Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno (CAIGG)

JUNIO /2015
BOLETÍN ELECTRÓNICO N°21

GASTOS DE REPRESENTACIÓN
Este Boletín señala los puntos claves de la normativa vigente sobre Gastos de Representación, contenida en la Ley N° 20.798, de Presupuestos del
Sector Público del año 2015, en relación con el Decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que determina las clasificaciones presupuestarias
para los efectos de la Ley de Presupuestos del Sector Público (subtítulo 22, ítem 12, asignación 003, sobre Gastos de Representación, Protocolo y
Ceremonial).

a) Concepto: son aquellos gastos que se realizan por concepto de inauguraciones, aniversarios, presentes, atención a autoridades,
delegaciones, huéspedes ilustres y otros análogos, en representación del organismo. Estos gastos están sujetos a la obligación de rendir
cuenta, ya que su origen es el presupuesto anual que le corresponde a cada servicio.

Es relevante destacar, que esta materia debe ser analizada teniendo presente el Oficio Circular N° 16, de 14 de abril de 2015, del Ministerio
de Hacienda, sobre Austeridad, Probidad y Eficiencia en el uso de los recursos públicos. De este modo, dichas entidades deberán observar
siempre, que sus erogaciones se ciñan estrictamente a estas tres materias.

b) Normativa Aplicable: Ley N° 20.798, de Presupuestos del Sector Público del año 2015; Decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de
Hacienda, que determina las clasificaciones presupuestarias para los efectos de la Ley de Presupuestos del Sector Público - subtítulo 22,
ítem 12, asignación 003, sobre Gastos de Representación, Protocolo y Ceremonial; Ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la
Contraloría General de la República, Resolución N° 759 de 23 de diciembre de 2003, y Resolución N° 30 de 11 de marzo de 2015, ambas
de la Contraloría General de la República, sobre Normas de Procedimiento de Rendición de Cuentas.

c) Requisitos para que opere el gasto de representación:

- Es necesaria la asistencia de autoridades superiores del Gobierno, o del Ministerio respectivo.

- Los gastos que se efectúen deben tener relación con las funciones del organismo de que se trate.

d) Persona Responsable del Gasto: El artículo 31 de la ley 18.575, Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración
del Estado, establece que: “Los servicios públicos estarán a cargo de un jefe superior denominado Director, quien será el funcionario de
 más alta jerarquía dentro del respectivo organismo. Sin embargo, la ley podrá, en casos excepcionales, otorgar a los jefes superiores una
denominación distinta.

A los jefes de servicio les corresponderá dirigir, organizar y administrar el correspondiente servicio; controlarlo y velar por el
cumplimiento de sus objetivos; responder de su gestión, y desempeñar las demás funciones que la ley les asigne”.

Por lo tanto, el sujeto responsable de rendir los gastos es el Director o Jefe Superior del Servicio.

e) Clases de Gastos:

1. Comidas:

Se contempla dentro de este tipo de gasto la realización de desayunos, almuerzos y cenas por parte del Servicio. No se consideraran
como gasto de representación si se efectúan con motivo de celebraciones no relacionadas con las funciones del organismo, o bien
cuando no asistan autoridades superiores del gobierno o ministerio respectivo. (Dictámenes pertinentes de Contraloría General de la
República N°s 37.857/2000; 28.371/2010; 49.888/2013; 16.827/2014).

2. Propinas por servicio recibido:

Conforme a lo dispuesto en la Ley N° 20.729, que modificó el artículo 64 del Código del Trabajo, los órganos de la Administración
del Estado pueden considerar las propinas sugeridas en las cuentas de consumo – y no mayores –, como gastos financiables
con cargo a los recursos consignados en sus presupuestos. (Dictamen pertinente de Contraloría General de la República N°
28.388/2015.

3. Fiestas:

Dentro de este tipo de gasto puede considerarse la inversión que pueda haber hecho el Servicio para celebrar las siguientes fechas:
día de la madre, día del niño, fiestas patrias, día de la secretaria, navidad, año nuevo, entre otras. Si se realizan erogaciones con
motivo de estas fiestas, no podrán considerarse éstas como gastos de representación, toda vez que dichas celebraciones no dicen
relación con las funciones propiamente institucionales (Dictámenes pertinentes de Contraloría General de la República N°s
8.129/84; 16.561/84; 18.619/88; 9.503/2009; 52.933/2012).

4. Gastos para financiar actividades con autoridades privadas:

En este tipo de gasto se contempla la compra de pasajes, el pago de los traslados, y la alimentación de autoridades privadas. Los
desembolsos que haga el Servicio por este concepto no pueden catalogarse como un gasto de representación puesto que, gozan de un
clasificador presupuestario específico, al cual deben imputarse. Sin embargo, podrán considerarse gastos de representación si se
efectúan en virtud de las funciones del organismo y se cumplen las demás exigencias para su procedencia como tales. (Dictamen de
la Contraloría General N° 78.502/2013).
5. Regalos:

Los regalos de carácter institucional para reconocer a funcionarios o autoridades, otorgándoles giftcard, cajas de mercadería u otros,
no pueden calificarse como gastos de representación, ya que no se trata de una función propia del Servicio. Existe una excepción en
relación con los presentes otorgados a las autoridades, ya que, toda vez que se realicen en representación del organismo podrán
deducirse como gastos de representación. (Dictámenes pertinentes de Contraloría General de la República N°s 16.561/84; 8.129/84).

6. Gastos en publicidad y difusión:

Si se realiza este gasto con la finalidad de dar a conocer el Servicio o por alguna actividad de aniversario que sea procedente,
reuniendo los requisitos del subtítulo 22, ítem 12, asignación 003, se podrá deducir como gasto de representación. A contrario sensu,
hay que verificar si se trata de un gasto que tiene su propio clasificador presupuestario (subtítulo 22, ítem 07).
Es relevante señalar que, el oficio circular N° 16, de 14 de abril de 2015, del Ministerio de Hacienda, reitera lo previsto en el
artículo 3°, inciso primero, de la Ley N° 19.896, en orden a que los recursos financieros con que cuentan los organismos públicos,
deben destinarse exclusivamente al logro de los objetivos propios de tales entidades de modo que, en lo que dice relación con el
rubro de publicidad y difusión, no pueden incurrir en otros gastos que los necesarios para el cumplimiento de sus funciones y en
aquellos que tengan por objeto informar a los usuarios acerca de la forma de acceder a las prestaciones que otorgan, evitando así un
uso irracional de los recursos. (Dictamen pertinente de Contraloría General de la República N° 49.888/2013)

7. Gastos relacionados con jornadas laborales:

Este gasto se refiere a jornadas de trabajo, reuniones laborales, capacitaciones, etc., y los respectivos coffe break, catering, arriendo
de espacios o salas de trabajo, asociados a esas jornadas.
Si se realiza este tipo de erogaciones no podrán calificarse como gastos de representación, puesto que no reúnen los siguientes
requisitos:

- Tratarse de una exteriorización del servicio

- Asistencia de autoridades superiores del gobierno o del Ministerio correspondiente

- Contar con la participación de funcionarios de instituciones de la Administración del Estado o que pertenezcan a otros
poderes del Estado, o privadas atingentes, o contar con la asistencia de expertos o autoridades nacionales o extranjeras.

En todo caso, toda vez que no se reúnan los requisitos anteriormente expuestos, hay que verificar si se trata de un gasto que tiene su
propio clasificador presupuestario.

8. Gastos por fiestas de la Institución:

9. Gastos de representación correspondiente a Directores Regionales:

Esta erogación se realiza con la finalidad que los jefes o directores regionales puedan ejercer sus funciones adecuadamente. Para
ello, deben poseer recursos financieros suficientes que les permitan desarrollar actividades que impliquen la representación del
organismo. Bajo esta circunstancia, en la medida que se cumplan las exigencias legales, se trata de un gasto de representación.

10. Gastos derivados de la cuenta pública del Servicio:

Cuando el Servicio público da una cuenta pública de su gestión cumple con los dos requisitos del clasificador presupuestario, que
permite clasificarlo como un gasto de representación, a saber:

- Se trata de una actividad institucional, que exterioriza su función, puesto que la da a conocer.

- Cuenta con la participación de personalidades o autoridades superiores de gobierno o del Ministerio correspondiente,
pudiendo contar con la asistencia de otros jefes de servicios públicos y parlamentarios.

f) Rendición de los Gastos: el artículo 85 de la Ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República,
prescribe que: “Todo funcionario, como asimismo toda persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague fondos de los
mencionados en el artículo 1°, rendirá a la Contraloría las cuentas comprobadas de su manejo en la forma y plazos que determina esta ley.

Cuando un funcionario, al ser requerido por la Contraloría, no presente debidamente documentado el estado de la cuenta de los valores
que tenga a su cargo, se presumirá que ha cometido sustracción de dichos valores.”

A su vez, la resolución N° 30 de 11 de marzo de 2015, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas de la Contraloría
General de la República, que deja sin efecto desde la fecha que indica la resolución N° 759 de 2003, de ese mismo Órgano Contralor, en su
artículo segundo establece que: Toda rendición de cuentas estará constituida por:

- El o los informes de rendición de cuentas;

- Los comprobantes de ingresos con la documentación auténtica o la relación y ubicación de ésta cuando proceda, que acrediten los
ingresos percibidos por cualquier concepto;
- Los comprobantes de egresos con la documentación auténtica o la relación y ubicación de esta cuando proceda, que acrediten todos
los desembolsos realizados;

- Los comprobantes de traspasos con la documentación auténtica o la relación y ubicación de ésta cuando proceda, que demuestren las
operaciones contables que no corresponden a ingresos y gastos efectivos,

- Los registros a que se refiere la ley N° 19.862, cuando corresponda.

A su vez, el párrafo 2° del Título I de la citada resolución N° 30, regula la “Documentación Auténtica de Cuentas en Soporte de Papel”, el
cual en su artículo 4° señala que:

“Para efectos de la documentación de cuentas en soporte de papel se considerará auténtico solo el documento original, salvo que el juez
en el juicio respectivo y por motivos fundados, reconozca este mérito a otro medio de prueba, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos
55 del decreto ley N° 1.263, de 1975, y 95 de la ley N° 10.336.

No obstante, en casos calificados por la Contraloría General, podrán aceptarse en subsidio de aquellos, copias o fotocopias debidamente
autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello.”

En tanto, el párrafo 3° del referido Título I, contempla la “Documentación de Cuentas en Soporte Electrónico o en Formato Digital”, el que
en su artículo 5° previene que: “Los órganos públicos y toda persona o entidad que esté obligada a rendir cuentas ante la Contraloría
General, podrán hacerlo, previa autorización de este Organismo, con documentación electrónica o en formato digital…Cuando los
documentos en soporte de papel se presenten en formato digital, este se considerará copia simple de aquellos.”

Por último, el Título II, de la antedicha resolución N° 30 establece la “Rendición de Cuentas de Organismos Públicos a la Contraloría
General de la República”, disponiendo en su artículo 20 que: “La rendición de cuentas, cualquiera sea la modalidad de soporte y
presentación que se adopte al efecto, de conformidad con estas normas, deberá comprender la totalidad de las operaciones que se
efectúen en las unidades operativas de los organismos públicos, tanto en moneda nacional como extranjera…”.

Finalmente, cabe anotar que el decreto N° 250 de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 19.886, de
Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, en su artículo 10, n° 7, letra b), establece que podrá
recurrirse a la licitación privada o al trato directo: “Cuando la contratación se financie con gastos de representación en conformidad a las
instrucciones presupuestarias correspondientes.”
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