SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES

Informe: uso de herramientas digitales en organizaciones educativas, en

correspondencia con sus propósitos de gestión.

FERNEY HERNAN CASTAÑEDA LÓPEZ

PRESENTADO A: JAVIER MEDINA CRUZ

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

MAESTRIA EN TECNOLOGIAS DIGITALES APLICADAS A LA EDUCACIÓN

YOPAL - CASANARE

2020
 INTRODUCCIÓN

El mundo actual vive en constante cambio, la sociedad se ve envuelta en

transformaciones estructurales importantes dejando atrás rápidamente lo que
antes creíamos novedoso, el mundo globalizado y comunicado como nunca antes
revela un afán por destruir el ayer. La tecnología establece un nuevo orden social
que jalona nuevos objetivos y permea todos los momentos de la vida, estamos
pensando virtualmente. Pensar diferente conlleva a estructurar cada uno de
nuestros procesos de igual manera.

Enfocaremos nuestro análisis en los sistemas de información (SI) de las

instituciones educativas en donde tendremos la posibilidad de identificar cada uno
de los procesos de gestión y como estos a su vez se estructuran gracias las
ventajas que ofrecen los SI. Tendremos la oportunidad de evaluar cómo funcionan
los procesos de gestión al interior de nuestras instituciones educativas en este
caso abordaremos la IE Braulio González para identificar falencias en cuanto a
sus procesos administrativo, académico y estratégico, para luego plantear
alternativas que mejoren su efectividad.
Parte I.

Elabore un mapa mental dando respuesta a la siguiente pregunta ¿cómo

los procesos de una institución educativa pueden apoyarse con el uso de un SI, y
mediante qué SI en cada proceso, según su mapa de procesos? Utilice la
herramienta MindMeister para su elaboración.

https://mm.tt/1408965060?t=Rb5q93NC6L

Parte II.

Genere una solución para dar soporte a la gestión académica,

administrativa y estratégica de una institución educativa en estudio, teniendo en
cuenta sus propósitos de gestión y el aporte de los SI a la solución de las
necesidades identificadas, en los diversos procesos de la institución. (Máximo 500
palabras).
SISTEMAS DE INFORMACIÓN IE. BRAULIO GONZALEZ
Es imposible pensar una sociedad sin tecnología, nuestra cotidianidad nos
lo exige, los aparatos tecnológicos nos inundan y dependemos en gran medida
cada día de ellos. No es una opción es una necesidad y hasta una obligación.
Pensar una forma de educar mediada por la tecnología ya no es el futuro es el
presente, se hace necesaria la modernización de las instituciones educativas, el
pensamiento docente y su planificación dentro de un nuevo rol acorde a su
momento.
El mejoramiento y actualización de las instituciones educativas ha sido uno
de los retos más destacados de las últimas décadas en Colombia por parte del
ministerio de educación, dentro de esos planes de mejoramiento existe un tema
trascendental en la modernización de las organizaciones y éste es la
sistematización de los procesos que permiten el correcto funcionamiento.

Teniendo en cuenta que un sistema de información (SI) según Norton

(1999) Es un conjunto de aplicaciones de software que apoyan la ejecución de
procesos de negocios al interior de una organización, automatizando el flujo de
información entre tales procesos. Los sistemas de información en las instituciones
educativas se convierten en el mecanismo más eficaz para solventar
problemáticas frente al flujo desbordado de información en los diferentes procesos
al interior. El crecimiento exponencial de la población en algunas regiones del
país ha llevado a las instituciones educativas (IE) a enfrentar complicaciones en el
manejo de la información, tanto en la recolección, forma de procesarla y
almacenarla como en el momento de entregar resultados o presentar informe de
sus procesos.

Contextualizando lo dicho anteriormente observaremos el funcionamiento

de la institución educativa Braulio González de la ciudad de Yopal Casanare, con
el fin de analizar el proceso de implementación del sistema de información en las
distintas dependencias. Este colegio público cuenta con tres sedes en las cuales
se ofrece educación pre-escolar, básica primaria, básica secundaria y media
técnica, con una población de estudiantes cerca de los tres mil quinientos
estudiantes y una planta docente en promedio de 160 profesionales y un grupo
significativo de personal administrativo.

Los procesos que se llevan a cabo simultáneamente al interior de la

institución frente a la implementación del SI, en algunos casos el nivel de
sistematización y automatización presentan mayores avances en unas
dependencias o modelos de gestión frente a otras. Los modelos de gestión
académica, administrativa y estratégica de la institución educativa presentan
estancamiento en sus avances y se mantienen algunos logros en la gestión
académica y administrativa gracias a las políticas educativas que están
implementando los entes territoriales y nacionales en cuanto los sistemas de
información.

Desde la parte administrativa, al final e inicio del año escolar los procesos
de pre matrículas y matrículas se hacen caóticas debido al flujo de solicitantes y al
deficiente método de recepción y tratamiento de la información de manera física
(fotocopias y formatos en papel impreso). Es notable que el personal
administrativo aparte de requerir capacitación igualmente necesita el apoyo de un
sistema de información eficiente y la inversión en equipos apropiados para
desarrollar la tarea.

En este caso podríamos hablar de un sin número de necesidades al interior

de la institución sin embargo la solución estaría ligada a la deficiencia de recursos
con las cuales cuenta el colegio para afrontar las falencias tanto a nivel físico
(infraestructura), en funcionamiento (administrativo y de personal) y académico
(material de apoyo para los proyectos y el aula). Sin embargo seguiremos en la
tarea de identificar las dificultades que puedan presentar los procesos de gestión y
como los sistemas de información pueden ser un gran aporte a la solución y buen
funcionamiento de los sistemas de gestión.
 Frente a la gestión académica encontramos un sistema de notas y
plataforma deficiente frente a los retos que plantea la comunidad educativa. La
contratación de sistema de información o plataforma para subir las notas
inicialmente contaba con una URL en la cual tanto docentes como padres de
familia tenían acceso a la información, sin embargo debido a problemas
económicos y administrativos se dejó de pagar los derechos de la dirección URL
perdiendo los padres de familia contacto con éste sistema e igualmente los
docentes quedaron relegados en su acceso a fechas específicas periódicamente.
En la actualidad dicha plataforma de notas solo funciona con dirección IP del
servidor y se habilita en fechas claves para subir la información únicamente de las
notas.

Este sistema de información cumple tan solo una función mínima dejando
de lado otras funciones importantísimas como por ejemplo no es posible subir los
planes de estudio, tampoco registrar el comportamiento de los estudiantes, y
mucho menos tener contacto en línea con ningún miembro de la comunidad.
Como se puede ver por falta de presupuesto y gestión administrativa el
funcionamiento del sistema de notas poco a poco ha venido perdiendo funciones
importantes, con lentitud en sus procesos, errores constantes que obligan a un
mantenimiento periódico que en muchas ocasiones no se realiza.

Con el panorama antes mencionado, no es difícil entender que frente a los

recursos tecnológicos como apoyo en el aula para el docente la situación puede
ser paupérrima. Al entender las necesidades y dificultades que enfrentamos tanto
docentes, administrativos, padres de familia y estudiantes frente al acceso,
procesamiento, ingreso y resultados de la información; Demuestra que los
sistemas de información en los diferentes modelos de gestión que apoyan el
funcionamiento de una institución educativa en la actualidad cumplen una misión
vital, su uso ya no es una opción es una obligación para poder competir y lograr
estar a la par con las requerimiento de la sociedad moderna.
 CONCLUSION

El análisis realizado a la institución educativa Braulio González de la ciudad

de Yopal pudo evidenciar graves falencias en el funcionamiento de los procesos
administrativos, académicos y estratégicos debido a la poca inversión en los
sistemas de información (SI) por parte de las directivas del colegio y la nula
gestión ante los entes nacionales y territoriales.

En el escrito tan solo aborde un mínimo de situaciones que sirven de

muestra para evidenciar lo importante que puede llegar a ser el uso adecuado de
sistemas de información para solucionar problemáticas en las diferentes
dependencias del funcionamiento de una institución educativa. La solución sin
duda en los diferentes modelos de gestión corresponde a la agilidad con la cual se
logra recopilar la información y permite inmediatamente procesar y almacenar para
luego estar dispuesta a ser brindada a la comunidad educativa.

No es suficiente identificar las falencias, se trata de actuar frente a ellas. Sin

embargo siendo realistas la inversión en los sistemas de información por parte del
gobierno central y regional en las instituciones educativas es mínimo, ante lo cual
seguirá primando el desorden institucional y los procesos lentos que derivaran en
costos de tiempo, dinero y salud por parte de la comunidad educativa.
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Ministerio de Educación de Colombia. Sistemas de Información del Sector

Educativo. Tomado de: http://www.mineducacion.gov.co/1621/article-
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https://journals.sagepub.com/doi/full/10.1177/1474904115616630.
Recursos Web

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