Gerencia de Almacenes 1
Gerencia de Almacenes 1
Gerencia de Almacenes 1
Actualmente las bodegas se han transformado en una de las áreas de mayor relevancia para el
funcionamiento de las empresas. En ellas se almacenan los productos necesarios para la
elaboración y comercialización. El manejo de esta área requiere de personas que dominen
técnicas específicas para el movimiento de materiales; transporte interno; almacenamiento;
control crítico de stock e inventarios.
En las bodegas se requiere de cierto personal entre ellos: Jefes de bodega, Subjefes,
Supervisores, encargados y administrativos de las áreas de producción y personal que trabaja
en bodegas de materias primas, materiales y productos terminados, en funciones de
supervisión, recepción, despacho o manejo interno.
En el marco empresarial es raro encontrar un negocio con un solo tipo de material o con poca
diversidad en los renglones de un inventario tomado con respecto del total de su existencia,
hoy en día se preocupan por mantener controles de stock de sus bienes o la realización de
conteo físico y registro de inventarios que permitan a las empresas tener un conocimiento
claro del estado de sus bienes y la cantidad en existencia de los mismos, muchas veces cuesta
más el control que lo que vale lo controlado.
1. La estrategia de almacenamiento y su papel en cadenas de suministros.
El Almacenaje es fundamental para los servicios de manejo en una cadena de suministro. Las
soluciones de almacenamiento flexibles cuentan con instalaciones de distribución
estratégicamente localizadas a demás brindan una gran variedad de servicio a las industrias,
desde la electrónica, industrial, química, hasta automotriz.
En las empresas los stocks adquieren distintas necesidades de administración; para los clientes
internos y externos es de vital importancia incrementar sus niveles para así optimizar los
índices de servicio, para los financieros, el stock es dinero que debe retornar a la empresa en el
menor tiempo posible y, para los logísticos, es materia de predicciones que no están ajenas a
incertidumbres.
La gestión de stocks busca mantener niveles oportunos de inventario, reduciendo los costos de
almacenamiento e incrementando los niveles de servicio; tomando en cuenta estas premisas
algunas empresas mineras han decidido enfocarse en el control de stock de los ítems que
consideran estratégicos, cediendo la administración de aquellos ítems secundarios pero no
menos importantes para la operación a los proveedores.
Esta práctica se distorsiona cuando los proveedores entregan los productos a la empresa y
estos se facturan cuando el cliente final lo adquiere en el punto de venta, es importante
entonces considerar qué producto permaneció un periodo de tiempo en exhibición o en
almacén. Ahora, dependiendo de la negociación, los productos podrán sufrir descuentos para
la empresa por conceptos como: exhibición, rotación, volúmenes de compra, entre otros;
convirtiéndose el stock en un instrumento financiero para las empresas, mermando así el
principio de integración y beneficio de las cadenas de suministro.
Elaborar estos planes financieros influye extremadamente en las operaciones del negocio al
facilitar las rutas que guían, coordinan y controlan las acciones de cada departamento.
Como toda estrategia, la planeación de los aspectos financieros requiere seguir un método,
con los siguientes pasos generales:
Establecer las metas de la organización, en general o por áreas, y definir en qué orden
se deben alcanzar.
Definir fechas para el logro de los objetivos propuestos.
Elaborar un presupuesto donde se identifiquen los instrumentos financieros que se
utilizarán, a qué plazo y con qué propósito para obtener los resultados que se buscan.
Gestionar el presupuesto y medir los resultados para seguir el plan de ruta trazado y
hacer ajustes cuando sea necesario.
Una buena planeación puede generar el éxito de un negocio, ya que fomenta anticiparse de
manera coordinada, usar el presupuesto como herramienta administrativa para todas las
etapas de las operaciones comerciales. Es necesario el uso de varios tipos de presupuestos por
área de una organización y para que exista un buen plan financiero, necesitas tener una
estrategia empresarial.
Mientras avanza la empresa, los diferentes presupuestos pueden servir como normas para el
desempeño.
Consiste en establecer cuáles son las operaciones o actividades a desarrollar en un futuro, así
como su repercusión financiera. El presupuesto de operación se divide en presupuesto de
ventas, de producción, de compras, de inventario, de mano de obra, de gastos de fabricación,
de gastos de venta, de gastos de administración, de otros gastos y productos, de impuestos, de
cuentas colectivas de inversiones.
Presupuesto financiero
Presupuesto de capital
Medio Plazo
Son los que evalúan resultados de inversión o proyectos que generalmente varían en su plazo
de tres a cinco años, ya que si se plasman a un año, no darían la información completa sobre la
operación de la empresa.
Largo Plazo
Es usado en grandes proyectos que, definitivamente, no podrían estar a corto plazo ni a medio
plazo, oscilando en un periodo que normalmente es superior a los cinco años, para evaluar y
controlar inversiones de la organización.
Los que no se pueden cambiar, ni actualizar, por lo que podrían no servir como parámetro de
control eficientes.
Flexibles
Se refiere a planes que, como resultado del desarrollo de las operaciones de la empresa,
pueden ser los indicados para sus necesidades reales, permitiendo flexibilidad y cambios.
Respecto al tipo de entidades que los van a utilizar, los presupuestos pueden ser:
Públicos
Son aquellos a los que se va a sujetar la gestión de negocios. Se elaboran partiendo de las
utilidades y, posteriormente, se determinan los demás conceptos
Beneficios que permite hacer una buena justificación financiera a nivel de almacén
Mejorar el servicio a los clientes, al llevar a cabo una mejor gestión de pedidos. Al
mejorar la gestión de nuestro almacén, nuestra empresa puede ser más competitiva,
conseguir una mayor satisfacción del cliente y de esta forma lograr un mayor número
de ventas.
Reducción de los costes de almacén: si los productos están mejor distribuidos y
aprovechan mejor el espacio, se reducen las pérdidas o deterioros de productos, o
implementamos un sistema eficaz de etiquetado que nos permita tener un buen
rendimiento en el rastreo, podremos disminuir los costes.
Reducir tareas administrativas: todo empresario en una PYME es conocedor de la gran
cantidad de tiempo que a veces se pierde llevando a cabo tareas administrativas.
Llevar a cabo una gestión de almacén coherente, estandarizada y eficaz ayudará a
reducir la carga de trabajo y ganar en productividad.
Ayuda a cumplir unos estándares de calidad: gestionar un almacén de forma correcta
permite mantener la cadena de valor de un producto y ajustarnos a todas las
regulaciones del sector y estándares de calidad a los que estamos comprometidos.
3. Necesidad de un almacén.
Almacenamiento: permite que el producto esté disponible donde y cuando sea necesario.
Este tipo de almacenamiento hace referencia a las bodegas compartidas, donde dos o más
empresas almacenan sus objetos o mercancía. Su mayor ventaja es la reducción de costos al
compartir entre varios los pagos de arriendo y mantenimiento, sin embargo, su gran
desventaja es el riesgo de daños, contagio de plagas (que puedan contener la mercancía del
vecino) y robos, al poder manipular varias personas los objetos almacenados.
Este tipo de servicio es prestado por bodegas industriales y empresas pequeñas de Storage
que están empezando, en ellas el contrato de arriendo es asumido por una de las partes, ya
que, el acuerdo de gastos divididos se asume de manera personal entre los interesados. Es
importante resaltar que las empresas de Storage no ofrecen el servicio de bodegas
compartidas por los riesgos que representa para los clientes.
Una de las ventajas de este tipo de almacenamiento es el ahorro de costos como servicios
públicos o seguridad, en cuanto a las desventajas más notables están el deterioro de los
objetos almacenados por no contar con las infraestructuras adecuadas.
Aunque no todas las empresas presentan esta dificultad debido a su naturaleza mercantil y a
su gran tamaño, en estos casos el almacenamiento se clasifica así:
Bodega general de despacho: en ella se almacena mercancía por largo tiempo, aunque
su finalidad es otro lugar.
Bodega de rotación lenta: como su nombre lo indica es usada para almacenar
productos de baja rotación como equipos, maquinaria, repuestos, etc.
Bodegas de rotación rápida: sirve para el almacenamiento de productos de
distribución diaria, como alimentos.
En la planificación de la cadena de suministros la figura del jefe de almacén resulta clave para
conseguir un incremento de la calidad y de la eficacia del sistema. La elección de un buen jefe
de almacén es un factor determinante ya que tiene un papel fundamental en la gestión
logística.
El jefe de almacén será responsable del correcto funcionamiento de todas las actividades que
se desarrollan en él, la gestión del almacén y también de la optimización del espacio. Una
buena labor llevará a la empresa a unos resultados óptimos con el consiguiente aumento de la
calidad del servicio y de la satisfacción del cliente.
El encargado del almacén ahora tiene que ser un líder, teniendo en cuenta que está en su
mano conseguir los objetivos previstos de manera eficaz y productiva. Otra de las premisas
que tiene que cumplir todo buen jefe de almacén es ser un buen gestor, para ello debe contar
con los conocimientos técnicos necesarios para optimizar los recursos.
Además, la persona que desempeñe las funciones de jefe de almacén tiene necesariamente
que ser buen comunicador y negociador para tratar con los trabajadores y con terceros que
intervengan en el proceso. Para hacer valer la estrategia logística de la empresa tiene que
conocer diferentes técnicas y métodos de gestión del almacén para poner en práctica aquellas
que generen un mayor control de stocks y una mejora del servicio al cliente.
Para que el jefe de almacén pueda llevar a cabo todas estas tareas debe, necesariamente,
apoyarse en un buen sistema informático que le permita disponer de toda la información para
tomar las decisiones adecuadas. También debe estar al tanto de la normativa de seguridad y
salud laboral que tendrá que tener en cuenta en la gestión de casi todos los aspectos que son
de su competencia.
5. Localización de almacenes
La gestión de la ubicación es una cuestión muy importante para la mayoría de almacenes.
Incluso en almacenes pequeños como un cuarto con mercancía de una ferretería, saber en
cada momento la ubicación exacta de la mercancía reduce el tiempo de preparación de los
pedidos.
Por otro lado dependiendo del tipo de negocio y la cantidad de material, sea necesario que
tengamos Gestionar la ubicación de la mercancía. Por otro lado dependiendo del tipo de
negocio y la cantidad de material, sea necesario que tengamos Gestionar la ubicación de la
mercancía.
Determinar la ubicación de un almacén es uno de los aspectos primordiales que hay que
considerar antes de su instalación. La localización de la bodega es un factor que influye no sólo
en el aspecto constructivo, sino, sobre todo, en el estratégico, y puede ser decisivo en el éxito
o el fracaso del negocio.
El estudio de la ubicación de un almacén será más largo y complejo cuanto mayor sea el
tamaño de la empresa y, en consecuencia, su sistema de distribución. En cualquier caso este
estudio deberá realizarse mediante el examen de cuatro factores básicos: la producción, los
costos, la demanda y la competencia.
En cada uno de esos elementos se deben observar dos criterios de valoración para poder
realizar el análisis de la manera más ajustada a la realidad, como son el económico y el
comercial. Teniendo esto en cuenta se deben analizar algunas variables:
Para realizar el análisis de las características del producto que pueden influir en la ubicación
del almacén, se tienen en cuenta tres aspectos: su durabilidad, su estabilidad intrínseca y su
manejabilidad.
Durabilidad
Esta característica determina cuánto más o menos próximos han de estar ubicados los
almacenes de distribución respecto de los puntos de consumo.
Así, los productos de muy poca durabilidad (como las frutas y verduras frescas) requieren
instalaciones muy próximas a los puntos de adquisición final ya que el tiempo que transcurre
entre su producción o recolección y su consumo debe ser muy corto. Por lo tanto, estos
artículos no admiten la posibilidad de utilizar bodegas de tránsito en las que se emplea un
tiempo que, por muy pequeño que sea, resulta fatal para la conservación del producto.
Por el contrario, los productos de gran durabilidad, como casi todos los industriales, no
precisan bodegas muy próximas al punto de consumo, a menos en lo relativo a cómo influye el
tiempo en su calidad, ya que éste tiene muy poca o ninguna influencia en su conservación. Así
pues, este tipo de artículos puede ser albergado en cualquiera de los diferentes tipos de
bodegas, ya sean centrales, regionales o de tránsito.
Estabilidad intrínseca
Por estabilidad intrínseca se entiende la que posee el producto por sí mismo. Esto puede
afectar a su transporte y a la seguridad. Si el producto es muy inestable intrínsecamente,
necesitará instalaciones especiales de almacenaje ya que esa condición puede afectar a la
seguridad física del lugar e incluso a la salud de la población circundante. Un ejemplo típico
puede ser el de los productos químicos, en los que este factor hace que se recomiende que la
localización de las bodegas que los manejen se encuentre solamente en dos lugares, el de
producción y el de consumo, sin centros intermedios.
En el ejemplo comentado, el tamaño de las instalaciones deberá ser muy distinto, ya que en el
lugar de producción se podrá establecer un centro de volumen (verdadera bodega), mientras
que en el lugar de consumo solamente se establecerá un depósito de unas dimensiones
adaptadas a la demanda y al tiempo de transporte medio empleado entre ambas
localizaciones.
Manejabilidad
Las alternativas y facilidad que ofrece un producto para ser manejado pueden suponer una
característica restrictiva del número de movimientos que se puedan realizar con el artículo.
Los productos que son muy poco manejables (como los líquidos y los áridos a granel) deben
ser almacenados en el menor número de lugares posible ya que sus características hacen que
su costo aumente exponencialmente a medida que se realizan trasvases o transferencias.
Incluso, en la mayoría de los casos, pueden producirse deterioros de la calidad así como
pérdidas de volumen. Lo ideal es contar con dos tipos de bodegas solamente: la central que
estará situada en la planta de producción y la de materias primas que deberá estar localizada
en la planta de envasado del producto.
Estos artículos pasan a la categoría de muy manejables una vez envasados y la ubicación de la
bodega es totalmente independiente de su manejabilidad.
Conclusión
En el entorno actual, cada vez más competitivo y con menores márgenes, las organizaciones
buscan continuamente oportunidades de mejora que las haga más competitivas. En este
sentido, cada vez son más conscientes de la importancia de la gestión de almacenes (y la
gestión logística en general) como parte esencial a la hora de aportar más valor a sus clientes y
reducir sus costes. Esto justifica la tendencia hacia la externalización o subcontratación de los
operadores logísticos, debido a las ventajas en la gestión que se consiguen gracias a la
especialización y experiencia en la distribución física de los productos, con lo que las empresas
pueden concentrar todos sus recursos en lo que representa el centro de negocio.
Por otro lado la implementación de las estrategias aquí señaladas hará del almacén de un
departamento que realice sus actividades de manera eficaz y eficiente.