0 (1) - Manual de Calidad

FUNDACION ASENAU
MANUAL DE CALIDAD
VERSION No 2
www.asenau.com
2018
Elaborado por: Revisado Por : Miguel Rincon Aprobado por. Oscar Quintana
Cargo: Coordinador de Calidad Cargo: Coordinador Academico Cargo: Director Academico
ADVERTENCIA: Las áreas que forman parte del alcance del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de la Fundación ASENAU, son propietarios
de los derechos de autor de este documento y que no debe ser usado para otro propósito distinto al que se destina; es decir, para demostrar
que las áreas, tienen la capacidad para proporcionar de forma coherente que satisfagan las necesidades de nuestros usuarios.
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MANUAL DE CALIDAD Version: 2
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REGISTRO DE REVISIONES Y MODIFICACIONES
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1. Emision Inicial Coord. de Calidad 02.02.18
2. Revisión de todas las partes Coord. de Calidad Mayo - 2018
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o divulgado a terceras partes, sin permiso escrito de la Fundación.
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CONTENIDO
0. PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN ...................................................................................................... 5

1. OBJETIVOS Y CAMPO DE APLICACIÓN ..................................................................................................... 7
2. REFERENCIAS NORMATIVAS ..................................................................................................................... 8
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ...................................................................................................................... 8
4 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ........................................................................................................... 8
4.1 Comprensión de la Organización y de su Contexto ........................................................................................ 8
4.2 Comprensión de las Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas........................................ 8
4.3 Determinación del Alcance del Sistema de Gestion de la Calidad ............................................................ 9
4.4 Sistema de Gestión de la Calidad y sus Procesos...........................................................................................10
5 LIDERAZGO .................................................................................................................................................. 13
5.1 Liderazgo y Compromiso ........................................................................................................................... 13
5.1.1 Generalidades .............................................................................................................................................. 13
5.1.2 Enfoque al Cliente ....................................................................................................................................... 14
5.2 POLITICA....................................................................................................................................................... 14
5.2.1 Establecimiento de la política de Calidad ............................................................................................... 14
5.2.2 Comunicación de la Política de la Calidad .............................................................................................. 15
5.3 Roles, Responsabilidades y Autoridades en la Organización ............................................................. 15
6 PLANIFICACIÓN........................................................................................................................................... 16
6.1 Acciones para Abordar Riesgos y Oportunidades Planificación del Sistema de Gestión de la
Calidad ........................................................................................................................................................... 16
6.2 Objetivos de la Calidad y Planificación para Lograrlos........................................................................ 16
6.3 Planificación de los Cambios ..................................................................................................................... 17
7 APOYO ........................................................................................................................................................... 17
7.1 Recursos ........................................................................................................................................................ 17
7.1.2 Personal ........................................................................................................................................................ 17
7.1.3 Infraestructura ............................................................................................................................................ 17
7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos ......................................................................................... 18
7.2 Competencia................................................................................................................................................. 19
7.3 Toma de Conciencia .................................................................................................................................... 19
7.4 Comunicación............................................................................................................................................... 19
7.5 Información Documentada........................................................................................................................ 20
8 OPERACIÓN .................................................................................................................................................. 21
8.1 Planificación y Control Operacional ........................................................................................................ 21
8.2 Requisitos para los Productos y Servicios.............................................................................................. 21
8.3 Diseño y Desarrollo de los Productos y Servicios ................................................................................. 22
8.4 Control de los Procesos, Productos y Servicios Suministrados Externamente .............................. 24
8.5 Producción y Provisión del Servicio ........................................................................................................ 25
8.6 Liberación de los Productos y Servicios ................................................................................................. 27
8.7 Control de las Salidas No Conformes ...................................................................................................... 27
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9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO .............................................................................................................. 28

9.1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación....................................................................................... 28
9.2 Auditoría Interna......................................................................................................................................... 29
9.3 Revisión Por La Alta Direccion ................................................................................................................. 30
10 MEJORA ......................................................................................................................................................... 30
10.1 Generalidades ..............................................................................................................................................................30
10.3 Mejora Continua..........................................................................................................................................................31
11 ANEXOS ......................................................................................................................................................... 32
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0. PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN
Reseña Histórica
La Asociación de Egresados Náuticos de Colombia nace en el año 2010 como una necesidad de un
grupo de Oficiales Mercantes que busca la Objetividad en las Normas Marítimas de Titulación que los
cobija, tanto en el ámbito nacional como el internacional. Con ánimo de continuar con el
fortalecimiento de las Gentes de Mar en Colombia la Cámara de Comercio de Cartagena otorgada La
Matricula No.09-295686-28 cuando quedó inscrita en la misma con fecha 02 de Febrero de 2012,
iniciando su proyección nacional e internacional como una organización de Gente de Mar para la
Gente de Mar.
Como representantes de la Gente de Mar de Colombia, en el trascurrir de los años hemos venido
asistiendo en todos los escenarios marítimos locales y nacionales, dando a conocer nuestro
pensamiento entorno a este tema fundamental en el desarrollo marítimo del país.
La madurez de la organización ASENAU que hemos alcanzado hasta la fecha, nos ha permitido
convertirnos en un centro de pensamiento Marítimo como ambiente de aprendizaje, en el cual,
integrado a la formación y capacitación, entre otras unidades productivas busca apalancar el proyecto
educativo de Academia Marítima bajo los estándares internacionales, basado en experiencias y
conocimiento, con un modelo de transparencia y seriedad acordes a la vocación y productividad de
nuestro medio de trabajo que es el mar y en donde nuestros asociados tendrán desde su ingreso una
aproximación a este mundo real, preparándose para concebir, desarrollar y administrar sus
proyectos de vida, para alcanzar estos objetivos y poder garantizar la confianza del sector que
representamos.
Con el propósito de cumplir con el objeto social “Propender por la Defensa, Desarrollo, crecimiento
Intelectual, Profesional y Social de todos los miembros de la marina mercante a nivel Nacional e
Internacional” manifestado desde su creación en el año 2012 como Asociación de Egresados Náuticos
de Colombia con Nit 900506969-9 y siendo este objeto social un compromiso especifico hacia la gente
de mar, en el año 2018 se toma la decisión de transformarse en una fundación sin ánimo de lucro
ampliando además el Objeto social a “impartir educación abierta, a asociados o no, a través de cursos
cortos y/o programas de formación marítima y otras especialidades” , dando inicio a la Fundación
ASENAU como Centro de Formación y Capacitación Marítima, para beneficio de toda la Gente de Mar.
En este sentido, el propósito del presente manual es dar a conocer la manera como se cómo se están
llevando a cabo los procesos de Formación y Capacitación en la Institución todo esto bajo los
lineamientos establecidos en el STCW/78 Enmendado Sección A-I/6 Regla I/6 Disposiciones sobre
Formación y Evaluación para la gente de mar a los efectos de titulación y Sección A-I/8 Regla I/8
Normas de Calidad, toda vez que, corresponde a la Dirección General Marítima – Autoridad Marítima
Nacional adscrita a la Armada Nacional de Colombia y encargada de implementar y hacer cumplir las
Normas Marítimas Internacionales, la aprobación y/o reconocimiento como Centro de Capacitación
y Formación Marítima.
El Código STCW/78 Enmendado Sección A-I/8 Regla I/8 Normas de Calidad establece que “todas las
disposiciones aplicables del Convenio y el Código de Formación, incluidas sus enmiendas, están sujetas
al sistema de normas de calidad”, y si bien aún no estamos constituidos como una Institución que
ofrece programas para de formación para el trabajo, los programas, cursos de formación y
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capacitación que se ofrecen se encuentran alineados con esta modalidad de tal manera que, la
Fundación ASENAU además, sigue las normas establecidas en la Norma Técnica Colombiana NTC 5555
“Sistemas de Gestión de Calidad para Instituciones de Formación para el Trabajo” y busca el
reconocimiento de un órgano nacional reconocido de normas de calidad, con lo que se sujeta así, a lo
establecido por la Organización Marítima Internacional dentro de las directrices de las Evaluaciones
independientes al Estado Colombiano, que por extensión, abarca las Instituciones y/o Academias
Marítimas reconocidas por la DIMAR.
Teniendo en cuenta que dentro del Código STCW/78 Enmendado se incluye la metodología de
Evaluación de la Competencia de la Gente de Mar, con el fin de conseguir los objetivos establecidos en
esta área, Fundación ASENAU incorpora dentro del SGC la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO/IEC
17024 “Evaluación de la Conformidad. Requisitos Generales para los Organismos que realizan
Certificación de Personas”.
Con el fin de dar cumplimiento a lo anterior, el Sistema de Gestión de Calidad de la Fundación ASENAU
actuando como Academia Marítima, abarca todos los aspectos de las actividades, desde el diseño
hasta la presentación y la enseñanza mediante:
 Aseguramiento de la Calidad a través del control a los objetivos de instrucción y formación de

cada Curso y/o Capacitación brindada, así como las normas de competencia conexas que deban
alcanzarse en los mismos, quedando claramente definidas, y determinándose los niveles de
conocimientos teóricos, comprensión y conocimientos prácticos apropiados para los exámenes
y evaluaciones tal y como se prevé en el Convenio STCW/78 Enmendado.
 Las cualificaciones y experiencia exigidas a los instructores y evaluadores, para lo cual

se establecen pautas, sistemas de coordinación, instrucción y evaluación, inspecciones
y exámenes internos de garantía de calidad que garantizan la consecución de los
objetivos definidos.
 Los lineamientos para la Evaluación y Certificación de las Competencias de la Gente de Mar
El contenido del Manual de Calidad permite conocer la manera como se cómo se está llevando a cabo
la consolidación y el mantenimiento del SGC, para lo que se consideró lo siguiente:
La caracterización de los procesos, la cual describe los aspectos más significativos de cada proceso
como son su objeto, alcance, entradas, actividades, resultados.
Se contemplan en el presente manual los siguientes procesos y procedimientos que son debidamente
documentados y se encuentran descritos y detallados en el Manual de Procedimientos:
Procesos para la Gestión Administrativa y Financiera.
 Proceso de Mejoramiento Continuo;

 Proceso para el establecimiento de mecanismos que asegura la pertinencia de los programas y
cursos ofertados;
 Proceso de Gestión documental (Incluye la Elaboración, Control de Documentos y Registros,
Procedimiento de Control de Cambios del Manual de Calidad y documentos anexos.);
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 Proceso para el Control y revisión de aseguramiento de la calidad internamente;

 Proceso de Auditorías internas y externas;
 Proceso para Quejas y Reclamos;
 Proceso para la utilización de los recursos físicos, humanos y financieros; y
 Proceso de compras de Materiales y Equipos para la Instrucción.
Procesos para la Gestión Académica.
 Proceso para la Gestión del Talento humano, Competencia y experiencia de los instructores,
evaluadores y supervisores. (Contratación, formación, desarrollo, evaluación y promoción de
personal de Instructores y evaluadores.);
 Proceso para el diseño y desarrollo de los programas de formación y capacitación;
 Proceso de Revisión de programas y cursos existentes;
 Proceso de inscripción y admisión;
 Proceso de Formación y Capacitación:
 Proceso de Valoración Académica.
 Proceso de Supervisión de la formación y/o Capacitación.
 Proceso de Formación y/o Capacitación
 Proceso de Evaluación.
 Proceso antifraude;
 Proceso de apelaciones contra decisiones de calificaciones o notas académicas; (procedimiento
 Proceso de Certificación de Personas:
 Proceso de Solicitud.
 Proceso de Examinación.
 Proceso de Evaluación y Examinación de las Competencias para la emisión de Títulos (a la luz
del STCW/Enmendado o Licencias (acuerdo a lo establecido en el Dec1070/15);
 Proceso de control de registro de los estudiantes; (matricula)
 Proceso de participación del personal en investigación y desarrollo; y
 Proceso control de una adecuada prestación del Servicio Educativo y Prestación del Servicio
para el de Formación y Capacitación.
Procesos para la Gestión de la Comunidad.
 Proceso para la prestación de servicios complementarios a la comunidad educativa; y

 Proceso para la asignación de cupos a programas y cursos sin costo.
Como puede apreciarse, el Manual del SGC de la Fundación ASENAU comprende los aspectos
relevantes que redundan en el beneficio profesional de la Gente de Mar en Colombia, buscando
proporcionar a la sociedad, profesionales altamente calificados enmarcados en las normas de calidad
y con procesos documentados, lo que garantiza su inmersión y aceptación positiva al campo laboral.
1. OBJETIVOS Y CAMPO DE APLICACIÓN
La coordinación de Calidad tiene definido para las Áreas Funcionales de la Fundación ASENAU el
presente Manual de Calidad, como instrumento para la aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad,
basado en los requisitos de la norma ISO 9001/15 en vigor. El objeto del manual de calidad consiste
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en la determinación del compromiso de la Dirección de la Fundación ASENAU, en establecer la política

y los objetivos de calidad, el alcance del sistema, la definición de la estructura organizativa, las líneas
básicas de actuación en las diferentes actividades que realizan las Áreas Funcionales y la asignación
de los recursos necesarios para asegurar la calidad y conformidad de las mismas, alcanzando la plena
satisfacción del cliente y tomando acciones encaminadas a la mejora continua, basándose en una
gestión por procesos en la organización.
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
 Norma ISO 9001:2015. Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos;

 Norma ISO 9000:2015. Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario;
 Norma Técnica Colombiana NTC 5555. Numeral 3;
 LEY 35 DE 1981 Por medio de la cual se aprueba el "Convenio Internacional sobre las
Normas de Formación, Titulación y Guardia de la Gente del Mar";
 Código STCW/78 Enmendado Sección A-I/6 Regla I/6 Disposiciones sobre Formación y
Evaluación para la gente de mar a los efectos de titulación y Sección A-I/8 Regla I/8 Normas
de Calidad; y
 Cursos Modelo OMI.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para los fines de este documento, se aplican los términos y definiciones incluidos en la Norma ISO
9000:2015, Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario.
4 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
4.1 Comprensión de la Organización y de su Contexto
El entorno académico marítimo giran alrededor de ese gran mundo marítimo en donde las normas
que lo compone y regula, influyen directamente en el Recurso Humano que desempeña su labor a
bordo de los buques de transporte marítimo comercial e indirectamente en los que se desempeñan
en el ámbito de la recreación y los deportes náuticos. En este sentido la Dirección y las Áreas
Funcionales, se encuentran comprometidas en el seguimiento y la revisión constante de la
normatividad marítima externa e interna que son pertinentes a los programas y cursos que se ofertan,
con el fin de que no se afecten los resultados previstos en el sistema de gestión de Calidad.
4.2 Comprensión de las Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas
Dentro partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión de la calidad, tenemos:
 Gente de Mar (Capitanes, Oficiales, Tripulantes) del ámbito Nacional e Internacional;

 Empresas de Transporte Marítimo Nacionales e Internacionales;
 Empresas de Servicios Portuarios u Operadores Portuarios; y
 Terminales Marítimos y Portuarios.
Los requisitos pertinentes de estas partes interesadas para el Sistema de Gestión de Calidad, se
encuentran ligados íntimamente, al cumplimiento de los requisitos legales del mismo en cuanto a
Formación y Capacitación marítima y portuaria.
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En este sentido la Dirección y las Áreas Funcionales, se encuentran comprometidas en el seguimiento

y la revisión constante de la normatividad marítima externa e interna para el cumplimiento de los
requisitos legales establecidos que son pertinentes a los programas y cursos que se ofertan, con el fin
de que no se afecten los resultados previstos en el sistema de gestión de Calidad.
4.3 Determinación del Alcance del Sistema de Gestion de la Calidad
El sistema de gestión de la calidad definido en el presente manual, es aplicable al servicio prestado

por La Fundación ASENAU, el cual se resume en “impartir educación abierta, a asociados o no, a
través de cursos cortos y/o programas de formación marítima, portuaria y otras especialidades” a
través de una oferta de programas y cursos cortos al personal de estudiantes y sector productivo. En
ese orden de ideas, la Fundación ASENAU ofrece los siguientes programas y cursos cortos (Cursos
Modelo OMI y otros):
Programas de Formación Marítima
1. PATRON DEPORTIVO;
2. PATRON DE YATE;
3. CAPITAN DE YATE
4. PATRON DE BAHIA
5. MARINERIA BASICA
6. MARINERO QUE FORMA PARTE DE LA GUARDIA DE NAVEGACION
7. MARINERO ELECTROTECNICO
8. OPERADOR DE EQUIPO DE RADIOCOMUNICACIÓN VHF MARINO
Cursos Modelo OMI
1. Curso Modelo OMI 1.13 Primeros auxilios – Conocimientos básicos (Elementary First Aid);
2. Curso Modelo OMI 1.14 Primeros auxilios sanitarios (Medical First Aid);
3. Curso Modelo OMI 1.15 Cuidados médicos (Medical Care);
4. Curso Modelo OMI 1.19 Técnicas de supervivencia personal (Personal Survival Techniques);
5. Curso Modelo OMI 1.20 Prevención y lucha contra incendios (Fire Prevention and Fire
Fighting);
6. Curso Modelo OMI 1.21 Seguridad personal y responsabilidades sociales (Personal Safety
and Social Responsibilities);
7. Curso Modelo OMI 1.23 Suficiencia en el manejo de embarcaciones de supervivencia y botes
de rescate (que no sean botes de rescate rápidos) (Proficiency in Survival Craft and Rescue
Boats (other than Fast Rescue Boats));
8. Curso Modelo OMI 1.28 Control de multitudes, seguridad de los pasajeros y formación en
seguridad para el personal que facilita directamente servicios a los pasajeros a bordo de
buques de pasaje (Crowd Management, Passenger Safety and Safety Training forPersonnel
Providing Direct Services to Passengers in Passenger Spaces);
9. Curso Modelo OMI 1.38 Sensibilización con respecto al medio marino (Marine Enviro mental
Awareness);
10. Curso Modelo OMI 3.19 Oficial de protección del buque (Ship Security Officer);
11. Curso Modelo OMI 3.20 Oficial de la compañía para la protección marítima (Company
Security Officer);
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12. Curso Modelo OMI 3.21 Oficial de protección de la instalación portuaria (Port Facility
Security Officer);
13. Curso Modelo OMI 3.23 Medidas que deben adoptarse para prevenir los actos de piratería y
robos a mano armada (Actions to be taken to prevent acts of piracy and armed robbery);
14. Curso Modelo OMI 3.24 Formación en sensibilización sobre protección para el personal de la
instalación portuaria que tenga asignadas tareas de protección (Security Awareness
Training for Port Facility Personnel with Designated Security Duties);
15. Curso Modelo OMI 3.25 Formación en sensibilización sobre protección para todo el personal
de la instalación portuaria (Security Awareness Training for All Port Facility Personnel);
16. Curso Modelo OMI 3.26 Formación sobre protección para la gente de mar que tenga
asignadas tareas de protección (Security Training for Seafarers with Designated Security
Duties); y
17. Curso Modelo OMI 3.27 Formación en sensibilización sobre protección para toda la gente de
mar (Security Awareness Training for All Seafarers).
4.4 Sistema de Gestión de la Calidad y sus Procesos
La Fundación ASENAU como Centro de Formación y Capacitación Marítima a través de su Coordinación

de Calidad, tiene documentado, implantado, y mantenido al día un sistema de gestión de la calidad
conforme a la norma ISO 9001:2015. Dicho sistema está constituido por el conjunto de la estructura
organizativa, de responsabilidad, de procesos, de procedimientos de actuación, y de recursos que se
establecen en las Áreas Funcionales para llevar a cabo la gestión de la calidad. El sistema se mantiene
y mejora continuamente mediante la aplicación de la política y los objetivos de calidad, el tratamiento
de los resultados de las auditorías, el análisis de datos, la medición de la satisfacción del cliente, las
acciones de mejora y la revisión del sistema por parte de la Coordinación de Calidad y de los
responsables de las Áreas Funcionales que corresponda en cada caso. La Fundación ASENAU tiene
definido un Mapa de Procesos:
4.4.1 MAPA DE PROCESOS
Un proceso engloba el conjunto de operaciones necesarias para alcanzar un resultado deseado y

necesario para cumplir los requisitos de los clientes y los requisitos legales aplicables.
Promover calidad requiere la identificación y aplicación de los procesos; de este modo, el sistema de
gestión de calidad es el medio por el cual:
- Se identifican los procesos necesarios para lograr la calidad en la Fundación ASENAU;

- Se determina la secuencia e interacción de los procesos;
- Se determinan criterios y métodos para su operación y control eficaz;
- Se asegura la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar esta
operación y control; y
- Se realiza el seguimiento y análisis de los procesos implementando las acciones necesarias
para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua.
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La Fundación ASENAU ha definido tres categorías de procesos:
4.4.1.1 Procesos Estratégico
 Proceso de Mejoramiento Continuo.

 Proceso para el establecimiento de mecanismos que asegura la pertinencia de los programas
y cursos ofertados.
 Proceso de Gestión documental (Incluye la Elaboración, Control de Documentos y Registros,
Procedimiento de Control de Cambios del Manual de Calidad y documentos anexos.)
 Proceso para el Control y revisión de aseguramiento de la calidad internamente.
 Proceso de Auditorías internas y externas.
 Proceso para Quejas y Reclamos.
 Proceso para la utilización de los recursos físicos, humanos y financieros.
 Proceso de compras de Materiales y Equipos para la Instrucción.
4.4.1.2 Procesos Misionales.
 Proceso para la Gestión del Talento humano, Competencia y experiencia de los instructores,
evaluadores y supervisores. (Contratación, formación, desarrollo, evaluación y promoción
de personal de Instructores y evaluadores.)
 Proceso para el diseño y desarrollo de los programas de formación y capacitación.
 Proceso de Revisión de programas y cursos existentes.
 Proceso de inscripción y admisión.
 Proceso de Formación y Capacitación.
 Proceso de Valoración Académica.
 Proceso de Supervisión de la formación y/o Capacitación.
 Proceso de Formación y/o Capacitación
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 Proceso antifraude.
 Proceso de apelaciones contra decisiones de calificaciones o notas académicas.
 Proceso de Certificación del Talento Humano.
 Proceso de Solicitud.
 Proceso de Examinación.
 Proceso de Evaluación y Examinación de las Competencias para la emisión de Títulos (a la
luz del STCW/Enmendado o Licencias (acuerdo a lo establecido en el Dec1070/15).
 Proceso de control de registro de los estudiantes.
 Proceso de participación del personal en investigación y desarrollo.
 Proceso Educativo y Prestación del Servicio para el control de una adecuada prestación del
Servicio de Formación y Capacitación.
4.4.1.3 Procesos de Apoyo.
 Proceso para la prestación de servicios complementarios a la comunidad educativa.

 Proceso para la asignación de cupos a programas y cursos sin costo.
El modelo de nuestro sistema de gestión de la calidad basado en procesos se muestra en el anexo

“MAPA DE PROCESOS”.
Fundación ASENAU ha determinado todos los procesos relativos a las Áreas Funcionales incluidos en
el alcance del sistema de gestión de la calidad, Se establecieron once (11) objetivos estratégicos de
acuerdo con las perspectivas, éstos son:
PROCESO
PERSPECTIVA No. OBJETIVO ESTRATÉGICO
ASOCIADO/RESPONSABLE
Garantizar a los alumnos de la Fundación ASENAU, una
óptima y pertinente formación, acorde con la
Gestión de Desarrollo de
1 normatividad exigida por la OMI, en el Código de
contenidos de programa
formación, titulación y guardia para la gente de mar
STCW 78/10
Suministrar a los docentes las herramientas teóricas,
tecnológicas y metodológicas que les permitan generar Alta Alta Direccionamiento
2
ambientes de aprendizaje que faciliten al alumno la Estratégico
adquisición, aplicación y apropiación del conocimiento.
Formación
Formar a los estudiantes como navegantes y entrenarlo
3 Gestión de Formación
a nivel marítimo y portuario.
Capacitar a los participantes en el manejo de las
tecnologías aplicadas de los equipos simuladores, Gestión de Formación y
4
cumpliendo con los procesos, en el período estipulado Gestión de Convenios
para el entrenamiento.
Formar personas con un perfil auto generador,
5 enseñando además la posibilidad de emprendimiento Gestión de Formación
para el sector Marítimo y Portuario.
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Seleccionar instructores y profesionales para los

programas ofertados, con experiencia pedagógica Gestion de la Alta Alta
6
comprobada, habilidad en el manejo de herramientas de Direccion
informática y equipos de proyección.
Capacitar docentes en el conocimiento de la estructura
7 Gestión de formacion
curricular por competencias.
Incentivar a los estudiantes a fortalecer el aprendizaje
8 autónomo para que logren aumentar las competentes en Gestión de formación.
los distintos campos de aprendizaje.
Clientes
Mantener constante comunicación interna y externa,
Alta Alta Direccionamiento
9 que facilite las relaciones interpersonales, objeto de
Estratégico
mejora.
Gestionar y administrar eficientemente los recursos
Gestiona de la Alta Alta
10 financieros en pro del desarrollo y la auto-
Direccion
sostenibilidad.
Gestionar convenios con otras instituciones referentes
Convenios
públicas o privadas nacionales e internacionales, y
Gestión de Formacion y
11 sector productivo en aras de garantizar la vinculación al
Seguimientos a Egresados
mercado laborar de estudiantes, con un alto perfil
actitudinal, cognitivo y técnico.
5 LIDERAZGO
5.1 Liderazgo y Compromiso
5.1.1 Generalidades
La Dirección de la Fundación se compromete de forma activa, en el desarrollo e implantación del

sistema de gestión de la calidad y en su mejora continua, comunicando a la organización la
importancia de satisfacer los requisitos de calidad respecto a los clientes, la normativa vigente y los
requisitos internos.
Para ello comunican la política de la calidad al resto de la organización, con el fin de ayudar a la mejora
del desempeño y comprometer a las personas en el logro de los objetivos definidos.
Asimismo, la Dirección es responsable de la revisión del sistema y asigna los recursos necesarios a
nivel de infraestructura, ambiente de trabajo, personal y de procesos, de cara a asegurar su
adecuación y eficacia continua.
La Dirección de la Fundación, asegura que la política y el sistema de gestión de la calidad están

orientados a cumplir los requisitos de los clientes/usuarios y a mejorar la satisfacción de los mismos.
La identificación sistemática de los requisitos de los clientes/usuarios la realizan los responsables de

las Áreas Funcionales mediante el seguimiento constante a los cambios normativos nacionales e
internacionales pertinentes a los programas y cursos ofertados, en el contacto con el cliente/usuario
y la actualización de los mismos se lleva a cabo en las reuniones del Comité de Calidad, donde se
analiza la capacidad de las Áreas Funcionales para cumplir dichos requisitos, todo enmarcado dentro
de la mejora continua del sistema de gestión de calidad.
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5.1.2 Enfoque al Cliente
El enfoque al cliente/usuario es una parte fundamental de nuestro sistema de gestión de calidad, el

cual está orientado a la satisfacción de las necesidades de la comunidad educativa.
Los requisitos del cliente se encuentran determinados por la necesidad de obtención de las
certificaciones académicas que le permita finalmente, obtener una autorización por parte del Ente
regulador en cabeza de la Dirección General Marítima que le permita ejercer su labor. En este sentido,
el cumplimiento de los parámetros legales tanto nacionales como internacionales es el factor
preponderante y se encuentran ligados intrínsecamente. Esta particularidad permite, que estando
sujetos los requisitos del cliente/usuario con los requisitos legales y reglamentarios aplicables, se
garantiza con el cumplimiento de uno, la satisfacción del otro.
Por otra parte, la Dirección promueve la oportuna y adecuada atención a los clientes y partes
interesadas mediante el tratamiento adecuado de las quejas y reclamos que se presenten y con el
cumplimento de sus necesidades y expectativas medidas por medio de la evaluación de satisfacción,
donde en forma oportuna se toman los correctivos del caso y se planean las acciones de mejora que
se originen como resultado de la percepción obtenida.
5.2 POLITICA
5.2.1 Establecimiento de la política de Calidad
Los principios fundamentales de la Fundación ASENAU son: calidad en la formación y capacitación

marítima ante todo y la satisfacción total del cliente conformado principalmente por la Gente de Mar.
La Fundación ASENAU es una Entidad Sin Ánimo de Lucro que propende por la defensa, desarrollo,
crecimiento Intelectual, Profesional y Social de todos los miembros de la marina mercante a nivel
Nacional e Internacional e imparte educación abierta de calidad, a asociados o no, a través de cursos
cortos y/o programas de formación marítima y otras especialidades que permite a los participantes
formarse académicamente con procesos estructurados en las competencias exigidas para toda la
Gente de Mar y responder a las necesidades del recurso Humano tanto Nacional como
Internacionalmente.
El compromiso de los Instructores, Supervisores, evaluadores, Directivos y Administrativos, es

potenciar la Cultura Maritima con el mejoramiento continuo en todos los procesos.
Cuenta con:
 Un contenido de programa pertinente, flexible dentro del contexto específico basado en

competencias para la Gente de Mar, tal y como lo establece el Código de Formación,
Titulación y Guardia dela Gente de Mar - STCW/78 Enmendado;
 Un personal docente idóneo, competente, en continua actualización para el desempeño de
su función pedagógica; y
 Adecuados procesos de comunicación, reconocimiento y motivación para los integrantes de
la comunidad educativa.
 Cumplimiento de la normativa nacional e internacional.
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5.2.2 Comunicación de la Política de la Calidad
La Política de la calidad se encuentra disponible en las Carteleras de información general y en los

documentos pertinentes. Se establece por parte de la Dirección, la obligatoriedad de su aplicación en
todos los procesos descritos, lo que persigue como meta y con base a una cultura organizacional,
lograr que cada colaborador realice correctamente sus actividades desde la primera vez; por lo tanto:
 El objetivo primordial es satisfacer al 100% las expectativas que el cliente tiene de nuestros
programas de Formación y Capacitación;
 Las relaciones con nuestros clientes y proveedores se caracterizan por la cooperación y
comunicación abierta, estamos comprometidos a responder de manera entusiasta y
profesional a cualquier necesidad expresada por ellos;
 El compromiso de los Instructores, evaluadores, supervisores, Directivos y Administrativos,
es potenciar la Cultura Marítima con el mejoramiento continuo en todos los procesos
institucionales mediante el ciclo PHVA;
 Garantizar la eficacia de los servicios prestados; y
 Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros aplicables que suscriba la
Fundación ASENAU.
5.3 Roles, Responsabilidades y Autoridades en la Organización
La Fundación ASENAU es responsable de definir la estructura organizativa de las Áreas Funcionales,

así como las funciones y responsabilidades de sus miembros y de asegurarse de que son comunicadas
dentro de la organización.
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Correspondiendo con el Organigrama la Asamblea de Fundadores, como máximo órgano rector de la

Fundación ASENAU, para dar cumplimiento en las actividades de formacion y capacitación Maritima,
determino el “Manual de Perfiles y Cargo”.
6 PLANIFICACIÓN
6.1 Acciones para Abordar Riesgos y Oportunidades Planificación del Sistema de Gestión de la
Calidad
6.1.1 La planificación del SGC tiene como estrategia fundamental el seguimiento y la revisión
constante de la normatividad marítima externa e interna que son pertinentes a los
programas y cursos que se ofertan, con el fin de que no se afecten los resultados previstos
en el sistema de gestión de Calidad, este seguimiento a su vez permite la actualización de los
contenidos en su documentación, entre ellos Manual de calidad, los contenidos de programa,
los manuales de los cursos modelo OMI, de esta manera, se logran los resultados previstos.
Su cumplimiento se evidencia en el procedimiento de los contenidos de programa.
6.1.2 El seguimiento y la revisión constante de la normatividad marítima externa e interna que

son pertinentes a los programas y cursos que se ofertan se convierte en una oportunidad
para desarrollar planes de capacitación a los Instructores y supervisores, de tal manera que
se emprendan el desarrollo de nuevos programas o la implementación y/o modificación de
los cursos modelo ofertados, lo cual mantiene en la vanguardia del ámbito en el cual
desarrollamos las actividades.
6.2 Objetivos de la Calidad y Planificación para Lograrlos
6.2.1 Nuestra meta con base a una cultura organizacional es lograr que cada colaborador realice
correctamente sus actividades desde la primera vez; por lo tanto se establecen los siguientes
objetivos de la calidad:
 El objetivo primordial es satisfacer al 100% las expectativas que el cliente tiene de nuestros
programas de Formación y Capacitación.
 Establecer el mejoramiento en cada uno de los procesos institucionales mediante el ciclo
PHVA con el fin de mejorar continuamente nuestro Sistema de Gestión de calidad,
 Garantizar la eficacia de los servicios prestados, y
 Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros aplicables que suscriba la
Fundación.
 Desarrollar competencias a través de unos contenidos de programas ajustados a las
necesidades del estudiante y su entorno.
6.2.2 Con el fin de dar alcance a los objetivos propuestos, la Dirección ha determinado:
 Establecer el seguimiento permanente y a partir de la preinscripción a un programa de

formación y/o Capacitación de cada uno de los clientes, a través de la creación de una base
de datos que contenga los datos de contacto de este, el cual permita su localización para
realizar ofertas nuevas o actualizaciones. Responsable: Coordinación Académica. Termino:
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Indefinido. Los resultados serán evaluados mediante el establecimiento del indicador

Modificaciones y/o Actualizaciones/ comunicaciones a interesados.
6.3 Planificación de los Cambios
Los cambios que se pretendan realizar al Sistema de Gestión de la Calidad, se deben llevar a cabo de
manera planificada con base a lo establecido en el numeral 4.4. Y teniendo en consideración:
a) Propósito de los cambios y consecuencias potenciales;

b) Integridad del sistema de gestión de la calidad;
c) Disponibilidad de recursos;
d) La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.
7 APOYO
7.1 Recursos
7.1.1 Generalidades
Se determina por parte de la Dirección, la asignación de los recursos disponibles en el orden que sean
autorizados por la Asamblea de Fundadores y con vigencia anual.
7.1.2 Personal
Se establece el Comité de Calidad el cual está conformado por:
La Dirección.
El Coordinador de Calidad.
Un represente de los Instructores.
Un Representante de los Evaluadores.
Un Representante de los Supervisores.
La implementación del Sistema estará a cargo del Coordinador de Calidad el cual contará con el apoyo
del Coordinador Académico. El Coordinador de calidad será el encargado de la Operación y Control de
los procesos.
7.1.3 Infraestructura
La alta dirección procura que en la Fundación ASENAU se disponga de una infraestructura adecuada
a la naturaleza de los procesos que se desarrollan en su interior.
La institución cuenta con área suficiente para el desarrollo de las labores administrativas. De forma
específica la infraestructura la constituye: 03 aulas de clase, servicios sanitarios y recepción de
atención al público, además cuenta con convenios con otras Organizaciones y Asociaciones, así como
con Empresas del sector marítimo que cuentan con embarcaciones para prácticas, garantizando así,
una prestación del servicio integral.
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Con el fin de mantener la infraestructura con que actualmente se cuenta, se determina por parte de la
Dirección, previa autorización por parte de la Asamblea de Fundadores, la asignación presupuestal
correspondiente que permita que se lleven a cabo las operaciones de mantenimiento preventivo y/o
correctivo necesarias con el fin de mantener las condiciones locativas actuales dentro del marco de la
seguridad y presentación acorde con el servicio brindado logrando la conformidad al cliente.
Los responsables de las Áreas Funcionales, se aseguraran de que se cuenta con la infraestructura
necesaria para el desempeño de las actividades y el cumplimiento de requisitos de los clientes, y dado
el caso, proponer la mejora de los mismos. Con el fin de asegurar el máximo aprovechamiento de los
recursos materiales y la actual infraestructura disponible, en las Áreas Funcionales, se determinaran
las necesidades y en función del equipo e instalación del que se trate, se promoverán las adecuaciones
a través de proveedores.
7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos
La Fundación ASENAU se encuentra en la zona urbana suroriental del Distrito Turístico y Cultural de
Cartagena de Indias a condiciones normales de temperatura y presión.
Dentro de la institución se procura la protección de la integridad física; psíquica y moral del

estudiante.
La alta dirección promueve y mantiene un ambiente de trabajo adecuado para la realización de sus
actividades:
7.1.4.1 Se respeta la normatividad vigente aplicable a la Institución.
7.1.4.2 Se difunde el uso de reglamentos y medidas de seguridad.
7.1.4.3 Se identifica e interviene el clima organizacional de la institución para mejorarlo.
7.1.5 Recursos de seguimiento y medición
Se determina por parte de la Dirección
7.1.5.1 Trazabilidad de las mediciones
La trazabilidad se confirma mediante el archivo de los registros del proyecto educativo institucional,
de la planeación estratégica, el rendimiento académico de los estudiantes y otros datos que permiten
realizar un seguimiento de la información, los ajustes y actualizaciones, se realizan en reunión de los
comités y estamentos institucionales.
Toda la documentación relacionada con los estudiantes se identifica por orden alfabético y por curso,
según las pautas establecidas por la institución. La identificación del plan de estudio se establece con
los lineamientos de la política educativa vigente y regulaciones internacionales de la Organización
Marítima Internacional-OMI.
7.1.6 Conocimientos de la organización
Los conocimientos necesarios para el correcto ejercicio académico en la Fundación ASENAU están
enmarcados en la Normatividad Nacional e Internacional relacionadas con la Formación y
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Capacitación marítima y que se encuentran establecidas fundamentalmente en el Código de

Formación y Titulación para la Gente de Mar STCW/78 Enmendado.
7.2 Competencia
La Dirección determina el perfil básico que debe ser tenido en cuenta dentro de todos y cada uno de
los procesos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad:
7.2.1 Procesos para la Gestión Administrativa y Financiera y Procesos para la gestión de la

Comunidad.
Profesional Universitario y/o Tecnólogo con conocimiento en Recursos Humanos, Administración de

Personal y Normas de Calidad.
7.2.2 Procesos para la Gestión Académica.
Profesional Universitario y/o Tecnólogo en carreras afín con el ámbito marítimo, preferiblemente
Licenciado en Ciencias Náuticas, Oficial Mercante Cubierta, Oficial Mercante Ingeniero, Tecnología
Naval, además conocimiento en Recursos Humanos, Administración de Personal y Normas de Calidad.
Para ejercer la coordinación, instrucción, evaluación y supervisión de los programas de Formación y

Capacitación, deberán contar con los Cursos Modelo de la OMI 6.09 y 3.12.
Se establece además, un programa de Inducción para este personal que permita la correcta inserción
a las Políticas y objetivos de calidad presentes en este Manual, así como el correcto desempeño en sus
actividades académicas.
La dirección y los responsables de las Áreas Funcionales se aseguran de que el personal que realiza
trabajos que afectan a la conformidad con los requisitos del servicio, es competente en cuanto a su
educación, formación, habilidades y experiencia. Este requisito queda descrito en “Procedimiento de
Gestión Humana”. Basándose en las necesidades de formación detectadas como consecuencia del
ingreso de nuevo personal, cambio de puestos, incorporación de nuevos equipos, servicios y métodos,
etc., se llevan a cabo las actividades de formación que permitan satisfacer dichas necesidades.
7.3 Toma de Conciencia
Con el fin de tener conciencia y asegurar que el personal de colaboradores de la Fundación conocen
todos los aspectos relevantes del SGC que incluyen la política de calidad y los objetivos de la misma,
así como las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del SGC, la Dirección establece un
programa de inducción que se evidencia mediante el lleno del formato respectivo “Cartilla de
Inducción SGC”.
7.4 Comunicación
El proceso de Alta Direccionamiento estratégico tiene definidos canales adecuados para asegurar que
la información relativa a la operación y eficacia de los procesos fluya a través de toda la institución.
Cada proceso tiene definidos los criterios para asegurar que la información necesaria (documentos,
criterios, responsabilidades, registros, incidencias, etc.) esté a disposición del personal apropiado
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para la toma de decisiones. Los canales de comunicación involucran: actas, circulares, memorandos,
cartas comerciales, plegables, folletos, webgrafías, correo electrónico y demás instrumentos de
información y comunicación.
7.5 Información Documentada
7.5.1 Generalidades
La necesidad de definir y divulgar clara e inequívocamente, la política y los objetivos de la calidad

establecidos, así como la de disponer de procedimientos de actuación normalizados, hacen que el
sistema de gestión de la calidad deba estar establecido documentalmente. La estructura documental
en la organización es la siguiente:
- Política de la calidad: intenciones globales y orientación de la Fundación ASENAU relativas a

la calidad, expresadas formalmente por el Director Académico.
- Manual de la calidad: documento base del sistema de gestión de la calidad, en el que se
describen de forma general las líneas de actuación que sigue la Fundación ASENAU, para dar
respuesta a cada apartado de la norma ISO 9001:2015. Incluye la visión general de la
Fundación, la definición de los procesos, sus interacciones (mapa de procesos), las
actividades, funciones y responsabilidades. Recoge: alcance, procedimientos documentados
y la interacción entre procesos.
- Procesos: documentos que desarrollan los procesos, incluyendo el método operativo y
haciendo referencia a otros documentos necesarios (procedimientos, instrucciones, etc).
- Procedimientos generales: documentos que describen la forma específica de llevar a cabo las
actividades generales requeridas por la norma.
- Procedimientos operativos: documentos que describen la forma específica de llevar a cabo
las actividades generales requeridas por los procesos.
- Instrucciones de trabajo: documentos que describen la forma específica de llevar a cabo las
tareas.
- Formatos: soportes documentales que materializan los resultados de las actividades. Una
vez cumplimentados los formatos, se convierten en registros del sistema, que constituyen la
evidencia de realización de las diferentes actividades descritas
7.5.2 Creación y actualización
La Dirección determina que al crear y actualizar la información documentada, se debe tener en

cuenta:
a) Identificación y descripción de la creación y/o actualización (título, fecha, autor o número
de referencia);
b) Formato: Letra Cambria Math11 y los medios de soporte en digital y papel.
c) Efectuar la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
7.5.3 Control de la información documentada.
La documentación documentada estará controlada para asegurarse de:
a) Cumple los criterios de disponibilidad e idoneidad para su uso, donde y cuando se necesite;
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b) Este protegida adecuadamente contra perdida de la confidencialidad, uso inadecuado o

perdida de integridad:
Se establece para el control de la documentación, la salvaguarda mediante la impresión de un original

y dos copias controladas las cuales estarán en:
 El Original estará bajo custodia del Coordinador de Calidad.

 Una Copia Controlada en la Dirección.
 Una Copia Controlada en la Coordinación
Los anteriores, son los directamente responsable del uso de la misma, protegiéndola adecuadamente
contra perdida de la confidencialidad, uso inadecuado o perdida de integridad, estos aspectos son del
resorte directo de los depositarios. Así mismo, se hacen responsable de ejercer el control de los
cambios que se produzcan de tal manera que siempre se encuentren actualizados.
La documentación deberá estar disponible para su uso controlado por los demás interesados.
8 OPERACIÓN
8.1 Planificación y Control Operacional
La Dirección junto con los responsables de las Áreas Funcionales/equipos de trabajos y/o el personal
de los mismos que se considere oportuno, planifica y desarrolla los procesos necesarios para la
prestación de los servicios, bajo la coordinación de Calidad, que se asegura de que sean coherentes
con los requisitos de otros procesos del sistema de gestión de calidad. Esta planificación sirve para
establecer:
- Los objetivos de calidad y requisitos del servicio.

- Los documentos necesarios para la prestación del servicio.
- Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento y medición del servicio.
- Los registros necesarios para proporcionar evidencias de que los procesos y el servicio
cumplen con los requisitos.
8.2 Requisitos para los Productos y Servicios
8.2.1 Comunicación con el cliente
Para la Fundación ASENAU la comunicación con el cliente es clave para conocer qué se debe mejorar.
En este sentido, la comunicación con los clientes incluye:
a) Información relativa a los Programas de Formación y Cursos de Capacitación;

b) Cambios en la normatividad Nacional e Internacional que inciden en los Programas de
Formación y Cursos de Capacitación;
c) Obtener retroalimentación de los clientes relativa a los Programas de Formación y Cursos
de Capacitación, incluyendo las quejas, recomendaciones y opiniones que estos presenten; y
d) Manipular y Controlar la propiedad del cliente.
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8.2.2 Determinación de los requisitos para los productos y servicios.
Los requisitos de los Programas de Formación y Cursos de Capacitación se encuentran determinados

por:
Requisitos legales nacionales e internacionales del ámbito marítimo y relacionado con la Formación
y Capacitación de la Gente de Mar.
8.2.3 Revisión delos requisitos para los productos y servicios.
La Fundación ASENAU antes de ofrecer un Programa de Formación y/o Curso de Capacitación

realiza una revisión para el cumplimiento de los requisitos y cuenta con el personal de instructores,
evaluadores, supervisores y las capacidades logísticas e infraestructura para realizarlo. Esta
verificación incluye:
a) Requisitos específicos por cliente, incluyendo su disponibilidad y horario para las

actividades programadas
b) Requisitos no establecidos por el cliente, pero necesarios para el correcto desarrollo de las
actividades;
c) Requisitos especificados por la Fundación ASENAU en cuanto al desarrollo y ejecución de
los Programas y cursos; y
d) Requisitos legales y reglamentarios aplicables a los programas y cursos;
La Fundación ASENAU deberá en todo momento confirmar los requisitos del cliente antes de la
aceptación dentro de un programa y/o Curso de Capacitación, cuando el cliente no proporcione una
declaración documentada de sus requisitos.
La Fundación ASENAU conserva la información documentada de:
a) Los resultados de la revisión;

b) Cualquier requisito nuevo para los programas de formación y/o capacitación.
8.3 Diseño y Desarrollo de los Productos y Servicios
8.3.1 Generalidades.
Los programas de Formación y los Cursos de Capacitación de la Fundación ASENAU están enmarcados
estructuralmente con base a lineamientos establecidos por el Convenio de Formación, Titulación y
Guardia de la Gente de Mar – STCW/78 Enmendado y este a su vez en el desarrollo de la
comprensión, los conocimientos prácticos y la competencia de la Gente de Mar. Con el fin de
asegurar la oferta de nuevos Programas y Cursos, se establece el Proceso de Diseño y desarrollo de
los mismos.
El diseño de los programas y cursos está a cargo de la Coordinación Académica la cual asigna a un
Instructor/Docente para que realice el diseño y desarrollo del Programa y/o Curso y un Supervisor
para ejercer el control que permita establecer los resultados esperados.
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8.3.2 Planificación del diseño y desarrollo
Requiere la recopilación de información que permita realizar un análisis del sector de interés y se
documentan las necesidades que se van a satisfacer así como el cliente al cual va dirigido, se emite un
diagnóstico y se establecen las oportunidades. La planeación da como resultado el listado de los
requisitos, las condiciones establecidas en la normatividad, el plan de trabajo y cronograma tentativo,
responsable y estimación de presupuesto inicial si lo hubiere.
Se deben tener en cuenta las necesidades del mercado, otras alternativas ofrecidas en otros centros
de formación y/o capacitación y su análisis como competidores.
8.3.3 Entradas para el diseño y desarrollo
Se debe determinar claramente el o los resultados a lograr los cuales deberán quedar definidos.
Se debe tener en cuenta:
a) Circular No. 29201407706 MD-DIMAR-SUBMERC de fecha 04/12/2014 “CONTENIDO

MINIMO DE UN CURSO DE CAPACITACION” en la cual se establece:
 Características del Programa o Curso: Nombre del Programa/Curso, número máximo

de alumnos, nota mínima de aprobación y Modalidad (Teórico/Practico)
 Normatividad: Nacional y/o Internacional.
 Perfil de Ingreso.
 Recursos locativos, didácticos y ayudas.
 Perfil del Instructor (es): Instructor(es) principal(es) e Instructor Auxiliar.
 Criterios de Evaluación.
 Propósito.
 Objetivo General.
 Objetivos Específicos.
 Competencia(s).
 Contenido del Programa y/o Curso.
 Horas.
b) Curso Modelo OMI.
8.3.4 Controles del Diseño y Desarrollo
El control de los resultados esperados se encuentra determinados al Supervisor asignado por la

Coordinación Académica. El Supervisor debe asegurar que, con base a los resultados a lograr:
 Las salidas de diseño y desarrollo cumple con los requisitos de entrada.

 Se conserva la estructura establecida.
 Se valida el diseño y desarrollo asegurando su pertinencia.
 Se toman las acciones necesarias sobre los inconvenientes y/o problemas determinados
durante las revisiones, o las actividades de verificación y/o validación.
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La información documentada de estas actividades se conserva.
8.3.5 Salidas del diseño y desarrollo
La Fundación ASENAU conserva la información documentada sobre las salidas del diseño y desarrollo
de Programas y Cursos, la cual se encuentra representada en:
 Programa.
 Contenido del Programa.
 Manual del Alumno.
 Manual del Instructor.
 Horario.
8.3.6 Cambios del diseño y desarrollo.
Cuando se presente el cambio de requisitos y/o modificaciones, enmiendas u otro cambio normativo
que afecte un programa o Curso que se encuentra ofertado, se procederá a su inmediata corrección y
actualización. Los cambios realizados, serán de amplio conocimiento a los clientes previa aceptación
y reconocimiento por parte de la Autoridad Correspondiente.
8.4 Control de los Procesos, Productos y Servicios Suministrados Externamente
8.4.1 Generalidades
Con el fin de asegurar que los procesos, programas y cursos suministrados externamente son
conformes a los requisitos, se establecerán controles que lo garanticen, si:
a) Los programas y cursos de proveedores externos están destinados a incorporarse dentro de

los programas y cursos propios;
b) Los programas y cursos de proveedores externos son proporcionados directamente a los
clientes en nombre de la Fundación ASENAU;
c) Un proceso, o una parte de un proceso, es proporcionado por un proveedor externo como
resultado de una decisión de la Fundación ASENAU.
Los criterios para la evaluación, selección, seguimiento de desempeño y la reevaluación de los

proveedores externos, se basaran en la capacidad propia para proporcionar procesos o programas de
Formación y/o Capacitación de acuerdo con los requisitos establecidos para cada proceso, programa
y/o curso y dentro de los lineamientos de la Fundación ASENAU. De las evaluaciones realizadas de
estas actividades y de cualquier acción necesaria que surja de las evaluaciones deberá quedar
información documentada y conservarse.
8.4.2 Tipo y Alcance del Control
La Fundación ASENAU, con el fin de que los procesos, programas y cursos suministrados
externamente no afecten de manera adversa a la capacidad de la misma de entregar procesos,
programas y cursos conformes de manera coherente a sus clientes establece que:
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a) Los procesos, programas y cursos suministrados externamente deberán dentro del control
del SGC de la Fundación ASENAU.
b) Los controles a los procesos, programas y cursos suministrados externamente se
encuentran bajo la responsabilidad de la Coordinación Académica.
c) Todo proceso, programas y cursos suministrados externamente deberán contar con su
respectivo convenio firmado por el representante legal de la Fundación ASENAU y el
Proveedor Externo (Representación Legal) y en el cual se establece claramente el COMITÉ
COODINADOR DEL CONVENIO y sus integrantes, se establecen sus funciones y
responsabilidades. De igual manera, se establece una vigilancia administrativa con el fin
informar sobre cualquier irregularidad en la ejecución del convenio.
8.4.3 Información para los proveedores externos
La Fundación ASENAU se asegura que los requisitos establecidos para el desarrollo del proceso,
Programa y/o Curso que requiere de proveedor externo, se encuentran determinados, son los
adecuados y están al alcance del cumplimiento por parte del proveedor externo.
La Fundación ASENAU, deberá comunicar a los proveedores externos sus requisitos para:
a) Los procesos, programas y cursos a proporcionar;

b) La aprobación de:
1. Procesos, programas y cursos;
2. Métodos, procesos y equipos;
3. La liberación de programas y cursos.
c) La(s) competencia(s) incluyendo cualquier calificación requerida de las personas;
d) Las interacciones del proveedor externo con la Fundación ASENAU.
e) El control y el seguimiento del desempeño del proveedor externo a aplicar por parte de la
Fundación ASENAU.
f) Las actividades de verificación o validación de la Fundación ASENAU, o su cliente, pretende
a llevar a cabo en las instalaciones del proveedor externo.
8.5 Producción y Provisión del Servicio
8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio.
El desarrollo y la oferta de los Programas y Cursos en la Fundación ASENAU se harán bajo condiciones
controladas.
Las condiciones controladas deben incluir, cuando sea aplicable:

a) La disponibilidad de información documentada que defina:
1. Las características de los programas y cursos;
2. Los resultados a alcanzar;
b) La disponibilidad y el uso de los recursos de seguimiento y medición adecuados;
c) La implementación de actividades de seguimiento y medición en las etapas apropiadas para
verificar que se cumplen los criterios para el control de los procesos o sus salidas, y los
criterios de aceptación para los programas y cursos.
d) El uso de la infraestructura y el entorno adecuados para la operación de los procesos;
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e) La designación de personas competentes, incluyendo cualquier calificación requerida;

f) La validación y revalidación periódica de la capacidad para alcanzar los resultados
planificados de los procesos de diseño y desarrollo de los programas y cursos, cuando las
salidas resultantes no puedan verificarse mediante actividades de seguimiento o medición
posteriores;
g) La implementación de acciones para prevenir los errores humanos;
h) La implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega.
8.5.2 Identificación y trazabilidad.
La Fundación ASENAU utiliza los medios apropiados para identificar las salidas y asegurar la
conformidad de los programas y cursos.
La Fundación ASENAU identifica el estado de las salidas con respecto a los requisitos de seguimiento
y medición a través del diseño de nuevos programas y cursos y la prestación del servicio.
La Fundación ASENAU controla, cuando la trazabilidad sea un requisito, la identificación única de las
salidas, conservando la información documentada necesaria para permitir la trazabilidad.
8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos
La Fundación ASENAU brinda a sus estudiantes o a proveedores externos mientras esté bajo el control
de la Fundación o esté siendo utilizado por la misma, la protección y preservación de aquellos
registros, requisitos de ingreso e informes de calificaciones, que son de su propiedad y que están
directamente relacionados con el proceso de admisiones y registro, suministro de programas y
cursos.
Para el caso de los estudiantes, será responsabilidad de la Fundación ASENAU la identificación de los
documentos que registra y archiva, según criterios definidos en el “Procedimiento de mantenimiento
de registro de los participantes Cód. PRE”.
La Fundación ASENAU comunica formalmente a las partes interesadas las novedades, en caso de
eventuales daños o extravíos.
8.5.4 Preservación
La Fundación ASENAU considera parte fundamental la preservación de documentos como: informes

académicos, planes de estudio, proyectos institucionales, manual de convivencia, libros
reglamentarios, entre otros archivos, en medio impreso y magnético.
Estos documentos son preservados y almacenados en lugares adecuados y protegidos para evitar su
daño o deterioro. Estas actividades son monitoreadas para asegurar el cumplimiento de las
necesidades de la comunidad educativa.
8.5.5 Actividades posteriores a la entrega.
La Fundación ASENAU en cumplimiento de los requisitos para las actividades posteriores a la entrega
asociadas con los programas y cursos, determina el alcance de la misma teniendo en cuenta:
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a) Los requisitos legales y reglamentarios;

b) Las consecuencias potenciales no deseadas asociadas a los programas y cursos.
c) La naturaleza, el uso y la pertinencia prevista de los programas y cursos.
d) Los requisitos del cliente;
e) La retroalimentación del cliente;
f) Otras que incluyen obligaciones contractuales con el cliente, si las hubiere.
8.5.6 Control de los cambios.
La Fundación ASENAU revisa y controla los cambios para la prestación del servicio y oferta de sus
programas y cursos para asegurar la continuidad en la conformidad con los requisitos. De los
controles y revisiones deberá permanecer la información documentada que describa los resultados
dela revisión de los cambios, las personas que autorizan el cambio y de cualquier acción necesaria
que surja de la revisión.
8.6 Liberación de los Productos y Servicios
La Fundación ASENAU tiene implementada las verificaciones para que se cumplan los requisitos de
los programas y cursos en las etapas adecuadas. La Fundación ASENAU establece que la liberación de
los programas y cursos ofertados a los clientes no debe llevarse a cabo hasta que se hayan completado
satisfactoriamente las disposiciones planificadas, a menos que sea aprobado de otra manera por una
autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente.
La información documentada sobre a liberación de los programas y cursos incluyen:
a) La evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación;

b) La trazabilidad a las personas que autorizan la liberación.
8.7 Control de las Salidas No Conformes
Las salidas no conformes con sus requisitos son identificadas y se controlan para prevenir su uso o
entrega no intencionada. Las acciones con base a la naturaleza de la no conformidad y en su efecto
sobre la conformidad de los programas y cursos, se tratan de la siguiente manera:
a) Corrección;
b) Suspensión de Oferta del Programa o Curso;
c) Información al cliente;
Cuando se presente cualquiera de las anteriores, deberá verificarse la conformidad cuando se corrijan
la(s) salida(s) no conformes.
Se conservará la información documentada que:
a) Describa la no conformidad;
b) Describa las acciones tomadas.
c) Identifique la autoridad que decide la acción con respecto a la no conformidad.
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9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
9.1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación
9.1.1 Generalidades
La Dirección junto con los responsables Áreas Funcionales ha establecido métodos de medida y
seguimiento de los procesos necesarios para satisfacer los requisitos del cliente, mediante
indicadores definidos en las fichas de proceso.
Estos métodos confirman la capacidad para satisfacer su finalidad prevista. Para ello se ha establecido
una sistemática de control de los mismos y de los objetivos de la calidad que se analizan en las
reuniones del Comité de Calidad y en las revisiones por la Dirección del sistema de gestión de la
calidad.
Durante la realización de las actividades de los procesos, se llevan a cabo los controles descritos en
las correspondientes fichas de procesos.
Este seguimiento y medición se realiza a partir de la detección y tratamiento de no conformidades en

los procesos, reclamaciones del cliente o usuario, y otros registros del sistema de gestión de la calidad.
Los datos recogidos como consecuencia de la aplicación del sistema de gestión de la calidad (no
conformidades/oportunidad de mejora, acciones correctivas, preventivas, sugerencias,
reclamaciones, etc.) son analizados en las reuniones periódicas que mantiene el Comité de Calidad,
sirviendo como base para la identificación de mejoras del sistema. Asimismo, en dichas reuniones se
procede al análisis y seguimiento de los planes de gestión, de las relaciones de los indicadores de
seguimiento de los procesos de las Áreas Funcionales y Servicios, de los planes de formación, de los
informes de resultados de la comunicación con los clientes o usuarios (encuestas de medición de la
satisfacción, etc.) y evaluación de proveedores.
9.1.2 Satisfacción del cliente
La Fundación ASENAU a través del SGC fortalece el principio del Sistema de Gestión de la Calidad
relacionado con el enfoque hacia el cliente tanto interno como externo, para asegurar que sus
necesidades y requisitos legales y reglamentarios estén determinados y se cumplan.
Para realizar el seguimiento de las percepciones de los clientes y analizar el grado en que se cumplen
sus necesidades y expectativas, se realizan la medición de su satisfacción. Este requisito queda
descrito en la ficha del proceso soporte FES-03 “Evaluación del Servicio”.
De igual manera, se tienen en cuenta la retroalimentación con los clientes sobre los Programas y
Cursos que estos realizan, las reuniones con los clientes, las felicitaciones y demás informes y/o
publicaciones del sector que lo reflejen.
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9.1.3 Análisis y evaluación
La Fundación ASENAU analiza y evalúa los datos y la información apropiados que surgen del
seguimiento y medición a través de la Coordinación de Calidad la cual informa al Director el resultado
de las encuestas de medición de la satisfacción a estudiantes, con una periodicidad trimestral. Así
mismo informa sobre las sugerencias, quejas o reclamos recopilados dentro del buzón de sugerencias.
Los resultados del análisis se utilizan para evaluar:
a) Conformidad de programas y cursos;

b) Grado de satisfacción del cliente;
c) Desempeño y eficacia del SGC;
d) Si lo planificado se ha implementado de forma eficaz;
e) La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades;
f) El desempeño de los proveedores externos;
g) La necesidad de mejoras en el SGC.
9.2 Auditoría Interna
El procedimiento Auditoría Interna de Calidad estandariza la forma como se deben realizar las
auditorías internas de calidad a los procesos, con el fin de determinar mediante evidencia objetiva el
cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, así como su eficiencia, eficacia y
efectividad. Inicia con la selección de los auditores internos de calidad y finaliza con el archivo de los
registros que soportan las actividades de las auditorías internas de calidad.
Las auditorias se llevaran a cabo con una periodicidad anual con el fin de que se proporcione la
información acerca de si el SGC:
a) Es conforme con:
1. Los requisitos propios de la Fundación ASENAU para su SGC.
2. Los requisitos de la Norma ISO 9001:2015
b) Se implementa y mantiene eficazmente.
La Fundación ASENAU:
a) Planifica, establece, implementa y mantiene el programa de auditoria que incluye la

frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y elaboración
de informes, que deben tener en consideración la importancia de los procesos involucrados,
los cambios que afecten a la Fundación ASENAU y los resultados de las auditorias previas si
las hubiere;
b) Tiene definido los criterios de la auditoria y el alcance para cada una de ellas;
c) Selecciona los auditores y lleva a cabo auditorias para asegurarse dela objetividad y la
imparcialidad del proceso de auditoria;
d) Se asegura de que los resultados de las auditorias se informen a la Dirección;
e) Realiza las correcciones y toma las acciones correctivas adecuadas sin demora injustificada;
f) Conserva la información documentada como evidencia dela implementación del programa
de auditoria y delos resultados de las auditorias.
Codigo: MC
Fecha: Mayo 2018
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9.3 Revisión Por La Alta Direccion
9.3.1 Generalidades.
El sistema de calidad es revisado anualmente por la dirección para asegurarse de su continua

efectividad y evaluar la necesidad de implementar cambios al sistema incluyendo la política y
objetivos de calidad, con el fin de mejorar el servicio educativo y aumentar la satisfacción de los
clientes.
9.3.2 Entradas de la revisión por la dirección.
Constituyen entradas de la revisión por la dirección:

a) El estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas;
b) Los cambios en las cuestiones eternas e internas que sean pertinentes al SGC;
c) La información sobre el desempeño y la eficacia del SGC, incluidas las tendencias relativas
a:
1) La satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas
pertinentes;
2) El grado en que se han logrado los objetivos de la calidad;
3) El desempeño de los procesos y conformidad de los programas y cursos;
4) Las no conformidades y acciones correctivas;
5) Los resultados de seguimiento y medición;
6) Los resultados de las auditorias;
7) El desempeño de los proveedores externos.
d) La adecuación de los recursos;
e) La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades (Ver 6.1).
f) Las oportunidades de mejora.
9.3.3 Salidas de la revisión por la dirección.
Realizada la revisión, se elabora un acta con los resultados que arroja oportunidades de mejora del
sistema de calidad (datos de salida) que incluyen las decisiones y acciones relacionadas con:
a) Las oportunidades de mejor;

b) Cualquier necesidad de cambio en el SGC;
c) Las necesidades de recursos.
10 MEJORA
10.1 Generalidades
El procedimiento Acciones correctivas, preventivas y de mejoras describe las actividades que

desarrolla la Institución para tomar acciones que eliminen las causas de no conformidades reales o
potenciales en el desarrollo de las actividades de la Fundación ASENAU y prevenir que vuelva a
ocurrir, así como evaluar los aspectos que permitan desarrollar actividades de mejora en cada uno de
los procesos.
Codigo: MC
Fecha: Mayo 2018
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Las oportunidades de mejora son determinadas por la Fundación ASENAU, la cual selecciona e
implementa cualquier acción necesaria para cumplir los requisitos del cliente y aumentar la
satisfacción del mismo.
Dentro de las acciones tenemos:
a) Mejora de los programas y cursos para cumplir los requisitos, así como considerar las
necesidades y expectativas futuras.
b) Corregir, prevenir o reducir los efectos no deseados;
c) Mejorar el desempeño y eficacia del SGC.
10.2 No Conformidad y Acción Correctiva
Cuando ocurra una no conformidad, incluida cualquiera originada por quejas, La Fundación
ASENAU:
a) Reacciona ante la no conformidad y, cuando sea aplicable:
1) Toma acciones para controlarla y corregirla;
2) Hace frente a las consecuencias.
b) Evalúa la necesidad de acciones para eliminarlas causas de la no conformidad, con el fin de
que no vuelva a ocurrir ni ocurra en otra parte, mediante:
1) La revisión y análisis de la no conformidad;
2) La determinación de las causas de la no conformidad;
3) La determinación de si existen no conformidades similares, o que potencialmente
puedan ocurrir.
c) Implementar cualquier acción necesaria;
d) Revisar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada;
e) Si fuera necesario, actualizar los riesgos y oportunidades determinados durante la
planificación; y
f) Si fuera necesario, hacer cambios en el SGC.
Las acciones correctivas serán apropiadas y sujetas a los efectos de las no conformidades.
Se conserva información documentada como evidencia de:
a) La naturaleza de las no conformidades y cualquier acción tomada posteriormente;

b) Los resultados de cualquier acción correctiva.
10.3 Mejora Continua
El SGC se monitorea y mide a través de una batería de indicadores de gestión definidos para los
procesos, planes y programas; la cual de acuerdo con los requisitos de la NTC 5555 .se compone de
tres (3) tipos de indicadores; eficacia, eficiencia y efectividad. Para verificar el enfoque del sistema
con respecto a los lineamientos estratégicos se construyó una matriz de plan de acción, herramienta
que permite establecer la cohesión de los procesos del Mapa de Procesos, los Objetivos Estratégicos
y los Objetivos de Calidad.
La matriz plan de acción es un instrumento que apoya al proceso de Gestión de Calidad y

Mejoramiento para el seguimiento, evaluación y toma de decisiones con base en hechos, registros y
Codigo: MC
Fecha: Mayo 2018
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datos. Estará disponible en los archivos del proceso que mantiene la Oficina del Coordinador de
Calidad.
En cumplimiento del principio del Sistema de Gestión de la Calidad de la Fundación ASENAU ha
establecido instrumentos para planificar y ejecutar los planes de mejoramiento es una información
que queda plasmada en:
 El Plan de Mejoramiento Individual que lo contempla el reglamento académico y es liderado

por el coordinador académico y se soporta con la evaluación del desempeño y competencias.
 Los Planes de Mejoramiento por Proceso e Institucional se encuentran a cargo del proceso
de Gestión Calidad Evaluación y Mejora. Liderados por el Coordinador de calidad pero
avalados en el comité de calidad en cabeza del DIRECTOR, este se fundamenta en las acciones
correctivas, preventivas y de mejora producto de las diferentes fuentes de seguimiento y
evaluación de la gestión.
11 ANEXOS
.1. Matriz legal

.2. Matiz de control de documentos
.3. Caracterizaciones de los Procesos
.4. Procedimientos

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FUNDACION ASENAU

REGISTRO DE REVISIONES Y MODIFICACIONES

1. Emision Inicial Coord. de Calidad 02.02.18

2. Revisión de todas las partes Coord. de Calidad Mayo - 2018

0. PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN ...................................................................................................... 5

9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO .............................................................................................................. 28

 Aseguramiento de la Calidad a través del control a los objetivos de instrucción y formación de

 Las cualificaciones y experiencia exigidas a los instructores y evaluadores, para lo cual

 Los lineamientos para la Evaluación y Certificación de las Competencias de la Gente de Mar

Procesos para la Gestión Administrativa y Financiera.

 Proceso de Mejoramiento Continuo;

 Proceso para el Control y revisión de aseguramiento de la calidad internamente;

Procesos para la Gestión Académica.

Procesos para la Gestión de la Comunidad.

 Proceso para la prestación de servicios complementarios a la comunidad educativa; y

1. OBJETIVOS Y CAMPO DE APLICACIÓN

en la determinación del compromiso de la Dirección de la Fundación ASENAU, en establecer la política

 Norma ISO 9001:2015. Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos;

4.1 Comprensión de la Organización y de su Contexto

4.2 Comprensión de las Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas

 Gente de Mar (Capitanes, Oficiales, Tripulantes) del ámbito Nacional e Internacional;

En este sentido la Dirección y las Áreas Funcionales, se encuentran comprometidas en el seguimiento

4.3 Determinación del Alcance del Sistema de Gestion de la Calidad

El sistema de gestión de la calidad definido en el presente manual, es aplicable al servicio prestado

Programas de Formación Marítima

Cursos Modelo OMI

4.4 Sistema de Gestión de la Calidad y sus Procesos

La Fundación ASENAU como Centro de Formación y Capacitación Marítima a través de su Coordinación

4.4.1 MAPA DE PROCESOS

Un proceso engloba el conjunto de operaciones necesarias para alcanzar un resultado deseado y

- Se identifican los procesos necesarios para lograr la calidad en la Fundación ASENAU;

La Fundación ASENAU ha definido tres categorías de procesos:

4.4.1.1 Procesos Estratégico

 Proceso de Mejoramiento Continuo.

4.4.1.2 Procesos Misionales.

4.4.1.3 Procesos de Apoyo.

 Proceso para la prestación de servicios complementarios a la comunidad educativa.

El modelo de nuestro sistema de gestión de la calidad basado en procesos se muestra en el anexo

Seleccionar instructores y profesionales para los

5.1 Liderazgo y Compromiso

La Dirección de la Fundación se compromete de forma activa, en el desarrollo e implantación del

La Dirección de la Fundación, asegura que la política y el sistema de gestión de la calidad están

La identificación sistemática de los requisitos de los clientes/usuarios la realizan los responsables de

5.1.2 Enfoque al Cliente

El enfoque al cliente/usuario es una parte fundamental de nuestro sistema de gestión de calidad, el

5.2.1 Establecimiento de la política de Calidad

Los principios fundamentales de la Fundación ASENAU son: calidad en la formación y capacitación

El compromiso de los Instructores, Supervisores, evaluadores, Directivos y Administrativos, es

 Un contenido de programa pertinente, flexible dentro del contexto específico basado en

5.2.2 Comunicación de la Política de la Calidad

La Política de la calidad se encuentra disponible en las Carteleras de información general y en los

5.3 Roles, Responsabilidades y Autoridades en la Organización

La Fundación ASENAU es responsable de definir la estructura organizativa de las Áreas Funcionales,

Correspondiendo con el Organigrama la Asamblea de Fundadores, como máximo órgano rector de la

6.1.2 El seguimiento y la revisión constante de la normatividad marítima externa e interna que

6.2 Objetivos de la Calidad y Planificación para Lograrlos

 Establecer el seguimiento permanente y a partir de la preinscripción a un programa de

Indefinido. Los resultados serán evaluados mediante el establecimiento del indicador