Preparación

de la Toma Física de
Inventario por Cierre
de Ejercicio
Kreston CSM White Paper 2015
Autor C.P.C. Jaime Pérez M.

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Índice

Introducción 3

Labores de Preinventario 5

Marbetes 6

Labores durante el Inventario 7
Actividades a realizar durante los conteos: 7
Las actividades de las personas asignadas a conteo físico,
así como los responsables de cada área son: 8
Actividades de los Supervisores de Inventarios, durante el
transcurso de la toma física: 9

Mesa de control 9
Las actividades y responsabilidades del Supervisor de la
Mesa de Control son: 10
Las funciones del personal asignado a captura son: 10
Actividades del personal asignado para ser Controlador
de Marbetes: 10

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Introducción
Es indudable que para la mayoría de las empresas • Una vez determinados los 3 puntos anteriores,
comerciales y manufactureras, un renglón significa- es indispensable que se convoque a una reunión
tivo de sus estados financieros esta representado a todo el personal que participará en los con-
por los inventarios que mantienen y manejan duran- teos, incluyendo al contador de la compañía. La
te cada ejercicio. Un aspecto fundamental para la finalidad es darles a conocer el instructivo me-
correcta valuación y adecuada revelación de este diante el cual se llevarán a cabo las actividades
rubro en la información financiera esta representada durante el desarrollo de la toma física.
por la toma física de inventarios, es decir el conteo
detallado de cada uno de los artículos, ya sea que • Si la compañía cuenta con los servicios de au-
se clasifiquen en los rubros tradicionalmente conoci- ditoria externa, se hará del conocimiento de la
dos como materia prima, producción en pro- firma respectiva tanto la fecha en que se llevará
ceso y artículo terminado o bien en cualquier a cabo el conteo como el instructivo correspon-
otra nomenclatura que le sea adecuada a las nece- diente, con la finalidad de que se programe la
sidades de información de la empresa. presencia de su personal en estas labores.

Para que el mencionado conteo sea llevado a cabo • En estos casos deberá tomarse en cuenta por lo
con la suficiente y razonable seguridad de que sus menos a una persona adicional por parte de la
resultados serán correctos y adecuados para su in- empresa formando parte de los equipos de con-
corporación a la información financiera por lo me- teo, ya que los auditores podrían, en función de
nos deberían seguirse los procedimientos que se des- las normas que rigen su trabajo en este rubro,
criben a continuación: solicitar únicamente el acompañamiento de esta
persona para el conteo de partidas especificas,
• Determinación de una fecha propicia para su lo cual representaría que no necesariamente se-
realización considerando entre otros aspectos guirían el orden en que los equipos de conteo
pedidos pendientes de recibir, de fabricar o sur- realicen su trabajo.
tir, días de actividad máxima en el área de alma-
cén y recursos humanos disponibles para la for- • Revisión del sistema mediante el cual se contro-
mación de equipos de conteo y mesa de control. len los movimientos diarios de entradas y salidas
de almacén para verificar que se han incluido
• Para la formación de los equipos de conteo de- todos aquellos correspondientes hasta el día an-
berá tomarse en consideración las áreas del terior a la realización del conteo.
almacén en que normalmente laboran las per-
sonas que integraran cada equipo, ya que esto • Impresión de los listados de “existencias teóri-
permitirá una mejor y mas rápida identificación cas”. Ya sea que se obtengan de alguna de las
de los artículos a contar. Sobre todo, en aquellos aplicaciones computarizadas (paquetes) que
casos en que sea necesario calcular equivalen- para tal efecto manejan las empresas o de su
cias entre unidades de medida, peso y/o longi- previa preparación tomando los datos de las tar-
tud, es conveniente que la formación de estos jetas individuales de almacén (kárdex).
equipos la realice el jefe o encargado del alma-
cén, y de haber varios, contar con la opinión de • El día previo al conteo, contando con la presen-
cada uno de ellos. cia de los integrantes de la mesa de control, de-
berán de revisarse la clasificación y acomodo
• La mesa de control deberá formarse por lo me- físico de los productos y en su caso, la adhesión
nos con dos personas del nivel de jefatura o en- de marbetes previamente numerados y ligados a
cargado del almacén o de un área especifica, los listados de existencias teóricas.
ya que esto permitirá, en su caso, el que uno de
ellos pueda ausentarse de dicha mesa con la fi- Es importante mencionar que durante este pro-
nalidad de aclarar dudas o tomar decisiones en cedimiento es recomendable identificar aquellas
el área del almacén que estuviere necesitando partidas que deban considerarse como obsole-
de estos apoyos. tas o de lento movimiento, con la finalidad de

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 que en los reportes finales se tomen en cuenta Algunos de los casos que pueden presentarse
estas características; así como, aquellas parti- son: notas de salida de almacén no descarga-
das que correspondan a pedidos ya facturados das del kárdex, notas de remisión por mercan-
y descargados del sistema de control de inven- cías recibidas durante el desarrollo de los con-
tarios que por alguna razón permanezcan aún teos, hojas de control de mercancías entregadas
en las instalaciones de la empresa. a comisión y/o consignación no entregadas al
personal encargado de los sistemas de control
• Es recomendable que se realicen, de ser posible, de inventarios.
por lo menos dos conteos con el objetivo de rati-
ficar o rectificar las existencias reportadas en el • Concluidos los conteos físicos y el registro de las
primero de ellos a la mesa de control. transacciones de ajuste en el área que proceda,
se deberá efectuar la valuación de las existen-
• Las cantidades contadas en cada ronda deberán cias reales de acuerdo con el método de va-
anotarse con tinta para evidenciar la realización luación que para tal efecto se mantenga en la
de los conteos, así como plasmar la firma del compañía.
jefe de equipo.
• Finalmente se hará la impresión del listado de
• Las variaciones existentes entre cada conteo y/o inventario final valuado, separando aquellas
con las existencias teóricas deberán de ser in- existencias que se hubieran clasificado como
vestigadas y aclaradas de forma inmediata, ya obsoletas y de lento movimiento, para que el
que esto permitirá en caso necesario la propues- área facultada para ello determine la necesidad
ta de ajustes tanto en el sistema de control de de crear o modificar las reservas derivadas de
inventarios como en los registros contables. estos conceptos. Una vez realizado esto, el lista-
do deberá ser cotejado contra las cifras mostra-
La documentación que soporte la aclaración de das en estados financieros.
cada una de las diferencias determinadas en los
conteos físicos, deberá ser recopilada en la mesa A continuación se presenta un modelo del
de control en fotocopia y formar parte de los re- instructivo que podría ser utilizado en la
portes finales del inventario físico, ya que esta será toma física de inventarios de una empresa
la evidencia de los ajustes que se propongan. manufacturera.

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Labores de Preinventario
Inventario de materias primas, subensambles, mate-
rial indirecto, material obsoleto, producto terminado 6. Para el día del recuento es indispensable que
y producción en proceso. todos los movimientos de entrada como de sa-
lida de inventarios (o traspasos) se encuentren
1. Todos los materiales que estén sujetos a conteo debidamente documentados y procesados en el
deberán estar debidamente identificados, orde- sistema a más tardar el día __ de diciembre.
nados y pre-contados en las áreas de almace-
naje de las distintas naves productivas a más 7. Los marbetes destinados para el recuento físico
tardar el día ___ de diciembre de ___, y serán deberán estar en poder de los responsables de
responsabilidad de los jefes de departamento los inventarios el día ___ de diciembre para
de las áreas a inventariar. materia prima, subensambles y producto ter-
minado; para producción en proceso será el
2. Los materiales que por alguna razón en es- mismo día de inicio del inventario. Es responsa-
pecial no estén sujetos a inventario, se debe- bilidad del Departamento de Costos, el control
rá identificar con una leyenda que diga “NO de la numeración que se utilice.
INVENTARIAR” por cualquiera que sea su si-
tuación (ya sea propiedad del cliente, devolu- 8. Los artículos que durante los preparativos de
ciones a proveedores, mercancías en garantía, toma de inventarios carezcan de marbete,
etc). deberán ser reportados de inmediato al De-
partamento de Costos para que éste se emita
3. Los materiales que sean iguales y por razones acorde a la numeración asignada al almacén
de espacio se encuentren ubicados en área o correspondiente.
nave diferentes, se les deberá colocar un mar-
bete elaborado a mano con la misma informa- 9. Cabe mencionar que las áreas de inventariar
ción del marbete impreso. deberán de estar despejadas y con el espacio
suficiente para el acceso a la toma de los in-
4. Los responsables de los almacenes deberán ventarios.
brindar la facilidad, apoyo y el equipo necesa-
rio a todo el personal que intervengan en los 10. La localización de los departamentos en pro-
conteos; así también, a los auditores (internos y ducción serán de acuerdo a lo siguiente:
externos) con el propósito de que todos los ma-
teriales hayan sido debidamente inventariados. 11. Un día antes del inventario el Departamento de
Costos, dará un recorrido por las áreas a in-
5. Durante los recuentos no podrán efectuarse mo- ventariar para verificar que se haya cumplido
vimientos de materiales o productos por lo que con los puntos antes mencionados.
el almacén de materias primas y subensambles
deberá dejar de recibir de proveedores hasta
el día __ de diciembre y entregar materiales a
proceso hasta las _____ hrs., el mismo día.
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Marbetes
procederá a elaborar marbetes autorizados por el
La toma del inventario físico, se efectuará a través Departamento de Costos.
del llenado de marbetes que serán previamente co-
locados en las áreas a inventariar por los responsa- Una vez que los marbetes fueron emitidos y revisa-
bles de dichas áreas. dos por el jefe del almacén, se procederá a marbe-
tear todas las áreas que serán sujetas a inventario.
Estos marbetes serán emitidos por el Sistema de
Cómputo con toda la información requerida excepto Los marbetes que sean emitidos por el Sistema y
cantidad, nombre o número de trabajador. Estos mar- entregado a los responsables por ningún motivo se
betes solo son para el inventario de materias primas, podrán destruir o extraviar. Se responsabilizará a
artículos de subensamble y terminados. Los únicos los encargados del área y deberá reportar esta si-
que no serán emitidos son la Producción en Proceso, tuación al Departamento de Costos, para que sean
pues se emitirán con una relación de materiales. En ellos quienes lo definan.
el caso de que exista material sin identificación se

Los marbetes constan de tres partes, que son:

Identificación: Esta es la 2do. Conteo: Esta es la segun- 1er. Conteo: Esta es la pri-
primera parte del marbete (iz- da parte del marbete (central) y mera parte del marbete (dere-
quierda) y es la que al final del es la que se utiliza para anotar cha) y es la que se utiliza para
inventario se queda pegada al las cantidades inventariadas du- efectuar el primer conteo de los
producto o material en la zona rante el segundo conteo de los materiales y productos, el cual
inventariada. Es de utilidad productos y materiales durante se realiza durante el acomodo
para aclarar diferencias entre la toma del inventario físico. y el ordenamiento de las áreas
conteos y registros. a inventariar.

Toda anotación en los marbetes deben hacerse con letra y número legi-
bles, además de que deben llenarse con bolígrafo (no lápiz).

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Para efectos de aclarar diferencias entre los conteos, Una vez cotejada la diferencia entre los conteos, el
y con la finalidad de agilizar el trabajo, se controla- tercero se comparará con los dos primeros y los que
rán los terceros conteos. lleguen a ser iguales, será la cantidad a capturar.

Por último, debemos tomar en cuenta algo muy impor- Los marbetes, son la única referencia de la toma
tante que es la unidad de medida. Esta sale impresa de inventario físico y son básicos para trabajos de
en la parte inferior izquierda del marbete y signifi- depuración o aclaraciones posteriores al inventario,
ca la medida en que se realizará el conteo. Podras tanto para el Departamento de Costos y para el de
identificarla con las siglas (U.M.) Auditoria Interna o Externa. Por este motivo se debe
tener especial cuidado que se recopilen los marbe-
En la mesa de control, se comparará el marbete del tes adecuadamente al final de los trabajos del inven-
primero con el segundo conteo y en caso de dife- tario, respetando la consecutividad y totalidad de
rencias, se llenará un formato “manualmente” para acuerdo al folio impreso para cada área.
enviar a una persona distinta a las que hicieron las
dos primeras tomas, a realizar una tercera.

Labores durante el Inventario

Actividades a realizar durante los conteos: del primer conteo verificando el acomodo de los ma-
teriales, simultáneamente efectuar la identificación
Las labores de inventario físicos, tanto el primer con- de productos en situaciones especiales, además de
teo como el segundo conteo, deberán iniciar inva- cuidar que todo quede marbeteado.
riablemente en las fechas y horarios establecidos de
acuerdo al calendario respectivo. Esta actividad la realiza el personal que labora en di-
chas áreas. Es importante poner toda la atención al
Las fechas de elaboración del inventario físico es- colocar los marbetes según el tipo de material, verifi-
pecíficamente serán, el día __ de diciembre para cando que la descripción y producto que menciona
Producción en Proceso. Al término de estos, proce- coincida con la unidad de medida y sea lo mismo que
deremos al inventario de Materias Primas, Suben- ampara el marbete en el que se va a anotar la cantidad.
sambles y Productos Terminados hasta el día ___ de
diciembre respectivamente hasta concluirlos. Con lo Durante el segundo conteo, la labor es un poco más
anterior, se da por entendido que la toma de los in- rápida y sencilla, ya que los marbetes ya se encuentran
ventarios, deben concluir antes de estas fechas. colocados y la función del personal designado a esta
actividad es simplemente contar con estos, sin embar-
Las personas a participar en los inventarios físicos, go, debe de efectuar un chequeo para comprobar que
deberán presentarse en los almacenes a las 7:00 el producto que se esta contando es el mismo que am-
hrs. del día para su inicio. para el marbete en el que se va a anotar la cantidad.

Las personas que cooperarán en la ejecución de los En áreas donde se encuentren artículos afiliados o
inventarios físicos se les citará el día __ al ___ de que sean complicados para contar es conveniente
diciembre para las juntas de aplicación de dichos que se formen en parejas para facilitar la labor y
inventarios. hacerlo de mejor calidad.

Los supervisores de cada área a inventariar deberán

de coordinar, junto con los responsables de conteo,
a todo el personal que participará en dicha activi-
dad, siendo muy conveniente que antes que se inicie
la labor de conteo se den instrucciones generales
sobre la forma en que deben de realizar su labor.

La toma del inventario se hará bajo el procedimiento

de recorrer las zonas de almacenes; desde la toma
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 • En el espacio que sigue, deberán anotar la uni-
dad de medida del artículo contado. Estos pue-
den ser kilos, piezas, paquetes, etc. Es impor-
tante tomar en cuenta que la unidad de medida
es tal como se controla el material dentro del
inventario y no como se recibe del proveedor.

• Finalmente, deben anotar su nombre (no em-

pleado), en el espacio denominado “contado
por”

• Acomodar en orden progresivo los marbetes del

inventario después de la toma física y entregar-
los a los supervisores de inventario o a la perso-
na asignada para este fin.

• Deben tener especial cuidado de no extraviar

los talones de los marbetes que contó. El inven-
tario no se puede dar por concluido, hasta que
estén todos los marbetes capturados y empata-
dos el primer conteo con el segundo.

• Por ningún motivo, deberá destruir o cancelar

marbetes, en el caso de tener que cancelar un
Las actividades de las personas asignadas marbete, se debe recurrir al Supervisor, el cual
a conteo físico, así como los responsables autorizará y tomará la decisión.
de cada área son:
• En el caso de detectar materiales o productos
• Contar el tipo de material de acuerdo al área sin marbete, deberá notificarlo a su supervisor,
que han sido asignados. para que sea reportado al Coordinador Gene-
ral y se elabore un control sobre éste, que permi-
• Anotar de manera clara y precisa la información ta su adición al inventario físico.
relacionada con el material del cual se esta ela-
borando el inventario físico. • La persona indicada para toma física, al finali-
zar el conteo de los artículos del área que se le
• Reportar al responsable de cada área cualquier asignó, deberá de reportarse con su Supervisor
anomalía o problema que se tengan con los mar- para que sea reubicado en otra área de conteo
betes. que se requiera.

• La cantidad que ellos contarán deberá ser ano- • Al momento que se empiecen a determinar las
tada en el talón del marbete que se encuentra diferencias entre el primero y segundo conteo,
junto con el material que se encuentran contando. deberá de auxiliar a la aclaración de éstas se-
El resultado deberán anotarlo en el espacio men- gún lo vaya indicando el supervisor del área.
cionado como “cantidad”.
• No podrá abandonar el área que le ha sido
• Ningún marbete debe llevar tachaduras. En caso asignada sin la autorización de su Supervisor
de cometer error al anotar la cantidad contada u y será éste, el que le indique cuando se da por
otra información del marbete, este debe cance- terminado el inventario y se puede retirar defini-
larse y sustituirse por otro. Por ningún motivo al tivamente.
momento de capturar la información en la mesa
de control se aceptarán estos marbetes;,proce- • El día de los inventarios físicos, el personal de
diendo a regresarlos al Supervisor correspon- conteo debe considerar que sí reporta al Super-
diente para su reemplazo. visor de Inventario Físico, y no a su jefe habitual.

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Actividades de los Supervisores de Inventa- los productos o materiales. Es conveniente que
rios, durante el transcurso de la toma física: para esto se apoye con el responsable del área.

Ubicar al personal que le fue asignado para conteo, • Deberá de mantener el orden y disciplina en el
de tal manera que las actividades se realicen ágil- área de trabajo.
mente, así como el pasar lista de asistencia.
Reubicar al personal que vaya terminando las áreas • Verificará que todos los marbetes fueron con-
que se le asignaron, ya sea dentro de su mismo al- tados y entregados a la mesa de control para
macén o alguna otra área. Para esto se debe contar ser procesados, tanto los normales como las
con el responsable general del inventario. diferencias.

• Hará pruebas selectivas de los materiales ya • Las personas que intervengan en la toma de in-
contados en su área, corroborando con lo ano- ventario físico, independientemente de la activi-
tado en los marbetes y firmándolos. dad que realicen, serán liberados a criterio del
responsable, evaluando las cargas de trabajo
• Coordinará con el responsable de las mesas de en su área y las otras.
control la entrega de marbetes para su captura,
así como la aclaración de los marbetes que tu- • Siempre deberán irse al final, aquellas personas
vieron diferencias. que tienen injerencia directa en las áreas como
lo son el personal de almacenes y contabilidad.
• Aclarar las dudas al personal que esta contando
sobre las especificaciones o características de

Mesa de control
Durante la toma de inventario físico, se requiere capturar los marbetes
en donde se anotan las cantidades de los materiales y productos que se
van contando, lo cual debe hacerse con mucho cuidado y control.

La mesa de control esta integrada por el siguiente personal:

Un supervisor (responsable Varios capturistas Varios controladores

de la Mesa de Control) de marbetes

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Las actividades y responsabilidades del Su- • Reportar de inmediato al responsable de la
pervisor de la Mesa de Control son: Mesa de Control, los problemas que existan
para efectuar la captura de marbetes, relaciona-
• Supervisar antes de la toma del inventario, que do con tachaduras o que carezcan de informa-
el número de equipos que se utilizarán para la ción básica.
captura hayan sido instalados por el Departa-
mento de Sistemas en las áreas asignadas. • Marcar todos los marbetes que vaya capturando.

• Supervisar las funciones específicas que le fue- • Entregar los marbetes capturados a los Controladores.
ron asignadas al personal de su mesa, además
de pasar lista de asistencia. • Los marbetes que fueron emitidos y no fueron uti-
lizados, deberán de capturarse en cero. Nunca
• Distribuir los marbetes para que sean captura- deben destruirse.
dos y ordenados.
• Prestará todo el apoyo de acuerdo a las nece-
• Mantener el orden y el control de las actividades sidades de la Mesa de Control y como se lo
de la gente. indique el Supervisor del área.

• Solicitar la emisión de los reportes que se requie- Actividades del personal asignado para ser
ran para el control de los marbetes. Controlador de Marbetes:

• Coordinar con el responsable de la toma física, • Ordenar los marbetes de forma consecutiva pos-
la aclaración de las diferencias entre el primer y terior a su captura llevando una relación de los
el segundo conteo. folios faltantes para reportarlo con el Supervisor
de la Mesa y procesa a su aclaración.
• Verificar al final de la captura, que todos los
marbetes coincidan en el primer y el segundo • Reportar de inmediato al Responsable de la Mesa
conteo, así como que no falte ninguno por cap- de Control los problemas que presenten los marbe-
turar ni en los consecutivos. tes aun después de capturados, por ejemplo que
presenten tachaduras o que carezcan de información
• Emitir el reporte consecutivo de marbetes proce- como el nombre de quien elaboró el conteo, etc.
sados, en donde se pueda confirmar que no hay
faltantes ni diferencias de conteo. Este conteo debe • Cotejar o comparar el marbete del primero con
ir firmado de conformidad por ambas partes. el segundo conteo, identificando que las canti-
dades (ya capturadas) sean iguales. En caso de
• Entregar al Departamento de Costos al finalizar diferencias, se llenará el formato para terceros
el inventario los listados respectivos de confor- conteos reportando a su Supervisor; además de
midad, anexándole los marbetes. Estos listados, llevar un control sobre esto.
además de la firma del responsable de la mesa,
deben estar firmados por Auditoria Interna y Ex- • Llevar el control de la consecutividad y totalidad
terna (en su caso) así como por el responsable de los marbetes de acuerdo a la numeración
del almacén y el supervisor de la toma física. establecida en el momento que se complete y
reportarlo al Supervisor de la Mesa de Control.
• Podrá rechazar el supervisor del inventario los
marbetes que presenten tachaduras o enmendadu- • Prestar todo el apoyo de acuerdo a las necesida-
ras (sin capturarse) y que alteren la información, des laborales de la mesa de control y de la for-
así como los que se encuentren sin nombre o ma en como se lo indique el Supervisor de área.
iniciales del que hizo la toma física.

Las funciones del personal asignado a cap- La toma del inventario físico, se
tura son: dará por terminada una vez
que el Departamento de Cos-
• Introducir al sistema los datos de número de mar- tos y el de Auditoria (Interna
bete, cantidad contada y conteo que corresponde. y Externa) estén conformes
con los listados consecutivos
de marbetes y los firmen.
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