Trabajo Sena

TALLER No.
GESTION DOCUMENTAL
TGO. GESTIÓN ADMINISTRATIVA
DARLIN YURANI CANTILLO QUINAYAS
ID FICHA: 1196000-1
Con el presente taller se pretende implementar los conceptos fundamentales de la política
archivística de nuestro país.
Con sus propias palabras defina los siguientes conceptos:
GESTIÓN DOCUMENTAL: La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas
y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo del ciclo
de vida del mismo, ya sea mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que
permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia. En este
último caso los sistemas de gestión documental pueden enlazar información contenida en
bases de datos de otros sistemas como los ERP´s con documentos y bibliotecas.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS:
El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los
documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final.
FASES DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS:

1. Producción Documental: Es la generación de documentos de las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
2. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que
una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos
por una persona natural o Jurídica.
3. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.
4. Tramite de documentos: Es el curso del documento desde su producción o recepción
hasta el cumplimiento de su función administrativa.
5. Organización documental: Se define como el conjunto de acciones orientadas a la
clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como
parte integral de los procesos archivísticos.
6. Consulta de documentos: Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el
fin de conocer la información que contienen.
7. Conservación de documentos: Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas,
adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo, sin alterar su contenido.
8. Disposición final: Allí se determinó decisión resultante de la valoración hecha en la
tercera etapa del ciclo vital de los documentos, resultado de la valoración secundaria
determinando su valor permanente, su eliminación, selección por muestreo así como
la implementación para la conservación en una Tecnología de imagen
(microfilmación o digitalización).
DOCUMENTO:
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por
instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de
información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.)
en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un
soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, etc.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: se entiende por Documento de Archivo toda expresión
testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y
en cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentación múltiple de carácter
únicamente informativo y la que, por su índole, forme parte del patrimonio bibliográfico”.
FOLIO:
El origen etimológico de folio se encuentra en el latín “folium” y su significado es “hoja”.
Aunque el folio es una especie del género hoja, este último concepto es mucho más amplio
pues comprende cualquier lámina delgada sea del material que sea, y no solo papel o
pergamino, por ejemplo hojas de metal u hojas de madera.
FONDO:
Los fondos constituyen la mayor agrupación documental existente en un archivo, y
corresponden al “conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidos
orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en
el ejercicio de sus actividades".
SEECCION:
En general, cada una de las partes en que queda dividida una cosa continua o un conjunto
de cosas
SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de
un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas.
Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
SUBSERIE DOCUMENTAL
Conjunto
de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en
forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo
con el trámite de cada asunto
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
se conoce como Tipología Documental a los distintos formatos y tipos de documentos que
una entidad específica elige y desarrolla, para ser aplicados en las tareas de producción o
recepción documental, a fin de generar a su vez una dinámica homogénea para todos los
departamentos y fuentes de alimentación de archivos. En consecuencia, la Tipología
Documental puede ser entendida como un producto directo de la Gestión de Archivos, pues
aunque tiende a ser universal, cada Empresa o entidad es la responsable de elegir sus
propios formatos, según sus necesidades.
VALORES PRIMARIOS
Son los que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora o al iniciador,
destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el
asunto.
VALOR CONTABLE: Está representado en los documentos que soportan el conjunto de
cuentas, como los registros de ingresos, egresos y movimientos económicos de la
institución.
VALOR TÉCNICO: Utilidad de la información específica de una función..
VALOR SECUNDARIO.
VALOR CIENTÍFICO: cualidad de los documentos que registran información relacionada
con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Estos documentos científicos
van ligados con la investigación.
VALOR INVESTIGACIÓN: sirven como fuente de consulta para los investigadores y
como testimonio de la memoria colectiva.

Son aquellos que afloran una ves agotado el valor inmediato o primario, aunque algunos
documentos lo tiene desde el momento en que se producen. Son de cualidad atribuida a
aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica, y cultural, deben
conservarse en un archivo.
VALOR HISTÓRICO: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de
la memoria de una entidad.
VALOR CULTURAL: calidad del documento que por su contenido, testimonio, entre otras
cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida, o
desarrollo económico, social, político, religioso o estético, propio de una comunidad y
útiles para el conocimiento de su entidad
¿CUÁL ES LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN COLOMBIA Y QUE REGULA?
Ley General de Archivos
Ley 594 de 14 de julio de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se
dictan otras disposiciones.

Trabajo Sena

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Trabajo Sena

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Trabajo Sena

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

TALLER No.

TGO. GESTIÓN ADMINISTRATIVA

DARLIN YURANI CANTILLO QUINAYAS

Con el presente taller se pretende implementar los conceptos fundamentales de la política

archivística de nuestro país.

Con sus propias palabras defina los siguientes conceptos:

GESTIÓN DOCUMENTAL: La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas

permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia. En este

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS:

documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final.

FASES DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS:

cumplimiento de sus funciones.

2. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que

por una persona natural o Jurídica.

3. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos

4. Tramite de documentos: Es el curso del documento desde su producción o recepción

hasta el cumplimiento de su función administrativa.

5. Organización documental: Se define como el conjunto de acciones orientadas a la

clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como

parte integral de los procesos archivísticos.

6. Consulta de documentos: Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el

fin de conocer la información que contienen.

7. Conservación de documentos: Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas,

adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de

archivo, sin alterar su contenido.

8. Disposición final: Allí se determinó decisión resultante de la valoración hecha en la

determinando su valor permanente, su eliminación, selección por muestreo así como

la implementación para la conservación en una Tecnología de imagen

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por

instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de

en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un

soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, etc.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: se entiende por Documento de Archivo toda expresión

en cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentación múltiple de carácter

El origen etimológico de folio se encuentra en el latín “folium” y su significado es “hoja”.

pergamino, por ejemplo hojas de metal u hojas de madera.

corresponden al “conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidos

el ejercicio de sus actividades".

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de

de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en

con el trámite de cada asunto

departamentos y fuentes de alimentación de archivos. En consecuencia, la Tipología

propios formatos, según sus necesidades.

destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el

VALOR CONTABLE: Está representado en los documentos que soportan el conjunto de

cuentas, como los registros de ingresos, egresos y movimientos económicos de la

VALOR TÉCNICO: Utilidad de la información específica de una función..

VALOR CIENTÍFICO: cualidad de los documentos que registran información relacionada

van ligados con la investigación.

VALOR INVESTIGACIÓN: sirven como fuente de consulta para los investigadores y

como testimonio de la memoria colectiva.

documentos lo tiene desde el momento en que se producen. Son de cualidad atribuida a

aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica, y cultural, deben

VALOR HISTÓRICO: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse

permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de

la memoria de una entidad.

cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida, o

desarrollo económico, social, político, religioso o estético, propio de una comunidad y