PROGRAMA DE TRABAJO IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA

PROGRAMA MODERNIZA
EMPRESA: ____________________________________ FECHA:____________
RESPONSABLE DEL PROYECTO:
SEMANA
No. Descripción de actividades Evidencia Documental Disponibilidad Lugar de Resguardo OCT NOVIEMBRE DIC
3 4 1 2 3 4 1 2
ELEMENTO 1: CALIDAD HUMANA EN PRIMER LUGAR
Técnica 1. Lenguaje y Estructura para la Transformación
Establecer una matriz de responsabilidades con todos los Matriz de Responsabilidades Carpeta Anaquel o Cajón p/programa
1 involucrados en el proceso de cambio, para definir quien va a
implementar cada una de las técnicas
Elaborar cronograma de implementación de las 12 técnicas Cronograma de Implementación Carpeta Tablero de comunicación
2
Anaquel o Cajón p/programa
Capacitar a los mandos medios y altos en el lenguaje básico y si Listas de Asistencia y Material Carpeta Anaquel o Cajón p/programa
es posible a todo el personal. No debe de estar fuera de la
3
capacitación ninguna persona que tenga responsabilidad de una
técnica o de un área de la empresa didáctico.
4 Aplicar examen del lenguaje a las personas capacitadas Evaluaciones Carpeta o Sistema Anaquel o Cajón p/programa
Abrir una carpeta para la documentación del sistema de gestión Carpeta Carpeta Anaquel o Cajón p/programa
5
con un separador por cada una de las técnicas

Técnica 2. Las 5’S

Entrenar al personal en las 5S y aplicar examen Listas de Asistencia y Material
1
didáctico.
2 Hacer comité de 5S
3 Tomar fotografías
4 Preparar y hacer día de la bermuda (o en varios días, puede ser
por departamento)
5 Tomar fotografías con la nueva apariencia
6 Hacer hoja de verificación
7 Elaborar estándares de orden y limpieza

Técnica 3. Liderazgo y Desarrollo Humano

1 Capacitar a todos los puestos de mandos altos y medios en el

tema de liderazgo
2 Elaborar un organigrama de la empresa
Para cada área de la empresa establecida en el organigrama
3
definir metas claras
Establecimiento claro y oficial de la autonomía de cada área para
4
alcanzar las metas establecidas
5 Seleccionar a los instructores internos
Capacitar a los instructores internos en los módulos A. B y C del
6
Programa de Educación y Desarrollo Humano
7 Hacer un programa de capacitación para todo el personal
8 Capacitar a todo el personal y aplicarles evaluación
9 Publicar los resultados de la capacitación

ELEMENTO 2. MERCADO - PRODUCTO

Técnica 4. Mercado
1 Definir los segmentos y nichos de mercado
Seleccionar mercados meta y definir sus necesidades principales
2

Considerando las necesidades del mercado meta, rediseñar el

3
producto o servicio conformando el producto ampliado
4 Aplicar encuestas de satisfacción (al menos 25)
5 Procesar las encuestas
6 Proponer acciones de acuerdo al resultado de las encuestas
Establecer un sistema de quejas y sugerencias para aprovechar
7
los comentarios de los clientes y se les de seguimiento

Técnica 5. Postura de Atención

1 Definir quienes son los colaboradores que están en contacto con

el cliente
Definir, documentar y dar a conocer la postura de atención
2
deseada, así como la apariencia del personal
Nombrar y capacitar a instructores internos en el módulo de
3
postura de atención
Preparar material y programar cursos de postura de atención a
4
todos los colaboradores que tienen contacto con el cliente
5 Capacitar y evaluar al personal en postura de atención
Hacer psicodramas entre los colaboradores de situaciones difíciles
6
o anormales

Técnica 6. Técnica de Ventas

Definir el mensaje que nos permitirá transmitir los beneficios que
1
la empresa ofrece al cliente
2 Seleccionar el medio adecuado para transmitir el mensaje
Capacitar en técnica de ventas a las personas de las que
3
dependen las ventas
4 Diseñar una estrategia de ventas adecuada para la empresa
5 Implementar la estrategia de ventas
6 Medir el desempeño de la estrategia de ventas
Continuamente mejorar la estrategia de ventas en función del
7
desempeño

ELEMENTO 3. GERENCIAMIENTO DE RUTINA

Técnica 7. UGB´s

1 Establecer formalmente los grupos de trabajo de acuerdo a los

productos o servicios que prestan
Capacitar a las personas que forman los grupos de trabajo en las
2
técnicas de Gerenciamiento de Rutina (7,8 y 9)
Documentar por UGB quienes son sus clientes internos y externos
3
y las necesidades (requisitos) que deben satisfacer
Documentar por UGB quienes son sus proveedores y los
4
requisitos para ellos
Establecer para cada UGB al menos un indicador de medición y
5
su meta
Incluir en la administración visual el indicador de cada UGB para
6
medir el cumplimiento
Definir la misión de cada UGB, enfocada en la satisfacción de sus
7
clientes y en cualquier aspecto crítico para el éxito en el área

Técnica 8. Estandarización de la Rutina

A través de las mismas UGB´s formadas y ya con la definición de
1 productos, clientes y proveedores, elaborar una matriz de
prioridades para determinar que procesos hay que estandarizar
Adaptar y seleccionar los tipos de documentos que se van a usar,
2 ya sea procedimientos operativos o lineamientos para la rutina,
según convenga

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PROGRAMA MODERNIZA
EMPRESA: ____________________________________ FECHA:____________
RESPONSABLE DEL PROYECTO:
SEMANA
No. Descripción de actividades Evidencia Documental Disponibilidad Lugar de Resguardo OCT NOVIEMBRE DIC
3 4 1 2 3 4 1 2
Con la participación de los miembros de la UGB, documentar las
3 rutinas sin olvidar los registros que ayudan a monitorear que la
rutina se esta llevando a cabo
Entrenar a los miembros de la UGB y a los nuevos miembros
4
conforme ingresen, en los estándares documentados
5 Continuar la estandarización hasta cubrir cualquier proceso que lo
requiera de acuerdo con la matriz de prioridades

Técnica 9. Administración Visual

1 Definir los indicadores de las UGB´s que serán expuestos de

manera visual
Definir que otra información de interés se va a publicar en la
2
administración visual
3 Estandarizar el tipo de apoyo visual
4 Implementar los apoyos visuales en cada una de las UGB
Hacer recorridos por los mandos altos para verificar la información
5
expuesta y asegurarse que siempre este actualizada

ELEMENTO 4: GERENCIAMIENTO DE MEJORA

Técnica 10. PDCA y Rendición de Cuentas
Elaboración de los 3W de las 12 técnicas del sistema Dia –
1 Lajaconet, debidamente llenados con fecha, responsable, firma
del (los) responsable (s) y autorización de la dirección.
2 Colocar los 3W en la carpeta del sistema de gestión.
Si existe algún plan de mejora adicional, utilizar el formato 3W de
3 la misma manera que se hicieron para la implementación de las
técnicas del sistema.
Capacitar a todos los involucrados y responsables de técnicas en
4
el PDCA y Rendición de cuentas.
Elaborar un calendario con las fechas de todos los workshop que
5 se realizarán para la rendición de cuentas de las técnicas. Y
colocarlo en un lugar visible.
Realizar todos los workshop programados de acuerdo al
6 calendario (no mover fechas) y dar reforzamiento positivo o
negativo de acuerdo a los resultados presentados.
7 Registrar los resultados de workshop.

Técnica 11. Política Básica y Directrices

Elaborar un diagnóstico de la empresa considerando Fuerzas,
1
Amenazas, Debilidades y Oportunidades
Establecer y aprobar por la dirección la Política Básica del
2
Negocio definiendo Misión, Visión y Valores
Definir las directrices del negocio con base en el diagnóstico,
3 (para esta etapa inicial será suficiente establecer como directriz la
implementación del Sistema)
Difundir la Misión, Visión y los Valores establecidos entre los
colaboradores, el sistema de difusión es de acuerdo a cada
4
negocio, pero puede ser a través de pláticas, cuadros en lugares
visibles, gafete, etc
Desplegar las directrices a todos los niveles de la organización
5
hasta el nivel de ejecución de las acciones
Cuando sea necesario, formar los equipos de mejora que se
6
encargarán de realizar los planes para el logro de las directrices

Técnica 12. Sistema de Información y Análisis Financiero

1 Diseñar un sistema de información con los indicadores clave de

cada UGB y los indicadores clave a nivel negocio
Establecer la forma y frecuencia para la recolección,
2
procesamiento y difusión de la información
Identificar que documentos, controles ó rutinas deben
3 establecerse como parte del análisis financiero dentro de la
empresa
Diseñar una metodología de análisis financiero y establecer el
4
gerenciamiento de rutina
5 Identificar las prioridades financieras del negocio
Elaborar un plan de acción que ataque las prioridades financieras
6

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EMPRESA: ____________________________________ FECHA:_______________________________________________

¿Cuando? Implementación (Semanas)

No. ¿Qué? ¿Quién? Evidencia Documental 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

ELEMENTO 1: CALIDAD HUMANA EN PRIMER LUGAR

Técnica 1. LAS REGLAS DEL JUEGO

Revisar el diagnóstico con los mandos altos de la empresa. Listado de prioridades

1
Identificar prioridades financieras. financieras
Seleccionar los indicadores vitales de la empresa a nivel Registro y calculo de los
2
financiero, mercado y procesos. indicadores
Capacitar y evaluar a los mandos medios y altos en los 10 Listas de Asistencia HT1.2 y
3
conceptos del lenguaje de gestión. Evaluaciones HT1.3
Elaborar o revisar el organigrama de la empresa. Para cada
4 Organigrama HT1.4 y HT1.5
área establecer metas.
Establecer una matriz de responsabilidades con los Matriz de Responsabilidades
5
involucrados en el proceso de cambio. HT1.1

6 Desarrollar o revisar el reglamento interno de trabajo. Reglamento HT1.6

Completar El Camino Amarillo con ¿QUIÉN? y ¿CUÁNDO? Y

7 El Camino Amarillo
cualquier actividad adicional, conforme avance el programa

Técnica 2. Las 5’S

Listas de Asistencia HT1.2 y

1 Entrenar al personal en las 5S y aplicar examen.
Evaluaciones HT2.1
Para empresas medianas y grandes formar un equipo de 5'S Hoja de Nombramiento o
2
con un responsable de cada área o UGB. memo.

3 Tomar fotografías de las áreas críticas. Fotografías HT2.2

Preparar y hacer día de la bermuda (o en varios días si es

4 Fotografías
necesario)

5 Tomar fotografías con la nueva apariencia. Fotografías HT2.2

6 Hacer hoja de verificación y aplicar inicialmente cada semana. Hoja de Verificación HT2.3

Promover la elaboración de estándares de orden y limpieza en

7 Estándares. HT2.4
las diferntes áreas de la empresa.

Técnica 3. Liderazgo y Desarrollo Humano

Capacitar y evaluar a todos los mandos altos y medios en el Listas de Asistencia HT1.2 y
1
tema de liderazgo. Evaluaciones HT3.1 y HT3.2
Dfinir la madurez de los subordinados y autoevaluar estilo de
2 Matriz de Madurez HT3.4
liderazgo.
En función de los puntos 1 y 2, elaborar planes individuales de
3 Planes 2W. QUE, CUANDO.
desarrollo como líder.
Capacitar al personal en el tema de Desarrollo Humano y Listas de Asistencia HT1.2
4
aplicar evaluación. Evaluaciones HT3.3
Abrir expediente de cada colaborador permanente de la
5 Expedeintes HT3.5
empresa.
Elaborar descripciones de puesto para los colaboradores
6 Descripción de puesto HT3.6
permanentes con tareas rutinarias.
Hacer un programa de capacitación anual ó trimestral para
7 Programa de Capacitación
todo el personal en aspectos técnicos y humanos.

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ELEMENTO 2:

Técnica 4. Características del Mercado

Identificar las características de los mercados a los que vende

1
la empresa

2 Crear una base de datos de nuestros clientes actuales y potenciales

3 Crear un catalogo de productos que ofrece la empresa

4 Revisar las características de otros segmentos en el mercado Estudio de mercado

5 Hacer una matriz de mercados y productos. Actuales y nuevos

Identificar empresas competidoras y empresas que pueden

6
ser complementarias
Revisar el estudio de mercado con las personas que dirigen la
7
empresa

Técnica 5. Los Factores Clave del Éxito

Ht 5.1 Segmentación de
1 Realizar el ejercicio de segmentación del mercado
mercado
Identificar las necesidades principales de cada nicho que nos
2 HT 5.2 Necesidades de nichos
sea atractivo
Identificar con que características cubriremos las necesidades
3 HT 5.3 Del Que al como
del mercado
Clasificar las características como inesperadas, basicas y de
4
durabilidad

5 Redactar la propuesta de valor para cada nicho de mercado HT 5.4 Oferta de valor

Hacer un diagnóstico competitivo y/o un análisis de factores HT5.5 y HT 5.6 Diagnóstico

6
clave de éxito competitivo y Factores Clave
Con toda la información de la técnica 5 elaborar un plan de
7
acción para

Técnica 6. La Promoción de la empresa

1 Revisar los métodos actuales de promoción de la empresa

Recabar información a través de Internet de los clientes

2
importantes de la empresa
Revisar y si es necesario mejorar la base de datos de los
3
clientes
Definir la forma de ampliar nuestra base de datos y
4
mecanismos para servirlos
Establecer una forma y practicarla para arrancar contactos
5
con clientes nuevos
Definir la forma como la empresa fortalecerá la credibilidad
6
con sus clientes
Establecer un sistema de planeación y seguimiento acorde
7
con las necesidades de la emrpesa

ELEMENTO 3: Procesos

T7. Diseño de procesos

1 Revisar el organigrama y compararlo contra los procesos Organigrama

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¿Cuando? Implementación (Semanas)

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2 Elaborar un mapa de Macro procesos del negocio Diagrama

Documento de conformación
3 Documentar por UGB: Misión, clientes y proveedores
de UGB's
Capacitar a las personas de las UGB en las técnicas de Listas de Asistencia, Material
4
Procesos (7,8 y 9) didáctico y Evaluaciones
Realizar reuniones con Clientes y Proveedores para validar la Modificaciones a documento
5
información anterior de conformación
Listado de desperdicios por
6 Identificar los desperdicios más significativos en cada UGB
orden de importancia
Elaborar un 3W de las acciones que se puedan emprender
7 3W
para reducir los desperdicios

T8. Estandarización

A nivel de empresa identificar las rutinas o procesos que son

1 Matriz de prioridades
prioridad para estandarizar
Adaptar y seleccionar los tipos de documentos que se van a
2 Formatos
usar, para estandarizar.
Con la participación de los miembros de la UGB, documentar
3 Estándares
los estándares
Entrenar a los miembros de la UGB y a los nuevos miembros
4 Registro de Capacitación
conforme ingresen, en los estándares documentados
Continuar la estandarización hasta cubrir cualquier proceso Plan de implementación de la
5
que requiera de acuerdo con la matriz de prioridades estandarización

6 Entrenar a las personas que usaran los estandares Estandares firmados

Supervisar los primeros días con el nuevo estándar y hacer

7 Cambios a los estándares
las correcciones necesarias

T9. Evaluación

Definir los indicadores de las UGB´s que serán expuestos de

1 Indicadores
manera visual
Definir que otra información de interés se va a publicar en la
2 Diseño de apoyo visual
administración visual

3 Estandarizar el tipo de apoyo visual Apoyos visuales

4 Implementar los apoyos visuales en cada una de las UGB Apoyos colocados

Establecer para cada UGB al menos un indicador de Apoyos visuales de UGB´s,

5
medición Misión y objetivos de UGB´s.
Mensualmente establecer metas en los indicadores y apoyar
6 Metas
el gerenciamiento

7 Diseñar e implementar un sistema de auditorías Sistema documentado

ELEMENTO 4: Finanzas

T10. Sobrevivencia

Diagnostique la situación financiera de su empresa en cuanto

1
a control de documentación
Revisar y si es necesario definir un método adecuado para
2
concentrar la documentación
Revisar y si es necesario adaptar el catalogo de cuentas de la
3
empresa
Reunir a todos los colaboradores que manejan recursos y que
4
requieren comprobar gastos y sensibilizarlos acerca del tema

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No. ¿Qué? ¿Quién? Evidencia Documental 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Revisar las prioridades financieras de la empresa y establecer

5
reglas y estandares adecuados para mejorar el desempeño
Asegurar que la empresa disponga de los conocimientos
6 fiscales especializados para el adecuado cumplimiento de
obligaciones.
7 Establecer un esquema de planeación y control por obra

T11. Rentabilidad

Negociar con contador el servicio contable que requiere la

1
empresa con entrega regular de estados financieros
Establecer un sistema de revisión mensual de las finanzas de
2
la empresa
Revisión mensual del estado de resultados y del balance
3
general, llegando a conclusiones y acciones de mejora
Revisión mensual de estado de flujos de efectivo, llegando a
4
conclusiones y acciones de mejora
Elaboración de un flujo de efectivo (Entradas y salidas)
5
previendo el siguiente periodo, mensual o semanal

6 Calcular el punto de equilibrio de la empresa

Elaborar analisis horizontal y vertical de los estados

7
financieros

T12. Crecimiento

Analizar la rentabilidad de la empresa calculando las 3

1
palancas

2 Identificar áreas de oportunidad para mejorar la rentabilidad

Definir si la empresa tiene potencial de crecimiento con los

3
activos actuales
Proyectar el crecimiento que puede tener la empresa en los
4
próximos 5 años definiendo que activos requiere
Definir como financiar el crecimiento y desarrollar Estados
5
financieros proforma

6 Definir la estrategia de aprovechamiento de las utilidades

Hacer calculos de TIR para los activos que adquiera la

7
empresa

ELEMENTO 5: Planeación

T13. Planeación Estratégica

Elaborar un diagnóstico de la empresa considerando Fuerzas, Formato FODA y documento

1
Amenazas, Debilidades y Oportunidades de diagnóstico
Establecer y aprobar por la dirección la Política Básica del
2 Documento de política básica
Negocio definiendo Misión, Visión y Valores

3 Definir las directrices del negocio con base en el diagnóstico Documento con directrices

4 Difundir la política básica. Cuadros firmados, gafetes etc.

Desplegar las directrices a todos los niveles de la organización

5 Documento de despliegue
hasta el nivel de ejecución de las acciones
Definir los responsables de la ejecución de las directrices. En
6 Documento de despliegue
caso necesario formar equipos
Revisión del presupuesto necesario para la ejecución de las
7 Documento de despliegue
directrices

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¿Cuando? Implementación (Semanas)

No. ¿Qué? ¿Quién? Evidencia Documental 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

T14. Planeación operativa

Adaptar a la empresa el camino amarillo de cada técnica,

1 Camino amarillo
eliminando o incluyendo acciones.
Elaborar un 3W para las acciones que se contemplan en las
2 3W
directrices
Elaborar un 3W para cada mejora que la empresa decida
3 3W
implementar
Capacitar a todos los involucrados y responsables de técnicas
4 Listas de asistencia
en el PERA y Rendición de cuentas.
Elaborar un calendario con las fechas de las reuniones de Calendario de rendición de
5
rendición de cuentas cuentas
Registrar los resultados en el calendario de rendición de Calendario de rendición de
6
cuentas cuentas
Diseañar un sistema de reuniones para todo el ciclo anual que
7 Sistema anual de reuniones
cubra las necesidades de la empresa.

T15. Alianzas y diversificación

Revisar alianzas actuales en sus condiciones y conveniencia y Documento que regule la

1
si es necesario documentar y ajustarla de comun acuerdo alianza
Definir que alianzas podrían ser de interés para la empresa
2 Análisis
considerando su política básica y su situación financiera
Definir los requisitos y el procedimiento que debemos definir
3 Procedimiento
para realizar una alianza
Revisar el nivel de diversificación de la empresa y definir si es
4 Analisis
conveniente
Antes de realizar cualquier diversificación realizar un análisis
5 Analisis
de factibilidad técnica, comercial y financiera
Preparar presentación del caso de éxito de la empresa y
6 Presentación
difundir entre los colaboradores de la empresa
Planear la adaptación e implementación del Método de
7 Plan
Maximización de Resultados en la empresa

FONDO PYME.Este programa es de caráter público, no es patrocinado ni promovido por partido político alguno y sus recursos provienen de los impuestos que
pagan todos los contribuyentes. Está prohibido el uso de este programa con fines políticos, electorales, de lucro y otros distintos a los establecidos. Quien haga
uso indebido de los recursos de este programa deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley aplicable y ante la autoridad competente.

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