REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCCION Y LA DEFENSA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMIENTAL DE LAS FUERZAS ARMADAS

Base de Datos

Profesora: Realizado por:

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 ÍNDICE

Pág.

Herramientas contables fundamentales con manejadores de base de datos

Paquetes computacionales………………………………………………………... 1
Software contable………………………………………………………………… 1
Ejemplo………………………………………………………………………….... 1

Estructura de un sistema contable.

Utilización de la información contable…………………………………………… 2
Característica de un sistema de información contable efectivo………………….. 3
Objetivo de la información………………………………………………………. 3
Cualidades de la información contable…………………………………………… 3
Requerimiento de la información y su entorno…………………………………… 4
Limitaciones de la información contable………………………………………… 5
Ejemplo………………………………………………………………………….. 5
Sistemas de cómputos administrativos……………………………………………….. 6

Paquetes Computacionales y sus Funciones

Un paquete computacional es un grupo de programas usados para realizar un trabajo de

ofimática (oficina) por ejemplo el paquete Microsoft office incluye: Word, Excel, PowerPoint,
Access cada uno de estos hace un trabajo distinto de oficina Word es un procesador de textos,
Excel para hacer cuentas, Power Point para realizar presentaciones, Access para realizar listados.
Los paquetes computacionales de contabilidad son programas ofrecen un mejor registro de la
información financiera, generación de informes más precisos y la capacidad de transmitir la
información financiera en formato electrónico seguro. El tipo de paquete de software de
contabilidad utilizado en las empresas depende del tamaño de operaciones de la compañía, el
número de usuarios y los diferentes segmentos o departamentos de la empresa.

Software Contable

El software de contabilidad hace que sea fácil gestionar tus finanzas personales o de

negocios. Algunos de los programas descritos aquí incluyen herramientas para evitar que te
olvides una factura o sobregires una cuenta, mientras te ayuda a ahorrar para el futuro. El
software de contabilidad hace todo lo necesario para manejar un pequeño negocio, desde la
facturación hasta la nómina de impuestos. Para ello solo hay que ingresar la información
requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los
cálculos necesarios. Muchos programas contables integran hojas de cálculo y aplicaciones de
texto dentro del sistema contable. Esto permite a los contadores la habilidad de exportar
transacciones financieras en un formato gerencial para preparar y revisar información; sin
embargo, los contadores deben revisar y verificar las transacciones financieras para asegurar que
toda la información reportada represente una foto verídica de la salud financiera de la compañía.

Programas de Negocios Pequeños y Personales

Las pequeñas empresas y las empresas individuales pueden utilizar sencillos programas
de software de contabilidad como QuickBooks o programas básicos de computación como
Microsoft Word o Excel. Estos programas son baratos y ofrecen soluciones básicas para la
facturación, el pago de proveedores y el registro de las ventas. Microsoft Word y Microsoft Excel
requieren mucho tiempo de preparación para la creación de facturas individuales u otros
formularios de negocio. Dependiendo de la versión de los programas de Microsoft, algunos
formularios pueden ser precarga dos en los programas.

Programas de Software de Tamaño Medio

Pueden encontrarse en el mercado programas de software de tamaño medio frente los

programas de mayor funcionalidad para múltiples usuarios. Las empresas pueden seleccionar
distintos modelos de negocio basados en el tamaño y el número de usuarios que acceden al
software. Si bien estos programas de software son más caros, las opciones de personalización
ayudan a limitar la compra de módulos innecesarios.

Programas de Software para Grandes Empresas

Las aplicaciones de contabilidad de negocios más caras y complejas suelen ser parte de
un paquete de software que lo abarca todo y que a veces se llama software ERP ("Enterprise
Resource Planning" – Sistema de Recursos Empresariales- ). El periodo de implementación de
estas aplicaciones suele ser mayor de 5 o 6 meses. En varios casos, las aplicaciones de
contabilidad de alta calidad son un paquete de funciones que necesitan una integración
importante, personalización y configuración. Su mayor ventaja es que están diseñadas para
soportar determinados procesos de la compañía, ya que puedan ser personalizadas y parame
rizadas para ajustarse a las necesidades del negocio. Ejemplos:

- Quicken: los productos Quicken ayudan a administrar las finanzas personales, negocios
en casa, o propiedades de alquiler. Quicken Deluxe simplifica finanzas personales con una página
de inicio que te permite ver toda la información de tu tarjeta de crédito, banco y préstamos en un
solo lugar. El programa también establece recordatorios de facturas.

- AccountEdge: AccountEdge, desarrollado específicamente para Mac, tiene todas las

herramientas que necesitas para manejar una pequeña empresa. Con él, puedes seguir una
cuenta bancaria empresarial, crear una nómina y controlar el inventario. Las herramientas fiscales
son también incluidas, para que puedas preparar tu declaración de impuestos de negocios
directamente desde el software.

Utilización de la información contable.

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información
bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable
de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema
contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las
actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo
el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la
información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
a) Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro
sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se
llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y
que se deben registrar en los libros de contabilidad.
b) La información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas
transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
c) Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman
decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las
transacciones de venta de una empresa como Marx sería demasiado larga para que
cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar
mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen
los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable
incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta
información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar
en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los
gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de
la empresa.

Característica de un sistema de información contable efectivo

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una

relación aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da a
la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son
los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger
sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

Objetivo de la información
La información contable debe servir fundamentalmente para: Conocer y demostrar
los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos
a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en
el periodo.
a) Predecir flujos de efectivo.
b) Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.
c) Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
d) Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
e) Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
f) Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
g) Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
h) Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica
representa para la comunidad.

Cualidades de la información contable

a) Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser

comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea
comparable.
b) La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.
c) La información es útil cuando es pertinente y confiable.
d) La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción
y es oportuna.
 e) La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual
represente fielmente los hechos económicos.

Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información.

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar
un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Aunque la Contabilidad ha logrado su
progreso más notable en el campo de los negocios, la función contable es vital en todas las
unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una
declaración de renta. Las grandes compañías por acciones son responsables ante sus
accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el público. Todos los ciudadanos necesitan
cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les
impone la sociedad.

Requerimiento de la información y su entorno

Uno de los aspectos que es preciso considerar cuando se estudia la empresa mediante el
enfoque de sistemas, es el ambiente, el medio en que ella está inserta y al cual pertenece con un
sentido de dependencia. Esta dependencia y subordinación de la empresa a su entorno, le plantea
determinadas exigencias a las cuales debe ceñirse y/o dar respuestas.
La finalidad de toda empresa puede plantearse en tres planos diferentes:
a) Producir bienes y /o servicios en forma eficiente de manera de satisfacer mejor las
necesidades de la población.
b) Lograr resultados positivos en el desarrollo de sus actividades.
c) Permitir la realización del hombre en su trabajo y contribuir a su desarrollo integral, por una
parte, y por otra cumplir con las obligaciones sociales y públicas a las que se encuentra
obligada por el hecho de ser miembro de una comunidad.

En muchas oportunidades el verdadero problema no es encuentra en no disponer de la

información necesaria, sino que está dado por la situación contraria, es decir, tener demasiada
información. Esta situación proviene principalmente de las siguientes causas:
a) No existe un estudio tendiente a determinar las reales necesidades de información.
b) Detectar aquella que ya no sea útil y eliminarla del sistema.
c) Recoger los nuevos requerimientos y agregarlos al sistema.
d) No se revisan en forma periódica las necesidades de información para:
e) Cundo se realiza lo señalado en a y en b, generalmente resulta un trabajo largo y arduo
determinar las necesidades de los usuarios, dedo que estos no tienen claridad suficiente
respecto de sus funciones y de sus atribuciones.

Limitaciones de la información contable

 Primero que nada las limitaciones de la información contable van a depender del tipo de
información que se está utilizando, ya que la información depende del giro que tenga la empresa.
Por esto vamos a nombrar algunas de las limitaciones que tienen estos sistemas, ya que
abarcarlos todos sería muy difícil. Nos centraremos principalmente en la información que afecta al
control, relación con los costos de la empresa y con la toma de decisión de la empresa.

Sistemas de Cómputos Administrativos:

Constan de diferentes módulos: Clientes y Cuentas por Cobrar y Proveedores y Cuentas

por pagar, control de inventarios, nóminas, etc. que le permite mantener toda la información sobre
sus clientes y proveedores, así como llevar el control de todas las transacciones que la empresa
realice con los mismos. Manejan su información en múltiples formatos de bases de
datos tanto cliente servidor como MS SQL-Server , Interbase , Oracle y también en bases de
datos desktop como Access y paradox. Las características de los sistemas es que utilizan
mecanismos de transacciones provistas por estos servidores de bases de datos lo cual los
hace seguros y confiables en el registro y control de las transacciones. Los especialistas en
Sistemas de cómputo tienen un mercado de trabajo muy amplio, ya que pueden desarrollarse en
cualquier área de la empresa. En términos generales lo relacionamos directamente con la
Contaduría Pública ya que este trabaja casi con las mismas funciones pero más computarizada
mente y conociendo más a fondo sobre los software contables. Cabe destacar que es de suma
importancia saber que la tecnología de la información ha ido avanzando de una manera increíble y
que hoy en día hay programas informático y así como programas contables que de una manera
impresionante nos ayudan a poder hacer las cosas de una manera más fácil y menos costoso así
como también nos ahorramos mucho tiempo con la ayuda de estos programas. Los sistemas de
información combinan una serie de técnicas de diversas áreas como son: administración,
computación, contabilidad y estadística, entre otras. Estas técnicas junto con la herramienta más
importante de los últimos anos, la computadora, permiten crear una estructura de información
completa con características específicas a lo que se le exija.

Referencias Bibliográficas