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Sistema de Back Office
29 de octubre de 2017
1. Resumen
La correcta administración de una organización involucra la planificación,

organización, dirección y control de los recursos involucrados en ella, ya sean humanos,
financieros, materiales, entre otros. En este sentido, existen dos módulos identificables dentro
de una organización, el front office y el back office; el front office se encarga de las tareas
relacionadas con los clientes, como servicio de post venta, mientras que el back office se
encarga de la gestión de la empresa, como la contabilidad. El objetivo de este proyecto, es
prestar ayuda a una organización emprendedora en el ámbito de back office mediante un
software informático desarrollado en python.
1.1. Palabras Clave
Back office, Front office, administración, recursos, inventario, proveedores,

compras, ventas, producción, utilidades.
2. Contexto
La administración es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las

organizaciones y la técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de
los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una
organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser social
1
o económico, dependiendo de los fines perseguidos por la organización. En este sentido, la
administración se puede ver desde distintas áreas funcionales de la institución o empresa (ver
figura 1):
Administración financiera o Finanzas corporativas.
Administración comercial (marketing o mercadotecnia).
Organización clásica piramidal de las organizaciones, por áreas funcionales.
Administración de la producción u operaciones.
Administración de Recursos humanos.
Figura 1: Organización clásica piramidal de las organizaciones, por áreas funcionales.
La Administración se relaciona estrechamente con otras ciencias como la

economı́a, la contabilidad, el derecho, la psicologı́a, la sociologı́a, la polı́tica, las matemáticas,
la estadı́stica, la antropologı́a, la historia, la geografı́a y la filosofı́a.
Para que una empresa logre una correcta administración necesita utilizar
herramientas informáticas que apoyen y ayuden a la toma de decisiones, control de clientes,
manejo de inventarios, servicios de post venta, entre otras cosas. A estas herramientas se les
llama herramientas back office y front office.
2
3. Marco Teórico
El back office es la sección de una empresa responsable de las funciones relacionadas

con la gestión de la empresa, tales como: contabilidad, recursos humanos o logı́stica. El back
office de una empresa está formado por personal de administración y de apoyo que no están
de cara al cliente.
En definitiva, el back office se compone de las áreas que, si bien no generan
ingresos de forma directa, sı́ que son necesarios para que el negocio funcione correctamente.
El concepto nace en oposición al de front Office, que es la parte de la empresa que está en
contacto con el cliente.
En muchas empresas, sobre todo en las grandes, el front office y el back office
están separados, no solo en las tareas que hace, si no fı́sicamente. De este modo el personal
de backoffice no se encuentra en los edificios principales de la empresa, si no en las afueras o
en otra ciudad, ahorrándose los costes que supondrı́a tenerlo en una ubicación más céntrica.
Hay empresas que van más allá y directamente subcontratan total o parcialmente las tareas
de back office para disminuir costes fijos.
Sin embargo, el concepto de back office no se aplica solo en grandes y medianas
empresas, sino también en pequeños negocios como una fruterı́a o un bar. Aunque quizás el
término que más emplearı́amos en esos casos serı́a el de trastienda. En estos casos, además,
el reducido personal puede hacer que un mismo trabajador haga tareas de back y front office
Se postula que un software de gestión de back office debe tener los siguientes
componentes:
Cuentas y finanzas.
Recursos humanos.
Administración de tecnologı́a.
Inventario.
Copia de seguridad de archivos y sincronización.
Gestión de proyectos, colaboración y automatización de servicios profesionales.
3
Organización y productividad.
Analytics.
Si bien pueden existir otros componentes, lo importante es que hay muchos

servicios que se pueden automatizar o cubrir gracias la tecnologı́a.
4. Enunciado
La organización Karükelen, encargada de la distribución y elaboración de

productos medicinales en base a plantas naturales, ha tenido un fuerte impacto en el mercado
actual, aumentando sus ventas en un 200 % desde su ingreso a este a finales del año 2015.
La organización se ha percatado que para el volumen de ventas que tiene actualmente, se les
hace necesario llevar un mejor control de su back office y por esto se ha puesto en contacto
con su equipo, para que desarrollen una aplicación como se detalla a continuación.
4.1. Estrategia de Solución
4.1.1. Configuración de la información e Inventario
En una primera instancia se requiere ordenar la información con la que cuenta la

empresa. Actualmente cuentan con un fichero planos donde tienen almacenados: el total de
dinero por concepto de ventas por mes, el precio de cada producto, el stock actual de cada
materia prima y el stock total de productos. Cada parte del fichero está separada por una
linea que contiene el carácter “-” como se muestra en la figura 2
Se requiere reorganizar la información, dejándola en ficheros separados con
extensión CSV y un nombre representativo. Para esto, se recomienda el uso de la librerı́a
Pandas.
4.1.2. Módulo de Ventas
Ante el incremento de ventas la organización Karükelen ha decidido trabajar

sólo con pedidos, pero tienen la preocupación de que su stock no de abasto. Ante esto,
4
Figura 2: Ejemplo de entrada: información desorganizada
toman la determinación de recepcionar el(los) pedido(s) que aporten la mayor utilidad a la

organización.
El módulo de ventas tendrá que ser capaz de leer una cantidad de pedidos,
ingresadas mediante un fichero CSV. En este se tendrá el total de productos solicitado por
cada cliente. El software deberá tener la capacidad de analizar cada pedido, verificar cual
otorguen mayor beneficio, verificar si pueden ser cubiertos con el stock actual y procesar las
ordenes de compra reduciendo el stock de productos. Un ejemplo de la entrada se presenta
en la figura 3.
Figura 3: Ejemplo de entrada: módulo de ventas
4.1.3. Módulo de Producción
Se necesita crear un módulo capaz de producir nuevos productos, esto es, reducir
el stock de las materias primas utilizadas y aumentar el stock de productos que se desea
5
producir. Para esto, utilice la información de la confección de los productos que puede
encontrar en el fichero confeccion.txt. El fichero contiene en cada linea el nombre del
producto seguido de las materias primas que se utilizan en su confección en un fichero CSV
como se puede observar en la figura 4. Considere que se utiliza una unidad (e.g. 1) de la
materia prima necesaria para confeccionar el producto.
Figura 4: Ejemplo de entrada: materias primas para cada producto
La entrada del módulo de producción corresponderá al producto que se quiere

producir y la cantidad. La confección de los productos debe reflejas un aumento en el stock
de dicho producto. En caso de no poder producir la cantidad indicada de productos, se debe
indicar por pantalla qué y cuantas materias primas faltan para poder producir la cantidad
de productos solicitada.
4.1.4. Módulo de Compras
Debido a la alta demanda presentada, la organización Karükelen se ve en la

necesidad de conocer a sus proveedores y el precio que le da a cada uno de sus productos.
Este módulo debe ser capaz de comprar materias primas a un proveedor determinado
de un conjunto de proveedores ingresado por un fichero de texto como se muestra en la figura
5. Primero se presenta el nombre del proveedor seguido por el nombre de la materia prima
y el precio que le da. El software debe tener la capacidad de leer esta entrada y determinar
cuál es el mejor proveedor, es decir, el que le otorgue la mayor cantidad de materias primas
al menor precio.
Figura 5: Ejemplo de entrada: proveedores y precios
Una vez finalizada la compra, se debe aumentar el stock de materias primas de
6
los productos adquiridos.

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1.1. Palabras Clave

Back office, Front office, administración, recursos, inventario, proveedores,

La administración es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las

Administración financiera o Finanzas corporativas.

Administración comercial (marketing o mercadotecnia).

Organización clásica piramidal de las organizaciones, por áreas funcionales.

Administración de la producción u operaciones.

Administración de Recursos humanos.

Figura 1: Organización clásica piramidal de las organizaciones, por áreas funcionales.

La Administración se relaciona estrechamente con otras ciencias como la

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Copia de seguridad de archivos y sincronización.

Gestión de proyectos, colaboración y automatización de servicios profesionales.

Si bien pueden existir otros componentes, lo importante es que hay muchos

La organización Karükelen, encargada de la distribución y elaboración de

4.1. Estrategia de Solución

4.1.1. Configuración de la información e Inventario

En una primera instancia se requiere ordenar la información con la que cuenta la

4.1.2. Módulo de Ventas

Ante el incremento de ventas la organización Karükelen ha decidido trabajar

toman la determinación de recepcionar el(los) pedido(s) que aporten la mayor utilidad a la

Figura 3: Ejemplo de entrada: módulo de ventas

4.1.3. Módulo de Producción

Figura 4: Ejemplo de entrada: materias primas para cada producto

La entrada del módulo de producción corresponderá al producto que se quiere

4.1.4. Módulo de Compras

Debido a la alta demanda presentada, la organización Karükelen se ve en la

Figura 5: Ejemplo de entrada: proveedores y precios

Una vez finalizada la compra, se debe aumentar el stock de materias primas de

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