FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJÉRCITO NACIONAL

Código: FO-CEIGE-162

Área y/o proceso: FARMACEUTICOS

Unidad inspeccionada:

Fecha de la inspección: (Lapso)

No. Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar

verificación (Actividades)

A. ORGANIZACIÓN
1 Organigrama de la dependencia: organigrama, misión,
visión, capacidades

Listado de personal de la dependencia identificando el

cargo asignado.

2 Verificar la asignación del cargo de acuerdo con el perfil

establecido teniendo en cuenta la especialidad, cursos,
conocimientos y experiencia del personal. Comprobar
TOE vigente y aprobada que los cargos están de acuerdo con la TOE.

Verificar si cuenta con la infraestructura física

(instalaciones y equipo de oficina) necesaria para el
desarrollo del proceso.
3
Verificar si cuenta con la infraestructura tecnológica,
necesaria para el desarrollo del proceso (hardware,
software, redes).

El personal cuenta con sus funciones de acuerdo con el

cargo asignado. ( estan por escrito).
-Para el Personal Militar: Folio de vida hasta cuando
Funciones y responsabilidades Manual aprueben el escalafón de cargos.
4 específico de funciones y competencias -Perosnal Civil de Planta: Manual de Funciones.
laborales -Personal Civil OPS: Objeto del Contrato.

Se ha recibido la inducción y reinducción para el personal

que ingresa como al que llega trasladado.

B. PLANEAMIENTO
PLAN DE ACCIÓN - INFORME DE GESTIÓN PLAN DE
ACCIÓN
No. Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar
verificación (Actividades)

Informe de Gestión Plan de Acción, componente

estratégico (si aplica) y componente de proceso. Formato
FO-DISEV-419.
Directiva Permanente N°.1067/2016 "
5 Seguimiento y evaluación de la gestión y - Indicadores
resultados para el Ejército Nacional, bajo la - Metas Propuestas
metodología Balanced Score Card" - Resultados de las Metas debidamente soportados.
- Analisis de los resultados en forma cuantitativa y
Anexo D - Instructivo Formato Informe cualitativa, que permita evidenciar el impacto.
Gestión Plan de Acción
Plan de Acción cumpliendo las tareas propuestas
6 debidamente soportados y analisis de resultados
esperados y alcanzados.
Plan de Acción Formato FO-JEM-DIPLA-072
7 Anexo E - Instructivo Formato Plan de Cumplimiento de las tareas propuestas debidamente
Acción soportados y análisis de los resultados esperados y
alcanzados.
PLANES ESPECÍFICOS
8 Verificar Pan de Acciòn Institucional
C. ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS
Identificación de riesgos, verificación de los soportes de
acuerdo con las acciones propuestas, así como el
seguimiento realizado por la dependencia Formato FO-
9
CEDE5-DIGEC-487.
Directiva Permanente N°.1068/2016 En el caso de riesgos materializados, verificar las
"Lineamientos generales para la acciones tomadas.
administración de riesgos en el Ejército
Nacional" Desarrollo de las acciones dispuestas en el mapa de
10 riesgos, para evitar, reducir, compartir o asumir el riesgo.
Anexo A - Metodología administración del Soportes de su cumplimiento.

11 riesgo. Los controles estipulados en el mapa de riesgos son

efectivos.

12 Seguimiento y análsis de los indicadores establecidos,

porcentaje de cumplimiento de acuerdo a lo proyectado

D. DOCUMENTACIÓN

Ley 594/2000 - Archivo de gestión, organización de las carpetas de

Art 4.Literal d) Responsabilidad. acuerdo a las series, subseries.
Art 26 Inventario documental
- Aplicación de las Tablas de Retención Documental-
Acuerdo No. 042/2002 criterios para la TRD
13 organización de archivos Art 4.
- Transferencias al archivo central, verificar el Formato
Directiva Permanente No. 01016/2016 Único de Inventario Documental - FUID
"Instrucciones para la aplicación del proceso
de Gestión Documental en el Ejército - Seguridad del archivo en cuanto a la conservación de
Nacional" Anexo D Organización la documentación , acceso del personal, entre otros
documental. aspectos.
No. Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar
verificación (Actividades)

Ley 594/2000 General de Archivos Art 15

Responsabilidad especial y obligaciones de
14 los servidores públicos. Actas de entrega de los cargos de acuerdo con los
traslados y otras novedades de personal.
Acuerdo N°. 038 de 2002 Art 2 y 3 Archivo
General de la Nación.

Decreto 2693/2012 Art.6 numeral 3

"Técnologia y Ambiente"
Manejo de la información en medio digital. Cumplimiento
Directiva Presidencial N°04/2012 cero
Politica cero papel.
papel
15 Directiva Presidencial N° 01/2016 Austeridad
Comprobar si se imprime a doble cara.
Restricción de impresiones a todo color.
Directiva Permanente N° 01023
Duplicidad de la información en medio físico.
"Cumplimiento eficiencia administrativa y
lineamiento de la política cero papel"

NORMATIVIDAD

Manual de Implementación Modelo Estándar Ver normograma y de acuerdo con el proceso comprobar
de Control Interno - MECI la normatividad que lo regula y que los funcionarios lo
16 conozcan.
Procedimiento Control de Documentos P-
JEM-DIPLA-044

E. FUNCIONAMIENTO- ACTIVIDADES ESPECIFICAS

Resolucion 1403 de 2007 " Por el cual se Verificar creación (orden semanal) del comité de
determina el procesdo de gestiòn de
17 Servicio Farmacèutico, manual de
condiciones esenciales y Procedimientos y
se dictan otras Disposiciones" farmacovigilancia.(Todos ESM)
Resolucion 1403 de 2007 " Por el cual se Verificar el seguimiento (actas de reunión y
determina el procesdo de gestiòn de
18 Servicio Farmacèutico, manual de compromisos) , a las medidas implementadas por ESM
condiciones esenciales y Procedimientos y
se dictan otras Disposiciones" respecto al uso racional de medicamentos.(Todos ESM)
Verificar mediante actas de reuniòn , el seguimiento a los
Ley 352 de 1997 " Por la cual se eventos adversos relacionados con medicamentos,
reesctructura el sistemade Salud y se dictan surgidos en el ESM, y las medidas tomadas por parte del
19 otras disposiciones enmateria deseguridad
social para las fuerzas militares y la policia comité, basados en el reporte del médico quien recibe el
naciona" caso y/o quien lo reporta o en su defecto por error en la
entrega de medicamento al usuario. (Todos ESM)
No. Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar
verificación (Actividades)

Ley 352 de 1997 " Por la cual se Verificar que la información de eventos adversos repose
reesctructura el sistemade Salud y se dictan
20 otras disposiciones enmateria deseguridad en una base de datos, en archivo Excel para llevar
social para las fuerzas militares y la policia
naciona" estadística del reporte. (Todos ESM)
Ley 352 de 1997 " Por la cual se Revisar el envío de las acciones tomadas, con respecto a
reesctructura el sistemade Salud y se dictan
21 otras disposiciones enmateria deseguridad eventos adversos , retroalimentando a la DISAN EJC.
social para las fuerzas militares y la policia
naciona" (Todos ESM)
Verificar que los Jefes y almacenistas del ESM conozcan
Contrato de Medicamentos 060 -DGSM-
2014 "Adquisición, distribución, suministro, el contrato de medicamentos 060 DGSM 2014 y el
dispensación y control de medicamentos a Acuerdo 052/2013. Asi mismo tengan la resolución
22 través de un operador logístico para los
usuarios del subsistema de salud de las 2643 del 2015 firmada por la DGSM, donde se
fuerzas militares, bajo la modalidad de establecen las funciones de los ESM, en donde son
monto agotable"
nombrados como supervisores del mismo. (Todos ESM)
Verificar el envió a la DISAN EJC, del informe de
Contrato de Medicamentos 060 -DGSM-
2014 "Adquisición, distribución, suministro, supervisión mensual (formato excel y elementos
dispensación y control de medicamentos a
23 través de un operador logístico para los probatorios de incumplimiento) el cual debe enviarse los
usuarios del subsistema de salud de las
fuerzas militares, bajo la modalidad de primeros cinco días del mes siguiente, al mes evaluado.
monto agotable"
(Todos ESM)
*Acuerdo 052 del 2013: " Por el cual se Verificar actas de capacitación al personal prescriptor
establece el Manual de Medicamentos y
terapéutica para el SSMP y se dictan otras
24 disposiciones" * sobre el acuerdo 052 del 2013 y Resolución 1995 de
Resolución 1995 de 1999 "Por la cual se
establecen normas para el manejo de la
Historia Clínica" 1999.(Todos ESM)
Resoluciòn 2643 de 2015 " Funciones de Verificar que el Jefe del ESM, cuente con el usuario y
25 los Supervisores del Contrato clave para el acceso a la herramienta del Operador
deMedicamentos" logístico. (ESM - Dispensaciòn)
Resoluciòn 2643 de 2015 " Funciones de Comprobar que el Jefe del ESM ingrese a la herramienta
26 los Supervisores del Contrato y efectúe consultas en cada uno de los indicadores de su
deMedicamentos" ESM (ESM - Dispensaciòn )
Resolucion 1403 de 2007 " Por el cual se Revisar las actas de reunión realizadas por los diferentes
determina el procesdo de gestiòn de comités (historias clínicas, farmacia y terapéutica) donde
27 Servicio Farmacèutico, manual de analicen los indicadores farmacológicos y las medidas de
condiciones esenciales y Procedimientos y gestión adelantadas para su seguimiento y control.
se dictan otras Disposiciones" (ESM - Dispensaciòn)
Verificar el envío a la DISAN Supervisión técnica el
Resoluciòn 2643 de 2015 " Funciones de análisis de los indicadores farmacéuticos (paciente más
28 los Supervisores del Contrato
deMedicamentos" costoso, molécula más costosa, paciente poli formulado,
médico más costoso). (ESM - Dispensaciòn)
No. Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar
verificación (Actividades)

Verificar ambulancia con el fin de evidenciar existencias

Circular 055 de 2016 " Proceso Gestión
Farmacéutica en los Establecimientos de
29 Sanidad de medicamentos, y observar fechas de vencimiento.
Militar Suministro y Satélites para el manejo,
seguimiento y control de inventarios
de medicamentos"
(ESM - Dispensaciòn )
Verificar proceso de transcripción de fórmulas médicas;
deben ser realizadas por un médico dejando registro de
30 Circular 1043 de Abrilde 2011 "Normas para los medicamentos transcritos en la historia clínica
el manejo dela Historia Clinica"
especificando que es una transcripción de formula
médica. (ESM - Dispensaciòn )
Verificar el archivo correspondiente a las formulas
ley 594/2000 POR MEDIO DE LA CUAL SE
31 DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS. Y
SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
médicas. (ESM - Dispensaciòn )
Verificar medicamentos del carro de paro
Contrato de Medicamentos 060 -DGSM-
2014 "Adquisición, distribución, suministro,
dispensación y control de medicamentos a
32 través de un operador logístico para los (semaforización, fechas de vencimiento) .ESM -
usuarios del subsistema de salud de las
fuerzas militares, bajo la modalidad de
monto agotable"
Dispensaciòn y Suministro
Revisar las actas de reunión del comité para la
Contrato de Medicamentos 060 -DGSM-
2014 "Adquisición, distribución, suministro, elaboración de pedido con base, en la rotaciones,
dispensación y control de medicamentos a
33 través de un operador logístico para los consumos históricos, población, morbilidad y acuerdo
usuarios del subsistema de salud de las
fuerzas militares, bajo la modalidad de 052de 2013 Manual Único de Medicamentos con las
monto agotable"
respectivas firmas de integrantes. (ESM - Suministro)
Verificar los soportes de facturación recibida y
Contrato de Medicamentos 060 -DGSM- recepcionadas por el almacenista por el contrato
2014 "Adquisición, distribución, suministro,
dispensación y control de medicamentos a vigente de la entrega de los medicamentos solicitados vs
34 través de un operador logístico para los los recibidos, donde se verifiquen los códigos del
usuarios del subsistema de salud de las Acuerdo 052 de 2013, precios de la facturación,
fuerzas militares, bajo la modalidad de
monto agotable" características del producto, fechas de vencimiento,
marcas pactadas y rotulación. (ESM - Suministro)
Verificar que las entradas al SICMA (Sistema Control de
Contrato de Medicamentos 060 -DGSM-
2014 "Adquisición, distribución, suministro,
dispensación y control de medicamentos a
35 través de un operador logístico para los Inventarios) y ERP -SAP correspondan a las facturas,
usuarios del subsistema de salud de las
fuerzas militares, bajo la modalidad de
monto agotable"
actas de recepción y notas contables.
Resolución 0002340 de 28 de Junio de Si el ESM cuenta con medicamentos de control especial,
2013. "Mediante la cual se incluye en el se debe verificar la resolución emitida por el Fondo
36
listado de medicamentos y sustancias de Nacional de Estupefacientes del Departamento. (ESM -
control especial" Suministro)
No. Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar
verificación (Actividades)

Verificación de los soportes de facturación y soportes de

Contrato de Medicamentos 060 -DGSM-
2014 "Adquisición, distribución, suministro,
dispensación y control de medicamentos a entrega de medicamentos (Formulas) que se encuentre
37 través de un operador logístico para los
usuarios del subsistema de salud de las correctamente diligenciadas y firmadas por el médico
fuerzas militares, bajo la modalidad de
monto agotable"
tratante, personal del servicios farmacéuticos y usuario.
Revisar el comprobante de salida del SICMA del
Contrato de Medicamentos 060 -DGSM-
2014 "Adquisición, distribución, suministro, Establecimiento Centralizador, de acuerdo a los soportes
dispensación y control de medicamentos a
38 través de un operador logístico para los enviados por el almacenista del ESM Suministro (Factura
usuarios del subsistema de salud de las
fuerzas militares, bajo la modalidad de , Acta de Recepciòn Tècnica y notas debito o crèdito si
monto agotable"
aplica)
Verificar que los medicamentos se encuentren
Decreto 2200/2005 " Por el cual se almacenados correctamente, donde permita realizar la
39 reglamenta el servicio farmacéutico y se
dictan otras disposiciones. semaforización para el control de las fechas de
vencimiento (ESM - Suministro y Satèlite ).
Decreto 2200/2005 " Por el cual se Verificar las condiciones de infraestructura de la farmacia
40 reglamenta el servicio farmacéutico y se (estanterias, estibas, medicamentos de cadena de
dictan otras disposiciones. frio,etc..) (ESM - Suministro y Satèlite )
Verificar que el amacencista de cada farmacia, este
Circular 055 de 2016 " Proceso Gestión
Farmacéutica en los Establecimientos de
41 Sanidad nombrado en Orden Semanal. (ESM - Suministro y
Militar Suministro y Satélites para el manejo,
seguimiento y control de inventarios
de medicamentos"
Satèlite )
Revisar que la farmacia cumpla con las normas de
gestión documental (ley 594/2000), archivo de fórmulas
ley 594/2000 POR MEDIO DE LA CUAL SE que son soporte de las entregas de medicamentos
42 DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS. Y
SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES realizadas a los usuarios y el descargue diario
correspondiente al SICMA. ( ESM - Suministro y
Satèlite )
Solicitar los comprobantes de la elaboración de pedido
Circular 055 de 2016 " Proceso Gestión
Farmacéutica en los Establecimientos de trimestral de medicamentos en el formato de requisición
43 Sanidad
Militar Suministro y Satélites para el manejo,
seguimiento y control de inventarios establecido, con respectiva firma del Jefe y almacenista
de medicamentos"
del ESM satélite. (ESM - Satèlite )
Verificar los soportes de la recepción técnica realizada
Circular 055 de 2016 " Proceso Gestión por el almacenista en los formatos establecidos para la
Farmacéutica en los Establecimientos de entrega de los medicamentos solicitados vs los recibidos
44 Sanidad
(acta donde se verifiquen los códigos del Acuerdo 052
Militar Suministro y Satélites para el manejo,
seguimiento y control de inventarios de 2013, precios del anexo técnico, características del
de medicamentos" producto, fechas de vencimiento, marcas pactadas y
rotulación. (ESM - Satèlite )
No. Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar
verificación (Actividades)

Verificar que el ESM, tenga la ultima matriz de precios

Circular 055 de 2016 " Proceso Gestión
Farmacéutica en los Establecimientos de
45 Sanidad enviada por la Direcciòn de Sanidad Ejercito.(ESM -
Militar Suministro y Satélites para el manejo,
seguimiento y control de inventarios
de medicamentos"
Satèlite)
Verificar que las entradas al SICMA de control
Circular 055 de 2016 " Proceso Gestión
Farmacéutica en los Establecimientos de
46 Sanidad correspondan a los valores del anexo técnico del
Militar Suministro y Satélites para el manejo,
seguimiento y control de inventarios
de medicamentos"
contrato vigente y actas de recepción. (ESM - Satèlite )
Verificar que el almacenista haya recibido la farmacia con
Circular 055 de 2016 " Proceso Gestión
Farmacéutica en los Establecimientos de acta de entrega donde le relacionen inventarios de
47 Sanidad
medicamentos. Asi mismo solicitar acta de la
Militar Suministro y Satélites para el manejo,
seguimiento y control de inventarios capacitacion recibida al momento de la entrega del
de medicamentos"
cargo. (ESM - Satèlite )
F. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Realizar el seguimiento por medio de la herramienta

tecnológica habilitada por el Operador Logístico en los
siguientes aspectos: -
Ejecución del Presupuesto asignado para la vigencia.
48 -Nivel de Servicio del
ESM y medicamentos pendientes de entrega.
-Médico , paciente y molécula
mas costosa. Asì mismo verificar que se
haga el mismo seguiemiento por parte de los Jefes de
cada Establecimiento de Sanidad Militar.

49 Seguimiento y Control de Inventarios en los

Establecimientos de Sanidad Militar
G. CONTROL Y SEGUIMIENTO
Retroalimentaciones a los Jefes de Establecimientos de
50 Sanidad Militar , con todo lo que respecte a gestiòn y
atenciòn farmacèutica. (Actas de Reunión)
Capacitaciòn a los ESM,del diligenciamiento de la matriz
51 de Supervisiòn tècnica, recepciòn tècnica de
medicamentos , rotacion y vencimiento de
medicamentos.( Actas de Reuniòn)
Verificaciòn con el Operador Logìstico de temas
52 relevantes con respecto a dispensaciòn de
medicamentos, herramienta tecnològica y pendientes en
los ESM. (Actas de Reuniòn)

53 Seguimiento planes de mejoramiento de la Contraloría

General de la República

Inspector Delegado o Inspector Auxiliar: (Grado, nombres y apellidos)

No. Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar
verificación (Actividades)

Elaboro: TE. ANGELICA Reviso: TC. ANA MONTOYA A

Oficial Farmaceuticos Inspector Delegado
 LISTA DE VERIFICACION INSPECCIÓN
MACROPROCESO:

PROCESO INSPECCIONADO:

Versión: 2 Fecha de emisión:

2014-02-27 Pág. 1 de

Lista de verificación actualizada a fecha: (2019-02-21)

No. y fecha de directiva y/o documento que origina la inspección

Responsable del área y/o proceso Cargo:

inspeccionado: (Grado, nombres y apellidos)

CALIFICACIÓN
Descripción observación
Soporte
D IN N SN y/o hallazgo
documental y/o
(Condición, criterio, causa
evidencia
60-74

75-90

y efecto)
< 60

100
91-
 CALIFICACIÓN
Descripción observación
Soporte
D IN N SN y/o hallazgo
documental y/o
(Condición, criterio, causa
evidencia
60-74

75-90
y efecto)
< 60

100
91-
 CALIFICACIÓN
Descripción observación
Soporte
D IN N SN y/o hallazgo
documental y/o
(Condición, criterio, causa
evidencia
60-74

75-90
y efecto)
< 60

100
91-
 CALIFICACIÓN
Descripción observación
Soporte
D IN N SN y/o hallazgo
documental y/o
(Condición, criterio, causa
evidencia
60-74

75-90
y efecto)
< 60

100
91-
 CALIFICACIÓN
Descripción observación
Soporte
D IN N SN y/o hallazgo
documental y/o
(Condición, criterio, causa
evidencia
60-74

75-90
y efecto)
< 60

100
91-
 CALIFICACIÓN
Descripción observación
Soporte
D IN N SN y/o hallazgo
documental y/o
(Condición, criterio, causa
evidencia
60-74

75-90
y efecto)
< 60

100
91-
 CALIFICACIÓN
Descripción observación
Soporte
D IN N SN y/o hallazgo
documental y/o
(Condición, criterio, causa
evidencia
60-74

75-90
y efecto)
< 60

100
91-

Inspeccionados: (Grado, nombres y apellidos - Cargo)

 CALIFICACIÓN
Descripción observación
Soporte
D IN N SN y/o hallazgo
documental y/o
(Condición, criterio, causa
evidencia
60-74

75-90
y efecto)
< 60

100
91-
Aprobó: TC. FELIX GABRIEL CHURIO MARCUCCI
Oficial Evaluación y Seguimiento
 FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA
EJÉRCITO NACIONAL LISTA DE VERIFICACIO
MACROPROCESO:

PROCESO INSPECCIONADO:

Código: FO-CEIGE-162 Versión: 1

Área y/o proceso: Lista de verificación actualizada a fecha: (AA-MM-DD)

Unidad inspeccionada: No. y fecha de directiva y/o documento que origina la inspec

Fecha de la inspección: (Lapso) Responsable del área y/o proceso inspeccionado: (Grado,
nombres y apellidos)

CALIFICACIÓN

No. Norma de referencia y/o Aspectos a verificar D IN N SN

criterio de verificación (Actividades)

60-74

75-90
< 60

100
91-
A. ORGANIZACIÓN
1 Organigrama de la dependencia: organigrama, misión,
visión, capacidades

Listado de personal de la dependencia identificando el

cargo asignado.

2 Verificar la asignación del cargo de acuerdo con el perfil

establecido teniendo en cuenta la especialidad, cursos,
conocimientos y experiencia del personal. Comprobar
TOE vigente y aprobada que los cargos están de acuerdo con la TOE.

Verificar si cuenta con la infraestructura física

(instalaciones y equipo de oficina) necesaria para el
desarrollo del proceso.
3
Verificar si cuenta con la infraestructura tecnológica,
necesaria para el desarrollo del proceso (hardware,
software, redes).
 CALIFICACIÓN

No. Norma de referencia y/o Aspectos a verificar D IN N SN

criterio de verificación (Actividades)

60-74

75-90
< 60

100
91-
El personal cuenta con sus funciones de acuerdo con el
cargo asignado. ( estan por escrito).
-Para el Personal Militar: Folio de vida hasta cuando
Funciones y responsabilidades aprueben el escalafón de cargos.
4 Manual específico de funciones y -Perosnal Civil de Planta: Manual de Funciones.
competencias laborales -Personal Civil OPS: Objeto del Contrato.

Se ha recibido la inducción y reinducción para el

personal que ingresa como al que llega trasladado.

B. PLANEAMIENTO
PLAN DE ACCIÓN - INFORME DE GESTIÓN PLAN DE
ACCIÓN
Informe de Gestión Plan de Acción, componente
estratégico (si aplica) y componente de proceso.
Directiva Permanente Formato FO-DISEV-419.
N°.1067/2016 " Seguimiento y
5 evaluación de la gestión y - Indicadores
resultados para el Ejército - Metas Propuestas
Nacional, bajo la metodología - Resultados de las Metas debidamente soportados.
Balanced Score Card" - Analisis de los resultados en forma cuantitativa y
cualitativa, que permita evidenciar el impacto.
Anexo D - Instructivo Formato
Informe Gestión Plan de Acción Plan de Acción cumpliendo las tareas propuestas
6 debidamente soportados y analisis de resultados
esperados y alcanzados.
Plan de Acción Formato FO-JEM-DIPLA-072
7 Anexo E - Instructivo Formato Cumplimiento de las tareas propuestas debidamente
Plan de Acción soportados y análisis de los resultados esperados y
alcanzados.
PLANES ESPECÍFICOS
8 Verificar Pan de Acciòn Institucional
C. ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS
Identificación de riesgos, verificación de los soportes de
acuerdo con las acciones propuestas, así como el
9 seguimiento realizado por la dependencia Formato FO-
CEDE5-DIGEC-487.
Directiva Permanente
En el caso de riesgos materializados, verificar las
N°.1068/2016 "Lineamientos
acciones tomadas.
generales para la administración
de riesgos en el Ejército
Nacional"

Anexo A - Metodología
 CALIFICACIÓN

Norma de referencia y/o

No. Directiva Aspectos a verificar D IN N SN
Permanente
criterio de verificación (Actividades)

60-74

75-90
N°.1068/2016 "Lineamientos

< 60

100
91-
generales para la administración
de riesgos en el Ejército Desarrollo de las acciones dispuestas en el mapa de
10 Nacional" riesgos, para evitar, reducir, compartir o asumir el riesgo.
Soportes de su cumplimiento.
Anexo A - Metodología Los controles estipulados en el mapa de riesgos son
11 administración del riesgo.
efectivos.

12 Seguimiento y análsis de los indicadores establecidos,

porcentaje de cumplimiento de acuerdo a lo proyectado

D. DOCUMENTACIÓN

Ley 594/2000
Art 4.Literal d) Responsabilidad. - Archivo de gestión, organización de las carpetas de
Art 26 Inventario documental acuerdo a las series, subseries.

Acuerdo No. 042/2002 criterios - Aplicación de las Tablas de Retención Documental-

para la organización de archivos TRD
13 Art 4.
- Transferencias al archivo central, verificar el Formato
Directiva Permanente No. Único de Inventario Documental - FUID
01016/2016 "Instrucciones para
la aplicación del proceso de - Seguridad del archivo en cuanto a la conservación de
Gestión Documental en el la documentación , acceso del personal, entre otros
Ejército Nacional" Anexo D aspectos.
Organización documental.

Ley 594/2000 General de

Archivos Art 15 Responsabilidad
especial y obligaciones de los
14 servidores públicos. Actas de entrega de los cargos de acuerdo con los
traslados y otras novedades de personal.
Acuerdo N°. 038 de 2002 Art 2 y
3 Archivo General de la Nación.
 CALIFICACIÓN

No. Norma de referencia y/o Aspectos a verificar D IN N SN

criterio de verificación (Actividades)

60-74

75-90
< 60

100
91-
Decreto 2693/2012 Art.6 numeral
3 "Técnologia y Ambiente"
Directiva
Presidencial N°04/2012 cero Manejo de la información en medio digital.
papel Cumplimiento Politica cero papel.
15 Directiva Presidencial N° 01/2016
Austeridad Comprobar si se imprime a doble cara.
Restricción de impresiones a todo color.
Directiva Permanente N° 01023 Duplicidad de la información en medio físico.
"Cumplimiento eficiencia
administrativa y lineamiento de la
política cero papel"

NORMATIVIDAD

Manual de Implementación
Ver normograma y de acuerdo con el proceso
Modelo Estándar de Control
comprobar la normatividad que lo regula y que los
16 Interno - MECI funcionarios lo conozcan.
Procedimiento Control de
Documentos P-JEM-DIPLA-044

E. FUNCIONAMIENTO- ACTIVIDADES ESPECIFICAS

Contrato suministro,dispensacion y control de

medicamentos a traves de un operador logistico para los
Contrato de suministros de
usuarios del Subsistema de Salud de las Fuerzas
Medicamentos 060-DGSM-2014.
Militares por parte de la Direccion General de Sanidad
Militar vigente.

Recepcion de los informes de la empresa de auditoria

externa Contratada por la DGSM, y Elaboracion
Contrato de suministros de consolidado de informes de Auditoria como soporte para
Medicamentos 060-DGSM-2014. el informe de Supervision del Contrato de medicamentos
vigente, de acuerdo a los parametros establecidos por la
Direccion General de Sanidad Militar

Circular 057 / 02 de Agosto de

Seguimiento de los reportes de farmacovigilancia
2.016 "Programa de
remitidos por los ESM y remitir a la DGSM como
Farmacovigilancia DISAN
entidad contratante en cada caso.
EJERCITO"
 CALIFICACIÓN

No. Norma de referencia y/o Aspectos a verificar D IN N SN

criterio de verificación (Actividades)

60-74

75-90
< 60

100
91-
Verificar los documentos soportes que están en
Ley 594/2000 - Ley General de
custodia, de la ejecución de contrato vigente, en los
Archivo
ESM.
Circular 055 del 02 de Agosto de
2.016 "Proceso de Gestión
Farmacéutica en los ESM , Solicitud actas de visitas a satélites , realizada por parte
modalidad Suministro y Satélites del Establecimiento de Sanidad Militar Centralizadores
para el manejo , seguimiento y ( cuando el ESM tenga satélites a cargo).
control de inventarios de
medicamentos "
F. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Realizar el seguimiento por medio de la herramienta

tecnológica habilitada por el Operador Logístico en los
siguientes aspectos: -
Ejecución del Presupuesto asignado para la vigencia.
-Nivel de Servicio del
ESM y medicamentos pendientes de entrega.
-Médico , paciente y
molécula mas costosa. Asì mismo verificar
que se haga el mismo seguiemiento por parte de los
Jefes de cada Establecimiento de Sanidad Militar.

Seguimiento y Control de Inventarios en los

Establecimientos de Sanidad Militar
G. CONTROL Y SEGUIMIENTO
Retroalimentaciones a los Jefes de Establecimientos de
Sanidad Militar , con todo lo que respecte a gestiòn y
atenciòn farmacèutica. (Actas de Reunión)
Capacitaciòn a los ESM,del diligenciamiento de la
matriz de Supervisiòn tècnica, recepciòn tècnica de
medicamentos , rotacion y vencimiento de
medicamentos.( Actas de Reuniòn)
Verificaciòn con el Operador Logìstico de temas
relevantes con respecto a dispensaciòn de
medicamentos, herramienta tecnològica y pendientes en
los ESM. (Actas de Reuniòn)
Seguimiento planes de mejoramiento de la Contraloría
General de la República
 CALIFICACIÓN

No. Norma de referencia y/o Aspectos a verificar D IN N SN

criterio de verificación (Actividades)

60-74

75-90
< 60

100
91-
Inspector Delegado o Inspector Auxiliar: (Grado, nombres y apellidos) Inspeccionados: (Grado, nombres y apellidos - Cargo)
 LISTA DE VERIFICACION INSPECCIÓN
OPROCESO:

ESO INSPECCIONADO:

Fecha de emisión: 2014-02-27 Pág. 1 de

e verificación actualizada a fecha: (AA-MM-DD)

cha de directiva y/o documento que origina la inspección

nsable del área y/o proceso inspeccionado: (Grado, Cargo:

y apellidos)

Descripción observación y/o hallazgo

Soporte documental y/o evidencia
(Condición, criterio, causa y efecto)
 Descripción observación y/o hallazgo
Soporte documental y/o evidencia
(Condición, criterio, causa y efecto)
 Descripción observación y/o hallazgo
Soporte documental y/o evidencia
(Condición, criterio, causa y efecto)
 Descripción observación y/o hallazgo
Soporte documental y/o evidencia
(Condición, criterio, causa y efecto)
 Descripción observación y/o hallazgo
Soporte documental y/o evidencia
(Condición, criterio, causa y efecto)
 Descripción observación y/o hallazgo
Soporte documental y/o evidencia
(Condición, criterio, causa y efecto)

peccionados: (Grado, nombres y apellidos - Cargo)