Actas Notariales

Actas Notariales
PROFESOR: DANIEL HERRERA.

Una de las características principales del instrumento público es la de servir de
medio de prueba efectivo, por la garantía del poder que le da el Estado para
que las relaciones jurídicas obtengan las garantías necesarias para el
desenvolvimiento de la sociedad.
Tal objetivo se cumple en la gestión notarial principalmente a través de 2 tipos
de instrumentos: la escritura pública y el acta notarial.
Por lo tanto, en el acta es aquel documento emitido por el competente notario
que tiene como contenido la constatación clara y precisa de la existencia de
ciertos hechos o circunstancias que ha apreciado en forma personal a través de
sus sentidos sin poder entrar, en forma alguna, a hacer una calificación o
interpretación de ellos.
Su actuación sólo debe limitarse a transcribir fielmente cuando observa,
escucha o verifica en virtud de sus sentidos. Su testimonio no tendrá otro valor
que el de establecer la existencia en el día, lugar y hora de la diligencia, de los
hechos, actos o circunstancias que interesa destacar pero nada más.
En cambio la escritura pública goza de un privilegio de veracidad, lo cual para
ser impugnada debe ser alegada y probada su falsedad o falta de autenticidad.
Una escritura pública es un “documento público notarial en el que se
recogen los negocios jurídicos” (por ejemplo una compra-venta de vivienda,
una hipoteca, una herencia, etc.) y tiene tanta fuerza ejecutiva que sólo puede
impugnarse por la vía judicial.
Se debe señalar que existe una diferencia fundamental entre las actas
notariales y las escrituras públicas, es que la escritura pública aparte del
privilegio de veracidad, además tiene pleno valor probatorio respecto de las
partes que aparecen o se reputan haberlo suscrito, y de las personas a quienes
se han transferido las obligaciones y derechos de éstos.
En síntesis el acta notarial “es todo instrumento público notarial, emanado de
competente notario y que no tiene carácter de escritura pública”.
• La diferencia fundamental entre ellas es que la primera constituye una
simple exposición de hechos percibidos y constatados por el notario, no
llegando a constituir fuente generadora de más obligaciones o derechos que
aquellos que como consecuencia de su certificación pudieran ser
determinados a posteriori por un tribunal, el cual hará la calificación
definitiva del mérito que el Acta arroje.
• La escritura pública en cambio, por regla general es fuente de derechos y
obligaciones.
Algunas diferencias entre estos actos de notario son:
• En cuanto al procedimiento
En todas las escrituras se sigue un orden lógico normado por la propia ley y
que parte con el encabezamiento, que contiene información acerca delnotario
ante quien se actúa, y continúa con la individualización de los otorgantes y
comparecientes. Luego sigue el acto contractual o convencional, para
terminar la escritura con las transcripciones o citas de personerías u otros
antecedentes que se juzga necesario consignar.
• En cuanto al contenido
- La escritura siempre contiene un negocio. El acta, no necesariamente.
- La escritura busca crear, modificar o extinguir derechos; el acta es caracterizada por su aspecto
conservatorio.
• En cuanto al notario
- La audiencia del otorgamiento es presidida por el notario; en el acta, no existe tal presidencia, en ella
sólo hay presencia.
- En la escritura el notario emite juicios sobre la capacidad, da fe de conocimiento. En las actas no
necesariamente debe referirse a esos aspectos.
• En cuanto a las partes

- En las escrituras, la firma es siempre necesaria; en las actas, en cambio, puede omitirse la firma del
requerido cuando este se niega. Lo importante es la constancia que hace el notario de los hechos.
- Las escrituras son unilaterales o bilaterales. Las actas son regularmente unilaterales.
- Como puede observarse las diferencias son sustanciales y podría continuarse con una larga lista de
ellas.
Requisitos del Acta Notarial
Pese al escaso tratamiento legislativo de las actas, ellas están sujetas a ciertos
requisitos mínimos que son necesarios para su eficacia, ellos son:
Competencia: De acuerdo a lo que señala el art. 401 numeral 6 del COT, la diligencia
o actuación no debe estar encomendada a otros funcionarios. Si así ocurriera, el
Notario estaría impedido de actuar.
También el Notario debe ser competente para actuar dentro del territorio que le
corresponde.
Requerimiento: Significa que debe existir alguien que requiera o solicite al notario su
actuación, porque no existe disposición legal alguna que faculte al Notario para actuar
por iniciativa propia o de oficio. Así lo dispone el art. 399 COT del cual se desprende
en forma precisa que el requerimiento o rogación es indispensable.
Legalidad: El ámbito de la actuación notarial está regido por la legalidad, es
por eso que no puede intervenir en la constatación de hechos o circunstancias
en los cuales se presenten situaciones de atetados a las buenas costumbres, a
la moral o sean constitutivos de delito.
Información: Es importarte consignar como requisito de validez para el Acta
Notarial la circunstancia que el Notario, por su categoría y calidad, no puede
actuar en forma encubierta. Por lo tanto el Notario siempre debe identificarse.
Partes que se distinguen en un acta Notarial
Es posible encontrar en un Acta Notarial 3 partes:
• El encabezamiento. En esta parte el Notario debe expresar que a requerimiento o solicitud de tal persona (que
individualizará al menos con su nombre y apellidos y cédula de Identidad) se constituyó en determinado lugar
con el objeto de levantar un acta sobre tales hechos o circunstancias.
• La constatación. En esta parte expondrá haber advertido al solicitante que concurre en su calidad de Notario y
que habrá de levantar un Acta de cuando vea, escuche o perciba.
Luego expondrá en forma suscinta (resumida), clara y ordenada los hechos que motiven el interés del requirente.
• La certificación y la firma. Finalmente el Notario expondrá ser efectivo cuanto se ha establecido y firmará.
Es importante indicar que no existe obligación para el Notario de guardar los originales de las actas notariales en un
archivo, salvo en los casos de actas de protesto de letras u otras que la ley le imponga guardarlas. Sin embargo
puede ser una medida conveniente el mantener un archivo de ellas, al menos en un computador.
Tipos de actas Notariales
La Doctrina clasifica las actas atendido su contenido, no así la ley quien no se ha hecho cargo de
normarlas en profundidad menos clasificarlas.
• Actas de fe de identidad: En esta actuación el notario certifica que tal persona es quien dice
ser. Como es imposible que el notario pueda conocer a todo aquel que se acerca a su oficio,
puede ayudar a conocer la identidad un documento habilitante como la cédula de identidad o
pasaporte. En caso de no contar con esto, el notario puede afirmar conocer la identidad de una
persona por la declaración de 2 testigos hábiles mayores de edad.
• Actas de fe de capacidad legal: Este tipo de actas se ve en los actos testamentarios, en que el
notario hace una declaración acerca de que a su parecer el testador demuestra encontrarse en
su sano y entero juicio al momento del otorgamiento. También existe en los casos que el
notario inserta en toda escritura pública donde indica que los comparecientes son mayores de
edad.
• Actas de fe de existencia: Este tipo de actas casi no se encuentra en uso en
nuestras prácticas notariales. Nuestra legislación acepta lo que se denomina
“declaración de supervivencia” y que normalmente consiste en que el
declarante se presenta ante el notario con 2 testigos hábiles mayores de
edad que declaran conocer a determinada persona y constarles que se
encuentra viva.
• Acta de certificación de hechos: En este tipo de actuaciones el notario
certifica a petición de parte interesada lo que percibe a través de sus
sentidos. La actuación notarial sólo se limita a la simple constatación de los
hechos que se presencia. El notario no debe emitir juicio alguno de valor
pues estaría entrando en un campo pericial que no le corresponde.
• Acta de protocolización: Este tipo de acta debe ser incorporada al registro
o protocolo del notario. Pertenecen a esta clase las protocolizaciones de
documentos tales como planos, inventarios, etc.
• Actas de declaraciones: Se incorporan a este tipo de acta las constancias
que levanta el notario cuando alguien concurre a su oficio a efectuar una
determinada declaración con el fin que esta sea posteriormente
recepcionada por un tercero requirente de ella y con el fin de dar curso a
algún trámite administrativo. Ejemplo declaraciones juradas,
autorizaciones, etc
Algunos tipos de Actas Notariales más frecuentes
De entre la variada gama de actas Notariales cabe indicar como las más comunes las
siguientes:
• El acta que se escribe sobre la cubierta del sobre que contiene el testamento cerrado
dando fe del hecho de haber manifestado el otorgante de su intención de testar y las
demás menciones señaladas en la ley.
• Acta de certificación de firmas.
• Actas de constatación de hechos. Como la son las fotografías de daños causados a
vehículos o sobre la existencia de cierto hecho, etc..
• Certificación de autenticidad en fotocopias.
• La carta Notarial. El Notario en la copia idéntica que se le entrega certifica el hecho
de la entrega o del despacho de la carta.
Como pauta general puede establecerse que el acta debe:
➢Ser escrita en idioma castellano, estilo claro y preciso, en forma veraz y objetiva.
➢No contener espacios en blanco.
➢Debe indicar la fecha, hora y lugar de la diligencia, así como la fecha y lugar de cuando se
extiende el acta. Lo que normalmente ocurre momentos, o días más tarde en el oficio notarial.
➢Debe expresarse la individualización del notario.
➢Debe indicarse la individualización de la persona que requirió la diligencia.
➢En los casos que ello sea posible, atendida la naturaleza de la actuación, debe indicarse la
circunstancia de haber sido advertida la parte respecto de quien se pide el levantamiento del
acta, del hecho de actuar un notario.
➢Finalmente, el sello y firma del notario.
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• En cuanto a las partes

Es posible encontrar en un Acta Notarial 3 partes:

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