Access SQL: conceptos básicos, vocabulario y sintaxis

Si quiere recuperar datos desde una base de datos, solicite los datos mediante lenguaje de consulta estructurado o SQL. SQL es un lenguaje de
computación que se asemeja al inglés, pero que comprenden los programas de base de datos. Todas las consultas que ejecuta usan SQL en
segundo plano.

Si comprende el funcionamiento de SQL podrá crear mejores consultas además de facilitar la forma de solucionar una consulta que no devuelve los
resultados que quiere.

Este es uno de un conjunto de artículos sobre Access SQL. En este artículo, se describe el uso básico de SQL para seleccionar datos y se usan
ejemplos para ilustrar la sintaxis de SQL.

¿Qué es SQL?

SQL es un lenguaje de computación para trabajar con conjuntos de datos y las relaciones entre ellos. Los programas de bases de datos relacionales,
como Microsoft Office Access, usan SQL para trabajar con datos. A diferencia de muchos lenguajes de computación, SQL no es difícil de leer y
entender, incluso para un usuario inexperto. Al igual que muchos lenguajes de computación, SQL es un estándar internacional reconocido por
organismos de estándares como ISO y ANSI.

SQL se usa para describir conjuntos de datos que pueden ayudarle a responder preguntas. Al usar SQL, debe usar la sintaxis correcta. La sintaxis
es el conjunto de reglas mediante las que se combinan correctamente los elementos de un idioma. La sintaxis SQL se basa en la sintaxis del idioma
inglés y usa muchos de los mismos elementos que la sintaxis de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

Por ejemplo, una simple instrucción SQL que recupera una lista de los apellidos de contactos cuyo nombre es María podría ser similar a esto:

SELECT Last_Name
FROM Contacts
WHERE First_Name = 'Mary';

Nota: SQL no se usa solo para manipular datos, sino también para crear y modificar el diseño de objetos de base de datos, como tablas. El elemento
de SQL que se usa para crear y modificar objetos de base de datos se denomina lenguaje de definición de datos (DDL). Este tema no trata el DDL.

Instrucciones SELECT

Para describir un conjunto de datos con SQL, se escribe una instrucción SELECT. Una instrucción SELECT contiene una descripción completa de
un conjunto de datos que quiere obtener de una base de datos. Se incluye lo siguiente:

 Qué tablas contienen los datos.

 Cómo se relacionan los datos de orígenes diferentes.
 Qué campos o cálculos proporcionarán los datos.
 Criterios que los datos deben cumplir para ser incluidos.
 Si se deben ordenar los datos y, en caso de ser así, cómo deben ordenarse.

Cláusulas SQL

Como una frase, una instrucción SQL tiene cláusulas. Cada cláusula realiza una función de la instrucción SQL. Algunas cláusulas son necesarias
en una instrucción SELECT. En la siguiente tabla, se enumeran las cláusulas SQL más comunes.

Cláusula Función Obligatorio

SQL
SELECT Muestra una lista de los campos que contienen datos de interés. Sí
FROM Muestra las tablas que contienen los campos de la cláusula SELECT. Sí
WHERE Especifica los criterios de campo que cada registro debe cumplir para poder No
ser incluido en los resultados.
ORDER Especifica la forma de ordenar los resultados. No
BY
GROUP En una instrucción SQL que contiene funciones de agregado, muestra los Solo si están
BY campos que no se resumen en la cláusula SELECT. estos campos
HAVING En una instrucción SQL que contiene funciones de agregado, especifica las No
condiciones que se aplican a los campos que se resumen en la instrucción
SELECT.
 Términos de SQL

Cada cláusula SQL se compone de términos, comparables a elementos de la oración. En la siguiente tabla, se enumeran los tipos de términos de
SQL.

Término de Elemento de la Definición Ejemplo

SQL oración comparable
identificador sustantivo Nombre que se usa para identificar un objeto de la Clientes.[Número de
base de datos, como el nombre de un campo. teléfono]
operador verbo o adverbio Palabra clave que representa o modifica una acción. AS
constante sustantivo Valor que no cambia, como un número o un valor nulo 42
(NULL).
expresión adjetivo Combinación de identificadores, operadores, > = Productos.[Precio
constantes y funciones que se evalúa como un valor por unidad]
único.

Cláusulas SQL básicas: SELECT, FROM y WHERE

Una instrucción SQL tiene el formato general:

SELECT field_1
FROM table_1
WHERE criterion_1
;
Notas: Access pasa por alto los saltos de línea en una instrucción SQL. En cambio, conviene usar una línea para cada cláusula para que las
instrucciones SQL sean más fáciles de leer por todos.

Cada una de las instrucciones SELECT termina con un punto y coma (;). El punto y coma puede aparecer al final de la última cláusula o solo en
una línea al final de la instrucción SQL.

Un ejemplo en Access

A continuación, se muestra el aspecto que podría tener en Access una instrucción SQL para una consulta de selección simple:

1. Cláusula SELECT
2. Cláusula FROM
3. Cláusula WHERE

En este ejemplo de instrucción SQL, se indica "Seleccionar los datos almacenados en los campos Dirección de correo electrónico y Empresa de la
tabla llamada Contactos, específicamente aquellos registros en los cuales el valor del campo Ciudad sea Seattle".

A continuación, se incluye un ejemplo y se describe cada cláusula para mostrar cómo funciona la sintaxis SQL.

Cláusula SELECT

SELECT [E-mail Address], Company

Esta es la cláusula SELECT. Se compone de un operador (SELECT) seguido de dos identificadores ([Dirección de correo electrónico] y Empresa).

Si un identificador contiene espacios o caracteres especiales (como "Dirección de correo electrónico"), se debe escribir entre corchetes.

Una cláusula SELECT no tiene que mencionar las tablas que contienen los campos y no puede especificar las condiciones que deben cumplir los
datos que se van a incluir.
 La cláusula SELECT siempre aparece antes que la cláusula FROM en una instrucción SELECT.

Cláusula FROM

FROM Contacts

Esta es la cláusula FROM. Se compone de un operador (FROM) seguido de un identificador (Contactos).

Una cláusula FROM no enumera los campos que se van a seleccionar.

Cláusula WHERE

WHERE City="Seattle"

Esta es la cláusula WHERE. Se compone de un operador (WHERE) seguido de un identificador (Ciudad="Seattle").

Nota: A diferencia de las cláusulas SELECT y FROM, la cláusula WHERE no es un elemento obligatorio en una instrucción SELECT.

Puede llevar a cabo muchas de las acciones que le permite realizar SQL con las cláusulas SELECT, FROM y WHERE. En estos artículos
adicionales se presenta más información sobre cómo usar estas cláusulas:

 Access SQL: cláusula SELECT

 Access SQL: cláusula FROM
 Access SQL: cláusula WHERE

Ordenar los resultados: ORDER BY

Como Microsoft Excel, Access le permite ordenar los resultados de la consulta en una hoja de datos. También puede especificar en la consulta cómo
quiere ordenar los resultados al ejecutar la consulta, mediante una cláusula ORDER BY. Si usa una cláusula ORDER BY, es la última cláusula en la
instrucción SQL.

Una cláusula ORDER BY contiene una lista de los campos que quiere usar para ordenar, en el mismo orden en el que quiere aplicar las operaciones
de ordenación.

Por ejemplo, suponga que quiere ordenar los resultados por el valor del campo Empresa en orden descendente y, en caso de que haya registros
con el mismo valor para Empresa, quiere ordenarlos además por el valor indicado en el campo Dirección de correo electrónico en orden ascendente.
La cláusula ORDER BY podría ser similar a la siguiente:

ORDER BY Company DESC, [E-mail Address]

Nota: De forma predeterminada, Access ordena los valores en orden ascendente (A-Z, de menor a mayor). Use la palabra clave DESC para ordenar
los valores en orden descendente en su lugar.

Trabajar con datos resumidos: GROUP BY y HAVING

A veces quiere trabajar con datos resumidos, como las ventas totales en un mes o los elementos más caros de un inventario. Para ello, aplique una
función de agregado a un campo en la cláusula SELECT. Por ejemplo, si quiere que la consulta muestre el recuento de las direcciones de correo
electrónico enumeradas de cada empresa, la cláusula SELECT podría ser similar a la siguiente:

SELECT COUNT([E-mail Address]), Company

Las funciones de agregado que puede usar dependen del tipo de datos que haya en el campo o la expresión que quiera usar. Para obtener más
información sobre las funciones de agregado disponibles.

Especificar campos que no se usan en una función de agregado: Cláusula GROUP BY

Al usar funciones de agregado, normalmente debe crear también una cláusula GROUP BY. Una cláusula GROUP BY enumera todos los campos a
los que no se aplica una función de agregado. Si aplica funciones de agregado a todos los campos en una consulta, no tendrá que crear la cláusula
GROUP BY.

Una cláusula GROUP BY va inmediatamente después de la cláusula WHERE, o la cláusula FROM si no hay ninguna cláusula WHERE. Una cláusula
GROUP BY enumera los campos tal y como aparecen en la cláusula SELECT.

Por ejemplo, siguiendo con el ejemplo anterior, si la cláusula SELECT aplica una función de agregado a [Dirección de correo electrónico] pero no a
Empresa, la cláusula GROUP BY sería similar a la siguiente:

GROUP BY Company
Limitar los valores de agregado mediante los criterios de agrupación: cláusula HAVING

Si quiere usar criterios para limitar los resultados, pero el campo al que quiere aplicar los criterios se usa en una función de agregado, no puede usar
una cláusula WHERE. En su lugar, use una cláusula HAVING. Una cláusula HAVING funciona como una cláusula WHERE, pero se usa para los
datos agregados.

Por ejemplo, suponga que usa la función COUNT (que devuelve un número de filas) con el primer campo de la cláusula SELECT:

SELECT COUNT([E-mail Address]), Company

Si quiere que la consulta restrinja los resultados según el valor de esa función COUNT, no puede usar un criterio para ese campo en la cláusula
WHERE. En su lugar, coloque los criterios en una cláusula HAVING. Por ejemplo, si solo quiere que la consulta devuelva filas si hay más de una
dirección de correo electrónico asociada a la empresa, la cláusula HAVING podría ser similar a la siguiente:

HAVING COUNT([E-mail Address])>1

Nota: Una consulta puede incluir una cláusula WHERE y una cláusula HAVING: los criterios para los campos que no se usan en una función de
agregado se corresponden con la cláusula WHERE y los criterios de los campos que se usan en las funciones de agregado se corresponden con la
cláusula HAVING.

Combinar los resultados de las consultas: UNION

Si quiere revisar todos los datos obtenidos en conjunto de varias consultas de selección similares, como un conjunto combinado, use el operador
UNION.

El operador UNION le permite combinar dos instrucciones SELECT en una. Las instrucciones SELECT que combine deben tener el mismo número
de campos de resultado, en el mismo orden y con el mismo tipo de datos o con tipos de datos compatibles. Al ejecutar la consulta, los datos de cada
conjunto de campos correspondientes se combinan en un único campo de resultado de modo que el resultado de la consulta tenga el mismo número
de campos que cada una de las instrucciones SELECT.

Nota: Para las consultas de unión, los tipos de datos Texto y Número son compatibles.

Si usa el operador UNION, también puede usar la palabra clave ALL para especificar si los resultados de la consulta deben incluir las filas duplicadas,
si existe alguna.

La sintaxis básica de SQL para una consulta de unión que combina dos instrucciones SELECT es la siguiente:

SELECT field_1
FROM table_1
UNION [ALL]
SELECT field_a
FROM table_a
;

Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Productos y otra tabla denominada Servicios. Ambas tablas tienen campos que contienen
el nombre del producto o servicio, el precio, la disponibilidad de garantía del servicio o de garantía del producto, y si el producto o servicio se ofrece
de forma exclusiva. Aunque en la tabla Productos se almacena información de garantía del producto y en la tabla Servicios se almacena información
de garantía del servicio, la información básica es la misma (si un producto o servicio determinado incluye una garantía de calidad). Puede usar una
consulta de unión, como la que se muestra a continuación, para combinar los cuatro campos de las dos tablas:

SELECT name, price, warranty_available, exclusive_offer

FROM Products
UNION ALL
SELECT name, price, guarantee_available, exclusive_offer
FROM Services
;