ACTA

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN CODIGO:

Versión 02
FR-1100-DG-01
GESTIÓN GERENCIAL

ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Periodo que comprende la revisión: Fecha de realización:

01 Enero – 31 Diciembre de 2017 23 / 02 / 2018

1. ANÁLISIS - ENTRADAS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

De la política y objetivos de gestión integral se decide:

COMPONENTES PARA ¿CUMPLE?

OBSERVACIONES
ANALIZAR SI NO
¿La política del sistema La política del Sistema Integrado de
de gestión integral es Planeación y Gestión fue formulada en
coherente con el plan de coherencia con los planes sectoriales y
desarrollo, los planes de desarrollo administrativo, el sistema
sectoriales y de de control interno y el plan estratégico
desarrollo administrativo, X establecido en la entidad.
el Sistema de Control Adicionalmente, ésta cumple con los
Interno, los planes requisitos exigidos por las normas NTC
estratégicos GP 1000:2009, ISO 9001:2015, ISO
establecidos? 14001:2015, OHSAS 18001:2007,
ISO/IEC 27001:2013.
Los objetivos planteados son coherentes
¿Se considera necesario con la política integrada del Sistema, no
establecer objetivos obstante, dada la implementación del
POLÍTICA Y GRADO
nuevos o modificarlos X Sistema de Gestión Seguridad de la
DE CUMPLIMIENTO DE
para el mejoramiento en Información SGSI fue necesario
LOS OBJETIVOS Y
el nuevo período? incorporar nuevos objetivos asociados
METAS DEL SIPLAG
con este Sistema
La política integral fue revisada,
estableciendo que es adecuada al objeto
¿Se debe modificar la para el cual fue creada la entidad y
X
política integral? adicionalmente cumple con los requisitos
de normas del Sistema, razón por la cual
no requirió modificaciones.
Mediante la Matriz de Correlación se hizo
revisión del cumplimiento de los
objetivos, con lo base en lo cual se
determinó la necesidad formular planes
de acción asociados a los siguientes
Como resultado de la
objetivos:
revisión de los objetivos:
¿se requieren planes de
Objetivo No.2: “Garantizar la prestación
acción?
del servicio con prontitud, eficiencia,
transparencia y calidad a través de
acciones permanentes para el
conocimiento, la reducción del riesgo y
para el manejo de desastres, con el
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propósito explícito de contribuir a la

seguridad, el bienestar, la calidad de vida
de las personas y al desarrollo
sostenible”. Se formuló la Acción en el
Proceso de Gestión de Talento Humano

No.6 “Desarrollar una cultura de

mejoramiento continuo al interior de la
UNGRD con la participación de los
Funcionarios y Contratistas”. Se formuló
la Acción en el Proceso SIPLAG –
Gestión Ambiental.

RESULTADOS-
MEDICIÓN OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRAL DE PLANEACION Y GESTION
OBJETIVO
META RESULTADO ANALISIS
SIPLAG
Asegurar la Asignación de Cumplido Se asignaron recursos para
disponibilidad recursos mantenimiento y mejora del
de recursos e reflejados en el SIPLAG utilizados en el
información Plan Anual de desarrollo en la realización
necesarios para Adquisiciones de de la Auditoria I de
apoyar la la Entidad. Seguimiento al SIPLAG, en
ejecución de los la adquisición de material
procesos y la promocional e insumos para
eficacia del SIG la gestión ambiental y para la
HSEQ adquisición de material e
insumos para el Sistema de
Seguridad y Salud en el
Trabajo. En cumplimiento de
la meta trazada, se ejecutó el
100% de los recursos
aprobados para la vigencia.
Prontitud, Cumplimiento del Durante el año 2017 se
eficiencia: 100% realizó la gestión de los 82
Medición por indicadores que miden el
procesos desempeño de los procesos
de la Entidad (incluidos los
misionales), cuyos resultados
son la base para la toma de
decisiones y formulación de
acciones que aseguran el
cumplimiento de los objetivos
propuestos encaminados a
garantizar una mejor
prestación de los servicios de
la UNGRD. Para asegurar
este objetivo, se reforzó el
acompañamiento por parte
de los líderes del SIPLAG a
los responsables de
procesos, asignación de
líderes SIPLAG de Planta y
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liderazgo de la Alta Dirección

en cuanto a este tema.

Garantizar la
prestación del
servicio del Meta 100% Ley de Al cierre de la vigencia 2017
servicio con Transparencia: se obtuvo un cumplimiento
prontitud, Implementación del 100% en los requisitos de
eficiencia, del 100% la Ley 1712 de 2014, mismos
transparencia y que fueron validados por la
calidad a través cabeza de sector (DAPRE)
de acciones confirmando el cumplimiento
permanentes de la UNGRD
para el
conocimiento, la
0 (cero) riesgos Cero Riesgos de La gestión de los riesgos de
reducción del
de corrupción Corrupción corrupción fue realizada por
riesgo y para el
materializados Materializados en los líderes de procesos de
manejo de
el año forma permanente, con el
desastres, con
acompañamiento de la
el propósito
Oficina Asesora de
explícito de
Planeación e Información y el
contribuir a la
seguimiento de la Oficina de
seguridad, el
Control Interno. El resultado
bienestar, la
de esta gestión en el año
calidad de vida
2017 es de cero riesgos de
de las personas
corrupción materializados en
y al desarrollo
la UNGRD.
sostenible.
Dos riesgos por La gestión de los riesgos de
0 (cero) riesgos procesos procesos fue realizada por
por procesos Materializados en los líderes de procesos de
materializados el año 100% forma permanente con el
acompañamiento de la
Oficina Asesora de
Planeación e Información y el
seguimiento de la Oficina de
Control Interno. El resultado
de esta gestión en el año
2017 es de dos riesgos del
materializados (Respuesta
Oportuna PQRSD y de
Entrega de Informes (OCI)
en la UNGRD.
Meta 100% % Efectividad Durante la vigencia se
Plan de Bienestar planificaron 51 actividades
Social: de las cuales no se ejecutó
97% una actividad del Plan de
Incentivos que incluye la
financiación de la educación
formal dirigida a los
empleados de libre
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nombramiento y remoción y
de carrera, en este período,
el empleado no reportó
interés en inscribirse en
algún programa formal.
Entre las demás actividades
ejecutadas están: Torneo
Relámpago de Fútbol,
Vacaciones recreativas,
Actividades Culturales, Tuna
UNGRD, Ferias de servicios,
Campañas PyP: Charla de
Autocuidado para
Deportistas, Campañas PyP:
Curso de Cocina Saludable,
Campañas PyP: Clase de
Rumba (Bodytech), Jornada
de donación voluntaria de
sangre, Campañas de aseo
"Minga UNGRD", Día de la
UNGRD, Celebración
Navidad UNGRD,
Celebración cumpleaños
servidores, Celebración
Halloween adultos y niños
entre otras.
Reciclar el 35% % Res. Se evidenció que el
del total de los reciclados= porcentaje de reciclaje con
residuos (( Kg residuos respecto al de residuos se
generados en el reciclados en el mantuvo, por lo cual se
periodo de periodo * 100) / puede inferir que la Unidad
medición Total en Kg está realizando una
residuos adecuada separación en la
generados en el fuente, sin embargo es
periodo) necesario para el 2018
35% remitir a los proveedores la
necesidad de incluir en los
elementos de catering
elementos biodegradables de
tal manera que el número de
reciclables aumente.

Se generará desde el
programa de Manejo de
residuos sólidos, estrategias
para promover la separación
en la fuente y disminución de
generación de residuos. La
Meta para el 2018, dado el
comportamiento en el
reciclaje de 2017, aumentará
a 37% con respecto a la
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vigencia anterior.
Cumplir los Cobertura del CUMP REQ = Se realiza revisión de la
requisitos 100% en (% cumplimiento Matriz Legal Ambiental en el
legales, los actualización de requisitos legales segundo semestre, los
requisitos requisitos legales ambientales + % requisitos cumplen en un
pactados con cumplimiento 96%, cinco estos se
las partes requisitos legales encuentran en
interesadas, los SST) / 2 implementación con
requisitos de cumplimiento de los mínimos
otra índole 97.8% requeridos y otros son de
asociados a la implementación voluntaria y
naturaleza de la dentro de la vigencia de la
UNGRD, el norma. Por lo anterior se
SNGRD y los cumple con el indicador de
propios en cumplimiento Legal.
Seguridad
Industrial, Salud En cuanto a los Requisitos
en el Trabajo y Legales de Seguridad y
Medio Ambiente Salud en el Trabajo se
vigentes y obtuvo un cumplimiento del
aplicables a la 99.5%, el 0.5% corresponde
misión a requisitos que se
Institucional encuentran en
implementación de los cuales
están en curso las
respectivas acciones.

Finalmente el cumplimiento
de los requisitos del Sistema
de Gestión Ambiental y del
Sistema de Seguridad y
Salud en el Trabajo culmina
para la vigencia 2017 con un
97.8%, cumpliendo con la
meta establecida y con los
planes en curso para su
ejecución.
Prevenir a. 5% de a. Planta: a. La cobertura en exámenes
enfermedades Variación entre Variación médicos ocupacionales en el
laborales, año 2 y año 1 Resultados de año 2017 fue del 96% con
incidentes de Exámenes 98 exámenes realizados
trabajo (lesiones Médicos frente a 102 programados.
al personal), Ocupacionales. En comparación con el año
daño a la Resultados 2016, donde se obtuvo una
propiedad, Finales cobertura del 90% con 90
derivados de las Exámenes exámenes realizados de 100
actividades que Médicos programados, se encuentra
ejecuta la Ocupacionales una variación de 8.9%
UNGRD, a año 2 puntos porcentuales. En
través de la Resultados este sentido, se obtiene una
identificación Finales mejora en la realización de
continúa de Exámenes esta actividad. No obstante,
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peligros y que Médicos los exámenes no realizados

ponen en riesgo Ocupacionales a algunos funcionarios, se
el bienestar de b. Meta: 90% año 1 / presentó por condiciones de
sus Resultados fuerza mayor de algunos
funcionarios, Finales funcionarios, entre los cuales
contratistas y Exámenes están: licencias de
visitantes en el Médicos maternidad y funcionarios en
sitio de trabajo. Ocupacionales comisión.
año 1
8.9% b. Durante el 2017 se
capacitaron 792 servidores
b. Contratistas: en temas de: estilos de vida
Cobertura en saludables, brigadas de
capacitación en emergencia, trabajo en
prevención: # alturas, seguridad vial,
contratistas prevención, identificación y
capacitados / medidas de control de los
total contratistas riesgos biomecánicos,
*100 psicosocial y cardiovascular
87%
Prevenir la Cumplimiento de GA = ( De las 20 actividades
contaminación e Actividades de Actividades planificadas para ejecutarse
impactos socio acuerdo a la ejecutadas del dentro del plan de
ambientales Planificación del Plan de emergencias ambientales
derivados de las Plan de Emergencias / para el año 2017 fueron
actividades que Emergencias Total de ejecutadas 19, quedando
ejecuta la Ambientales de actividades pendiente la ejecución del
UNGRD y que la UNGRD planificadas en el simulacro ambiental en
ponen en riesgo Meta: 90% Plan de Pasto, no obstante se reporta
el medio Emergencias) un cumplimiento del PREA
ambiente *100= para el año 2017 del 98%.
98%
Accidentes Número de Durante la vigencia 2017 no
Ambientales incidentes se presentaron incidentes
Meta: (cero) ambientales en el ambientales en la UNGRD.
semestre= 0
Se realizaron simulacros
Resultado:0 ambientales relacionados
con derrames de producto
químico y ruptura de
luminaria en las tres sedes
de la UNGRD, con el fin de
evaluar la respuesta ante un
evento no planeado y
verificar la eficacia del plan
de emergencias.
Desarrollar una Número de (Procesos Con Durante el año 2017 se
cultura de Acciones de Acciones de evidenció un incremento
desarrollo, Mejora Mejora/Total de significativo en la formulación
maduración y reportados en el Procesos )*100) de acciones de mejora en
mejoramiento proceso SIPLAG donde el 43% de los
continuo al 43.5% procesos / subprocesos de la
interior de la UNGRD formularon acciones
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UNGRD de los Meta: 30% de mejora.

aspectos
relacionados Esto refleja un aumento en la
con seguridad cultura de mejoramiento
industrial, salud continuo, partiendo del
en el trabajo, principio de autocontrol por
medio ambiente parte de los responsables de
y seguridad de los procesos, con acciones
la información, que no son resultado de
con la incumplimientos o no
participación de conformidades generadas
los funcionarios por procesos evaluativos.
y contratistas de Tarjeta STOP: # Tarjeta STOP: # Durante el 2017 se recibieron
la Entidad Reportes Reportes y gestionaron un total de 6
Ambientales en Ambientales en tarjetas STOP en las cuales
Generar y tarjeta STOP tarjeta STOP reportaron daños en los
divulgar una sensores de las baterías
cultura sobre 6 reportes sanitarias, inadecuado uso
seguridad de la de las canecas individuales,
información a fugas en grifos del baño de
los funcionarios mujeres sede principal. Estos
públicos, reportes fueron gestionados
contratistas, en su totalidad.
comunidad, Tarjetas ICAI : # Tarjetas ICAI : # Durante el 2017 se recibieron
proveedores y Reportes de Reportes de 22 reportes de condiciones y
demás partes Condiciones y Condiciones y actos inseguros a través de
interesadas de Actos Inseguros Actos Inseguros las tarjetas ICAI,
la UNGRD en tarjeta ICAI en tarjeta ICAI relacionadas con desajustes
en los dispensadores de
100% gestión de 22 reportes papel higiénico de baños,
reportes golpe de un servidor con una
cajonera desajustada, corto
circuito en un horno en el
CNL y mobiliario En este
sentido, el Grupo de Talento
Humano – SST
conjuntamente con el Grupo
de Apoyo Administrativo
Cabe precisar que los cuatro
casos reportados durante el
2017, con el apoyo de área
administrativa se cerraron de
forma oportuna.
Indicador N/A Para dar cumplimiento a este
Asociado: objetivo, se llevaron a cabo
Número de campañas de sensibilización
jornadas de sobre el cuidado en la
sensibilización exposición de información a
realizadas / través del internet, las cuales
Número de se realizaron a través de
jornadas de correos electrónicos y
Sensibilización
planeadas *100
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salvapantallas.

Otra de las metodologías

utilizada para dar a conocer
la cultura de seguridad y
privacidad de la información,
fue la inclusión de esta
temática en las
reinducciones realizadas por
el grupo de talento humano,
y en los formatos para la
elaboración de estudios
previos y pliegos de
contratación
Mantener al % cumplimiento PIC = En el transcurso del año
personal idóneo, Plan Institucional (Actividades 2017 se ejecutaron las
competente y de Capacitación ejecutadas actividades incorporadas en
comprometido (PIC) /Actividades el Plan Institucional de
con la Entidad y planificadas para Capacitación, no obstante,
el SNGRD 80% el semestre)*100 no fue posible llevar a cabo
la Jornada de Reinducción
93% programada para el mes de
diciembre, la cual se aplazó
para Febrero de 2018,
teniendo en cuenta la
necesidad del servicio
presentada en este mes.
Entre las capacitaciones
realizadas se encuentran:
Liderazgo, análisis de
problemas y toma de
decisiones, Trabajo en
equipo y comunicación
asertiva, Incorporación del
análisis de riesgo en los
proyectos de inversión
pública, Previsión Climática,
Capacitación supervisión de
contratos y convenios,
Herramientas Google,
Actualización en Régimen de
contratación estatal Ley 80,
Ley 1150 y Decreto 1510 -
Actualización Ley 1474 de
2011 responsabilidades de
los supervisores de
contratos, Actualización
tributaria, Presupuesto
público
Competencia y (Servidores Para los cargos a quienes
compromiso: públicos que aplicaba la Evaluación de
Planta: aprobaron Desempeño, se realizó la
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Rendimiento evaluación de respectiva medición,

Laboral Meta desempeño con encontrando que los nueve
90% calificación (9) funcionarios a quienes le
mayor o igual a la aplica la medición a través
meta definida / de esta metodología,
Total de obtuvieron una evaluación
Servidores destacada en un rango de
Públicos 90% a 100%.
evaluados)*100

100%
Recibir, atender Meta: % PQRS El indicador culmina la
y tramitar las 70% resueltas = vigencia con un índice
inquietudes y (PQRS con positivo del 86%, generado
expectativas respuesta / Total especialmente por el cierre
presentadas por de PQRS de requerimientos en primer
los usuarios, presentadas)*100 nivel aun cuando se tuvo
relacionadas dificultad durante el segundo
con el servicio 86% semestre en la asignación
que presta la permanente de profesionales
UNGRD para la atención de los
PQRSD en el Grupo de
Servicio al Ciudadano se
superó la meta semestral del
70%.
Utilizar racional Meta: CMA = ( No. de El desempeño anual del
y eficientemente 80% indicadores que Sistema de Gestión
los recursos, a cumplieron las Ambiental culmina en el
través de metas 90%, aunque en el segundo
programas de establecidas / semestre de los 10
gestión para total de indicadores establecidos 2
disminuir la indicadores de no alcanzaron la meta debido
contaminación y GA) * 100 a que en este período la
mitigar los reducción en la generación
impactos 95% de residuos no se cumplió
ambientales dado que en el mes de
Diciembre se duplicó el
número de residuos
ordinarios generados, lo cual
afectó el promedio trimestral
en la generación de residuos
así como el aumento en el
consumo de papel. Frente a
estos resultados se
generaron las acciones
respectivas.
Asegurar la Matriz de Meta: 100% A través de la Matriz de
preservación de Incidentes de incidentes Incidentes de Redes y
la Redes y atendidos Comunicaciones
confidencialidad, Comunicaciones administrada bajo el
integridad y subproceso de
disponibilidad Infraestructura Tecnológica,
de la se registraron los incidentes
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información, de presentados durante la

acuerdo a las vigencia y se gestionaron al
políticas, 100% y en el mínimo tiempo
procedimientos de respuesta acorde a la
y demás dimensión y el impacto del
documentación incidente.
de la UNGRD
para la gestión
del SGSI.
Minimizar los Plan de N/A Dentro de las actividades
riesgos de Tratamiento de establecidas en el Plan de
seguridad de la Riesgos del SGSI Tratamiento de Riesgo del
información a SGSI, del proceso de
los que pueda Sistemas de Información, se
estar expuesta llevaron a cabo la evaluación
la UNGRD y de las vulnerabilidades
aquella identificadas en el hacking
información que ético, así como la definición
sea de interés de acciones para la
de sus partes mitigación de estas
interesadas. vulnerabilidades. Este
informe fue remitido a los
administradores de los
sistemas donde se
identificaron las
vulnerabilidades, para que
fueran corregidas
La Auditoria Interna realizada al SIPLAG en el año 2017 se desarrolló dando cobertura de evaluación a
todo el Sistema en sus 16 procesos, 5 Subprocesos y 7 Grupos de apoyo que realizan actividades
inherentes a los mismos la cual tuvo como resultado: 8 no conformidades, 20 observaciones y 86
recomendaciones. Por otra parte, de acuerdo con la evaluación realizada por la Oficina de Control
RESULTADOS DE
Interno en el marco de la Auditoría Interna al SIPLAG Vigencia 2017, se identificó que el Sistema
AUDITORÍAS
Integrado de Planeación e información conformado por las Normas ISO 9001:2008, ISO 19011:2011,
INTERNAS
GP 1000:2009, OHSAS 18001:2007, ISO 14001:2004, se encuentra en un proceso de mantenimiento y
mejoramiento continuo, lo cual se evidencia tras las evaluaciones realizadas a cada uno de los
procesos y en la identificación de las acciones de mejora, preventivas y correctivas generados en los
procesos.
En el marco del Sistema Integrado de Planeación y Gestión, la Unidad Nacional para la Gestión del
Riesgo de Desastres puso a disposición de la ciudadanía y grupos de interés el Sistema de Atención al
RETROALIMENTACIÓN Ciudadano para gestionar y dar respuesta a los requerimientos a través de diferentes canales de
DEL CLIENTE / atención que generan espacios efectivos de interacción, permitiendo tener cobertura inclusive en las
USUARIO zonas más apartadas del país, mejorar la atención a los usuarios y facilitar el acceso a la información y
(SERVICIO AL servicios de la entidad.
CIUDADANO)
Requerimientos por Canal de Atención
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VIRTUALES PRESENCIAL
TELEFÓNICOS (CORREO (OFICINA DE
RADICADOS POR (LINEA DIRECTA ELECTRÓNICO, ATENCIÓN
TOTAL
CORRESPONDENCIA Y CALL SISTEMA PQRSD UNGRD Y
PERÍODO REQUERIMIENTOS
CENTER) Y CHAT PROYECTO
INSTITUCIONAL) PGIR)

Ene/ Dic
642 570 2226 632 4070
2017

Clasificación de Requerimientos por Tipo de Gestión:

PRIMER NIVEL DE ATENCIÓN SEGUNDO NIVEL DE ATENCIÓN TRASLADO COMPETENCIAS A

OTRA ENTIDAD
2669 667 970

Estado de los Requerimientos

CERRADOS EN TRÁMITE GESTIÓN

4019 51 98.7%

 En cuanto a la cantidad de requerimientos tramitados, durante la vigencia 2017 se presentó un

incremento del 36.7% con respecto al año anterior, con picos fuertes de atención relacionados
principalmente con la avalancha que ocurrió en Mocoa y el Simulacro Nacional de Respuesta a
Emergencias.

 El reto para el 2018 es mejorar en la oportunidad de respuesta, aún en los períodos que
presentan picos de atención.

 Desde la implementación del proceso en el año 2014, la tendencia muestra que cada año
aumenta el número de requerimientos en promedio un 30% con respecto al año anterior, lo cual
obedece al trabajo de divulgación que realiza la entidad a través de los diferentes medios de
comunicación.

 Durante la vigencia, los canales virtuales predominaron en términos de utilización. Los usuarios
registraron el 55% de los requerimientos del período a través de estos canales; en ese sentido
se continuará con el fortalecimiento de la gestión virtual.

Informe de Gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias y Denuncias PQRSD - 2016 :

Período Enero – Diciembre 2016:

Durante el año 2016 desde el Sub Proceso de Atención al Ciudadano se gestionaron los requerimientos
realizados por los ciudadanos y usuarios que son recibidos a través de los diferentes canales de
COMUNICACIONES DE atención dispuestos por la Unidad: Oficina de Atención, Correo Electrónico, Línea Gratuita de Atención
LAS PARTES al Usuario 018000113200, Chat Institucional y Sistema PQRSD; éstos últimos canales virtuales ligados
INTERESADAS a la página Web de la UNGRD.
EXTERNAS,
INCLUIDAS LAS  Entrada en funcionamiento del Chat Institucional a través de la Página Web, convirtiéndose en el
QUEJAS canal de atención más utilizado por los ciudadanos.

 Impulso de la Línea Gratuita de Atención al Usuario 018000113200, como un canal de atención e

información inmediata, de fácil acceso y sin costo para el ciudadano desde cualquier lugar del país.
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 Fortalecimiento del Sistema PQRSD Web facilitando la consulta de información, la trazabilidad de

gestión y permitiendo a los ciudadanos confirmar el estado de sus requerimientos y descargar las
respuestas. Así mismo permite el cumplimiento de lo establecido en la estrategia GEL con
respecto a la atención en línea y consulta de todos los canales de atención a través de un mismo
sistema.

 Todos los requerimientos que no fueron de competencia de la Unidad, se remitieron a las entidades
correspondientes para su respectivo trámite, previa información al ciudadano.

 Incremento del índice de requerimientos gestionados como Primer Nivel de Atención, es decir
desde la Oficina de Atención al Ciudadano, sin ser remitidos a las demás dependencias de la
entidad, logrando un promedio anual del 79% de consultas atendidas oportunamente como Primer
Nivel y por ende una disminución importante en los tiempos de respuesta y la consecuente mejora
en los indicadores de gestión del proceso.

 Desarrollo de las actividades enmarcadas en el componente de Atención al Ciudadano de la

estrategia de Rendición de Cuentas y apoyo en el seguimiento a la Ley Antitrámites y Ley de
Transparencia.

 Adecuación de las nuevas instalaciones de la Oficina de Atención al Ciudadano según los

lineamientos del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del DNP.

Para la adecuada medición del desempeño de los procesos, se definieron indicadores de gestión para
los 16 procesos y 5 subprocesos que integran el SIPLAG de la UNGRD. Así mismo, se elaboraron
fichas de indicadores por cada proceso, y se cuenta con la herramienta Neogestion, la cual, en el
módulo de Indicadores permite y facilita la administración de tales indicadores.

Durante el año 2017 los procesos realizaron la medición, acorde a la periodicidad establecida por cada
indicador. Por su parte la Oficina Asesora de Planeación e Información realizó permanente seguimiento,
de tal manera que tanto los datos como el análisis y seguimiento se hicieran en los plazos establecidos
y cuyos resultados sirvieran de insumo para la toma de decisiones.

En los meses de Febrero, Marzo y Junio, se presentan picos negativos, debido a que algunos procesos
no hicieron la medición o la hicieron fuera de los plazos establecidos. En este sentido, la Alta Dirección
DESEMPEÑO DE LOS requirió a responsables de los procesos el cumplimiento en las políticas fijadas, y por su parte, la
PROCESOS Oficina Asesora de Planeación e Información reforzó el acompañamiento a líderes de procesos, en aras
de asegurar la oportuna y adecuada medición de los indicadores. Estas medidas redundaron
positivamente, al obtener una medición del 100% durante el segundo semestre 2017.

El promedio anual de gestión de indicadores fue del 96%, esto refleja el compromiso e interiorización de
los líderes de procesos en cuanto a la cultura de autocontrol, así como el impacto de las
sensibilizaciones y acompañamientos realizados por los líderes del SIPLAG de la OAPI a los procesos
para la gestión de sus indicadores. Por otra parte, se evidencia la mejora en esta actividad, en
comparación con el promedio anual del 85.5% del año 2016, obteniendo una mejora en 12 puntos
porcentuales
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Proceso Resultado
Gestión Durante la vigencia 2017 no se identificó ningún producto y/o servicio no conforme;
Conocimiento se continuó con la aplicación del Procedimiento de Control de Producto y/o
del Riesgo Servicio no Conforme y sus respectivos formatos, la última actualización se realizó
5 de Septiembre de 2017.

Desde la Subdirección para el Conocimiento del Riesgo se identificó la necesidad

de ajustar la matriz de productos y servicios relacionada en el Manual del SIPLAG,
toda vez que los servicios descritos no correspondían a la gestión del Proceso, y
se basó en la prestación de Asesoría y Asistencia Técnica en los subprocesos de
la Subdirección, junto con la asistencia técnica en la Formulación de Proyectos en
Conocimiento del Riesgo y la Coordinación de las instancias interinstitucionales de
Conocimiento del SNGRD..
Con el propósito de evaluar la conformidad de los usuarios, en la prestación del
servicio de Ayuda Humanitaria de Emergencia, el cual se presta desde la
Subdirección de Manejo de Desastres, se establecieron cinco preguntas
enfocadas hacia la medición de la calidad, la oportunidad y la pertinencia en la
entrega de los productos en respuesta a una situación de emergencia.

De las variables utilizadas para evaluar el mencionado servicio, cuatro obtuvieron

un nivel de favorabilidad muy bueno y bueno, lo que quiere decir que este servicio
es pertinente y de calidad. No obstante en el marco de la mejora de los servicios,
fue necesario establecer una acción correctiva encaminada a aumentar el nivel de
satisfacción de la respuesta oportuna a solicitudes.
CONFORMIDAD DEL De acuerdo a la aplicación del Procedimiento de Control de Producto y/o Servicio
PRODUCTO Y/O Gestión Manejo no Conforme y sus respectivos formatos, durante la vigencia 2017 se identificó
SERVICIO de Desastres producto y/o servicio no conforme para los servicios de Proyectos para la
reducción del riesgo y Asesoría y Asistencia Técnica, lo anterior ya que arrojó una
estadística por debajo del 80 del nivel de satisfacción, por lo cual se establecieron
dos acciones correctivas:

1. Proyectos para la Reducción del Riesgo: de acuerdo a la acción correctiva

No.22, se analizaron las causas y se determinó el plan de mejoramiento. De
acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y/o mejora, se
tomaron acciones tales como: realizar el seguimiento a las respuestas de las
solicitudes, mediante el seguimiento diario a la correspondencia de los
funcionarios de la Subdirección incluido lo asignado para la temática de Proyectos.

Finalmente se pudo evidenciar el Informe de la Encuesta realizada en el primer

semestre de 2017 que: “Teniendo en cuenta los resultados obtenidos en la
encuesta del semestre anterior, donde se implementaron acciones para la mejora
en la prestación del servicio en proyectos de inversión, se obtuvo un incremento
promedio del 8% en la satisfacción de los usuarios frente al tiempo y claridad de la
respuesta a solicitudes y/o inquietudes en la presentación de proyectos de
inversión”. Por lo cual se ejecutó el plan de mejoramiento y se da por terminada la
acción correctiva planteada.

2. Asesoría y Asistencia Técnica: en encuesta realizada en el primer semestre de

2017 la percepción de los usuarios frente a las variables de manejo adecuado del
tiempo y de generar una respuesta oportuna y clara frente al servicio, presenta un
porcentaje de favorabilidad del 77%, estado por debajo del 80% (línea meta), por
lo que se hace necesario que la entidad en aras de fortalecer la satisfacción de sus
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usuarios y en pro de la mejora continua, implemente la acción correctiva No.63

estableciendo el plan de mejoramiento con cierre para el 30 de Abril del 2018.

Adicionalmente desde la Subdirección para la Reducción del Riesgo se identificó la

necesidad de ajustar la matriz de productos y servicios relacionada en el Manual
del SIPLAG, toda vez que los servicios descritos no correspondían a la gestión del
Proceso, y se basó en la prestación de Asesoría Técnica en los subprocesos de la
Subdirección, junto con la Coordinación de las instancias interinstitucionales de
Conocimiento del SNGRD.
ACCIONES DE LA REVISIÓN POR LA SE CUMPLIO?
RESULTADO
DIRECCIÓN ANTERIOR SI NO
1. Hacer un análisis de las modificaciones que X Se realizó el diagnóstico, para
incorporan las nuevas versiones 2015 de las identificar los cambios a
normas de Gestión de Calidad ISO 9001 e ISO implementar por las nuevas
14001 en aras de planificar oportuna y versiones 2015, en relación al
adecuadamente las actividades de migración sistema existente (requisitos ISO
del sistema integrado a las nuevas versiones 9001:2008 y ISO 14001:2004). Así
cuya fecha límite es septiembre del año 2018. mismo se formuló el Plan de
Definir un plan de trabajo para su ejecución. Trabajo para la migración a las
normas vigentes. Formulación de
Acción 59.

2. Implementación en la totalidad de procesos En el 2017 no se contó con la

de la Entidad de lo relacionado con el Sistema X disponibilidad de recursos
de Gestión de Seguridad de la Información necesarios para la implementación
toda vez que lo implementado en el año 2016 del SGSI en todos los procesos de
contempló solamente los procesos de la entidad. No obstante en el
Infraestructura Tecnológica y Sistemas de presupuesto de la vigencia 2018 se
Información así como la incorporación del destinaron $430 millones para
REVISIONES POR LA Modelo de Seguridad y Privacidad de la implementar el SGSI en todos los
DIRECCIÓN Información MSPI. procesos de la UNGRD.
ANTERIORES
En la vigencia fueron asignados
3. Disponer los recursos necesarios para X recursos por valor de $12.753.922
ejercer una adecuada administración de con lo cual se contrató la Auditoria
SIPLAG que asegure el logro de sus objetivos de Seguimiento de Primer año de
y permita ser un articulador eficaz entre los COTECNA requerida para
procesos que integran el Sistema en un mantenimiento de la certificación y
trabajo en equipo con los líderes SIPLAG y $14.575.600 con lo cual se
ECOSIPLAG designados en la entidad. adquirieron insumos y contrataron
servicios para mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión
Ambiental. Así mismo, se asignó un
profesional con experiencia en
transición a las versiones 2015 de
las normas de calidad y ambiental.

4. Continuar con la realización de espacios de Se llevaron a cabo los espacios de

formación en temas de interés del SIPLAG fortalecimiento en Indicadores de
dirigidos a los líderes SIPLAG y ECOSIPLAG y X Gestión y en Auditoria con Enfoque
realizar una adecuada planificación de los en Riesgos, dirigidos a los líderes
mismos, especialmente acorde a la dinámica SIPLAG, ECOSIPLAG y Auditores
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de la entidad referente a la coyuntura de Internos en aras de fortalecer los

contratación que generalmente se presenta en conocimientos y competencias a
los cortes semestrales este grupo de servidores.

5. Fortalecer las estrategias de divulgación del En septiembre de 2017 se llevó a

SIPLAG que contribuyan a la apropiación y cabo el Tour SIPLAG como
retención de conocimientos relacionados con actividad de fortalecimiento de
el Sistema. X conocimientos y apropiación del
SIPLAG con la participación de
toda la entidad. Por otra parte, se
hizo divulgación del Sistema en los
espacios de inducción y reinducción
liderados por el Grupo de Talento
Humano y a través de los canales
de comunicación interna disponibles
en la Entidad.

EVALUACIÓN DE LAS OPORTUNIDADES DE

SEGUIMIENTO
MEJORA
1. Contratar los servicios de consultoría para llevar a Teniendo en cuenta la directriz dada por la
cabo un GAP Análisis o Análisis de Brechas para Secretaria General frente a la austeridad del
determinar el grado de cumplimiento del SIPLAG gasto no se asignaron los $20 millones
frente a las versiones 2015 de las normas de Calidad solicitados inicialmente. En este sentido, se
ISO 9001 y de Gestión Ambiental ISO 14001 recibió asesoría en algunos elementos de la
transición de las normas a través de la firma
IDGL.

2. Garantizar el cumplimiento de las metas En Diciembre de 2017 se realiza evaluación de

ambientales y la correcta ejecución de las actividades la ejecución del Plan de Trabajo del Sistema
contempladas en la implementación de los de Gestión Ambiental, el cual culminó con un
mecanismos encaminados a controlar los aspectos cumplimiento de 90%. El 10% responde a
significativos. actividades de capacitación, sensibilización y
campañas que fueron programadas y no fue
posible su ejecución dado que no se logró
organizar agendas para la asistencia a las
capacitaciones, las mismas se reprogramarán
en el plan de trabajo del 2018.

3. Para fortalecer la apropiación del SIPLAG a los Conforme a comunicación con la OAC, se
usuarios internos y externos, gestionar lo requerido incorporará en el video lo relacionado con los
para el desarrollo de un video que plasme los logros cambios de la transición del Sistema conforme
obtenidos con el Sistema el cual sea de permanente a nuevas versiones por lo cual este producto
visualización y consulta en la página web de la se entregará por parte de la OAC posterior a la
Entidad y en canal institucional. Esta actividad debe auditoria de certificación a realizarse en el mes
coordinarse con la Oficina de Comunicaciones de marzo 2018.

4. Asegurar la oportuna evaluación al cumplimiento de Teniendo en cuenta la derogación de

requisitos legales del Sistema de Seguridad y Salud normatividad aplicable en cuanto al Sistema de
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en el Trabajo. Con base en la nueva normatividad Gestión y Seguridad en el Trabajo, desde el

aplicable al SGST hacer un diagnóstico y gestionar las GTH se están realizando los ajustes
actividades requeridas para su cumplimiento en los necesarios con el fin de garantizar un
plazos fijados. ambiente laboral sano a los servidores de la
UNGRD, conforme a la normatividad vigente.
Así las cosas se verificó el estado de
implementación de la misma, y se adelantó el
proceso de revisión del plan de acción según
las líneas de intervención y el seguimiento a
su cumplimiento.

5. Incorporar en los registros las felicitaciones que se Se remitió comunicación interna para socializar
reciben por otros medios o canales que no se reciban el propósito de esta actividad y requerir a las
directamente a través del Subproceso de Servicio al áreas la información de las felicitaciones que
Ciudadano sean recibidas a través de sus grupos de
trabajo y/o de nuestros canales de
comunicación. La comunicación fue remitida a
las Subdirecciones Misionales y la Oficina
Asesora de Comunicaciones. Para el informe
de PQRSD de la vigencia 2017 se
incorporaron 9 Felicitaciones recibidas por la
UNGRD

6. Incorporar en el SIPLAG lo relacionado con los Frente a esta decisión de la Alta Dirección, se
aportes que hace la prestación de los servicios de la formularon dos actividades:
UNGRD el Proceso de Cooperación Internacional.
1. Verificar con Talento Humano el
presupuesto y posibles fuentes de financiación
para transformar al Grupo de Cooperación
Internacional en Oficina Asesora de la
UNGRD. 2.
Realizar reunión con el Consejo Directivo de la
UNGRD para discutir la posible modificación
en la estructura organizacional del GCI.

Frente a las actividades formuladas La

Secretaría General se encuentra realizando la
proyección de costos de nómina inherentes a
la modificación de la estructura de la entidad,
pasando de Grupo Interno a Oficina Asesora.
Una vez se cuente con esos datos, se
procederá a elevar el tema a la Dirección
General para socialización ante Consejo
Directivo
A continuación se presenta el estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora con corte al
31 de Diciembre de 2017:
ESTADO DE LAS
ACCIONES 10.1 Acciones por Proceso/Subproceso
CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE De acuerdo con el consolidado de lo reportado en la herramienta Tecnológica de Administración del
MEJORA SIPLAG Neogestión con corte al 31 de Diciembre, se tiene un total de 55 acciones correspondientes a
17 procesos y subprocesos que hacen parte del Sistema, el cual SIPLAG es el proceso con mayor
número (12), seguido de tres procesos: -Manejo, Comunicaciones y Evaluación y seguimiento (6 cada
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uno) como se muestra a continuación:

No. Acciones por proceso/subproceso

Siplag 12
6
Comunicaciones 6
6
Servicio al Ciudadano 4
3
Jurídica 3
3
Planeación Estratégica 2
2
Contratación 2
1
Servicios Administrativos 1
1
Sistemas de Información 1
1
Conocimiento 1

10.2 Fases de Las Acciones

Acciones por fase
Del total de las 55 acciones, 28 se
encuentran en estado “cerradas” y 27 se
encuentran abiertas.
En Evaluación
Dentro de las acciones abiertas, el 82% ejecución, del auditor,
(23 acciones) y el 14% (4) están 82.1% 14.3%
pendientes por evaluación del auditor
interno. Sólo una acción se encuentra en Apertura
etapa inicial (descripción del hallazgo). de la
acción,
3.6%

10.3 Clasificación por Tipo de

Acción

DISTRIBUCIÓN DE LAS ACCIONES

Preventiva Correctiva
s, 25% s, 35%

Mejora,
40%

De 55 acciones registradas en el aplicativo, el 40% (22) corresponden a acciones de mejora y el 35%

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(19) son acciones correctivas. El 25% (14) corresponde a preventivas.

De las 27 acciones abiertas el proceso SIPLAG cuenta con siete (7) acciones abiertas, Manejo de
Desastres con cuatro (4); subproceso de Gestión de bienes y Servicio al Ciudadano tienen tres (3) cada
uno y los demás tienen menos de tres acciones abiertas.

10.4 Reporte De Acciones Abiertas

Se presentan las 27 acciones que se encuentran abiertas de las cuales 22 se encuentran en ejecución
por los procesos.

Proceso/Subproceso Tipo de acción Estado de la acción

Correctiva En Ejecución
Bienes Muebles e Inmuebles En Ejecución
Preventiva
En Ejecución
Correctiva
Conocimiento En Ejecución
Preventiva
Evaluación Y Seguimiento En Ejecución
Mejora
Gestión Jurídica En Ejecución
Correctiva
En Ejecución
Mejora
En Ejecución
Correctiva
Manejo De Desastres
En Ejecución
Preventiva
En Ejecución
Mejora
En Ejecución
Mejora
Planeación Estratégica
En Ejecución
Correctiva
Reducción Del Riesgo En Ejecución
Correctiva
En Ejecución
Correctiva
Servicio al Ciudadano En Ejecución
Preventiva
Preventiva Evaluación por el auditor
Servicios Administrativos En Ejecución
Correctiva
En Ejecución
Correctiva
En Ejecución
Mejora
En Ejecución
Preventiva
SIPLAG En Ejecución
Mejora
En Ejecución
Mejora
Evaluación por el auditor
Preventiva
Evaluación por el auditor
Preventiva
Sistemas De Información Evaluación por el auditor
Mejora
En Ejecución
Mejora
Talento Humano
En Ejecución
Preventiva

Durante la vigencia evaluada, se obtuvo un énfasis importante en la identificación, formulación y

desarrollo de oportunidades de mejora por parte de los procesos, resultante de ejercicios de
autoevaluación, inspecciones realizadas desde el proceso SIPLAG y ejercicios de auditoria interna y de
OPORTUNIDADES DE seguimiento.
MEJORA
A continuación se relacionan las acciones formuladas sobre las cuales se hace seguimiento semestral
por parte del proceso SIPLAG:
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AÑO 2017 Semestre I Semestre II

No. de Procesos con acciones de mejora 9 5
Total de procesos 16 16
Indicador 56% 31%

ANÁLISIS - Semestre I - 2017

El resultado del indicador es del 56% debido a que 9 procesos generaron 20 acciones de mejora en el primer
semestre de 2017. Éstos fueron: Planeación Estratégica, Jurídica, Sistemas de información, SIPLAG, Gestión
Manejo de Desastres, Gestión Talento Humano, Cooperación, Administrativa (subproceso de gestión
documental) y Evaluación y Seguimiento. Al menos unas tres acciones fueron resultado de la auditoría de
seguimiento por parte de COTECNA y las otras por seguimiento al proceso o auditoría interna. Dado el
resultado, se observa que en el primer semestre se da cumplimiento por encima de la meta que es del 30%.
ANÁLISIS - Semestre II - 2017
El resultado del indicador es del 31%, debido a que 5 procesos generaron 11 acciones de mejora en el segundo
semestre de 2017. Éstos fueron: Evaluación y Seguimiento, Gestión de Comunicaciones, Gestión Manejo de
Desastres, Planeación Estratégica y SIPLAG. De la totalidad de acciones, 7 fueron resultado de revisión e
inspección realizada al proceso por parte del líder del mismo. Las demás se generaron como resultado de
procesos evaluativos realizados por la Auditoria Interna al Sistema. Dado el resultado, se observa que en el
segundo semestre igualmente se da cumplimiento por encima de la meta que es del 30%.
1. Uno de los principales cambios que se presentarán en la vigencia 2018 es el cambio de gobierno.
En este sentido, aunque la actual administración aprobó los recursos para la realización de la
auditoria II de Seguimiento al Sistema Integrado de Planeación y Gestión, se tiene incertidumbre
sobre los cambios que pueda incorporar la nueva administración en relación con el Sistema y por
ende la continuidad de las actividades relacionadas con el mismo.

2. En relación con el cambio de gobierno, puede generarse dificultad o retraso en la ejecución de las
actividades del Sistema, toda vez que un alto porcentaje del personal de la Entidad contratado por
prestación de servicios termina su contrato al corte de Junio de 2018. Así mismo, los profesionales
asignados para liderar el Sistema de Gestión Ambiental y el Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo tienen el mismo tipo de vinculación y fecha de culminación del contrato, siendo
CAMBIOS QUE un requisito indispensable para liderar el SGSST la respectiva licencia.
PODRÍAN AFECTAR
AL SIPLAG, 3. La entrada en vigencia del Nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG el cual fue
INCLUIDOS LOS establecido bajo el Decreto 1499 de 2017 y derogó la Ley 872 de 2003 a través de la cual se creó el
CAMBIOS EN LOS Sistema de Gestión de la Calidad (SCG) en la Rama Ejecutiva del Poder Público y por ende lo
REQUISITOS LEGALES establecido en los Decretos 4110 de 2004 y 4485 de 2009 relacionados con la Norma Técnica de
Y OTROS Calidad en la Gestión Pública NTC GP1000:2009. Adicionalmente a esto, el MIPG incorpora
RELACIONADOS CON atributos de calidad por cada dimensión que lo compone, sobre los cuales es necesario definir
EL SIPLAG cómo se dará cumplimiento a los mismos.

4. En el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, se integró lo relacionado con el Modelo
Estándar de Control Interno, el cual cambió su estructura acorde al Modelo COSO (Committee of
Sponsoring Organizations of the Treadway) razón por la cual se debe migrar el Sistema de Control
Interno de la UNGRD al citado modelo que consta de cinco componentes a saber: Ambiente de
Control, Evaluación del Riesgo, Actividades de Control, Información y Comunicación y Actividades
de Monitoreo.

5. La implementación en la totalidad de procesos de la Entidad de lo relacionado con el Sistema de

Gestión de Seguridad de la Información toda vez que, aunque inicialmente se proyectó esta
implementación en el año 2017, por limitaciones en los recursos financieros se aplazó para el año
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2018 y se deberá hacer de forma articulada con los demás modelos y subsistemas que integran el
sistema Integrado de Planeación y Gestión.

6. Para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST:

6.1 Entrada en vigencia de la norma ISO 45001 la cual actualiza la norma OHSAS 18001:2007 de
Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

6.2 Cambio del personal directivo debido al cambio de gobierno de la UNGRD, lo cual puede
conllevar cambios en el Sistema

6.3 Presupuesto limitado para desarrollar actividades preventivas y de educación.

6.4 Nuevos requisitos legales que pueda emitir el Ministerio de Trabajo relacionados con la
implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, para las cuales se deben
establecer los mecanismos para su aplicación.

7. Con el propósito de prever los cambios que puedan presentar repercusión sobre los controles de
mitigación de los impactos ambientales de la UNGRD, a continuación se describen los posibles
cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión Ambiental:

 Apertura de nuevos proyectos en la entidad.

 Cambio o apertura de nuevas instalaciones.
 Cambios, derogaciones y/o nuevos requisitos legales que apliquen al desarrollo misional de la
UNGRD
Con el propósito de garantizar la participación y consulta de las partes interesadas de la entidad, dentro
del Sistema Integrado de Planeación y Gestión se estableció el procedimiento PR-1300-SIPG-03
Procedimiento de Comunicación, Participación y Consulta, donde se definieron directrices encaminadas
hacia el cumplimiento de dicho propósito.
RESULTADOS DE
PARTICIPACION Y
Como mecanismo de implementación de este procedimiento se estableció la Matriz de Comunicaciones
CONSULTA
SIPLAG FR-1300-SIPG-05, cuya última fecha de actualización es 27 de Diciembre de 2017 y se incluye
en el manual SIPLAG como anexo. En esta tabla se plantean las necesidades de comunicación de la
Entidad, bajo el SIPLAG, esto para garantizar la comunicación, participación y consulta en la UNGRD.
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Con el fin de realizar el seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales ambientales, se realizó la
evaluación al cumplimiento de los mismos en dos tiempos, uno en el primer semestre de 2017 y un
segundo en diciembre, el cual se realizó con el apoyo de la Oficina Asesora Jurídica y arrojó el siguiente
resultado anual:

CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES

AMBIENTALES 2017
4%
Total de
requisitos
96%
En cumplimiento

EVALUACIÓN DE De acuerdo con la evaluación a los requisitos legales ambientales realizada en la vigencia, el 96% del
CUMPLIMIENTO CON total de los requisitos legales ambientales identificados cumplió con la total implementación de los
LOS REQUISITOS diferentes mecanismos de gestión. Al cierre del 2017, se identifican requisitos ambientales de aplicación
LEGALES APLICABLES voluntaria que la UNGRD pretende adoptar generando las medidas definidas por la norma en el marco
Y CON LOS OTROS de la mejora continua, que se define como el 4% restante por lo cual se marcan en la matriz como “En
REQUISITOS QUE LA implementación”
UNIDAD SUSCRIBA
En cuanto a los Requisitos Legales de Seguridad y Salud en el Trabajo se obtuvo un cumplimiento del
99.5%, el 0.5% corresponde a requisitos que se encuentran en implementación de los cuales están en
curso las respectivas acciones:

El desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG SST) durante el 2017, fue
consecuente con la normatividad colombiana vigente, donde se incorporó y actualizó de forma paulatina
programas de prevención, indicadores y actividades. Adicional a esto se dio continuidad a los programas
y seguimientos que se venían trabajando en los periodos pasados, lo anterior enmarcado en fortalecer
las cinco áreas de intervención:
DESEMPEÑO SGSST
DE LA UNGRD
• Área estratégica: Actualizaciones, seguimiento y monitoreo de la documentación, planes y
(OHSAS 18001)
documentos de obligatoriedad legal.

• Área Medicina Preventiva y del Trabajo: Actividades relacionadas con prevenir enfermedades
de origen laboral y mantener la salud ocupacional
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• Área Higiene y Seguridad Industrial: Actividades relacionadas con el control de riesgos que
generan los equipos, materiales y medio ambiente.

• Área Riesgo Psicosocial: Actividades de seguimiento y mitigación del factor de riesgo

psicosocial

• Área Trabajo en Alturas: Actividades de seguimiento, monitoreo y capacitación al riesgo que

representa el trabajo en Alturas.

Por lo manifestado resaltamos el compromiso que desde el Grupo de Talento Humano se ha venido
adelantando en aras de garantizar un ambiente laboral propicio, con un mínimo de riesgos y peligros en
los que pudiesen llegar a estar expuestos los funcionarios y contratistas que cumplen su misión en la
UNGRD.

Durante la vigencia 2017, la ARL Positiva realizó un acompañamiento y seguimiento al SG SST, en el

marco de la cual, en el mes de Diciembre realizó la evaluación de la gestión desarrollada arrojando una
calificación del 99.2%, debiéndose fortalecer el plan de ayuda mutua ante amenazas de interés común y
disponer de procedimientos de rehabilitación integral para los trabajadores con enfermedad laboral.

En lo referente al plan de trabajo y las actividades programadas a desarrollar en la vigencia 2017, se

obtuvo un nivel de ejecución del SG SST 94%, donde para el primer semestre se ejecutaron un 92% de
las actividades programadas para el periodo, teniendo en cuenta que el plan de trabajo establecido con
la ARL se reprogramó para el segundo semestres por falta de proveedores. Adicionalmente en el primer
semestre se hace el cierre de las acciones preventivas y de mejora de la vigencia 2016 a cargo del SG
SST. Respecto al segundo semestre de 2017 se ejecuta un 97 % de las actividades programadas,
quedando pendiente la actualización, cargue y socialización de los planes de emergencia, actividades
que quedan programadas para el mes de enero de 2018.
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Con el propósito de diseñar los mecanismos que permitan mitigar los efectos adversos al ambiente,
producidos por el desarrollo propio de la Entidad, se actualizó la matriz de Aspectos Ambientales para
cada una de las instalaciones, generando inspecciones y evaluación de los impactos; de igual manera
se incluyen las fases del ciclo de vida del Servicio/ Producto de la UNGRD, teniendo en cuenta los
criterios a establecer en materia ambiental para el seguimiento a los proveedores de bienes y servicios
para contribuir con la protección del medio ambiente en el desarrollo del producto/servicio en su ciclo de
vida.

El ciclo de vida definido para la UNGRD es el siguiente

Mejora
Operación Continua
Provisión de
Transición servicios y
Procesos de productos
Diseño de Apoyo
Servicio
Procesos
Estrategia de Misionales
Servicio
Direccionami
ento

A partir de estas fases, en la Matriz de identificación de aspectos y valoración de impactos se

establecieron, los aspectos e impactos que los procesos generan de acuerdo a la fase del ciclo de vida
en la que operan.

DESEMPEÑO a. Aspectos Ambientales Positivos

AMBIENTAL DE LA
UNGRD La UNGRD ratifica sus impactos ambientales positivos generados por el desarrollo de su objeto misional,
(ISO 14001) donde en la vigencia se les realizó seguimiento en el marco de la validación de la matriz de aspectos
ambientales, los cuales fueron socializados a los servidores de la entidad mediante campañas e
inducciones programadas.

b. Aspectos Significativos

Los aspectos ambientales significativos se identifican en color rojo, en la matriz ambiental, estos
aspectos ambientales no son aceptables para el sistema, por lo tanto, se establecieron controles
asociados para disminuir el impacto negativo sobre el medio ambiente; a continuación se define la
asociación y su alcance dentro del SIPLAG:

ASPECTO CONTROL
DESCRIPCIÓN OBJETIVO
SIGNIFICATIVO ASOCIADO
Realizar el manejo integral de los
Residuos convencionales: no
residuos que genera la Unidad
reciclables, recolectados en los
Nacional para la Gestión del
PROGRAMA puntos ecológicos.
Riesgo de Desastres- UNGRD,
DE GESTIÓN Residuos peligrosos: bombillas
proporcionando herramientas que
Generación de PARA EL fluorescentes, aceites usados, pilas
generen un mínimo riesgo para la
residuos MANEJO y baterías.
salud de la población y para el
INTEGRAL DE RAEES: Residuos de aparatos
medio ambiente, procurando la
RESIDUOS eléctricos y electrónicos.
minimización, reutilización,
Especiales: manejo de llantas
reciclaje y disposición adecuada
usadas.
de éstos.
PROGRAMA Uso responsable: imprimir solo lo Reducir el consumo de papel
Consumo de
DE GESTIÓN necesario. Imprimir a doble cara. mediante la implementación de
papel
AHORRO DE estrategias de ahorro y
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PAPEL Reusa: utilizar el papel que ya ha sensibilización a los servidores y

sido usado. contratistas de la UNGRD,
encaminadas al fortalecimiento de
Recicla: depositar el papel para nuevos mecanismos de
reciclar en los sitios para cada área. comunicación e información que
disminuyan los costos y tiempos
administrativos de los diferentes
procesos internos, generando un
aporte socio-ambiental.
Desarrollar e implementar
PROGRAMA
Implementación de campañas acciones que permitan establecer
DE GESTIÓN
Consumo de educativas para el refuerzo del gestión sobre el uso eficiente del
PARA EL USO
agua compromiso en el uso responsable agua, en las instalaciones de la
EFICIENTE
del recurso. Unidad Nacional para la Gestión
DEL AGUA
del Riesgo de Desastres-UNGRD.
Implementar estrategias
encaminadas hacia el ahorro del
PROGRAMA
Implementación de campañas consumo y el uso racional de la
DE GESTIÓN
Consumo de educativas para el refuerzo del energía eléctrica, consumida por
PARA EL USO
Energía compromiso en el uso responsable el desarrollo de actividades,
EFICIENTE DE
del recurso. servicios y productos de la Unidad
ENERGIA
Nacional para la Gestión de
Riesgo de Desastre-UNGRD.

PROGRAMA GESTIÓN PARA EL CONTROL DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO

Informe Estado de Investigación de Accidente Laboral

La UNGRD adopta el objetivo principal de la investigación de los accidentes de origen laboral contenido
en la Resolución 1401 de 2007 “prevenir la ocurrencia de nuevos eventos, lo cual conlleva mejorar la
calidad de vida de los trabajadores y la productividad de las empresas”.

Por lo anterior desde el SG SST para el accidente reportado en el mes de julio de 2017, ocurrido en el
municipio de Mocoa Putumayo, donde al cumplir con sus labores fue agredida físicamente una
funcionaria, desencadenando trastornos de pánico, la ARL positiva la incapacita por 101 días y adicional
ESTADO DE LAS a esto establece recomendaciones para el trabajador y la empresa, controles por Psiquiatría y
INVESTIGACIONES DE psicoterapia, hasta su recuperación.
INCIDENTES
(OHSAS 18001) Así las cosas, desde su reintegro a sus labores cotidianas se han venido realizando las siguientes
actividades, teniendo en cuenta las recomendaciones emitidas por el médico psiquiatra Felipe Villegas
de la ARL positiva:

 Reubicación laboral, a un proceso no misional de la entidad, por lo tanto la funcionaria no va a

realizar salidas a terreno no atención a víctimas.
 En compañía de la psicóloga con licencia en SST, se socializan a la funcionaria y jefe de área
las recomendaciones a seguir durante el proceso de control.
 Se autorizan los permisos para asistir a consultas de control.
 Se entrega un nuevo manual de funciones, donde sus labores son netamente administrativas.
 Se realiza seguimiento al horario de trabajo, el cual es de 8 horas diarias.
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 La información de la funcionaria es tratada con absoluta reserva.

Por otro lado se ingresa al sistema de vigilancia epidemióloga psicosocial, con su respectivo seguimiento
por parte de la psicóloga con licencia en seguridad y salud en el trabajo de la ARL positiva.

Durante el mes de diciembre de 2017 se aplica la batería de riesgo psicosocial, se solicita a la psicóloga
con licencia en salud ocupacional, lo informes individuales intra, estrés laborales de estrés, para
continuar con las intervenciones según hallazgos.

Indicadores:

Los indicadores para el SG SST, forman un papel importante, pues permiten identificar la efectividad de
las medidas adoptadas en prevención de enfermedad y accidentalidad laboral.

Meta Información
Indicadores 2017
decreciente
Relaciona el número de casos de accidente laboral
ocurridos durante un periodo, donde para el 2017 el
Índice de frecuencia 6,73 0,78
indicador no supera la meta decreciente, debido a que
ocurre un accidente laboral.
El índice de gravedad global, representa el número de
días perdidos durante un periodo.
Cabe precisar que el accidente laboral registrado para el
2017, con 101 días de incapacidad por la ARL positiva
debido al impacto psicológico que sufrió la servidora,
Índice de gravedad global 25,2 79
hace que no se cumpla la meta del índice de gravedad
global, por lo anterior se genera un seguimiento
inmediato en el caso y para el año 2018 un plan de
control en riesgo psicosocial, en aras de evitar que se
generen nuevos casos en nuestros servidores.
Índice de lesión incapacitante nos permite comparar
comportamientos de años anteriores para verificar la
eficacia de las medias tomadas a partir de eventos
Índice de lesión
1,4 0,06 reportados en el pasado, donde para el año 2017 se
incapacitante
concluye que el ILI va en disminución en comparación
con el año 2016 estando a la fecha 0.94 puntos debajo,
del año en comparación.
PROCESO RECOMENDACIÓN PARA MEJORAR
 Aplicar la guía para la elaboración del informe de huella de
SIPLAG carbono corporativa entidades del Distrito Capital, de tal manera
que se aporte desde la UNGRD a la identificación de factores que
inciden en la disminución de la capa de ozono. Se realizará el
estudio de viabilidad al interior de la entidad, para presentarlo ante
la dirección a mediados de 2018.
RECOMENDACIONES  Continuar con la realización de espacios de formación en temas de
PARA LA MEJORA interés del SIPLAG dirigidos a los líderes SIPLAG y ECOSIPLAG y
realizar una adecuada planificación de los mismos, especialmente
acorde a la dinámica de la entidad referente a la coyuntura de
contratación que generalmente se presenta en los cortes
semestrales.
 Fortalecer las estrategias de divulgación del SIPLAG que
contribuyan a la apropiación y retención de conocimientos
relacionados con el Sistema.
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GESTIÓN GERENCIAL

SIPLAG /GTH  Articulación con las actividades con el proceso de Talento Humano
que permita la integralidad de las acciones hacia el objetivo de
comunicar, difundir el conocimiento y generar sensibilización con
respecto a la protección ambiental y el cuidado de la salud de los
funcionarios y contratistas.

GESTIÓN SISTEMAS  Contemplar todos los cambios que desde la definición de la

INFORMACIÓN arquitectura empresarial del SNIGRD se establezcan.

DIRECCIÓN GENERAL  Disponer los recursos necesarios para la auditoria de

recertificación a realizarse en el año 2019

5.1 Gestión de Riesgos de la UNGRD

La Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, en el marco de la norma de Calidad
NTCGP1000:2009 y acorde a lo exigido por el Modelo Estándar de Control Interno, implementó los
mecanismos de gestión del riesgo de procesos y riesgos de corrupción a nivel de toda la Entidad entre
los cuales se encuentran la Política de Gestión de Riesgos, el Procedimiento de Gestión de Riesgos y la
herramienta de Mapa de Riesgos.

En este sentido, conforme a la Política de Gestión de Riesgos establecida, los líderes de procesos
llevaron a cabo en forma trimestral el monitoreo a sus riesgos, incorporando las acciones necesarias
para mantener los niveles de riesgos controlados. Por su parte, la Oficina Asesora de Planeación e
Información y la Oficina de Control Interno realizaron acompañamientos periódicos a los citados mapas,
dando asesoramiento permanente sobre el tema en aras de mitigar la posibilidad de materialización de
los mismos.

Finalmente, a continuación se presenta la Conclusión de la Oficina de Control Interno respecto a la

gestión de los riesgos de la UNGRD:
RESULTADOS
“Por lo anteriormente expuesto, la Oficina de Control Interno considera que los mecanismos de control
ACCIONES PARA
establecidos por la entidad, en el marco de los riesgos por procesos y riesgos de corrupción en la
ABORDAR RIESGOS Y
mayoría de sus gestiones, han sido adecuados para garantizar la eficacia del sistema de control interno.
OPORTUNIDADES
Lo anterior, toda vez que dichos controles han permitido mitigar la materialización de los riesgos.
Así mismo, se han adelantado las gestiones tendientes para que los procesos realicen sus respectivos
seguimientos y actualicen los mapas de riesgos de proceso y corrupción, en el Sistema Integrado de
Planeación y Gestión SIPLAG, en la herramienta Neogestion con la asesoría y acompañamiento de la
Oficina Asesora de Información y Planeación a los procesos de la entidad.
(Fuente: Informe de Evaluación y Seguimiento a la Administración de Riesgos por procesos y de corrupción de la UNGRD Oficina de Control Interno -
Enero 2018)

Los riesgos materializados durante el 2017 se presentaron en los procesos: Evaluación y Seguimiento y
Gestión Administrativa – Servicio al Ciudadano frente a los cuales se formularon las acciones del caso
para su atención y tratamiento.
Cuestiones Internas y Externas Pertinentes al SGC y SGA

Teniendo en cuenta el resultado de los Mapas de Riesgos de la UNGRD 2017, se identificó la necesidad
de consolidar y validar estos riesgos en una sola herramienta e incluir Riesgos Organizacionales y
Oportunidades de cada proceso, el resultado de este ejercicio fue:

a. Delimitación del Contexto Interno y Externo:

- Contexto Externo: incluye los factores de tipo social, económico, político, tecnológico y
ambiental
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GESTIÓN GERENCIAL

- Contexto Interno: incluye los factores de procesos, infraestructura, estratégico, capacitación,

personal

b. Identificación de Riesgos y Oportunidades de acuerdo con el factor que puede afectar a cada
proceso.
c. Identificación de Riesgos y Oportunidades organizacionales
d. Calificación del Riesgo
e. Definición de Controles y evaluación de su eficacia
f. Acciones Complementarias de Tratamiento del Riesgo
g. Responsables y fecha de ejecución de acciones

Los instrumentos que soportan la gestión de los riesgos y oportunidades de la Entidad, son la Política de
Administración de Riesgos, Procedimiento de Administración de Riesgos y Herramienta de Matriz de
Riesgos y Oportunidades. En este sentido, los riesgos y oportunidades, el nivel de riesgo y su estado
actual se encuentran en la Matriz de Riesgos y Oportunidades de la UNGRD cargado en la herramienta
Neogestion.

Por otra parte, conforme a las políticas de riesgos definidas, para los riesgos calificados en zona de
Riesgo “Extrema” y “Alto” se priorizará su aplicación de acciones y seguimiento, así como la evaluación
de la Eficacia de las acciones sobre los mismos atendiendo a la periodicidad y lineamientos establecidos
en las citadas políticas.
El producto final de la UNGRD, en su mayoría incluye la contratación de productos y servicios externos,
los criterios y la metodología de contratación se define por medio de la resolución 637 de 2016 Manual
de contratación de la Unidad Nacional para la Gestión de Riesgos de Desastres y la guía de supervisión
e interventoría.

Teniendo en cuenta lo anterior, los procesos contractuales se dan a conocer en la plataforma de

sistema electrónico contratación Pública (SECOP II), la verificación y seguimiento se realiza mediante el
supervisor del contrato, quien al término del contrato genera el respectivo informe de interventoría.

Para el año 2017, se celebraron 88 contratos por prestación de servicios y /o apoyo a la gestión, 75
celebrados por contratación directa (Ley 1150 de 2007 de prestación de servicio), se celebraron 13
contratos de mínima cuantía de los cuales 4 son de prestación de servicios, 4 de compraventa, y 5 de
suministro, de estos contratos 39 se finalizaron y 14 continúan en el 2018. De estos contratos
DESEMPEÑO DE LOS
celebrados la totalidad cumplió con los criterios técnicos y de calidad de acuerdo a los informes de
PROVEEDORES
interventoría.
EXTERNOS
De los contratos de prestación de servicio y/o apoyo a la gestión no se presentó incumplimiento, de los
de mínima cuantía, compraventa y suministro,

Teniendo en cuenta la necesidad de definir y comunicar criterios ambientales a los proveedores de

productos y servicios contratados externamente por la UNGRD, estos serán incluidos según el
producto, en los requisitos calificables , (ya que no pueden ser habilitantes) del proceso de contratación,
para los contratistas de prestación de servicios y/o apoyo a la gestión las responsabilidades con respecto
al sistema de Gestión integrado de Planeación y Gestión se comunican mediante la inducción.

En los procesos de contratos adjudicados de manera directa, la UNGRD acoge los requisitos en materia
ambiental definidos por “Colombia Compra Eficiente”, ya que en ese tipo de contratación, la Unidad no
tiene control ni influencia sobre el proceso.
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GESTIÓN GERENCIAL

El Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI, fue implementado en el año 2016 para el
proceso de Gestión de Sistemas de Información y el subproceso de Gestión de Infraestructura
Tecnológica, igualmente fue integrado al Sistema Integrado de Planeación y Gestión SIPLAG, haciendo
parte de sus objetivos y políticas.

Para el año 2017 se tenía proyectada la implementación del SGSI en los 14 procesos restantes de la
entidad, por este motivo se realizaron las labores encaminadas a su cumplimiento las cuales fueron:
especificaciones técnicas y requerimientos, estudio de mercado, estudios previos y documentos
precontractuales del proceso, y la solicitud de CDP.

Por motivos relacionados con la disponibilidad de recursos no fue posible dar cumplimiento a esta meta,
DESEMPEÑO SISTEMA
aun así, se realizó la auditoría al SGSI por parte de Control Interno, y adicionalmente se trabajó con un
DE GESTIÓN DE
consultor experto del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el cual realizó
SEGURIDAD DE LA
una revisión de los documentos asociados al SGSI y su integración con el SIPLAG, así como los
INFORMACIÓN
instrumentos para la identificación y catalogación del riesgos de seguridad y el plan de tratamiento de
riesgos definido.

Como resultado del acompañamiento de MINTIC, se elaboró un plan de trabajo para ser desarrollado en
el 2018, y se incluyó en el Plan de Acción de la entidad, el seguimiento al Plan de Tratamiento del
Riesgos para lograr una efectiva implementación de controles.

Actualmente se está a la espera de la aprobación de los recursos solicitados en el Plan Anual de

Adquisiciones (PAA), para dar inicio a la consultoría que apoyará la implementación del SGSI en los
otros 14 procesos de la entidad.

Para el año 2017 la Alta Dirección como líder del SIPLAG asignó los siguientes recursos para
mantenimiento y mejora del Sistema, con los cuales se llevaron a cabo actividades de evaluación y
campañas de apropiación a nivel de la Entidad.

- Realización de la Auditoria I de Seguimiento de COTECNA al SIPLAG por valor de $12.753. 922

ejecutado durante el primer semestre 2017.
ADECUACIÓN DE LOS
RECURSOS
- Adquisición de material promocional e insumos para la gestión ambiental por valor de
$14.575.600 ejecutado durante el segundo semestre 2017.

- Adquisición de material e insumos para mantenimiento del Sistema de Seguridad y Salud en el

Trabajo por valor de $50.211.420 ejecutados durante la vigencia.

2. SALIDAS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCION

(TOMA DE DECISIONES)

A continuación se relacionan por cada elemento de salida las decisiones que tomo la Alta Dirección con
su respectiva asignación de recursos:
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GESTIÓN GERENCIAL

OPORTUNIDADES DE MEJORA
ÍTEM ACCIÓN

Fortalecimiento de Divulgación y Apropiación del SIPLAG:

incorporar acciones en curso, retos y logros del SIPLAG en la agenda
de reuniones institucionales convocadas por el Director General de
manera mensual

Gestión del Conocimiento: Realizar un Inventario de Productos

Misionales como memoria que fortalezca el conocimiento a nivel
institucional y para interesados externos (SIPLAG apoyará a las
Subdirecciones Misionales ) con plazo de entrega a Mayo 2018

Gestión del Conocimiento: Resaltar el conocimiento adquirido a

MEJORA DE LA EFICACIA, EFICIENCIA Y través de Biblioteca Virtual y el Convenio con Maloka.
EFECTIVIDAD DEL SIPLAG
Gestión del Cambio: identificar acciones de mantenimiento y
estabilización de Infraestructura Física de la UNGRD.

Gestión de Riesgos: notificación a procesos: Evaluación y

Seguimiento y Gestión Administrativa – Servicio al Ciudadano
respecto a acciones sobre riesgos materializados

Productos y Servicios – Satisfacción de Usuarios: Destacar que

la AHE (Ayuda Humanitaria de Emergencias) cumple con los
estándares internacionales – Subproceso Gestión Manejo
Desastres
 Aplicar la guía para la elaboración del informe de huella de
carbono corporativa entidades del Distrito Capital, de tal manera
que se aporte desde la UNGRD a la identificación de factores
que inciden en la disminución de la capa de ozono.

 Fortalecer lo relacionado con la política de no Impresión en aras

DESEMPEÑO AMBIENTAL
de asegurar el control de la información (seguridad de la
(ISO 14001)
información)

 Incorporar en los procesos de contratación las condiciones

ambientales que aseguren el cumplimiento de tales políticas y
afiancen los procesos administrativos de la UNGRD (Riesgos
ambientales provenientes de proveedores)

ACTIVIDAD ASIGNACIÓN DE RECURSOS

Asignación de recursos para auditoria de Seguimiento II de COTECNA $12.000.000

Para garantizar el cumplimiento de las metas ambientales se disponen

recursos financieros para la correcta ejecución de las actividades
$15.000.000
contempladas en la implementación de los mecanismos encaminados a
controlar los aspectos significativos
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Asignación de recursos para mantenimiento del Sistema de Seguridad y

$72.000.000
Salud en el trabajo

Apropiación de recursos para la vigencia 2019 en aras de atender la

Por definir
auditoria de recertificación del Ente Certificador

CAMBIOS EN EL SISTEMA

NOMBRE DEL PROCESO

¿REQUIERE PLAN
RECURSOS DE ACCIÓN?
CAMBIOS
ASIGNADOS
SI NO

Como resultado de la Revisión por la Dirección NO se definieron

N/A
cambios en el SIPLAG

CONCLUSIONES
CONCLUSIÓN SI NO JUSTIFICACION
La política y los objetivos del SIPLAG están
¿El SIPLAG es conveniente? Respecto a la alineados al direccionamiento estratégico de la
misión, visión, y direccionamiento estratégico X Entidad y le aportan al cumplimiento de la Misión y
de la Unidad Visión de la misma.
¿El SIPLAG es adecuado? De acuerdo con los resultados logrados se puede
(Las disposiciones planificadas permiten determinar oportunamente la conveniencia, la
X
cumplir la política y objetivos de gestión adecuación, la eficacia, la efectividad y la
integral) eficiencia del SIPLAG.
No se requiere formular cambios al SIPLAG
¿Se requiere realizar algún cambio a la
X
política, objetivos y/o metas del SIPLAG?
Otras conclusiones: N/A

RESPONSABLES
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

Nombre: Lorena Cárdenas / Yanizza

Nombre: Eliana Grandas Tavera Nombre: Carlos Iván Márquez Pérez
Lozano
Cargo: Contratista DG / Profesional Cargo: Jefe Oficina Asesora de
Cargo: Director General
Especializado OAPI Planeación e Información