SEMANA 5 – HERRAMIENTAS DIGITALES PARA LA GESTIÓN

HERRAMIENTAS DIGITALES PARA LA GESTIÓN

SEMANA 5

Microsoft Excel: estructura, funcionamiento

y generación de información

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APRENDIZAJE ESPERADO
 Aplicar filtros y funciones para el manejo
de datos en Microsoft Excel.

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APRENDIZAJE ESPERADO..................................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4
1. MANEJO DE DATOS EN MICROSOFT EXCEL ................................................................................. 5
1.1. USO DE FILTROS .............................................................................................................. 8
1.2 ELIMINACIÓN DE DATOS DUPLICADOS ......................................................................... 12
2. FUNCIONES ................................................................................................................................ 13
2.1 BÚSQUEDA Y REEMPLAZO DE DATOS ........................................................................... 13
2.2 SINTAXIS DE UNA FÓRMULA ......................................................................................... 15
2.3 FUNCIONES PARA CUADRO ESTADÍSTICO ..................................................................... 16
2.3.1 FUNCIÓN PROMEDIO ................................................................................................ 16
2.3.2 FUNCIÓN VALOR MÁXIMO ........................................................................................ 16
2.3.3 FUNCIÓN VALOR MÍNIMO......................................................................................... 16
2.4 FUNCIONES MATEMÁTICAS .......................................................................................... 17
2.4.1 FUNCIÓN PRODUCTO ................................................................................................ 17
2.4.2 FUNCIÓN SUMA ........................................................................................................ 17
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 19
REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 20

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INTRODUCCIÓN
Los contenidos de esta semana tienen por necesario que se comprenda la magnitud y
objeto presentar herramientas con un mayor diversidad de los datos posibles de obtener
grado de complejidad para el manejo de en estas categorías. Por esta razón, se han
datos, tanto en su orden como filtrado. listado todas las alternativas que ofrece
Asimismo, busca exponer nuevos casos de Microsoft Excel.
funciones con su respectiva sintaxis, es decir,
la forma correcta de escribirlo, para En este documento se continuará con un
proporcionar un nivel superior en el manejo marco de referencia o contexto empírico de
la aplicabilidad de las herramientas,
del software, aumentando en el estudiante
el nivel de dominio y profundidad de las funciones y contenidos expuestos.
herramientas y procesos, en relación con los
contenidos vistos en semanas anteriores.

Se conocerá, a grandes rasgos, la cantidad de

funciones asociadas a estos ítems. Si bien, es
probable que no utilice todas las funciones
listadas debido a su especificidad, es

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1. MANEJO DE DATOS EN MICROSOFT EXCEL

En aquellas oportunidades en que se disponga de varios datos, es común darles un orden de algún
tipo. Por eso, Excel ofrece opciones para realizar dicha función de una manera más simple, ya sea
ordenando por una o varias columnas a la vez, con criterios determinados.

Para realizar una ordenación simple, será necesario ubicarse en la columna cuyos datos se desean
ordenar y, desde la pestaña Datos del menú superior, hacer clic en algunos de los comandos del
grupo Ordenar y filtrar. Para este efecto, se podrá elegir si dicho ordenamiento se realizará de
manera ascendente o descendente.

También se dispone de otra alternativa que, aunque es más lenta, permite ordenar todo el
conjunto de la fila. Simplemente deberá hacer clic sobre la opción Ordenar (dentro del grupo
Ordenar y filtrar), y luego seleccionar algún criterio de orden.

Existe la posibilidad de realizar este orden en una columna, de manera independiente a las demás
columnas contiguas, de modo que no se vean afectadas. Para lograr esto, será necesario hacer clic
sobre el encabezado de la columna (por ejemplo, sobre el encabezado A), lo que generará la
aparición de un cuadro de diálogo como el siguiente:

 Con la opción Ampliar la selección, se le dará orden a toda la fila.

 Con la opción Continuar con la selección actual, se le dará orden solo a la columna
seleccionada, sin considerar los datos de la misma fila.

Una vez concluida la selección, deberá hacer clic en el botón Ordenar, lo que permitirá visualizar
los cambios aplicados. En la siguiente imagen se grafica mejor el ordenamiento de datos.

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El comando Ordenar permitirá generar un orden basado en más de un criterio, de manera que al

hacer clic sobre él, será posible observar el siguiente cuadro de diálogo, que posibilitará la
selección de los criterios de orden por aplicar. Es importante destacar que se debe considerar la
selección Mis datos tienen encabezados (cuadro rojo en la siguiente imagen) si los datos a ordenar
presentan encabezados en las columnas. Si no se selecciona esta opción, el encabezado de la
columna quedará dentro de la ordenación.

En el campo Ordenar por se encontrará una lista desplegable para seleccionar la columna, donde
en caso de que el encabezado de dicha columna posea nombre, aparecerá en el listado. De otro
modo, Excel utilizará los nombres de la columna (Columna A, Columna B, etc.).

Posteriormente, será necesario definir en qué se basa dicho orden (Ordenar según), en que el
programa ofrece alternativas tales como: valor de la celda, color del texto, fondo o ícono.

Finalmente, también será posible definir el Criterio de ordenación, que puede ser ascendente
(desde la A a la Z), descendente (desde la Z a la A) o algún otro tipo de criterio personalizado (por

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ejemplo, según los días de la semana: lunes, martes, miércoles, etc.). Una vez definidos dichos
criterios, será posible añadir algunos más haciendo clic en Agregar nivel, de manera que, por
ejemplo, se realice la selección por nombre y, en caso de que existan coincidencias, estas se
resuelvan automáticamente por el apellido.

También será posible definir y modificar la jerarquía o prioridad de ordenación, desplazando los
datos. Para esto, será necesario seleccionar alguno de los campos de columna y, posteriormente,
con las flechas del teclado (arriba/abajo), modificar su jerarquía, siendo siempre la principal la
primera del listado.

Además, existe el botón Opciones, ubicado en la parte superior derecha y que permitirá abrir un
cuadro de diálogo con más opciones de ordenación.

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1.1. USO DE FILTROS

A partir de lo que nos indica Microsoft (2016). Ayuda y aprendizaje de Office. Recuperado de:
https://goo.gl/pAblqx, una de las herramientas más importantes para el manejo de datos es el uso
de filtros. Esto permite obtener información muy precisa al establecer parámetros de búsqueda
personalizados. De este modo, en la tabla se podrá sacar un listado más acotado, utilizando
parámetros de varias columnas.

La posibilidad de filtrar el contenido de una tabla que ofrece Excel, permitirá trabajar con todos los
registros ingresados en una tabla, y de entre ellos, efectuar una selección según algún criterio
definido, para lo cual se dispone de dos opciones:

 Filtro (autofiltro).
 Filtro avanzado.

1.1.1 UTILIZACIÓN DE FILTRO

Para la utilización de filtros se emplearán las listas desplegables asociadas al menú principal,
donde es posible mostrar u ocultar el autofiltro, dirigiéndose a la pestaña Datos y seleccionando o
deseleccionando el comando Filtro.

Por ejemplo, basándose en la siguiente imagen, si se hace clic sobre la flecha del campo “1er
Apellido”, aparecerá un menú desplegable, el que ofrecerá una serie de opciones para efectuar el
filtrado de datos.

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Si se marcara únicamente Moreno por ejemplo, Excel efectuaría el filtro de todos los registros que
contengan la palabra Moreno en el primer apellido, y las restantes filas dejarían de estar visibles
en la tabla.

Una alternativa es utilizar filtros de texto, en los cuales es posible observar el mismo menú, en el
que se desplegará un submenú secundario con más opciones:

Cualquiera sea la opción que se seleccione, se podrá acceder a un cuadro de diálogo en el que se
podrán seleccionar dos condiciones de filtro de texto y, posteriormente, configurar que se cumpla
una condición o ambas. El programa evaluará la condición seleccionada con el texto ingresado y,
de cumplirse, mostrará la fila. El carácter “?” permite definir que en esa posición existirá un
carácter (cualquiera), mientras que el asterisco (*) permite indicar que podrá existir o no un grupo
de caracteres.

En la tabla solo se mostrarán aquellas filas en que el primer apellido contenga una “o” en el
segundo carácter y no contengan la letra “z”. En tanto, si Excel detecta que una columna contiene
valores numéricos, ofrecerá la opción de emplear filtros específicos para este tipo de datos.

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Además, también es posible acceder a opciones de filtrado específico para datos de fecha. Pero en
este caso, la cantidad de opciones disponibles es mayor, tal y como se puede observar en la
siguiente imagen:

Por último, existe adicionalmente la alternativa de filtrar por color, el que estará activo en la
medida en que las celdas tengan aplicado algún color de relleno, ya sea debido a una regla de

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formato condicional o bien por modificación directa mediante las herramientas de formato. En el
siguiente ejemplo se ha aplicado una regla de formato condicional en aquellas celdas cuyo valor es
mayor que $850 en la columna total.

Luego de aplicado el color de relleno, al momento de hacer clic sobre el filtro de la columna total
se podrá observar que está habilitada la opción Filtrar por color, dentro de la cual es posible
seleccionar alguno de los colores disponibles en la columna.

Excel indica la existencia de un filtro activo mediante un cambio de ícono en la flecha de la lista
desplegable. En caso de querer quitar el filtro, será necesario desplegar nuevamente la lista y,

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posteriormente, elegir la opción Seleccionar todo. Con ello, aparecerán todos los registros de la
lista. Otra opción para el borrado de un filtro es pulsando en la pestaña Datos la opción Borrar.

1.2 ELIMINACIÓN DE DATOS DUPLICADOS

Al trabajar con un gran volumen de información o con tablas cuyos datos provienen de diversos
orígenes, es muy probable que se presenten filas idénticas, situación que puede distorsionar los
resultados que se obtengan de los cálculos desarrollados. La razón es que no aportan información
adicional y, en segunda instancia, pueden comprometer la fiabilidad de las estadísticas cuya base
sean esos datos. La excepción a lo planteado es que se esté interesado en analizar la frecuencia
con que aparece un determinado registro.

Un ejemplo de lo anterior sería querer obtener los teléfonos de un grupo de trabajadores y, en la

tabla de donde se extrae la información, uno de ellos aparece repetido en varias oportunidades.
Los resultados obtenidos no serían reales, por la distorsión que generaría dicha duplicidad.

Para eliminar filas duplicadas, será necesario tener seleccionada (activa) una celda ubicada en uno
de los registros por comprobar, para que el programa sepa exactamente en cuál tabla hacer la
revisión, en caso de que existan dos o más tablas. Cuando se ejecute la búsqueda, se podrá
observar que se marca el contorno de la tabla que contiene los registros por revisar.

Para ello, en la pestaña Datos, se debe hacer clic sobre el comando Quitar duplicados.

Si se desea mayor seguridad en cuanto a que las filas revisadas sean efectivamente las que se
necesita revisar, se pueden seleccionar manualmente antes de ejecutar el comando antes
mencionado.

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2. FUNCIONES
Las funciones constituyen una herramienta poderosa al momento de trabajar con datos, pero es
preciso conocer bien la lógica detrás de estas, la que se puede obtener de su estructura o sintaxis.
De esta manera, será más fácil entender y trabajar con funciones y, por ende, lograr mejores
resultados con las tablas.

De acuerdo a lo que nos indica la página www.support.office.com, una función es una fórmula de
Excel que opera bajo una estructura determinada. Esta puede ser definida por el programa o por
el usuario. Opera con uno o más valores y entrega un resultado, que es lo que se verá finalmente
en la celda.

Existen algunas consideraciones básicas que siempre se deben tener presentes:

 Toda fórmula se inicia con el signo igual (=). Por tanto, si una función está al inicio de una
fórmula, debe iniciar con dicho signo. Los argumentos o valores de entrada siempre deben
estar entre paréntesis. No deben existir espacios en blanco antes o después de un
paréntesis.
 Los argumentos pueden ser valores constantes (texto o número), fórmulas o funciones.
 Cada argumento se separa por un punto y coma (;).

2.1 BÚSQUEDA Y REEMPLAZO DE DATOS

Cuando se maneja una gran cantidad de información, en ocasiones, puede resultar difícil ubicar un
dato específico al interior del libro. Para efectuar dicha operación, Excel cuenta con una
herramienta de búsqueda ubicada en la pestaña Inicio > Buscar y seleccionar > Buscar.

El comando Buscar permitirá abrir una ventana en la cual insertar el dato que se desea encontrar.

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Dentro de las opciones que ofrece este cuadro de diálogo, se encuentra el botón Buscar siguiente,
el que permite desplazarse entre las celdas que contengan el valor buscado. La búsqueda iniciará
en donde se encuentre situado el cursor, por lo que es recomendable ubicarse en la primera celda
para que la búsqueda abarque toda la hoja de cálculo. En caso de tener varias celdas
seleccionadas, la búsqueda se limitará a esas celdas.

Es posible seleccionar la opción Buscar todos para mostrar en la misma ventana un listado de
resultados con las respectivas ubicaciones de cada una de las celdas encontradas. Pero, para
mayor facilidad, el listado contendrá enlaces. Por eso, con un simple clic se podrá acceder a la
celda encontrada.

El botón Opciones ofrece la posibilidad de ampliar la ventana de búsqueda mostrando más

alternativas. Es posible elegir dónde realizar la búsqueda (en la hoja de cálculo actual o en todo el
libro) o realizar la búsqueda en ciertas celdas que compartan alguna característica, por ejemplo,
buscar un valor en celdas con formato de moneda.

En la opción Reemplazar, de esa misma ventana, o alternativamente en la opción Reemplazar del

comando Buscar y seleccionar, es posible efectuar una sustitución de datos cambiando un valor
por otro. Esta opción no se limita a valores únicamente, pues es posible referirse a formatos. De
este modo sería posible, por ejemplo, buscar todas las celdas cuyo valor sea 0, pero que además
posean formato de moneda y, eventualmente, reemplazarlo por el mismo valor, pero con un color
rojo de celda para que destaque.

La opción Ir a… facilita situarse en una celda en particular. La diferencia con otros métodos de
desplazamiento es que mantiene un registro de las celdas que se han visitado, de manera tal que,
si se trabaja siempre con las mismas celdas, se facilita el trabajo con esta opción.

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Otras opciones disponibles son: Fórmulas, Comentarios, Formato condicional, Constantes,

Validación de datos y Seleccionar objetos, las que permiten seleccionar todas las celdas que
contengan este tipo de información. Por ejemplo, seleccionar todas las fórmulas del documento.

2.2 SINTAXIS DE UNA FÓRMULA

La sintaxis es la disposición y orden de la función y sus argumentos. Existe un denominador común

para el ingreso de funciones, y la forma en cómo se estructura en el cuadro se denomina sintaxis.
En términos generales, está expresada de la siguiente manera:

=nombre_función (argumento1;argumento2;...;argumentoN)

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2.3 FUNCIONES PARA CUADRO ESTADÍSTICO

2.3.1 FUNCIÓN PROMEDIO

Devuelve el promedio de los argumentos seleccionados en un rango.

2.3.2 FUNCIÓN VALOR MÁXIMO

La función valor máximo permite obtener el mayor valor de una lista de argumentos.

2.3.3 FUNCIÓN VALOR MÍNIMO

La función valor mínimo permite obtener el menor valor de una lista de argumentos.

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2.4 FUNCIONES MATEMÁTICAS

2.4.1 FUNCIÓN PRODUCTO

La función producto multiplica todos los números proporcionados en la lista de argumentos,

asumiendo solo los formatos de número. Por ejemplo, si las celdas C4 a la C10 contienen números,

se puede usar la fórmula descrita en la siguiente figura y eso equivaldría a

=C4*C5*C6*C7*C8*C9*C10.

2.4.2 FUNCIÓN SUMA

La función suma entrega como resultado la suma de sus argumentos. Además, existe el operador
(:), que enlaza un rango de celdas. De esta forma, si se tiene el rango A1:C5, dentro de una función
suma se entenderá que se sumarán todas las celdas que se encuentren al interior de este rango, lo

que también se puede expresar de la siguiente forma:

De esta manera queda clara la utilidad de la función, porque se puede expresar lo mismo de forma

más resumida:

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Al igual que cualquier dato, una función se puede escribir directamente en la celda, siempre y
cuando se conozca su sintaxis; pero, adicionalmente, Excel dispone de herramientas que facilitan
el desarrollo de fórmulas.

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas, es posible encontrar el botón de Autosuma, el que

permite el desarrollo de la función suma de manera más rápida. Es posible acceder a más
opciones de este comando haciendo clic sobre el triángulo invertido del botón, lo que activará una
lista desplegable con opciones para utilizar otras funciones que no sean suma, por ejemplo:
Promedio, Contar números, Máx (entrega el valor máximo) y Mín (entrega el valor mínimo).
Además, permite acceder a un cuadro de diálogo con la opción Más funciones.

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COMENTARIO FINAL
En la presente semana se ha explicado y desarrollado el ordenamiento de datos, además de las
funciones de búsqueda, en sus dos alternativas, y las funciones matemáticas. El objetivo es contar
con una base conceptual que permita al futuro profesional enfrentarse a cualquier tipo de
requerimiento relacionado con las fórmulas planteadas, ya que, al conocer y dominar las sintaxis
de las distintas fórmulas, es más sencillo enfrentar problemas de mayor complejidad.

Entendiendo el concepto que hay detrás de cada función y la forma en que Microsoft Excel trabaja

para lograr un resultado, será fundamental la práctica, pues este es el único medio para asimilar e
internalizar la operación de las funciones.

Seleccione una de las funciones estudiadas y aplíquela en un caso específico

en su lugar de trabajo. Por ejemplo, si necesita elaborar un informe sobre
los niños entre 2 y 15 años de un hogar de acogida, ¿sería de ayuda utilizar
funciones estadísticas vistas en los contenidos? ¿Por qué?

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REFERENCIAS
Microsoft (2016). Ayuda y aprendizaje de Office. Recuperado de: https://goo.gl/pAblqx

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2019). Microsoft Excel: estructura, funcionamiento y generación de

información. Herramientas Digitales para la Gestión. Semana 5.

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