FORMATOS
1. REPORTE DE RESERVACIONES:
Su finalidad es el control que las recepcionistas llevan a diario en su puesto, acerca de las
reservaciones hechas por los huéspedes y las llegadas de los huéspedes sin reservación.
Reservación no garantizada: NG Reservación garantizada: G
2. PAPELETA DE RESERVACIONES:
Su finalidad es tener todos los datos del futuro huésped en este documento y las condiciones de
los servicios contratados.
3. TARJETA DE REGISTRO:
Su finalidad es que sirva de base para elaborar las demás documentos que se le hacen al
huésped en la estadía en el hotel. Esta tarjeta debe ser llenada por el huésped al momento de
registrarse.
4. ESTADO DE CUENTA:
Su finalidad es llevarle el control al huésped de sus consumos, el recepcionista llena este
formato con los datos del huésped, basándose en la información de la tarjeta de registro y luego
la hace firmar del huésped.
5. TARJETA DE IDENTIFICACIÒN:
Su finalidad es tener el huésped con que identificarse en los centros de consumo y que con sólo
presentarla y firmar su nota de cargo, su consumo sea cargado a su cuenta, se le entrega al
huésped que tiene crédito en el hotel, una vez que se ha registrado.
6. LISTA DE INTEGRANTES (ROOMING LIST)
Es un listado que entrega ventas a recepción, el cual contiene los nombres de los integrantes de
un grupo que llegará al hotel.
7. INSTRUCTIVO DE GRUPOS:
Este instructivo es elaborado por el departamento de ventas con los datos del grupo que llegará
al hotel.
INSTRUCTIVO REPORTE DE RESERVACIONES
FECHA:
Espacio destinado para la fecha de llegada de los futuros huéspedes.
No. HABITACIÒN:
1
En este espacio el recepcionista anota el número de habitación que se le asignó al huésped, o anota la
leyenda “NO SHOW” en el caso de que huésped no arribe al hotel el día que se le espera.
NOMBRE:
Espacio para anotar el nombre del futuro huésped.
CANTIDAD DE CUARTOS:
Número de cuartos que reservó el huésped, marcando debajo del tipo de Habitación correspondiente:
sencilla, doble (una cama para dos personas) Twin (dos camas sencillas), triple (tres camas sencillas, o una
cama doble y una cama sencilla), junior suite (Mini Suite o Suite más pequeña), y suite (Apartamento muy
cómodo).
NÙMERO PERSONAS:
Número de personas que ocuparán la(s) habitaciones.
TIPO DE RESERVACIÒN:
Espacio en el que se especificará el plan de la estancia del huésped en el hotel: paquete de línea aérea,
paquete de agencia de viajes, paquete institucional (del hotel), descuento, plan europeo, etc. Cuando arribe
al hotel un huésped sin reservación, el recepcionista anotará en este espacio la leyenda “sin reservación”.
NG G:
En este apartado se marca el tipo de reservación: NG si es reservación no es garantida y G si es
reservación garantizada.
No. DE NOCHES: Sección destinada para anotar el número de noches de estancia que ampara la
reservación del huésped en el hotel.
INTEGRACIÒN
Este formato puede contar con una o más copias, dependiendo de la capacidad y necesidades de cada
hotel.
Original: Reservaciones Copia 1: Recepción
OBSERVACIONES
Los datos serán llenados por el recepcionista a mano, o se diligencia el formato en el sistema.
REPORTE DE RESERVACIONES FECHA:
No. CANTIDAD DE CUARTOS TIPO DE No.
HAB NÙMERO RESERVACIÒN NOCHES
NOMBRE PERSONAS
SGL DBL TWIN TPL JRS STE G NG
2
INSTRUCTIVO FORMATO DE RESERVACIONES
NOMBRE COMPLETO:
Sección destinada para anotar el nombre completo del futuro huésped.
DIRECCIÒN:
Espacio para anotar la dirección del futuro huésped o de la agencia de viajes que reservó.
TELÈFONO:
Apartado para el número telefónico del futuro huésped o de la agencia de viajes que reservó
RESERVA:
Sección para el nombre de la persona que solicitó la reservación, o del agente de viajes.
DEPÒSITO SÍ/NO:
3
Indica si se requirió o no un depósito o pago adelantado.
FECHA LÌMITE:
Espacio para indicar la fecha límite en que se deberá efectuar el depósito, el mismo que se especificó
cuándo se realizó la reservación.
CANTIDAD Y NÙMERO DE RECIBO:
Apartado para anotar la cantidad (con número) del depósito y el número del recibo que ampara dicho pago.
FECHA DE LLEGADA:
En esta sección figura la fecha en que el futuro huésped llegará al hotel.
FECHA DE SALIDA:
Posible fecha en que el huésped abandonará el hotel.
TIPO DE HABITACIÒN:
Espacio para anotar la cantidad y tipo de habitación que se reserva.
NÙMERO DE PERSONAS:
Apartado para indicar el número de personas que ocuparán (la)s habitación(es).
TARIFA:
Precio unitario confirmado cuando se realizó la reservación.
OBSERVACIONES:
Contiene todos aquellos movimientos que afectan la reservación (cambio de fechas, de tipo de habitación,
etc.), así como las solicitudes especiales y el plan en que está realizada la reservación (paquete, plan
europeo, etc.).
NOMBRE:
Sección para anotar el nombre del agente de reservaciones que confirmó la reservación.
FECHA:
Sección para indicar la fecha en que se realizó la reservación o en la que se hizo el último movimiento que
haya afectado a ésta.
Este documento es entregado por Reservaciones a Recepción.
INTEGRACIÒN
Este formato puede contar con una o más copias, dependiendo de la capacidad y necesidades de cada
hotel.
Original: Reservaciones
Copia 1: Recepción
OBSERVACIONES
Este formato puede ser elaborado manualmente o en el computador.
4
FORMATO DE RESERVACIONES – RECORD DE RESERVACIONES
NOMBRE COMPLETO: FECHA DE LLEGADA:
DIRECCIÒN FECHA DE SALIDA:
TELEFONO:
RESERVA: TIPO DE HABITACIÒN:
NÙMERO DE PERSONAS:
DEPÒSITO FECHA LÍMITE: CANTIDAD Y No. DE RECIBO: TARIFA:
SÌ_______ NO_________
OBSERVACIONES:
NOMBRE: FECHA:
5
6
7
IDENTIFICACIÒN
NOMBRE: NACIONALIDAD: C: CEDULA T.I: TAR/IDENTIDAD P: PASAPORTE
No. DE:
No. DE:
No. DE:
No. DE:
No. DE:
DIRECCIÒN: CIUDAD: PAIS: TEL: OFICIO: EMPRESA: TEL:
TRANSPORTE RESERVA MOTIVO VIAJE PROCEDENCIA ESTADIA
LLEGADA SALIDA
AEREO AGENCIA DE VIAJES DESTINO
RECREACIÒN
TERRESTRE LINEA AEREA NEGOCIOS
MARITIMO HOTEL FIRMA
SALUD
OTROS OTROS OTROS ACEPTO CONTRATO DE HOSPEDAJE
TARIFA HABITACIÒN
PARA USO DEL HOTEL
NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO CIUDAD DEPARTAMENTO PLACA AUTOMOVIL
HABTACIÒN OCUPANTES ENTRADA HORA SALIDA HORA PERMANENCIA EQUIPAJE FORMA DE PAGO
No. REAL EN PAIS SI NO EFECTIVO TARJETA CREDITO
ADULTOS NIÑOS DIA MES AÑO DIA MES AÑO CREDITO HOTEL
8
LISTA DE INTEGRANTES (ROOMING LIST)
NOMBRE DEL GRUPO LLEGA SALE
NOMBRE CANTIDAD TIPO DE No. DE
CUARTOS CUARTO CUARTO
INSTRUCTIVO DE GRUPOS LLEGA______________ HORA ____________
9
NOMBRE DEL GRUPO________________________ SALE_______________ HORA ____________
NOMBRE DEL CONDUCTOR DEL GRUPO PLAN DE ALIMENTOS
PAGA:
NÙMERO DE ADULTOS MENORES TOTAL
PERSONAS DEL
GRUPO
SENCILLAS DOBLES TWIN
CANTIDAD DE
HABITACIONES
TARIFA SENCILLA DOBLE TWIN OBSERVASIONES
CONFIRMADA
POR HABITACIÒN
SI NO
CUENTA DE EXTRAS
SI NO
CUENTA MAESTRA
PASE DE SALIDA
NOMBRE DEL HUESPED
FECHA NÙMERO DE HABITACIÒN NÙMERO DE PERSONAS
10
¿DEJÒ SU LLAVE? SI
NO
_________________________________ _____________________________
FIRMA DEL CAJERO SELLO DE CAJAS
LISTA DE HUÈSPEDES
FECHA: ______________________________
NÙMERO DE NOMBRE DEL NÙMERO DE FECHA DE FECHA DE PLAN CRÈDITO
HABITACIONES HUÈSPED PERSONAS LLEGADA SALIDA
11
12
