ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS

PHAM-PCD-07
Rev. 0

CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. RESPONSABILIDADES

5. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

6. CONTROL DE REGISTROS

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS

8. ANEXOS

9. CONTROL DE MODIFICACIONES

FORMALIZACION DE PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA
Subgerente de Gerente de Medio Vice Director de Proyecto
Gestión Ambiental Ambiente

Gerente de Seguridad

Gerente de Gestión
Comunitaria

Este documento al ser impreso o al estar fuera de Intranet se considera una “COPIA NO CONTROLADA”, a
menos que tenga el timbre de control.

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1. OBJETIVO

Establecer las responsabilidades, la autoridad, la oportunidad y metodología para elaborar y

controlar la Documentación y Registros del Sistema de Gestión Integrado.

2. ALCANCE

Aplicable y válido para todos los documentos pertenecientes al Sistema de Gestión Integrado del
Proyecto Alto Maipo, el cual se encuentra definido en el “Manual del Sistema de Gestión
Integrado PHAM” (PHAM-MNL-01).

3. DEFINICIONES

Almacenamiento: Indica el sitio donde se conserva el documento o registro durante las diferentes
fases de su conservación. Ej.: Oficina Gerencia de Medio Ambiente, oficina administración, oficina
ITO, etc.

Disposición: Indica el destino que se debe dar al documento o registro una vez vencido el período
de retención para el medio de archivo (o almacenamiento). Ej.: Enviar a Archivo de Obsoletos,
destruir, respaldo magnético, etc.

Tiempo de retención: Indica el período de tiempo que se conserva el documento o registro para el
medio de archivo o almacenamiento en consideración. Ej.: 3 meses, vigencia del contrato, etc.

Centro Documental o Archivo Técnico: Lugar destinado a almacenar la documentación del

Sistema de Gestión Integrado controlada y obsoleta. El Archivo Técnico del Proyecto almacenará los
documentos originales y obsoletos de aquellos documentos estructurales del Sistema de Gestión
Integrado, así como de la documentación original y obsoleta aplicables directamente a las
actividades del proyecto.

Documentos del Sistema de Gestión Integrado: Son los Documentos emitidos por el Sistema de
Gestión Integrado, y se clasifican en Estructurales y Operacionales. Los tipos de documentos
corresponden a Política, Manuales, Procedimientos, Instructivos, Formularios y otros documentos
tales como Reglamentos.

Procedimientos Estructurales: Documentos requeridos para una mejor organización y operación

del Sistema de Gestión Integrado y que dan respuesta a alguna cláusula de la norma ISO
14001:2004, OHSA 18.001:2009 (norma de referencia para el SGI) y/o Normativa Legal Vigente ó
estándar AES.

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Procedimientos Operacionales: Documentos necesarios para la planificación, operación y control

eficaz de las actividades y/o etapas del proyecto.

Documento Original: Documento impreso que cuenta con las firmas originales en sus instancias de
aprobación, y se almacena en el Archivo Técnico y se encuentra prohibido su préstamo.

Documento Vigente: Documento aprobado que se encuentra publicado en intranet y ha sido

comunicado al personal involucrado.

Copia Controlada: Impresión del documento vigente, que se encuentra disponible en intranet, y que
es entregada por el Encargado de Archivo Técnico. Las copias de un documento original, se
identifican con un timbre o leyenda COPIA CONTROLADA, lo que garantiza que corresponde a la
última versión vigente en el centro documental. Estas copias controladas no deben fotocopiarse.

Copia No Controlada: Impresión del documento vigente desde intranet, de un documento original.
Estos documentos se identifican con una leyenda al pie de página que indica “Este documento al
ser impreso o al estar fuera de intranet se considera una “COPIA NO CONTROLADA”, a menos que
tenga el timbre de control.”, lo que no garantiza que corresponde a la última versión vigente.

Manual: Documento que describe los elementos centrales de un sistema y sus interacciones y
referencia los documentos estructurales utilizados por éste.

Reglamentos: Documentos que establecen normas o reglas, que por la autoridad competente se
dan para la ejecución de una ley, norma o para el régimen de una corporación, una dependencia o
un servicio.

Procedimientos: Documentos que describen actividades y/o etapas. Deben dar respuesta a Qué se
debe hacer, Cómo se debe hacer, Quién lo debe hacer, Cuándo se debe hacer y Dónde se debe
hacer.

Instructivos: Documentos que describen en forma detallada las tareas específicas para realizar una
actividad y/o etapa que se encuentra descrita en un procedimiento. Deben dar respuesta al Cómo se
debe hacer.

Formularios: Documentos diseñados para registrar datos en papel o por medio electrónico.

Registro: Documento que presenta evidencia de las actividades desempeñadas. Los formularios
una vez completados pasan a ser un registro, así como otras evidencias e información necesaria
(informes, programas, correos electrónicos, fotografías, memorándum, entre otros) los que pueden
ser internos o externos a la organización.
Nota: Los registros no pueden ser modificados, sólo son actualizados.

4. RESPONSABILIDADES

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menos que tenga el timbre de control.

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Vice Director de Proyecto

 Aprueba los procedimientos estructurales del Sistema de Gestión Integrado.

Gerente de Construcción
 Aprueba los procedimientos operacionales del Proyecto de Construcción.

Gerente de Medio Ambiente/Gerente de Seguridad/Gerente de Gestión Comunitaria

 Revisa los procedimientos estructurales del Sistema de Gestión Integrado.

Subgerente de Gestión Ambiental

 Es el responsable de elaborar y actualizar los procedimientos estructurales del SGI de
Construcción.
 Es responsable por revisar los documentos operacionales.
 Define los documentos de carácter ambiental de procedencia externa de su uso que requieren
ser controlados, así como toda aquella documentación externa que, debido a nuevas
ediciones u obsolescencia, requiera ser reemplazada o retirada del lugar de uso.

Jefes de áreas
 Revisar los procedimientos e instructivos operacionales aplicables al Proyecto.
 Son los responsables de actualizar los procedimientos operacionales del Proyecto.

Encargado de Control de Documentos

 Mantiene actualizada la “Lista Maestra de Documentos del SGI” (PHAM-PCD-07/F1)
 Es responsable de gestionar (custodiar, distribuir, destruir y dar seguimiento) a los
documentos listados en PHAM-PCD-07/F1; PHAM-PCD-07/F2 y PHAM-PCD-07/F3.
 Sube a intranet los documentos.
 Coloca según corresponda los timbres de copia controlada y obsoleta, manteniendo
actualizada la “Lista de Distribución de Documentos” PHAM-PCD-07/F3.
 Se asegura que los responsables de los documentos devuelvan los documentos obsoletos.
 Mantiene y conserva los documentos externos listados en “Lista Maestra de Documentos
Externos” PHAM-PCD-07/F2.
 Mantiene la documentación situada en intranet y los documentos originales en papel.
 Mantiene los registros asignados para la custodia del Archivo Técnico.
 Mantiene los documentos originales de los documentos externos.

Subgerencia Ambiental de Terreno

 Realizar inspecciones que aseguren la mantención del archivo técnico de contratistas.

5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

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5.1. Generalidades

Toda documentación generada dentro del Sistema de Gestión Integrado, es controlada en

conformidad a las pautas descritas en este procedimiento, respetando las etapas indicadas, de
manera tal que satisfagan los requerimientos del Sistema de Gestión Integrado.

Todos los documentos del Sistema de Gestión Integrado tienen una estructura jerárquica. La
referencia de los documentos se efectúa de uno a otro indicando el nivel jerárquico. A modo de
ejemplo el Manual de Gestión Integrado puede hacer referencia a: otros manuales (referencia a un
mismo nivel), a los procedimientos estructurales o procedimiento de construcción (referencia a nivel
inferior).
Nivel 1 (Política)
Declaración formal que efectúa la organización de
sus intensiones y principios, que proporciona un
Política marco para la acción y para el establecimiento de
sus objetivos y metas.

Manual SGI
Nivel 2 (Manual)
Es el documento que describe el funcionamiento del
Sistema.
Procedimientos
Estructurales Nivel 3 (Procedimientos Estructurales y
y de Construcción Operativos)
Documento que describe las responsabilidades de
todos los cargos que intervienen en un proceso
Instructivos
administrativo y/u operativo, indicando las
actividades o pasos que deben ejecutarse. Define
Formularios/Registros
EL QUIEN, COMO, CUANDO y DONDE proceder.

Nivel 4 (Instructivos)
Es un documento operacional que describe en forma detallada los pasos y COMO se han de cumplir
para llevar a cabo el control efectivo de determinadas actividades.

Nivel 5 (Formularios/Registros)
Documentos diseñados para registrar datos específicos, a este nivel pertenecen los documentos
como los Planes y Programas, y aquellos que muestran la evidencia objetiva de las actividades
desarrolladas.

5.2. Estado de los documentos

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El Encargado de Control de Documentos es responsable de que se mantenga actualizada la Lista

Maestra de Documentos (PHAM-PCD-07/F1) en la cual quedarán registrados todos los
documentos estructurales y su estado de vigencia que se generen dentro del Sistema de Gestión
Integrado.

5.2.1.Copias Controladas

Cuando se emite una nueva versión de un documento, éste es ingresado a intranet otorgando de
esta manera el carácter de documento oficial (Copia Controlada). La forma de identificar y validar los
documentos controlados al ser impresos, será mediante un timbre de color azul con la palabra
“Copia Controlada”. Es responsabilidad del Encargado de Control de Documentos mantener el
control de la documentación del sistema y enviar las copias controladas a los Jefes de Área cada
vez que se actualice un documento, según la Lista Maestra de Documentos del SGA (PHAM-PCD-
07/F1) y registrar la distribución de esta documentación en el registro Listado de Distribución de
Documentos (PHAM-PCD-07/F3).

5.2.2.Copias No Controladas

Las copias no controladas corresponden a impresiones de documentos controlados vigentes en

intranet y puede ser cualquier documento emitido en papel para efectos de capacitación,
información, etc. Cuando se emite una nueva edición de un documento, no es necesario reemplazar
las copias no controladas entregadas.

Los documentos con estas características tienen una identificación en el pie de la página que indica:
“Este documento al ser impreso o al estar fuera de intranet se considera una ”COPIA NO
CONTROLADA”, a menos que tenga el timbre de control.”

5.2.3.Obsoleto

Los documentos no vigentes del sistema como consecuencia de su actualización serán destruidos.
Aquellos documentos obsoletos que sea necesario retenerlos con fines legales y/o de preservación
del conocimiento se les estampará un timbre de tinta roja con la palabra “Obsoleto“.

5.3. Sistema de Codificación

Todos los documentos del Sistema de Gestión Integrado que se generen deberán ser codificados,
cuando corresponda, de acuerdo a la estructura alfanumérica que se indica a continuación:

5.3.1.Documento Estructural:

Los documentos de carácter estructural tendrán la siguiente estructura:

PHAM-XXX-YY
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Donde:

PHAM = Indica que el documento es parte del Sistema de Gestión Integrado del Proyecto
Hidroeléctrico Alto Maipo.
X = Indica el tipo de documento.

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGOS

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL MNL
REGLAMENTO RGL
PROCEDIMIENTOS PCD
INSTRUCCIONES O INSTRUCTIVOS INS
YY = Indica número correlativo del documento del Sistema de Gestión Integrado.

La codificación podrá ampliarse siempre que quede registro de ello en la “Lista Maestra de
Documentos del SGI” PHAM-PCD-07/F1.

En el caso de los procedimientos, instructivos y reglamentos, que se derivan de algún procedimiento

deberán mantener la misma numeración del procedimiento, ejemplo: PHAM-P-07 y en caso de tener
varios instructivos o reglamentos del mismo procedimiento se deberá incluir seguido del número un
correlativo, ejemplo: PHAM-P-07.1

5.3.2.Documento Operacional:

Aquellos documentos que se generen para uso específico en el Proyecto, mantendrán la siguiente
estructura:

PHAM – A – XXX – YY/FN°

Donde:

PHAM = Indica que el documento es parte del Sistema de Gestión Integrado del Proyecto
Hidroeléctrico Alto Maipo.
A = Indica el Área de Construcción (frente de trabajo)
X = Indica el tipo de documento.
YY = Indica número correlativo del documento del Sistema de Gestión Integrado.
FN° = Indica el formulario correspondiente y su número correlativo al documento del sistema
de Gestión.

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En caso de formularios que deriven de un procedimiento se mantendrá la codificación del

procedimiento y se enumerarán los formularios, por ejemplo: PHAM-PCD-07/F1.

5.4. Ciclo de vida de los documentos

5.4.1.Elaboración

Los documentos estructurales del Sistema de Gestión Integrado del PHAM, incluidos los formularios,
son elaborados por el Subgerente de Gestión Ambiental.

En el caso de documentos operacionales, estos son elaborados por el especialista en el tema o

actividad, con el apoyo del Subgerente Ambiental de Terreno y/o Gerencia de Seguridad.

Se elaboran procedimientos cuando surge como requerimiento de la línea de mando, una necesidad
de la Matriz de Identificación de Aspecto y Evaluación de Impacto Ambiental o Matriz de
Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos, una comunicación de partes interesadas, un
requerimiento legal, normativo, o de los estándares AES, entre otros.

5.4.2.Revisión

La revisión de los documentos estructurales es realizada por el Gerente de Medio Ambiente,

Gerente de Seguridad y Gerente de Gestión Comunitaria. En el caso de documentos operacionales
estos son revisados por el Jefe de Área correspondiente y el Subgerente Ambiental de
Terreno/Gerencia de Seguridad, según corresponda.

5.4.3.Aprobación

Los procedimientos estructurales y procedimientos de construcción son aprobados por el Vice

Director de Proyecto.

Los documentos deberán ser firmados de acuerdo al formato entregado en la primera página por
quienes elaboren, revisen y aprueben el documento. Los documentos originales deberán ser
firmados y posteriormente escaneados y dispuestos en intranet. Será responsabilidad del
Encargado de Control de Documentos subir la documentación a intranet, una vez obtenida del
Subgerente de Gestión Ambiental.

5.4.4.Archivo y Distribución

Toda la documentación del Sistema de Gestión Integrado es mantenida en intranet, cuando surjan
modificaciones a los documentos y se emita una nueva versión será informado en la misma.

El Encargado de Control de Documentos es responsable de que los documentos originales vigentes

y aquellos obsoletos que se defina almacenar sean archivados, colocando los timbres
correspondientes (Copia Controlada y Obsoleto).
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Cuando el Encargado de Control de Documentos distribuya documentos controlados del Sistema de

Gestión Integrado en medio físico, se utilizará la Lista de Distribución de Documentos (PHAM-
PCD-07/F3), en donde quien recibe firma, en señal de haber recibido conforme el documento. Una
vez que el documento cambie de versión o quede obsoleto, el Encargado de Control de
Documentos deberá asegurar que sean devueltos para destrucción todos los documentos obsoletos.
Se deberá dejar evidencia de esto mediante la firma en el registro Lista de Distribución de
Documentos PHAM-PCD-07/F3, donde figure la entrega.

5.4.5.Cambios o Modificaciones

Los documentos deben ser revisados y actualizados, en función de la necesidad de implementar

cambios o mejoras en los mismos. No obstante lo anterior, los procedimientos serán revisados y
actualizados si procede cada 1 año, todo esto con el objeto de asegurar la vigencia del documento.

Estos cambios deben en la medida de lo posible, ser realizados por la misma persona o cargo que
elaboró la versión vigente o en caso contrario, cargo que tenga conocimiento del procedimiento o
tema a atender. El detalle de éstos debe quedar registrado en el Punto 11 del mismo documento
“Control de Modificaciones”. Una vez aprobada la nueva edición, se reeditará el documento
completo.

5.5. Formato de documentos

La estructura o formato de los procedimientos operacionales deberán ajustarse al formato de este

Procedimiento de Control de Documentos y Registros conteniendo los siguientes puntos:

1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
4. Responsabilidades
5. Recursos (Equipos, Materiales, EPP, Herramientas, etc.) (para procedimientos operacionales)
6. Descripción de la Actividad
7. Medidas de Prevención de Riesgos (para procedimientos de terreno)
8. Control Ambiental (para procedimientos de terreno)
9. Control de Registros
10. Documentos de Referencia
11. Anexos
12. Control de Modificaciones

El formato de los manuales, procedimientos, reglamentos e instructivos debe mantener la siguiente

estructura:

Encabezado del documento:

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(NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO)

(CODIGO DEL PROCEDIMIENTO)

Revisión: N°

Pie de página del documento:

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Página X de X
Fecha Impresión: XX/XX/XX

En todos los procedimientos se deberá incluir en la primera página la siguiente tabla:

FORMALIZACION DE PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA
(Cargo): (Cargo) (Cargo)

Firma:

(firma) (firma)

La información debe estar escrita en letra Arial 12 en caso del encabezado, Arial 10 en los pies de
página y Arial 11 en los contenidos del documento.

5.7 Respaldo de la información del Sistema

Los documentos del Sistema de Gestión Integrado que se encuentren en intranet serán respaldados
de acuerdo a los procedimientos de manejo de información electrónica del Soporte Técnico
Informático establecido por AES Gener, que garanticen que no ocurra una pérdida de la información
del Sistema.

5.8 Documentos de Origen Externo

Serán considerados documentos de origen externo aquellos que se utilicen como base para realizar
la gestión de la empresa, aquellos que provengan de alguna parte interesada. Estos documentos
serán identificados conservando su propia codificación y archivados en el Archivo Técnico del

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Proyecto. Se llevará control de los documentos externos recepcionados en la Lista Maestra y

Control de Documentos Externos (PHAM-PCD-07/F2).

Los documentos originales de origen externo, se encuentran disponibles para consulta en el Archivo
Técnico del Proyecto. En caso de requerirse copias, éstas serán controladas de la misma forma que
como se procede con los documentos del sistema de gestión controlados.

Los requisitos legales serán controlados en su vigencia a través de la matriz de identificación de

requisitos legales PHAM-PCD-03/F1.

Los originales de los documentos legales y manuales de equipos serán almacenados en el Archivo
Técnico.

5.9 Control de Registros

Los registros del Sistema de Gestión Integrado deben hacer referencia al documento que los origina
de la siguiente forma:

PHAM-PCD-01/F1

Se mantiene codificación de Identifica el tipo formulario/registro

documento que origina el registro y su numeración correlativa

Cada documento que tenga asociado un registro deberá tener la siguiente tabla en el punto “Control
de Registros”.

Retención
Nombre del
Código Responsable Disposición
Registro Medio Tiempo
de Custodia

Cada área del Proyecto debe almacenar y mantener los registros que evidencien la realización de
las actividades propias del área. El responsable del área debe informar al Subgerente de Gestión
Ambiental, con la finalidad de mantener los archivos respectivos actualizados.

Todos los registros generados en el SGI, cuyo medio de retención sea electrónico, deberán ser
subidos en su formato original por el Encargado de Control de Documentos a intranet. Los registros
en papel serán guardados en el Centro Documental o donde se especifique en cada procedimiento.

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Los registros originales quedarán almacenados en el Centro Documental por el tiempo indicado en
el control de registros de éstos.

5.10 Control Documental de Contratista

El Proyecto debe asegurar que el/los Contratista(s) mantengan un archivo técnico con toda la
documentación relativa a su gestión ambiental, de seguridad y salud ocupacional tales como:
registros de capacitación, permisos, informes, actas de reuniones, etc. El Contratista debe mantener
esta documentación actualizada y organizada de manera de permitir su rápida consulta.

Será responsabilidad de la Subgerencia Ambiental de Terreno y Gerencia de Seguridad inspeccionar

el archivo técnico ambiental, de seguridad y salud ocupacional de los contratistas. Esta actividad se
puede realizar en el marco de inspecciones o auditorias a estos.

6. CONTROL DE REGISTROS

Retención
Nombre del
Código Responsable Disposición
Registro Medio Tiempo
de Custodia
Lista Maestra PHAM-PCD-07/F1 Electrónico Hasta Encargado de Respaldo
de Documentos actualización Control de
del SGI Documentos
Lista Maestra y PHAM-PCD-07/F2 Electrónico Hasta Encargado de Respaldo
Control de actualización Control de
Documentos Documentos
Externos
Lista de PHAM-PCD-07/F3 Electrónico Hasta Encargado de Respaldo
Distribución de actualización Control de
Documentos Documentos

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Tipo de Documento
Nombre del Documento Código Disponible en:
(Interno/Externo)

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Manual del Sistema de

PHAM-MNL-01 Interno Intranet
Gestión Integrado PHAM
Preguntas del Protocolo
para auditoría y del auditor
----- Interno
ambiental de AES para los AESOnline
principales proyectos EPC

8. ANEXOS

No Aplica.

9. CONTROL DE MODIFICACIONES

Las modificaciones que se hagan al Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos y

Registros, deberán quedar registradas de la siguiente forma, al final de cada documento.

Revisión Fecha Descripción de Modificaciones

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