Trabajo

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
1. Explique en qué consiste un evento, sus objetivos, cómo se clasifican y qué agentes intervienen
en el mismo.
 Es una actividad que requiere ser planeada, ejecutada y controlada encaminada a lograr los
objetivos.
 SUS OBJETIVOS:
OBJETIVO GENERAL: Son todos aquellos que se fundamenta a partir de un esquema único
para todo el proceso de desarrollo de evento
OBJETIVO ESPECIFICO: Son aquellos objetivos apacibles en la realización y elaboración
creados como base de los generales para toma de decisiones.
 SE CLASIFICAN:
 Eventos culturales
 Eventos Religiosos
 Eventos sociales
 Eventos escolares
 Eventos empresariales
 Eventos políticos
 AGENTES INTERVIENEN EN EL MISMO
 Primero se constituye comités para alcanzar el éxito deseado
 CONFERENCISTAS: Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica
 PARTICIPANTES O INVITADOS: Quienes asisten como receptores, y a quien va
dirigidos todos los esfuerzos
 ORGANIZADORES: Es un evento es muy importante tener en cuenta los organizadores,
porque es un grupo de personas encargadas de planear, dirigir, organizar y realizar el
evento.
2. Establezca las etapas en un evento, relacione las funciones administrativas.
1. Pre-evento (Planificación-Organización)
 Establecimiento de los objetivos y metas.

 Definición de la Finalidad del Evento (Homenaje, conmemoración, celebración, promoción etc.)
 Análisis de necesidades y expectativas.
 Establecimiento del presupuesto aproximado y un plan de financiamiento (propio, sponsor,
auspicio, apoyo etc.)
 Cotizaciones (Se recomienda hacer cotizaciones de diferentes proveedores).
 Administración del evento (papelería, permisos, convenios, derechos de admisión.
 Asignación de responsabilidades y funciones al staff organizativo.
 Preparación de la lista de invitados y definición del perfil del público.
 Contracciones.
 Envió de las invitaciones con 45 días de anticipación.
 Organización de transporte y hospedaje.
 Planificación del banquete (Menú).
 Establecimiento del lugar.
 Elaboración del programa.
 Promoción de la imagen del evento.
 Envío de información a la prensa.
2. Evento (Ejecución)
 Montaje: disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se llevará a cabo el
evento.
 Ejecución: fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al
mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demás.
3. Post-evento (Evaluación)
 Desmontaje del evento: retiro de los materiales y elementos utilizados en la reunión.

 Evaluación de resultados: se realiza un informe final (evaluación financiera, análisis del
alcance de objetivos). Seguimiento del evento y envió de cartas de agradecimiento.
3. Mediante un diagrama de flujo establezca el paso a paso de cada uno de los aspectos a tener en
cuenta en el desarrollo de la organización de un evento.
4. Defina qué es protocolo y como se clasifica.
Es el conjunto de reglas a seguir, ya sean de forma oficial (vinculación por ley), o por tradición y
costumbre (vinculación personal voluntaria).
El protocolo hace hincapié en las normas de cortesía como respeto a las personas, sea cual sea su
condición social y personal, su principal objetivo es que las acciones en las que interviene o dirige se
hagan correctamente para lograr la buena armonía. Para ello, utiliza normas, directrices y criterios
capaces de adaptarse a determinadas actividades y situaciones.
Urbina José define protocolo como: “Disciplina que determina las estructuras o formas bajo las cuales
se realiza una actividad humana importante”. Esta definición se explica por la relación de algunos
conceptos: (OMEGA ROYAL ESTATE, 2005)
En nuestros días se suelen distinguir tres grandes clase de protocolo:
a. El de las instituciones
b. El de la empresa
c. El social
5. Que es protocolo empresarial
Se refiere al conjunto de normas que regulan las relaciones entre

las personas de una misma empresa t de está con las de otras
organizacones
Representa un conjunto de normas y técnicas necesarias

para la planificación, preparación, desarrollo y control de
actos promovidos por empresas privadas
Por otro lado podemos hablar también de protocolo empresarial

mixto, los cuales combinan, normas establecidas por el estado
con usos y constmbres establecidos por las empresas
6. Defina que es etiqueta
Se utiliza para hacer referencia al ceremonial de usos, costumbres y estilos que se deben respetar en
ciertos ámbitos. La etiqueta menciona un cierto modo de comportamiento social según normas
convencionales. Utilizar traje y corbata en las ocasiones solemnes, ser hospitalario con un invitado,
masticar con la boca cerrada, no decir groserías en una reunión social, respetar los horarios con
puntualidad y agradecer los regalos que se reciben forman parte de la etiqueta.
7. Imagen Personal
1. Ser respetuoso
2. Ser puntual
3. Ser directo
4. Ser cortés, agradable y positivo
5. Interesarse por los demás
6. Vestirse de acuerdo a las circunstancias
7. Utilizar un adecuado lenguaje oral, escrito y corporal
8. Actitud
8. Defina qué es agenda y qué importancia tiene en la realización de un evento.
Es un libro o cuaderno en el cual se llevan apuntes para no olvidar las actividades del día las cuales
son importantes.
*Agenda Electrónica: Un dispositivo o programa que permite almacenar apuntes.
*Agenda (de reunión): Una lista de puntos a ser discutidos en una reunión.
*Agenda Personal: Es un libro en blanco para anotar actividades personales previstas.
La agenda debe tener un orden en el cual se debe destacar: Fecha, hora, lugar, motivo y ajuste.
A continuación, te indicamos algunos de los beneficios de usar una agenda:
 Te ayuda a organizarte, puedes anotar y tener a la mano todo lo que requieres para planear el
evento y las actividades diarias.
 Es la mejor forma de proyectarte, inspirarte y plantearte metas.
 Puedes ordenar pendientes y manejar de forma efectiva tú tiempo.
 Te ayuda a controlar y administrar tus planes.
 Es la mejor manera de manejar los gastos y pagos pendientes del evento.
 Te ayuda a recordar y no olvidar ningún detalle.
9. Cuáles soportes tecnológicos considera usted que pueden ser aplicados a la organización y
divulgación de eventos.
Los soportes tecnológicos e informáticos en los eventos nos brindan herramientas informáticas en l y
los conocimientos necesarios para la selección, organización y planificación de la tecnología más
apropiada para obtener una buena organización de distintos tipos de eventos
 Internet: proporciona a la comunicación del producto, comunicación interna y comunicación

corporativa, una mayor eficiencia. Brinda a los públicos de una determinada organización
 Intranet: el intranet puede ayudar a las organizaciones a crear un entorno más rico con
capacidad de adaptarse a las circunstancias. Las aplicaciones corporativas internas basadas
en el modelo de la página web se pueden hacer interactivas utilizando varios medios, texto,
audio y video.
 Correo Electrónico: Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir
mensajes, mediante sistemas de comunicación electrónicos.
 Páginas web: es un documento o información electrónica capaz de contener texto, sonido,
video, programas, enlaces, imágenes y muchas otras cosas, pueden ser accedida mediante
un navegador.
 Redes sociales: conectan a personas a bajo costo, lo que puede ser beneficioso para los
emprendedores y las pequeñas empresas que buscan ampliar su base de contacto
9. Establezca las principales normas de seguridad que se deben tener en cuenta en la organización
y desarrollo de un evento.
Normas De Seguridad Aplicadas A Los Eventos

Cuando se habla de seguridad se abarcan varios aspectos y circunstancias:
 Geográficas: sismos, grandes tormentas, inundaciones, entre otras
 Terroristas: bombas, atentados, etc.
 Delictivas: secuestros, asaltos, etc.
 Físicas: incendio en las instalaciones, perdida de gases, etc.
 Sanitarias: contaminación de alimentos, epidemias, etc.
Es ideal y recomendable contar con un servicio de profesionales en seguridad; ellos manejan de
manera versátil la estrategia, logística y cantidad de personal, adecuándose al tipo de evento y a la
población de público que representa.
Hay 5 puntos claves a dominar en la elaboración y control de un plan de seguridad, para garantizar el
éxito en la maniobra.
1. Identificar y valorar una amenaza

Para hacerlo, se debe analizar objetivamente todas las circunstancias que rodean al evento:
 La ubicación
 Instalaciones
 Las condiciones climáticas de la zona
2. Todos al tanto y bien informados
Anfitrión, organizadores, eventuales miembros del staff, junto al personal de seguridad privada, y todo
el personal involucrado en un evento, deben estar preparados para situaciones especiales que
pudieran surgir, de ahí la importancia de un grupo profesional y líder en el tema de seguridad, que los
informe y adoctrine en su plan.
3. Control de masas
Un plan más eficaz para evitar disturbios, es eliminar o minimiza la posibilidad de que se formen grupos
colectivos.
Flujo continuo, separación y dispersión, son clave para un control de masas exitoso; mantener un
movimiento continuo, intencional y controlado sobre las áreas propensas a tumultos.
4. Manejo de contagio emocional y pánico
El contagio emocional y pánico pueden ser precursores de un desastre potencial que requiera de
medidas extremas de seguridad. Para minimizar la posibilidad de que estos factores alcancen un
grupo, son necesarias medidas de respuesta inmediata.
5. Planes de contingencia y evacuación
Un plan de seguridad efectivo no debe enfocarse únicamente a la seguridad física y control de masas,
sino en un buen plan de contingencias y gestión de prevención, para minimizar cualquier riesgo que
se presente antes, durante y después de la realización del evento.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

2. Establezca las etapas en un evento, relacione las funciones administrativas.

 Establecimiento de los objetivos y metas.

 Desmontaje del evento: retiro de los materiales y elementos utilizados en la reunión.

5. Que es protocolo empresarial

Se refiere al conjunto de normas que regulan las relaciones entre

Representa un conjunto de normas y técnicas necesarias

Por otro lado podemos hablar también de protocolo empresarial

8. Defina qué es agenda y qué importancia tiene en la realización de un evento.

A continuación, te indicamos algunos de los beneficios de usar una agenda:

 Internet: proporciona a la comunicación del producto, comunicación interna y comunicación

Normas De Seguridad Aplicadas A Los Eventos

1. Identificar y valorar una amenaza

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