CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA ORGANISACION.

Se reconocen tres aspectos de porque la organización es importante:

1.- La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva
hasta sus últimos detalles todo lo que la planeación ha señalado respecto a cómo debe ser una
empresa.
2.- Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones ha hecho perder de
vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración, dando lugar a que la
contrapongan a ésta última, como si la primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo
práctico y empírico.
3.- Construye el punto de enlace entre los aspectos teóricos, que Urwick llama mecánica
administrativa, y los aspectos prácticos, que el mismo autor conoce bajo la denominación de
dinámica: entre lo que debe de ser y lo que es.

ANALISIS: La organización a fin de cuentas se refiere a estructurar lo planeado y llevarlo a la

práctica de manera que las metas y objetivos planeados se lleven a cabo, también se refiere a
cómo deben ser las funciones, jerárquicas y actividades a realizar, engloba lo que es el
organigrama. Funciones y actividades que están por estructurarse, así mismo ve al futuro,
inmediato y remoto, así mismo la organización constituye el dato final del aspecto estático o de
mecánica. Nos dice en concreto cómo y quién va hacer cada cosa, ver perfiles de puestos, el
puesto adecuado para la persona adecuada. Cuando la organización está terminada solo resta
actuar de manera que todo lo planteado lo llevamos a la práctica, integrando, dirigiendo y
controlando que son los pasos y/o procesos que siguen de forma que tales ya pertenecen a la
dinámica. La organización requiere constantemente tomar en cuenta los elementos humanos y
materiales de que se pueda disponer, repito es encontrar el puesto adecuado para la persona
adecuada, para adaptarse a ellos.

Concepto e importancia de integración

CONCEPTO

Integrar es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la

planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.

La integración obtiene los elementos materiales y humanos que llenen los cuadros teóricos
formados por la planeación y la organización.

IMPORTANCIA

1.- Es el primer paso práctico de la etapa dinámica y, por lo mismo, de ella depende en gran parte
que la teoría formulada en la etapa constructiva o estática, tenga la eficiencia prevista y planeada.

2.- Es el punto de contacto entre lo estático y lo dinámico; es decir el teórico y lo práctico.

3.- Es una función permanente, por que en forma constante hay que estar integrando el
organismo, tanto para proveer para su crecimiento normal, ampliaciones, etc., como para sustituir
a los hombres que han por muerte, renuncia, etc., a las maquinas que se han deteriorado, los
sistemas que resultan obsoletos, etc.,
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, se
encuentran íntimamente relacionados, y son:

1.- Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben
relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. La existencia de un puesto solo es
justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos, sin embargo, la realidad muestra que
muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles.

2.- Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la
ejecución de una sola actividad. El trabajo se realizara mas fácilmente si se subdivide en
actividades claramente relacionadas y delimitadas, mientras mas especifico y menor sea el campo
de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

3.- Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación
necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea
clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo.

4.- Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe

corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto
hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria
para poder realizarlo.

5.- Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe
asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a mas de un superior.

6.- Difusión: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben
publicarse y ponerse, por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que
tengan relación con las mismas.

7.- Amplitud o tramo de control: Hay un limite en cuanto al numero de subordinados que deben
reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.
Un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar
que no esté sobrecargado, y que esté en la posibilidad de atender otras funciones más
importantes.

8.- De la coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en

equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un
objetivo común; en esta forma, la organización funcionara con un sistema armónico en el que
todas sus partes actuaran oportunamente y eficazmente, sin ningún antagonismo.

9.- Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse,
mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
Sistema Organizacional
El ser humano en si es un sistema, y como tal, vive rodeado de sistemas que varían en función de
su complejidad y actuación para con el medio, la premisa básica para entender y analizar una
organización es tener una visión de sistema, por lo cual el enfoque sistémico en su aplicación y
análisis de una organización, sostiene la aplicación del pensamiento deductivo (ir de lo general a lo
particular), es decir analizar primero la organización como sistema para luego descender a los
detalles de los subsistemas. Con relación a esto, Senn (1988) señala que al analizar una
organización se debe analizar el sistema organizacional como un todo y después los detalles de los
sistemas de información.

Un Sistema Es un todo organizacional y unitario, compuesto de dos o mas partes

interdependientes, componentes o subsistemas y delineados por limites identificables que lo
separan de su supra sistema ambiental.

Se considera la Organización como un sistema socio técnico abierto integrado de varios

subsistemas, con estas perspectivas, una organización no es simplemente un sistema técnico o
social. Más bien, es la integración y estructuración de actividades humanas entorno de varias
tecnologías.

La Organización es un sistema dinámico constantemente en cambio y en adaptación a las

presiones internas y externas, y esta en un proceso continuo de evolución.

Chiavenato (2000) señala que las organizaciones son un sistema de actividades, que están
coordinadas y tienen la finalidad de lograr un objetivo en común: asi mismo, afirma que existe
organización a partir de la interacción de 2 o mas personas. Los principales requisitos para la
existencia de un sistema que sea efectivo son los siguientes:

Hay personas capaces de comunicarse

Están dispuestas a actuar conjuntamente

Desean obtener un objetivo en común

Sistema Organizacional

Es un sistema compuesto de seres humanos, dinero, materiales, equipo, etc; relacionado con el
logro de algún objetivo u objetivos.

Los componentes básicos del sistema organizacional son:

1) Estructura Organizacional.

2) Especialización del Trabajo.

3) Cadena de mando.
FORMAL E INFORMAL

Comprender el concepto de una organización formal o informal, puesto que es de gran

importancia dentro de la estructura de la empresa. Identificar los diferentes elementos que
integran el puesto y su relación con el desempeño en el trabajo y su relación con la efectividad de
la organización, para desarrollar sistemas de trabajo productivos.

Organización formal e informal

Organización formal

Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración

de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el
proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel.

Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de

organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.

En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

Organización informal:

Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan
posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como
ocupantes de cargos.

Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos

informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.

La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas

situadas en ciertas posiciones de la organización formal.

Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el
desempeño de los cargos.

La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido
planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto,
para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.

Etapas de organización del trabajo

Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr
oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

División del trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor
precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento
en el trabajo.
Un proceso clásico de organización es el establecimiento de roles, relaciones,
autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y
eficacia requeridas para alcanzar los objetivos. Lo que se espere de un proceso de
organización es disponer de una estructura organizativa a través de la cual los
individuos cooperan sistemáticamente para el logro de objetivos comunes.
Sus niveles
• Institucional Establecimiento de la Visión y elaboración de Estrategias.
• Intermedio Transformación de las estrategias en programas de acción.
Interacción entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un
componente orientado a la certeza y a la lógica (nivel operacional)
• Operacional Ejecución cotidiana y eficiente de las tareas de la organización.
Para realizar un proceso de organización su estructura debe ser de un carácter tal
que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de coordinación y control de
los miembros de la organización. A demás deben figurar los niveles de autoridad y
de responsabilidad. En el proceso de organización participan los sistemas; para
ello vamos a definirlos: Procesos, procedimientos y mecanismos de resolución de
conflictos. Se basa en el establecimiento de métricas para evaluación de
resultados. A su vez identifica los criterios de asignación de recursos. El objetivo
de la estructura es de servir como ayuda en el cumplimiento de los procesos de
negocios de la organización, en todos sus niveles.

1. Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas de la
organización. Toda organización se crea para lograr un conjunto de
propósitos, todas las finalidades se logran en forma diferente, por
consiguiente, para que se logren las metas de la organización las tareas
deben ser establecidas primero.
2. Dividir la carga total de trabajo en actividades que pueden ser ejecutadas
en forma lógica, por una persona o grupo de personas. Las organizaciones
se crean porque el trabajo que debe realizarse no puede hacerlo una
persona, de ahí que el trabajo deba dividirse adecuadamente entre sus
miembros. Por adecuadamente entendemos, primero, que a los individuos
se les asignaran las tareas con base a su cualidad para ejecutarlas, y
segundo, que a ninguna persona, se le puede imponer una carga de
trabajo demasiado pesada o ligera.
3. Combinar el trabajo de los miembros de la organización de modo lógico y
eficiente. A medida que una organización crece y contrata a mas personal
para llevar a cabo las actividades, se hace necesario agrupar a las
personas cuya tarea guarda relación entre sí. Ventas, recursos humanos,
mercadotecnia, producción, manufactura. A esta agrupación del trabajo
suele llamarse departamentacion.
4. Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los miembros que un
poco unitario y armonioso. A medida que los individuos y departamentos
realizan sus actividades especializadas, pueden olvidarse las metas de la
organización o bien surgir conflictos entre los miembros. Los gerentes de
mercadotecnia de una compañía pueden hacer presión para que se
apruebe un presupuesto mayor de publicidad y así estimular la demanda,
aun cuando el interés general de la compañía convenga mas invertir en
creces en equipo automatizado reducir los costos.
 5. Vigilar la eficiencia de la organización y hacer ajustes para mantenerla
mejorarla. Dado que organizar es un proceso constante, se requiere una
evaluación periódica de los cuatro pasos precedentes. A medida que la
organización crece y cambia las situaciones hay que evaluar su estructura
a fin de asegurarse de que sea compatible por una operación eficaz y
eficiente para satisfacer las necesidades presentes. La división del trabajo
es fraccionar una tarea, de modo que cada individuo sea responsable y
realice un conjunto de actividades y

ORGANIGRAMAS

El organigrama es una representación gráfica informativa, pero también sirve para conocer los
niveles de jerarquía, relaciones entre empleados y la estructura de la empresa. Esta organización
es fundamental para el buen funcionamiento de la empresa y debe adaptarse a sus necesidades.
Por tanto, el organigrama de una empresa es imprescindible para su éxito.

Por tanto, cada empresa tendrá un propio organigrama que dependerá fundamentalmente de la
labor, el volumen que soporte y la cultura empresarial. Una mala estructura de la organización
puede llevar a una empresa a la ruina, pues está muy relacionada con la eficiencia (no solo de los
recursos humanos, sino de todos los recursos de la empresa) y de los costes asociados.

Para qué sirve el organigrama en un empresa

Tanto en grandes como en pequeñas empresas, así como en negocios unipersonales un

organigrama bien definido facilita la gestión tanto del día a día como la organización estratégica.

En el caso de un negocio unipersonal, el organigrama definirá los diferentes roles que el

empresario debe asumir en cada momento. Un buen trabajo de organización empresarial debe
tener en cuenta las tareas designadas en casa escalón del organigrama.

Beneficios

 Objetivos: un organigrama ayuda a precisar el camino a seguir para la consecución de los

objetivos de la empresa.

 Promoción: el organigrama deja claro cuáles son los canales de ascenso en la empresa. Lo
que puede ser motivador para los empleados.

 Relaciones: muestra cuál es la cadena de mando y la relación entre los departamentos.

 Funciones: divide y reparte el trabajo a realizar en toda la organización.

 Información: en el caso de empresas de gran tamaño el organigrama es muy útil para

saber qué hace cada sección. Importante para saber a quién acudir ante un problema.

 Supervisión: facilita las tareas de control y supervisión de los mandos intermedios

Desventajas

 Relaciones informales: un organigrama no define todos los canales de comunicación en

una empresa. La comunicación informal, a menudo, es más importante que la cadena
formal de flujo de información.

 Factor humano: el salto del papel a la realidad siempre trae sorpresas, no todo se puede
planificar.
  Actualización: La empresa es un ente vivo que debe adaptarse constantemente, de ahí la
importancia de mantener el organigrama actualizado, si no, será inútil.

Teniendo esto en cuenta existen algunos tipos de organigrama de una empresa más comunes que
utilizan la mayoría de las organizaciones, pero cada una de ellas debe adaptar el suyo a sus
exigencias. La estructura organizativa de la empresa es uno de los pilares fundamentales y su
modificación supone un cambio sustancial en la forma de trabajar de la organización.

Carta de Distribución del Trabajo o de Actividades

A través de esta técnica se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para
lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para
analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas.

Ventaja:

a) Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a que corresponden.

b) Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo.
c) Normaliza y estandariza procedimientos.
d) Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos.
e) Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.

Formulación

Para elaborar un cuadro de distribución del trabajo es necesario seguir los siguientes pasos:

a) Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada persona.
b) Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o sección (Ver
Cuadro).
c) Se vacían dichas listas en la forma de carta de distribución y la entrevista.
d) Se complementa la información con la observación y la entrevista.
e) Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona.
f) Se analiza el cuadro para saber que puede mejorarse, cambiarse, redistribuirse, etcétera.
g) Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro.
Diagrama de flujo
Un diagrama de flujo es la representación grafica del flujo o secuencia de
rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en
cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución; en
pocas palabras es la representación simbólica o pictórica de un
procedimiento administrativo.
Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación
grafica de un procedimiento o parte de este; el diagrama de flujo como su
nombre lo dice representa el flujo de información de un procedimiento.
Existen diversos métodos que se pueden llevar a cabo en procedimientos de
los arreglos (vector), ya sean en forma de ordenación, como de búsqueda.
El método de ordenación es una de los procedimientos más comunes y útiles
en el procesamiento de datos, es la clasificación u ordenación de los mismos.
Se considera ordenar al proceso de reorganización un conjunto dado de
objetos en una secuencia determinada.
El método de ordenación más conocido y popular entre estudiantes y
aprendices de programación, es el método burbuja, por su facilidad de
comprensión y programación.
El método de búsqueda es una operación que tiene por objeto la localización
de un elemento dentro de la estructura de datos. Encontramos dos técnicas
que utiliza este método de acceso, para encontrar elementos dentro de un
array: Búsqueda secuencial y búsqueda binaria.
La búsqueda secuencial es la técnica más simple para buscar un elemento en
un arreglo. Consiste en recorrer el arreglo elemento a elemento e ir
comparando con el valor buscado (Clave). El resultado de la búsqueda es un
solo valor, y será la posición del elemento buscado o cero.
La búsqueda binaria es el método más eficiente para encontrar elementos en
un arreglo ordenado. El proceso comienza comparando el elemento central
del arreglo con el valor buscado.
Definición y explicación de los Flujogramas
Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación
grafica de un procedimiento o parte de este; el diagrama de flujo como su
nombre lo indica representa el flujo de información de un procedimiento.
En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las
empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales
instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.
Son importantes los diagramas de flujo en toda organización y
departamento, ya que este permite la visualización de las actividades
innecesarias y verifica si la distribución del trabajo esta equilibrada, es decir,
bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros
trabajan con mucha holgura.
Los diagramas de flujo son importantes para el diseñador por que le ayudan
en la definición, formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de
flujo ayuda al análisis a comprender el sistema de información de acuerdo
con las operaciones de procedimientos incluidos, le ayudara analizar esas
etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de
sistemas de información para la administración.
Ejemplo:
Características de los flujogramas
 De uso, permite facilitar su empleo.
 De destino, permite la correcta identificación de actividades.
 De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión.
 De interacción, permite el acercamiento y coordinación.
 De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad.
 De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos
sofisticados.