1 EVALUACION DE LA INFORMACION DOCUMENTADA
DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
EVALUACION DE LA INFORMACION DOCUMENTADA
ENSAYO
PRESENTADO POR
APRENDIZ: AURA MARIA GRANJA VIDAL
PRESENTADO A:
INSTRUCTORA: MERLYZETH DURAN BAUTISTA
SENA
2019
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2 EVALUACION DE LA INFORMACION DOCUMENTADA
CONTENIDO
INTRODUCCION------------------------------------------------------------------------------------ 4
1. DESARROLLO------------------------------------------------------------------------------ 5
1.1 ¿Por qué es importante evaluar la información documentada?------ 5
2. CONCLUSIONES-------------------------------------------------------------------------------- 7
3. BIBLIOGRAFIA----------------------------------------------------------------------------------- 8
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3 EVALUACION DE LA INFORMACION DOCUMENTADA
Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante
evaluar la información documentada?”, en el cual exponga su posición frente a esta
temática y brinde recomendaciones para llevar a cabo la verificación de la
conformidad de los documentos
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INTRODUCCION
El sistema de gestión documental le proporciona un portal web (intranet) con acceso
desde el navegador para poder acceder a todos los documentos, registros de la
empresa y cualquier otro tipo de información. El sistema se acerca al entorno de la
oficina sin papel por lo que es más fácil y económico obtener sus documentos y
archivos del negocio y otra información archivada.
Dentro de las empresas que necesitan realizar tareas de aprobación con la
documentación (facturas, contratos,…), el sistema de gestión documental le permite
definir los flujos de aprobación que tiene que tener cada tipo de documento, y de
esta forma el propio sistema de gestión documental realiza gran parte del trabajo de
asignación, recordatorios y registro de toda esta documentación.
Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista
puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para
su empresa.
Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante
obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la
empresa estén controlados y centralizados.
Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con
muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su
empresa tenga algún tipo de organización de sus documentos.
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de
documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y
la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión
documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto
con instalaciones de recuperación eficientes.
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2. DESARROLLO
1.1 ¿Por qué es importante evaluar la información documentada?
La norma ISO 45001 reemplazará a la actual OHSAS 18001 durante el año 2016,
ya tenemos disponible el borrador ISO DIS 45001 con el que podemos hacernos
una idea a la hora de conocer los cambios que traerá la nueva norma. Si no sabe
porque se realiza el cambio, le puede resultar muy útil la lectura de este post ¿Por
qué se decide cambiar a ISO 45001?
Uno de los cambios fundamentales es el enfoque que se le da a la información
documentada, que es la nueva terminología operativa aplicada a todos los
documentos y los registros de la norma ISO 45001, utiliza el Anexo SL como el resto
de normas ISO que han sido revisadas, parece que los requisitos para la
información documentada son menos exigente que en OHSAS 18001, pero
inspeccionando de forma cercana las cláusulas del borrador ISO 45001 observamos
que dispone de diferentes requisitos que necesitará la organización para cumplir
con la norma. La redacción de la norma ISO 45001 ofrece la oportunidad de que el
proceso de racionalización sea llevado a cabo con la información documentada.
Los cambios hacen que los requisitos de la información documentada sean menos
específica y preceptiva, pero esto no es una razón para no tener en cuenta la
documentación, es probable que hayan pasado años para que se apoye la
adquisición de su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, la
mayoría de los cuales tendrán relevancia para su empresa.
Lo que la nueva ISO 45001 no prevé es la oportunidad de evaluar el riesgo con la
documentación existente y tal vez incorporan algunas descripciones del proceso
que son obligatorias en un solo documento, y del mismo modo se combinan algunos
de los resultados. Tal vez en lugar de empezar con la información documentada
según la nueva ISO 45001 sería bueno comenzar por la realización de
una evaluación de riesgos formal del sistema documental actual, decidir lo que es
obligatorio, y lo que no es obligatorio, pero es necesario decidir cómo se requiere
que sea incorporado a la nueva jerarquía. En la OHSAS 18001 y en la ISO 45001
se debe asegurar que se consulta con el equipo de dirección, se involucran todos
los interesados y se obtienen comentarios de los trabajadores. Se debe
garantizar que el riesgo de comprometer al trabajador en cuanto a la salud y la
seguridad está a la vanguardia en el momento de decidir sobre la manera de
optimizar los documentos y, es mucho mejor para compatibilizarlo con los
documentos que exponen el resultado final.
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Dentro de las empresas que necesitan realizar tareas de aprobación con la
documentación (facturas, contratos, el sistema de gestión documental le permite
definir los flujos de aprobación que tiene que tener cada tipo de documento, y de
esta forma el propio sistema de gestión documental realiza gran parte del trabajo de
asignación, recordatorios y registro de toda esta documentación.
La gestión documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados
debido a la enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de gestión de
documentos legales en su lugar, los abogados son capaces y obtienen una ventaja
competitiva al gestionar mejor sus casos. La automatización de documentos para
bufetes de abogados beneficia la administración eficiente de toda la documentación
en papel.
Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos
de salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros
documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que
podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de
su empresa.
Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización
y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de
información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los
ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera
más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la
administración más flexible
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3. CONCLUSIONES
- La etapa más importante en un SGC, es la capacitación y concientización,
para que cada persona pueda identificar y percibir que es importante en su
trabajo y que contribuya a la calidad de la empresa, la norma no dice como
tiene que hacerlo pero si adaptando los procedimientos para que generen
valor. La finalidad de la norma no es poner obstáculos, sino optimizar las
labores cotidianas para que sean y se mantengan una buena imagen de la
empresa y que los clientes estén satisfechos.
- Medir siempre los estándares en los procesos de cumplimiento es importante
para lograr éxito en las metas trazadas, este requerimiento del sistema puede
constituirse en la clave de cálculo cuantitativo para ser asertivo en la toma de
decisiones.
- El conocimiento y aplicación en un sistema de gestión que está relacionado
con los procesos de una organización, busca implementar un procedimiento
de control y formulación para identificar el desempeño al cumplimiento de
objetivos o metas definidas para la satisfacción de un producto o servicio
conforme.
- Un sistema de Gestión de la Calidad, permite que a través del tiempo las
organizaciones logren sobrevivir de los cambios y de la inestabilidad de los
mercados; lo que hace que se vuelvan más competitivas cumpliendo las
exigencias de los clientes. La organización describe en sus procesos como
interactúan los clientes, los proveedores, la competencia y los socios
estratégico; lo que implica un mejoramiento en la imagen de la empresa, esto
hace que se renueven los mercados y mejoramiento de una posición
competitiva lo cual genera que una importancia para analizar el SGC.
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4. BIBLIOGRAFIA
- https://www.nueva-iso-45001.com/2016/04/importancia-conocer-
informacion-documentada-iso-45001/
- http://www.tbs-telecon.es/importancia-gestion-documental
