Importancia de Los Archivos

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
INTRODUCCION
Conoceremos la importancia de los archivos a través de su historia y evolución,
descubriendo sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en el medio
actual.
DESARROLLO
El origen de la archivística se remonta a la antigüedad cuando el hombre prehistórico
agoto su capacidad neuronal y empezó a registrar sus pensamientos en soporte físicos
porque su memoria ya no le bastaba para guardar y recopilar tanta información,
haciendo un recorrido por los pueblos de la antigüedad con la necesidad de
conservación de la información vemos que los Egipcios llenaban las columnas de sus
templos con inscripciones para consultar y los sacerdotes eran quienes los custodiaban
al igual que en China e India, los Romanos y Griegos tallaron en madera y mármol sus
documentos y testamentos, los arcadios, sumerios Y babilonios tallaban sus escritos en
pieles, madera ,mármol y tablillas de arcilla.
Algunos hechos sobresalientes a través de los siglos para el área de la archivística son:
en el siglo XII y XIII hay registro de los primeros indicios de documentación con
carácter financiero. Para el siglo XIV ya se encuentran archivos bien estructurados que
cumplen con requerimientos vigentes. En el siglo XV y XVI se le atribuye a España ser el
centro pionero de los archivos. En los siglos XVII y XVIII se investiga sobre la
importancia de los archivos, diferenciación de su carácter general y administrativo. En
el siglo XIX debido a la revolución francesa se crea conciencia de la necesidad de
concentrar documentos en archivos nacionales. En el siglo XX los avances tecnológicos
en el manejo de información y comunicación desarrollan medios de almacenamiento
magnético como el disco óptico transporte electrónico de documentos y comercio
electrónico entre otros. En la actualidad el interés de la investigación se apoya en los
archivos existentes y de acuerdo con el área de estudio ya que existen muchos tipos de
soportes documentales.
Los archivos se clasifican de acuerdo a su ciclo vital en archivos de gestión que son los
que agrupan la documentación vigente y de constante uso, en archivo central que es
donde se guardan los documentos trasladados desde los archivos de gestión de las
distintas dependencias de la entidad que siguen en vigencia y pueden ser consultados
por las diferentes oficinas o particulares; y el archivo histórico que es donde reposan
los documento transferidos desde el archivo central para la conservación permanente
dado el valor que tienen. Se clasifican según su uso en archivos activo que guarda los
documentos en trámite del año actual o anterior y que tienen consulta permanente.
En archivos semi activo que agrupa los documentos que varían en su periodo de
conservación y su consulta es menor. En archivo inactivo son los documentos con
durabilidad perpetua en el periodo de conservación y que son poco consultados. Los
archivos según su naturaleza se clasifican en públicos que son todos los que generan
las entidades del estado, En archivos privados de carácter público que son los que por
su valor histórico, cultural, investigativo o científico son de interés público. Y por
último los archivos se clasifican según la organización en: archivo centralizado que es
cuando una sola dependencia controla todos los archivos generados por la
organización; Archivo descentralizado aquel que lleva cada una de las dependencias de la
organización; Archivo descentralizado con control descentralizado este depósito de
información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina;
archivo descentralizado con control centralizado este depósito de archivo se maneja
de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado,
pero que a su vez se controla desde el archivo central.
Las cualidades de los archivos se refieren a las ventajas que prestan a las
organizaciones y estas son: Son económicos deben servir a las necesidades de la
empresa, deben ser simples la identificación de su contenido debe ser lo más sencilla
posible, deben ser funcionales que permitan efectuar de forma rápida las operaciones
de consulta y archivo, los archivos deben ser exactos deben reducir al máximo la
posibilidad de archivar documentos equivocadamente, técnicos deben dejar el menor
número de casos dudosos a decisión del encargado.
Según la Ley General de Archivos de Colombia en su artículo 7 los archivos se clasifican
según el orden territorial que en ellos se administra. Según el punto de vista de su
jurisdicción de competencias se clasifican en Archivo general de la nación, archivo
general del departamento, archivo general del municipio, archivo general del distrito.
Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde el
punto de vista territorial, se clasifican en: Archivos de entidades del orden nacional,
Archivos de entidades del orden departamental. Archivos de entidades del orden
distrital. Archivos de entidades del orden metropolitano, Archivos de entidades del
orden municipal, Archivos de entidades del orden local, Archivos de las nuevas
entidades territoriales que se creen por ley, Archivos de los territorios indígenas. según
el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el punto de
vista de la organización del estado, se clasifican en: Archivos de la rama ejecutiva,
Archivos de la rama legislativa, Archivos de la rama judicial, Archivos de los organismos
de orden de control, Archivos de los organismos autónomos
Los archivos son importantes ya que los documentos que contienen son
imprescindibles para la toma de decisiones, proyectar una imagen confiable, tener una
memoria institucional y una historia.
En el medio actual contribuyen con la eficiencia de la empresa, cumplen
requerimientos legales, son fuente de investigación y desarrollo.

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