CAJA MENOR

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños
desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.
Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y
puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la
constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta
forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por
este fondo.

 Caja Menor: Los fondos fijos de caja menor son recursos en poder de algunos
funcionarios, que son manejados en efectivo y están destinados exclusivamente para
atender gastos menores

 Gastos Menores: Pagos que por su cuantía no ameritan elaborar un documento de pago.

 Vale de Transporte: Es el formato con el cual se entrega dinero a un funcionario para

cubrir gastos de transporte definitivos.

 Vale provisional: Es el formato con el cual se entrega dinero a un funcionario para cubrir
gastos de bienes, servicios o transporte, cuyo monto no se conoce anticipadamente con
exactitud y que posteriormente es legalizado mediante el vale definitivo o vale de
transporte.

1. Autorización de cajas menores

Las cajas menores se deben crear mediante orden emitida por la Gerencia General

2. Apertura de cajas menores

La Gerencia Administrativa y Financiera será la dependencia encargada de preparar las

comunicaciones por medio de las cuales se constituyan las cajas menores y de coordinar el
trámite para contar con la Disponibilidad Presupuestal

3. Apertura de cuentas corrientes

Los fondos de las cajas menores superiores a $1.500.000 de la Principal y Sucursales se

deben manejar en cuentas corrientes a nombre de La empresa indicando -Nombre del
cuentadante; para ello, la Gerencia Administrativa y Financiera debe enviar comunicaciones
a los Bancos seleccionados presentando a los funcionarios responsables del manejo, a
efecto de que sea autorizada la apertura de las respectivas cuentas corrientes.

Habrá fondos de cajas menores que pueden mantenerse en efectivo hasta por $1.500.000 y
se abrirán de acuerdo con los requerimientos de las Agencias.

En las cuentas corrientes que se establezcan de conformidad con el presente reglamento, no

se pueden registrar transacciones por consignaciones o retiros diferentes a los inherentes al
manejo de los recursos de las cajas menores.

4. Procedimientos de control y registro de cuentas corrientes y cajas menores.

El registro del movimiento de las cajas menores se debe llevar por los funcionarios asignados
para su manejo, en registros en Excel de acuerdo con la estructura de control que establezca
la Gerencia Administrativa y Financiera. Registro que en cualquier momento puede ser
verificado en línea desde la Oficina Central

Se deben manejar los siguientes controles:

Un control de Bancos, para registrar y contabilizar diariamente los desembolsos que afecten
el saldo de la caja menor.

Un control diario de la caja menor, para registrar las operaciones realizadas con cargo a los
fondos de la caja menor, por cada uno de los conceptos autorizados

Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronológico, con base
en los comprobantes o documentos que respalden cada operación, indicando: fecha,
codificación del gasto, concepto y valor, según los comprobantes y valor del Iva. .

La primera entrada en el control de Bancos (partida débito) corresponde al registro del abono
en la Cuenta Corriente que realicen los bancos por el giro de fondos que efectúe la empresa
o en su u defecto por la consignación que de los cheques tramite la Dirección Financiera por
la transferencia electrónica de fondos; y la primera salida (partida crédito) cuando se efectúe
el retiro del dinero de la cuenta corriente mediante giro del cheque por parte del funcionario
autorizado para el manejo de la cuenta corriente y se disponga de él en efectivo.

El funcionario autorizado para el manejo de la caja menor, debe enviar con Oficio a la
Dirección Financiera, copia o certificación de la consignación que se efectúe a la cuenta
corriente, expedida por la Entidad Bancaria respectiva.

La primera entrada (partida débito) en el Control diario de la caja menor, corresponderá al

valor del primer cheque que se expida para disponer de los fondos en efectivo, y la primera
salida (partida crédito) cuando se inicie el pago de los bienes o servicios.

Si los registros Auxiliares se llevan en forma manual, los errores de trascripción que se
lleguen a presentar se deben corregir mediante la anotación respectiva en el renglón
siguiente, de tal manera que quede constancia de la corrección.
No se admiten tachones, borrones o cualquier otra enmendadura.

Cuando sea necesario anular un folio se deben trazar dos líneas paralelas, entre las cuales
se indicará la razón de la anulación, la fecha y la firma del responsable del libro contable.

Cuando por alguna circunstancia sea necesario anular un cheque, se le debe recortar el
número para ser adherido a la colilla de la chequera; si ha sido firmado, se recorta y destruye
el espacio de la firma, y se adjunta el documento anulado al correspondiente comprobante de
egreso.
Respecto a los pagos de caja menor, el encargado de su manejo debe registrar en el control
o libro correspondiente:

a) El código al que corresponde imputarlo y la correspondiente cuenta contable;

b) Su monto bruto;
c) Las deducciones practicadas concepto y monto;
d) El monto líquido pagado;
e) La fecha del pago;
f) El NIT del beneficiario, y
g) Los demás datos que se consideren necesarios.
Así mismo se debe adicionar en el registro diario, la forma de pago de la compra, indicando
si se realizó en cheque o efectivo.

5. Funcionarios encargados del manejo

El Gerente General podrá designar a cualquier funcionario idóneo de la empresa para que
sea responsable del manejo de las cajas menores, excepto a quienes estén desempeñando
funciones de Almacenista, o tengan a su cargo el manejo de bienes o recaudo de dineros por
cualquier concepto.

Los pagos deben realizarlos solo los funcionarios que tengan a su cargo el manejo de las
cajas menores; no obstante si por alguna razón las compras del bien o servicio debieran
realizarla otros funcionarios, se les entrega el dinero necesario y se les hace firmar un recibo
provisional, el cual debe ser reemplazado por el comprobante definitivo a más tardar al día
siguiente hábil.

Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el

funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante comunicación,
encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras
subsista la situación; para lo cual solo se requiere de la entrega de los fondos y documentos
mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el registro
respectivo.

De otra parte, cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una
legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados, con corte a la fecha.

Cuando se presente cualquiera de estos eventos, los Administradores deben informar las
novedades a la Dirección Financiera para actualizar los registros correspondientes.

6. Conceptos y montos

La cuantía máxima de cada una de las cajas puede ser hasta por el valor que anualmente
autorice la Gerencia General

El dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para
sufragar gastos identificados y definidos y que tengan el carácter de urgente. De igual forma
los recursos podrán ser utilizados para el pago de viáticos y gastos de viaje, los cuales, solo
requerirán de autorización del Administrador.
Si se establece una caja menor para su utilización con chequera la disponibilidad en efectivo
con el fin de atender gastos urgentes y esporádicos, puede ser hasta del 10% del valor total
de la caja menor sin superar la suma de $1.500.000 y se deberá tener estricto control del
presupuesto asignado a cada concepto.

El monto máximo permitido para pagos en efectivo o giro de cheques es el equivalente al

10% del valor de la caja menor, sin exceder de $500.000.

Cuando se requiera atender gastos de mantenimiento, estos solo se aceptan si no están

contemplados en los contratos de mantenimiento celebrados, por lo tanto se debe contar
previamente con la autorización correspondiente expedida por la Gerencia Administrativa y
Financiera.

Con recursos de las cajas menores se pueden adquirir elementos de consumo, previa
constancia de la no-existencia expedida en oficinas centrales por la Dirección Administrativa

Los recursos asignados a las cajas menores se deben distribuir de la siguiente manera:

50% para atender gastos por pago de los siguientes servicios:

 Mantenimiento equipos de oficina.

 Mantenimiento de edificios.
 Mantenimiento equipo de transporte.
 Comunicaciones y transporte.

30% para atender gastos por compra de los siguientes bienes:

 Combustibles.
 Papelería y útiles de escritorio.
 Elementos de aseo y cafetería.
 Impresos y publicaciones.
 Otros materiales y suministros.

20% atender gastos de personal por viáticos y gastos de viaje

Nota: Para pago de viáticos y gastos de viaje con recursos de las cajas menores se requiere
autorización escrita del ordenador del gasto, que debe adjuntarse a la solicitud de reembolso
como requisito para la legalización del gasto.

Los recursos asignados a las cajas menores de la Oficina Central, se deben distribuir de la
manera como se estipule en la respectiva comunicación de asignación.

7. Documentos soporte de las transacciones

Los funcionarios con atribuciones para el gasto y pago, debe autorizar previamente con su
firma las compras de bienes y servicios susceptibles de atenderse con los recursos de la caja
menor, las cuales deben anexarse junto con la relación de gastos, la solicitud de reembolso,
la relación de retenciones practicadas y consignadas y el acta de arqueo, para su
correspondiente trámite de reembolso o legalización ante la Gerencia Administrativa y
Financiera

Las facturas que se reciban como soporte de cada uno de los desembolsos de las cajas
menores, deben cumplir todos los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto
Tributario:

Artículo 617. Requisitos de la Factura de Venta: Para efectos tributarios, la expedición de

factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el
lleno de los siguientes requisitos:

A) Estar denominada expresamente como factura de venta;

b) Apellidos y nombre o razón Social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio;
c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto
con la discriminación del IVA pagado;
d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de
facturas de venta;
e) Fecha de su expedición;
f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados;
g) Valor total de la operación;
h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura;
i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas;

ADICIONADO LEY 1231 DEL 17 DE JULIO DE 2008

Además la factura de venta debe contener

1) La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia

de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser
pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión.

2) La  fecha de recibo de la factura, con indicación del  nombre, o identificación o firma de
quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.

3) El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la

factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere
el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la
factura.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h),
deberán estar impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales
de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador
o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden
cumplidos los requisitos de impresión previa.

Los comprobantes de pago o comprobantes de egreso por caja menor utilizados, deben
numerarse en forma consecutiva y ascendente.
Todos los desembolsos que se realicen con recursos de las cajas menores, deben tener
como soporte adicional la constancia en el respectivo documento (facturas, recibos, cuentas
de cobro, etc.) del recibo a satisfacción del bien o servicio adquirido.

Si el proveedor es persona natural y no pertenece al régimen común, debe elaborar su

cuenta de cobro con el Nit, derivado de su inscripción al régimen simplificado.

8. Deducciones

Las deducciones que por cada compra se efectúen por concepto de Impuestos Nacionales
(Retención en la Fuente, Retención del IVA), deben ser consignadas, en las cuentas
corrientes o de ahorros que determine la Gerencia Administrativa y Financiera y las
deducciones por Impuestos Municipales (Retención del Impuesto de Industria y Comercio y
Avisos y otros conceptos), deben ser consignadas mensualmente en cada localidad.

Adicionalmente deben elaborar una relación detallando los sujetos de retención, el NIT, el
concepto de la compra o pago de servicios, el valor base de retención y el valor retenido, y
remitirla junto con copia de la consignación de las deducciones por impuestos nacionales a la
Dirección Financiera, a más tardar el quinto (5º) día de cada mes, así como las copias de los
formularios de consignación de impuestos municipales, debidamente diligenciados y
presentados.

9. Reembolsos y legalización de la caja menor

Con sujeción a lo dispuesto por Gerencia General los dineros entregados para viáticos y
gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto
y no se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado
el gasto anterior.

Cuando se haya gastado hasta el 70% de uno cualquiera de los rubros autorizados, o
cuando hayan transcurrido tres meses de constituido el fondo de caja menor o de haber
tramitado el último reembolso, previo arqueo de la caja menor, se debe presentar a la
Gerencia Administrativa y Financiera, una relación totalizada de los gastos efectuados,
clasificados por rubros del PUC, para su correspondiente trámite de reembolso y registro,
acompañada de la comunicación de reconocimiento de gastos.

Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja menor por cierre de vigencia, cambio
de responsable del manejo o cancelación de la misma, se debe realizar un arqueo físico por
parte de los funcionarios que para tal efecto designe la Gerencia Administrativa y Financiera
con el fin de garantizar que se efectúe el arqueo, el responsable del manejo de la caja menor
deberá coordinar lo pertinente con la Gerencia Administrativa y Financiera

Adicionalmente en el evento en que la Dirección Financiera al momento de tramitar la

legalización de la caja menor, detecte que no existe saldo disponible en uno de los conceptos
del gasto, debe gestionar la correspondiente adición .

En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los
requisitos que a continuación se indican:
1. Que los gastos estén agrupados por rubros del Puc , bien sea en el comprobante de pago
o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.
2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los
acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de
identidad o NIT, objeto y cuantía.
3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está
legalizando.
4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja
menor según el caso.
5. Que se haya expedido la comunicación de reconocimiento del gasto.
6. Que se haya dado ingreso al Almacén, de los elementos comprados.

10. Arqueos de la caja menor

Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos por funcionarios designados por los

Administradores , diferentes de quienes manejan las cajas menores, con el fin de garantizar
que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y
adecuados y que los saldos correspondan; constatando los recursos asignados a las cajas
menores, realizando el conteo físico, el control y seguimiento a cada uno de los rubros
presupuestales autorizados en las respectivas comunicaciones de apertura,
independientemente de la verificación por parte de la Auditoria.

De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia en informe
suscrito por el funcionario que los practique y quienes tengan asignadas las cajas menores.
Copia del informe se debe remitir a la Gerencia Administrativa y Financiera.

En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, la Gerencia Administrativa y

Financiera informará de ser pertinente, a la Gerencia para las investigaciones administrativas
a que haya lugar y a Contabilidad para los registros correspondientes.

En los arqueos se debe tener en cuenta que la suma del efectivo, el saldo en bancos, los
comprobantes de egreso y los recibos provisionales, debe ser igual al valor total autorizado
para la caja menor.

Se advierte que el dinero en efectivo, correspondiente a las deducciones efectuadas en cada

pago, no hace parte del disponible de la caja menor y por lo tanto no puede ser utilizado para
atender gastos.

11. Conciliaciones bancarias

Los responsables del manejo de las cajas menores con chequera deben enviar
mensualmente a la Dirección Financiera, el extracto bancario junto con fotocopia de la parte
pertinente de los registros auxiliares, para que esta dependencia realice la correspondiente
conciliación y ejerza los respectivos controles.

12. Prohibiciones

Se establecen las siguientes prohibiciones para el manejo de las cajas menores:

1. Atender gastos personales o préstamos y cambiar cheques del funcionario que tenga a su
cargo la caja menor, o de cualquier otra persona.
2. Adquirir elementos que existan en el almacén.
3. Adquirir elementos devolutivos.
4. Fraccionar pagos de un mismo elemento o servicio.
5. Atender pagos por conceptos distintos de los autorizados en la creación de la Caja menor.
6. Atender pagos por compromisos que deben constar por escrito.
7. Atender pagos por servicios personales y conceptos inherentes a la nómina.
8. Girar cheques en descubierto.
9. Permitir demoras mayores a dos días hábiles para la legalización de recibos provisionales.
10. Tramitar compras de bienes y servicios a crédito con el compromiso de cancelarlos con
los recursos de la caja menor.
11. Realizar desembolsos para atender gastos ajenos a la entidad.
12. Atender pagos por servicios públicos y arrendamiento de inmuebles.
13. Consignar recursos obtenidos por recaudo de servicios que presta la Empresa.
Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no se podrá constituir
otra o reemplazar hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

13. Póliza global de manejo

Con cargo a la empresa, la Gerencia Administrativa y Financiera es responsable de gestionar

ante la Compañía de Seguros respectiva, la inclusión en la Póliza Global de Manejo vigente
de los funcionarios a quienes se designe para el manejo de las cajas menores a nivel
nacional

14. Reintegros definitivos

Al cierre de cada período se deben legalizar todas las cajas menores, reintegrando a la
cuenta bancaria que determine la Gerencia Administrativa y Financiera los saldos en efectivo
y los saldos en bancos, de tal manera que las cuentas corrientes de cada Caja menor
queden en ceros y se debe elaborar la correspondiente comunicación de legalización de la
caja menor.

La legalización definitiva de las cajas menores, constituidas durante el período, se hará antes
del 20 de diciembre, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo
cuentadante responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento de su legalización
oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás
acciones legales a que hubiere lugar.

Cuando se decida la cancelación de una caja menor, su titular la legalizará en forma

definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió. En este caso, se debe saldar la
cuenta corriente.

Para efecto de los controles correspondientes, los Administradores, deben remitir a la

Dirección Financiera - Grupo Contabilidad un oficio remisorio de la certificación que les
expida el Banco con respecto a la operación de saldar la cuenta corriente.

Bibliografía
www.actualicese.com
www.gerencie.com