Manual de Procedimiento de Adquisiciones y Control de Bodega

Manual de
Procedimiento de
Adquisiciones
y
Control Bodega
INDICE
Introducción ......................................................................................... 3
PROPÓSITO .......................................................................................... 4
AMBITO DE APLICACIÓN......................................................................... 4
RESPONSABILIDADES ............................................................................ 4
Director SERVIU ....................................................................................... 4
Subdirector Jurídico................................................................................... 5
Encargado de Oficina Legal de Contratos de Mercado Publico. .......................... 5
Secretaria Oficina Legal de Contratos de Mercado Publico ................................ 6
Secretaria Subdirección Jurídica .................................................................. 6
Jefe(a) de Área......................................................................................... 6
Encargado(a) de Compras .......................................................................... 7
Subdirector de Administración y Finanzas ..................................................... 7
Jefe de Departamento Servicios Generales. ................................................... 8
Jefe Sección Adquisiciones.......................................................................... 8
Encargado(a) Oficina Chile Compras ............................................................ 9
Ejecutivo(a) Oficina Chile Compras .............................................................. 9
Encargado (a) Oficina Gestión Administrativa ................................................ 9
Bodeguero .............................................................................................. 10
Secretaria Sección Adquisiciones ................................................................ 10
Comisión Evaluadora ................................................................................ 10
Jefe Sección Propuestas ............................................................................ 10
TERMINOS Y DEFINICIONES .................................................................. 11
Área: ..................................................................................................... 11
Jefe de Área: .......................................................................................... 11
Convenio Marco (CM): .............................................................................. 11
Convenio de Suministro/Servicio: ............................................................... 11
Formulario de Licitación: ........................................................................... 11
Formulario de Compras: ........................................................................... 11
Licitación Pública: .................................................................................... 11
Licitación Privada: .................................................................................... 12
Orden de Compra: ................................................................................... 12
Orden de Pago: ....................................................................................... 12
OFPA: .................................................................................................... 12
Portal de Compras: .................................................................................. 12
Trato Directo: ......................................................................................... 13
DOCUMENTOS APLICABLES O RELACIONADOS ......................................... 13
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ............................................................ 14
REGISTROS ........................................................................................ 33
CONTROL Y GESTIÓN DE BODEGA ......................................................... 36
Manual de Procedimiento de Adquisiciones y Control Bodega 2

Serviu Región Metropolitana
Resolución Exenta Nº 7833, Aprueba Estructura Orgánica del Servicio de Vivienda
y Urbanización Metropolitano. .................................................................... 39
Introducción
El presente Manual de Procedimiento de Adquisiciones, que se dicta en

cumplimiento de lo establecido en Decreto N° 20 del Ministerio de Hacienda,
de mayo de 2007, que modifica Reglamento de la Ley Nº 19.886, de Bases
sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.
Este manual se refiere a todos los procedimientos relativos a la contratación,

a título oneroso, de bienes o servicios para el desarrollo de las funciones de
la institución, es decir a todas las adquisiciones y contrataciones reguladas
por la Ley 19.886.
El objetivo de este manual es definir la forma en común que esta institución

realiza los procesos de compra y contratación para el abastecimiento de
bienes y servicios para su normal funcionamiento, los tiempos de trabajo,
coordinación y comunicación, y los responsables de cada una de las etapas
del proceso de abastecimiento.

PROPÓSITO
Este procedimiento establece el mecanismo de solicitud, ejecución,
contratación y evaluación de las compras de aquellos productos y/o
servicios, necesarios para la realización de los procesos y desempeño de las
funciones de SERVIU Región Metropolitana.
AMBITO DE APLICACIÓN
Aplica a todas las compras de productos y/o servicios que se realizan en
SERVIU Región Metropolitana por intermedio del Portal de Compras, para
apoyar la gestión de sus diferentes áreas.
RESPONSABILIDADES
Director SERVIU
Responsable de:
• Velar por que los Procesos de Compra que se efectúan en SERVIU
Región Metropolitana, se ajusten a la normativa vigente.
• A través de la Contraloría Interna, efectuar control de legalidad de las
resoluciones relacionadas a los procesos de compras.
• A través de la Sección Secretaria General, certificar las resoluciones
relacionadas a los procesos de compras.
• Para lograr lo anterior, el Director Serviu tiene las facultades de:
• Aprobar/rechazar mediante Resolución todos los Tratos Directos
señalados en las letras a (si en las licitaciones públicas respectivas no
se hubieren presentado interesados), b (si se tratara de contratos que
correspondieran a la realización o terminación de un contrato que haya
debido resolverse o terminarse anticipadamente por falta de
cumplimiento del contratante u otras causales y cuyo remanente no
supere las 1.000 unidades tributarias Mensuales), c (Por urgencia,
emergencia o imprevisto), d (si sólo existe un proveedor del bien o
servicio) y g (cuando, por la naturaleza de la negociación, existan
circunstancias o características del contrato que hagan del todo
indispensable acudir al trato o contratación directa, según los criterios
o casos que señale el reglamento de esta ley), del artículo 8º de la Ley
19886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y
Prestación de Servicios;
• Firmar las Resoluciones Aprueba Bases que requieran Toma de Razón
de la Contraloría General de la República, como también todas las
Resoluciones que Aprueban Contratos;

• Disminuir los plazos mínimos de publicación de las Licitaciones a ser
publicadas en el Portal de Compras, mediante una autorización escrita
o mediante un documento donde conste la visación expresada en un
VºBº y/o firma.
Subdirector Jurídico
Responsable de:
• Velar por la legalidad de los procedimientos de adquisición de bienes y
servicios de la institución;
• Validar que los procesos de compras y contrataciones de la institución
se realizan de acuerdo con la Ética, Normativa Legal Vigente de
Compras Públicas y su Reglamento, y Dictámenes de la Contraloría
General de la República;
• Validar que los procesos de compras mediante los mecanismos de
Trato Directo, se ajusten a derecho y se encuentren correctamente
fundados;
• Validar el pronunciamiento que realice el Encargado de Oficina Legal
de Contratos de Mercado Publico sobre la pertinencia y
fundamentación de un Trato Directo por Urgencia, Emergencia o
Imprevisto;
• Visar los contratos que sean revisados Oficina Legal de Contratos de
Mercado Publico
• Representar a la Institución en las causas judiciales emanadas por
procesos de compra ante Tribunales de Justicia y los que indique la
autoridad;
• Mantener un equipo de abogados acreditados ante la Dirección de
Compras y Contrataciones Públicas.
Encargado de Oficina Legal de Contratos de Mercado Publico.

Responsable de:
• Coordinar a los abogados de su oficina y cautelar que se encuentren
acreditados ante la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas;
• Establecer las coordinaciones que sean necesarias con la Sección
Adquisiciones, respecto de los procesos de compras que lo requieran;
• Revisar y verificar que los procesos de compras y contrataciones de la
institución que sean efectuados a través del Portal de Compras se
realizan de acuerdo con la Ética, Normativa Legal Vigente de Compras
Públicas y su Reglamento, Directivas de Compras Públicas y
Dictámenes de la Contraloría General de la República;
• Revisar que los procesos de compras mediante los mecanismos de
Trato Directo, se ajusten a derecho y se encuentren correctamente
fundados

• Revisar las solicitudes de Trato Directo de Urgencia, Emergencia o
Imprevisto
• Pronunciarse sobre la pertinencia y fundamentación de un Trato
Directo por Urgencia, Emergencia e Imprevisto y elaborar la resolución
que lo autorice si corresponde;
• Revisar las propuestas de contratos relacionados a los procesos de
compras que le son remitidos por las Jefaturas de Área.
• Asesorar a las unidades que componen la institución en los temas que
le sean solicitados en materia de compras públicas.
• Asesorar cuando proceda a la institución en la respuesta de reclamos
recibidos de los proveedores.
• Asesorar respecto de las condiciones y obligaciones en los procesos de
contratación y visar los contratos que se generan de los procesos de
compras realizados a través del Portal de Compras.
Secretaria Oficina Legal de Contratos de Mercado Publico

Responsable de:
• Apoyar a la Jefatura mediante la recepción, distribución, despacho de
la documentación relacionadas a los procesos de compras, registrando
y controlando su trazabilidad a través del sistema informático de
Oficina de Partes OFPA y Base de Datos de la Subdirección Jurídica.
Secretaria Subdirección Jurídica

Responsable de:
• Apoyar al Subdirector Jurídico y oficinas operativas de la Subdirección
Jurídica mediante la recepción, distribución, despacho de la
documentación relacionadas a procesos de compras, registrando y
controlando su trazabilidad a través del sistema informático de Oficina
de Partes OFPA.
Jefe(a) de Área
Responsable de:
• Velar por la aplicación y cumplimiento del presente procedimiento en
su Área.
• Designar y/ o ratificar anualmente a los Encargados(as) de Compras
mediante Orden de Servicio e informar al Jefe(a) de la Sección
Adquisiciones de cualquier cambio que realice al respecto en el
transcurso del año.
• Determinar anualmente las necesidades de compra para su Área.
• Revisar las solicitudes de compra y/o licitación que realicen sus
Encargados(as) de Compras en relación a los productos y/o servicios

requeridos y aprobar mediante firma dichas solicitudes en el
Formulario correspondiente.
• Designar por Orden de Servicio a las Comisiones Evaluadoras
cautelando que no exista conflicto de intereses entre sus integrantes y
los proveedores a ser evaluados, validar su trabajo y proponer
fundadamente mediante Memo u Oficio la adjudicación de una
Licitación en un tiempo que permita cumplir con los plazos fijados por
la ley para adjudicar en el Portal de Compras.
• Firmar las Aclaraciones o Adiciones a las licitaciones ya publicadas.
• Solicitar a la Subdirección Jurídica validar la pertinencia de un Trato
Directo de Urgencia Emergencia o Imprevisto.
• Solicitar a la Subdirección Jurídica la revisión de Contratos de su Área.
• Velar por que los Contratos revisado por la Subdirección Jurídica, sean
firmados por los Proveedores en un plazo prudente
• Velar por que la tramitación de una Resolución que apruebe un
contrato de su Área se efectúe en un plazo prudente
Encargado(a) de Compras
Responsable de:
• Solicitar a la Sección Adquisiciones las compras de productos y/o
servicios, según las indicaciones del presente procedimiento.
• Informar oportunamente al Jefe de la Sección Adquisiciones,
eventuales modificaciones a solicitudes ya presentadas antes de su
procesamiento en el Portal de Compras, como de hacer llegar en
tiempo oportuno las respuestas a las consultas presentadas por los
proveedores.
• Asistir cuando se les sea requerido por la Comisión Evaluadora, como
orientadores en el proceso de evaluación de antecedentes de las
ofertas de los proveedores.
• Enviar el resultado de la evaluación de las ofertas validado por el Jefe
de Área, en un plazo que permita cumplir oportunamente con el
proceso de adjudicación.
• Enviar la Evaluación de los Proveedores de acuerdo a lo señalado en el
punto 6.9 del presente procedimiento.
• Gestionar la formalización de los contratos que surjan de Licitaciones o
Tratos Directos por ellos solicitadas y administrar dichos contratos
• Remitir las facturas y todos los antecedentes de respaldo que sean
necesarios para dar inicio al proceso de pago de proveedores de los
contratos por ellos administrados.
Subdirector de Administración y Finanzas

Responsable de:

• Solicitar a los Jefes de Área de Serviu Metropolitano la planificación de
las anual de las compras, que sirvan de base para la elaboración del
Plan Anual de Compras.
• Aprobar y difundir el Plan Anual de Compras.
• Firmar las Resoluciones Aprueba Bases de carácter Exentas, generadas
a partir de un proceso de compras regido por la Ley de Compras
Públicas;
• Firmar los Las Resoluciones Exentas que Aprueban los Tratos Directos
Menores a 10 UTM
• A través del Subdepartamento de Presupuesto, refrendar las
solicitudes de compras y solicitudes de licitaciones en atención a lo
permitido por la fuente de financiamiento a ser utilizada.
• A través de la Sección Control de Egresos, revisar la documentación
adjunta a las Órdenes de Pago y generar el egreso respectivo.
• A través de la Sección Tesorería, realizar e informar, el pago a los
proveedores en los plazos establecidos en la normativa vigente e
instructivo Presidencial.
• A través de la Sección Partes y Archivo, numerar y fechar las
resoluciones relacionadas a los procesos de compras.
Jefe de Departamento Servicios Generales.

Responsable de:
• Hacer cumplir el presente procedimiento en el Departamento que
dirige.
• Visar las resoluciones aprueba bases y de pagos que correspondan,
• Firmar las resoluciones de adjudicación y/o deserción en función de la
delegación de facultades que se encuentre vigente;
• Visar las órdenes de pagos que se originen en la Sección Adquisiciones
y otras que correspondan.
Jefe Sección Adquisiciones

Responsable de:
• Consolidar los reportes entregados por las Aéreas respecto de sus
consumos anuales para formular el Plan Anual de Compras.
• Analizar las Solicitudes de Compras conforme a las disposiciones del
presente procedimiento y la normativa vigente.
• Chequear, que se aplique la metodología de evaluación establecida en
las Bases de Licitación, informando al Jefe de Área en caso de
detectarse alguna inconsistencia.
• Representar como administrador del sistema de compras en SERVIU
Región Metropolitana ante la Dirección de Compras.

• Recepcionar reclamos presentados por proveedores a través del Portal
de Compras y transcribir textualmente en dicho portal, las respuestas
elaboradas por las áreas que correspondan
• Visar resoluciones elaboradas por los Ejecutivos de Compras.
• Autorizar en el Portal de Compra, cuando corresponda, las
Publicaciones, Adjudicaciones o Deserciones y Órdenes de Compra.
• Visar las Órdenes y/o resoluciones de pago, según corresponda.
Encargado(a) Oficina Chile Compras

Responsable de:
• Realizar las actividades de compras según las disposiciones del
presente procedimiento y la normativa vigente.
• Asignar las solicitudes de compras e instruir a los Ejecutivo(a)s Oficina
Chile Compras el mecanismo a utilizar para la realización de los
procesos de adquisición que correspondan
• Revisar y visar resoluciones elaboradas por los Ejecutivos de Compras.
• Autorizar en el Portal de Compra, cuando corresponda, las
Publicaciones, Adjudicaciones o Deserciones y Órdenes de Compra.
• Mantener actualizada planilla de seguimiento “Detalle de Solicitudes de
Compra”.
• Publicar en el Portal de Compras las Evaluaciones a los proveedores
entregadas por los Encargados (as) de Compra de acuerdo a lo
señalado en el presente procedimiento
Ejecutivo(a) Oficina Chile Compras

Responsable de:
• Ejecutar las compras y/o licitaciones según se les haya instruido
aplicando la Normativa de Compra vigente y las disposiciones del
presente procedimiento;
• Elaborar Resoluciones y Refrendaciones cuando corresponda.
• Monitorear los tiempos y plazos de los procesos de licitaciones como
consultas y respuestas, cierre de recepción de ofertas y adjudicaciones
o deserciones..
• Informar al Jefe Directo de cualquier anomalía detectada en la
ejecución del proceso de compras.
• Mantener actualizada la Carpeta de Órdenes de Compra Pendientes,
incorporando copia del archivo digital que corresponda.
• Tabular, consolidar e informar la Evaluación de los Proveedores.
Encargado (a) Oficina Gestión Administrativa

Responsable de:

• Dar inicio al proceso de pago de una factura, de acuerdo a la
documentación de que disponga. (Queda fuera de esta
responsabilidad, los pagos por estados de avance que deban realizar la
Subdirecciones de Pavimentación y Obras Viales y la Subdirección de
Vivienda y Equipamiento).
• Controlar los saldos y disponibilidades de presupuesto de los ID Sigfe
de las solicitudes de compra cursadas.
Bodeguero
Responsable de:
• Timbrar y Evaluar el comportamiento de los proveedores a través de la
Orden de Compra recepcionadas en Bodega y que fueron generadas
por compra por Convenio Marco o por compra por Trato Directo menor
a 3 o 10 UTM
Secretaria Sección Adquisiciones

Responsable de:
• Apoyar a la Jefatura y oficinas operativas de la Sección Adquisiciones
mediante la recepción, distribución, despacho de la documentación
que genere el proceso de compras, registrando y controlando su
trazabilidad a través del sistema informático de Oficina de Partes
OFPA.
Comisión Evaluadora
Responsable de:
• Realizar, con la orientación del Encargado de Compras de requerirlo,
las evaluaciones administrativas, técnicas y económicas de las ofertas
presentadas a través del Portal de Compras de acuerdo a los criterios
establecidos en las Bases de Licitación, en un tiempo que permita
posteriormente realizar la adjudicación o deserción en los plazos
establecidos en la normativa vigente.
• Proponer al Jefe de Área la adjudicación o deserción de una licitación,
como resultado de la aplicación de la evaluación.
Jefe Sección Propuestas

Responsable de:
• Enviar los Formularios de Licitación asociados al DS 236, y demás
antecedentes que surjan en el proceso de licitación
Manual de Procedimiento de Adquisiciones y Control Bodega

Serviu Región Metropolitana 10
TERMINOS Y DEFINICIONES
Área:
Cada Subdirección y Departamento dependiente directamente de la
Dirección del SERVIU Región Metropolitana, más la propia Dirección del
Servicio.
Jefe de Área:
En SERVIU Región Metropolitana, los Jefes de Área corresponden al Director
del Servicio, los Subdirectores(as) o Jefes de Departamento dependientes
directamente de la Dirección, o sus Subrogantes en caso de ausencia del
titular.
Convenio Marco (CM):

Procedimiento de contratación realizado por la Dirección de Compras, para
procurar el suministro directo de bienes y/o servicios a las entidades
públicas, en la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho
convenio.
Convenio de Suministro/Servicio:
Procedimiento de contratación realizado por SERVIU Región Metropolitana
mediante una licitación publica, para procurar el suministro directo de bienes
y/o servicios, en la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho
convenio.
Formulario de Licitación:
Documento que específica por escrito, la compra de un producto o servicio a
contratar que contiene entre otros antecedentes las Bases Administrativas y
las especificaciones técnicas y que incluye la asignación de recursos
financieros (refrendación). Para las Licitaciones regidas por el DS 236, existe
un Formulario de Licitación de uso exclusivo de la Sección Propuestas del
Departamento Programación Física y Control
Formulario de Compras:
Documento que especifica por escrito, la compra de un producto o servicio a
contratar, que indica que la compra solicitada se realizara prioritariamente
por Convenio Marco o Convenio de Suministro/Servico0 vigente y que
incluye la asignación de recursos financieros (refrendación).
Licitación Pública:
Proceso administrativo de carácter concursal mediante el cual SERVIU
Región Metropolitana realiza un llamado público, convocando a los

interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas
a través del Portal de Compras.
La licitación pública deberá permanecer publicada en el Portal de Compras,

dependiendo del monto involucrado, desde la fecha y hora de publicación y
hasta la fecha y hora de cierre de recepción de las ofertas, la siguiente
cantidad de días, según la Normativa vigente:
a) Licitación menor a 100 UTM, 5 días corridos.

b) entre 100 y 1000 UTM, 10 días corridos.
c) mayor a 1000 UTM, 20 días corridos.
La licitación pública dependiendo del monto involucrado tendrá como plazo

máximo para ser adjudicados a través del Portal de Compras, a partir del
cierre de la recepción de ofertas, la siguiente cantidad de días:
a) menor a 100 UTM, 5 días corridos.

b) entre 100 y 1000 UTM, 15 días corridos.
c) mayor a 1000 UTM, 30 días corridos.
Licitación Privada:
Proceso administrativo de carácter concursal, que se origina como resultado
de una licitación pública que haya sido declarada desierta por no contar con
oferentes, previa resolución fundada que lo disponga, mediante el cual
SERVIU Región Metropolitana invita a determinadas personas naturales y/o
jurídicas para que, sujetándose a las mismas bases fijadas en la licitación
pública que se desertó, formulen propuestas a través del Portal de Compras.
Orden de Compra:
Documento electrónico de carácter público y contractual, emitido a través
del Portal de Compras.
Orden de Pago:
Documento mediante el cual se da inicio al proceso de pago de una factura
por un producto o servicio adquirido a través del Portal de Compras.
OFPA:
Sistema Informático de Oficina de Partes
Portal de Compras:
Sistema de información de compras y contrataciones pública, administrado y
operado por la Dirección de Compras y compuesto por software, hardware e

infraestructura electrónica, de comunicaciones y soporte que permite
efectuar los Procesos de Compra. Administrado en SERVIU Región
Metropolitana a través de la Sección Adquisiciones mediante la Oficina Chile
Compras.
Trato Directo:
Procedimiento de contratación excepcional que se efectúa sin la concurrencia
de los requisitos señalados para la Licitación Pública y/o Privada.
Para el caso de los Tratos Directos por Urgencia, Emergencia o Imprevisto,

estos deberán ser por causa plenamente justificada, contar con el Vº Bº de
la Subdirección Jurídica y solo podrán ser cursados si cuentan con el
beneplácito del Director(a) de SERVIU Región Metropolitana, quien deberá
firmar la respectiva resolución fundada que autorice el Trato Directo.
DOCUMENTOS APLICABLES O RELACIONADOS
• Ley Nº 19.886/2003, Ley de Compras Públicas

• Reglamento de la Ley de Compras Públicas Vigente
• D. S 355/1976 (V y U). Reglamento Orgánico de SERVIU
• Resolución Exenta Nº 1486/2010, que modifica la estructura orgánica
de SERVIU Región Metropolitana
• Resolución vigente que delega facultades de adjudicación en Jefe
Departamento Servicios Generales.
• Resolución vigente de la Contraloría General de la República, sobre
Exención de Toma de Razón.
• Ley de Presupuesto del Sector Público vigente.
• Decreto Supremo DS 236/2002 (V y U) Aprueba Bases Generales
Reglamentarias de Contratación de Obras para los Servicios de
Vivienda y Urbanización.
• Resolución Exenta Nº 2618 05/2011. Funciones y Facultades de la
Subdirección de Administración y Finanzas.
• Resolución Modificatoria Nº 4153 06/2011. Funciones y Facultades de
la Subdirección de Administración y Finanzas.

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
6.0 SOLICITUD DE COMPRA DE BIENES Y/O SERVICIOS
ACTIVIDADES/REGISTROS DESCRIPCION RESPONSABLE
Para solicitar la compra de un bien y/o servicio, en

SERVIU Región Metropolitana, se han dispuesto dos (2)
tipos de formularios: Formulario de Compra y
Inicio Formulario de Licitación, disponibles en (http://
intranetrm/intra2/Sistema de Gestión de Calidad
procedimientos certificados ISO 9001:2008/
procedimiento de compras/compras/anexos).
6.0 Adicionalmente, los Formularios pueden ser Encargado(a) de la Oficina
proporcionados por el(la) Encargado(a) de la Oficina Chile Compras
Chile Compra.
Los Encargados(as) de Compras de cada área, que

Seleccionar y Completar requieran solicitar la compra de un bien y/o servicio,
Encargado(a) de Compra
Formulario deberán seleccionar y completar el Formulario que
Formulario corresponda, según el tipo de compra, los cuales deben:
ü Ser identificados con un número interno

proporcionado por el OFPA.
ü Indicar claramente todas las características físicas

y técnicas del producto o servicio a adquirir.
ü Indicar monto estimado para la compra y contar

con la autorización de recursos, del
Subdepartamento de Presupuestos de la
ü Para el caso de las compras por Convenio de

Suministro/Servicio, se debe indicar en el
Formulario de Compra, el Nº ID de convenio y
nombre del proveedor a quien va dirigida la
compra.
ü Para el caso de compras por Trato Directo menor a

10 ó 3 UTM, El Formulario de Compra debe
adjuntar tres (3) cotizaciones de distintos
proveedores e indicar el nombre del proveedor a
quien va dirigida la compra.
ü Para el caso de Formulario de Licitación deben

adjuntar o enviar por correo electrónico sus
archivos digitales para dar curso a la compra.
ü Para el caso de compras por Otros Tratos Directos,

el Formulario de Compra debe adjuntar la
cotización del proveedor, especificaciones técnicas
o términos de referencia según corresponda y
todos los antecedentes que sean necesarios y que
respalden la realización del Trato Directo.
ü La Solicitudes deben contar con la aprobación de

la Jefatura del Area correspondiente, lo que se
manifiesta a través de su firma y timbre en el
formulario respectivo,
Remitir Formulario al
Subdepartamento de El Encargado(a) de Compra deriva Formulario
Presupuesto correspondiente al Subdepartamento de Presupuesto a Encargado(a) de Compra
Formulario través del OFPA.
Refrendar y visar El Subdepartamento de Presupuesto refrenda por el

Formulario monto estimado de la compra, indicando ítem Subdepartamento de
Formulario presupuestario e ID SIGFE asignado a dicha solicitud, si Presupuesto
corresponde, firma y timbra el Formulario respectivo.
Remitir Formulario a
Sección Adquisiciones El Subdepartamento de Presupuesto remite Formulario Subdepartamento de
a la Secretaria de la Sección Adquisiciones. Presupuesto
Formulario
NOTA: Para los casos de Tratos Directo de Urgencia,

Emergencia o Imprevisto, solo se remitirá a la Sección
6.1
Adquisiciones una Resolución fundada y firmada por el
Director de SERVIU Región Metropolitana. (Ver 6.7)

6.1 RECEPCIÓN DE SOLICITUD DE COMPRA
6.1
La Secretaria de la Sección Adquisiciones recibe los

Recibir Formulario Formularios, según lo establecido en IT-SCC-001, y
verifica que cumplan con los requisitos de ingreso Secretaria Sección
Formulario Adquisiciones
indicados en el punto 6.0 de este procedimiento, de lo
contrario los Formularios serán devueltos al
Encargado(a) de Compra correspondiente.
¿Cumple requisitos? NO
Si
De estar correcto el chequeo realizado. La Secretaria

Registrar fecha de de la Sección Adquisiciones procede a registrar fecha Secretaria Sección
ingreso en Formulario de ingreso en los Formularios. Adquisiciones
Analizar Formulario
El Jefe de Sección Adquisiciones, analiza y aprueba

el Formulario, para posteriormente remitirlo al
Encargado(a) de la Oficina Chile Compra indicando Jefe de Sección Adquisiciones
¿Aprueba? No acción a seguir. En el caso de presentar
inconsistencia lo devuelve y/o contacta al
Encargado(a) de Compras respectivo para que
realice las correcciones pertinentes.
SI
Remitir Formulario a
Oficina Chile Compra
El Encargado(a) de la Oficina Chile Compra, chequea

Registrar Formularios el Formulario recibido, de existir dudas con respecto
Encargado(a) de la Oficina
del contenido de este, se conversa con la Jefatura de
Chile Compras
Registro de la Sección Adquisiciones para definir los pasos a
Solicitudes de seguir, lo registra para el control y seguimiento en
Compras planilla “Registro de Solicitudes de Compra”.
El Encargado(a) de la Oficina Chile Compra asigna el

Asignar Formulario e Encargado(a) de la Oficina
Formulario a un Ejecutivo(a) de Compra, indicándole
Indicar proceso de Chile Compras
el proceso de compras a seguir:
compra
ζ 6.2: Compra por Convenio Marco
ζ 6.3: Compra por Convenio de Suministro/

6.2
Servicio
ζ 6.4: Compra por Licitación

6.3
ζ 6.5: Compra por Trato Directo menor a 3 UTM ó
menor a 10 UTM
6.4 ζ 6.6: Compra por Otros Tratos Directos
6.5
6.6

6.2 COMPRA POR CONVENIO MARCO
6.2 El Ejecutivo(a) de Compra verifica si el bien o

servicio se encuentra disponible en CM. De no
estarlo, informa al Encargado(a) de la Oficina Chile Ejecutivo(a) de Compra
Compras, quien a su vez notifica al Encargado(a) de
Compra que su Formulario de Compra no será
¿Disponible en CM? NO Informar cursado y que de estimarlo necesario, emita un
nuevo Formulario.
SI
6.0 Si el bien o servicio requerido se encuentra
disponible en CM, el Ejecutivo(a) de Compra
Seleccionar al selecciona a un proveedor prestando atención a los
proveedor en el Portal resultados obtenidos en los procesos de compra Ejecutivo(a) de Compra
de Compras anteriormente ejecutados y al factor precio del
producto. De no existir procesos de compra
anteriores, la compra se deberá canalizar a aquel
proveedor que presente su oferta económica más
conveniente y que corresponda a la Región
Metropolitana.
El Ejecutivo(a) de Compra genera las Ordenes de

Generar Orden de Ejecutivo(a) de Compra
Compras correspondientes a través del Portal de
Compra en el Portal
Compras.
de Compras
El Ejecutivo(a) de Compra verifica que el monto

refrendado en el Formulario de Compra por el Ejecutivo(a) de Compra
¿Formulario refrendado Subdepartamento de Presupuesto alcance para la
por monto suficiente? compra.
Cuando el Formulario de Compra, esté refrendado

NO por un monto suficiente para la compra, el Ejecutivo(a) de Compra
Ejecutivo(a) de Compra procede a enviar la Orden
de Compra al proveedor seleccionado a través del
Portal de Compras. En caso contrario, el Ejecutivo(a)
Valorizar diferencia de Compra valoriza la diferencia faltante del total de
la compra e informa al Encargado(a) de la Oficina de
Chile Compras o al Jefe de Sección Adquisiciones, Jefe de Sección Adquisiciones
quienes solicitaran mediante correo electrónico al ó Encargado(a) de la Oficina de Chile
Subdepartamento de Presupuesto el aumento de la Compras
Solicitar aumento de SI refrendación.
monto refrendado
Mail Si el Subdepartamento de Presupuesto aumenta la
refrendación en el monto requerido, el Ejecutivo(a)
de Compra procede a enviar la Orden de Compra al Ejecutivo(a) de Compra
¿Autoriza aumento? NO Informar proveedor seleccionado a través del Portal de
Compras. Si el Subdepartamento de Presupuesto no
aumenta la refrendación en el monto requerido, el
Encargado(a) de la Oficina de Chile Compras
SI Encargado(a) de la Oficina de Chile
informa al Encargado(a) de Compras
6.0 correspondiente que su Formulario de Compra no Compras
Enviar Orden de Compra será cursado y que de estimarlo necesario, emita un
al proveedor nuevo Formulario.
seleccionado
6.9
Informar envío de Orden El Ejecutivo(a) de Compras, adjunta copia de la(s)

de Compra al Orden(es) de Compra(s) emitidas e informa por
Ejecutivo(a) de Compra
Encargado de Compra medio del OFPA al Encargado(a) de Compras
Orden de correspondiente.
Compra
Fin

6.3 COMPRA POR CONVENIO SUMINISTRO/SERVICIO
6.3
Generar Orden de El Ejecutivo(a) de Compra genera las Ordenes de Ejecutivo(a) de Compra

Compra en el Portal Compras correspondientes a través del Portal de
de Compras Compras.
Identificar Convenio de El Ejecutivo(a) de Compra identifica en la Orden de

Suministro en la Orden Compra generada el Nº de ID del Convenio de Ejecutivo(a) de Compra
de Compras Suministro/Servicio.
Seleccionar al
proveedor en la Orden El Ejecutivo(a) de Compra selecciona al proveedor Ejecutivo(a) de Compra
de Compras identificado en el Formulario de Compra en la Orden
de Compra generada en el Portal de Compras.
¿Formulario refrendado El Ejecutivo(a) de Compra verifica que el monto

por monto suficiente? refrendado en el Formulario de Compra por el
Subdepartamento de Presupuesto alcance para la
compra.
NO
Cuando el Formulario de Compra, esté refrendado
por un monto suficiente para la compra, el
Ejecutivo(a) de Compra procede a enviar la Orden Ejecutivo(a) de Compra
Valorizar diferencia
Portal de Compras. En caso contrario, el Ejecutivo(a)
de Compra valoriza la diferencia faltante del total de
la compra e informa al Encargado(a) de la Oficina de
Chile Compras o al Jefe de Sección Adquisiciones,
Solicitar aumento de quienes solicitaran mediante correo electrónico al Jefe de Sección Adquisiciones
monto refrendado Subdepartamento de Presupuesto el aumento de la ó Encargado(a) de la Oficina de Chile
Mail SI
refrendación. Compras
Si el Subdepartamento de Presupuesto aumenta la

refrendación en el monto requerido, el Ejecutivo(a)
NO Informar Ejecutivo(a) de Compra
¿Autoriza aumento? de Compra procede a enviar la Orden de Compra al
proveedor seleccionado a través del Portal de
Compras. Si el Subdepartamento de Presupuesto no
aumenta la refrendación en el monto requerido, el
SI Encargado(a) de la Oficina de Chile Compras
Encargado(a) de la Oficina de Chile
6.0 informa al Encargado(a) de Compras
Compras
correspondiente que su Formulario de Compra no
Enviar Orden de Compra será cursado y que de estimarlo necesario, emita un
al proveedor nuevo Formulario.
seleccionado
6.9
Informar envío de Orden El Ejecutivo(a) de Compras, adjunta copia de la(s)

de Compra al Orden(es) de Compra(s) emitidas e informa por Ejecutivo(a) de Compra
Encargado de Compra medio del OFPA al Encargado(a) de Compras
Orden de correspondiente.
Compra
Fin

6.4 COMPRA POR LICITACIÓN
6.4
El Ejecutivo(a) de Compra elabora la Resolución
Aprueba Bases en consideración a la información
Confeccionar Resolución suministrada por el Encargado(a) de Compra a través
Aprueba Bases del Formulario de Licitación. Encargado(a) de la Oficina de Chile
Resolución Compras
El Encargado(a) de la Oficina de Chile Compras
Revisar Resolución revisa la Resolución Aprueba Bases y corrige o
Aprueba Bases modifica si corresponde.
El Ejecutivo(a) de Compra deriva la Resolución Ejecutivo(a) de Compra

Visar Resolución Aprueba Aprueba Bases por el OFPA, paras ser visada por el Encargado(a) de la Oficina de Chile
Bases Encargado(a) de la Oficina de Chile Compras, el Jefe Compras
de la Sección Adquisiciones y por el Jefe del Jefe Sección Adquisiciones
Departamento Servicios Generales. Jefe Depto. Servicios Generales
Firmar Resolución La Resolución Aprueba Bases es firmada por el

Aprueba Bases Subdirector de Administración y
Subdirector de Administración y Finanzas. Finanzas
La Resolución Aprueba Bases es refrendada por el

Subdepartamento de
Refrendar Resolución Subdepartamento de Presupuesto, indicando ID
Presupuesto
Aprueba Bases SIGFE, si corresponde.
a) Si las Resoluciones Aprueba Bases requieren

¿Requiere Toma VºBº Subdirección Toma de Razón por parte de la Contraloría General
SI Subdirección Jurídica
de Razón? Jurídica de la República, solo podrán ser firmadas por el
Contraloría Interna
Director de SERVIU Región Metropolitana previo VºBº
Director Serviu Metropolitano
de la Subdirección Jurídica y Contraloría Interna, para
VºBº Contraloría luego ser remitidas a la Sección Secretaría General
Interna para su certificación, desde donde son remitidas a la
Sección Partes y Archivo quien asigna número y
fecha a la Resolución Aprueba Bases, para su
Firma del Director posterior ingreso a la Contraloría General de la
Sección Secretaria General
NO del Servicio Republica. Una vez Tomada Razón por este
organismo, es ingresada a la Sección Partes y
Sección Partes y Archivo
Archivo, quienes remiten por el OFPA a la
Certificar Encargado(a) de la Oficina de Chile Compra.
Resolución Aprueba
Bases
b) Si las Resoluciones Aprueba Bases no requieren
Certificar Resolución Toma de Razón por parte de la Contraloría General
Aprueba Bases Asignar número y
fecha a Resolución de la República, son remitidas a la Sección Secretaría
Aprueba Bases General para su certificación, desde donde son
remitidas a la Sección Partes y Archivo quien asigna
Asignar número y fecha a número y fecha a la Resolución Aprueba Bases, para Sección Partes y Archivo
Resolución Aprueba Envíar Resolución su posterior derivación a través del OFPA al
Bases Aprueba Bases a Encargado(a) de la Oficina de Chile Compra.
Contraloría General
Ingresar Resolución Ingresar Resolución El Encargado(a) de la Oficina de Chile Compra

tramitada a Sección Aprueba Bases a acusa recibo a través del OFPA y guarda el archivo Encargado(a) de la Oficina de Chile
Adquisiciones Sección Partes y en la carpeta de “Ids” correspondiente, avisando al Compras
Archivo Ejecutivo(a) de Compra.
Resolución
El Ejecutivo(a) de Compra publica la licitación

Publicar Licitación en creando una adquisición en el Portal de Compras Ejecutivo(a) de Compra
Portal de Compras (Nº de ID), llenando los campos de la ficha
electrónica según la información de la Resolución
Ficha de Aprueba Bases.
Licitación
El Ejecutivo(a) de Compra informa la publicación de

Informar Publicación al la licitación al Encargado(a) de Compra mediante
Encargado(a) de Compra Ejecutivo(a) de Compra
correo electrónico, adjuntando la Ficha de Licitación
y la Resolución Aprueba Bases.
Mail
6.4.b

6.4.b
a) En caso de no haber consultas de los oferentes a través

¿Existen del Portal de Compras durante el período de publicación de Ejecutivo(a) de Compra
NO Informar
Consultas? la licitación, el Ejecutivo(a) de Compra le informa de esta
situación al Encargado(a) de Compra.
SI
b) En caso de haber consultas de los oferentes a través del

Portal de Compras durante el período de publicación de la Ejecutivo(a) de Compra
Enviar Consultas de
los Oferentes licitación, el Ejecutivo(a) de Compra las envía por correo
electrónico al Encargado(a) de Compra.
Mail
El Encargado(a) de Compra envía las respuestas a las
consultas recibidas a través de correo electrónico al Encargado(a) de Compra
Enviar Respuestas a Ejecutivo(a) de Compra, de acuerdo a los plazos fijados en
las Consultas la licitación.
Mail
El Ejecutivo(a) de Compra publica en el Portal de Compras Ejecutivo(a) de Compra
las respuestas recibidas.
Publicar Respuestas a
los Oferentes El Ejecutivo(a) de Compra una vez que cierra el periodo de
recepción de ofertas a través del Portal de Compras, realiza
la apertura electrónica de las ofertas recibidas, guardando
toda los antecedentes por proveedor en carpeta de “Ids”
Realizar Apertura
correspondiente, e informa mediante correo electrónico al
Electrónica Ejecutivo(a) de Compra
Encargado(a) de Compra. Para el caso de aquellas
Ofertas
licitaciones que requieren entrega de Boleta de Seriedad de
Oferta, antes del cierre de la licitación en el Portal de
Compras, el Ejecutivo(a) de Compra debe solicitar vía correo
Informar Ofertas electrónico al Encargado(a) de Compra el nombre y RUT de
los oferentes que presentaron dicha boleta, para
Mail posteriormente realizar la apertura electrónica
correspondiente basada en la información entregada.
La Jefatura del Area correspondiente designa a la Comisión

Designar Comisión Evaluadora mediante Orden de Servicio. Los miembros de
Evaluadora esta, no podrán tener conflictos de intereses con los Jefatura del área
Oferentes, de conformidad con la normativa vigente al
momento de la evaluación, garantizando imparcialidad en el
proceso que llevaran a cabo.
Realizar Evaluación de
ofertas recibidas La Comisión Evaluadora realiza la evaluación de las ofertas Comisión Evaluadora
recibidas en la licitación.
El(los) proveedor(es) que resulten seleccionados por la

Seleccionar a los Comisión Evaluadora, será(n) los que una vez aplicado los
Proveedores criterios y la metodología de evaluación establecida en la Comisión Evaluadora
Acta de Resolución Aprueba Bases para la licitación en análisis,
Evaluación obtengan el puntaje total ponderado más alto, lo cual debe
quedar reflejado en el Acta de Evaluación.
Enviar Memorándum u
Oficio conductor La Jefatura del Area correspondiente envía Memorándum u
Memorándum Oficio conductor del Acta de Evaluación al Jefe de la
u Oficio Jefatura del área
Sección Adquisiciones, validando la evaluación de ofertas y
selección de proveedor(es) realizada por la Comisión
Recepcionar Evaluadora.
Memorándum u Oficio
conductor La Secretaria de la Sección Adquisiciones recibe Secretaria Sección
Memorándum u Oficio conductor del Acta de Evaluación y lo Adquisiciones
deriva por el OFPA al Encargado(a) de la Oficina de Chile
Compras.
¿Adjudica? NO 6.4.c
SI
6.4.d

6.4.c
a) Si el Memorándum u Oficio conductor del Acta de

Preparar Resolución de
Evaluación no adjudica la licitación, la declara desierta, el Ejecutivo(a) de Compra
Deserción
Ejecutivo(a) de Compra elabora la Resolución de Deserción.
Resolución
El Encargado(a) de la Oficina de Chile Compras revisa la

Revisar Resolución de Resolución de Deserción y corrige y/o modifica si Encargado(a) de la Oficina de Chile
Deserción corresponde. Compras
El Ejecutivo(a) de Compra deriva la Resolución de Deserción

Visar Resolución de por el OFPA para su tramitación, para ser visada por el
Deserción Encargado(a) de la Oficina de Chile Compras y por el Jefe Encargado(a) de la Oficina de Chile
de la Sección Adquisiciones. Compras
La Resolución de Deserción es firmada por el Jefe del Jefe Depto. Servicios Generales
Firmar Resolución de
Depto. Servicios Generales.
Deserción
La Resolución de Deserción es refrendada por el Subdepartamento de

Refrendar Resolución de Subdepartamento de Presupuesto, indicando que no afecta Presupuesto
Deserción presupuesto.
Certificar Resolución de La Resolución de Deserción es certificada por la Sección Sección Secretaria General
Deserción Secretaría General (Ministro de Fe).
La Sección Partes y Archivo asigna número y fecha a la

Asignar número y fecha a
Resolución de Deserción, para su posterior derivación a Sección Partes y Archivo
Resolución de Deserción
través del OFPA al Encargado(a) de la Oficina de Chile
Compra.
Ingresar Resolución El Encargado(a) de la Oficina de Chile Compra acusa recibo

tramitada a través del OFPA y guarda el archivo en la carpeta de “Ids” Encargado(a) de la Oficina de Chile
Resolución correspondiente, avisando al Ejecutivo(a) de Compra Compras
correspondiente.
Desertar licitación en
El Ejecutivo(a) de Compra Desierta la licitación a través del
Portal de Compras
Portal de Compras e informa al Encargado(a) de Compra
mediante correo electrónico, adjuntando la Resolución de
Deserción.
Informar Deserción al
Mail
Fin

6.4.d
b) Si el Memorándum u Oficio conductor del Acta de Ejecutivo(a) de Compra

Evaluación adjudica la licitación, el Ejecutivo(a) de Compra
Preparar Resolución elabora la Resolución de Adjudicación. Posteriormente el
de Adjudicación Encargado(a) de la Oficina de Chile Compras revisa la Encargado(a) de la Oficina de Chile
Resolución
Resolución de Adjudicación y corrige o modifica si Compras
corresponde.
Visar Resolución de
Adjudicación El Ejecutivo(a) de Compra deriva la Resolución de Ejecutivo(a) de Compra
Adjudicación por el OFPA para ser visada por el Encargado(a) de la Oficina de Chile
Encargado(a) de la Oficina de Chile Compras y por el Jefe Compras
de la Sección Adquisiciones. Jefe Sección Adquisiciones
Firmar Resolución de
Adjudicación
La Resolución de Adjudicación es firmada por el Jefe del Jefe Depto. Servicios Generales
Depto. Servicios Generales.
Refrendar Resolución La Resolución de Adjudicación es refrendada por el

de Adjudicación Subdepartamento de
Subdepartamento de Presupuesto, indicando ID SIGFE, si
Presupuesto
corresponde.
Certificar Resolución La Resolución de Adjudicación es certificada por la Sección Sección Secretaria General
de Adjudicación Secretaría General (Ministro de Fe).
La Sección Partes y Archivo asigna número y fecha a la

Resolución de Adjudicación, para su posterior derivación a Sección Partes y Archivo
Asignar número y
través del OFPA al Encargado(a) de la Oficina de Chile
fecha a Resolución de
Compra.
Adjudicación
El Encargado(a) de la Oficina de Chile Compra acusa recibo
a través del OFPA y guarda el archivo en la carpeta de “Ids” Encargado(a) de la Oficina de Chile
Ingresar Resolución de Compras
Adjudicación tramitada correspondiente, avisando al Ejecutivo(a) de Compra.
Resolución
El Ejecutivo(a) de Compra Adjudica la licitación a través del
Portal de Compras, seleccionando al proveedor indicado en Ejecutivo(a) de Compra
Adjudicar licitación en la Resolución de Adjudicación e informa al Encargado(a) de
Portal de Compras Compra mediante correo electrónico, adjuntando la
Resolución de Adjudicación.
Informar Adjudicación
al Encargado(a) de
Compra
Mail
¿Resolución Revisar
Aprueba Bases requisitos para
NO
indica Contrato? enviar Orden Si la Resolución Aprueba Bases establece como condición Subdirección Jurídica
de Compra posterior a la Adjudicación, la suscripción de un Contrato con
el(los) proveedor(es) adjudicado(s), la Subdirección Jurídica
SI revisará el contrato respectivo.
Revisar Contrato 6.8 En caso contrario, si la Resolución Aprueba Bases no

establece la suscripción de un Contrato, sino que señala, Ejecutivo(a) de Compra
que la formalización del contrato será a través de la
aceptación por parte del proveedor de la Orden de Compra
¿Convenio
enviada a través del Portal de Compras, el Ejecutivo(a) de
Suministro/ SI
Compra previa revisión de cumplimiento de los requisitos
Servicio?
establecidos en dicha Resolución, procede a enviarla al
proveedor seleccionado en la Adjudicación realizada.
6.1
NO
Emitir Orden de
Compra
6.9
Informar envío de
Orden de Compra al Ejecutivo(a) de Compra
Encargado(a) de El Ejecutivo(a) de Compras, adjunta copia de la(s) Orden(es)
Compra de Compra(s) emitidas e informa al Encargado(a) de
Mail Compra mediante correo electrónico.
Fin

6.5 COMPRA POR TRATO DIRECTO MENOR A 3 UTM Ó MENOR A 10 UTM
6.5
Si el Trato Directo corresponde a una compra Menor

a 3 UTM, el Ejecutivo(a) de Compra genera la Ejecutivo(a) de Compra
¿Compra menor Ordene de Compra a través del Portal de Compras.
3 ó 10 UTM?
MENOR A 10 UTM
Si el Trato Directo corresponde a una compra Menor
a 10 UTM, el Ejecutivo(a) de Compra elabora la Ejecutivo(a) de Compra
Resolución que aprueba el Trato Directo por un
Confeccionar Resolución
monto menor a 10 UTM. Posteriormente, el Encargado(a) de la Oficina de Chile
Resolución Encargado(a) de la Oficina de Chile Compras revisa Compras
la Resolución y la corrige si corresponde.
El Ejecutivo(a) de Compra deriva la Resolución por
Visar Resolución el OFPA, para ser visada por el Encargado(a) de la Encargado(a) de la Oficina de Chile
Oficina de Chile Compras, el Jefe de la Sección Compras
Adquisiciones y por el Jefe del Departamento de Jefe Sección Adquisiciones
Servicios Generales. Jefe Depto. Servicios Generales
Firmar Resolución
La Resolución es firmada por el Subdirector de Subdirector de Administración y
Administración y Finanzas. Finanzas
Refrendar Resolución La Resolución es refrendada por el Subdepartamento de

MENOR A 3 UTM Presupuesto
Subdepartamento de Presupuesto, indicando ID
SIGFE, si corresponde.
La Resolución es certificada por la Sección Sección Secretaria General

Certificar Resolución Secretaría General (Ministro de Fe).
La Sección Partes y Archivo asigna número y fecha

a la Resolución, para su posterior derivación a través Sección Partes y Archivo
Asignar número y fecha a del OFPA al Encargado(a) de la Oficina de Chile
Resolución Compra.
El Encargado(a) de la Oficina de Chile Compra

acusa recibo a través del OFPA y guarda el archivo Encargado(a) de la Oficina de Chile
Ingresar Resolución en la carpeta de “Tratos Directos”, imprimiendo una Compras
tramitada a Sección copia al Ejecutivo(a) de Compra correspondiente.
Adquisiciones
Resolución
Generar Orden de Compra El Ejecutivo(a) de Compra genera la Orden de Ejecutivo(a) de Compra

en el Portal de Compras Compra a través del Portal de Compras.
El Ejecutivo(a) de Compra selecciona al proveedor

Seleccionar al proveedor identificado en la Resolución en la Orden de Compra Ejecutivo(a) de Compra
en el Portal de Compras generada en el Portal de Compras.
Adjuntar Resolución y El Ejecutivo(a) de Compra adjunta en la Orden de

Cotizaciones en Orden de Compra generada la Resolución que aprueba el
Compra en el Portal de Trato Directo por monto menor a 10 UTM y las tres
Compras cotizaciones que acompañaban al Formulario de
Compra.
Enviar Orden de Compra al

6.9 El Ejecutivo(a) de Compra procede a enviar la Orden
proveedor seleccionado Ejecutivo(a) de Compra
Portal de Compras.
Informar envío de Orden de

Compra al Encargado de El Ejecutivo(a) de Compras, adjunta copia de la
Compra Orden de Compra emitida e informa por medio del Ejecutivo(a) de Compra
Orden de OFPA al Encargado(a) de Compras correspondiente.
Compra
Fin

6.6 COMPRA POR OTROS TRATOS DIRECTOS
6.6 La compra por Otros Tratos Directos hace referencia a

los Tratos Directos señalados en las letras: a (si en las
licitaciones públicas respectivas no se hubieren
Confeccionar presentado interesados), b (si se tratara de contratos
Resolución Aprueba que correspondieran a la realización o terminación de
Trato Directo un contrato que haya debido resolverse o terminarse
Resolución anticipadamente por falta de cumplimiento del
contratante u otras causales y cuyo remanente no
supere las 1.000 unidades tributarias Mensuales), d (si
Revisar y Visar sólo existe un proveedor del bien o servicio) y g
Resolución Aprueba (cuando, por la naturaleza de la negociación, existan
Trato Directo circunstancias o características del contrato que hagan
del todo indispensable acudir al trato o contratación
directa, según los criterios o casos que señale el
Refrendar Resolución
reglamento de esta ley), del articulo 8º de la Ley 19886
Aprueba Trato Directo
de Bases sobre Contratos Administrativos de
Suministros y Prestación de Servicios. Las
VºBº Subdirección Resoluciones de Trato Directo señaladas
Jurídica anteriormente, solo podrán ser firmadas por el Director
de SERVIU Región Metropolitana
El Ejecutivo(a) de Compra confecciona la Resolución

VºBº Contraloría Interna
Aprueba Trato Directo en consideración a la Ejecutivo(a) de Compra
información suministrada por el Encargado(a) de
Compra a través del Formulario de Compra y de los
Firma del Director del
antecedentes adjuntos a este.
Servicio Encargado(a) de la Oficina de Chile
El Encargado(a) de la Oficina de Chile Compras revisa Compras
la Resolución Aprueba Trato Directo y corrige o Ejecutivo(a) de Compra
Certificar Resolución
modifica si corresponde, posteriormente el Ejecutivo(a)
Aprueba Trato Directo Encargado(a) de la Oficina de Chile
de Compra deriva la Resolución Aprueba Trato Directo
por el OFPA, para ser visada por el Encargado(a) de la Compras
Oficina de Chile Compras, el Jefe de la Sección Jefe Sección Adquisiciones
Asignar número y fecha Jefe Depto. Servicios Generales
a Resolución Aprueba Adquisiciones, por el Jefe del Departamento Servicios
Trato Directo Generales y por el Subdirector de Administración y Subdirector de Administración y
Finanzas. Finanzas
Ingresar Resolución La Resolución Aprueba Trato Directo es refrendada por Subdepartamento de

tramitada a Sección el Subdepartamento de Presupuesto, indicando ID Presupuesto
Adquisiciones SIGFE, si corresponde.
Resolución
Generar Orden de El Director de SERVIU Región Metropolitana previo

Subdirección Jurídica
Compra en el Portal de VºBº de la Subdirección Jurídica y Contraloría Interna,
Contraloría Interna
Compras firma la Resolución Aprueba Trato Directo, para luego
Director Serviu Metropolitano
ser remitidas a la Sección Secretaría General para su
certificación, desde donde son remitidas a la Sección
Seleccionar al Sección Secretaria General
Partes y Archivo, quien asigna número y fecha a la
proveedor en el Portal Resolución Aprueba Trato Directo, para su posterior
de Compras derivación a través del OFPA al Encargado(a) de la Sección Partes y Archivo
Oficina de Chile Compra.
Enviar Orden de
El Encargado(a) de la Oficina de Chile Compra acusa Encargado(a) de la Oficina de Chile
Compra al proveedor 6.9
recibo a través del OFPA y guarda el archivo en la Compras
seleccionado
carpeta de “Tratos Directos”, imprimiendo una copia al
Ejecutivo(a) de Compra correspondiente, quien genera
Informar envío de la Ordene de Compra a través del Portal de Compras,
Orden de Compra al selecciona al proveedor identificado en la Resolución Ejecutivo(a) de Compra
Encargado(a) de Aprueba Trato Directo, adjunta en la Orden de compra
Compra Orden de
generada la Resolución Aprueba Trato Directo y
Compra
procede a enviar la Orden de Compra al proveedor
seleccionado a través del Portal de Compras.
El Ejecutivo(a) de Compras, adjunta copia de la Orden

¿Mayor a 1000 Ejecutivo(a) de Compra
NO de Compra emitida e informa por medio del OFPA al
UTM?
Encargado(a) de Compras correspondiente.
SI Fin Si el monto de la Orden de Compra supera las 1000

UTM, la Subdirección Jurídica revisará el contrato Subdirección Jurídica
respectivo.
Revisar Contrato
6.8

6.7 COMPRAS POR TRATO DIRECTO DE URGENCIA, EMERGENCIA O IMPREVISTO
Si se requiere un Trato Directo de Urgencia, Emergencia o

Inicio Imprevistos, señalado en las letra C del articulo 8º de la Ley
19886 de Bases sobre Contratos Administrativos de
Suministros y Prestación de Servicios, el Jefe (a) del Área
remite Oficio a Oficina Legal de Contratos de Mercado
Público de la Subdirección Jurídica, adjuntando los Jefe (a) de Área
Ingresar Solicitud de Trato siguientes antecedentes: la cotización del proveedor,

Directo de Urgencia Refrendación Presupuestaria, especificaciones técnicas o
términos de referencia y todos los antecedentes que sean
Oficio con necesarios para respaldar y fundamentar la realización del
Antecedentes Trato Directo de Urgencia, Emergencia o Imprevistos.
La Secretaria (o) de la Oficina Legal de Contratos de

Mercado Público de la Subdirección Jurídica recibe y Secretaria de la Oficina Legal de
registra el oficio del Área solicitante en Base de Datos, Contratos de Mercado Público
Recibir y registrar solicitud para posteriormente entregarlo al Encargado de la Oficina
Base de
Datos
El Abogado Oficina Legal de Contratos de Mercado

Abogado Oficina Legal de Contratos de
Revisar Solicitud Público, revisa la solicitud y se pronuncia en base a los
Mercado Público
antecedentes aportados por el Área solicitante, sobre la
pertinencia del Trato Directo de Urgencia en un plazo
máximo de 5 días hábiles.
¿Procede la Informar via a) En caso de que los antecedentes No se ajusten a la

urgencia? NO Encargado Oficina Legal de Contratos
mail causal de Trato Directo de Urgencia, Emergencia o
Mail de Mercado Público
Imprevistos, el Encargado de la Oficina Legal de Contratos
de Mercado Público informa vía mail al Jefe (a) de Área
solicitante, Subdirector Jurídico y al Director de Serviu
SI Región Metropolitana y procede a archivar la
FIN documentación, sin dar su Vº Bº al Trato Directo,
b) En caso que la solicitud efectuada sea pertinente, el Abogado Oficina Legal de Contratos de
¿Están todos los NO Abogado de la Oficina Legal de Contratos de la Mercado Público
antecedentes? Subdirección Jurídica procede a revisar la documentación
Solicitar aportada por el Área solicitante y de faltar algún
antecedentes documento lo piden al Encargado (a) de Compra
faltantes
Mail
SI Completar El Encargado de Compras completa los antecedentes Encargado (a) de compra

antecedentes faltantes.
Oficio con
antecedente Una vez recibida la documentación faltante solicitada, el
Redactar Resolución s faltantes Abogado Oficina Legal de Contratos de Mercado Público Abogado Oficina Legal de Contratos de
Aprueba Trato Directo Mercado Público
de la Subdirección Jurídica procede a redactar la
Urgencia
Resolución que Aprueba el Trato Directo de Urgencia,
Emergencia o Imprevisto en un plazo máximo de 5 días
hábiles.
La (el) Secretaria (o) de la Oficina Legal de Contratos de
Registrar y envíar
Mercado Público de la Subdirección Jurídica registra el Secretaria de la Oficina Legal de
Resolución Aprueba Trato
documento para seguimiento y lo envía a la Secretaria de Contratos de Mercado Público
Directo Urgencia
la Subdirección Jurídica
Recibir y entregar al La Secretaria de la Subdirección Jurídica recibe la Secretaria (o) de la Subdirección

Subdirector Jurídico Resolución y la entrega al Subdirector Jurídico para su VºBº Jurídica
6.7.b

6.7 COMPRAS POR TRATO DIRECTO DE URGENCIA, EMERGENCIA O IMPREVISTO
6.7.b
El Subdirector Jurídico revisa la Resolución de Trato

Directo de Urgencia, si tiene alguna duda, convoca al
Visar Resolución Subdirector Jurídico
Equipo Legal de Contratos de Mercado Público para ser
informado y sus dudas sean aclaradas. Si no hay dudas o
estas fueron resueltas, otorga VºBº a la Resolución
Enviar al
Una vez que la Resolución de Trato Directo de Urgencia
Subdepartamento de Secretaria (o) de la Subdirección
esta visada por el Subdirector Jurídico, su Secretaria la
Presupuesto. Jurídica
envía por OFPA al Subdepartamento de Presupuesto.
Refrendar Resolución La Resolución de Trato Directo de Urgencia es refrendada Subdepartamento de Presupuesto

Trato Directo por el Subdepartamento de Presupuesto, indicando ID
SIGFE, si corresponde.
VºBº Contraloría Interna Contraloría Interna
Las Resoluciones que Aprueban un Trato Directo de

Firma del Director del Urgencia, Emergencia o Imprevisto solo podrán ser
Director del Servicio
Servicio firmadas por el Director de SERVIU Región Metropolitana
previo VºBº de la Contraloría Interna, para luego ser
remitidas a la Sección Secretaría General para su
certificación, desde donde son remitidas a la Sección
Certificar Resolución Partes y Archivo los que asignan numero y fecha Sección Secretaría General
de Adjudicación mediante el OFPA, para luego remitir al Encargado (o) de
la Oficina Chile Compra, quien acusa recibo en el sistema
y las distribuye al Ejecutivo (a) de Compras
Asignar número y correspondiente.
fecha a Resolución de Sección Archivo y Partes
Adjudicación
Ingresar Resolución a la
Sección Adquisiciones Encargado(a) Oficina Chile compras
Resolución
El Ejecutivo (a) de Compras genera la Orden de Compra,

en el Portal de Compras y la envía al Proveedor,
Envíar Orden de Ejecutivo(a) de compras
6.9 adjuntando la Resolución que aprobó el Trato Directo de
Compras e informar Urgencia. Posteriormente, envía por OFPA una copia de
la Orden de Compra emitida, informando al Encargado (a)
de Compras solicitante.
¿Resolución Trato Si la Resolución Trato Directo Urgencia establece como

Directo Urgencia SI condición la suscripción de un Contrato, la Subdirección Subdirección Jurídica
indica Contrato? Jurídica revisará el contrato respectivo. En caso contrario,
la formalización del contrato será a través de la aceptación
Revisar Contrato por parte del proveedor de la Orden de Compra enviada a
través del Portal de Compras.
NO
6.8
Fin
NOTA: La Resolución que autorice un Trato Directo de
Urgencia, Emergencia o Imprevisto debe ser publicada en
el Portal de Compras en un plazo no mayor a las 24 horas
desde la fecha de dictación de la respectiva Resolución.
Las Resoluciones de Urgencia regidas por el DS 236, solo

serán informadas a través del Portal, en el mismo plazo ya
indicado, siendo responsabilidad del área requirente
remitir oportunamente copia de la Resolución.

6.8 REVISION DE CONTRATOS DE MERCADO PUBLICO
DESCRIPCION ACTIVIDADES/REGISTROS RESPONSABLE
Si se requiere que la Subdirección Jurídica Revise

6.8 un Contrato, la Jefatura de Área envía Oficio a la
Oficina Legal de Contratos de Mercado Público,
solicitando la revisión de este, adjuntando los
siguientes antecedentes: La Propuesta de Contrato,
Ingresar Solicitud la Resolución Aprueba Bases, Resolución
Oficio con Adjudicación, Acta de Evaluación, Antecedentes
Jefe (a) de Área
antecedentes Legales que se indican en la Resolución Aprueba
Bases de la Licitación, Garantía de Fiel
Cumplimiento de Contrato si se indica en la
Resolución Aprueba Bases de la Licitación y demás
antecedentes que respalden el Contrato solicitado.
Recibir y registrar
solicitud Base de La Secretaria de la Oficina Legal de Contratos de
Datos Mercado Público recibe el oficio del Jefe de Area Secretaria de la Oficina Legal de Contratos
solicitante y lo registra en Base de Datos para de Mercado Público
realizar el seguimiento posterior.
Revisar Los Abogados de la Oficina Legal de Contratos de Abogado Oficina Legal de Contratos de
antecedentes Mercado Público revisan antecedentes adjuntos al Mercado Público
oficio recibido en un plazo máximo de 5 días
hábiles.
Solicitar Si están todos los antecedentes, el Abogado de la

¿Antecedentes Oficina Legal de Contratos de Mercado Público Abogado Oficina Legal de Contratos de
No antecedentes
completos? revisa Contrato propuesto, de lo contrario solicita al Mercado Público
faltantes
Mail Área respectiva los antecedentes faltantes..
Si
Una vez que el Jefe (a) del Área solicitante envía
Completar Oficio con los antecedentes faltantes, el Abogado de
Revisar Contrato
antecedentes la Oficina Legal de Contratos de Mercado Público Jefe (a) de Área
Oficio con revisa el Contrato. El tiempo máximo para la
antecedentes Revisión del contrato será de 5 días hábiles a contar Abogado Oficina Legal de Contratos de
faltantes de la fecha en que estén todos los antecedentes Mercado Público
completos.
Devolver Si la propuesta de Contrato esta conforme, el

¿Propuesta de Abogado Oficina Legal de Contratos de
No Propuesta de Abogado de la Oficina Legal de Contratos de
Contrato conforme? Mercado Público
Contrato Mercado Público da su V°B°, en caso contrario
Oficio Encargado de dicha oficina devuelve los
antecedentes y la propuesta de contrato mediante Encargado Oficina Legal de Contratos de
SI oficio firmado por el Subdirector Jurídico al Jefe (a) Mercado Público
de Área solicitante.
Visar Contrato Si la propuesta de Contrato esta conforme y cuenta

Fin Encargado Oficina Legal de Contratos de
con el V°B° del Abogado de la Oficina Legal de
Contratos de Mercado Público, el Encargado de Mercado Público
dicho equipo, Visa el Contrato
Registrar para
La Secretaria de la Oficina Legal de Contratos de Secretaria de la Oficina Legal de Contratos
seguimiento y
Mercado Público, registra la salida del Contrato en de Mercado Público
derivar ContratoBase de
Base de Datos y deriva por OFPA a la Secretaria de
Datos la Subdirección Jurídica
La Secretaria de la Subdirección Jurídica recibe el
Recibir Contrato Contrato, acusa recibo a través del OFPA y lo
Secretaria/o de la Subdirección Jurídica
entrega al Subdirector Jurídico para su Visación.
El Subdirector Jurídico revisa el Contrato, en caso de

existir alguna duda convoca al Equipo Legal de
Contratos de Mercado Público para ser informado y Subdirector Jurídico
Otorgar VºBº
que sus dudas sean aclaradas. Si no hay dudas o
estas fueron resueltas, otorga VºBº al Contrato
Timbrar y remitir La Secretaria de la Subdirección Jurídica timbra cada

Secretaria/o de la Subdirección Jurídica
Contrato al Jefe(a) hoja del Contrato con un sello de agua de la
de Área Subdirección Jurídica y deriva por OFPA a la Unidad
Requirente.
Tramitar Contrato y El Jefe (a) de Área debe velar por que el Contrato
Resolución que lo revisado en la Subdirección Jurídica sea firmado por Jefe (a) de Área
aprueba el Proveedor en un plazo prudente, para
posteriormente elaborar y tramitar la resolución que
lo aprueba.
Publicar Contrato en
Portal de Compras El Jefe (a) de Área debe cautelar que la Resolución
que Aprueba el Contrato sea publicada en el Portal Jefe (a) de Área
de Compras.
Fin

6.9 ACEPTACIÓN DE ORDEN DE COMPRA
6.9
¿Proveedor acepta
Orden de Compra? NO
Si el proveedor no acepta la Orden de Compra a
través del Portal de Compras, el Encargado(a) de Encargado(a) de la Oficina de Chile
la Oficina de Chile Compras informa de tal Compras
Definir
situación al Jefe de la Sección Adquisiciones,
acciones a
quienes en conjunto definirán las acciones a
seguir
seguir.
SI
Fin
¿Producto o Servicio?
SERVICIO
Si el proveedor acepta la Orden de Compra emitida

Coordinar la en el Portal de Compras y esta corresponde a
entrega de Servicio, el Encargado(a) de Compra coordina con Encargado(a) de Compra
servicios este la prestación del servicio, de acuerdo a las
condiciones establecidas en el proceso de compra
realizado.
PRODUCTO
6.10
6.11
Procedimiento Si el proveedor acepta la Orden de Compra emitida

Control y Gestión de en el Portal de Compras y esta corresponde a
Bodega Producto, el despacho se realiza de acuerdo a lo
P-SCC-002 establecido en P-SCC-002.
6.10
6.11

6.10 PAGO DE PROVEEDORES
6.10
El Encargado(a) de la Oficina Gestión Administrativa de la
Sección Adquisiciones, da inicio al proceso de pago de
proveedores cuando se recibe la Factura/Boleta del
producto o servicio, en original con firma y timbre de la Encargado(a) Oficina Gestión
Recepcionar Jefatura del Área y/o Encargado(a) de Compra y/o Administrativa
antecedentes para Jefatura de las dependencias descentralizadas del
pago SERVIU, incluyendo documentación que respalde la
Factura/
recepción/prestación conforme del bien/servicio de
Boleta, otros
acuerdo a las condiciones y requisitos en que fueron
contratados.
Si el monto de la Factura/Boleta no corresponde, por ser

¿Corresponde Solicitar Nota mayor mayor al de la Orden de Compra, el Encargado(a) Encargado(a) Oficina Gestión
NO
Monto? de Crédito de la Oficina Gestión Administrativa solicita una Nota de Administrativa
Crédito al proveedor.
SI
Si el monto de la Factura corresponde, por ser menor o Encargado(a) Oficina Gestión
¿Monto > igual al de la Orden de Compra, el Encargado(a) de la Administrativa
SI Oficina Gestión Administrativa verifica si excede o no las 5
5 UTM?
UTM.
Elaborar Resolución a) Si es Mayor a 5 UTM, el Encargado(a) de la Oficina Encargado(a) Oficina Gestión

Resolución de Pago Gestión Administrativa confecciona la Resolución de Pago. Administrativa
de Pago
El Jefe de la Sección Adquisiciones y el Jefe del
Departamento de Servicios Generales visan la Resolución
Visar y Firmar Jefe Depto. Servicios Generales
de Pago para ser firmada posteriormente por el
Resolución de Pago
Subdirector de Administración y Finanzas. Subdirector de Administración y
Finanzas
La Resolución de Pago es refrendada por el
Refrendar Subdepartamento de Presupuesto, indicando ID SIGFE, si Subdepartamento de Presupuesto
NO Resolución de Pago corresponde.
Certificar y Asignar La Sección Secretaría General (Ministro de Fe), certifica la

número y fecha a Resolución de Pago, siendo posteriormente derivada a la
Resolución de Pago Sección Partes y Archivo, quien le asigna número y fecha. Sección Partes y Archivo
El Encargado(a) de la Oficina Gestión Administrativa,

acusa recibo de la Resolución de Pago a través del OFPA
Ingresar Resolución Encargado(a) Oficina Gestión
e imprime una copia para posteriormente elaborar la
de Pago tramitada Administrativa
Resolución Orden de Pago.
Elaborar Orden de b) Si es Menor a 5 UTM, el Encargado(a) de la Oficina

Pago Gestión Administrativa confecciona directamente la Encargado(a) Oficina Gestión
Orden de
Orden de Pago, adjuntando todos los antecedentes Administrativa
Pago
relacionado a la compra, y la deriva por el OFPA para ser Jefe Sección Adquisiciones
visada por el Jefe de la Sección Adquisiciones y por el Jefe Depto. Servicios Generales
Visar Orden de Pago Jefe del Departamento de Servicios Generales
Firmar Orden de El Subdirector de Administración y Finanzas firma la Subdirector de Administración y

Pago Orden de Pago. Finanzas
Revisar Orden de La Sección de Control de Egreso revisa los antecedentes

Pago y Generar adjuntos a la Orden de Pago, generando el Egreso Sección de Control de Egreso
Egreso respectivo.
Emitir pago al La Sección Tesorería, procede a emitir el pago al Sección Tesorería

Proveedor Proveedor, ya sea por transferencia electrónica o cheque.
Fin

6.11 EVALUACIÓN Y RE-EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
La evaluación y re-evaluación de los proveedores se realiza

6.11
de acuerdo al mecanismo de compra utilizado.
a) Para Proveedores por Compra por Convenio Marco (6.2)

¿Mecanismo de ó por Compra por Trato Directo Menor a 3 UTM o Menor a 10
Compra? UTM (6.5): Se realizan evaluaciones correspondientes a los
productos que se recepcionan en Bodega SERVIU. El
Bodeguero cada vez que recepciona productos relacionados Bodeguero
a una Orden de Compra, procede a timbrarla y a evaluar el
6.2 ó 6.5 comportamiento del proveedor de acuerdo a los criterios
definidos en el timbre, posteriormente archiva el documento.
Timbrar Orden de El Bodeguero mensualmente entrega las evaluaciones
Compra y Evaluar realizadas durante ese período al Encargado(a) de la Oficina
comportamiento del de Chile Compras.
Proveedor Evaluación
El Encargado(a) de la Oficina de Chile Compras realiza la re-
evaluación de los proveedores, para lo cual tabula y
consolida por proveedor los resultados de las evaluaciones,
Tabular y Consolidar Encargado(a) de la Oficina de Chile
para posteriormente categorizar su comportamiento
resultados Compras
6.4 quedando registrado en la planilla “Registro Evaluación de
Proveedores”, para que los Ejecutivos(as) de Compra lo
utilicen como antecedente para la selección de proveedores
en las próximas compras.
Publicar Evaluación
del Proveedor Encargado(a) de la Oficina de Chile
El Encargado(a) de la Oficina de Chile Compras publica la
Evaluación Compras
evaluación de los proveedores en el Nº de Orden de Compra
en el Portal de Compras, quedando para conocimiento del
Fin proveedor.
b) Para Proveedores por Compra por Licitación (6.4): El

6.6 Encargado(a) de Compra durante la ejecución del contrato
ó Encargado(a) de Compra
Evaluar realiza a lo menos una evaluación por proveedor y una re-
comportamiento del 6.7 evaluación al término de cada contrato, según los criterios
Proveedor establecidos en Formulario Evaluación Proveedores Externos
que se encuentra disponible (http://intranetrm/intra2/Sistema
de Gestión de Calidad procedimientos certificados ISO
9001:2008/procedimiento de compras/compras/anexos).
Informar Resultados El Encargado(a) de Compra informar a su Jefatura de los

resultados de la evaluación y re-evaluación de proveedor Encargado(a) de Compra
realizada, para que se determinen las acciones a seguir en
relación a los resultados obtenidos, permitiendo mejorar
Remitir Formulario continuamente la entrega/prestación de los productos/
Evaluación de servicios contratados.
Proveedores
El Encargado(a) de Compra remite al Encargado(a) de la Encargado(a) de Compra
Formulario
Oficina de Chile Compras las evaluaciones y re-evaluaciones
de Proveedores.
del Proveedor El Encargado(a) de la Oficina de Chile Compras publica la
Encargado(a) de la Oficina de Chile
evaluación y re-evaluación de proveedores en el Nº de ID de
Compras
Licitación en el Portal de Compras, quedando para
Fin conocimiento del proveedor.
c) Para Proveedores por Compra por Otros Tratos Directos

Evaluar (6.6) ó por Compra por Trato Directo de Urgencia,
comportamiento del Emergencia o Imprevisto (6.7): El Encargado(a) de Compra
Proveedor al término del contrato realiza una evaluación del proveedor,
según los criterios establecidos en Formulario Evaluación
Proveedores Externos que se encuentra disponible (http://
Remitir Formulario intranetrm/intra2/Sistema de Gestión de Calidad
Evaluación de procedimientos certificados ISO 9001:2008/procedimiento de
Proveedores compras/compras/anexos).
Formulario
El Encargado(a) de Compra remite al Encargado(a) de la Encargado(a) de Compra
Oficina de Chile Compras la evaluación del Proveedor.
del Proveedor El Encargado(a) de la Oficina de Chile Compras publica la Encargado(a) de la Oficina de Chile
evaluación del proveedores en el Nº de Nº de Orden de Compras
Compra en el Portal de Compras, quedando para
Fin conocimiento del proveedor.

6.12 LICITACIONES REGIDAS POR EL D.S. 236
ACTIVIDADES/
DESCRIPCION RESPONSABLE
REGISTROS
Inicio
El Responsable del proceso de publicación de la

Recepcionar Formulario Sección de Propuestas dependiente del Jefatura Sección Propuestas
Formulario Departamento de Programación Física y Control,
de Licitación deberá hacer llegar con a lo menos (2) dos días
hábiles de anticipación a la Sección Adquisiciones
Formulario de Licitación con la Resolucion Aprueba
Bases y entregar un CD con los archivos digitales
correspondientes, para ser publicadas en el Portal
de Compras a modo informativo.
Las Licitaciones que están regidas por el D.S. 236

de V y U solo serán informadas a través del Portal
de Compras, como asimismo las aclaraciones,
adiciones u otros que sean necesarios publicar.
El Ejecutivo (a) de Compras asignado, publica la

Publicar Licitación en el Ejecutivo(a) de compras
licitación en el portal de compras en ID guardado
Portal llenando los campos de la ficha electrónica, según
la información suministrada a través del Formulario
de Licitación.
Dentro del periodo de la publicación de Licitación,

Ejecutivo(a) de compras
Publicar Aclaraciones y/o el Ejecutivo (a) de Compras publica las
Adiciones aclaraciones y/o adiciones solicitadas por la
Sección de Propuesta.
Ejecutivo de Compras, publica en el ID de la

Publicar Acta de Apertura Licitación el acta de apertura física enviado por la Ejecutivo(a) de compras
e Informe Sección de Propuesta y posteriormente, publica
Informe emitido por el Departamento Programación
Física y Control.
La Subdirección de Vivienda y Equipamiento o la Subdirector de Pavimentación

Remitir Resolución Subdirección de Pavimentación y Obras Viales, y Obras Viales
deberán posteriormente al Informe que realiza la
Sección de Propuestas, remitir a la Sección
Adquisiciones, las Resoluciones que aceptan y Subdirector(a) de Vivienda y
contratan o rechazan las ofertas según corresponda. Equipamiento
Publicar Resolución El Ejecutivo de Compras, publica en el ID de la

Licitación la Resolución que acepta y contrata o Ejecutivo(a) de Compras
Resolución
rechaza la oferta.
Fin

6.13 GESTIÓN DE RECLAMOS DE PROVEEDORES EN PORTAL DE COMPRAS
Inicio La Dirección de Compras y Contratación Pública pone a

disposición de los proveedores, a través del Portal de
Compras, la opción de ingresar Reclamos.
Si un proveedor ingresa un Reclamo al Portal de

Recepcionar reclamo de Administrador del Sistema
Compras, el Administrador del Sistema de Compras de
proveedores de Compras
SERVIU Región Metropolitana, recibe un aviso vía mail.
Reclamo
El Administrador del Sistema de Compras revisa en el

Portal de Compras, bajando la información del reclamo Administrador del Sistema
presentado y lo canaliza vía correo electrónico al de Compras
Derivar reclamos
Encargado (a) de Compra y/o al Jefe del Area
respectiva,
Mail
El Encargado (a) de Compra y/o el Jefe del Area,

deberán elaborar una respuesta al proveedor en forma Jefatura del área
oportuna. La respuesta deberá ser remitida vía mail al
Elabora respuesta
Administrador del Sistema de Compras, en un plazo
inferior a 48 horas (plazo establecido por la Ley de
Respuesta
Compras y su Reglamento).
El Administrador del Sistema de Compras, deberá

transcribir al Portal de Compras textualmente la Administrador del Sistema
respuesta elaborada por el Encargado de Compra y/o de Compras
Publicar respuesta
el Jefe del Area.
Fin

6.14 PLAN ANUAL DE COMPRAS
Durante el primer trimestre de cada año, el

Subdirector de Administración y Finanzas solicita
Inicio vía correo electrónico a las Jefaturas de cada
área determinar en el Formulario Plan Anual de
Compras que se encuentra disponible (http://
intranetrm/intra2/Sistema de Gestión de Calidad
procedimientos certificados ISO 9001:2008/
procedimiento de compras/compras/anexos) las Subdirector de Administración y
Solicitar necesidades necesidades anuales de compra que permitan Finanzas
de compras cubrir los requerimientos mínimos de
Mail funcionamiento.
Determinar El Jefe (a) de Área determina las necesidades de Jefe (a) de Área
necesidades de compras para el año en curso.
compra
El Jefe (a) de Área remite vía correo electrónico

Remitir Formulario al Jefe de la Sección Adquisiciones el Formulario Jefe (a) de Área
Plan Anual de Plan Anual de Compras.
Compras
Formulario
El Jefe de la Sección Adquisiciones consolida la

Consolidar y información de los Formularios para estructurar la Jefe Sección Adquisiciones
Estructurar propuesta del Plan Anual de Compras del año en
necesidades de curso, Para luego ser remitida al Subdirector de
compra Administración y Finanzas.
El Subdirector de Administración y Finanzas Subdirector de Administración y

Proyectar y
proyecta y determina el Plan Anual de Compras, Finanzas
Determinar Plan Anual
en consideración a definiciones estratégicas y
de Compras
financieras.
Aprobar y difundir El Subdirector de Administración y Finanzas Subdirector de Administración y

Plan Anual de aprueba y difunde el Plan Anual de Compras. Finanzas
Compras
Plan Anual
de Compras
El Jefe (a) de Área, en la medida que se
presentan sus necesidades de compra de un bien Jefe (a) de Área
Solicitar compra y/o servicio, solicita al Encargado(a) de Compra
de su área confeccionar Formulario de Compra y/
o Licitación según corresponda.
6.0

REGISTROS
Identificació Almacenamiento Protección Recuperación Retenci Disposició Responsable
n ón n o custodio
Soporte Lugar
Oficina
Adquisiciones
Encargada
mueble
Por Número de de Oficina
Gestión Mueble con Archivo
Físico Orden de 5 años Gestión
Administrativa Llaves centralizado
Compra Administrativ
Solicitud de , Archivador
a
Compras Orden de
Compra
Sistema Acceso
Sección
informático de protegido Indefinid Respaldo
Digital Por materia Partes y
Oficina de con o MINVU
Archivo
Partes contraseña
Oficina
Adquisiciones
Encargada
mueble
compra Administrativ
Solicitud de , Archivador
a
Licitación Orden de
Compra
Sistema Acceso
Sección
Archivo
Partes contraseña
Oficina
Adquisiciones
Encargada
mueble
Solicitud de Gestión Mueble con Archivo
Refrendación Administrativa Llaves centralizado
, Archivador
a
Orden de
Compra
Oficina
Adquisiciones
Encargada
mueble
Resolución Por Número de de Oficina
Exenta de Físico Orden de 5 años Gestión
Adjudicación compra Administrativ
, Archivador
a
Orden de
Compra

Sistema Acceso
Sección
Archivo
Partes contraseña
Sistema Acceso
Sección
Resolución de informático de protegido Indefinid Respaldo
Contrato Oficina de con o MINVU
Archivo
Partes contraseña
Oficina
Adquisiciones
Encargada
mueble
Por Número ID de Oficina
Resolución Gestión Mueble con Archivo
Físico identificación de 5 años Gestión
Exenta Administrativa Llaves centralizado
Licitación Administrativ
adjudicación , Archivo
a
Convenio Orden de
Suministro/Ser Compra
vicio Sistema Acceso
Sección
Archivo
Partes contraseña
Oficina
Adquisiciones
Encargada
mueble
Resolución , Archivo
a
Aprueba Bases Orden de
Compra
Sistema Acceso
Sección
Archivo
Partes contraseña
Oficina
Adquisiciones
Encargada
mueble
Resolución compra Administrativ
, Archivo
Aprueba Trato a
Orden de
Directo
Compra
Sistema Acceso
Sección
Archivo
Partes contraseña
Oficina
Adquisiciones
Encargada
mueble
Evaluación de Gestión Mueble con Archivo
Ofertas Administrativa Llaves centralizado
, Archivo
a
Orden de
Compra
Resolución Oficina Por Número ID Encargada
Mueble con Archivo
Exenta Declara Físico Adquisiciones identificación de 5 años de Oficina
Llaves centralizado
Desierta mueble Licitación Gestión

Licitación Oficina Chile Administrativ
compras a
Sistema Acceso
Sección
Archivo
Partes contraseña
Oficina
Adquisiciones Encargada
mueble Por Número de de Oficina
Orden de Mueble con Archivo
Físico Oficina Chile Orden de 5 años Gestión
Compra Llaves centralizado
compras, compra Administrativ
Archivo Orden a
de Compra
Oficina
Adquisiciones
Encargada
mueble
Copia de Gestión Mueble con Archivo
Factura Administrativa Llaves centralizado
, Archivo
a
Orden de
Compra
Bodega
Programa Por fecha de Soporte
Digital Adquisicione 5 años Respaldo
Movimiento ICON Ingreso Informático
s MINVU
Bodega
Mueble Encargado de
(Entrada por
Oficina Estante, Por fecha de Archivo Oficina
Compras) Físico 5 años
Adquisiciones Adquisicione ingreso centralizado Bodega de
s Adquisiciones
Bodega
Programa Por fecha de Soporte
Digital Adquisicione 5 años Respaldo
ICON Ingreso Informático
Movimiento s MINVU
Bodega (Salida Mueble Archivo Encargado de
por Consumo) Oficina Estante, Por fecha de centralizado Oficina
Físico 5 años
Bodega Adquisicione ingreso Bodega de
s Adquisiciones
Oficina
Adquisiciones
Encargada de
mueble
Por Número de Oficina
, Archivo
Orden de Pago a
Orden de
Compra
Sistema Acceso
Sección
Archivo
Partes contraseña
Mueble
Tabla de
Oficina Estante Archivo
Seguimiento Físico Por Fecha 1año Bodeguero
Bodega Oficina centralizado
de Proveedor
Bodega
Formulario de Oficina Mueble Encargada de
Archivo
Evaluación y Físico Adquisiciones Estante Por Fecha 1 año S.G.C.
centralizado
Re evaluación mueble Oficina Adquisiciones

de
Proveedores
Entorno de
Detalle de Red/ Archivo con Encargada
Respaldo
Solicitudes de Digital P-archivos acceso Por año 5 años Oficina Chile
electrónico
Compra /PMG restringido Compra
compras 2009
Entorno de
Formulario Red/ Archivo con
Respaldo Jefe de
Plan anual de Digital P-archivos acceso Por año 5 años
electrónico Adquisiciones
Compras /PMG Plan de restringido
Compras
Entorno de Jefe de
Consolidado Red/ Archivo con Adquisiciones
Respaldo
Plan anual de Físico P-archivos acceso Por año 5 años
electrónico
Compra /PMG Plan de restringido
Compras
Entorno de Jefe de
Red/ Archivo con Adquisiciones
Plan anual de Respaldo
Físico P-archivos acceso Por año 5 años
Compras electrónico
/PMG Plan de restringido
Compras
Archivo
Respuesta Administrador
Portal de protegido Indefinid
Reclamo de Digital Por fecha N/A del Sistema
Compras con claves o
Proveedores de Compras
de acceso
CONTROL Y GESTIÓN DE BODEGA
PROPÓSITO
Establecer los mecanismos para la recepción, registro, almacenamiento,
custodia y entrega de productos fungibles como inventariables, incluyendo
controles internos que garanticen la toma física de los inventarios.
AMBITO DE APLICACIÓN
Aplica a todos los productos fungibles como inventariables que se
recepcionan y almacenan en las bodegas de la Sección Adquisiciones
dependientes de SERVIU Región Metropolitana.
RESPONSABILIDADES
Jefe de Sección Adquisiciones
Responsable de:
Velar por la aplicación y cumplimiento del presente procedimiento en las
bodegas de SERVIU Región Metropolitana.

Responsable aprobar las solicitudes de compra
Responsable aprobar los pedidos de artículos de escritorio
Responsable de recibir y aprobar nominas de funcionarios para las
asignaciones oportunas de artículos de aseo de las áreas.
Encargado Oficina Control Bodega

Responsable de:
Controlar y registrar los ingresos y salidas de productos fungibles como
inventariables de bodega;
Mantener actualizado el inventario de bienes en el software de inventario
vigente y asegurar la concordancia con el stock físico existente en bodega;
Informar oportunamente al Jefe de la Sección Adquisiciones, las necesidades
de compra de productos que permitan mantener un stock mínimo (de
acuerdo a las disponibilidades presupuestarias), asegurando el buen
funcionamiento del Servicio;
Solicitar a los funcionarios de la Sección de Inventarios del Departamento
Servicios Generales, la asignación de Nº de inventario a los bienes que
corresponda ingresar;
Controlar y visar las solicitudes de artículos de escritorio de las diferentes
áreas.
Solicitar cuando corresponda con Sección de Inventarios del Departamento
Servicios Generales, la asignación de cargos personales.
Emitir oportunamente guías de salidas para la asignación mensual de los
artículos de escritorio, de aseo y otros.

Bodeguero
Responsable de:
Recepción y revisión de los productos fungibles como inventariables de
acuerdo a lo descrito en la Orden de Compra;
Almacenamiento, custodia y entrega a los usuarios de dichos productos;
recepción de la documentación que respalda la entrega de los productos
(Factura y/o Guía de Despacho).
Informar vía mail a los usuarios, para que hagan retiro de sus pedidos.
Mantener actualizado el registro de Tabla seguimiento de proveedores
f) Preparar los pedidos mensuales de artículos de escritorio y artículos de
aseo asignados a las áreas para su entrega oportuna.
g) Apoyar al Encargado de Oficina Control Bodega en la emisión
oportuna de las guías de salidas para la entrega de los artículos de
escritorio, de aseo y otros.
Encargado (a) de Compras

Responsable de:
Solicitar a la Sección Adquisiciones la compra de los productos y/o servicios,
según lo indicado en procedimiento P-SCC-001.
b) Responsable de gestionar el retiro de bodega de los productos requeridos
en los plazos establecidos.
Solicitante de Artículos de Escritorios/ Aseo
Responsable de realizar los pedidos mensuales de artículos de escritorio en

los plazos establecidos y según las necesidades de cada área en forma
razonable.
Responsable del retiro de bodega de los requerimientos mensuales de
artículos de escritorio y los artículos de aseo asignados a su área, en los
plazos establecidos.
Responsable de informar vía mail al Departamento Administrativo con copia
Encargado Oficina Control Bodega, de cualquier diferencia detectada en la
entrega de sus productos de aseo.
Jefe Departamento Administrativo
Responsable del envío vía mail, mensualmente, al Jefe de la Sección

Adquisiciones de nómina actualizada de funcionarios de SERVIU Región
Metropolitana.

4. TERMINOS Y DEFINICIONES
Área: Cada Departamento, sección, dependiente de una Subdirección o de la

Dirección del Servicio.
Orden de Compra: Documento electrónico de carácter público y contractual,

emitido a través del Portal de Compras.
Formulario de Compras: Documento que especifica por escrito, la compra de

un producto o servicio a contratar.
Formulario Pedido Materiales: Documento que especifica la cantidad de

artículos de escritorio de cada área que será satisfecha de acuerdo a la
disponibilidad de stock existente en bodega.
Cargos Personales: Bienes de valor fiscal otorgados por la institución a

funcionarios (as) de Planta y/o Contrata, quienes son responsables de su
uso, abuso, empleo ilegal y de toda pérdida o deterioro de los mismos.
Productos Fungibles: Bienes que con su uso se agotan o se consumen.
Productos Inventariables: Aquellos de los que se puede hacer uso sin que se
agoten o consuman.
DOCUMENTOS APLICABLES O RELACIONADOS
Resolución Exenta Nº 7833, Aprueba Estructura Orgánica del
Servicio de Vivienda y Urbanización Metropolitano.
Circular Nº 126 Normalidades y Administración de Bienes Fiscales, SERVIU
METROPOLITANO.
Resolución Exenta Nº 2618 05/2011 Funciones y Facultades de la
Resolución Modificatoria Nº 4153 06/2011Funciones y Facultades de la
Procedimiento de Compras P-SCC-001.

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
6.0 RECEPCIÓN DE BIENES EN BODEGA SERVIU RM
Inicio La recepción de los productos fungibles como

inventariables, cuyo uso y/o consumo se efectuara en las
Bodeguero
dependencias de SERVIU Metropolitano, es realizada por
Recepcionar el bodeguero, quien al momento de recibir los productos,
imprime copia de orden de compra desde carpeta
electrónica (escritorio/compras bodega en p-archivos/
Cotejar documentación compras pendientes) y coteja contra la factura y/o guía de
despacho de los productos recibidos.
Orden de
Compra
Factura o
Guía de
despacho
¿Existe De existir correspondencia entre la orden de compra,

correspondencia? Bodeguero
factura y/o guía de despacho el Bodeguero procede a
inspeccionar los productos antes de su ingreso.
NO
Cuando el proveedor no envía la cantidad de productos
indicada en la orden de compra, se procedera a recibir el Bodeguero
pedido como “recepción parcial”, en los siguientes casos:
¿Recepción
• El proveedor envía los productos con guía de despacho,
parcial? Bodeguero
y este documento no coincide con lo recepcionado
Si físicamente el Bodeguero debe dejar registrada esta
situación en la Guía de Despacho.
Si
•El proveedor envía los productos junto a la factura,
Informar
NO indicando en ella, la cantidad exacta de los artículos Bodeguero
despachados de lo contrario el bodeguero procederá a la
devolución.
El Encargado (a) Oficina Gestión Administrativa con la Encargado (a) Oficina Gestión
información entregada por el personal de bodega Administrativa
Devolver al gestionara con el proveedor la posterior entrega de los
proveedor productos faltantes. Bodeguero
¿Inspección en
presencia del
transportista?
NO
Toda inspección se realiza en presencia del transportista

o del proveedor, de no ser posible, el Bodeguero timbra Bodeguero
en la Factura y/o en copia de Guía de Despacho
Si “MERCADERÍA SUJETA A REVISIÓN”, para su posterior
revisión, recepción o devolución al proveedor si
corresponde.
Timbrar
Chequear
El bodeguero procede a Inspeccionar los productos

timbrando requisitos mínimos de Inspección en copia de Bodeguero
¿Productos con Orden de Compra y chequea cumplimiento.
NO características
técnicas?
Encargado (a) de
Si los productos recepcionados presentan caracteristicas
SI Compras
técnicas deben ser inspeccionados por el Encargado (a)
de Compras respectivo.
Inspeccionar Informar Bodeguero
6.0 b .

6.0 b RECEPCIÓN DE BIENES EN BODEGA SERVIU RM
6.0b
¿Inspección
conforme?
No
Si el producto inspeccionado varía levemente

Bodeguero
respecto de lo especificado en la orden de compra el
¿Aplica Liberación
bodeguero contacta al Encargado (a) de Compra para
del producto?
NO que éste determine si afecta o no el uso previsto, y de Encargado (a) de Compra
esta forma proceder a liberar o devolver el producto
SI según corresponda.
Rechazar
El Bodeguero deja registro de esta situación vía mail Bodeguero

Registrar
Seguimiento con copia al Encargado Oficina Control Bodega y en
de “Tabla de seguimiento de proveedores”.
proveedores
SI
NOTA: Para el caso de los productos recibidos por

Bodeguero
encomienda desde Regiones el Bodeguero timbra
“MERCADERÍA SUJETA A REVISIÓN” en el
documento del transportista e indica cantidad de
bultos y hora de recepción, para proceder
Encargado (a) de Oficina
posteriormente a su inspección. Si la recepción no es
Control Bodega
conforme el bodeguero informa vía correo electrónico
al Encargado (a) de Oficina Control Bodega con copia
al Jefe de Sección Adquisiciones para que contacte al
P-SCC-001 proveedor.
Fin
Cuando el producto esta conforme, el Bodeguero:

Timbrar
conformidad Factura/guía * Timbra y firma “RECEPCIÓN CONFORME”, en
Bodeguero
de despacho original de Guía de Despacho y/o Factura,
* Los productos recepcionados se almacenan

momentáneamente en bodega en sector de Bodeguero
Almacenar
“TRANSITO”, hasta su ingreso en el sistema de
inventario.
• Traspasa copia electrónica de orden de compra a

Traspasar archivo (escritorio/compras bodega en p- Bodeguero
Orden de archivos/compras listas).
Compra
El bodeguero remite vía OFPA al Encargado (a) de
Remitir Bodeguero
Oficina Control Bodega Factura y/o Guía de
factura o Despacho.
guía de
despacho
6.2

6.1 REGISTRO EN EL SISTEMA DE INVENTARIO
6.1
Recibir documentos de la El Encargado (a) de Oficina Control Bodega,

factura y/o Encargado (a) de Oficina Control
recepción recibe la documentación desde bodega e ingresa
guía de despacho, Bodega
orden de compra los antecedentes requeridos al sistema de
inventario vigente.
Ingresar datos al sistema

de Inventario
Si los productos requieren ser inventariados el Encargado (a) de Oficina

Encargado (a) de Oficina Control Bodega remite Control Bodega
¿Producto Factura o Guía de Despacho a la Sección
Inventariable? Inventario,
. vía OFPA.
La Sección de Inventario es responsable de la Sección Inventario

SI asignación de un número de inventario dentro de
las 24 hrs. de recibida la solicitud.
Remitir Factura
registra
NO
La documentación es devuelta vía OFPA al

Encargado (a) de Oficina
Emitir comprobante Encargado (a) de Oficina Control Bodega para
Movimiento de Control Bodega
proceder con el ingreso al sistema, emitiendo
bodega entrada comprobante “Entrada por Compras” .
por compra
Cuando los productos recepcionados son

¿Productos para Stock requerimientos generados por una solicitud de
de bodega? Encargado (a) de Oficina Control
compra, el Encargado (a) de Oficina Control
Bodega
Bodega rebaja los productos del sistema de
SI inventario, según la Orden de compra
correspondiente, emitiendo comprobante “Salida
Remitir comprobante por Consumo”,
a bodega
El Encargado (a) de Oficina Control Bodega Encargado (a) de Oficina
Entrada por remite a bodega: Control Bodega
NO
compra
- Comprobante “ Salida por Consumo”,
El Encargado (a) de Oficina Control Bodega vía Encargado (a) de Oficina Control
OFPA remite a la Secretaria de Sección Bodega
Adquisiciones:
- Guía de despacho y/o facturas

6.2
- Copia Orden de Compra
Remitir documento a Encargado (a) de Oficina
bodega Control Bodega
- Comprobante “Entrada por Compras” en tres
copias, una de las cuales debe ser remitida a
Salida por bodega.
consumo
6.3

6.2 ALMACENAMIENTO DE BIENES PARA STOCK DE BODEGA
6.2 El bodeguero ingresa los bienes para stock a las

respectivas bodegas, según comprobante Bodeguero
“Entrada por Compra”.
Desde el momento en que ingresan los productos

Ingresar el personal de bodega es responsable de:
Entrada por
ü Identificar
compra
ü Almacenar
ü Custodiar,
Identificar
ü y controlar los bienes bajo su
responsabilidad.
El bodeguero establece la distribución de los

Almacenar productos según la infraestructura disponible, Bodeguero
almacenando de manera ordenada para facilitar el
control.
Los estantes y cajones de bodega deberán estar Bodeguero

identificados con el código y nombre del bien que
se encuentra disponible en ese lugar.
Controlar
El almacenamiento debe considerar la ubicación
de los bienes más antiguos en primera fila, para Bodeguero
una adecuada rotación especialmente de los
productos con fecha de caducidad.
El bodeguero debe revisar periódicamente los

artículos de poca rotación a fin de evitar Bodeguero
6.4
obsolescencia o daño e informar a su jefatura
directa para que se tomen las medidas que
correspondan.
El acceso a las bodegas del servicio está

restringido solo al personal de bodega siendo de Bodeguero
su responsabilidad controlar el ingreso de personal
no autorizado.

6.3 ENTREGA DE BIENES A ENCARGADOS DE COMPRA
6.3
Recibir registros El personal de bodega recibe comprobante

Entrada por “Entrada por Compra” generado por el sistema de Bodeguero
compra inventario y verifica la correspondencia con los
bienes recepcionados y los ingresados al sistema.
Preparar productos El personal de bodega procede a preparar los

Bodeguero
para entrega productos para entrega, según lo indicado en
Salida por comprobante Salida por Consumo”.
Consumo
El bodeguero notifica vía correo electrónico al

Notificar para retiro de Bodeguero
Encargado (a) de Compras que sus
productos requerimientos están disponibles, para ser
mail retirados de bodega.
El Encargado (a) de Compra o quien este designe

¿Retira en plazo debe retirar sus requerimientos de compra dentro Encargado (a) de compra
establecido? de los tres (3) primeros días hábiles de recibida la
notificación.
SI NO
Finalizado este plazo (3 días) el personal de Bodeguero
bodega informa esta situación al Jefe de la
Sección Adquisiciones, quien es responsable de Jefe de Sección Adquisiciones
Ingresar a stock de autorizar que los productos se ingresen al Stock
Chequear productos
bodega de bodega.
Al momento de retirar los productos el Encargado

(a) de Compra o quien este designe debe revisar Encargado (a) de compra
cantidades y chequear los artículos solicitados
firmando conformidad en comprobante “salida por
consumo”.
Firmar Conformidad
Salida por
consumo Una vez firmado el comprobante de salida por
consumo el personal de bodega no se hace
Encargado (a) de compra
responsable por diferencias detectadas en las
cantidades de artículos entregados en bodega y lo
Fin recibido por el solicitante.

6.4 SOLICITUD DE ARTICULOS DEL STOCK DE BODEGA
6.4
Las Solicitudes de artículos de escritorio se realizan a Solicitante

través de formulario “ Pedido de Materiales”, y se
Enviar solicitudes recepcionaran en la Sección Adquisiciones hasta el
Formulario día 25 de cada mes o el día hábil siguiente según
corresponda, las solicitudes que ingresen fuera del
plazo establecido NO serán cursadas.
Revisar solicitudes El Encargado (a) de Oficina Control Bodega es Encargado (a) de Oficina
Formulario responsable de revisar las solicitudes las cuales Control Bodega
están sujetas a cambios según:
- Disponibilidad de stock en bodega
Rebajar art. del sistema
de inventario - Consumos históricos del área
Comprobante
de Salida - Nº de funcionarios por área
- Políticas vigentes del servicio .
¿La solicitud Incluye El Encargado (a) de Oficina Control Bodega Encargado (a) de Oficina
cargos personales? procede a rebajar del sistema de inventario los Control Bodega
artículos solicitados, generando comprobante de
salida por consumo, el cual es remitido a bodega.
SI Las Solicitudes que incluyan cargos personales se
solicitan a la Sección Inventarios previo registro como Sección Inventario
Solicitar cargos a resguardo y control de la documentación en el
Sección Inventario Registra sistema vigente.
NO
Emitir comprobante El Bodeguero prepara pedidos de artículos de

escritorio según lo indicado en comprobante Bodeguero
Salida por
“ salida por consumo” .
consumo
El personal de bodega notifica vía mail a los
Bodeguero
Solicitantes, que sus requerimientos de artículos de
escritorio están disponibles para ser retirados en
Preparar pedidos
bodega.
Salida por
consumo A contar del día en que el Solicitante recibe la
notificación dispone de tres (3) días hábiles, para Solicitante
Cargo
retirar de bodega sus requerimientos.
Funcionario
Finalizado este plazo (3 días) el bodeguero informa

Notificar retiro de Bodeguero
esta situación al Jefe de la Sección Adquisiciones,
artículos Jefe de Sección Adquisiciones
quien es responsable de autorizar que los productos
se reingresen al Stock de bodega.
El Solicitante revisa cantidades y chequea los

artículos de escritorio firmando conformidad en Solicitante
“comprobante de salida por consumo”.
¿Se retira en el plazo
establecido? Una vez firmado el “comprobante de salida por
NO consumo” el personal de bodega no se hace Solicitante
SI responsable por diferencias detectadas entre las
cantidades de artículos entregados en bodega y lo
Firmar Reingresar recibido por el funcionario solicitante.
Conformidad Artículos al stock
Salida por
consumo
Fin

6.5 ENTREGA MENSUAL DE ARTÍCULOS DE ASEO
Inicio
Mensualmente a más tardar el día 20 de cada mes Jefe Departamento Administrativo

o el día hábil siguiente, el Departamento
Administrativo remite vía mail al Jefe de Sección
Enviar nómina de Adquisiciones “nómina de funcionarios (as)”
funcionarios actualizada, indicando número de funcionarios (as)
por área, informando aumento, disminución o
traslado de personal, la cual es revisada y
entregada al Encargado de Oficina Control Bodega.
Rebajar de sistema
Inventario artículos En base a la “nómina de funcionarios (as)”, el
Nómina Encargado de Oficina Control bodega procede a Encargado (a) de Oficina Control
rebajar del sistema de inventarios los artículos de Bodega
aseo, (papel higiénico -toalla de papel) generando
Emitir comprobante “Comprobante de Salida por Consumo”, el cual es
salida por consumo Salida por remitido a bodega.
consumo
Remitir comprobante a
bodega Salida por
consumo
Preparar asignación de El bodeguero en base al comprobante de salida por Bodeguero

artículos por área consumo prepara la asignación de artículos de aseo
para cada área.
Notificar retiro de artículos

desde bodega
El ultimo día hábil de cada mes, el bodeguero
notifica vía mail al Solicitante que los artículos de Bodeguero
aseo asignados están disponibles para ser retirados
¿Retira en el plazo en bodega.
establecido?
No Recibida la notificación el Solicitante o quien este Solicitante
designe dispone de tres (3) días hábiles, para retirar
de bodega los artículos de aseo correspondientes.
Artículos asignados
se reingresan al
Finalizado este plazo (3 días) los productos se
SI stock
reingresarán al Stock de bodega.
El Solicitante revisa cantidades y firma conformidad Solicitante

en comprobante “Salida por Consumo”.
Firmado el comprobante “Salida por Consumo” el Solicitante
personal de bodega no se hace responsable por
Firma conformidad diferencias detectadas entre las cantidades de
artículos entregados en bodega y lo recibido por el
Salida por
funcionario.
consumo
Fin

6.6 CONTROL DE INVENTARIO
INICIO Se realizara una toma del inventario físico Jefe de Sección Adquisiciones
general una vez al año, inventariando de
manera integra los Items de stock de las Encargado (a) Oficina Control
bodegas activas que dependan de la Sección Bodega
Adquisiciones.
Planificar Jefe de Sección Adquisiciones

El Jefe de la Sección Adquisiciones y el
Encargado Oficina de Bodega son responsables Encargado (a) Oficina Control
de la coordinación y ejecución del inventario. Bodega
Los inventarios físicos deben ser realizados por Jefe de Sección Adquisiciones
personal de la Sección Adquisiciones con el Encargado (a) Oficina Control
Ejecutar inventario apoyo del personal de bodega, siguiendo los Bodega
lineamientos entregados por la Jefatura a cargo.
El Encargado Oficina Control Bodega al finalizar

Encargado (a) Oficina Control
el inventario debe entregar informe referente a
Bodega
la toma física al Jefe de la Sección
Informar Adquisiciones. (Informe entregado por el
Registro
Sistema de inventario Vigente).
sistema de
Inventario
FIN El Encargado de Oficina Control Bodega,

como medida de control es responsable de Encargado (a) Oficina Control
efectuar periódicamente la toma de Bodega
inventarios aleatorios a los item del stock
físico de las bodegas dependientes de la
Sección Adquisiciones.
Bodeguero
Se debe informar cualquier merma o perdida Encargado (a) Oficina Control
de inmediato al Jefe de Sección Bodega
Adquisiciones.
Es responsabilidad del Bodeguero el control de

los bienes susceptibles de obsolescencia,
dañados o fuera de uso que sean mantenidos Bodeguero
en bodega e informar en detalle al Encargado
Encargado (a) Oficina Control
Oficina Control Bodega para que se gestione el
Bodega
tramite de la baja respectiva.

6.7 RECEPCIÓN DE PRODUCTOS DEPENDENCIAS DESCENTRALIZADAS DEL SERVIU
Inicio
La recepción de los productos, cuyo uso y/o
consumo se efectuara en las dependencias
descentralizadas de SERVIU Región Metropolitana, Encargado (a) de compra/
Recepcionar como por ejemplo: Planta Asfáltica, Parque Tenis, Jefaturas de Dependencias
Parque La Feria, Centro Recreacional Los Vilos y descentralizadas
Casino Institucional, la realizan los respectivos
Encargados (as) de Compra o Jefaturas
responsables de dichas dependencias, quienes
revisan los bienes y la documentación (factura y/o
Revisar
guía de despacho) del proveedor contra la orden de
compra emita.
Si la recepción de los bienes es conforme, el

Encargado (a) de Compra o las Jefaturas Encargado (a) de compra/
¿Cumple responsables de las dependencias Jefaturas de Dependencias
Requerimientos? descentralizadas deberán chequear si el bien es descentralizadas
NO inventariable, de ser así, deberán coordinar en el

menor plazo posible, con la Sección Inventario del
Departamento Servicios Generales la asignación
del número de inventario.
Devolver
Si los productos son rechazados en la recepción, el
Encargado (a) de Compra debe informar al Jefe de Jefe de Sección Adquisiciones
SI
la Sección Adquisiciones. Esta información servirá
como antecedente para el proceso de evaluación
Informar de proveedores.
¿Inventariable?
El Encargado (a) de Compra o la Jefatura
Encargado(a) de compra/
responsable, deberán remitir a la Sección
Jefaturas de Dependencias
Adquisiciones la Factura y la Guía de Despacho si
descentralizadas
corresponde con su firma y timbre y la
documentación necesaria que avale su recepción
conforme para iniciar el proceso de pago.
SI
Las jefaturas de las dependencias Jefaturas de Dependencias
descentralizadas, deberán controlar y mantener descentralizadas
NO actualizados sus respectivos stocks de productos.
Inventariar
Remitir
FIN

7. REGISTROS
Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición Responsable

o custodio
Soporte Lugar
Estante
Movimiento Oficina Archivo en
Encargado
bodega Of Encargado Por fecha de bodega por
Físico 1 año Control
(entrada por adquisiciones control ingreso 5 años -
bodega
compras) bodega Elimina
Archivador
Movimiento Por fecha de Archivo en
Estante
Bodega despacho/ bodega por
Físico Bodega Bodega 1 años Bodeguero
(salida por Centro de 5 años -
Archivador
consumo) costo Elimina
Archivo
Tabla de Estante
Por fecha de Encargada
seguimiento Físico Bodega Bodega/ 1 año Bodeguero
ingreso de SGC 2
de proveedor Archivador
años
Archivo
Archivador Encargado de
Registro de Oficina de Por fecha de Centralizado
Físico Bodega de 1 años Oficina de
inventario Adquisiciones evento 5 años
Adquisiciones Adquisiciones.
elimina
Archivo en
Formulario Archivador Encargado de
Oficina de Por bodega por
pedido de Físico Bodega de 1 año Oficina de
Adquisiciones correlativo 5 años -
materiales Adquisiciones Adquisiciones.
Elimina
Por orden Archivo en
Registro
alfabético/ bodega por
Cargo Físico Bodega Archivador 1 años Bodeguero
fecha de 5 años -
Funcionario
entrega Elimina


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Manual de

Manual de Procedimiento de Adquisiciones y Control Bodega 2

El presente Manual de Procedimiento de Adquisiciones, que se dicta en

Este manual se refiere a todos los procedimientos relativos a la contratación,

El objetivo de este manual es definir la forma en común que esta institución

Manual de Procedimiento de Adquisiciones y Control Bodega 3

Manual de Procedimiento de Adquisiciones y Control Bodega 4

Encargado de Oficina Legal de Contratos de Mercado Publico.

Manual de Procedimiento de Adquisiciones y Control Bodega 5

Secretaria Oficina Legal de Contratos de Mercado Publico

Secretaria Subdirección Jurídica

Manual de Procedimiento de Adquisiciones y Control Bodega 6

Subdirector de Administración y Finanzas

Manual de Procedimiento de Adquisiciones y Control Bodega 7

Jefe de Departamento Servicios Generales.

Jefe Sección Adquisiciones

Manual de Procedimiento de Adquisiciones y Control Bodega 8

Encargado(a) Oficina Chile Compras

Ejecutivo(a) Oficina Chile Compras

Encargado (a) Oficina Gestión Administrativa

Manual de Procedimiento de Adquisiciones y Control Bodega 9

Secretaria Sección Adquisiciones

Jefe Sección Propuestas

Manual de Procedimiento de Adquisiciones y Control Bodega

Convenio Marco (CM):

Manual de Procedimiento de Adquisiciones y Control Bodega

La licitación pública deberá permanecer publicada en el Portal de Compras,

a) Licitación menor a 100 UTM, 5 días corridos.

La licitación pública dependiendo del monto involucrado tendrá como plazo

a) menor a 100 UTM, 5 días corridos.

Manual de Procedimiento de Adquisiciones y Control Bodega

Para el caso de los Tratos Directos por Urgencia, Emergencia o Imprevisto,

DOCUMENTOS APLICABLES O RELACIONADOS

• Ley Nº 19.886/2003, Ley de Compras Públicas

Manual de Procedimiento de Adquisiciones y Control Bodega

ACTIVIDADES/REGISTROS DESCRIPCION RESPONSABLE

Para solicitar la compra de un bien y/o servicio, en

Los Encargados(as) de Compras de cada área, que

ü Ser identificados con un número interno

ü Indicar claramente todas las características físicas

ü Indicar monto estimado para la compra y contar

ü Para el caso de las compras por Convenio de

ü Para el caso de compras por Trato Directo menor a

ü Para el caso de Formulario de Licitación deben

ü Para el caso de compras por Otros Tratos Directos,

ü La Solicitudes deben contar con la aprobación de

Refrendar y visar El Subdepartamento de Presupuesto refrenda por el

NOTA: Para los casos de Tratos Directo de Urgencia,

Manual de Procedimiento de Adquisiciones y Control Bodega

ACTIVIDADES/REGISTROS DESCRIPCION RESPONSABLE

La Secretaria de la Sección Adquisiciones recibe los

De estar correcto el chequeo realizado. La Secretaria

El Jefe de Sección Adquisiciones, analiza y aprueba

El Encargado(a) de la Oficina Chile Compra, chequea

El Encargado(a) de la Oficina Chile Compra asigna el

ζ 6.3: Compra por Convenio de Suministro/

ζ 6.4: Compra por Licitación

6.4 ζ 6.6: Compra por Otros Tratos Directos

Manual de Procedimiento de Adquisiciones y Control Bodega

ACTIVIDADES/REGISTROS DESCRIPCION RESPONSABLE