Activdad Uia 2

3.
2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

Actividad Grupal.
De acuerdo con la conformación de los equipos de trabajo, dé respuesta al siguiente
cuestionario:
 Indique la clasificación de los eventos.
RTA:
Congresos: se trata de reuniones entre personas con un interés común o miembros de una
asociación que se congregan para intercambiar ideas e información. El Congreso suele
convocar a un gran número de participantes. Son reuniones a grandes escalas normal
abiertas.
Conferencias: en la mayoría de los casos se tratan de debates políticos al más alto nivel y su
organización corre a cargo del gobierno anfitrión. Para la organización de este tipo de
eventos, conviene tener un gran dominio de las normas protocolarias tanto nacionales como
internacionales, así como, un control de los sistemas de seguridad.
Cursos, seminarios, simposio: se trata de reuniones de carácter formativo, en los cuales se

exponen temas, se organizan grupos de trabajo, debates, contraste de opiniones y sus
correspondientes conclusiones.
Foro: participan todos los presentes de una reunión. Generalmente constituye la

parte final de simposios o mesas redondas. Está dirigido por un coordinador, que
permite la libre expresión de ideas supervisando las intervenciones y los tiempos.
Debate: puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusión
grupal e informal de aprox. 60 minutos con un coordinador que ordena las
disertaciones y modera el debate. Ideal para grupos pequeños 15 personas
aproximadamente.
Asambleas: se trata de una reunión periódica, convocada por el consejo directivo
de una empresa. Va dirigida a los miembros de las empresas, a los accionistas,
socios, con el fin de informar, analizar resultados, repartir dividendos, o resolver
problemas. Se suelen celebrar reuniones o asambleas en los mismos salones de la
entidad. La organización es sencilla y se centra en la convocatoria, recepción y
asistencia de los participantes.
Convenciones: son convocadas de forma cerrada (participación restringida a

los miembros de una organización o empresa), el motivo central suele ser
analizar la marcha de la empresa, discutir o evaluar objetivos, presentaciones de
nuevos productos, políticas. Suelen ser periódicas y rotativas (lugar distinto),
Rueda de negocios: concentración entre la mayor parte de personas con

intereses comunes, donde uno representa la oferta y la otra la demanda. Un
coordinador registra el interés de cada parte y les fija una cita. Habitualmente se
realizan en el marco de congresos, y exposiciones con exposiciones paralelas.
Ferias y Exposiciones: promoción y venta de productos y servicios al público.

Los eventos empresariales también pueden clasificarse en función de sus
objetivos en: desayunos de trabajo, presentaciones o lanzamientos de nuevos
productos, apertura de una nueva tienda o sucursal, eventos de capacitación,
formación o de incentivo , de celebración (aniversarios, galas, fiestas), de entrega
de premios, de posicionamiento de marca, promocionales, patrocinios 6
Organización de Eventos culturales, deportivos, académicos, institucionales,
sociales, ambientales, de responsabilidad social empresarial etc. En todos los
casos los eventos empresariales tiene como eje principal “comunicar” : qué se
quiere conseguir y qué se quiere comunicar, y siempre están orientados hacia
logros y resultados. Están programados con bastante antelación y contemplados
normalmente en los presupuestos anuales de la empresa. En este contexto las
marcas de las empresas buscan medios que les permitan conectar con millones
de personas y que causen un gran impacto. El evento puede conseguir esta
comunicación e impacto a través de múltiples canales y experiencias vivenciales,
con los cinco sentidos, mediante audiovisuales, espacio, aromas, texturas,
actividades, comida, decoración, música, etc. El evento permite captar la
atención del público directamente y durante más tiempo que la publicidad,
además de crear un marco para el contacto directo y la interrelación. (Campos,
2013)
¿Cuáles son las etapas de organización de eventos?
La organización de cualquier tipo de evento debe cumplir las siguientes etapas:

Pre-
Evento
Event Post-
o Evento
1. Pre-evento (Planificación-Organización)
 Establecimiento de los objetivos y metas.
 Definición de la Finalidad del Evento (Homenaje, conmemoración, celebración,

promoción etc.)
 Análisis de necesidades y expectativas.
 Establecimiento del presupuesto aproximado y un plan de financiamiento
(propio, sponsor, auspicio, apoyo etc.)
 Cotizaciones (Se recomienda hacer cotizaciones de diferentes proveedores)
 Administración del evento (papelería, permisos, convenios, derechos de
admisión.
Asignación de responsabilidades y funciones al staff organizativo
 Envío de las invitaciones con 45 días de anticipación.
 Organización de transporte y hospedaje.
 Planificación del banquete (Menú).
 Establecimiento del lugar.
 Elaboración del programa.
 Promoción de la imagen del evento.
2. Evento (Ejecución)
Montaje: disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se

llevará a cabo el evento.
Ejecución: fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el

mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demás.
3. Post-evento ( Evaluación)
 Desmontaje del evento: retiro de los materiales y elementos utilizados en la

reunión.
 Evaluación de resultados: se realiza un informe final (evaluación financiera,
análisis del alcance de objetivos). Seguimiento del evento y envío de cartas
de agradecimiento.
 ¿Cuáles son los comités para desarrollar un evento de acuerdo con el

tipo del mismo?
RTA:
Comité de programas:
 Prepara el cronograma de las actividades con fechas y toques.

 Escoge la temática a tratar y las actividades a realizar.
 Estructura el programa técnico
 Establece los mecanismos para la preselección.
 Selecciona los ponentes y conferencistas.
 Selecciona coordinadores de actividades.
 Entrega las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo
establecido para su reproducción y exposición.
 Estructura el programa social.
 Elabora el programa de visitantes.
 Fija fechas de reuniones
 Programa acciones pendientes.
 Mantiene informado al comité organizador.
Comité de apoyo o servicios generales: colabora en todo lo referente a

planificación y logística.
 Reservación del centro de convenciones
 -Montaje de salones.
 Alquiler de equipos de sonido.
 Reproducción del material organizador del personal técnico.
Comité de promoción/ relaciones publicas:

 Diseño y elaboración del logotipo, afiche, programas, folletos, papelería
especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.
 Diseño y compra del impreso.
 Elaboración de pancartas
 Actos de inauguración y clausura.
 Planificación y coordinación del protocolo con los medios de comunicación.
 Comité de transporte: Coordina todo lo referente al transporte.
 Coordina la llegada y salida de los delegados e invitados en las terminales.
 Coordina los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.
Comité de seguridad:
 Coordina todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales
como de los delegados y participantes.
 Vigila las instalaciones y materiales hasta su reintegro a la empresa
prestadora de servicios.
 Constata el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de
incendios.
 Coordina los servicios de ambulancia y primeros auxilios.
Comité de recepción:
 Da la bienvenida a todos los participantes
 Recibe a los invitados especiales.
 Brinda toda la información acerca de actividades del evento o de otra
índole requerida por los delegados e invitados.
Comité de registro:
 Coordina todo lo referente a la inscripción.
 Diseña las planillas de inscripción.
 Entrega el material y suministra información.
Comité de alojamiento:
 Selecciona las diferentes alternativas de hospedaje.
 Contrata los servicios de alojamiento.
 Distribuye las habitaciones
 Asigna la habitación a los invitados especiales.
Comité de alimentos y bebidas:

 Selecciona los menús del evento (desayunos, almuerzos, cenas y
refrigerios, entre otros.)
 Organiza los horarios para la alimentación.
Comité de damas
 Coordina el programa de acompañantes.
 Coopera en la recepción y hospedaje de los invitados y participantes.
 Solicita obsequios y donaciones.
 Ayuda en la planificación y organización del programa social
6
 ¿Qué importancia tienen los eventos en una organización
empresarial?
RTA: La organización de eventos empresariales es vital en el mundo

corporativo. Siempre se dice que para las empresas los encuentros entre
personas son fundamentales porque constituyen una manera de comunicar y
discutir los objetivos principales del negocio y la agenda de trabajo y, por
supuesto, una gran oportunidad para cerrar toda clase de tratos, por pequeños
o grandes que sean.
 ¿Cuáles son los tipos de participantes a un evento?
 El palero.
 El resentido
 El enrredoso
 El charlatán
 .El terco
 Cerrado o silencioso
 El contreras abierto
 Sabelotodo
 Cuál es la importancia de elaborar un cronograma de actividades para

un evento?
Su importancia permitirá organizar, ejecutar y monitorear todas las actividades

o tareas relativas a la estrategia del plan de trabajo para el desarrollo de tu
proyecto de negocio o también para cualquier procedimiento dentro de tu
empresa de una forma muy ordenada.
El Cronograma de Actividades determina el tiempo de ejecución de cada una

de las tareas a realizar asignando fechas de inicio y fin (duración), recursos
(materiales, personas, servicios, productos) y la secuencia en que se llevarán a
cabo estas tareas (orden). Así mismo te permitirá detectar factores externos o
internos que impactan en el desarrollo de tu proyecto de negocio, ajustando las
variables necesarias para poder concluir el trabajo en el tiempo establecido.
7
¿Cuáles son los medios de divulgación de un evento?
FOLLETOS
Es una forma sencilla de dar publicidad a una compañía, producto o servicio.
VOLANTES
Pequeña publicación compuesta esencialmente por una sola hoja de papel, ya

sea plegada o sin plegar, (con mayor frecuencia sin plegar), que se utiliza para
promover cualquier tipo de evento.
PANCARTAS
8
Cartel grande de tela, papel u otro material, en que se pintan frases, consignas
y se usa en manifestaciones, protestas o reuniones publicas.
CATALOGO
El catalogo es una publicación empresarial cuyo fin es la promoción de

productos o servicios que una compañía ofrece. En este
una compañía encuentra la manera ordenada de exponer sus productos o
servicios al publico consumidor y generalmente esta compuesto por
varias imágenes que presentan visualmente los productos que en el se ofrecen.
El catalogo es principalmente visual.
Lo mas usual es que los catálogos presenten una serie de productos o

servicios ofrecidos por determinada compañía, pero también se los utiliza para
hacer presentaciones individuales y muy detalladas de un producto en
particular, especificando, en el caso de un producto,
sus características materiales, sus funciones principales, su apariencia física,
las especificaciones técnicas pertinentes y todas aquellas aclaraciones que
deban hacerse acerca de el; y en el caso de un servicio, se presentan
sus características básicas, los distintos usos o funciones que este posee,
la conveniencia de su utilización aplicada a cierta área o disciplina,
las comodidades que ofrece, las especificaciones técnicas y las condiciones
de contratación.
CARTELES
9
Material gráfico que transmite un mensaje, está integrado en una imagen
estética; imágenes y textos breves, atrapa la atención y obliga a percibir un
mensaje, penetra la conciencia y le induce a adoptar la conducta sugerida por
el cartel.
Formativos
Se utiliza como un medio para proporcionar el establecimiento de hábitos de

higiene , salud, limpieza, seguridad, orden etc.
También se usa para proporcionar actitudes de confianza, esfuerzo y
conciencia.
1
Informativos 0
Es el que está planeado para comunicar conferencias, cursos, reuniones
sociales.
Son presentado solo con texto para lo cual se recomienda solo texto grande,
sobre fondo de color contrastante. Los textos deberán proporcionar solo la
información indispensable.
MEDIOS DE DIVULGACIÓN MASIVOS
Los medios de divulgación Masivos son:

La radio, El Internet, La Televisión, El Periódico, Los Volantes.
MEDIOS DE DIVULGACIÓN NO MASIVOS
Los Medios de Divulgación no Masivos son:

El Correo electrónico, Llamada Telefónica, Una carta, una tarjeta.
1
1
¿Qué es Brief?
1. ¿Cómo se realiza un Brief?

2. ¿Qué es un brouchure?
1
2

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2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

Cursos, seminarios, simposio: se trata de reuniones de carácter formativo, en los cuales se

Foro: participan todos los presentes de una reunión. Generalmente constituye la

Convenciones: son convocadas de forma cerrada (participación restringida a

Rueda de negocios: concentración entre la mayor parte de personas con

Ferias y Exposiciones: promoción y venta de productos y servicios al público.

¿Cuáles son las etapas de organización de eventos?

La organización de cualquier tipo de evento debe cumplir las siguientes etapas:

 Establecimiento de los objetivos y metas.

 Definición de la Finalidad del Evento (Homenaje, conmemoración, celebración,

Montaje: disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se

Ejecución: fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el

 Desmontaje del evento: retiro de los materiales y elementos utilizados en la

 ¿Cuáles son los comités para desarrollar un evento de acuerdo con el

 Prepara el cronograma de las actividades con fechas y toques.

Comité de apoyo o servicios generales: colabora en todo lo referente a

Comité de promoción/ relaciones publicas:

Comité de alimentos y bebidas:

RTA: La organización de eventos empresariales es vital en el mundo

 ¿Cuáles son los tipos de participantes a un evento?

 Cuál es la importancia de elaborar un cronograma de actividades para

Su importancia permitirá organizar, ejecutar y monitorear todas las actividades

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MEDIOS DE DIVULGACIÓN MASIVOS

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MEDIOS DE DIVULGACIÓN NO MASIVOS

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