INSTITUTO NACIONAL DE VÍAS CÓDIGO MINFRA-MN-IN-3

PROCESO GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA VIAL

MANUAL DE INTERVENTORÍA OBRA PÚBLICA VERSIÓN 1
INSTRUCTIVO PARA ANTICIPO Y/O PAGO ANTICIPADO
CONTRATO DE INTERVENTORÍA PÁGINA 1 DE 5

I. OBJETIVO

Establecer el procedimiento a seguir para el trámite, manejo, control, seguimiento y amortización del anticipo
otorgado al contrato de interventoría, relacionados con el diligenciamiento de los siguientes formatos:

MINFRA-MN-IN-3-FR-1: Plan de Inversión del anticipo mensualizado Contrato de Interventoría.

MINFRA-MN-IN-3-FR-2: Informe de Inversión y buen manejo del Anticipo Contrato de Interventoría.

II. ALCANCE

El presente instructivo determina las actividades para el trámite, manejo, control, seguimiento del anticipo,
desde su desembolso por parte de la Entidad hasta su amortización.

III. GENERALIDADES

1. La información solicitada en los formatos que hacen parte del presente instructivo debe ser diligenciada
en su totalidad por el Interventor. Cuando la información no aplique se indicará con N/A.

2. Las notas contenidas en los formatos del presente instructivo deben ser tenidas en cuenta para todos
los efectos contractuales correspondientes.

3. El Interventor asume plena responsabilidad por la veracidad de la información contenida.

4. Corresponde al Interventor iniciar el trámite de la solicitud para el desembolso del anticipo por parte del
Instituto y la presentación de los documentos soporte.

5. El Instituto Nacional de Vías de acuerdo con la Disponibilidad de PAC y previa solicitud escrita del
Interventor podrá conceder anticipo hasta el monto máximo legal permitido y según lo establezca el
Pliego de Condiciones.

6. El Interventor elabora el Plan de Inversión del anticipo mensualizado contrato de interventoría (Formato
MINFRA-MN-IN-3-FR-1) y lo presentará para revisión y aprobación del Supervisor del contrato de
interventoría. El original del plan de inversión del anticipo debe ser remitido a la Unidad Ejecutora para
el trámite de autorización del desembolso del anticipo. Una vez tramitado el anticipo este documento
será remitido al archivo de gestión del contrato.

7. La iniciación de labores o el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones contractuales, no está

supeditada en ningún caso al giro del anticipo por parte del Instituto Nacional de Vías.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

EQUIPO DE TRABAJO CARLOS ALBERTO GARCÍA MONTES

MULTIDISCIPLINARIO – INVIAS ERNESTO CORREA VALDERRAMA Director General
Director Operativo 30 de diciembre de 2016
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8. Los dineros provenientes del anticipo sólo podrán ser invertidos de acuerdo al Plan de inversión del
anticipo mensualizado debidamente aprobado por el Supervisor del contrato de interventoría y estos no
podrán destinarse a fines distintos a los relacionados con la ejecución y cumplimiento del contrato.

Tienen la condición de fondos públicos hasta el momento en que sean amortizados mediante la
facturación de las actividades ejecutadas; su mal manejo, el cambio de destinación o su indebida
apropiación darán lugar a las responsabilidades penales, disciplinarias y fiscales correspondientes.

9. El manejo del anticipo se hará de conformidad con lo previsto en la normatividad vigente y el respectivo
pliego de condiciones. Los costos financieros y tributarios que genere el anticipo en las cuentas
bancarias serán incluidos por el Interventor en su factor multiplicador.

10. El Interventor y el Supervisor del contrato de interventoría abrirán una cuenta bancaria conjunta que
genere rendimientos a nombre del contrato para manejar los fondos del anticipo, de tal forma que los
recursos que se giren con cargo a ella necesiten para ser pagados las firmas del representante legal de
la Interventoría y del Supervisor del contrato de interventoría. Dicha cuenta será vigilada por el
Supervisor del contrato de interventoría.

11. Rendimientos Financieros. Los rendimientos financieros que genere el anticipo entregado por el
Instituto al Interventor, serán reintegrados por este mensualmente a la Tesorería del Instituto cuando se
trate de recursos propios o a la Dirección del Tesoro Público cuando se trate de recursos nación, en la
forma prevista por el artículo 33 del Decreto 4730 de 2005 y el Decreto 1853 de 2015 y serán consignados
en la cuenta que para el efecto indique la Subdirección Financiera. Copia de la consignación debe ser
remitida a la Subdirección Financiera y a la Unidad ejecutora indicando con precisión que se trata de
recursos por concepto de rendimientos financieros del anticipo otorgado, el número, año del contrato y el
nombre del Interventor. Es responsabilidad del Supervisor del contrato de interventoría verificar el
cumplimiento de esta obligación.

12. El Interventor debe solicitar al banco la respectiva certificación de apertura de la cuenta en la que conste
que es para el manejo conjunto del anticipo del contrato y especificando que para los giros electrónicos o
con cheque con cargo al anticipo requiere de las autorizaciones ó firmas conjuntas. Debe indicarse
número del contrato, objeto, NIT del Interventor, nombre del Interventor y de su representante y el nombre
del Supervisor del contrato de interventoría. Además debe indicarse que dicha cuenta genera
rendimientos a las tasas del mercado. Esta certificación será remitida a la Unidad Ejecutora y sirve como
soporte para el giro del anticipo.

13. Invertida la totalidad del anticipo o terminado el contrato, el Interventor y el Supervisor del contrato de
interventoría deben cancelar la cuenta bancaria anulando los cheques sobrantes y harán el reintegro al
Instituto del saldo si lo hay, en la cuenta que indique la Subdirección Financiera. Copia de la consignación
debe ser remitida a la Subdirección Financiera y a la Unidad ejecutora indicando con precisión el valor
correspondiente a rendimientos y el valor correspondiente a saldo de capital, el número, año del contrato y
el nombre del Interventor. Es responsabilidad del Supervisor del contrato de interventoría verificar el
cumplimiento de esta obligación.

14. Cumplidos los requisitos anteriores, el Gestor Técnico de Proyecto debe diligenciar el formato AFINCO-
FR-14 de autorización del pago, el cual será suscrito por el ordenador del pago. Este documento debe
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ser radicado de manera oportuna por el Interventor en la ventanilla de radicación de cuentas del
Instituto, junto con la documentación requerida en la Resolución vigente:

 Original de la Autorización de Pago (Formato AFINCO-FR-14).

 Copia del contrato.
 Copia del registro presupuestal.
 Copia del documento de aprobación de la garantía.
 Original de la Afectación Presupuestal de Obligaciones (Formato AFINCO-FR-12).
 Original de la Identificación de Ejecución Contractual (Formato AFINCO-FR-13).
 RUT.
 Copia del documento con el radicado correspondiente debe ser entregada al Gestor Técnico de
Proyecto.

15. El anticipo debe ser amortizado mediante deducciones de las actas de costos de interventoría de
manera mensual. La cuota de amortización se determinará multiplicando el valor de la respectiva acta
por la relación que exista entre el saldo del anticipo y el saldo del contrato. No obstante la amortización
total debe realizarse un (1) mes antes del vencimiento del plazo contractual (siempre y cuando el plazo
inicial del contrato supere los seis (6) meses), situación que debe ser controlada por el Supervisor del
contrato de interventoría. Sin embargo el Interventor podrá amortizar un porcentaje mayor al acordado.

La amortización del anticipo se reflejará en las actas de costos de interventoría y se efectuará a través
de la facturación correspondiente, de acuerdo con lo establecido en el contrato.

16. El Interventor debe solicitar periódicamente al Gestor Técnico el reporte de pagos obtenido del Sistema
Integrado de Información Financiera (SIIF NACION-II) del contrato de interventoría, con el fin de
verificar los pagos efectuados contra el registro presupuestal del contrato y su correspondiente
amortización del anticipo.

17. Cuando el movimiento de recursos del anticipo se realice mediante giro de cheques, estos deben ir
firmados por el Interventor y el Supervisor del contrato de interventoría y cruzados a nombre del primer
beneficiario. En el evento en que se realice mediante manejo electrónico, se requerirá de las
autorizaciones o firmas conjuntas.

18. Con cargo a esta cuenta no se autorizan traslados de recursos a otra cuenta, persona o entidad (notas
débito) ni ingresos por ningún concepto (notas crédito), que no sean inherentes a la inversión del
anticipo.

IV. PLAN DE INVERSIÓN DEL ANTICIPO MENSUALIZADO CONTRATO DE INTERVENTORÍA

FORMATO MINFRA-MN-IN-3-FR-1

1. El Interventor debe elaborar el Plan de Inversión del anticipo mensualizado acorde con el plan de
cargas de trabajo que le permita mantener un flujo de caja adecuado para el cumplimiento del objeto
contractual, el cual debe ser aprobado por el Supervisor del contrato de interventoría.

2. Se indicarán en los datos generales, si el plan corresponde a un plan de inversión inicial del anticipo u
obedece a una modificación del mismo, llevando en este último caso una numeración consecutiva.
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3. El anticipo se debe utilizar exclusivamente para el proyecto en equipo de laboratorio y topografía,

dotación de oficina, arrendamientos, insumos y suministros, ensayos de laboratorio, honorarios de
especialistas y nómina. No aplica para compra de vehículos.

4. El plan de inversión del anticipo se elaborara teniendo en cuenta el valor total otorgado por este
concepto.

5. Sólo se permite hasta el quince por ciento (15%) del valor del anticipo para compra de equipo; en el
evento en que se requiera un mayor porcentaje se estudiará y conceptuará por parte del Supervisor del
contrato de interventoría, previa solicitud y justificación del Interventor. La aprobación definitiva del
posible mayor porcentaje de anticipo se realiza por medio de Resolución motivada, suscrita por el
Director General para cada caso específico.

6. El Interventor debe incluir debidamente diligenciado el formato MINFRA-MN-IN-3-FR-1 en el informe

mensual de Interventoría.

V. INFORME DE INVERSIÓN Y BUEN MANEJO DEL ANTICIPO CONTRATO DE INTERVENTORÍA

FORMATO MINFRA-MN-IN-3-FR-2

1. El Supervisor del contrato de interventoría debe solicitar al Interventor entregar dentro de los primeros
cinco (5) días hábiles del mes siguiente al desembolso del anticipo y hasta su inversión total, la relación
detallada de gastos debidamente soportada y los siguientes documentos debidamente foliados y
legajados:

 Original de extractos bancarios.

 Original de la certificación bancaria de rendimientos.
 Conciliación bancaria.
 Comprobante de egresos.
 Comprobantes de movimiento. (Que contengan el número de la cédula de ciudadanía o NIT del
beneficiario, concepto de pago y soportados con facturas que cumplan los requisitos de ley).

2. El Interventor debe elaborar el informe mensual de inversión y buen manejo del anticipo, en el que se
detallen los movimientos y los saldos generados por el manejo del anticipo.

3. La Interventoría debe mantener actualizado y bajo su custodia los documentos soporte generados por el
manejo del anticipo y remitirlos a la Unidad Ejecutora una vez cancelada la cuenta del anticipo.

4. Con base en la información anterior, el Interventor debe diligenciar el formato de Informe de Inversión y
buen manejo del anticipo contrato de interventoría (Formato MINFRA-MN-IN-3-FR-2).

5. El informe final de Inversión y buen manejo del anticipo, deberá acompañarse adicionalmente de la
siguiente documentación:

 Certificación expedida por parte de la entidad financiera donde conste la cancelación de la cuenta.
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 Certificación bancaria o de fiducia donde conste el valor de los rendimientos financieros durante la
vigencia de la cuenta.
 Constancia de anulación de cheques sobrantes.
 Constancia de cheques anulados por el Interventor.

6. Cuando se compruebe que a los dineros provenientes del anticipo se les dio una destinación diferente a
la autorizada, el Supervisor del contrato de interventoría debe solicitar por escrito a la Unidad Ejecutora
el inicio de las acciones pertinentes, anexando los soportes correspondientes con el fin de que la
entidad haga efectiva la garantía del buen manejo y correcta inversión del anticipo, declarando el
siniestro del mismo antes de la liquidación del contrato de interventoría e iniciando las demás acciones
administrativas y judiciales pertinentes.

7. El Interventor debe incluir debidamente diligenciado el formato MINFRA-MN-IN-3-FR-2 en el informe

mensual de Interventoría.

VI. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE MODIFICACIÓN DESCRIPCIÓN

Alineación con el nuevo modelo Integrado de Gestión,
Mapa de procesos, Proceso Gestión de la
1 30 de diciembre de 2016 Infraestructura Vial. Instructivo que reemplaza MSE-IN-
01-2 y Formatos que reemplazan MSE-FR-05-2 y MSE-
FR-06-2.