Foro Tematico 3

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
Evidencia 2: Foro Temático AA3: “Tipos de Documentos”
INSTRUCTOR
EDUAR DANIEL RONDON OYOLA
SENA
10 DE OCTUBRE DEL 2019
Foro temático: “Tipos de Documentos”

El aprendiz debe compartir tres tipos de documentos aplicando lo consignado en la Norma Icontec
NTC 185. Debe publicar su aporte a través del foro de discusión, con el fin de que los demás
aprendices conozcan suposición al respecto.
NORMAS GTC 185

Este trabajo tiene como propósito aplicar la NORMA GTC 185 para la gestión de documentos
formales en nuestra compañía, en esta se establecen los lineamientos para la gestión de
documentos organizacionales, basados en normas ICONTEC; la cual contiene diferentes
herramientas, que nos sirven de soporte para dar una mejor presentación y formalidad. Esto con el
fin de facilitar las comunicaciones escritas y tecnológicas en Trabajando Juntos SAS optimizando
así los recursos y el tiempo, teniendo en cuenta la calidad en cada uno de los procesos internos en
las áreas de trabajo. Estas orientaciones permiten el desarrollo y comprensión de la información
que se transmite en la compañía, de una manera organizada y completa.
Que es la Norma GTC 185
Este documento se plantea como una guía, lo cual se adapta a cualquier necesidad o ambiente.
Esta guía esta dirija a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos y secretarios
y todas aquellas personas que estén involucradas con el documento. Esta norma editada por el
Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), fue ratificada por el Consejo
Directivo de 2009-09-30.El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos
de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada
imagen corporativa.
Objetivo de la Norma GTC 185

Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados
en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa. Tiene una
cuenta los aspectos generales de la comunicación y presenta un orden para las partes de cada tipo
de documentos, con base en el estilo y la presentación que demanda los protocolos
organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimiento de cada organización,
para la producción de documentos. Esta GTC está dirigida a empresarios, directivos, instructores,
asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas personas involucradas en la generación de
documentos, para facilitar su elaboración y presentación.
La guía GTC185 se emplea en:
Respecto a la Norma GTC 185 las definiciones de algunos tipos de documentos son:
CARTAS: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas
naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En
algunas entidades se denomina oficio.
CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad
y la legalidad de un hecho o acto solemne.
MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos
internos.
MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar

asuntos internos.
Características:
- Utilizar formatos normalizados en los manuales de cada organización
- Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes
- Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
- Tratar un solo tema por memorando
Algunas ocasiones en que se debe utilizar un memorando son:
- Informar sobre hecho breve, Expresar necesidades, Hacer requerimientos, Aclarar una
situación, corregir o impugnar una situación, llamados de atención entre otras.
EJEMPLO DE UN MEMORADO
MEMORANDO
BAC – 001 – 2018
Bogotá D.C., 03 de mayo de 2018
PARA: Sr. Edwin Alexander Soto, Técnico Sistemas

DE: Bibiana Castañeda, Departamento Administrativo
ASUNTO: Revisión equipo de cómputo
Reciba un cordial saludo, por medio del presente memorando me permito informarle
que el equipo de cómputo del área de trabajo de su dependencia necesita ser
adecuado según las necesidades de la empresa.
Por lo anterior y de acuerdo a lo conversado les solicito proceder a efectuar dicha

adecuación siguiendo los parámetros internos de nuestra organización.
Cordial Saludo,
Firma
CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
Se puede emitir un certificado de:
- Certificaciones obtenidas dentro de un periodo académico
- Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o defunción
- Becas, donaciones, créditos paz y salvos, resultados médicos, documentos de
identidad, entre otros
CARACTERISTICAS:
- Redactar en forma clara, precisa y concreta
- Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
- Utilizar el formato establecido en cada organización
- Distribuir el texto de acurdo a su extensión
- Expedir siempre en original
EJEMPLO DE UN CERTIFICADO:
Bogotá, 03 de mayo de 2019
LA GERENCIA ADMINISTRATIVA
CERTIFICA:
Que el Ingeniero CAMILO VALENCIA, identificado con Cedula de Ciudadanía No.

80.122.546 de Bogotá, trabaja en nuestra Empresa desde el 01 de Junio de 2014 y
desempeña el cargo de Coordinador de Proyectos.
Esta certificación se emite a solicitud del banco Davivienda.
FIRMA
CARTAS: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y
personas naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus
empleados. En algunas entidades se denomina oficio.
CARACTERISTICAS:
- Tratar solo tema por comunicación
- Redacción clara, concreta y concisa
- Redactar en persona plural y usar tratamiento de usted en singular o plural
- Utilizar formato de cada organización
EJEMPLO DE CARTA
BAC – 2 – 2017
Bogotá, 03 de mayo de 2018
Señor
Edwin Alexander Soto,
Técnico Sistemas Jefe de proyecto Unitty S.A.S.
Carrera 7 No 180 – 30
Bogotá D.C
Asunto: Desarrollo Software Departamento comercial
Recibe un cordial saludo,
De acuerdo al asunto en referencia les solicitamos proceder al desarrollo del Software para nuestro
departamento comercial de acuerdo a todos los requerimientos establecidos en la reunión del día
25 de abril del año en curso.
Como es de su conocimiento es muy importante que este software este a disposición de

nuestro departamento comercial para el mes de Junio de 2018; por lo cual está a su disposición toda
la información requerida.
Quedamos atentos de sus comentarios, cordial

saludo.
Gerente Administrativo

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NORMAS GTC 185

Objetivo de la Norma GTC 185

MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar

BAC – 001 – 2018

Bogotá D.C., 03 de mayo de 2018

PARA: Sr. Edwin Alexander Soto, Técnico Sistemas

Por lo anterior y de acuerdo a lo conversado les solicito proceder a efectuar dicha

Que el Ingeniero CAMILO VALENCIA, identificado con Cedula de Ciudadanía No.

Esta certificación se emite a solicitud del banco Davivienda.

Bogotá, 03 de mayo de 2018

Asunto: Desarrollo Software Departamento comercial

Recibe un cordial saludo,

Como es de su conocimiento es muy importante que este software este a disposición de

Quedamos atentos de sus comentarios, cordial

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