Procedimiento de Capacitación

PROCEDIMIENTO DE PROC-CAP/IND-03
CAPACITACIONES, VERSIÓN: 1
ENTRENAMIENTO E INDUCCION AGOSTO 2019
1. Objetivo:
Elaborar y desarrollar un plan de formación, capacitación entrenamiento,

inducción, re-inducción de acuerdo con los criterios establecidos y las necesidades
en cada proceso, en cuanto al SG-SST y respectivas actualizaciones de esta
norma, de manera que tenga el nivel de competencia suficiente para las
exigencias del cargo.
2. Alcance:
Este procedimiento aplica a todo el personal que labora e interviene directa e

indirectamente con la operación y el SG-SST.
3. Definiciones:
 Capacitación: Actividades planeadas, para desarrollar en sus funcionarios

y colaboradores, nuevas habilidades, conocimientos y actitudes que les
permitan desempeñarse eficientemente en sus cargos actuales y futuros.
 Inducción: Información específica al cargo, dada a un nuevo trabajador del
para realizar satisfactoriamente las funciones asignadas.
 Instructor Interno: Funcionario con la competencia, conocimiento y
calificación requerida para ejecutar una capacitación al interior de la
empresa.
 Instructor externo: Persona, ajena a la empresa con la competencia,
conocimiento y calificación requerida para ejecutar una capacitación al
interior de la empresa.
 Funcionario: Toda aquella persona trabajador de planta, que desempeña y
realiza labores especificas propias del objeto de la empresa
 Entrenamiento: Es la educación profesional que busca adaptar a la
persona a determinado cargo o puesto de trabajo. Su objetivo es buscar en
el trabajador los elementos esenciales para ejecutar un cargo de manera
adecuada y acorto plazo.
 Programa de inducción: Corresponde a un plan de actividades diseñado e
implementado en un tiempo definido, que facilita la incorporación y
adaptación de las personas a un nuevo cargo.
 Re-inducción: Continuación de la inducción que se lleva a cabo a través
de capacitación o profundización de la inducción primera, y una vez al año.
4. responsabilidad y autoridad.
ENTRENAMIENTO E INDUCCION DICIEMBRE 2018
Alta Dirección: Responsabilidad de la revisión y aprobación del plan de

capacitación, así como de la aprobación del presupuesto requerido para la
realización de las mismas.
Gerente de personal, responsable del SG-SST: Responsabilidad de la gestión y

coordinación de la detección de necesidades de capacitación, el desarrollo y
seguimiento de las mismas los registros asociados a su realización y las medidas
a que haya lugar.
Direcciones, Gerentes y Coordinadores: Responsabilidad por la detección de

necesidades de capacitación del grupo humano a su cargo, la realización de las
capacitaciones propias de su área y el seguimiento a la aplicación del
conocimiento en el puesto por parte del funcionario, de la información impartida
dentro del plan de capacitación.
Funcionarios y trabajadores: Responsabilidad con cumplir con los horarios

determinados para las capacitaciones, previendo con anticipación aspectos
laborales o personales que interfieran, interrumpan o suspendan su participación.
5. Proceso General
5.1 Detección de necesidades.
Inducción y re inducción corporativa.
El programa de inducción y re inducción de personal se realiza de la siguiente

manera:
Se tiene establecido un formato “programa de inducción” en el cual se identifican

las aéreas o procesos que van a brindarle la inducción al nuevo empleado; este
formato varía de acuerdo a las necesidades de inducción de cada cargo
Inducción y re-inducción en SST:
El programa de inducción o re-inducción SST se presenta con una presentación

de power-point y se identifican las siguientes necesidades: generalidades de la
empresa, aspectos generales y legales SST, factores de riesgo del puesto de
trabajo,derechos y deberes dentro del sistema general de riesgos profesionales,
procedimientos de seguridad, etc; dejando constancia en los formatos de

“programa de inducción y Evaluación proceso de inducción”.
Formación, capacitación y entrenamiento.
La Jefe de talento humano, responsable del SG-SST, llevara a cabo anualmente la

detección de necesidades de entrenamiento y capacitación, para esto se debe
tener en cuenta los siguientes aspectos. Perfil del cargo, matriz de peligros, matriz
de aspectos, reporte de actos y condiciones inseguras, evaluaciones del periodo
de prueba, auditorias anteriores, teniendo identificada ya las necesidades
contemplando los siguientes mecanismos para la obtención de la información.
Observación
Las directivas, gerencia, Gerentes y coordinadores identificaran en los equipos de

trabajo que lideran, necesidades de capacitación formación y entrenamiento
inherente a la labor allí desarrollada.
Solicitud directa
El funcionario solicitara a su Gerente inmediato incluir su requerimiento de

capacitación, siempre y cuando esté relacionado con el cumplimiento de los
objetivos del cargo y tenga incidencia directa con la calidad de su trabajo.
Modificación del trabajo
Las directivas, gerentes, Gerentes y coordinadores, evaluaran las necesidades de

modificaciones totales o parciales en las rutinas de trabajo, métodos, procesos o
procedimientos, que afecten o tengan incidencia directa en la calidad. En esta
categoría aplicaran las actualizaciones a que haya lugar de acuerdo a las
actividades desarrolladas en cada área.
Modernización de equipos
El Gerente de sistemas evaluara la necesidad de capacitación y entrenamiento a

todo el personal de la empresa, cada vez que se efectué renovación tecnológica.
Evaluación de desempeño
Las directivas, gerentes y coordinadores, evaluaran y determinaran la necesidad

de capacitación y entrenamiento, producto de los resultados grupales o
individuales de la evaluación de desempeño.
Evaluación SST
La responsable de SST, revisara la matriz de peligros, normatividad vigente en

SST y ambiente y programara la capacitación para informar y actualizar a los
funcionarios en estos temas.
Al recolectar la información del perfil del cargo, matriz de peligros, matriz de

aspectos, reporte de actos y condiciones de seguridad, evaluación del periodo de
prueba y desempeño, la Jefe de talento humano y el responsable de SST,
priorizaran los resultados obtenidos y elaboraran el cronograma
 Nivel básico deberá ejecutarse durante los seis meses siguientes al ingreso
de la compañía.
 Nivel complementario: Son aquellas capacitaciones que se programan para

mejorar las competencias de los trabajadores y se derivan de los
programas de gestión PVE, matriz de peligros y demás actividades del SG-
SST
5.2 Establecimiento plan de capacitación.
La Jefe de talento humano, responsable de SST, recibirán las necedades

de capacitación y las presentaran a la Alta Dirección en el formato PLAN DE
CAPACITACION ANUAL.
5.3 Planeación de la capacitación.
De acuerdo al PLAN DE CAPACITACION ANUAL aprobado por la alta

dirección, la Jefe de talento humano, responsable de SST, establecerán los
contactos y la logística para su coordinación y ejecución.
Es responsabilidad del Jefe de talento humano, responsable de SST, buscar la

reducción de costos dando prioridad a la utilización de medios y recursos
internos y realizando alianzas con las entidades de seguridad social, cajas de
compensación y demás entidades con las que se tenga contacto.
El Jefe de talento humano, responsable de SST, difundirán anualmente el plan

de capacitación institucional través de los medios establecidos por la empresa
comunicando a cada funcionario sobre su designación a los eventos de
capacitación cuando aplique.
5.4 Organización y ejecución de la capacitación
Es responsabilidad del Jefe de talento humano, responsable de SST, la

administración integral del Plan institucional de capacitación de cada una de
las áreas de la asociación, teniendo en cuenta el tipo de capacitación (interna
o externa), se siguen unos lineamientos de la siguiente manera.
Organización y ejecución de la capacitación en cada área.
Se dispone por la dirección general de cada área y bajo la responsabilidad del

área impartirá capacitación y entrenamiento de los funcionarios a su cargo.
Capacitación interna.
El funcionario responsable de impartir la capacitación, solicitara como mínimo

con cinco días de anticipación al Jefe de talento humano, responsable de SST,
la administración la gestión de recursos físicos y técnicos necesarios para su
ejecución, quienes serán responsables de gestionarlos y suministrarlos
oportunamente.
Es responsabilidad de todos los funcionarios de la empresa, cumplir con los

horarios determinados, para las capacitaciones, previendo con anticipación
aspectos laborales o personales que interfieran, interrumpan o suspendan su
participación.
El funcionario responsable de impartir la capacitación, remite al Jefe de talento

de humano, los registros de asistencia y evaluación de la capacitación, así
como las memorias físicas y en medio magnético si existiese, haciendo
entrega a su vez de los elementos y material utilizado para el desarrollo de la
misma. El jefe de talento humano consolidara en medio magnético y/o físico
los archivos por áreas.
5.5 Registro de capacitaciones.

El Jefe de talento humano, responsable de SST, son responsables de la

recepción, archivo, actualización y manejo de los registros de capacitación de
todo la empresa, entregar material necesario para el control de asistencia, con
el fin de dejar el registro de personal que toma la formación, capacitación y/o
entrenamiento, igualmente se deja copia del contenido de los cursos,
certificaciones o diplomas remitiendo al área de personal a quien corresponda
para ser adjuntadas a las hojas de vida.
El Jefe de talento humano, responsable de SST, son responsables de

mantener actualizadas las estadísticas de capacitación, preparando y
presentando a la alta dirección los resultados.
5.6 Evaluación de la capacitación.
Sera responsabilidad de cada director, jefe o coordinador de acuerdo al área

capacitada, realizar la evaluación de validación del conocimiento aprendido de
la información impartida en la capacitación interna, a cada una de los
funcionarios. Para garantizar la asimilación del conocimiento adquirido.

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PROCEDIMIENTO DE PROC-CAP/IND-03

Elaborar y desarrollar un plan de formación, capacitación entrenamiento,

Este procedimiento aplica a todo el personal que labora e interviene directa e

 Capacitación: Actividades planeadas, para desarrollar en sus funcionarios

Alta Dirección: Responsabilidad de la revisión y aprobación del plan de

Gerente de personal, responsable del SG-SST: Responsabilidad de la gestión y

Direcciones, Gerentes y Coordinadores: Responsabilidad por la detección de

Funcionarios y trabajadores: Responsabilidad con cumplir con los horarios

5.1 Detección de necesidades.

Inducción y re inducción corporativa.

El programa de inducción y re inducción de personal se realiza de la siguiente

Se tiene establecido un formato “programa de inducción” en el cual se identifican

Inducción y re-inducción en SST:

El programa de inducción o re-inducción SST se presenta con una presentación

procedimientos de seguridad, etc; dejando constancia en los formatos de

Formación, capacitación y entrenamiento.

La Jefe de talento humano, responsable del SG-SST, llevara a cabo anualmente la

Las directivas, gerencia, Gerentes y coordinadores identificaran en los equipos de

El funcionario solicitara a su Gerente inmediato incluir su requerimiento de

Modificación del trabajo

Las directivas, gerentes, Gerentes y coordinadores, evaluaran las necesidades de

El Gerente de sistemas evaluara la necesidad de capacitación y entrenamiento a

Las directivas, gerentes y coordinadores, evaluaran y determinaran la necesidad

La responsable de SST, revisara la matriz de peligros, normatividad vigente en

Al recolectar la información del perfil del cargo, matriz de peligros, matriz de

 Nivel complementario: Son aquellas capacitaciones que se programan para

5.2 Establecimiento plan de capacitación.

La Jefe de talento humano, responsable de SST, recibirán las necedades

5.3 Planeación de la capacitación.

De acuerdo al PLAN DE CAPACITACION ANUAL aprobado por la alta

Es responsabilidad del Jefe de talento humano, responsable de SST, buscar la

El Jefe de talento humano, responsable de SST, difundirán anualmente el plan

5.4 Organización y ejecución de la capacitación

Es responsabilidad del Jefe de talento humano, responsable de SST, la

Organización y ejecución de la capacitación en cada área.

Se dispone por la dirección general de cada área y bajo la responsabilidad del

El funcionario responsable de impartir la capacitación, solicitara como mínimo

Es responsabilidad de todos los funcionarios de la empresa, cumplir con los

El funcionario responsable de impartir la capacitación, remite al Jefe de talento

5.5 Registro de capacitaciones.

El Jefe de talento humano, responsable de SST, son responsables de la

El Jefe de talento humano, responsable de SST, son responsables de

5.6 Evaluación de la capacitación.

Sera responsabilidad de cada director, jefe o coordinador de acuerdo al área

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