Acta, Informe, Circular, Memorando

EL INFORME
Es la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo de nivel jerárquico superior. Como tal, el informe da cuenta
de la situación de un proyecto de investigación o de un proceso cualquiera en el cual está comprometida la
empresa. Las directivas de una empresa no toman una decisión de importancia si antes no han sido informadas
técnicamente de las hipótesis probables, las alternativas disponibles y las recomendaciones del cuerpo técnico
a cuyo cargo está el proyecto.
Las siguientes son algunas recomendaciones para la elaboración de un informe técnico:
Proceso de preescritura
Análisis cuidadoso del asunto o problema
Obtención de los datos requeridos
Ordenamiento de los datos y referencias bibliográficas que ilustren o refuercen las ideas
Bosquejo del informe
Estructura del informe

Son las partes que componen el informe propiamente dicho. A diferencia del informe de investigación para un
contexto académico, el informe técnico se caracteriza por la concisión del texto. No quiere ello decir que
carezca de los elementos básicos de la investigación científica, sino que su objetivo es dar cuenta de los
resultados y no del proceso detallado que condujo a ellos. Los elementos estructurales de este informe son:
 Portada: contiene el título del informe. Nombre del autor o autores, ciudad y fecha.
 Índice: es igual al que se usa en un libro.
 Resumen: constituye la síntesis del trabajo o proyecto.
 Introducción: incluye los antecedentes del problema, los objetivos, la justificación y el contexto general,
esto es, cómo y dónde se realizó la investigación o se desarrolló el proyecto.
 Método: es una explicación de las técnicas que se usaron para la realización del trabajo.
 Resultados: resumen los datos recolectados y el tratamiento que se les dio.
 Análisis: exposición de los hechos, circunstancias y detalles que constituyen la verdadera razón de ser
del trabajo.
 Conclusiones, recomendaciones e implicaciones: en esta parte se derivan conclusiones, se hacen
recomendaciones, bien sea para la toma de decisiones operativas o para nuevas investigaciones, y se analizan
las implicaciones de la investigación.
 Bibliografía: sustento teórico en libros, documentos, revistas especializadas u otro tipo de publicación.
 Apéndices: tablas o gráficos que amplían la información, glosario de términos y otros elementos que
aclaren o refuercen el contenido del informe.
Los informes deben ser redactados en forma impersonal, es decir, en tercera persona. Los pronombres yo y
nosotros no tienen cabida en la redacción de un informe.
EL ACTA
Es la relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta. Sus elementos son:
 Razón social: en el margen superior de la primera página va la razón social.

 Título de la junta o comité. Ejemplo: CONSEJO ACADÉMICO.
 Denominación del documento y número correspondiente: Después de título, a tres interlíneas y
centrada, se ubica la palabra ACTA en mayúscula fija, seguida del número consecutivo que le corresponda. El
consecutivo debe ser anual, es decir, el ACTA 1 corresponde a la primera reunión de cada año. Se suprime el
signo de número.
 Fecha: ciudad y fecha completa en que se efectuó la reunión.
 Hora: se anotan la hora de inicio y la de finalización de la reunión.
 Lugar en donde se efectuó la reunión.
 Asistentes: Nombre y cargo, en orden jerárquico, de los funcionarios que participaron. El cargo que
desempeñe cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico
establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.
En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes empresas, se
seguirá un orden alfabético por entidades.
 Invitados: Si los hubo, deben relacionarse con indicación de nombre y cargo.

 Orden del día: recoge la agenda que efectivamente se desarrolló.
 Ausentes: se anotan las personas que no asistieron a la reunión. Se indica si la ausencia es justificada
o no.
 Orden del día: se enumeran los temas motivo de la reunión, identificándolos con números arábigos.
Los datos anteriores, resaltados con negrita, se escriben todos, en al acta, con mayúscula fija, seguida de dos
puntos. Por estética, se recomienda que formen columnas debidamente alineadas.
 DESARROLLO: Se escribe en mayúscula fija, contra el margen izquierdo. El desarrollo anota los
asuntos que se trataron, según el orden del día, con sus respectivas conclusiones.
El primer tema es, generalmente, verificación del quórum

En el tema "lectura, discusión y aprobación del acta anterior", se indica si fue aprobada, y se anotan las
modificaciones que se presentan.
 Convocatoria: si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con

mayúscula fija y seguida de punto. A continuación se anotan la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.
 Firma, nombre y cargo: el nombre completo de los firmantes responsables se escribe con mayúscula
fija. El cargo se anota debajo con mayúscula inicial y sin centrar. Los firmantes del acta son, generalmente, el
presidente y el secretario. El presidente firma a la izquierda y el secretario a la derecha.
Aspectos generales
 Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben
ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa
se anotan las discrepancias.
 Se indica en nombre de la persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar a quienes
adhieren a ella.
 Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con nombre propio.
 Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos en favor, en contra y en blanco.
En caso de nombramientos se registran los resultados y los nombres propios.
 En el caso de acta registrada, se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos
debe presidir la reunión, así como la persona que opera como secretario de la misma.
 En el caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la
sesión y de quien actúa como secretario.
 En actas registradas, y en las que por seguridad se considere conveniente, el presidente coloca su
rúbrica en la parte inferior izquierda de cada hoja.
 Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos en el cual se consignen
acciones, responsables de las mismas y fechas límite de cumplimiento.
 Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, éstos se detallan en
el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la
palabra Anexo, o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial y se aclara el número de hojas.
 Cuando el acta es extensa y se hace necesario utilizar hojas complementarias, éstas deben ir
identificadas en la parte superior con el nombre del Comité, el número del acta y el número de orden de la hoja.
AVISO
Es un mensaje breve que invita a los destinatarios a la participación, la acción o la reflexión. Sus principales
elementos son:
 Encabezamiento: Es la palabra o palabras que sintetizan el propósito del aviso. El tamaño de su letra
debe ser, por lo menos, tres veces mayor que el de aquellas que se usan en el texto.
 Cuerpo de texto: Transmite la idea o ideas importantes. El lenguaje debe ser simple, con oraciones
cortas, separadas por punto seguido. Sólo deben usarse los signos de puntuación indispensables.
 Fecha de emisión: Es importante establecer la fecha a partir de la cual entra en vigor el mensaje
comunicado.
 Oficina que anuncia: Es necesario definir el emisor del mensaje. Cuando el receptor debe ponerse en
contacto con el emisor, es indispensable indicar dirección para efectos de correspondencia.
MEMORANDO
Es un comunicado personalizado de carácter interno, elaborado con el fin de informar, solicitar una acción
determinada o llamar la atención sobre alguna situación, en particular. El memorando se compone de los
siguientes elementos:
Para: Nombre y cardo del destinatario
De: Dependencia o cargo del remitente
Asunto: Tema central del comunicado
Fecha: Día, mes y año del comunicado
Firma: Nombre del emisor del mensaje
CIRCULAR
Es una carta redactada en forma personal que se imprime sin los datos del destinatario, la fecha, ni el saludo
para ser llenados en cada copia posteriormente. Para la elaboración de una circular se deben tener en cuenta
algunas recomendaciones:
 Utilizar papel con membrete de la empresa

 Escribir párrafos cortos
 Concluir con saludo
 Colocar la fecha en la parte inferior izquierda
 Firmar debajo de la fecha
Elementos de una circular
 Identificación: Es la expresión CIRCULAR Nº, escrita en forma centrada.

 Destinatarios: Como se envía a varias personas no se coloca nombre propio de ningún destinatario; en
su lugar se indica el personal al cual va dirigida la información.
 Fecha: Se coloca debajo del texto. Si la cuidad no está indicada en el membrete o en la identificación
que se hace en la matriz, debe escribirse junto a la fecha. Si se distribuye por un tiempo más o menos
prolongado puede omitirse el día en el renglón de la fecha.
 Nombre: En mayúsculas fijas se escribe el nombre de quien envía la circular, y con mayúscula inicial,
debajo del nombre, el cargo que ocupa. Para evitar que se le reste importancia al texto de la circular, por ser de
carácter general, es aconsejable firmar cada uno de los ejemplares.
5. ASUNTOS DE ORTOGRAFÍA GENERAL

 Se recomienda escribir las siglas con mayúsculas fijas.
 Las siglas no tienen plural. Si se pretende pluralizarlas, este accidente lo sufre el artículo que las
acompaña. Ejemplo: las ONG de educación.
 Las siglas se escriben sin punto entre las letras que las componen. Ejemplo: EPM, y no E.P.M.
 Las abreviaturas deben omitirse, hasta donde sea posible, en el cuerpo de un informe. Su uso más
frecuente se presenta en las citas bibliográficas. Si la abreviatura contiene la sílaba tildada de la palabra
completa, debe tildarse la abreviatura. Ejemplos: Ibíd., por ibídem; pág. , por página; admón., por
administración. Toda abreviatura termina con punto.
 La expresión a nivel debe reemplazarse, cuando no se puede eliminar, por en el ámbito.
 La expresión al interior debe reemplazarse, cuando no se puede eliminar, por en el interior.
 La palabra normatividad no existe; en su reemplazo debe usarse normativa.
 Los anexos se señalan con letra mayúscula. Ejemplo: Anexo A
COMO REDACTAR Y ELABORAR UNA CIRCULAR

PRIMER PASO : MÀRGENES
Superior: entre 3 cm y 4 cm
inferior : entre 2 cm y 3 cm
lateral izquierdo: entre 3 cm y 4 cm
lateral derecho: entre 2 cm y 3 cm
encabezado de las pàginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
La zona 1 : es el espacio destinado para elaborar la razòn la social y el logotipo.

MEDIDAS 14 cm horizontal y vertical entre 3 y 4 cm.
zona 2: es el espacio destinado para la dirreciòn, apartado, tèlmex, telèfono, fax, direcciòn electrònica, NIT.
puede abarcar todo el ancho de la pàgina . observa la FIG 1
SEGUNDO PASO: DENOMINACIÒN DE CIRCULAR

LA CIRCULAR INTERNA: da a conocer internamente actividades.
LA CIRCULAR EXTERNA: Es personalizada para da el mismo contenido, esta es una carta circular. NIT 3393
TERCER PASO: NÙMERO (REFERNCIA).

La numeraciòn puede ser la consecutiva para para correspondencia o independiente para circular. Se escribe
de dos a tre interlineas de la palabra CIRCULAR.
EJEMPLOS:
CIRCULAR 0103-172
CIRCULAR RH-172
CUARTO PASO: FECHA

El nombre de la ciudad de origen y la fecha de envìo se escribe de 2 a 3 interlìneas del nùmero ( referencia), la
ciudad en (MI) enseguida el dìa en nùmero el mes y el año en union con la palabra (de). NTC 3393.
EJEMPLO: Bogotà, 24 de diciembre de 2008
QUINTO PASO:DESTINATARIO
Se escribe a 3 interlineas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado en MF, se escribe el grupo
destinatario de la circular.
EJEMPLO: PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES

QUINTO PASO: ASUNTO
El asunto puede ser opcional es la sintesis del tema mìnimo 4 palabras, a tres renglones del destinatario. Se
escribe asunto en MI y seguida de dos puntos.
EJEMPLO:
Asunto: Fiesta de navidad
SEXTO PASO: TEXTO
Se elabora despues de 3a 4 interlineas del asunto, se de justificar cuando damos por terminado el texto.
se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.
EJEMPLO:
Con agrado informamos al personal.......
SÈPTIMO PASO: PÀGINAS SUBSIGUIENTES
La lìnea de identificaciòn que va en la parte superior de la hoja siguiente puede contener el grupo destinatario,
opsionalmente la fecha abreviada o el nùmero (referencia) còdigo de dependencio con o sin nùmero.
Se inicia de 2 a 4 interlìneas del encabezado.
LA ÙLTIMA PÀGINA DEBE TENER COMO MÌNIMO, EL PÀRRAFO DE CIERRE ANTES DE LA DESPEDIDA.
EJEMPLO:
MÀRGEN IZQUIERDO MÀRGEN DERECHO

para todo el personal 2
para todo el personal 96-10-15 2
para todo el personal 41235 2
DTH-41235 2
OCTAVO PASO: DESPEDIDA

Se escribe a 2 interlìneas del texto siempre va contra el margen izquierdo, se escribe algo cortes seguido de
una coma o terminadas en punto.
EJEMPLO:
Atentamente,
Agradecemos al personal el cumplimiento de estas normas.
NOVENO PASO: REMITENTE

Se sitùa de 4 a 6 interlìneas en seguida de la despedidad en MF, el cargo se anota a u1 interlìnea del nombre
con MI.
SE RECOMIENDA FIRMAR A MANO.
ACTIVIDAD:
Desarrolle en Word un acta e informe de la reunión realizada el día de hoy para la organización de los eventos
de soneros y graduación. Adicionalmente, desarrolle un memorando cuyo tema sea la reiterada llegada tarde de
algunos compañeros y una circular con la invitación al personal en general a los eventos antes mencionados.
Enviar al correo [email protected]

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EL INFORME

Estructura del informe

 Razón social: en el margen superior de la primera página va la razón social.

 Invitados: Si los hubo, deben relacionarse con indicación de nombre y cargo.

El primer tema es, generalmente, verificación del quórum

 Convocatoria: si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con

 Utilizar papel con membrete de la empresa

Elementos de una circular

 Identificación: Es la expresión CIRCULAR Nº, escrita en forma centrada.

5. ASUNTOS DE ORTOGRAFÍA GENERAL

COMO REDACTAR Y ELABORAR UNA CIRCULAR

La zona 1 : es el espacio destinado para elaborar la razòn la social y el logotipo.

SEGUNDO PASO: DENOMINACIÒN DE CIRCULAR

TERCER PASO: NÙMERO (REFERNCIA).

CUARTO PASO: FECHA

EJEMPLO: PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES

SEXTO PASO: TEXTO

Con agrado informamos al personal.......

SÈPTIMO PASO: PÀGINAS SUBSIGUIENTES

MÀRGEN IZQUIERDO MÀRGEN DERECHO

OCTAVO PASO: DESPEDIDA

NOVENO PASO: REMITENTE

SE RECOMIENDA FIRMAR A MANO.

Enviar al correo [email protected]

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