituciones deberán ser revisadas, para
recibidas verificar la competencia, los anexos, el destino
y los datos de origen del ciudadano o entidad
 que las remite, dirección donde se deba enviar
repuesta y asunto correspondiente, si es
competencia de la entidad, se procederá a la
radicación del mismo.
Comunicaciones Las comunicaciones oficiales enviadas en
oficiales soporte papel, se elaboraran en origen y
enviadas máximo dos copias remitiéndose el original al
destinatario la primera copia a la serie
respectiva de la oficina que genera el
documento, teniendo en cuenta los anexos
correspondientes y la segunda reposara en el
consecutivo de la unidad de correspondencia,
por el tiempo establecido en su tabla de
retención documental, en los casos cuales
haya varios destinatarios, se elaboraran igual
cantidad de copias adicionales.
Comunicaciones Las comunicaciones recibidas y enviadas por
vía fax este medio, se tramitaran teniendo en cuenta
la información que forma parte integral de las
series establecidas en las tablas de retención
documental, para la respectiva radicación en la
unidad de correspondencia, la cual se
encargara de dar los lineamientos para el
control y establecer los procedimiento
adecuados para su administración.
Comunicaciones Las entidades que dispongan de internet y
por correo servicios de correo electrónico, reglamentaran
electrónico su utilización y asignaran responsabilidades de
acuerdo con la cantidad de cuentas
habilitadas, en todo caso las unidades de
correspondencia tendrán el control de los
mismos, garantizando el seguimiento de las
comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

19. Cómo debe ser el horario de atención al público?

Nivel Central: El horario de atención para la radicación de las comunicaciones entregadas

de manera personal o a través de empresa de correo, en el Grupo Archivo y
Correspondencia Trabajo de lunes a viernes, en días hábiles laborales, de 8:00 a.m. a 5:00
p.m., jornada continua, sin excepción.
Este horario se fijará por parte del Grupo de Archivo y Correspondencia en un lugar visible
al ciudadano
Regionales: Las Direcciones Regionales, Centros Facilitadores, definirán el horario, de
acuerdo con su jornada laboral y lo fijarán en lugar visible al público.

20. Dibuje una gráfica de cada término e interprétala según lo investigado (recepción,
clasificación, apertura, revisión, radicación, registro, reparto, dependencia).

Recepción: conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe

realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica.
Distribución: actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
Trámite: recorrido del documento, desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su trámite administrativo.
Organización: conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción
de los documentos, como parte integral de los procesos archivísticos.
Consulta: acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen.
Clasificación: Recibir y dividir la correspondencia que llega por el servicio de valijas;
verificando y registrando los datos de: número de valija, precinto y guía. De igual manera
revisar las características físicas y de importancia de los documentos por ejemplo: cajas,
cartas, correos.
Revisión: Es importante tener en cuenta que cuando se radica un documento y se
direcciona o asigna de manera incorrecta a una dependencia que no es competente para
dar trámite o respuesta, el funcionario responsable de darle el radicado al documento
debe ser reasignado de manera inmediata al área o funcionario que corresponda
Radicación: La radicación consiste en dar ingreso oficial a las comunicaciones, mediante la
incorporación de los datos necesarios, en el aplicativo de correspondencia de la entidad,
el cual asigna un número consecutivo en estricto orden de recepción, este número se
constituye en la única identificación del documento.
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados
de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas.
Dependencia: algún organismo de la empresa que conforme al procedimiento que se
establece para ello (manuales, procedimientos, guías, formatos), dirigida a otros entes
públicos o privados o a personas naturales y se tramitan a través del Grupo de Archivo y
Correspondencia o del Área de correspondencia de las Regionales, Centros Facilitadores
de Servicios.
Ventanilla Única de Correspondencia: Gestiona de manera centralizada y normalizada los
servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales.
Comunicación Oficial: Todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad independientemente del medio utilizado.

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las

entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar
su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos
términos, se empiezan a regir a partir del día siguiente de radicado el documento.
Registro de comunicación oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades
ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la
persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la (s) dependencia (s)
competente (s), numero de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite,
anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Correspondencia: Todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las
entidades, a título personal citando o no el cargo del funcionario. No genera trámites para
la institución.
Archivar registros: Se organiza y archivan los registros en las carpetas: Registro y
radicación de Comunicaciones Oficiales internas recibidas Registro y radicación
Comunicaciones Oficiales externas recibida Consecutivo único de comunicaciones oficiales
Distribución de las comunicaciones oficiales internas y externas. Carpetas-archivos de;
Registro y radicación de Comunicaciones Oficiales internas recibidas Registro y radicación
Comunicaciones Oficiales externas recibida Consecutivo único de comunicaciones oficiales
Distribución de las comunicaciones oficiales internas y externas

21. En sus propias palabras interprete según lo investigado: Oficina productora,

elaboración, firma, verificación, número y fechado, registro, separación y envió.

Firma: Solamente se podrán radicar documentos de salida que estén debidamente

legalizados y que correspondan a firmas autorizadas según lo establecido en el artículo 3
de la Resolución 1823 de 2013. Para el respectivo control el Grupo de Archivo y
Correspondencia y las unidades de Correspondencia contarán con un registro de firmas de
los funcionarios autorizados. Este registro contendrá los datos de los funcionarios
autorizados para la firma de las comunicaciones.
Verificación: constatar la documentación y las firmas correspondientes para e ingreso de
la documentación
Número y fechado: realizar el proceso de folios en los documentos y la recepción de las
fechas.
Envió: La distribución de las comunicaciones enviadas se hará a través de la empresa
especializada en mensajería, encargada de prestar el servicio. Se hará la clasificación de
las comunicaciones para efectuar su distribución o de acuerdo a las comunicaciones
internas son todas aquellas de carácter oficial que se generan con el fin de transmitir
información, orientaciones y pautas, entre dependencias
Elaboración: la elaboración de documentos realizando la respuesta de la recepción de
documentos, la respuesta a documentos que requieren una información.

Al día: para envíos que deben llegar el mismo día, de acuerdo con la cobertura y horarios
establecidos por la empresa prestadora del servicio.
Postexpress: Los envíos llegan a las principales ciudades del país, acompañados por la
prueba de entrega.
EMS: Para envíos internaciones de forma rápida, con trato prioritario.
Acompañado de una guía de seguimiento y control del trayecto.
Notiexpress: Para notificaciones judiciales personales o por aviso, que permiten obtener
la prueba de entrega, copia cotejada de la notificación. Únicamente para procesos
judiciales.
Exporta fácil: Envíos tipo exportación.
Correo Certificado: Envíos que generan una certificación válida judicialmente, con prueba
de entrega.
Correo Prioritario: Para envíos que se requieren entre las principales poblaciones, de
manera rápida, sin prueba de entrega.
Encomienda: Envíos a todo el territorio nacional y alrededor del mundo, de artículos
diferentes a documentos.
Correo masivo: Para envíos masivos de facturas, correo publicitario, volantes, campañas
de mercadeo, sin acuse de recibo ni seguimiento.
Correo masivo estándar: Para envíos masivos de facturas, correo publicitario, volantes,
campañas de mercadeo, con acuse de recibo y digitalización.
Correo masivo dirigido: Para envíos masivos de facturas, correo publicitario, volantes,
campañas de mercadeo, con acuse de recibo, digitalización y trazabilidad.
Sacas M: para publicaciones, impresos, videos y otros a un mismo destino internacional.
Certimail: Servicio de correo electrónico certificado con validez jurídica y probatoria.
Apartados postales: Extensión de la dirección postal, que permite el acceso a la
correspondencia de forma rápida y segura.
IMÁGENES:
 DEPENDENCIA:

RADICACIÓN

CLASIFICACIÓN

APERTURA: REVISION:
REVISION:

REGISTRO:
Bibliografía:

Reyes, Carlos. Universidad Sur colombiana. Equipo Gestión Documental. GESTION DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES. 2017
Colombia, Archivo General de la Nación. Ley 594 de 2000, “por el cual se regula el
procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en
desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000”. Bogotá.
Colombia, Archivo General de la Nación. Acuerdo 042 de 2002, “por el cual se establecen
los criterios para la organización de los archivos de gestión”. Bogotá.

“Si quieres llegar rápido, camina solo. Si quieres llegar lejos trabaja en equipo”.