SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: GFPI-F-019

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 4

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Código: 122121
Formación: Versión: 2
ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA

Nombre del
Proyecto:
ORGANIZAR LA
DOCUMENTACIÓN 210601008
TENIENDO EN Código:
CUENTA LAS
NORMAS LEGALES
Y DE LA
ORGANIZACIÓN
Fase del proyecto: EN EJECUCION

Actividad (es) del Actividad (es) de Aprendizaje: MATERIALES DE FORMACIÓN

Proyecto: DEVOLUTIVO CONSUMIBLE (unidades
Creación de un Despachar los documentos (Herramienta - equipo) empleadas durante el
manual de generados en la unidad programa)
Administración administrativa, teniendo en
de cuenta las normas gramaticales
Correspondencia. y de sintaxis, las normas
técnicas colombianas para la
elaboración y presentación de
los documentos, las normas
internas y la legislación vigente.

Operar los recursos tecnológicos

requeridos para el recibo, el
despacho y la organización de
los documentos, de acuerdo con
las políticas institucionales.

Preservar los documentos

(soporte físico o digital) para el
suministro de información de
acuerdo con las normas, las
técnicas, la tecnología
disponible y la legislación

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vigente

Resultados de Competencia:
Aprendizaje:  Marcadores
ORGANIZAR LA  Computador
Recibir los DOCUMENTACIÓN  Lapicero
documentos de
TENIENDO EN Aula Y  video beam
acuerdo con las
políticas CUENTA LAS Unidad  Hojas
organizacionales y NORMAS LEGALES Productiva
La legislación Y DE LA  Tablero.  Lápiz
vigente ORGANIZACIÓN
 Guía de
Aprendizaje,
taller,
instrumentos
de evaluación

Duración de la guía Horas: 120 horas

( en horas):

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2. INTRODUCCION

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, ya

que expresan en forma original el desarrollo histórico de su misión, funciones y
actividades. Su importancia radica en comprender el valor que tienen para:

Para la Administración: Todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir

con frecuencia a los documentos que han producido o recibido durante su gestión a fin
de verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar decisiones,
responder tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o requerimientos
de los ciudadanos. Con un archivo bien organizado el funcionario no tendrá que partir de
cero o invertir su tiempo en búsquedas infructuosas, elevando los costos de operación,
atraso, confusión y en general una deficiente administración.
.
Para la Comunidad y el Estado: los archivos tienen la capacidad de documentar
derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del estado y de este con otro
estados. Su existencia, desempeño y desaparición, son siempre demostrables a través
de los documentos.

Para el desarrollo Económico y Social: El mejoramiento de las condiciones de vida de la

población objetivo constante de todas las políticas, planes y programas de desarrollo
económico y social de los gobiernos. Por lo anterior los antecedentes sobre estas
actividades son de mucho valor para determinar los logros y fracasos de estos
programas.

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3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS

• PUESTO DE TRABAJO:
- CONCEPTO
- COMPONENTES
- ÚTILES, ELEMENTOS Y MOBILIARIO.
• PROCEDIMIENTO Y HERRAMIENTAS, MANUALES O AUTOMATIZADAS, PARA
EL RECIBO Y EL DESPACHO DE DOCUMENTOS.
• EQUIPOS Y APLICATIVOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.
- IMPRESORA DE MATRIZ DE PUNTOS PARA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS.
- RELOJ ELECTRÓNICO PARA RADICACIÓN
- INTERNET E INTRANET Y CORREO ELECTRÓNICO
- EQUIPOS DE REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
• CONCEPTOS DE:
- GESTIÓN DOCUMENTAL
- DOCUMENTO, CLASES DE DOCUMENTOS
- DOCUMENTO DE ARCHIVO
- DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO.
- SOPORTES DOCUMENTALES.
- COMUNICACIONES OFICIALES.
- CORRESPONDENCIA
• UNIDADES DE INFORMACIÓN. CONCEPTO.
• UNIDAD DE CORRESPONDENCIA.
- CONCEPTO
- OBJETIVOS
- SERVICIOS QUE PRESTA.
• MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL. CONCEPTO E IMPORTANCIA
• LEGISLACIÓN VIGENTE PARA TRÁMITE DE DOCUMENTOS.
• ESTRUCTURA ORGÁNICO-FUNCIONAL DE LA ORGANIZACIÓN.
• TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. CONCEPTO E IMPORTANCIA.
• CANALES O MEDIOS DE INGRESO DE LOS DOCUMENTOS: MENSAJERÍA,
FAX,
CORREO TRADICIONAL, CORREO ELECTRÓNICO, PÁGINA WEB.
• CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN RECIBIDA:
- CORRESPONDENCIA PERSONAL.
- FOLLETOS, REVISTAS Y PUBLICACIONES SERIADAS

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- COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS: INTERNAS Y EXTERNAS.

- COMUNICACIONES CONFIDENCIALES RECIBIDAS: INTERNAS Y EXTERNAS.
- COMUNICACIONES RECIBIDAS POR FAX.
- COMUNICACIONES RECIBIDAS A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO.
• RADICACIÓN. CONCEPTO Y PROCEDIMIENTO, MANUAL O ELECTRÓNICO,
PARA LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS PRODUCIDOS Y RECIBIDOS
(INTERNOS O EXTERNOS).
• INTERPRETACIÓN, ANÁLISIS Y SÍNTESIS DE LA INFORMACIÓN.
• PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS.
• FORMATOS Y APLICATIVOS PARA EL REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS
RECIBIDOS.
• RECORDATORIO O SERVICIO DE ALERTA DE CORRESPONDENCIA.
• DISTRIBUCIÓN. CONCEPTO Y PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DE
LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS Y RECIBIDOS (INTERNOS O EXTERNOS).
• NORMAS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL,
ORIENTADAS AL RECIBO DE DOCUMENTOS: CONCEPTO Y APLICACIÓN.
- ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PARA EL DESEMPEÑO DE LAS FUNCIONES.
• COMUNICACIÓN. CONCEPTO
- TRANSMISIÓN DE MENSAJES
- MEDIOS Y CANALES DE COMUNICACIÓN.
• COMUNICACIÓN EMPRESARIAL. CONCEPTO.
• MENSAJERÍA. CONCEPTO Y TIPOS.
• NORMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL VIGENTES.
• MEDIOS DE CONSULTA DE DOCUMENTOS.
• PRÉSTAMO Y RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS (TESTIGO, FICHA DE
AFUERA PARA PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS).
• FASE DE DESCARGUE DE LA CORRESPONDENCIA.
- CONCEPTO
- PROCEDIMIENTO
3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

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3.3. Actividades de Aprendizaje

1. Lea con atención el documento y resalta las ideas principales

2. Realice síntesis del documento

3. Presente un ensayo sobre la importancia del archivo

4. Elabore un modelo de documento de petición (solicitud de documento en archivo).

5. Investigue sobre el archivo que se tiene en su institución Antonio Roldán Betancur (sustente la
investigación).

Ambiente(s) requerido(s):

Aula de informática, aula con mesas polivalentes para trabajo colaborativo, espacio amplio para el
montaje del evento, auditorio, placas deportivas

Medios y Recursos requeridos: Medios:

Equipo de computo con conectividad, video Beam, Sofía Plus: Sistema Optimizado para el
Aprendizaje Activo (Software académico del Sena)

4. CRITERIOS DE EVALUACION

• UTILIZA LOS ÚTILES, PAPELERÍA, ELEMENTOS, MOBILIARIO Y EQUIPOS REQUERIDOS PARA LA RECEPCIÓN
Y DESPACHO DE DOCUMENTOS TENIENDO EN CUENTA LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN.

• OPERA LOS EQUIPOS Y APLICATIVOS PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS INTERNOS Y

EXTERNOS, DE ACUERDO CON EL MANUAL DE OPERACIÓN.

• CONTROLA LA VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS TENIENDO EN CUENTA LAS TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL.

• RECEPCIONA LOS DOCUMENTOS APLICANDO LOS PROCEDIMIENTOS Y LA NORMATIVIDAD VIGENTE.

• INGRESA LOS DOCUMENTOS APLICANDO EL MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL, LAS NORMAS DE

GESTIÓN DE LA CALIDAD Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

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• CLASIFICA LA DOCUMENTACIÓN RECIBIDA DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN.

• DIRECCIONA LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO CON EL DESTINATARIO O DEPENDENCIA

CORRESPONDIENTE.

• UTILIZA LOS ELEMENTOS DE PROTECCIÓN, DE ACUERDO CON LAS NORMAS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y
SALUD OCUPACIONAL DURANTE EL DESEMPEÑO DE SUS FUNCIONES.

• APLICA EL PROCEDIMIENTO PARA LA RADICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS POR DESPACHAR, UTILIZANDO

LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE.

• REGISTRA LOS DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS POR DESPACHAR, APLICANDO EL MANUAL DE

GESTIÓN DOCUMENTAL Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE.

DISTRIBUYE LAS COPIAS DE LOS DOCUMENTOS POR ENVIAR DE ACUERDO CON LAS NORMAS INTERNAS Y
LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

• CONSERVA LAS COPIAS DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS DE ACUERDO CON LAS NORMAS DE LA
ORGANIZACIÓN Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

• APLICA TÉCNICAS DE PLEGADO Y EMBALAJE PARA EL DESPACHO DE LOS DOCUMENTOS, DE ACUERDO

CON LAS NORMAS TÉCNICAS Y LAS DE CORREO Y MENSAJERÍA.

• REALIZA EL DESCARGUE DE LOS DOCUMENTOS TRASLADADOS A LAS DEPENDENCIAS RESPONSABLES DE

SU TRÁMITE, DE ACUERDO CON EL MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

• COMPRUEBA EL REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS Y DESPACHADOS, DE ACUERDO CON LAS

NORMAS Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

5. EVIDENCIAS DEL APRENDIZAJE

Evidencias de Conocimiento

- Lista de chequeo
- sustentación de consultas
- actividades
- evaluaciones de forma escrita y oral.

DE PRODUCTO

- Resultado de la valoración de informes escritos sobre los trabajos realizados en equipo.

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DE DESEMPEÑO:

- Resultado de la observación de la participación en las actividades, tanto individual como en equipo,

- el respeto
- la responsabilidad
- la criticidad
- la creatividad.
- La autonomía
- la tolerancia
- el liderazgo
- asertividad en el trabajo desarrollado.

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