“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

GERENCIA MUNICIPAL
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MEMORANDO N° -2019-GM/MPT.
A : CPC. XAVIER DEYVITH FLORES PEREZ
Gerencia de Administración

ASUNTO : CUMPLIMIENTO DE FUNCIONES ROF INSTITUCIONAL

REF. : ORDENANZA MUNICIPAL N° 0026-16

FECHA : Tacna, 12 de Noviembre, 2019

Mediante el presente hago de su conocimiento que mediante Ordenanza Municipal Nº 0026-2016 se aprobó la modificación parcial del Reglamento
de Organización y Funciones (ROF) de la Municipalidad Provincial de Tacna, correspondiendo a este Despacho como Órgano de Alta Dirección,
supervisar el fiel y estricto cumplimiento del mismo; por tanto pongo a su consideración como Órgano de Apoyo las funciones inherentes a su cargo
para su fiel acatamiento:

DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN.-

Art. 59º Es el órgano responsable de conducir los sistemas administrativos Abastecimiento, Contabilidad y Tesorería.
Garantiza la adecuada y oportuna disponibilidad financiera, así como de materiales e insumos requeridos por las unidades orgánicas.
Prepara y presenta los estados económicos y financieros de la entidad ante el organismo rector del sistema. Depende jerárquica y
funcionalmente de la Gerencia Municipal.

Art. 60º Son funciones específicas de la Gerencia de Administración:

a) Planear, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades y procesos técnicos de los sistemas administrativos a su cargo, de
conformidad con la normatividad vigente.
b) Formular y proponer a la Gerencia Municipal o Alcaldía, los lineamientos básicos para el uso racional de bienes, recursos económicos y
financieros.
c) Coordinar y supervisar la elaboración y presentación oportuna de los estados financieros ante las instancias pertinentes.
d) Aprobar el calendario de pagos a los proveedores, conforme a los compromisos asumidos y la disponibilidad financiera.
e) Dirigir, supervisar y controlar la formulación y ejecución del Plan Anual de Contrataciones.
f) Supervisar los procesos de selección derivados de la ejecución presupuestal, directa o indirecta.
g) Supervisar la ejecución y registro de las etapas de la ejecución del gasto.
h) Consolidar y remitir la información contable y financiera que requieran los órganos de Alta Dirección y al Órgano de Control Institucional.
i) Proponer la conformación del Comité de Caja, de Contrataciones y otros que sean necesarios.
j) Autorizar, supervisar y controlar la ejecución del gasto público en el marco del presupuesto aprobado, los cuales necesariamente deben
contar con la disponibilidad presupuestal y financiera al inicio del proceso de ejecución del gasto.
k) Supervisar, coordinar y controlar las acciones de legalidad y seguridad de los fondos y valores financieros de la entidad.
l) Remitir copia de los Actos Administrativos de primera instancia a la Oficina de Secretaría General y Archivo Central, para su concentración
y custodia.
m) Otras funciones que le sean asignadas por la Gerencia Municipal.

Art. 61º La Gerencia de Administración, para desarrollar sus funciones, cuenta con las siguientes unidades orgánicas:

a) Sub Gerencia de Logística

b) Sub Gerencia de Contabilidad
c) Sub Gerencia de Tesorería

DE LA SUB GERENCIA DE LOGÌSTICA

Art. 62º Es la unidad orgánica responsable de ejecutar e implementar los procesos que derivan del sistema administrativo de abastecimiento, de
los bienes y servicios que requieren la entidad para el desarrollo de actividades y proyectos, de acuerdo al ordenamiento técnico jurídico nacional.

Art. 63º Son funciones específicas de la Sub Gerencia de Logística:

a) Elaborar, proponer y evaluar el Plan Anual de Contrataciones de bienes y servicios, así como sus respectivas modificaciones mediante el
informe respectivo.
b) Programar, ejecutar y controlar los procesos que derivan del Sistema de Abastecimiento
c) Efectuar todas las adquisiciones de bienes y servicios requeridos por los diferentes órganos de la Municipalidad y elaborar los
expedientes de contrataciones, según corresponda, de conformidad al marco establecido por las disposiciones legales vigentes.
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d) Organizar y coordinar sus actividades en estricto cumplimiento al marco presupuestal aprobado y la existencia de disponibilidad
financiera
e) Registrar, controlar y supervisar en Sistema Integrado de Administración Financiera para Gobiernos Locales (SIAF-GL) las obligaciones
en la fase de compromiso y lo que corresponda a su competencia.
f) Mantener actualizado el precio del mercado de los bienes y servicios para su aplicación y uso permanente.
g) Coordinar con las unidades orgánicas competentes y/o usuarias, la preparación de las especificaciones técnicas o términos de referencia
de los requerimientos hasta su aprobación
h) Organizar y ejecutar los procesos de selección de la entidad, conforme al Plan Anual de Contrataciones, los mecanismos establecidos y
con los comités debidamente conformados.
i) Organizar, dirigir, controlar y ejecutar los procesos para el almacenamiento y la distribución de los bienes o materiales adquiridos
j) Formular los proyectos de contratos que se deriven de las adquisiciones directas y de los procesos de selección para la adquisición de
bienes o servicios
k) Supervisar el cumplimiento de los documentos contractuales de bienes, servicios y de obras (contratos, ampliaciones, cartas fianza,
otros)
l) Administrar los servicios auxiliares, requeridos por la institución, como servicios de imprenta, gasfitería, central de radio, mensajería,
limpieza, guardianías, entre otros.
m) Otras funciones que le sean asignadas por la Gerencia de Administración, en el marco de sus competencias

DE LA SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD

Art. 64º Es la unidad orgánica responsable de llevar la contabilidad gubernamental de la Municipalidad, registrando y controlando las operaciones
financieras realizadas en los distintos niveles de la entidad y emitir los Estados Contables y Financieros, conforme a la normatividad del Sistema
Nacional de Contabilidad y Normas de Auditoria.

Art. 65º Son funciones específicas de la Sub Gerencia de Contabilidad:

a) Programar y ejecutar el desarrollo de las actividades del proceso técnico del Sistema de Contabilidad Gubernamental
b) Desarrollar las actividades de registro y control contable de las operaciones financieras, patrimoniales y presupuestales
c) Disponer y supervisar el cumplimiento de las normas de contabilidad y normas técnicas de control en las unidades orgánicas que
efectúen operaciones contables
d) Verificar que los tramites de pago cuenten con la documentación sustentatoria de origen que corresponda y que se encuentre conforme a
ley
e) Registrar, controlar y supervisar en el Sistema Integrado de Administración Financiera para Gobiernos Locales (SIAF – GL) las
obligaciones en la fase devengado y lo que corresponda a su competencia
f) Ejecutar los registros contables en el SIAF, en el marco del presupuesto aprobado.
g) Preparar y alcanzar la información contable requerido por las instancias orgánicas
h) Formular y presentar los estados contables y financieras ante el ente rector del sistema, conciliando las cuentas patrimoniales y las
deudas por cobrar
i) Asesorar y/o apoyar en la formulación o actualización de los costos operativos de los servicios municipales
j) Mantener actualizado los libros contables principales y auxiliares, adoptando medidas para su conservación y seguridad
k) Otras funciones que le sean asignadas por la Gerencia de Administración, en el marco de sus competencias.

DE LA SUB GERENCIA DE TESORERÌA

Art. 66º Es la unidad orgánica responsable de la administración centralizada de los fondos públicos de la Municipalidad, de acuerdo a la
normatividad y procedimientos del Sistema Nacional de Tesorería.

Art. 67º Son funciones específicas de la Sub Gerencia de Tesorería:

a) Programar, ejecutar y supervisar las actividades del proceso técnico del Sistema Nacional de Tesorería
b) Organizar, ejecutar y supervisar la recaudación total de ingresos
c) Ejecutar los pagos a los proveedores, contratistas, planillas, detracciones, retenciones y otras obligaciones asumidas.
d) Ejecutar los pagos a los proveedores, contratistas, planillas y demás obligaciones contraídas por la Municipalidad, respetando el debido
procedimiento, la afectación presupuestaria, así como la normatividad del sistema de tesorería, presupuestario, de control y otras
conexas y complementarias; revisando y fiscalizando previamente toda documentación que sustente algún pago.
e) Registrar, controlar y supervisar en Sistema Integrado de Administración Financiera para Gobiernos Locales (SIAF-GL) las obligaciones
en la fase de pago y lo que corresponda a su competencia
f) Proponer y aplicar medidas de control del uso correcto de los recursos económicos, financieros y la custodia de los bienes y valores
g) Emitir el parte diario consolidado de fondos de fondos por todo concepto, a las instancias encargadas del control de la ejecución del
gasto
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h) Proponer e implementar el calendario de pagos a los proveedores, de acuerdo a la capacidad de ingreso del periodo.
i) Organizar, controlar y supervisar el uso del Fondo Fijo de caja chica habilitado, de acuerdo a las normas vigentes
j) Ejecutar la conciliación del saldo financiero con el Sistema de Contabilidad
k) Registrar y mantener actualizadas las cuentas y conciliaciones bancarias de la institución, así como realizar los arqueos de fondos fijos,
cajas recaudadoras, especies valoradas y otros, informando a la Gerencia de Administración.
l) Ejecutar la conciliación del saldo financiero con el Sistema de Contabilidad
m) Controlar el cierre del desembolso por Caja Chica
n) Procesar y analizar la cuenta Caja y Banco
o) Proponer para su aprobación en el nivel respectivo, normas y procedimientos técnicos para el desarrollo del Sistema de Tesorería
p) Custodiar las cartas fianzas, garantías y otros valores contables, así como hacer efectivo o devolver los títulos de valor mencionados,
previo informe de conformidad de la Sub Gerencia de Logística.

Asimismo, se le exhorta a cumplir sus funciones de manera responsable en concordancia a las Normas de Control Interno de la Institución, así
como de los Sistemas Administrativos Vigentes, las Normas de Competencia Municipal y Gestión Administrativa que se vienen actualizando y
modificando a través de la delegación de facultades al Poder Ejecutivo.

Atentamente,

LGBB/sheyla.g.l.
Cc. Alcaldía