18.1.1 Control de Registros

Código MAN-SST-018-DOC-000
MANTENIMIENTO DEL SISTEMA Versión 0

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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE REGISTROS DEL SISTEMA

1. OBJETIVO
Este procedimiento define la metodología para controlar los registros

del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, en
conformidad con los requisitos especificados en la Ley 29783. Se
establecen las especificaciones para la identificación,
almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y
disposición final de los registros, todo esto con la finalidad de
proporcionar la evidencia del cumplimiento de las normativas, así
como la eficacia del funcionamiento del SGSST.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los registros que forman parte del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Empresa
(CINEPLANET).
3. DEFINICION DE TERMINOS
Algunas definiciones básicas:

 Registro: documento que presenta resultados obtenidos, o
proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.
 Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo: Documento que

recoge los objetivos y metas específicos para asegurar un
lugar de trabajo optimo, así como los plazos y los medios
fijados para la aplicación de dichas medidas.
 Procedimiento de Seguridad y Salud en el Trabajo:

Documento en los que se establecen las responsabilidades,
dando respuesta a los requisitos de la Ley 29783.
 Formato: Modelo o plantilla utilizada normalmente para
registrar las actuaciones definidas en los diferentes
documentos que conforman el SGSST.
 Registro: Documento que proporciona evidencias objetivas
de las actividades realizadas.
4. RESPONSABLES
Gerente General
 Velar por el uso de registros especificados en los procedimientos y

velar por el cumplimiento de este procedimiento.
Jefe de área:
 Cumplir con los lineamientos de este procedimiento para el
control de los registros.
5. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTO
Secuencia de Etapas Descripción

1.1 Identifica los registros que pertenecen
1. Identifica los registros de SGSST. al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo
2.1 Se diseñan los formatos de registró que

se emplearan en todos los procesos para
mostrar la evidencia objetiva del SGSST, así
2. Diseñar formatos. también se establecen los requerimientos
del formato como: título, código, número
de revisión, fecha y firma de la persona
quien lo elaboro.
3.1 Distribuye los formatos de los registros

de calidad de todos los procesos.
3. Distribuye los formatos. 3.2 La entrega de los formatos se da por

medio electrónico con el fin de que la
distribución sea rápida y que al imprimirlo
este se convierte ya en un registro.
4.1 El llenado del formato de registro debe
ser realizada por la persona que realiza la
actividad cuidando los aspectos:
 Que la información sea completa y

4. Llenar los Registros. legible.
 Que no se lleven a cabo tachones o
enmendaduras.
 Los espacios que no sean rellenados se

deberán cancelar con una línea horizontal.
5.1 Determina el lugar de almacenamiento

y el acceso de los registros. Se deben
determinar los cargos que pueden tener
acceso al archivo de los registros, teniendo
5. Determina el lugar de
en cuenta que si una persona no
almacenamiento y el acceso.
autorizada requiere algún registro debe
consultarlo a través de los cargos
autorizados. Esta información se registra en
el Listado Maestro de Registros.
6.1. Se establece en el Listado Maestro de

Registros el tiempo de retención o
6. Establece el tiempo de conservación de cada uno de los registros
retención. de SGSST. Se deben tener en cuenta los
requerimientos legales para determinar el
tiempo de retención de algunos registros.
7.1 La recuperación de la evidencia

registrada es a través de la propia
identificación, almacenamiento y
protección de los registros.
7.2 La forma de protección de los registros,

7. Asegura la protección y debe asegurar que no sean dañados,
Recuperación de Registros de independientemente del medio usado
Calidad durante su vigencia. para almacenarlos.
7.3 Genera un respaldo en físico o

electrónico cuando sea conveniente que
garantice la recuperación en caso de
siniestro o contingencia que los ponga en
riesgo de pérdida.
8.1 Retiene los registros en el lugar de uso
durante el tiempo establecido en la lista
para Control de Registros del SGSST.
8.2 Los registros de calidad con carácter

legal deberán retenerse en archivos según
8. Retención de Registros de lo que establece la ley.
Calidad
8.3 Dispone de los registros una vez que el
periodo de uso y almacenamiento
establecido para cada uno de los registros
ha finalizado, con el fin de poderlos
recuperar en caso de así requerirse.
9.1 El destino final de los registros es la:

9.Disposicion Final destrucción, digitalización, guardar en un
archivo magnético entre otros.
RESUMEN DE REVISIONES
Revisión Fecha Modificaciones

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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE REGISTROS DEL SISTEMA

Este procedimiento define la metodología para controlar los registros

Algunas definiciones básicas:

 Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo: Documento que

 Procedimiento de Seguridad y Salud en el Trabajo:

 Velar por el uso de registros especificados en los procedimientos y

Secuencia de Etapas Descripción

2.1 Se diseñan los formatos de registró que

3.1 Distribuye los formatos de los registros

3. Distribuye los formatos. 3.2 La entrega de los formatos se da por

 Que la información sea completa y

 Los espacios que no sean rellenados se

5.1 Determina el lugar de almacenamiento

6.1. Se establece en el Listado Maestro de

7.1 La recuperación de la evidencia

7.2 La forma de protección de los registros,

7.3 Genera un respaldo en físico o

8.2 Los registros de calidad con carácter

9.1 El destino final de los registros es la:

Revisión Fecha Modificaciones

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