SEMANA V – COSTO DE DISTRIBUCIÓN

LOGÍSTICA Y
ABASTECIMIENTO
SEMANA 6
Gestión del inventario

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OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Definir las funciones de una correcta
recepción de mercadería.
 Definir las funciones de una correcta
gestión de inventario.

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OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................................... 2

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4
1. GESTIÓN DEL INVENTARIO DE LA EMPRESA ............................................................................... 5
1.1. INVENTARIO: FUNCIONES Y COSTOS............................................................................... 5
1.2. ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO: CLASIFICACIÓN ABC ............................................. 6
2. LA RECEPCIÓN DEL PEDIDO ......................................................................................................... 7
2.1. DOCUMENTACIÓN DEL PEDIDO ...................................................................................... 8
2.2. CONTROL DE RECEPCIÓN ................................................................................................ 9
2.3. CONTROL DE INVENTARIO .............................................................................................. 9
2.4. SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACENES............................................................................ 9
2.4.1. OBJETIVOS ................................................................................................................... 9
2.4.2. FUNCIONES ................................................................................................................ 10
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 11
REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 12

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INTRODUCCIÓN
El almacén en la actualidad es fundamental
para sostener un servicio que entregue la
satisfacción que el cliente espera
manteniendo sus bienes resguardados y con
la cantidad que demanda. Lo que antes se
caracterizaba como un espacio dentro de la
empresa destinado al uso exclusivo de
arrume de mercancía, hoy es una estructura
clave que provee elementos físicos y
funcionales capaces de generar valor
agregado.

Es allí donde se junta el almacenamiento con

el abastecimiento, ya que para almacenar
algo, pasa por un proceso de abastecimiento
y de control de ingreso.

Cada uno de esos procesos hace que esta

logística sea más coordinada, ordenada y
eficiente.

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 1. GESTIÓN DEL INVENTARIO DE LA EMPRESA
La gestión del inventario en una compañía es clave a la hora de definir cuáles son las necesidades de compras
y abastecimiento para su operatividad.

Cuando no se controla tal gestión ocurren diversas problemáticas que a lo largo de la vida empresarial se
transforman en costos que podrían haber sido evitados como mermas, quiebres de stock, sobrestock, etc.

1.1. INVENTARIO: FUNCIONES Y COSTOS

La razón de la importancia de analizar la gestión de inventario en la cadena de abastecimiento debe

entenderse como un fin para la mejora del servicio al cliente, la disminución de costos totales y de aumentar
la flexibilidad. Es por ello que las políticas internas de inventarios de cada compañía tienen una gran influencia
sobre las decisiones de la cantidad de lo que se debe comprar. Entonces se pregunta cuánto ordenar y
cuándo; tales interrogantes se responderán con un correcto control de inventario que persigue la toma de
decisiones frente a la necesidad real de la empresa de abastecimiento.

El objetivo de la existencia de los inventarios es:

 Prever y eliminar la incertidumbre frente a la oferta y demanda de los productos.

 Proporcionar un correcto servicio al cliente y satisfacer la necesidad en el momento correcto.
 Estandarizar el flujo de productos.
 Lograr los costos reales y un empleo razonable de las personas y del equipo.

Uno de los casos más conocidos del manejo de inventario como tendencia que ha marcado importancia es el
justo a tiempo (JIT, por sus siglas en inglés just in time), donde se utilizan procedimientos y herramientas para
reducir los inventarios en tránsito.

 Los inventarios en tránsito.

 Los inventarios cíclicos surgen debido a la decisión de la administración de comprar, producir o
vender en lotes en lugar de vender unidades o de hacerlo en forma continua. Los inventarios cíclicos
se acumulan en varios puntos de los sistemas operativos.
 Los inventarios de seguridad de materias primas proporcionan cierta protección contra el desempeño
variable del proveedor debido a inconvenientes como variaciones en los plazos de entrega, entregas
tardías hacia el proveedor, unidades con una calidad deficiente que no se pueden aceptar, etc. Los
inventarios de seguridad de productos terminados protegen contra una demanda imprevista o fallas
en la producción. También se le llama inventario de seguridad al que se compra en forma anticipada a
un aumento de precio, pero sin tener la seguridad de que éste se producirá. Las razones para
conformar inventarios anticipados pueden incluir huelgas, condiciones climatológicas, escasez o
aumentos de precio anunciados.

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 Respecto a los costos, es también el Just in time un programa de desarrollo de reducción de inventario
por tanto reducción costos.

Los principales tipos de costos de inventarios son:

 Los costos de mantenimiento: gastos de instalaciones de almacenamiento o arriendo; costo de

equipos para traslado interno; costos de almacenaje, de mano de obra y de operación; primas de
seguros; rupturas de stock; robos; obsolescencia; impuestos; etc. Se incluyen todos los costos que
necesiten para resguardar en las mejores condiciones la mercancía. Los costos de preparación de
las máquinas se refieren a todos los costos para alistar un picking o una recepción. Los costos de
quiebres de stock son aquellos que surgen cuando se carece de las partes o materiales que se
requieren a la mano cuando y donde se necesitan para la venta o para producción.

1.2. ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO: CLASIFICACIÓN ABC

La Ley de Pareto y el método ABC son dos sistemas que ayudan a analizar los comportamientos de las ventas
de los productos, por lo que suele ser dinámico, adaptándose de manera continua a los sucesivos cambios en
la demanda, gustos y deseos de los consumidores.

La Ley de Pareto, también conocida como ley 80/20, explica que un grupo reducido de artículos (entre el 20 y
el 30%) proporcionan entre el 70 y el 80% de las ventas y, como consecuencia, el resto de los artículos (el
80%) aportan tan solo un 20% de las ventas.

El método ABC consiste en hacer una clasificación de los productos, en función de las unidades vendidas, el
volumen de ventas o los beneficios, en tres grupos: A, B y C.

CLASIFICACIÓN ABC
GRUPO DESCRIPCIÓN
A Son los productos que más contribuyen al volumen de ventas, aquellos que
representan entre un 10 - 20% de los artículos y que aportan entre el 20 - 80% de las
ventas.
B Son aquellos artículos que se encuentran en un término medio y representan entre
un 10 - 20% de los artículos y que aportan entre un 20 - 30% de las ventas.
C Lo conforman el 50 - 60% de los artículos del inventario y solo representan un 5 -
10% de las ventas.

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 2. LA RECEPCIÓN DEL PEDIDO
La recepción del pedido es el paso, dentro del proceso de compraventa, por el cual se produce la entrega de
la mercancía al comprador. Este proceso conlleva una serie de fases y genera una serie de documentos.

Proceso de la recepción.

Ayala, J. (2015). Gestión de compras. España: Editorial Editex.

 Recepción de la mercancía: En este procedimiento el transportista se presenta en la hora pactada

en las dependencias del comprador para entregar los productos.
 Descarga de la mercancía: La persona que se encarga de recepción debe verificar y comparar los
datos de la guía de despacho o factura con su orden de compra. Cuando esta verificación se
acepta, se comienza la descarga de la mercancía.
 Inspección de la mercancía: Luego de la descarga de la mercancía el recepcionista debe
nuevamente realizar una verificación cualitativa, es decir si los productos vienen en las
condiciones correctas y en la calidad que se pactó; y cuantitativa, si ha entregado la cantidad
correcta. Así también el comprador dispone la maquinaria y personal de manipulación necesarios
para realizar una recepción de manera más rápida y eficiente. Es importante que las mercancías
sean examinadas durante la descarga y si el embalaje presentase algún tipo de deterioro, se
deberá anotar en la guía de despacho. En la medida de lo posible, se tratará de comprobar el
contenido interior del bulto en presencia del transportista.

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  Registro de entrada: Cuando se realiza de manera correcta el control y se acepta la mercancía el
recepcionista debe registrar la entrada de productos, lo que modificará el control del inventario
automáticamente. Este proceso se puede realizar de manera automatizada o manual.
 Ubicación de la mercancía: Una vez realizadas las tareas de recepción, descarga, control y alta de
la mercancía en el registro de stock, el siguiente paso es la colocación de las mismas en el
almacén. Podemos resumir la ubicación de la mercancía en tres fases:
o Asignación de la ubicación (se le asigna un espacio físico); costes de manipulación (se
deben reducir las manipulaciones) y recorridos del personal (se deben reducir los
recorridos realizados por los operarios) La distribución de los productos en el almacén
debe reducir al máximo los recorridos realizados por los operarios. El sistema de
seguridad empleado para la ubicación de los productos en el almacén tiene que
garantizar la máxima seguridad en el recinto, tanto para el personal operario como para
las propias mercancías e instalaciones.
o Colocación física. Etapa delicada de la manipulación de la mercancía.
o Informe de actividad. Una vez ubicada la mercancía, se debe realizar un reporte de
actividad de la misma para detallar las posibles anomalías o incidencias acontecidas, con
el fin de tomar las medidas correctoras oportunas.

Rechazo de la recepción:

El rechazo de la recepción de la mercancía se puede dar por diferentes motivos:

Rechazo de la mercancía.

Fuente: Ayala, J. (2015). Gestión de compras. España: Editorial Editex.

2.1. DOCUMENTACIÓN DEL PEDIDO

 Guía de despacho:

Acompaña la mercadería en el traslado de ella a destino donde se debe especificar: datos de la empresa
vendedora; datos del comprador; identificación del documento y fecha de expedición; lugar y fecha, tanto de
la recogida como de la descarga de la mercancía; identificación de la mercancía; muchas veces forma de pago:
en origen o destino; control de la llegada de la mercancía, firmas de cada una de las partes.

 Registro de entrada

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La anotación en el registro de entrada consiste en aumentar los productos en el registro de stocks de
mercancía, por lo que se requiere que cada producto tenga un código con el que se registraran todos los
movimientos (entradas y salidas) de ese producto y lo que nos entregará una cantidad real existente en la
bodega.

Para el registro de entrada se necesita

 Proveedor: qué empresa vendió el producto o realizó el servicio.

 Código o referencia del producto: identificación del artículo.
 Fecha de entrada: momento de llegada de la mercancía.
 Cantidad: número de unidades recibidas.
 Precio: importe de venta del artículo

Tal procedimiento de registro de entrada se puede realizar manual o automatizado, dependiendo del nivel de
tecnología utilizada en la empresa.

2.2. CONTROL DE RECEPCIÓN

Al momento de realizar la recepción de la mercancía ya habíamos mencionado dos controles fundamentales:

 Cualitativo
 Cuantitativo

Sin embargo existen casos en que se rechaza la recepción con los productos por las siguientes razones:

 Conformidad/No Conformidad: Cumplimiento/Incumplimiento de un requisito.

 Defecto: Carencia de las cualidades propias de una cosa.
 Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situación indeseable.

2.3. CONTROL DE INVENTARIO

Toda empresa debe establecer una estrategia de control y verificación periódica de sus stocks de inventario,
para eso debe de implementar la documentación necesaria para comparar y respaldar todas operaciones y
movimientos que se realizan a nivel almacén: mantener la orden de compra, la hoja de recepción, el informe
de devolución y el documento de entrada y salida que puede ser a nivel contable la tarjeta kardex.

2.4. SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACENES

Para la eficiencia y la gestión de manera correcta las compañías buscan sistemas automatizados e
informáticos que le permitan gestionar de mejor forma el flujo de mercancías y las ubicaciones y resguardos.

Un sistema de gestión de almacenes (SGA) es un programa informático que permite la gestión y control del
almacén, optimizando así el espacio disponible de almacenaje y el flujo de movimientos de los materiales.

2.4.1. OBJETIVOS

Los principales objetivos de un SGA son la reducción de costos y la satisfacción de los clientes.

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  La reducción de los costos se consigue por medio de:
o Un mejor aprovechamiento del espacio en el almacén.
o La minimización de los niveles de stock disponible.
o La reducción de los tiempos de manipulación de la mercancía.
 El incremento de la satisfacción de los clientes se consigue a través de:
o Mejoras en los niveles de servicio.
o Reducción de las incidencias y errores.
o Equilibrio de los niveles de stock, evitando roturas.

2.4.2. FUNCIONES

Las principales funciones son:

 Control del nivel de stock en el almacén: número de mercancías en el almacén y su ubicación.

 Gestión del stock en tiempo real: debe proporcionar información actualizada de la mercancía que se
encuentra en cada momento en el almacén.
 Movimientos y control de entrada y salida del stock: trazabilidad de la mercancía tanto para la
empresa como para los clientes.
 Organización del sistema de almacenamiento: planificar, asignar y controlar el reparto de la carga de
trabajo entre los recursos de los que dispone la empresa, con el objetivo de incrementar la
productividad.
 Agilizar el proceso de preparación y expedición de la mercancía referente a: recorridos más óptimos
en el interior, unidades de manipulación idóneas, reposición y control de la ubicación de la mercancía
y seguimiento de la actividad.

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COMENTARIO FINAL
Es necesario comentar y repetir el proceso de compra más común:
1.- Identificación de la necesidad.
2.- Investigación de mercado (de la necesidad y del proveedor), puede ser local o internacional.
3.- Evaluación, negociación y selección de proveedores.
4.- Documentación y orden de pedido.
5.- Seguimiento del pedido.
6.- Recepción del pedido
7.- Almacenamiento

En este capítulo se presentaron los conceptos asociados a los tópicos 6 y 7: la recepción y el

almacenamiento de los productos, lo que se relaciona con el procedimiento que culmina una
compra, es decir, el proveedor cumple con entregar de manera correcta el producto (recepción),
donde se realiza una revisión física y documental para así entregar la confirmación y el comprador
pagar lo pactado.

Forma parte importante del la logística de abastecimiento ya que es el resultado concreto de

todos los demás pasos, donde se realiza una identificación de una necesidad, se evalúan opciones
de aprovisionamiento para luego de manera definitoria hacer cumplir con los plazos, cantidad,
calidad, de entrega.

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REFERENCIAS
Ayala, J. (2015) Gestión de compras. España: Editorial Editex.

Bowersox, D., Clos, D. & Cooper, M. (2007). Administración y logística en la cadena de

suministros. 2.ª edición. México: McGraw-Hill Interamericana.

Fraser, J. & Leenders, M. (2012). Administración de compras y abastecimiento. 14.ª edición.

México: McGraw-Hill Interamericana.

Gómez, J. (2013). Gestión logística y comercial. 1.ª edición. España: McGraw-Hill

Interamericana.

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2018). Gestión del inventario. Logística y Abastecimiento. Semana 6.

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