Documentos Mercantiles
Documentos Mercantiles
Documentos Mercantiles
1.1. GENERALIDADES
Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos.
1.2. CONCEPTO
Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de
sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y
documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.
Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial se puede
utilizar para:
Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio
de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.
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2. LA FACTURA
2.1. CONCEPTO
La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un vendedor al comprador por la
venta de bienes y servicios, con detalle de los bienes y servicios vendidos, precios y condiciones. La factura
representa para el adquiriente la prueba de propiedad de los bienes o servicios comprados, desde el punto
de vista contable esto permite:
Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una cuenta por cobrar
para el vendedor.
Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que respalda el nacimiento de una
obligación, para el comprador.
Se utiliza para fines estadísticos y para el control del movimiento de las mercaderías y cuentas
por cobrar.
2.2. CONTENIDO
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3. EL CHEQUE
3.1. CONCEPTO
El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser pagado contra
presentación del cheque en cajas de Bancos.
Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en forma parcial
o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco.
El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener, fondos depositados y
disponibles en el Banco girado o haber recibido de éste autorización para girar cheques en virtud
de una apertura de crédito.
o Al portador.
o Nominativa. Es decir, a la orden de una persona natural o jurídica.
1. Cantidad en cifras.
2. Fecha de emisión del cheque.
3. Nombre del beneficiario.
4. Cantidad en letras.
5. Firma del girador o librador.
6. Número del cheque.
7. La clave o número de
cuenta.
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4. LETRA DE CAMBIO
4.1. CONCEPTO
La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o jurídica dirigida
a otra persona también natural o jurídica, con el objeto de exigir que ésta efectué el pago de una
determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable.
Documento mediante el cual una persona ordena, a otra que pague a favor de un tercero una
determinada cantidad de dinero. Sus características son:
Las modalidades de giro pueden variar según el país donde se practique la contabilidad, pero los principios
siguen las modalidades de:
A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar el mismo día de su giro
o cualquier otro día para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta práctica.
A días o meses vista. Esta modalidad tiene la característica de que el plazo de vencimiento se
computa a partir de la fecha de aceptación de la letra, es decir la fecha en que "a visto" el
aceptante y firmado el compromiso de pagaría.
A días o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde la fecha en
que la letra fue girada. En este caso se cuentan los días conforme al año civil, es decir computando
los días que tiene cada mes.
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1. Valor o importe de la letra de cambio en números.
2. Fecha de emisión de la letra de cambio.
3. Número correlativo de letras de cambio que emite la empresa.
4. Plazo o fecha de vencimiento.
5. Letra o Unica.
6. Nombre del beneficiario.
7. Valor de la letra en forma literal.
8. Recibido.
9. Registro del nombre del deudor, su dirección y teléfono.
10. Firma del acreedor.
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5. EL PAGARE
5.1. CONCEPTO
El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de dinero en un
tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el
pago.
Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a instrumento público
mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción.
Simple o a sola firma. Este tipo de pagaré está firmado solamente por el deudor quien garantiza
el cumplimiento de la obligación a la fecha de vencimiento.
Con garantía personal. Este tipo de pagaré establece que cuando existe la garantía de otra
persona quien en forma solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la obligación en la
fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor.
Con garantía prendaria. Este tipo de pagaré garantiza la deuda con una prenda que puede ser
vehículos, joyas, títulos de propiedad, etc.
Con garantía hipotecaria. Este tipo de pagaré es utilizado en casos de que exista una garantía
hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien
para recuperar el valor de crédito si no fue satisfecha la obligación en la fecha de vencimiento.
Mixto. Este tipo de pagaré es utilizado cuando existe la combinación de las garantías mencionadas.
Como, por ejemplo: el crédito se otorgue con garantías personales y prendarias.
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Para el llenado del pagaré se procede de la siguiente manera:
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6. BOLETA DE GARANTIA
6.1. CONCEPTO
Las entidades bancarias tienen la facultad de emitir boletas de garantía, documentos que tienen el objetivo
de garantizar el cumplimiento de una obligación contraída.
La boleta garantiza el cumplimiento de obligaciones (de dinero) de dar, de hacer y de no hacer. Por
ejemplo, busca garantizar la transferencia de una propiedad (de dar) o la construcción de una obra (de
hacer). Pero, además cumplen con el objetivo de indemnizar en el caso de no cumplimiento de la
obligación.
Un cliente de un banco (denominado tomador), puede solicitar a una entidad bancaria que emita una de
estas boletas a favor de otra persona (llamada beneficiario), como garantía o resguardo del cumplimiento
de una obligación. Al emitir este documento, el banco se compromete incondicionalmente a su pago con
el solo requerimiento del beneficiario.
Además de garantizar las obligaciones señaladas anteriormente (dar, hacer o no hacer), las boletas de
garantía pueden emitirse para:
6.2. CARACTERÍSTICAS
Una característica esencial de esta boleta es que no puede ser utilizada para un fin distinto de aquel para
la cual fue solicitada, lo que le otorga al documento el carácter de nominativo e intransferible.
Lo anterior implica que en el documento se indica el nombre de una persona determinada (en este caso
el beneficiario) como su titular, siendo esa persona la única facultada para exigir que se cumpla la
obligación establecida en la boleta. Es decir, sólo el beneficiario puede realizar el cobro o devolver la boleta
al respectivo tomador, para que éste la entregue al banco, a fin de dar por cancelada la garantía.
Existen dos maneras a través de las cuales el cliente o tomador puede obtener la emisión de uno de estos
documentos por parte de un banco:
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La segunda opción es que el banco la emita con cargo a un crédito otorgado al tomador, quien
suscribe un pagaré u otro título de crédito a favor del banco.
Los bancos deben examinar cuidadosamente los antecedentes, exigencias y condiciones relativos a los
actos, propuestas, contratos, compromisos, etc. que se garanticen. El análisis que hagan de cada
propuesta de emisión de boleta de garantía debe cubrir tanto los aspectos técnicos como financieros de
la operación que se garantiza, de manera de tener una apreciación correcta y real de los riesgos que se
asumen.
A la vista: implica que el banco realiza el pago cuando la boleta es presentada para el cobro.
A plazo: En este caso, se debe primero avisar por escrito al banco el propósito de hacer efectivo
el cobro (el plazo para hacer esto es el día de vencimiento de la boleta), y posteriormente se puede
acudir a realizar el cobro, generalmente treinta días después de dar aviso.
El propósito de esta forma de cobro es que el banco disponga de un plazo para notificar del cobro al
tomador, a fin de que provea los fondos necesarios para efectuar el pago.
El plazo dentro del cual el beneficiario podrá solicitar su pago se establece en la boleta misma. Si transcurre
el período de tiempo establecido sin que se haya requerido el pago, se entenderá que la validez del
documento caducó.
Tenga en cuenta, además, que el plazo establecido en la boleta no se suspende los días feriados (salvo que
así se determine), por lo que, si el documento vence un día domingo, no se prorroga hasta el lunes, ya que
se trata de un plazo de caducidad.
Prorroga La vigencia de la boleta puede ser prorrogada con el acuerdo de ambas partes (tomador y
beneficiario), la que debe establecerse en la misma boleta o en un documento anexo. Además, este
documento debe presentarse al momento de hacerse efectiva o cancelar la boleta.
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Tenga en cuenta que el banco podría cobrarle una comisión por la emisión de la boleta de garantía.
6.5. RECOMENDACIONES
Tenga en cuenta que, en la mayoría de los casos, la boleta permanece en manos del beneficiario, pero
siempre es conveniente que el tomador de la boleta mantenga una copia del documento.
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7. EL RECIBO
7.3. CONCEPTO
El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra
persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.
Existen varios tipos de recibos, entre las más importantes tenemos los recibos de:
Es un documento que se emite para respaldar la recepción de efectivo o cheque por ventas al contado,
cobranzas al cliente y otros deudores.
El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente estructura:
Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad de los mismos.
La emisión se efectúa de la siguiente forma:
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1. Importe en numeral.
2. Nombre de quién se recibe el efectivo o cheque.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripción del pago.
5. Número del cheque y el banco.
6. Lugar y fecha de emisión.
7. Firma de cajero, en señal de haber recibido conforme.
Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y servicios al contado o
pago de deudas de la empresa.
Los formatos de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente estructura:
Los recibos deben ser pre numerados y deben emitirse respetando la correlatividad.
La emisión se efectúa de la siguiente forma:
1. Importe en numeral.
2. Nombre del beneficiario a quién se paga el efectivo.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripción del pago.
5. Lugar y fecha de emisión.
6. Firma del cajero en señal de haber pagado conforme.
7. Firma del beneficiario.
RECIBO DE ALQUILER
Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueño de casa, por el dinero que recibe
del inquilino.
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El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo:
Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de haber recibido una
determinada cantidad de dinero dentro una transacción realizada a alguna cuenta corriente o caja de
ahorros de la empresa. Estos fondos son de libre disponibilidad del depositante, quien puede retirar en
forma parcial o total mediante el giro de cheques o a través de cajeros automáticos que todos los bancos
tienen este servicio.
Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo del depósito que puede ser de
30, 90, 360, etc. días y la tasa de interés que reconoce el Banco.
En este tipo de depósitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de interés.
El depósito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital más intereses.
Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido valores, títulos de
propiedad, etc. como garantía de un préstamo otorgado, de modo que la devolución se efectuará una vez
satisfecha la deuda tanto en capital como intereses devengados hasta la fecha de vencimiento.
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RECIBO DE DEPOSITO EN CUSTODIA
Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como constancia de haber
recibido valores, joyas, documentos y otros, las que serán devueltas al término del tiempo establecido
previo pago de una comisión.
Este documento es la constancia del depósito que se efectúa en una entidad financiera por orden del Juez.
Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad.
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8. NOTA DE CONTABILIDAD
8.1. NOTA DE REMISION
Una nota de remisión es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una relación de compra entre
dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las partes hace entrega de artículos o productos a la
otra. Es importante destacar que no tiene el mismo valor que una factura, si no que actúa como un
comprobante de que los artículos han sido entregados por una parte y recibidos por la otra. Es un
documento que sirve para realizar verificaciones y no posee valor tributario alguno. De hecho, sólo puede
tener validez cuando la parte que recibe la mercadería firma en conformidad dicha nota que extiende la
parte que entrega.
La nota de remisión puede ser extendida ante la compra-venta de cualquier tipo de producto, desde
alimentos hasta muebles. Para el comprador tiene la función de luego poder controlar o constatar que lo
especificado en el documento es lo que realmente se encuentra en los bultos que han sido entregados
físicamente, y que han sido facturados (y cobrados o serán cobrados). Por otra parte, para el vendedor
tiene la función de contar con un documento donde el comprador ha recibido de manera conforme la
mercadería.
Puede conocerse con otras denominaciones, otros nombres, como “remito” a secas, guía de entrega o de
despacho, y nota de entrega, dependiendo en general del lugar donde nos encontremos.
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado
en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este
documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación,
interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una
cuenta.
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Es el documento que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en
su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento
incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.
En los bancos: Cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplicó a un cheque depositado
y girado sobre una plaza del interior.
En los comercios: Cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se debitan intereses,
sellados y comisiones sobre documentos, etc.
Número de cliente, nombre y apellido, hacer referencia a una factura, numeración, importe, cantidad que
devuelves, importe total.
Las notas de débito deben contener información del emisor, de los costos, gastos o intereses, del
comprobante de venta al que hace referencia e identificación de quien la recibe; así como los datos de la
autorización y de su caducidad. Los elementos mínimos son los que se detallan a continuación.
Documento que se utiliza para anular facturas. Una nota de crédito es un documento legal que se utiliza
en transacciones de compras y ventas donde interviene un descuento posterior a la emisión de la factura,
una anulación total, un cobro de un gasto incurrido de más, devolución de bienes.
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente para acreditar la devolución de un valor
determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
Es un documento administrativo que se clasificaría como un comprobante del tipo tributario, y que, sin
duda alguna, la nota de crédito ofrece bastantes ventajas tanto de cara a la empresa, como de cara a los
consumidores.
8.3.1. Contenido
Por el lado de la empresa:
En primer lugar y quizás lo más importante, es que contenga el por qué se emite la nota de crédito, le sigue
la clave de identificación tributaria de la entidad, la dirección en la que se ubica la casa matriz o en su
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debido caso alguna de sus sucursales, el rubro al cual pertenece la compañía, la ciudad en la que se
encuentra el negocio que está emitiendo el documento, el número de teléfono, dirección de correo
electrónico y el tiempo que el saldo será válido.
En caso de ser un consumidor común y corriente, debe contener su nombre y apellido. Y en el caso de
referirnos a una persona jurídica, debe contener la información necesaria para su contacto, y adicional a
eso si es que se tiene, indicar su número de cliente.
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9. DUI Y DUE (POLIZA DE IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN)
9.1. CONCEPTO
La póliza de importación y exportación son documentos que legalizan el ingreso y salida de las mercaderías
al país. Actualmente se maneja mayormente la Póliza Electrónica (aunque también es aceptada la póliza
manual).
Póliza
La póliza de importación y exportación deben ser extendidas y firmadas por el tramitador de aduanas. El
trámite efectuado mediante el uso de la póliza electrónica lógicamente va a ser en menor tiempo. Es
importante que el importador conozca si su agente de aduanas trabaja con la póliza electrónica o la
tradicional.
Es un documento oficial requerido por la Dirección General de Aduanas, el cual registra la exportación
consigna lo cobrado por concepto de derechos correspondientes.
• En caso de contingencia, cuando surjan imprevistos técnicos de carácter general no atribuibles a los
usuarios que les impidan la operación del sistema informático, se aplicará el proceso manual de acuerdo
a las condiciones y formalidades establecidas en el Procedimiento para el Registro Manual de Operaciones
Aduaneras vigente.
Declarantes
• Al Despachante Oficial de la Aduana Nacional: Autorizado para tramitar los despachos aduaneros de
importación para instituciones del sector público.
• Al Importador habilitado como Declarante para efectuar trámites de despachos aduaneros y gestiones
inherentes a operaciones de importación, para mercancías consignadas a su nombre.
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Es obligatoria la presentación de la Lista de Empaque para el despacho de mercancías heterogéneas.
Endoso de documentos
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