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    Correspondencia Separata

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    Javier Alberto Manrique Quiñonez
    Este documento proporciona instrucciones para combinar una hoja de cálculo de Excel con un documento de correspondencia en Word. Explica cómo seleccionar una hoja de cálculo existente como origen de datos, hacer coincidir los nombres de campo y columna, e insertar campos de combinación de correspondencia para recuperar información específica de contactos y agregarla al documento.

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    Correspondencia Separata

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    Javier Alberto Manrique Quiñonez
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    Este documento proporciona instrucciones para combinar una hoja de cálculo de Excel con un documento de correspondencia en Word. Explica cómo seleccionar una hoja de cálculo existente como origen de datos, hacer coincidir los nombres de campo y columna, e insertar campos de combinación de correspondencia para recuperar información específica de contactos y agregarla al documento.

    Descripción original:

    Correspondencia

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    de 6

    1

    Combinar correspondencia con una hoja de cálculo de Excel

    Cuestiones previas sobre la base de datos desarrollada en Excel:


     La hoja de cálculo de Excel que se usará en la combinación de correspondencia se almacena en su
    equipo local preferentemente en el escritorio.
     Todos los datos que se combinarán están presentes en la primera hoja de la hoja de cálculo.
     Los nombres de columna en la hoja de cálculo coinciden con los nombres de campo que desea
    insertar en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, para dirigirse a los lectores por su nombre
    en el documento, deberá separar columnas de nombre y apellidos.
     Los cambios o adiciones en la hoja de cálculo se completan antes de que se conecte a su
    documento de combinación de correspondencia Word.
     En Excel, verificar que la hoja de cálculo con el nombre de Lista de destinatarios.xls se presenta como en
    la siguiente figura:

     En Word, seleccione la opción correspondencia.


    2

     Seleccionar destinatarios, elija Usar una lista existente.

     Seleccionar el archivo de origen de datos Lista de destinatarios.xls

     Seleccionar la Hoja1$ y verificar que la casilla de casilla de verificación (La primera fila de datos contiene
    encabezados de columna) se encuentre seleccionada. Luego hacer clic en el botón de comando Aceptar.
    3

     Seleccionar Editar lista de destinatarios para seleccionar destinatarios específicos.

     Seleccionar los 4 primeros registros de la lista de destinatario desactivando la casilla de verificación


    correspondiente a Nieves Pedro. Luego, hacer clic en el botón Aceptar.

     Desarrollar el documento de invitación

     Puede insertar uno o más campos de combinación de correspondencia para que obtenga la información
    de su hoja de cálculo y la inserte en el documento. Insertar el campo Apellidos.
    4

     Insertar el campo Nombres.

     Hacer vista previa de los resultados

     Verificar que se presenta el documento con los datos del primer registro almacenado en la base de
    datos.
    5

     Ir al siguiente destinatario de la lista haciendo clic en el botón de comando Siguiente ( ).

     Imprimir los documentos generados

     Grabar el documento generado con Archivo->Guardar como.


    6

     Nombrar al archivo generado con el nombre de Correspondencia.docx.

    Tarea:

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