GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS

METODOLOGIA 1952801

Presentado a: Instructora
Diana Arley Aguirre Romo

Presentado por:
Anggie Alejandra Hernandez Ortega

CENTRO DE BIOTECNOLOGÍA INDUSTRIAL

MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS
Julio 04 2019

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Tabla de contenido
Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización) …..3
Desarrollo Justificación.................................................................................................................. 4
Políticas y normas......................................................................................................................... 4
Manual de Funciones…………………….….……………………………………………………5
Descripción de los cargos………………….……………………………………………………6
Manual de Perfiles de Cargos por Competencias…………………………………………….7
Beneficios del Manual de Funciones…………………………………………………………14
ventajas del manual de funciones…………………………………………………………..15
Participantes…………………………………………………………………………………….. 15
Periodicidad……………………………………………………………………………………... 15
Procesos a desarrollar en el manual………………………………………………………... 15
Instrumentos de medición……………………………………………………………………..16
Instructivo manual de funciones………………………………………………………….…. 17
Bibliografía……………………………………………………………………………………….17

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 1. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y
Teorización).

Manual de Funciones por Competencias: Usted ha realizado hasta este momento un

análisis sobre la importancia que tiene para el Área de Talento Humano contar con un
Manual de Funciones por Competencias (MFPC), debido a la estructuración que le da a
cada uno de los puestos de la organización. Así que ha llegado el momento para que
usted, de manera individual, aplique sus conocimientos sobre este tema y le aporte, bien
sea a la empresa LAP o a la organización donde labora, un Manual de Funciones por
Competencias (MFPC). Si usted lo realiza para el caso de la empresa LAP tenga en
cuenta que éste será únicamente para el área comercial.

Lea el caso presentado en la Misión 2 y construya su propio formato para el

levantamiento de la información y éste será el insumo principal para la construcción del
MFPC. Si lo va a realizar en una organización real, debe contextualizar al instructor sobre
las características de su organización, en qué momento se encuentra la empresa para
realizar dicho Manual, qué características tiene, si va a elegir un área específica indique el
porqué de esa decisión.

El manual debe ser realizado en un procesador de texto y debe tener los siguientes
apartados:
• Portada
• Justificación
• Tabla de contenidos
• Políticas y normas
• Definición de Manual de Funciones y Descripciones de Cargos
• Beneficios de este proceso
• Participantes • Periodicidad
• Proceso a desarrollar en el manual
• Instrumentos de medición
• Instructivo para la utilización del manual.

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 DESARROLLO

JUSTIFICACION

El levantamiento del Manual de Funciones por Competencias tiene como propósito

optimizar la gestión de la empresa, buscando un mayor grado de efectividad de la misma,
a través de la consecución de eficiencia y eficacia de todas las áreas que componen a la
organización, obteniendo de esta manera niveles óptimos de productividad que conlleven
a su desarrollo y fortalecimiento, garantizando su permanencia, posicionamiento y
competitividad.

Así las cosas, el manual de funciones es una herramienta que permite que la organización
integre una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo en el Área Comercial de la
empresa LAP, con el fin de ayudar a mejorar la calidad del servicio y conlleva a que los
trabajadores se comprometan con la búsqueda de alternativas que mejoren cada una de
las etapas de los diferentes procesos, logrando así el cumplimiento de los objetivos de la
empresa. A su vez este estudio permitirá revisar y/o estudiar las técnicas y novedades que
se utilizan para estructurar las descripciones de cargos y los perfiles con la metodología a
seguir.

El Desarrollo de un Manual de Cargos para el reclutamiento y selección de personal

tendrá gran utilidad dentro de la empresa ya que orientará de manera asertiva la
búsqueda de la persona adecuada a la hora de tener una vacante o iniciar la búsqueda
de un cargo nuevo dentro dela organización, ya que en dichas descripciones se
observarán los diferentes factores que influyen en la búsqueda de personal, basándose
en el perfil y en las descripciones de cada cargo, por lo tanto servirá para agilizar la
captación de personal dentro de la organización, permitirá que cada departamento
conozca el personal con el que deberá contar al momento de tener una vacante o
de necesitar un cargo nuevo apoyándose en el manual de descripciones de
cargos.
POLITICAS Y NORMAS

Las políticas son reglas que se estableces para dirigir funciones y asegurar que estas se
desempeñen de acuerdo son guías para la acción y sirven para dar respuestas a los
interrogantes o problemas que se puedan presentar con frecuencia se refiere a la
manera como las organizaciones aspiran a trabajar para alcanzar por intermedio de ellos
los objetivos deseados es una declaración de principios generales que la empresa u
organización se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices
básicas acerca del comportamiento que se espera de sus empleados y fija las bases
sobre cómo se desarrollarán los demás documentos (manuales, procedimientos, etc.) de
la empresa.

Las políticas también establecen el código de valores éticos de la organización, que

rigen las relaciones con los empleados, accionistas, clientes, proveedores, etc.; a partir
de las políticas, pueden definirse los procedimientos que se implantarán, los cuales son
caminos de acción predeterminados para orientar.

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Las normas son la expresión estandarizada de una descripción de competencias
laborales identificadas previamente. Es importante considerar la norma en su acepción
de estándar, de patrón de comparación, más que de instrumento jurídico de obligatorio
cumplimiento. La norma está conformada por los conocimientos, habilidades, destrezas,
comprensión y actitudes, que se identificaron en la etapa de análisis funcional, para un
desempeño competente en una determinada función productiva. En este sentido, es un
instrumento que permite la identificación de la competencia laboral requerida en una
cierta función productiva.

Una vez que las normas son establecidas y aceptadas, influyen en el comportamiento de
las personas sin necesidad aparente de controlarlas externamente.
Una norma técnica de competencia laboral incluye:

 Lo que una persona debe ser capaz de hacer

 Las condiciones en que la persona debe demostrar su competencia
 La capacidad para obtener resultados de calidad con el desempeño eficiente y
seguro de una actividad
 La capacidad para transferir los conocimientos, habilidades y destrezas que ya
posee, a otros contextos laborales

DEFINICION DE MANUAL DE FUNCIONES

Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas

que desarrolla cada empleado en sus actividades cotidianas y es elaborado
técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que
resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o
labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía
propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u
operarios de una empresa, ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas
apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la
responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos,
perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos
anualmente dentro de los cuales se indique, cualitativa y cuantitativamente en resumen
las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas
soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados
permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y
calidad de la gestión

Toda empresa debe tener un manual de funciones, sobre todo aquellas que son de
grandes dimensiones, ya que así se lleva un control sobre las funciones que tiene el
personal que conforma la compañía. Es un instrumento eficaz de ayuda para el
desarrollo de la estrategia de una empresa, ya que determina y delimita los campos de
actuación de cada área de trabajo, así como de cada puesto de trabajo.

Este manual consiste en la definición de la estructura organizativa de una empresa.

Engloba el diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo estableciendo
normas de coordinación entre ellos. Es un documento que especifica requisitos para el
cargo, interacción con otros procesos, responsabilidades y funciones.

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 DESCRIPCION DE LOS CARGOS

Es muy importante tener claro que existe una gran diferencia entre una descripción de
puesto y análisis de puestos. La descripción de cargos es una fuente de información
básica para toda la planeación de recursos humanos. Es necesaria para la selección, el
adiestramiento, la carga de trabajo, los incentivos y la administración salarial.

La descripción es un resumen de las principales responsabilidades, funciones y/o

actividades del puesto; es un proceso que consiste en enumerar las tareas o
atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás cargos que
existen en una empresa; es la enumeración detallada de las atribuciones o tareas del
cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los
métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas (cómo lo hace) y los
objetivos del cargo (por qué lo hace). Básicamente es hacer un inventario de los
aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que
comprende. Todas las fases que se ejecutan en el trabajo constituyen el cargo total. Un
cargo "es la reunión de todas aquellas actividades realizada por una sola persona, que
pueden unificarse en un solo concepto y ocupa un lugar formal en el organigrama".

Se podría definir el cargo como la agrupación de todas aquellas actividades realizadas

por un solo empleado que ocupen un lugar específico dentro del organigrama de la
empresa. Se podría decir entonces que la descripción de cargo no es más que enumerar
detalladamente las tareas y responsabilidades que conforman al mismo y de esta
manera diferenciar un cargo de los otros. Esta descripción debe incluir:

 Cuáles son las funciones del ocupante

 Cuando hace el ocupante estas funciones.
 Por qué el ocupante hace dichas funciones (objetivo).
 Como hace el ocupante sus funciones.

Después de la descripción de cargo viene el análisis de cargo, el cual podríamos definir

como la especificación de las cualidades que debe tener el factor externo al cargo como
tal. Es por esto que se le denominan factores extrínsecos, los cuales están formados
básicamente por el perfil con el que deberá cumplir el futuro ocupante. Este análisis
debe incluir:

 Requisitos Intelectuales
 Requisitos Físicos
 Responsabilidades implícitas
 Condiciones de Trabajo

Entonces podemos decir que la descripción y el análisis de cargo son la base

fundamental de cualquiera de los trabajos que realizará el talento humano de la
empresa, ya que tanto la descripción como el análisis pueden ser de gran ayuda o guía
para todas las etapas posteriores dentro de los procesos que se cumplirán, como lo son
el reclutamiento y selección, la capacitación, la administración de sueldos, higiene y
seguridad en el trabajo, Bienestar de los empleados, Inducción, entre otras.

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La descripción de cargo dice el perfil del cargo como tal, sin dar importancia a otros
factores externos, mientras que el análisis de cargo fija el perfil y las cualidades con las
que debe contar la persona que vaya a cumplir o desarrollar las tareas en un futuro y
aceptar las responsabilidades antes descritas.

MANUAL DE PERFILES DE CARGOS POR COMPETENCIAS

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN: Coordinador de Alimentos
CÓDIGO:
GRADO:
Marque con X el ESTRATÉGICO X
TIPO DE PROCESO MISIONAL
al cual se asocia
DE APOYO
esta cargo
NOMBRE DEL PROCESO: Distribución de Mercancías
DEPENDENCIA: Área Comercial
CARGO DEL JEFE
Jefe de Centro de Distribución
INMEDIATO:

II. PROPOSITO PRINCIPAL: Será encargado de coordinar y hacer cumplir las actividades
del Área de Distribución de Alimentos, los planes de comercialización y mercadeo, con el
fin de lograr el posicionamiento de la empresa, basándose en las políticas establecidas
para la promoción, distribución y venta de productos y servicios con el fin de lograr los
objetivos de la compañía fidelizando a los clientes y brindando un servicio al cliente con
excelencia.

IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
III. FUNCIONES CLAVES
Coordinar las Actividades del Área de
Distribución de Alimentos
Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación Cumplir a tiempo con los proyectos para la
de los sistemas y procedimientos de la aprobación del cliente
Coordinación de Alimentos, para procurar su Toda la información será manejada de manera
efectividad. confidencial.
Resolver problemas a través de la
Establecer una estructura organizativa de la
construcción de proyectos con una visión
empresa, adecuada a la actividad que desarrolla
prospectiva.
en la respectiva Coordinación, para así conseguir
Desarrollar un pensamiento e innovador, con
una buena interrelación y que además permita
capacidad para realizar proyectos efectivos
atender las necesidades de los empleados a su
que conlleven a la buena ejecución de los
cargo
procesos a su cargo.
Trabajar acorde a las políticas susceptibles de
Es el líder del equipo de ventas de alimentos;
la empresa, con una actitud responsable y
representa al conjunto de sus vendedores de
respetuosa, no solo con sus superiores, sino
alimentos frente al resto de directivos y clientes.
con sus subalternos.

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 Es el encargado de formar su equipo de ventas
de alimentos, brindando la capacitación
requerida, para el desempeño de sus labores y
la atención de los clientes internos y externos.

OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS

 Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir
al mejoramiento continuo.
 Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata
responsabilidad.
 Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean
requeridos por las instancias de control

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
 Comprensión de lectura
 Pensamiento crítico
 Escucha activa
 Comunicación asertiva
 Resolución de problemas complejos

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS: Profesional graduado en Ingeniería de Alimentos, Administración de Empresas,

Administración de Negocios, Economía o Ingeniería Industrial.

DE DESEMPEÑO: Tres (3) años de experiencia en cargos y procesos relacionados el área de

alimentos, la gestión administrativa y financiera Estar siempre dispuesto a ayudar a sus
compañeros de equipo y compartir el conocimiento
Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.

 Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas

con el cargo

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

COMPETENCIAS BÁSICAS
COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS
Realizar verificación del producto con el
fin de lograr que los alimentos no vayan
· Inspección Hacer inspección a producto terminado a estar vencidos o próximos a vencer y
que sean aptos para el consumo
humano.
Realización de estadística,
· Manejo de
relacionadas con el consumo de Cuantificación de producto
estadísticas
alimentos y preferencias de los clientes

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VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS
Sentido de pertenencia con la
· Compromiso organización y las labores propias Buena disposición en sus labores.
de su cargo.
Cumplir con sus deberes a Compromiso con sus deberes.
· Responsabilidad
cabalidad. Eficacia y efectividad en su trabajo.
Tolerancia con el personal de la
Ser tolerantes y acatar las labores empresa.
· Respeto
con la mejor disposición. Amabilidad en toda relación que se
presente dentro de la organización.

CIUDAD: BOGOTA
FECHA DE APROBACIÓN: 21 DE SEPTIEMBRE DE 2017
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Gestión de Talento Jefe de Centro de Gerente General
Humano Distribución

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN: Auxiliares de Transporte y Bodega
CÓDIGO: 1371
GRADO:
Marque con X el ESTRATÉGICO
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
al cual se asocia
esta cargo DE APOYO X
NOMBRE DEL PROCESO:
DEPENDENCIA: Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente Comercial

II. PROPOSITO PRINCIPAL: Reciben, clasifican, registran, almacenan y despachan repuestos,

suministros, insumos, materiales, insumos y equipos para el uso de empresas o venta al público.
Están empleados por fábricas, plantas de procesamiento, fincas de cultivo, almacenes de venta al
detal y al por mayor, empresas mineras, forestales y de construcción, hospitales, fuerzas armadas
y otros establecimientos comerciales e industriales del sector público y privado.

III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Buenas relaciones interpersonales.

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Programar, despachar y distribuir
mercancías, materiales, equipos, insumos y
Conocimientos y experiencia en el área.
suministros para uso interno o cliente
externo.

Mantener actualizados los registros de Responsabilidad, liderazgo, autoridad,

entrada y salida de insumos, mercancías, compromiso
equipos y materiales, en forma manual o
sistematizada. Eficiente en los procesos de la empresa

Verificar y supervisar los procesos que Crear y manejar relaciones comerciales.

garanticen la asepsia del área de
almacenamiento de las mercancías, Organizado en la elaboración de su
materiales, equipos, insumos y suministros trabajo.

Recibir y clasificar materiales, insumos,

La prestación de los servicios adecuados
suministros, repuestos, equipos y mercancía
en bodega y transporte.
en general.

Determinar métodos de recibo y despacho El manejo de almacén de la Empresa

de materias primas, bienes, y mercancías. está ajustada con las directrices

OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS:

- Establecer métodos de registro, clasificación y control de los elementos y materiales
que la Empresa adquiere según normas y parámetros establecidos.
- Dar el trámite correspondiente a las entradas salidas y bajas con los documentos
soporte de elementos y materiales que maneje el almacén.
- Coordinar y tramitar ante la gerencia la recuperación de artículos y elementos
deteriorados que justifique su reparación.
- Adoptar mecanismos de seguridad, depósito y almacenamiento que garantice la
conservación de los elementos y materiales de la sociedad bajo su cuidado.

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES: Servicio al cliente, Servicios de oficina y administrativos,

Idioma extranjero, Producción y procesamiento, Matemáticas.
Programación, registro y control de inventarios.
Técnicas de almacenamiento.
Gestión de transporte.
Conocimiento en norma y procedimientos de seguridad.

2
VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS: Técnica Profesional en Coordinación de los procesos logísticos en almacén

bodega o centros de distribución - Técnica Profesional en operación de almacenes y bodegas -
Técnica Profesional en operaciones logísticas - Técnica Profesional en operación de almacenes y
transporte - Técnico Profesional en logística.

DE DESEMPEÑO: Doce (12) meses de experiencia relacionada en cargos de apoyo administrativo

relacionados.

 Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

DISCIPLINA Y TENACIDAD Adaptarse a las políticas Institucionales y buscar información

de los cambios en la autoridad competente; perseverar en un asunto o problema hasta que
este quede Resuelto.

ADAPTACIÓN AL CAMBIO Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas

para aceptar los cambios positivos y constructivamente.

MANEJO DE LA INFORMACIÓN Manejar con respeto y confidencialidad la información

empresarial de la que disponga.

DISPOSICIÓN HACIA AL APRENDIZAJE Disposición para Gestión no voluntaria e

incondicionalmente a actividades que contribuyan al fortalecimiento de su conocimiento de
sus componentes profesionales y personales.

RELACIONES INTERPERSONALES Establecer y mantener relaciones amistosas y

positivas, basadas en la comunicación abierta y fluida y en el respeto por los demás.

TRABAJO BAJO PRESIÓN

Capacidad para actuar con eficacia en situaciones de presión de tiempo, de desacuerdo,
oposición y/o diversidad. Es la capacidad para responder y trabajar con alto desempeño en
situaciones de mucha exigencia.

Ser tolerantes y acatar labores con la mejor disposición.

CIUDAD: Bogota

2
FECHA DE
APROBACIÓN:

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Coordinadora Gestión Gerente Comercial Gerente

Humana

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN: Asesor Comercial Junior o Sénior
CÓDIGO: 6311
GRADO:
Marque con X el ESTRATÉGICO
TIPO DE PROCESO
MISIONAL X
al cual se asocia
esta cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO: Ventas y servicios
DEPENDENCIA: Área Comercial
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente Comercial

II. PROPOSITO PRINCIPAL: Desarrollan las actividades propias del proceso de la venta. Venden
mercancías y servicios no técnicos para clientes mayoristas, al detal, comerciantes, industriales y
profesionales. Están empleados por empresas que producen, distribuyen o proveen bienes y
servicios.

III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Cumplir a tiempo con los proyectos para la

aprobación del cliente
Promover las ventas con los clientes. Resolver problemas a través de la
construcción de proyectos con una visión
prospectiva.
Coordinar, seleccionar y organizar una
serie de elementos para producir objetos
Identificar y contactar clientes potenciales.
visuales comunicando un mensaje
específico.
Informar a los clientes sobre las ventajas y Desarrollar un pensamiento e innovador,
utilización de las mercancías y servicios. con capacidad para realizar proyectos

2
 Trabajar acorde a las políticas de
sustentabilidad, con una actitud
responsable y respetuosa.
Elaborar y realizar seguimiento a las
Elaborar cotizaciones, convenir plazos de
solicitudes de servicio con los
crédito, garantías y fechas de entrega.
requerimientos de los clientes
Apoyar los procesos de facturación y
Preparar o supervisar la elaboración de
recaudo de cartera generada por la venta
contratos de venta.
de servicios a sus clientes.

OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS: hacer despliegue de objetivos estratégicos y

operacionales de las metas mensuales y anuales institucionales, comprometiendo a todos los
colaboradores, seleccionado y diseñando indicadores de gestión que permitan hacer seguimiento.
Concurrir en el desempeño de sus funciones con todas las dependencias afines, integrando
equipos interdisciplinarios que garanticen una gestión con calidad, cumplimiento oportuno de los
objetivos y metas Participar activamente en los programas de inducción, re inducción,
entrenamiento, capacitación y mejoramiento de la cultura organizacional, establecidos por la
empresa. Mantener en el desempeño de su cargo excelentes relaciones humanas, capacidad de
Coordinar el trabajo en equipo, receptividad al cambio, mejoramiento continuo, calidad en la
gestión, orientación y servicio integral al cliente. Elaborar, presentar y sustentar informes de gestión
oportunos al superior inmediato y ejercer el control interno del área comercial.

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES: Servicio al cliente, Mercadotecnia y ventas, Idioma

extranjero, Administración y gerencia, Matemáticas, informática básica.

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS Profesional graduado en Administración de Empresas, Negocios, Economía,

Ingeniería Industrial.

DE DESEMPEÑO: Requiere de dos (2) años de experiencia en actividades de atención al cliente y

manejo de personal y Un año como asesor comercial.

Excelentes habilidades de comunicación verbal y oral.

 Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo

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VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO
Adaptarse a las políticas Institucionales y buscar información de los cambios en la
autoridad competente; perseverar en un asunto o problema hasta que este quede resuelto.

ADAPTACIÓN AL CAMBIO Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas

para aceptar los cambios positivos y constructivamente.

MANEJO DE LA INFORMACIÓN Manejar con respeto y confidencialidad la información

empresarial de la que disponga.

RELACIONES INTERPERSONALES Establecer y mantener relaciones amistosas y

positivas, basadas en la comunicación abierta y fluida y en el respeto por los demás.

TRABAJO BAJO PRESIÓN Capacidad para actuar con eficacia en situaciones de presión
de tiempo, de desacuerdo, oposición y/o diversidad. Es la capacidad para responder y
trabajar con alto desempeño.

Capacidad para permanecer eficaz dentro de un entorno cambiante, como a la hora de

enfrentarse con nuevas tareas, responsabilidades o personas.

CIUDAD:

FECHA DE APROBACIÓN:

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

BENEFICIOS DEL MANUAL DE FUNCIONES

Este Manual es una base que le da soporte y claridad a los cargos en la empresa
LAP. Por esta razón es fundamental su aplicación con el fin de organizar, coordinar y
controlar procesos como el reclutamiento y la selección del personal, inducción y re-
inducción a empleados, capacitaciones, entrenamientos según las responsabilidades de
cada funcionario y adicionalmente se debe gestionar la evaluación de desempeño.

Hoy en día las herramientas de gestión han tomado una enorme relevancia en la
consecución de la productividad en las organizaciones a todo nivel, dentro de estas
herramientas el Manual de funciones de la empresa cobra una enorme relevancia al
convertirse en una herramienta de toma de decisiones y el ordenamiento de la
organización en sus diferentes niveles jerárquicos. También es muy importante

2
mencionar que hoy en día se hace necesario tener este tipo de documentos, porque
todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc.), lo requieren, a su vez por su uso
interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el
trabajo y fomenta el orden, etc. Además, es el factor fundamental para implementar otros
sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluación de desempeño, escalas
salariales, líneas de carrera y otros.

VENTAJAS DEL MANUAL DE FUNCIONES

 Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.

 No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
 Es claro y sencillo.
 Útil en toda organización.
 La disciplina es fácil de mantener.

PARTICIPANTES

Los participantes para el levantamiento de la información en la elaboración del

manual de funciones son primordialmente el Área de Talento Humano, Jefes de área y el
grupo de trabajo, quienes describen las actividades que realiza para cumplir con cada
una de las funciones respectivas.

De otra parte también se tiene participación de un funcionario conocedor de las

funciones del área, el cual es designado por destacarse por su alto nivel de
compromiso, conocimiento y tolerancia al cambio; quien asumirá la tarea de hacer el
levantamiento de los procedimientos en colaboración con el coordinador o asesores.

Adicionalmente se realizan talleres de asesores o coordinadores para diligenciar el

formato único mediante entrevistas y encuestas a cada uno de los empleados. Irán
describiendo las tareas.

Para este caso específico se trabajarán los siguientes cargos:

 Director Comercial (1)

 Jefe de Centro de Distribución (1)
 Coordinador de Alimentos (6)
 Coordinador de Aseo (6)
 Coordinador Logístico (1)
 Asesores Comerciales Junior y Senior
 Auxiliares de Transporte y Bodega

PERIODICIDAD

2
 Es importante realizar una revisión al manual de funciones, por lo menos cada seis
(6) meses donde se verificará la funcionalidad del mismo con el fin de establecer si se
requieren ajustes o actualizaciones, el reajuste del manual se realizará cuando por
alguna razón la compañía realice cambios en la nomenclatura o estructura orgánica, ya
sea por crecimiento o compactación de los cargos, cambio en la distribución de
funciones entre las áreas que la integran.

PROCESOS A DESARROLLAR EN EL MANUAL

Básicamente la planeación de los procesos de Talento Humano en todo lo referente a:

reclutamiento, selección, formación, promoción e incentivos, entre otros. El segundo,
establece las competencias laborales generales para los cargos de los distintos niveles
jerárquicos de la entidad y de igual manera no se puede dejar de lado la evaluación del
desempeño para los empleados.

La elaboración del manual de funciones debe buscar concretar esfuerzos en lograr

elaborar un modelo, en el cual se consignen de manera dinámica las competencias
requeridas en cada uno de los niveles y cargos de la entidad y que el mismo se constituya
en un instrumento funcional para la gestión del recurso humano, para la concertación de
objetivos, estímulo a sus empleados. Con el objetivo de identificar las responsabilidades y
competencias exigidas por la entidad, los cuales tendrán en cuenta los siguientes
aspectos:

Identificación del propósito principal del cargo

Identificación del área
Definición de propósitos principales
Funciones específicas para el cargo
Definición de los criterios de desempeño
Campo de aplicación

INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN

En primer lugar se debe validar que hayan quedado todos los perfiles de puestos de
trabajo que deseamos evaluar y desarrollar, teniendo especial cuidado en verificar que
tengamos el listado de las competencias necesarias para desempeñar cada puesto.

El segundo lugar es necesario elaborar un instrumento de evaluación del desempeño

adecuado para cada cargo, de acuerdo con las funciones que desarrolla y el nivel
jerárquico que ocupa en la empresa, del cual se desprenderán diferentes aspectos a
evaluar como:

1. Metas de la dependencia que tengan que ver con su cargo

2. Competencias Generales
2. Competencias intrapersonales o comportamentales
3. Competencias interpersonales
3. Conocimiento del Puesto
4. Responsabilidad y Compromiso
5. Optimización de Recursos

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6. Iniciativa y Cooperación
7. Participación en capacitaciones
8. Adaptabilidad

Estos aspectos son evaluados, donde la calificación la dan los Jefes; la ponderación es de
1 a 100 puntos y si es necesario hacer un comentario para la nota máxima o mínima que
la justifique dicha nota, para evitar favoritismos o prejuicios a alguno de sus colaboradores.

Definición de los tres grupos de competencias:

· Competencias Gerenciales: son los conocimientos y destrezas necesarios para ser

eficiente en una amplia gama de labores gerenciales, además son las que debe
poseer todo colaborador que tenga personal a su cargo.
· Competencias Interpersonales: son todo tipo de comportamiento que un colaborador
debe tener para participar de forma eficiente y constructiva para resolver conflictos
en la vida social y su interacción con grupos.
. Competencias Intrapersonales o comportamentales: son las habilidades con las que
nace un ser humano y han sido alimentadas por su entorno, pero influyen
especialmente en su comportamiento y desarrollo.

INSTRUCTIVO MANUAL DE FUNCIONES

El área de Talento Humano de la Distribuidora LAP está en la obligación de organizar

una serie de reuniones con todos los empleados por áreas, se debe comenzar en el Área
Comercial para dar a conocer este manual de manera clara y coherente según los cargos
y responsabilidades de los empleados, como evidencia de la capacitación sobre el manual
debe quedar listas de asistencia.

¿Quiénes deben usar el Manual de Funciones?

Todos los funcionarios de la Distribuidora LAP deben consultar de manera permanente

este manual para que tengan un conocimiento claro de sus funciones y responsabilidades
para así llevar un control y seguimiento sobre los procesos para su mejoramiento continuo.
Los líderes de todas las áreas deben tenerlo a la mano con el fin de evaluar el desempeño
de las personas que están a su cargo y verificar el proceso que se está llevando a cabo y
así obtener excelentes resultados.

¿Para qué se utiliza la descripción de Perfiles de Cargo?

Se utiliza para que todos los empleados conozcan cómo está estructurada la compañía a
nivel general y por áreas; las actividades y responsabilidades de cada funcionario están
clasificados según su área de trabajo.
La divulgación del Manual de funciones debe ser para todos los empleados, partiendo de
la alta dirección hasta los empleados de menor nivel con el fin de garantizar el
cumplimiento de todo personal de la Distribuidora LAP.

BIBLIOGRAFIA

2
https://copnia.gov.co/copnia/estructura-organizacional/manual-de-funciones/

https://www.gestiopolis.com/descripcion-analisis-de-cargos/

https://es.slideshare.net/llamaranapellido/descripcin-y-anlisis-de-cargo-14228230

Material de Apoyo Blackboard, descargable.